8.1 KONSEP PROTOKOL DAN ETIKA SOSIAL

8.2 PENGENDALIAN MAJLIS RASMI

8.3 PERANAN PENGERUSI MAJLIS/JURUACARA

8.4 PENYEDIAAN TEKS UCAPAN

BAB 8MAJLIS RASMI

Manusia telah mengamalkan sistem protokol dan etika sosial sejak dahulu lagi.

Wujudnya tatacara dan amalam sosial yang perlu dipatuhi oleh setiap lapisan masyarakat.

Rakyat jelata tidak boleh terus berjumpa dengan raja.

Beberapa tatacara perlu diikuti.

Keadaan ini menggambarkan sudah wujudnya protokol dalam masyarakat terdahulu.

8.1 Konsep Protokol Dan Etika Sosial

KAMUS DEWAN◦ Surat-surat rasmi berkenaan keputusan perundingan atau

persetujuan.

Istilah ini dirujuk kepada peraturan dalam istiadat rasmi.

Dirujuk ketika etika sosial yang merangkumi peraturan tingkah laku yang betul, menyebut sesuatu yang betul pada tempat dan masanya.

UMUM◦ Peraturan yang diterima oleh semua pihak dalam

perhubungan seharian dalam masyarakat atau dalam pelbagai istiadat atau majlis rasmi dan tidak rasmi.

8.1 Definisi Protokol dan Etika Sosial

1. Susunan keutamaan

2. Anugerah darjah kebesaran

3. Susunan tempat duduk

3 Komponon Protokol

Rajah 8.1: Aktiviti Unit Beruniform juga melibatkan banyak protokol

Garis panduan yang diadakan bertujuan untuk memberi penghormatan dan penghargaan kepada seseorang.

Panggilan hormat Susunan tempat duduk

Susunan Keutamaan

1. Pegawai-pegawai perkhidmatan kerajaan (bermula daripada DYMM Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong dan YAB). Perdana menteri sehingga kepada pegawai kerajaan di peringkat tertentu. asas ini berpandukan :

a. Jenis jawatanb. Gred jawatanc. Gajid. Darjah kebesaran

2. Asas yang diambil kira bagi orang awam ialah:a. Kedudukan dalam masyarakatb. Darjah kebesaran

2 Kategori Susunan Keutamaan

Sesuatu yang dianugerahkan/dihadiahkan oleh raja.

Anugerah merupakan pujian secara lisan atau tulisan dalam bentuk watikah/sijil atau bentuk senjata (keris/pedang) serta bintang/pingat.1. Seri Pahlawan Gagah Perkasa S.P2. Seri Maharaja Mangku Negara S.M.N3. Pingat Tentera Udara P.T.U

Anugerah Darjah Kebesaran

Majlis rasmi bermaksud majlis formal yang mengandungi tatacara dan protokol .

Majlis rasmi diadakan dari semasa ke semasa oleh sekolah pada setiap tahun berkaitan gerak kerja kokurikulum, kurikulum dan PIBG.

Cth : Sukan Tahunan, Hari Ucapan dan Penyampaian Hadiah.

8.2 Pengendalian Majlis Rasmi

Rajah 8.2: Majlis rasmi wajar dikendalikan secara profesional

Majlis rasmi perlu dikelolakan secara profesional oleh mereka yang mempunyai kemahiran mengendalikan majlis rasmi.

Bertujuan mengelakkan berlaku ketidaksempurnaan.

Kepincangan majlis secara langsung menjejaskan imej.

Memberi kesan negatif kepada pihak penganjur.

1. Kedudukan tetamu kehormat dan tetamu tidak teratur.

2. Perubahan tetamu kehormat di saat akhir.

3. Pengerusi majlis tersasul.

4. Pembesar suara tidak berfungsi dengan sempurna.

Ketidaksempurnaan yang sering berlaku

Pengalaman Pengerusi Jawatankuasa Pengelola sangat penting .

Jawatan kuasa yang berkaitan hendaklah mengenal pasti dan menyenaraikan tetamu jemputan (VIP) dan tetamu kehormat (VVIP) yang dijemput.

Perbincangan perlu diadakan oleh jawatankuasa berkenaan mengenai tetamu tersebut.

Penyediaan Senarai Jemputan

Contoh Kad Jemputan

1. Ringkasan senarai jemputan

2. Senarai nama

3. Senarai keutamaan

4. Senarai kehadiran

Senarai Jemputan

Senarai pertama dicatat dalam kertas kerja perancangan:◦ Kategori tetamu◦ Bilangan

Senarai jemputan1 Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri 2 orang 2 Guru Besar atau pengetua sekolah 14 orang3 Jawatankuasa PIBG 20 orang4 Ketua-ketua Jabatan 5 orang5 Jawatankuasa Pembimbing Pelajar 15 orang6 Ibu bapa 700 orang Jumlah 756 orang

1. Ringkasan senarai nama

Jawatankuasa perlu menyenaraikan nama tetamu dan tetamu kehormat mengikut kategori.

