CARTA ALIRAN KERJA BAHAGIAN LOGISTIK DAN IMPLIMENTASI BAHAGIAN PENYELARAS SEMUA BAHAGIAN PENGURUS LOGISTIK DAN IMPLIMENTASI

A. ALIRAN KERJA

1

PENGESAHAN PROJEK OLEH PELANGGAN

DO

PENERIMAAN LO/SURAT SETUJU TERIMA/SURAT ARAHAN KERJA

2

BORANG PENGESAHAN LO/PO/PROJEK

DO

Eksekutif Jualan | KSB-SD-001 Maklumat Projek Maklumat Pelanggan Melantik PIC Setiap Bahagian

3MESYUARAT PRA PERLAKSANAAN

Serah KSB-SD-001 ke Bahagian Logistik

Pengurus Projek | KSB-SD-002

Menyediakan Borang Pengesahan Mesyuarat Pra-Perlaksanaan

Pecahan skop kerja mengikut persetujuan Kick-Off Senarai perkakasan Pastikan semua maklumat projek diisi Serah KSB-SD-002 ke Bahagian Logistik

4

BORANG PESANAN PEMBELIAN

Penyelia Perolehan | KSB-LD-003 Mengemaskini maklumat KSB-LD-003 berdasarkan KSB-SD-001 | KSB-SD-002 Serahkan KSB-LD-001 kepada Pengurus Kewangan untuk perolehan. Pantau penerimaan perkakasan dan perisian daripada pembekal

DO

5

EDARAN KSB-SD-001 | KSB-SD-002 KE SEMUA BAHAGIAN

Penyelia Perolehan | KSB-SD-001 | KSB-SD-002 Tugasan Pelaksana ( data entry | perlaksanaan ) Tugasan Teknikal (konfigurasi ,instalasi & migrasi ) Tugasan Developer (pengubahsuaian & integrasi) Tugasan Latihan (skop modul & fasa )

MESYUARAT PELAKSANAAN KERJA PROJEK

DO

Semua PIC setiap bahagian Dipengerusi oleh Pengurus Projek Penerangan projek Agihan tugas

A

6

SELESAI PEMBEKALAN DAN PERKHIDMATAN Penyelia Perolehan | DO | INV Menyerahkan DO | INV | Laporan kepada Projek Manager

DO

PEMANTAUAN PELAKSANAAN Kick Off Meeting Assign Project Manager Taklimat Kerja. Mendapatkan laporan perlaksanaan

B

A

MESYUARAT PERLAKSANAAN PROJEK

DO

Semua PIC setiap bahagian Dipengerusi oleh Pengurus Projek Penerangan projek Agihan tugas mengikut bahagian Matlamat

C

A 1PERLAKSANAAN DATA ENTRY KDO

Rujuk KSB-SD-002

Penyelia Data Entry | KSB-LD-002

Menyedikan Laporan Awal Perlaksanaan | KSB-LD-003 Menyedikan Laporan Semasa Perlaksanaan | KSB-LD-004 Menyedikan Laporan Akhir Perlaksanaan | KSB-LD-005 Serah KSB-LD-005 ke Bahagian Jualan | Pengurus Projek

6

B

PERLAKSANAAN SPA | SPS Penyelia Pelaksana | KSB-SD-002 Bengkel perlaksanaan awal dan SOP

B 1KAWALAN DAN PEMANTAUAN

Menyediakan Borang Awal Perlaksanaan dan SOP | KSB-LD-006 Serah KSB-LD-006 ke Bahagian Latihan

Penyelia Pelaksana |DO

Menerima Laporan Pengesahan Latihan | KSB-TD-001 Mengemaskini | KSB-LD-007 maklumat pengguna sistem Pantau laporan dan penggunaan modul 4 @ 2 kali 1 Tahun | KSB-LD-008 Khidmat nasihat | telepon | email | 1 kali sebulan | KSB-LD-009 Serah | KSB-LD-008 setiap 3 bulan atau 6 bulan sekali Serah | KSB-LD-009 setiap 1 bulan sekali

B 2

SERAH KSB-LD-008 | KSB-LD-009 KE BAHAGIAN JUALAN

Penyelia Pelaksana | KSB-LD-008 | KSB-LD-009

D

B.BI L

PERINCIAN DAN TANGGUNGJAWAB KETERANGAN TANGGUNGJAWAB Dokumen

1.

