taklimat kontrak kementerian - ipn.gov.my - kontrak... · kandungan taklimat pengenalan modul...

TAKLIMAT KONTRAK KEMENTERIAN

22 April 2014

www.eperolehan.gov.my

Kandungan Taklimat

Pengenalan Modul

Penguatkuasaan Penggunaan Modul

Kaedah Pemenuhan

Peranan Pengguna & Carta Aliran Proses

Pelan Pelaksanaan



PENGENALAN

Takrif Kontrak Kementerian [Para 2 SPP Bil. 8/2005]


• Sesuatu kontrak yang diikat oleh sesuatu Kementerian/

Jabatan dengan sesuatu pembekal bagi maksud

pembekalan barangan/ perkhidmatan untuk jangka

masa, kuantiti/nilai siling yang tertentu. Kontrak

Kementerian diurus dan digunakan sendiri oleh

Kementerian/Jabatan/PTJ berkenaan sahaja dan adalah

berlainan daripada Kontrak Pusat Kementerian

Kewangan.

TAKRIF


PENGUATKUASAAN

Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP)


SAP

SPP Bil. 2 Tahun 2013 [18 Januari 2013]

Perubahan Fi Perkhidmatan Bagi Perolehan Kerajaan

Melalui Sistem ePerolehan (eP)

SPP Bil. 8 Tahun 2005 [10 November 2005]

Pelaksanaan Kontrak Kementerian Melalui ePerolehan

H:/SPP 8 2005.pdf

H:/SPP 2 2013.pdf

Pelaksanaan Kontrak Kementerian [Para 5 SPP Bil. 8/2005]


•Semua PTJ yang telah dilengkapkan dengan infrastruktur ePerolehan (eP enabled) adalah dikehendaki menggunakan sistem ePerolehan bagi semua pembelian di bawah Kontrak Kementerian.

• Pembelian di luar sistem ePerolehan hanya dibenarkan jika PTJ belum eP enabled.

Memuat Naik Katalog [Para 6 SPP Bil. 8/2005 ]


•Kementerian/Jabatan dikehendaki memuat

naik maklumat Kontrak Kementerian ke dalam

sistem ePerolehan. Ini bertujuan untuk

memastikan semua PTJ di bawah

Kementerian/Jabatan dapat mengakses secara

atas talian.

Muat Naik Katalog

Memuat Naik Katalog [Para 7 SPP Bil. 8/2005 ]


• Bagi Kontrak Kementerian yang masih berkuat kuasa,

Kementerian/Jabatan hendaklah memaklumkan kepada

pembekal yang berkenaan supaya memperoleh taraf eP

enabled dan memuat naik katalog masing-masing untuk

memastikan semua PTJ di bawah Kementerian/Jabatan

dapat mengakses secara talian.

Muat Naik Katalog

SPP Bil. 2 Tahun 2013


•Memaklumkan mengenai perubahan Fi

Perkhidmatan bagi perolehan kerajaan

melalui sistem ePerolehan Tujuan

• Fi perkhidmatan ini juga terkandung di

dalam terma dan syarat pendaftaran

pembekal / syarikat dengan Kementerian

Kewangan , Pesanan Kerajaan dan

Dokumen Kontrak.

• Fi perkhidmatan ditanggung oleh pembekal

dan amaunnya dipotong daripada setiap

nilai transaksi.

Latar

Belakang

Fi Perkhidmatan

0.8%

Kadar 0.8% Fi perkhidmatan bagi setiap transaksi tertakluk kepada had maksimum bernilai RM9,600 bagi transaksi yang bernilai RM1.2 Juta atau lebih bagi perolehan atau kontrak yang melibatkan hanya sekali bayaran (one-off payment).

SPP Bil. 2 Tahun 2013 [Para 4(a)]


Fi Perkhidmatan

0.4%

Kadar 0.4% Fi perkhidmatan bagi setiap transaksi tertakluk kepada had maksimum bernilai RM4,800 bagi transaksi yang bernilai RM1.2 Juta atau lebih bagi perolehan atau kontrak yang melibatkan beberapa kali pembayaran (multiple payment) samada melalui Jadual Penghantaran, Pencapaian Perkhidmatan atau berdasarkan permintaan (as-and- when-required) yang ditetapkan dalam tempoh kontrak.

