1

TAJUK/NAMA INOVASI Intelligence Publication Tracking System (I-TRACK).

NAMA KEMENTERIAN/JABATAN/AGENSI

Jabatan Perangkaan Malaysia PENGENALAN Jabatan Perangkaan Malaysia sedang dalam pembangunan gudang data

statistik iaitu Statistics Data Warehouse (StatsDW). StatsDW ini berfungsi

untuk menyimpan data-data mikro dan aggregat Jabatan dalam satu storan

yang berpusat dan berintegrasi. Oleh itu, penerbitan merupakan salah satu

sumber rujukan utama bagi penyediaan input pembangunan StatsDW ini.

Sebagai sumber rujukan utama, penerbitan ini akan digunakan dalam

tempoh yang lama oleh seseorang pegawai. Tempoh peminjaman yang

lama, keperluan dan permintaan yang tinggi dikalangan pegawai serta

kaedah merekod peminjaman dan pemulangan secara manual, telah

menimbulkan beberapa isu. Antara isu kritikal yang dikenal pasti ialah,

risiko kehilangan penerbitan, pegawai dari unit Pangkalan Data Penerbitan

(PDP) mengambil masa yang agak lama untuk mengesan penerbitan yang

dipinjam dan ini memberi kesan kepada rutin kerja serta menyebabkan

kelewatan dalam menyediakan input data bagi pembangunan StatsDW.

Bagi mengatasi masalah ini, Bahagian Koordinasi Data (BKD) telah

menubuhkan kumpulan inovasi iaitu Kumpulan Idea’s. Pada Jun 2015,

Idea's telah membangunkan I-TRACK iaitu Intelligence Publication Tracking System yang merupakan satu sistem perekodan dan

pengesanan penerbitan yang dipinjam di BKD.

2

LAPORAN INOVASI

1) TUJUAN PROJEK INOVASI

Projek ini dijalankan bagi mengatasi masalah kelewatan mengesan

penerbitan jabatan yang dipinjam di BKD dan risiko kehilangan

penerbitan yang di terdapat di BKD. Empat fungsi utama I-TRACK

adalah:

i. Mengesan penerbitan yang dipinjam di BKD.

ii. Merekod aktiviti peminjaman dan pemulangan penerbitan

melalui kaedah berkomputer.

iii. Mengenal pasti bilangan rekod terkini serta lokasi penerbitan

yang disimpan di BKD.

iv. Menyediakan laporan penerbitan yang masih belum

dipulangkan.

2) PROSES PELAKSANAAN INOVASI

Sistem ini telah dibangunkan secara dalaman oleh pegawai BKD

dengan menggunakan Microsoft Access.

3) PROSES SEBELUM DAN SELEPAS

Sebelum sistem I-TRACK dibangunkan, kesukaran mengesan

penerbitan menjadi salah satu punca masalah dalam proses

penyediaan input data untuk pembangunan Statistics Data

Warehouse (StatsDW). Antara punca kesukaran mengesan

3

penerbitan di BKD adalah:

i. Maklumat peminjaman penerbitan tidak direkodkan.

ii. Rak penyimpanan penerbitan diakses tanpa pengetahuan

pegawai bertanggungjawab.

iii. Rekod penerbitan tidak sama dengan bilangan sebenar

penerbitan di rak.

iv. Peminjam meminjamkan penerbitan kepada pegawai lain

tanpa pengetahuan pegawai bertanggungjawab.

Proses peminjaman dan pemulangan secara manual yang

dipraktikkan di BKD tidak dapat mengatasi masalah kesukaran

mengesan penerbitan. Ini disebabkan oleh beberapa faktor iaitu:

i. Penerbitan yang bersifat mudah alih.

ii. Peminjam tersalah letak penerbitan.

iii. Peminjam tidak memulangkan penerbitan setelah selesai

digunakan.

iv. Susunan penerbitan di rak tidak bersistematik.

v. Ruang penyimpanan yang terhad.

vi. Pengurusan peminjaman dan pemulangan penerbitan yang

kurang efektif.

4

Berikut adalah proses peminjaman dan pemulangan di BKD:

Sekiranya penerbitan yang ingin dipinjam tidak dijumpai, proses

pencarian dan mengesan penerbitan oleh pegawai

bertangunggjawab akan mengambil masa yang lama iaitu sehingga

mencapai tempoh 2,040 minit.