Pengesahan Projek oleh pelanggan

Eksekutif Jualan (Bahagian Jualan) Menerima pesanan kerajaan Mencetak pesanan kerajaan daripada eperolehan Membuat pengesahan dengan pelanggan

Pesanan Tempatan | LO

2

Pengesahan LO | Projek

Eksekutif Jualan (Bahagian Jualan) Menyediakan Borang Pengesahan LO yang lengkap di dalam borang KSB-SD001. Mengenalpasti perkakasan dan perisian yang diperlukan Mengenalpasti dan melantik PIC yang terlibat - Bahagian Logistik - Bahagian Pembangunan - BahagianTeknikal - Bahagian Latihan Menyerahkan KSB-SD-001 ke bahagian logistik sekiranya melibatkan pembekalan sahaja

KSB-SD-001 | BorangPengesahan LO Info Organisasi Info Pegawai Info Sebut Harga|Tender Info Perkhidmatan|Pelaksanaan Kerja

Tindakan

1. Pengurus Logistik dan Implimentasi 2. Penyelia Perolehan

3

Mesyuarat Pra Perlaksanaan

Pengurus Projek Menyediakan Borang Pengesahan Mesyuarat Pra Perlaksanaan | KSB-SD-002 Pecahan skop kerja mengikut persetujuan mesyuarat. Senarai perkakasan yang diperlukan. Sertakan bersama perincian mesyuarat pra perlaksanaan seperti a. Perkakasan yang dibekalkan b. Perkhidmatan yang diberikan c. Jadual Perlaksanaan Projek d. Struktur organisasi projek e. Maklumat tambahan sekiranya ada

KSB-SD-002 | Borang Pengesahan Mesyuarat Pra Perlaksanaan Menyerahkan KSB-SD-002 kepada bahagian logistik

Tindakan edaran;

1. Pengurus Logistik dan Implimentasi 2. Penyelia Perolehan

4

Borang Pesanan Pembelian

Penyelia Perolehan (Bahagian Logistik) Menerima KSB-SD-001 | Borang Pengesahan LO dan KSB-SD-002 | Borang Pengesahan Mesyuarat Pra Perlaksanaan daripada Bahagian Jualan Mengemaskini KSB-LD-001 | Borang Pesanan Pembelian berdasarkan KSB-SD001 dan KSB-SD-002 Pantau penerimaan perkakasan dan perisian daripada pihak pembekal

KSB-LD-001 | Borang PesananPembelian

Menyerahkan KSB-LD-001 kepadabahagian Kewangan

FAIL PROJEK | mengandungi KSBSD-001, KSB-SD-002 dan KSB-LD-001 Menyerahkan FAIL PROJEK kepada bahagian berkaitan. Simpan FAIL PROJEK dalam folder berkaitan (softcopy)

Tindakan edaran;1. Pengurus Logistik dan Implimentasi 2. Penyelia Perolehan

5

Edaran KSB-SD001 | KSB-SD-002 ke Semua Bahagian

Penyelia Perolehan Sediakan FAIL PROJEK yang mengandungi KSB-SD-001, KSB-SD-002 dan KSB-LD-001 untuk edaran kepada bahagian terlibat Sertakan bersama perincian mesyuarat pra perlaksanaan seperti a. Perkakasan yang dibekalkan b. Perkhidmatan yang diberikan c. Jadual Perlaksanaan Projek d. Struktur organisasi projek e. Maklumat tambahan sekiranya ada

FAIL PROJEK | mengandungi KSBSD-001, KSB-SD-002 dan KSB-LD-001 Menyerahkan FAIL PROJEK kepada bahagian berkaitan. Simpan FAIL PROJEK dalam folder berkaitan (softcopy)

Tindakan edaran;1. Pengurus Logistik dan Implimentasi 2. Penyelia Perolehan

Tindakan Pengurus Bahagian;1. Membuat pengesahan penerimaan fail.

6

Selesai Pembekalan dan Perkhidmatan

Penyelia Perolehan Sediakan DO/INV apabila telah mendapat pengesahan daripada pengurus projek. Serah DO/INV kepada pengurus projek Pengurus Projek Memberi penerangan

DO INV HEADER BANK STATMENT

A

Mesyuarat Perlaksanaan Kerja Projek

A1

Perlaksanaan Data Entry Perlaksanaan SPA | SPS Kawalan dan Pemantauan Kawalan dan Pemantauan Kawalan dan Pemantauan

A2

B

C

D

BI L 1.