SPP Bil. 2 Tahun 2013 [Para 4(b)]


• Kadar 0.4% perlulah digunakan bagi perolehan

baru selepas SPP ini berkuatkuasa dan hendaklah

dinyatakan dalam Dokumen Sebut

Harga/Tender/eBidding. [Para 5]

• Bagi Kontrak sedang berkuatkuasa, kadar fi

perkhidmatan masih sama seperti tertakluk dalam

kontrak sedia ada. Namun, jika terdapat lanjutan

tempoh kontrak atau tambahan nilai kontrak yang

melibatkan beberapa kali pembayaran, terma 0.4%

perlu digunapakai dalam perjanjian tambahan

kontrak. [Para 6]

• Klausa ini perlu dimasukkan ke dalam Surat Setuju

Terima, Dokumen Kontrak dan Dokumen Kontrak

Tambahan. [Para 7]

Pelaksanaan

Fi

Perkhidmatan



• Agensi hendaklah mengambil kira

segala elemen seperti bayaran balik

wang pendahululan, royalti,penalti atau

denda sebelum membuat pembayaran

kepada pembekal. [Para 8]

• Potongan fi perkhidmatan ini hendaklah

diakaunkan dalam kod amanah 75537.

[Para 9]

Pelaksanaan

Fi

Perkhidmatan



•Urusniaga melibatkan Jabatan

Kerajaan yang bertindak sebagai

pembekal kepada Jabatan

Kerajaan yang lain (G to G) ;atau

•Urusniaga yang diberi

pengecualian oleh Kementerian

Kewangan Malaysia.

Pengecualian

Fi

Perkhidmatan




KAEDAH PEMENUHAN KONTRAK

KEMENTERIAN

Kaedah Pemenuhan


Dari

sumber

perolehan

Sebut

Harga/

Tender/

eBidding

Kontrak

Bermasa

Kontrak bekalan/ perkhidmatan bagi satu

tempoh di mana pesanan dibuat secara berkala

/ bila perlu dan lebih daripada sekali

Bayaran dibuat selepas selesai bekalan /

perkhidmatan bagi setiap pesanan (multiple

payment)

Termasuk perolehan bermasa di bawah

RM50,000 setahun (Rujuk:AP 176.1(c)) dan

perolehan bermasa melebihi RM20,000

sehingga RM50,000 (Rujuk Garis Panduan bagi SPP

1/2014)

Kontrak

Tidak

Bermasa

Kontrak bekalan/perkhidmatan di mana

pesanan dan bayaran dibuat sekali sahaja

dalam tempoh kontrak (one time payment)

Kaedah Pemenuhan


• Jadual Penghantaran (Delivery

Schedule)

• Pencapaian Perkhidmatan

(Milestone)

• Bayaran Kemajuan(Progressive

Payment) (Produk/Perkhidmatan)

• Pesanan Kerajaan (as-and-when-

required) (Produk / Perkhidmatan)

Pemenuhan

Kontrak Bermasa

• Per Kontrak (Produk

/Perkhidmatan)

• Pesanan Kerajaan

(Produk / Perkhidmatan)

Pemenuhan

Kontrak Tidak

Bermasa

Kaedah Pemenuhan Kontrak Bermasa


•Pemenuhan produk secara berkala mengikut jadual yang

ditetapkan yang melibatkan beberapa kali pembayaran

(multiple payment) dalam tempoh kontrak

Jadual Penghantaran

(Delivery Schedule)

•Pelaksanaan perkhidmatan secara berkala mengikut

jadual yang ditetapkan yang melibatkan beberapa kali

pembayaran (multiple payment) dalam tempoh kontrak

Pencapaian Perkhidmatan

(Milestone)

• Pemenuhan produk/perkhidmatan secara bila

perlu (as-and-when required) dalam tempoh

kontrak

Pesanan Kerajaan

• Pemenuhan produk/perkhidmatan mengikut

fasa yang ditetapkan dan bayaran dibuat

mengikut kemajuan/penyiapan bagi setiap fasa

Bayaran Kemajuan

(Progressive Payment)

Kaedah Pemenuhan [Contoh Kontrak Bermasa]

Kontr

ak B

erm

asa

Pesanan Kerajaan (as-and-

when-required)

Produk: Kertas A4, Alatulis,

Toner

Perkhidmatan: Pembaikan

mesin pejabat

Jadual Penghantaran

(Delivery Schedule)

Membekal Makanan mentah

kering, ubat berjadual,

kelengkapan makmal

Pencapaian Perkhidmatan

(Milestone)

Pencucian bangunan,

pembersihan kawasan

Bayaran Kemajuan

(Progressive Payment) Pembangunan sistem

Kaedah Pemenuhan


•Pemenuhan produk /

perkhidmatan yang

melibatkan hanya sekali

pesanan dan bayaran

(one time payment)

dalam tempoh kontrak.

