TAJUK/NAMAINOVASI
SUKSELSmartAppointment(SSA)
NAMAKEMENTERIAN/JABATAN/AGENSIPejabatSetiausahaKerajaanNegeriSelangor/BahagianTeknologiMaklumat
PENGENALANLatarbelakangringkasperkhidmatan
PermohonantemujanjiYBSetiausahaKerajaanNegeriSelangor(SUK)oleh pegawai-pegawai di Jabatan Kerajaan, agensi luar dan orangawam diterimamelalui kaedah panggilan telefon, emel / surat dansecarawalk-indirekodkansecaramanual.Purataaktivitiyangdirekoddi dalam Jadual Harian Rasmi adalah sebanyak 71 pertemuan bagisetiapbulan.Pengurusandanperekodan temujanji secaramanual ini tidak dapatmemenuhi keperluan pihak Pengurusan Tertinggi berikutan rekodpermohonanyangtidaksistematik,capaiankepadakalendarOutlookyangterhad,prosespenetapantemujanjimengambilmasayanglamadanseterusnyamelewatkanpemaklumanstatuspermohonankepadapemohon. Proses pengurusan temujanji sedia ada ini mengundangkepadakeciciranmaklumatdanketidakpuasankepadapemohon.
LAPORANINOVASITujuanProjekInovasi Membangunkan sistem bersepadu yang dapat menguruskan
permohonan temujanji Pegawai Tertinggi SUK secara berpusat,mudah, cepat dan dapat diuruskan dengan lancar dan sistematikdiperlukanbagimengatasiisudalampengurusantemujanjisediaada.
RasionalPemilihanTajuk
i. SelarasdenganTeraske-4,PelanStrategikPejabatSetiausahaKerajaanNegeriSelangor2013-2017:MemperkasakanSistemPenyampaianPerkhidmatanAwamBagiMemberikanPerkhidmatanTerbaik,BTMmendukungmatlamatinidenganmembangunkanSUKSELSmartAppointment.
ii. SelarasdengancadanganYBSetiausahaKerajaanNegeriSelangordidalamMesyuaratPengurusanPegawai-PegawaiKananPejabatSetiausahaKerajaanNegeriSelangor(MPPPKPSUKS)Bil.3/2016untukmenyediakansistempermohonantemujanjidenganYBSetiausahaKerajaanNegeriSelangordibuatsecaraatastalian.
ProsesPelaksanaanInovasi
DilaksanakansecaraKnowledgeTransfer
Prosessebelumdanselepas
Sebelumprojek:i. Rekodpermohonanyangtidaksistematikii. CapaiankepadakalendarOutlookyangterhadiii. Prosespenetapantemujanjimengambilmasayanglama
iv. Kelewatanpemaklumanstatuspermohonankepadapemohon
v. Keciciranmaklumatvi. Ketidakpuasanpemohonterhadapprosessediaada
SelepasProjek:i. Meringkaskanproseskerjaii. Mempercepatkantempohmasadalampengurusan
temujanjikepada12minitsahaja.iii. Kemudahanbagipemohonmenyemakdanmenerima
maklumbalas
ElemenPenurunankuasa(jikaada)
Tiada
IMPAKINOVASITERHADAPKUMPULANSASAR/PERKHIDMATAN/JABATAN/AGENSI/NEGARA
ElemenInovatif/kreatif
SSAyangdihasilkanmempunyaiciri-ciriberikut:i. Web-BasedSystem
- SUKSELSmartAppointmentmerupakansistemtemujanjiyangmembolehkanpermohonandibuatsecaraatastaliandanbolehdicapaidimana-manasahajaolehorangluar
ii. Web-Responsive- Paparansistemyangmembenarkanhalamanweb
desktopdapatdisesuaikandengansaizskrinperantipenggunayangmelihatnya
iii. Tepat- Penggunaansynchronizationpadakalendarsistemdan
kalendarOutlookyangmembenarkannyaberoperasipadamasayangsama
iv. CalendarAvailability- SistemyangmemberikanpaparanjadualkalendarKetua
Jabatandanmembolehkanpemohonmembuatsemakankekosonganjadual
v. Pantas- Pemaklumanmaklumbalasstatusterkiniyanglebihcepat
menggunakanmediumemel
ElemenKeberkesanan i. PenjimatanMasaPengurusanTemujanji- Penjimatanmasapengurusanyangketarasebanyak95%
(daripada4jam30minitkepada12minit)
ii. PenguranganProsesKerja- Proseskerjadapatdikurangkankepada5dari6-9proses
kerjaasal
iii. PenglibatanPemegangTaruh- Pelaksanaanprojekmelibatkanpenyertaanpemegang
taruh/pelangganmelebihi50%
iv. PenguranganPenggunaanTelefon- Penggunaantelefondapatdikurangkankepada69%
v. PenguranganPenggunaanKertas- Penggunaankertasberkurangansebanyak66%
vi. PengurusanPermohonanTemujanjiBerpusat- Maklumatpermohonantemujanjiyangtidaklengkap
berkurangankepada85%
vii. KeberkesananPengurusanTemujanji- Kepuasanpelangganterhadappelaksanaanpengurusan
SSAdirekodkansebanyak95%berpuashatidanbersetuju.
ElemenSignifikan i. MenyokongGreenTechnology
- PenggunaanSUKSELSmartAppointmentbertujuanmengurangipenggunaankertassecarasignifikan.Denganpenguranganpencetakansebanyak66%ianyadapatmenerapkandanmenyokongGreenTechnology.
ii. KesesakanTempatLetakKenderaanDapatDikurangkan- Kehadiranpegawaisecarawalk-inbagimembuat
permohonanberkurangansebanyak64%danseterusnyadapatmengurangkankesesakantempatletakkenderaandiPejabatSUK.
iii. KesesakanTalianDiPejabatDapatDikurangkan- Kesesakantalianberkurangdenganpengurangan
panggilanuntuksemakankekosongandanmaklumbalassebanyak69%.
iv. PenguranganKosMengurusDanKosUtiliti- Kosutilitibagimembuatpanggilantelefonmaklumbalas
dankospembeliankertasdapatdikurangkan
berdasarkanpenguranganpanggilandanpenjimatanpenggunaankertas.
ElemenRelevan i. PejabatSetiausahaKerajaanNegeriSelangor
- MemperkasaimejdanmemperkukuhtadbirurusPentadbiranPejabatSetiausahaKerajaanNegeriSelangor
ii. Masyarakat- KeyakinanmasyarakatkepadapentadbiranKerajaan
Negeridapatdipertingkatkandenganpenguranganjurangkepimpinanantarakeduapihak
iii. PenjawatAwam- Meningkatkanproduktivitidankecekapankerjapenjawat
awamkhususnyakakitanganPejabatSUKdalammelaksanakantugasanharian
Gambar-gambarberkaitan
Implikasikewangan(jikaada)
RM10,000
PENUTUP PembangunanSUKSELSmartAppointmentsecaraatastalianinidapatmeringkaskanproseskerja,mempercepatkan tempoh masa dalam pengurusan temujanji disamping memberi kemudahanuntuk pemohonmenyemak danmenerimamaklumbalas secara terus. Secara tidak langsung iadapat meningkatkan keberkesanan penyampaian Perhidmatan Awam Negeri Selangor dalammemperkukuhtadbirurusNegeriSelangorkearahpembangunanSmartSelangoryangpeduli.
Disediakanoleh:NamaPegawai/UnitTerlibat:NorliyatiBintiRohman/UnitPembangunanAplikasi2Telefon :03-55447554Emel :[email protected]