Senarai tersebut mengandungi maklumat tersebut:1. Nama penuh dengan gelaran serta pingat (jika

ada)2. Jawatan dan pangkat3. Alamat pejabat dan telefon4. Alamat rumah dan telefon (jika perlu)5. Nama setiausaha sulit atau PA serta telefon

(jika ada)

2. Senarai Nama

Senarai keutamaan tetamu jemputan dan tetamu kehormat.

Senarai ini diambil daripada senarai nama kedua dan disusun mengikut keutamaan.

Tidak perlu dicatat secara terperinci.

Senarai Keutamaan1. YB. Tan Sri Musa Mohamad - Menteri Pendidikan

Malaysia2. Haji Razali Ismail - Pengarah, BPG3. Ybhg. Dato Shafie Ismail _ Pengarah Jabatan

Pendidikan Kelantan

3. Senarai Keutamaan

Sama dengan senarai ketiga tetapi satu ruangan perlu dicatat dihujung nama ‘’ hadir ‘’ atau ‘’tidak hadir’’.

Senarai semak jawapan kehadiran setiap jemputan .

4. Senarai Kehadiran

Jawatankuasa berkenaan perlu menyenaraikan susunan keutamaan bagi tetamu jemputan dan tetamu kehormat.

Tujuan :1. Jawatankuasa persiapan tempat perlu

menyediakan tempat duduk tetamu mengikut keutamaan.

2. Pengerusi majlis akan membaca nama, pangkat dan jawatan tetamu kehormat dan tetamu jemputan mengikut susunan keutamaan.

Susunan Keutamaan

Penentuan tempat untuk sesuatu majlis bergantung kepada jenis majlis.

Pemilihan sesuatu tempat:

Jenis majlis Tempat letak kereta Sesuai dan berdekatan dengan majlis Mempunyai kemudahan asas Mempunyai bilik atau tempat rehat

Susunan Tempat Duduk

Jumlah yang duduk di atas pentas adalah antara dua hingga lima orang sahaja.

1. Kekanaan bagi dua orang

2. Kekanaan bagi tiga orang

3. Kekanaan bagi empat orang

4. Kekanaan bagi lima orang

Susunan Tempat Duduk

1 2

2

1 2

1

4

3

3

1

4

2 3 5

Rajah 8.3: Susunan tempat duduk dalam majlis rasmi bagi penyampaian sijil

Cara beradab di meja makan dapat melambangkan keperibadian seseorang.

Tatacara di meja makan:1. Duduk di kerusi dengan tertib – napkin2. Mengetahui cara menghidang makanan3. Pastikan mangkuk dan sudu yang disediakan tidak

digunakan secara salah4. Mengetahui susunan gelas, sudu dan garpu.

Tertib di Meja

Rajah 8.4: Contoh susun atur meja dalam majlis rasmi

Rajah 8.5: Contoh susun atur peralatan bagi jamuan makan

5. Tunggu giliran dengan sabar.

6. Pastikan sudu/garfu tidak berlaga

7. Kunyah makanan dengan dengan perlahan-lahan

8. Telentangkan sudu jika ingin nasi ditambah

9. Angkat tangan jika perlu bantuan pelayan.

Susunan bendera berbeza mengikut jenis majlis.

Peraturan susunan bendera1. Dikibarkan pada tiang2. Dalam perarakan3. Dibentangkan di belakang pentas

Susunan Bendera

1. Sekiranya 2 bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan yang diadakan dalam negeri.

Tatacara mengibarkan bendera pada tiang

2. Sekiranya 2 bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri yang diadakan dalam negeri berkenaan.

3. Sekiranya 3 bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri.

4.Sekiranya 3 bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan yang diadakan dalam negeri.

5. Jika semua bendera negeri dan persekutuan dikibarkan dalam sesuatu majlis rasmi

1. Perarakan secara sebaris ke hadapan

Membawa bendera dalam perarakan

2. Secara sederet berhadapan

Membawa bendera dalam perarakan

3. Secara terbentang

Membawa bendera dalam perarakan

Bendera juga dibentang di belakang pentas dalam sesuatu majlis rasmi.

Membentang bendera di belakang pentas

Raptai perlu diadakan sehingga sempurna dan memuaskan hati.