Per Kontrak

• Pemenuhan produk/ perkhidmatan melalui

Pesanan Kerajaan yang melibatkan hanya

sekali pesanan dan bayaran (one time

payment) dalam tempoh kontrak.

• Bagi bekalan/perkhidmatan di bawah nilai

Sebut Harga di mana kontrak formal tidak

sesuai, memadai Pesanan Kerajaan

dikeluarkan (Rujuk SPP Bil. 5/2009,

Lampiran 1 Para 12)

Pesanan Kerajaan

TIDAK BERMASA

Kaedah Pemenuhan [Contoh Kontrak Tidak Bermasa ]

Kontr

ak T

idak B

erm

asa

Pesanan Kerajaan

Produk:

Komputer, Pencetak

Perkhidmatan:

Pemasangan talian internet

Per Kontrak

Produk:

Perabot , mesin pejabat

Perkhidmatan:

Perpindahan pejabat (sewa lori),

mengecat bangunan


PERANAN PENGGUNA

&

CARTA ALIRAN PROSES

Peranan Pengguna


PELULUS Meluluskan Permintaan (produk) dan Pesanan

Perkhidmatan (perkhidmatan) Meluluskan Jadual Penghantaran, Pencapaian Perkhidmatan

dan Per Kontrak

PEMINTA

Mendapatkan butiran barangan / perkhidmatan

Penyediaan berjadual / Kontrak One-off,carian katalog, cipta permintaan/ pesanan perkhidmatan, sahkan Nota Pelaksanaan Perkhidmatan

PENTADBIR KONTRAK

Mengunci masuk maklumat kontrak ke dalam sistem ePerolehan

Peranan Pengguna


PEGAWAI PADANAN BAYARAN

Pegawai yang membuat padanan (Pesanan Kerajaan, Pesanan Penghantaran, Invois dan Nota Pelarasan Kredit,Debit - jika ada) dan arahan pembayaran ke eSPKB

PEGAWAI PENERIMA BARANGAN

Menerima barangan dan memastikan barangan diterima mengikut spesifikasi

Mengesahkan penerimaan barangan dengan menjana Nota Penerimaan

Barangan

PEMENUHAN KONTRAK & PEMBAYARAN

PENTADBIR KONTRAK:

Mengunci masuk maklumat Kontrak

URUSETIA:

Penyerahan Surat Setuju Terima kepada Petender, Penyebut

Harga atau Pembida yang berjaya

SEBUT HARGA / TENDER / eBIDDING

Carta Aliran Proses


Mula

PENTADBIR

KONTRAK

Cipta Dokumen

Kontrak

PEMINTA

Cipta

DS/MS/Per

Kontrak/R/SO

PELULUS

Meluluskan

DS/MS/Per

Kontrak/R/SO

Antaramuka

eSPKB A

PERINGKAT PENTADBIRAN

KONTRAK

PERINGKAT PEMENUHAN

PEMBEKALAN/ PERKHIDMATAN

• Pentadbir Kontrak mencipta dokumen

kontrak

• Peminta mencipta sama ada Jadual

Penghantaran (DS), Pencapaian

Perkhidmatan (MS), Per Kontrak,

Permintaan (R) atau Pesanan

Perkhidmatan (SO) dan menyerahkan

kepada Pelulus.

• Pelulus meluluskan permintaan

pemenuhan pembekalan/perkhidmatan

yang diterima daripada Peminta. Pada

peringkat ini, Pesanan Kerajaan akan

dijana apabila antaramuka dengan

eSPKB berjaya bagi kontrak yang

menggunakan Pesanan Kerajaan

sebagai kaedah pemenuhan kontrak.

PENTADBIR

KONTRAK

PEMINTA

PELULUS

Berjaya

Tidak

Berjaya

Carta Aliran Proses


Produk/

Perkhidmatan

B

PERINGKAT PEMENUHAN


• Pembekal akan mengesahkan

pemenuhan pembekalan/penyampaian

perkhidmatan bagi kontrak tersebut.

• Pembekal akan membuat

pembekalan/melaksanakan

perkhidmatan.

