Perkara-perkara yang perlu diutamakan dalam membentuk agenda adalah seperti berikut:-

Perutusan Pengerusi Pengesahan Minit Mesyuarat yang lalu Senarai perkara-perkara baru yang

hendak dibincangkan Pembentangan kertas-kertas kerja Hal-hal lain Penutup

Agenda ini hendaklah ditentukan bersama-sama dengan Pengerusi. Pada umumnya mesyuarat-mesyuarat diperingkat Jawatankuasa selalu mempunyai masalah dalam menetapkan agenda. Hal ini biasanya timbul kerana kekerapan mesyuarat berkenaan.

Salah satu cara bagi mengatasi masalah ini ialah dengan menetapkan agenda di peringkat sebelum mesyuarat dengan persetujuan utama pengerusi

SENARAI AGENDA ANGGARAN WAKTU

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Perlu merangka agenda mesyuarat yang bakal diadakan. Anggarkan juga tempoh waktu perbincangan sekiranya mesyuarat tersebut perlu diadakan dalam tempoh 2 jam

CATATAN

Catatkan 5 contoh dari segi pembaziran masa yang sering berlaku dalam mesyuarat yang telah anda hadiri:-

1. ……………………………………………………2. ……………………………………………………3. ……………………………………………………4. ……………………………………………………5. …………………………………………………...

SURAT PANGGILAN MESYUARATRujukan Fail:Tarikh

……………………………………………………………...……………………………...……………………………...

Tuan/puan,

Mesyuarat

Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara yang tersebut di atas. Adalah saya menarik perhatian kepada ………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….…... ...…………………………………………………………………………………………….……………... ………………………………………………………………………………………………….……………

3. Dalam perkara ini, adalah dicadangkan satu mesyuarat diadakan seperti berikut:-

Tarikh :

Masa :

Tempat :

Pengerusi :

4. Kehadiran tuan/puan di mesyuarat ini adalah sangat dihargai.

Sekian, terima kasih

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

………………………………………b.p

s.k : ………………………..………………………..

CHECKLIST TUGAS - MENYEDIAKAN BILIK MESYUARAT

Tugas

Tentukan:-

Tindakan Catatan

1. Bilik Mesyuarat ………………..

2. Kerusi dan meja mencukupi

………………..

3. Lampu-lampu boleh digunakan

………………..

4. Kipas dan alat pendingin hawa berjalan baik

………………..

5. Papan putih, pen dan pemadam

6. Alat perojektor dan layar perak

………………..

………………..

7. Alat pembesar suara dipasang

………………..

2.1 Gelas minuman dan air dalam jag

………………..

Sediakan:

2.2 Pensel, pen dan kertas ………………..

Bawa

3.1 Minit mesyuarat yang lalu

………………..

3.2 Peraturan-peraturan mesyuarat

………………..

3.3 Dokumen-dokumen yang diperlukan

………………..

CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUKMESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT

MINIMUM 5 FOOT SCREEN EASEL WITH PAPER

OVERHEAD PROJEKTOR TABLE-TOP LECTERN

REFRESHMENTS

CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUKMESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT

MINIMUM 5 FOOT SCREEN EASEL WITH PAPER

OVERHEAD PROJEKTOR TABLE-TOP LECTERN

REFRESHMENTS

CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK MESYUARAT

BERTUJUAN MEMEBERI MAKLUMATEASEL WITH PAPER

REFRESHMENTS

CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUKMESYUARAT BERTUJUAN MEMBUAT KEPUTUSAN

REFRESHMENTS

EASEL WITH PAPER

SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG TIDAK RAMAI

SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG RAMAI

SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA ADALAH RAMAI DAN KAWALAN LEBIH KE ATAS AHLI DIPERLUKAN

SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA TERLALU RAMAI

SUSUNATUR TEMPAT MESYUARAT

Dari segi penggunaannya alat-alat pandang dengar (AVA) adalah bertujuan untuk membantu persembahan dalam mesyuarat. Pada asasnya alat-alat tersebut boleh membantu untuk:

Menimbulkan minat terhadap persembahan Menjelaskan maklumat dan penerangan seseorang Membantu seseorang pendengar lain memahami

sesuatu masalah atau isu dengan lebih mudah

Alat-alat pandang dengar (AVA) yang biasanya digunakan dalam persembahan/taklimat adalah termasuk:

Flipcharts Papan putih (whiteboard) Projektor ‘overhead’ Alat perakam video dan TV Tayangan filem/video Model atau contoh projek

CHECKLIST PENGGUNAAN AVA

Apakah saiz kumpulan? ……………….. Apakah jenis alat-alat yang ada? ……………….. Apakah saiz bilik yang akan digunakan ……………….. Apakah media yang biasa anda

gunakan semasa pesembahan ………………..

1. Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang terbaru dan berkesan bagi tujuan persembahan?

2. Adakah anda telah menggunakan bilik projektor dan screen yang sesuai bagi mewujudkan imej persembahan yang baik?

3. Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang sesuai bagi setiap keadaan persembahan?