Tujuan 1. Memberi gambaran2. Membaiki kelemahan3. Mengambil alternatif4. Membuat urutan majlis5. Mengetahui peranan/tanggungjawab6. Mengubah aturcara

Raptai

Ciri-ciri pengerusi majlis

1. Berbahasa2. Tidak mengulas isi-isi ucapan yang

disampaikan oleh tetamu kehormat3. Berani dan tegas4. Bersedia menerima teguran dan pandangan

8.3 Peranan Pengerusi Majlis/Juruacara

Juruacara yang berkebolehan Juruacara memainkan peranan yang penting Fungsi utama juruacara adalah untuk

memaklumkan kepada para hadirin Teks juruacara hendaklah disemak Teks juruacara ditaip menggunakan kertas A4

dibahagi dua Saiz huruf: 15/16 poin Hanya satu pengumuman bagi setiap helaian

8.4 Penyediaan Teks Ucapan

Setiap helaian teks juruacara mengandungi perkara berikut:

1. Nombor m/s 1, 2, 3, dan berikutnya

2. Masa3. Cue (peristiwa berlaku)4. Pengumuman

2

Masa : 9.15 pagi

Cue : Tetamu kehormat

Pengumuman : Syukur kita kepada Allah (swt) kerana dengan limpah dan kurnianya kita

dapat ……

Masa : 9.35 pagi

Cue : Tuan pengarah berjalan dan duduk di tempatnya

Pengumuman : Majlis merakamkan setinggi- tinggi terima kasih kepada yang berusaha

Tuan Haji Ismail Hassan….

1

Dua perkara yang diambil kira semasa menentukan masa bermulanya majlis peramian/penutup

1. Hari2. Masa

(kecuali hari jumaat)

Majlis waktu pagi : Dimulakan 9.00 pagi Majlis waktu petang : Dimulakan 3.00 petang

Tamat 6.00 petang

Majlis waktu malam : Dimulakan 9.00 malam Ditamatkan sebelum

12.00 malam

(pada hari jumaat)

Ditamatkan sebelum 12.15/12.30 tengah hari

Majlis Perasmian/Penutup

Contoh cara menyambut tetamu kehormat bagi upacara perasmian

ATUR CARA MAJLIS PERASMIAN

3.00 ptg : Pelajar berada dalam barisan3.15 ptg : Ketibaan pengetua-pengetua3.20 ptg : Ketibaan Pegawai Pendidikan Daerah3.25 ptg : Majlis perasmian dimulakan3.30 ptg : Bacaan doa3.35 ptg : Ucapan wakil pelajar3.50 ptg : Ucapan Pengerusi Jawatankuasa

Pengelola4.10 ptg : Ucapan Perasmian oleh Pegawai

Pendidikan Daerah4.30 ptg : Upacara Penyampaian Hadiah dan

Cenderamata4.50 ptg : Minuman ringan

Bersurai

Hampir setiap tahun, sekolah akan menghadapi pertukaran guru ke sekolah lain atau bersara.

Mengadakan majlis perpisahan sama ada akhir tahun atau sebelum guru berkenaan bertukar.

Jika guru bertukar ke sekolah berdekatan, majlis boleh diadakan pada akhir tahun.

Tetapi, majlis perpisahan akan diadakan sebelum guru berkenaan bertukar ke luar daerah atau bersara.

Majlis Perpisahan

Peringatan yang perlu di ambil kira semasa mengendalikan majlis perpisahan:

1. Satu AJK pengelola perlu dibentuk- membincangkan perkara-perkara penting. (AJK bertindak mengikut peranan masing-masing)

2. Boleh diadakan di hotel, restoran tertentu, di sekolah atau lain-lain tempat bersesuaian dengan majlis, bilangan penyertaan, kewangan dan masa.

3. Kad jemputan perlu diedarkan kepada mereka yang bertukar/ bersara.

4. Urusetia perlu menetapkan jenis pakaian semasa mengedar kad jemputan (Lelaki memakai baju batik)

5. Juruacara perlu berbincang dengan guru besar sama ada wakil atau semua guru yang bertukar/bersara dipanggil untuk memberi ucapan (Jika melibatkan beberapa org guru pada satu-satu masa)

6. Juruacara perlu memaklumkan terlebih dahulu pihak yang akan berucap dalam majlis seawal yang mungkin

7. Guru-guru yang bertukar/bersara perlu duduk bersama tetamu kehormat.

Boleh diadakan di sekolah bagi menyambut guru besar yang baharu bertukar, kenaikan pangkat staf.

Diadakan bagi meraikan mereka yang berjaya dalam sesuatu bidang.

Bertujuan untuk mengucapkan terima kasih dan penghargaan.

Majlis Keraian

Beberapa peringatan yang perlu difikirkan semasa mengadakan majlis ini:

1. Ajk pengelola perlu ditubuh bagi mengendalikan majlis seperti ini

2. Ajk mengambil kira perbelanjaan dan sumber kewangan

3. Ajk pengelola menyenaraikan tetamu jemputan dan kehormat yang perlu dijemput

4. Menentukan mereka yang berucap ( 1/2 org sahaja yang berucap)

5. Juruacara perlu memaklumkan terlebih dahulu pihak yang akan berucap sebelum majlis bermula

6. Juruacara boleh mengambil biodata individu yang diraikan dan membacanya ketika majlis itu (jika dirasakan perlu)

Sekian, terima Kasih

Disediakan oleh:

Muhammad Syafiq bin MansorUmmi Madihah bt. Ahmad