KETERANGAN Informasi Pelanggan

TANGGUNGJAWAB

Dokumen

Menyediakan profil pelanggan yanglengkap di dalam borang KSB-SD-001. Mengenalpasti kekuatan dan kelemahan pelanggan Mengenalpasti perancangan pelanggan - pengurusan kewangan - pembangunan sistem - keperluan-keperluan pelanggan Menyediakan senarai lengkap Pelanggan Sedia Ada dan daftar KSB-SD-002 Mendapatkan senarai Pelanggan Baru | Prospek : sumber dari Internet | MOF | PBT | lain-lain Kaedah Approach : f. Menghubungi pelanggan: Telefon - Jabatan Teknologi Maklumat| Pentadbiran| berkaitan Pengurusan Aset - mendapatkan maklumat Pegawai bertanggungjawab - Perkenalkan syarikat serba ringkas, maklum tujuan untuk pengenalan dan temujanji|taklimat

KSB-SD-001 | Profile PelangganInfo Organisasi Info Pegawai Info Nota Mesyuarat|Perbincangan Info Sebut Harga|Tender Info Status Jualan Info Perkhidmatan|Pelaksanaan Kerja

2.

Prospek & Peluang Pemasaran

KSB-SD-002 | SenaraiPelanggan Laporan maklumbalas telefon Laporan maklumbalas email Laporan perancangan temujanji| taklimat KSB-SD-003 | Surat Pengenalan Ringkas Info Pengenalan syarikat Info Produk & perkhidmatan Info pelanggan terkini Ketetapan temujanji|taklimat KSB-SD-004 | Risalah @ Brosur Info Senarai Produk dan Pakej Info pelanggan terkini KSB-SD-005 | Borang Maklumbalas Pelanggan

g. Email | Faks

- menyediakan Surat Pengenalan Ringkas | KSB- SD-003 perkenalkan syarikat - Risalah @ Brosur | KSB-SD-004 - mendapatkan maklumbalas pelanggan kepada produk Pengurusan Aset menerusi Borang Maklumbalas Pelanggan | KSB-SD-005 berkenaan sistem pengurusan aset | berminat atau tidak Laporan Follow-Up KSB-SD-006 | Surat Sokongan Pegawai Kanan

3

Follow-Up Pelanggan

Menghubungi secara telefon - dapatkan pegawai bertanggungjawab - buat PR dan tarik minat pelanggan untuk memberikan masa bagi temujanji | sesi taklimat - Keutamaan pada Borang Maklumbalas POSITIF - membuat penilaian (qualify) stail dan respon pelanggan berdasarkan tunjukminat, bahasa tubuh, perancangan kewangan dll Berdasarkan Nilai Sasaran Profit Margin

a. Value besar (Projek)- mengikut tahap peringkat, Utk TAHAP Pengurusan Kanan ; kemukakan

KSB-SD-006 | Surat Sokongan @ Makluman kepada Pegawai Pengurusan Kanan ; dapatkan Info lanjut dari pegawai pembantu @ PA Utk TAHAP Pegawai Pentadbiran @ Pembantu, Bina hubungan baik dan perolehi maklumat lanjut berkaitan pengurusan dan pentadbiran b. Value Kecil dan Sederhana (Pelaksanaan Asas) - Bina hubungan baik dan perolehi maklumat lanjut berkaitan pengurusan dan pentadbiran terutama berkenaan keperluan oleh pelanggan dan perancangan kewangan yang boleh diperuntukkan

4

Temujanji & Mesyuarat Awal

Pelanggan bersetuju untuk temujanji,dapatkan Pengesahan Temujanji Pelanggan sama ada melalui E-Mail atau Surat | KSB-SD-007 Menyediakan dengan lengkap SALES KIT KSB-SD-008 | Fail Folder KSB untuk pelanggan - Risalah Produk - Brosur - Profil Syarikat (untuk Pelanggan Baru) - KSB souvenir Membawa KSB-SD-009 | Borang Permohonan Baru dan Perbincangan Awal - lampiran Nota Perbincangan

KSB-SD-007 | PengesahanTemujanji KSB-SD-008 | Fail Folder KSB - Risalah Produk - Brosur - Profil Syarikat KSB-SD-009 | Borang Permohonan Baru dan Perbincangan Awal dilampirkan Nota Perbincangan

Semasa perbincangan awal : Memperkenalkan syarikat secara ringkas Menerangkan tentang sistem|perkhidmatan Mendapatkan maklumbalas pelanggan Mendapatkan maklumat keperluan pelanggan Menarik minat pelanggan untuk mengetahui dan berbincang lebih lanjut Menetapkan slot Taklimat, bersama dengan Pegawai Bertanggungjawab | Pembuat Keputusan 5 Taklimat Dan Pembentangan Pelanggan perlu menghantar surat jemputan taklimat | pembentangan , dan akan dibalas oleh KSB Menghantar surat pengesahan taklimat | KSB-SD-010 Sesi taklimat dengan pihak Pegawai lebih kanan | Pegawai Bertanggungjawab | Pembuat Keputusan Menyediakan dengan lengkap

