pengurusan surat 2014
DESCRIPTION
kerasipan suratTRANSCRIPT
PENCIPTAAN, PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS
Oleh Drs. Uu Ubad Sutisna
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat
Jl. Kawaluyaan Indah II No. 4 Soekarno-Hatta Telp (022) 7320048, 7320049, 7320050
Bandung 40286
PENDAHULUAN
ARSIP TERCIPTA KARENA ORGANISASI BERJALAN. ARSIP DAN ADMINISTRASI TIDAK DAPAT DIPISAHKKAN, BAGAI BENDA DENGAN BAYANGAN ………..
DAUR HIDUP ARSIP CREATION (PENCIPTAAN) DISTRIBUTION (PENDISTRIBUSIAN) USE (PENGGUNAAN) STORAGE (PENYIMPANAN) MAINTENANCE (PEMELIHARAAN) DISPOSAL (PENYUSUTAN)
Penciptaan Penciptaan merupakan proses kegiatan
sejak pembuatan draf/konsep, pengetikan, penandatanganan, penomoran sampai naskah tersebut digunakan. Meliputi:
Tata Persuratan:- Jenis, sifat, format- Kertas, amplop, media baru- Penandatanganan dan pengamanan
Pengorganisasian Arsip:- Sentralisasi- Desentralisasi- Gabungan
Pendistribusian
Pendistribusian merupakan kegiatan penyampaian naskah dinas kepada unit kerja yang akan melaksanakan atau menindaklanjuti naskah dinas tersebut.
Penggunaan Sifat arsip dan bagaimana arsip yang akan
ditemukan menentukan sistem penataan, baik disusun berdasarkan alphabet, numerik, alphanumerik.
Siapa pengguna arsip, apakah eksekutif atau orang-orang kebanyakan yang akan menggunakan arsip sehingga menentukan klasifikasi arsip.
Penemuan secara manual Penemuan secara elektronik
Penyimpanan Menyimpan naskah dinas/kartu
kendali/disposisi yang telah selesai diolah oleh pelaksana berdasarkan pengelompokan kode klasifikasi.
Menyimpan arsip inaktif berdasarkan klasifikasi/masalah/ urusan kedalam boks/rak arsip sesuai dengan daftar pertelaan arsip yang telah dibuat.
Pemeliharaan dan Perawatan Pemeliharaan merupakan usaha
pengamanan arsip agar terawat dengan baik sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip.
Perawatan merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan terhadap arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara.
Pelestarian Arsip
Penilaian: Nilai Guna Primer
Nilai guna arsip bagi kepentingan lembaga/instansi penciptanya, dalam rangka pelaksanaan fungsi-fungsinya. Meliputi:Nilai Guna AdministrasiNilai Guna HukumNilai Guna Guna KeuanganNilai Guna Ilmiah dan Teknologi
Nilai Guna SekunderNilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan atau kepentingan umum diluar lembaga/instansi pencipta arsip. Meliputi:Nilai Guna KebuktianNilai Guna Informasional
PENCIPTAAN, PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS
A.Pengertian: Naskah Dinas adalah alat komunikasi kedinasan
dalam bentuk tertulis yang mengikat atau tidak mengikat
Kartu Kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penerimaan, penyampaian, penemuan kembali, dan sekaligus sebagai alat penyerahan arsip
Daftar Pengendali adalah daftar yang dipergunakan untuk menginvetarisir naskah dinas masuk/keluar yang sudah dicatat dalam kartu kendali
Kartu Tunjuk Silang adalah formulir yang diperguna- kan untuk memberikan petunjuk tentang adanya lebih dari satu masalah pada satu naskah dinas dan petunjuk tentang adanya hubungan dengan naskah dinas yang lain.Lembar Pengantar adalah formulir isian yang dipergunakan sebagai alat penyampaian untuk naskah dinas biasa dan naskah dinas rahasiaKartu Disposisi adalah lembar isian untuk menuliskan Instruksi/Informasi
B. Penciptaan Naskah Dinas Penciptaan naskah dinas yaitu proses kegiatan sejak pembuatan draf/konsep, pengetikan, penandatangan-an penomoran sampai naskah tersebut digunakan
Kegiatan yang harus diperhatikan dalam penciptaan naskah dinas adalah:
a. Pemilihan jenis kertas dan tintab. Bentuk naskah dinasc. Penentuan sifat suratd. Penggunaan kop surate. Tata cara pengetikanf. Penulisan nomenklaturg. Penggunaan a.n. dan u.b.h. Pembubuhan parafi. Penomoran naskah dinasj. Pengisian tembusank. Penyampulan surat
C. Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas
Sarana Pengendalian Naskah Dinasa. Kartu kendalib. Kartu tunjuk silangc. Daftar pengendalid. Lembar pengantare. Kartu disposisi
Satuan kerja yang terlibat dalam proses pengurusan naskah dinasa. Unit Kearsipanb. TU Unit Pengolah
Mekanisme dan proses serta pengendalian pengurusan naskah dinas a. Unsur pengendalian naskah dinas masuk: Di Unit Kearsipan: Penerima naskah dinas Pengarah naskah dinas Pengendali naskah dinas Pencatat naskah dinas khusus/ rahasia Pengirim naskah dinas Penyimpan naskah dinas Di Unit Pengolah: - Tata Usaha Unsur Penerima
Penyimpan Pengirim - Unsur Pimpinan Unit Pengolah - Unsur Pelaksana Unit Pengolah
b. Pengendalian Naskah Dinas Keluar - Tata Usaha Unit Pengolah - Unit Kearsipan Pengendali Penyimpan Pengirim
Contoh : Kartu Kendali Naskah Dinas Masuk
Indeks Kode No Urut
Perihal
Isi Ringkas Dari
Tanggal Masuk Nomor Naskah Dinas Lampiran
Pengolah Tgl Diteruskan Tanda Terima
Catatan Lembar I
Cara Pengisian Kartu Kendali Naskah Dinas Masuk
Kolom Indeks diisikan indeks masalah naskah dinas Kolom Kode diisikan klasifikasi menurut pola klasifikasi Kolom Nomor Urut diisikan nomor urut berdasarkan daftar pengendali Kolom Perihal diisikan perihal dalam hal naskah dinas Kolom Isi Ringkas diisikan ringkasan dari isi naskah dinas Kolom Dari diisikan dari siapa naskah dinas tersebut diterima Kolom Tanggal Masuk diisikan tanggal naskah dinas yang diterima Kolom Nomor Naskah Dinas diisikan nomor naskah dinas Kolom Lampiran diisikan jumlah lampiran naskah dinas Kolom Pengolah diisikan unit pengolah mana yang akan
menyelesaikannya Kolom Tgl. Diteruskan diisikan tanggal naskah dinas diteruskan ke
Unit Pengolah Kolom Tanda Terima diisikan paraf dan nama petugas penerima
naskah dinas Kolom Catatan diisikan hal-hal atau catatan yang perlu dicatat
Contoh : Kartu Kendali Naskah Dinas Keluar
Indeks Kode No Urut
Perihal
Isi Ringkas Kepada
Pengolah Tanggal Naskah Dinas Lampiran
Catatan Lembar I
Cara Pengisian Kartu Kendali Naskah Dinas Keluar
Kolom Indeks diisikan indeks masalah naskah dinas Kolom Kode diisikan klasifikasi menurut pola klasifikasi Kolom Nomor Urut diisikan nomor urut berdasarkan daftar
pengendali Kolom Perihal diisikan perihal dalam hal naskah dinas Kolom Isi Ringkas diisikan ringkasan dari isi naskah dinas Kolom Kepada diisikan kepada siapa naskah dinas tersebut
dikirimkan Kolom Pengolah diisikan unit pengolah mana yang membuat
naskah dinas Kolom Tgl. Naskah Dinas diisikan tanggal naskah dinas yang
dikendalikan Kolom Lampiran diisikan jumlah lampiran naskah dinas Kolom Catatan diisikan catatan yang diperlukan atau kegiatan
yang perlu dicatat Ukuran Kartu Kendali = 10x15 cm
Contoh : Kartu Disposisi
INDEKS : …………………………. TANGGAL PENYELESAIAN ……………………………….
DARI : …………………………………………………………………………………………………
PERIHAL : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
TGL. NASKAH DINAS : ………………………………………………………………………………………………..
NASKAH DINAS : ………………………………………………………………………………………………..
INSTRUKSI/INFORMASI *) DITERUSKAN KEPADA :
Coret yang tidak perlu Lembar I
Cara Pengisian Kartu Disposisi
Kolom Indeks diisikan indeks naskah dinas Kolom Tanggal Penyelesaian diisikan tanggal naskah dinas
tersebut harus diselesaikan Kolom Dari diisikan asal naskah dinas Kolom Perihal diisikan perihal dalam naskah dinas Kolom Tanggal Naskah Dinas diisikan tanggal naskah dinas Kolom Nomor Naskah Dinas diisikan nomor naskah dinas Ukuran Lembar Disposisi = 15x21 cm
Bapusipda Provinsi Jawa Barat
(BAPUSIPDA) Selesai terima kasih