4. Adakah anda semasa menggunakan lutsinar (transparency) telah:-

Menghadkan jumlah perkataan (tidak lebih daripada 15 hingga 20 perkataan) bagi setiap salinan

Menerangkan maklumat yang ada secara berperingkat-peringkat?

Menggunakan ‘artwork’ yang khas

Menggunakan ‘lettering’ yang terang?

Menguji penggunaan alat-alat sebelum waktu persembahan/

5. Adakah anda juga telah menimbang untuk menggunakan alat-alat berikut (mengikut keadaan) bagi mewujudkan imej persembahan yang bermutu?

Computer Graphics

Video

Model projek

…………. (Lain-lain)(Sila catat)

CARTA ALIRAN MENGENDALIKAN MESYUARAT

P

P

S/U

S/U

Tetapkan tujuan/objektif mesyuarat

Tetapkan tarikh/masa/tempat ahlidan agenda mesyuarat

Sediakan/hantar notis, agenda-agenda mesyuarat dan kertas kerja sekiranya ada

Sediakan tempat dan peralatan

Sebelum Mesyuarat

Pengerusikan Mesyuarat• Buka Mesyuarat• Mengawal perbincangan• Merumus mesyuaratSemasa

Mesyuarat

- Catatkan kehadiran ahli-ahli- Catatkan butir-butir

perbincangan- Berikan perjelasan yang perlu

S/UP

S/U

P

S/U

* P - Pengerusi Mesyuarat S/U - Setiausaha Mesyuarat

Luluskan deraf Minit Mesyuarat

- Edarkan minit mesyuarat- Ambil tindakan “follow-up”- Mengadakan “post mortem”

Sediakan deraf Minit Mesyuarat

SelepasMesyuarat

CHECKLIST KE ARAH PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKESAN

Jelaskan objektif mesyuarat

Pilih waktu, tempat serta bilik mesyuarat

Gunakan stail kepimpinan mesyuarat yang sesuai

Dapatkan persetujuan kumpulan mengenai objektif dan peraturan mesyuarat

Gunakan peluang untuk mendapatkan berbagai sudut pandangan yang berbeza sebelum merumuskan sesuatu perkara

Dapatkan persetujuan majoriti (consensus) sekiranya wujud perbezaan pandangan

Utamakan komitmen terhadap tindakan susulan yang memerlukan masa yang panjang

Wujudkan tindakan susulan yang berkesan bagi memperbaiki prestasi pengurusan mesyuarat

Nilaikan kekesanan sesuatu mesyuarat bagi membaiki prestasinya pada masa depan

Sila catatkan 5 langkah atau cadangan yang perlu diambil bagi membaiki prestasi pengurusan mesyuarat yang anda kendalikan sebagai Setiausahanya.

1. ……………………………………………………………….

2. ………………………………………………………………

3. ………………………………………………………………

4. ……………………………………………………………..

5. ……………………………………………………………..

CONTOH STRUKTUR MEREKODKAN MINITMESYUARAT YANG BERKUALITI

i. Perutusan Pengerusi

ii. Pengesahan Minit

iii. Perkara-perkara Berbangkit

Tajuk:

a) Mesyuarat mengambil maklum:-

i)ii)

a) Mesyuarat membuat keputusan:-

i)ii)

Tindakan:

iv. Pembentangan kertas-kertas kerja

a. Inti kertasb. Mesyuarat mengambil maklum

i)ii)

c. Mesyuarat membuat keputusanTindakan

v. Hal-hal lain

vi. Penutup

LAMPIRAN A

FORMAT MINIT MESYUARAT

MINIT MESYUARAT ………(Catatkan Nama Mesyuarat)

Bil ……………. Tahun …..

(Catatan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)

Tarikh:

Masa :

Tempat:

HADIR

(Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan)

HADIR BERSAMA

(Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli-ahli tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan)

URUSETIA

(Senaraikan mana pegawai-pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat, susunan nama hendaklah mengikut kekananan)

I. PERUTUSAN Y.BHG. PENGERUSI

Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan oleh Pengerusi di awal mesyuarat. Ia mungkin dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.

II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2. Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu samada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.

III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan

di dalam mesyuarat yang lepas

4. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan

5. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.

IV. PERBINCANGAN

6. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh ahli-ahli mesyuarat. Susunan tajuk adalah mengikut agenda

mesyuarat yang telah ditetap.

V. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA

7. Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah:-

a) Tajuk kertas kerja berkenaan

b) Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan

c) Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan

a) Tajuk kertas kerja berkenaan

b) Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan

c) Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan

d) Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan

e) Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan

f) Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan

susulan yang perlu diambil seterusnya.

VI. HAL-HAL LAIN

8. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.

VII. PENUTUP

9. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:-

a) Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkanb) Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuaratc) Catatkan mengenai tarikh

mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan

URUSETIA

(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat)

Tarikh

(Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan)

CONTOH REKOD KHAS YANG DICADANGKAN BAGI PENGESANAN MAKLUMBALAS/

PELAKSANAAN KEPUTUSAN-KEPUTUSAN MESYUARAT

Bil Rujukan Minit

Perkara TarikhHantar

Kementerian/Jabatan

TarikhPatut

Terima

TarikhTerima

TarikhBentang

Status(Tamat/

Sambung)

Maklumbalas