• Pembekal mencipta Pesanan

Penghantaran (DO) bagi produk atau

Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (NPP)

bagi perkhidmatan selepas membuat

pembekalan atau melaksanakan

perkhidmatan.

A

PEMBEKAL

Pembekalan

Produk/

Perkhidmatan

PEMBEKAL

Cipta Pesanan

Penghantaran

PEMBEKAL

Cipta Nota

Pelaksanaan

Perkhidmatan

Produk Perkhidmatan

Carta Aliran Proses


Produk/

Perkhidmatan

C

PERINGKAT PEMENUHAN


• Pegawai Penerima Barang (GRO)/Peminta menjana

Nota Penerimaan Barang untuk produk yang telah

dibekalkan atau mengesahkan Nota Pelaksanaan

Perkhidmatan (NPP) untuk perkhidmatan yang telah

dilaksanakan

• Tindakan berikut dilaksanakan sekiranya terdapat

perbezaan harga di NPP berbanding harga asal

perkhidmatan yang telah ditanggung:

i. Nota Pelarasan Kredit (NPK) dicipta sekiranya

terdapat pengurangan harga di NPP.

ii. Nota Pelarasan Debit (NPD) dicipta dan

diserahkan kepada Pelulus untuk kelulusan

sekiranya ada penambahan harga di NPP.

PEGAWAI

PENERIMA

BARANG/PEMINTA

PELULUS

B

PEMINTA

Cipta Nota

Pelarasan Kredit

PEMINTA

Cipta Nota

Pelarasan Debit

Pengesahan

Penerimaan Barang/

Perkhidmatan

Amaun di NPP

Antaramuka

eSPKB

Meluluskan Nota

Pelarasan Debit

Perkhidmatan

Produk

Berjaya

Tidak

Berjaya

Amaun Sebenar Perkhidmatan <

Amaun Tanggungan Peruntukan

Amaun Sebenar Perkhidmatan >

Amaun Tanggungan Peruntukan

Amaun

tepat

Carta Aliran Proses

Antaramuka

eSPKB

PERINGKAT PEMENUHAN


• Pegawai Padanan Bayaran membuat

padanan bayaran.

• Lain-lain potongan akan dikunci masuk

(sekiranya ada).

PEGAWAI

PADANAN

BAYARAN

C

PEMBEKAL

Cipta Invois

Membuat

Padanan

Bayaran

Tamat

• Pembekal mengemukakan invois.

Tidak

Berjaya

Berjaya

Carta Aliran Proses



PELAN PELAKSANAAN

Pelan Pelaksanaan [Unit eP/CDCSB]


Memberi latihan kepada Pentadbir Kontrak dan

pengguna-pengguna lain

Handholding/OnSite Assistance (End-To-End) bagi beberapa Kontrak

Kementerian/Jabatan.

Helpdesk CDC

Pemantauan pelaksanaan oleh Pegawai Penyelaras

Unit eP dan CDCSB

Laporan kemajuan penggunaan Kontrak Kementerian kepada

Mesyuarat J/K Pemandu ePerolehan.

Pelan Pelaksanaan [Kementerian/Jabatan/PTJ]


Mengenal pasti pengguna yang akan menjadi Pentadbir Kontrak di peringkat Kementerian dan Jabatan

Mengenal pasti Kontrak Kementerian yang masih berkuat kuasa untuk dimuat naik ke dalam sistem ePerolehan

Untuk Kontrak Kementerian yang baru, dokumen Tender dan perjanjian kontrak hendaklah menyatakan dengan jelas fi 0.4 % atau 0.8% yang akan dikenakan bagi perolahan yang diuruskan secara elektronik

Pembolehan Pentadbir Kontrak (Kad pintar, pembaca kad pintar, komputer , rangkaian dan latihan/’Handholding’)

Pemantauan pelaksanaan oleh Pasukan Petugas ePerolehan dan Ketua Jabatan beserta Laporan Kemajuan penggunaan sistem eP

Khidmat Bantuan ePerolehan


Talian Utama : 03-7985 7888

Faks : 7787 1001

Email : [email protected]


SEKIAN, TERIMA KASIH

Pengecualian Fi Perkhidmatan [Lampiran 2 SPP 2 Tahun 2013]


Kembali

Klausa Fi Perkhidmatan [Lampiran 1 SPP 2 Tahun 2013]

Kembali

taklimat kontrak kementerian - ipn.gov.my - kontrak... · kandungan taklimat pengenalan modul...

Documents