KSB-SD-010 | Surat

Pengesahan Taklimat & Pembentangan Presentation Kit Local Host Sistem | Data KSB Standard Jadual Pelaksanaan Kerja Standard Kos Anggaran

PRESENTATION KIT - Slide Presentation | Pembentangan Produk - Local Host SISTEM SPA|SPS dengan Data KSB Menyediakan draf Kertas Cadangan Standard Memaklumkan anggaran Kos Awal Kewangan - menyediakan Jadual Pelaksanaan dan Kos Anggaran Awal (sekiranya perlu) Agenda Sesi Taklimat & Pembentangan : Pengenalan Ringkas syarikat Maklumat ringkas sistem|produk - nyatakan pakej produk bersama kos sekiranya perlu Maklumat pelaksanaan kerja sistem|produk Kepentingan dan Faedah sistem|produk - kaitkan dengan prosedur tatacara & penghasilan laporan Senarai pelanggan semasa|sedia ada Implikasi Kewangan (sekiranya perlu) Mendapatkan maklumbalas semasa sesi taklimat

6

Persetujuan Minat dan Bantu @ Proses Perolehan

Follow-Up untuk mengetahui maklumbalas pelanggan (dalam tempoh 7 hari selepas Pembentangan) Persetujuan minat pelanggan Menyediakan dan menghantar dokumen - KSB-SD-011 | Sebut Harga @ Tender ; mengikut keperluan Pelanggan - KSB-SD-012 | Borang Permintaan Pelanggan Melihat keperluan untuk melobi pengurusan sekiranya perlu Membantu penyediaan spesifikasi tender @ sebutharga

KSB-SD-011 | Sebut Harga @Tender - Sebut Harga mengikut pakej dipersetujui dan diperlukan pelanggan - Pakej Sebut Harga A D KSB-SD-012 | Borang Permintaan Pelanggan

> sediakan format standard spesifikasi tender

7

Persetujuan Rasmi

Follow-Up untuk mengetahui maklumbalas pelanggan (dalam tempoh 7 hari selepas tarikh Sebut Harga) Sekiranya Pelanggan mahu berunding untuk maklumat sebut harga ; Menetapkan tarikh mesyuarat Menetapkan Paras Harga untuk rundingan ; - berdasarkan Jadual Pakej yang boleh ditawarkan dan mengikut keperluan pelanggan Persetujuan Rasmi pelanggan

LO dari Pelanggan KSB-SD-013 | Borang Maklumbalas Kick-Off KSB-SD-014 | Jadual Pelaksanaan Kerja Borang Maklumat Data pelanggan KSB-SD-015 | Borang `Bill of Material Senarai Perkakasan KSB-SD-016 | TOC Term of Condition

Pastikan pelanggan memberikan LO|Pesanan Tempatan sebelum prapelaksanaan kerja LO Pelanggan diterima : Buat ketetapan Mesyuarat Mula Projek (Kick-off) Mesyuarat Mula Projek (Kick-Off) - sediakan dokumen berkaitan - KSB-SD-013 | Borang Maklumbalas Kick-Off - KSB-SD-014 | Jadual Pelaksanaan Kerja - KSB-SD-015 | Borang `Bill of Material Senarai Perkakasan - KSB-SD-016 | TOC Term of Condition > Jadual Pembayaran - Borang Maklumat Data pelanggan - khidmat nasihat untuk perekodan Data pelanggan Tindakan Pentadbiran : > Laporan terperinci Butiran Kerja Jualan dibentangkan dalam mesyuarat mingguan Unit Jualan Rujuk Borang Laporan Mingguan

Perlantikan Pengurus Projek Taklimat kerja : dilakukan pegawai jualan8 Pemantauan Perlaksanaan Memastikan pelaksanaan kerja dari aspek pesanan perkakasan, pemasangan dan penghantaran serta latihan Mendapatkan Laporan Perlaksanaan Projek dari Pengurus Projek Memantau proses pembayaran Mendapatkan Invois & DO untuk tindakan seterusnya ke pihak pelanggan (rujuk Proses Perlaksanaan Projek kepada Pengurus bahagian berkaitan)

Laporan Perlaksanaan Projek :

> Pegawai Jualan diberikan hak rasmi untuk mendapatkan laporan dalam masa tempoh ditetapkan