PEMINJAMAN

Permohonan melalui telefon/emel dan bersemuka

Semakan Rekod Penyimpanan Penerbitan

Carian Penerbitan di rak penerbitan

Merekod maklumat peminjaman & pemulangan penerbitan

PEMULANGAN

Penerbitan dipulangkan

Kemaskini rekod peminjaman

Simpan semula penerbitan di rak

5

Selepas sistem I-TRACK dibangunkan, tempoh pencarian

penerbitan telah berkurang kepada 360 minit, manakala Tahap

Kepuasan Pelanggan telah meningkat daripada 17.4% kepada

90.3%.

Faedah yang diperoleh daripada sistem ini adalah:

i. Sistem dapat menjana data senarai penerbitan yang tepat.

ii. Sistem dapat mengesan senarai peminjam dengan tepat.

iii. Membangunkan pengimbas barkod dalam peminjaman, dan

pemulangan penerbitan.

iv. Proses peminjaman dan pemulangan menjadi lebih cepat.

v. Memudahkan tugas unit PDP.

vi. Data mudah dicapai oleh Pegawai Unit PDP.

vii. Prosedur peminjaman dan pemulangan yang lebih ringkas.

viii. Penjimatan tenaga kerja dan masa.

ix. Rekod penerbitan dalam sistem sama dengan jumlah

penerbitan sebenar di rak.

x. Dapat mengesan peminjam yang lewat atau tidak

memulangkan penerbitan.

4) Elemen penurunan kuasa (jika ada)

Tiada

6

5) Impak inovasi terhadap kumpulan sasar/perkhidmatan/ jabatan/agensi/Negara :

Melalui sistem ini, proses peminjaman dan pemulangan penerbitan

menjadi lebih sistematik dan efisyen. Perekodan melalui kaedah

berkomputer dapat menjimatkan masa dan laporan dapat dijana

dengan mudah. Ini sekaligus membantu keperluan pembangunan

StatsDW.

Elemen Inovatif/Kreativiti

Berdasarkan kepuasan pelanggan yang telah dijalankan, proses

pencarian penerbitan berjaya dikurangkan dalam tempoh masa 360

minit berbanding sebelum ini sebanyak 2,040 minit. Penyediaan

penerbitan dapat dibekalkan secara terus kepada anggota dengan

kadar segera.

Elemen Keberkesanan

Penjimatan masa mencari penerbitan berjaya dilakukan dan

sekaligus dapat menepati garis piawaian piagam pelanggan jabatan

iaitu membekalkan permintaan dalam tempoh kurang dari 7 hari

bekerja.

Elemen Signifikan

Berdasarkan indeks kepuasan pelanggan, BKD telah mencapai

indeks skor penilaian dengan cemerlang iaitu sebanyak 90.2

terhadap carian penerbitan menggunakan I-TRACK.

7

Elemen Relevan

I-TRACK membantu melancarkan kerja-kerja penyediaan

permintaan data ekonomi dan sosial di BKD untuk dibekalkan

kepada pengguna data Jabatan.

6) Pengiktirafan diterima

Naib Johan Konvensyen Kumpulan Inovatif Dan Kreatif (KIK)

Peringkat Jabatan Perangkaan Malaysia 2016 (Kategori

Pengurusan)

8

7) Gambar-gambar berkaitan:

i. Log masuk ke I-TRACK

ii. Paparan Utama

iii. Modul Anggota BKD

9

iv. Senarai Anggota BKD

v. Modul Daftar Penerbitan

vi. Modul Carian Penerbitan

10

vii. Modul Pinjaman Penerbitan

viii. Contoh Pas Keselamatan

ix. Contoh Barcode Penerbitan

11

x. Modul Pulang Penerbitan

xi. Modul Laporan

xii. Contoh Laporan

12

xiii. Contoh Laporan Eksport Ke Excel

xiv. Modul Semakan

13

8) Implikasi Kewangan Projek ini berjaya menjimatkan kos pembangunan sistem sebanyak

RM16,000 kerana tidak menggunakan khidmat luar. I-TRACK dibangunkan

secara dalaman menggunakan kepakaran yang terdapat pada anggota

Idea's sendiri.

PENUTUP

Sistem I-TRACK banyak memberikan faedah di dalam organisasi seperti

meningkatkan kualiti mutu kerja. Pegawai di BKD juga menunjukkan sikap

positif sentiasa menyokong serta bersedia melakukan perubahan cara

kerja. Sistem juga banyak membantu menjimatkan masa dalam mengesan

penerbitan dan kos operasi di unit PDP. Seterusnya, secara tidak langsung

ia telah meningkatkan produktiviti kerja dan kepuasan pelanggan.

Disediakan oleh

:

Nama Pegawai/Unit Terlibat : SITI EISYAH BINTI ZAINAL Tel. : 03 - 8885 7735 Emel : sitieisyah@stats.gov.my