tatasusila dan protokol mesyuarat

INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

TATASUSIAL DAN PROTOKOL MESYUARAT BERKUALITI

1

DAN_MM

TATASUSILA DAN PROTOKOL MESYUARAT BERKUALITI


Tatasusila dan Protokol MesyuaratMerupakan antara aspek-aspek penting dalam pengurusan mesyuarat;Tatasusila mesyuarat merupakan satu proses untuk meningkatkan tahap keberkesanan mesyuarat. Protokol mesyuarat meliputi susun atur ahli dan peralatan tempat mesyuarat. Penting untuk kejayaan, kelancaran mesyuarat dan meningkat imej penganjur mesyuarat.2

DAN_MM



Langkah mewujudkan tatasusila mesyuaratElakkan gangguan telefon kecuali perkara penting; Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran; Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan menunjukkan kurang minat; Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian Mencari perkara-perkara yang positif; dan Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.

3

DAN_MM



Definisi Susun AturMenempatkan ahli-ahli mesyuarat menurut keutamaan, kekananan dan fungsi ahli, dan menentukan lokasi peralatan serta kelengkapan sesuai dengan keluasan ruang bilik mesyuarat.4

DAN_MM



Prinsip Susun AturTerdapat empat prinsip utama iaitu; Susunan keutamaan ahliPengerusi merupakan orang terutama yang memimpin mesyuarat; Di antara ahli yang bergelar ( spt. Tun, Tan Sri atau Dato ) mendahului mereka yang tidak bergelar; Penjawat awam bergelar mendahului penjawat swasta (gelaran anugerah kebesaran tidak diambil kira); dan Penjawat yang lebih kanan mendahului mereka yang lebih rendah (walaupun menyandang sebarang gelaran).5

DAN_MM



Susunan tempat dudukTempat duduk pengerusi mesti dapat memandang ahli; Ahli yang tertinggi statusnya duduk paling hampir dengan pengerusi disebelah kanan; Kedudukan lain-lain ahli hendaklah diselang-selikan, berasaskan keutamaan dan kekananan mereka; Ahli yang berfungsi (membuat persembahan) duduk di kerusi terakhir bersetentangan dengan pengerusi disebelah kiri (*). Setiausaha duduk di meja khas (*). (*) Pengerusi boleh mengubah kedudukan mengikut kesesuaian.DAN_MM TATASUSILA DAN PROTOKOL MESYUARAT BERKUALITI

6


Lokasi peralatan dan kelengkapanPeralatan dan kelengkapan perlu berfungsi dengan baik; Peralatan dan kelengkapan mudah dicapai dan digunakan.

7

DAN_MM



Pelan susun atur bilik mesyuaratDisusun mengikut tujuan mesyuarat; Menyebarkan maklumat; Membuat keputusan; dan Rundingan.

8

DAN_MM



Skrin 5 kaki minimum Overhead Skrin 5 kaki minimum projektor Overhead projektor Komputer Komputer

Easel dengan kertas Easel dengan kertas

Contoh susun atur menyebar maklumat

Kudapan

9Kudapan

DAN_MM


INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIASkrin 5 kaki minimum Easel dengan kertas Overhead projektor Komputer

Contoh susun atur menyebar maklumat

Kudapan

10

DAN_MM



Contoh susun atur membuat keputusanSesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi bilangan peserta yang tidak ramai.

Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi bilangan peserta yang ramai.

11

DAN_MM



Contoh susun atur membuat keputusanSesuai apabila bilangan peserta adalah ramai dan kawalan lebih ke atas ahli diperlukan.

Sesuai apabila bilangan peserta terlalu ramai.

12

DAN_MM



Contoh susun atur membuat keputusanRostrum 1818 17

OHP

Layar putih

17

1616 15

15

14

13

14

13

13

11

13

11

10

9

10

9

8

7

8

7

6

5

6

5

4

3

4

3

2

1

2

1

Setiausaha

Pengerusi

OHP

Layar putih

Setiausaha/ Urusetia

Pengerusi

13

DAN_MM



Contoh susun atur rundingan2a6 5

1

2b

3a4 3

3b

3a2 1

3b

4

3

3a

3b

6

5

3a

3b

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ketua Delegasi Pelawat Ketua Delegasi Tuan Rumah Pegawai-pegawai Kanan Pelawat Pegawai-pegawai Kanan Tuan Rumah Lain-lain Pegawai Pelawat Lain-lain Pegawai Tuan Rumah

4

1. 2a. 2b. 3a. 3b. 4.

Pengerusi Pegawai Kanan (Tuan Rumah) Pegawai Kanan/Ketua Delegasi Pelawat Lain-Lain Pegawai Tuan Rumah Lain-Lain Pegawai Pelawat 14 Pegawai Yang Akan Memberi Persembahan

DAN_MM



Sumber: INTAN, JPA [email protected]

DAN_MM


tatasusila dan protokol mesyuarat

Documents