siti kamilah fitk

7/26/2019 Siti Kamilah Fitk

1/70

ABSTRAK

Siti Kamilah

Manajemen Kearsipan Personil Pendidikan di SMK Harapan Bangsa Depok

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui mengetahui bagaimanakah

pelaksanaam manajemen kearsipan personil pendidikan dan untuk mengetahui seberapaefektif manajemen kearsipan personil pendidikan dalam rangka proses menunjang

pendidikan.Hasil penelitian ini adalah digambarkan bahwa pelaksanaan manajemen kearsipan

personil pendidikan Di SMK Harapan Bangsa Depok dikategorikan cukup baik. Hal ini

dapat dilihat dari fasilitas kearsipan yang tersedia di SMK Harapan Bangsa Depok cukup

lengkap sehingga memudahkan pegawai kearsipan melaksanakan kegiatan kearsipan,mulai dari pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan arsip, penemuan kembali

arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Disamping itu

tenaga yang ada juga mendukung keterlaksanaan pengelolaan arsip dengan baik.Metode penelitian yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah analisis

deskriptif. Untuk memudahkan penganalisaan data, fakta dan informasi yang akanmengungkapkan dan menjelaskan permasalahan data penelitian ini penulis menggunakanmetode deskriptif melalui penelitian lapangan (field research). Metode ini dimaksudkan

agar dapat memberikan gambaran dan analisis secara obyektif tentang pelaksanaan

pengelolaan kearsipan personil pendidikan. Responden sebagai sumber data dalam

penelitian ini adalah kepala Tata Usaha SMK Harapan Bangsa Depok.Namun demikian tentunya masih terdapat banyak kekurangan dalam pengelolaan

kearsipan itu sendiri, diantaranya belum adanya pegawai arsiparis yang tetap (khusus

mengelola arsip) karena pegawai arsiparis masih merangkap sebagai tata usaha yangtentunya banyak hal lain yang harus diselesaikan.

i


2/70

DAFTAR ISI

ABSTRAK.................. i

KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... iii

DAFTAR TABEL ................................................................................................... iv

BAB I : PENDAHULUAN ................................................................................ 1

A.

Latar Belakang Masalah .................................................................. 1

B. Identifikasi Masalah ........................................................................ 4

C.

Pembatasan Masalah ....................................................................... 5

D. Perumusan Masalah ........................................................................ 5

E. Kegunaan Hasil Penelitian .............................................................. 5

BAB II : KAJIAN TEORI .................................................................................. 7

A. ARSIP PERSONIL PENDIDIKAN ................................................ 7

1.

Pengertian Arsip Personil Pendidikan ....................................... 7

2. Fungsi Arsip Personil Pendidikan ............................................. 9

3.

Jenis-jenis Arsip dan Media Penyimpanan Arsip ..................... 15

B.

PENGELOLAAN ARSIP PERSONIL PENDIDIKAN ................. 17

1. Pentingnya Kearsipan Yang Baik .. .................................. 18

2. Kegiatan Pengelolaan Kearsipan............................................... 18

BAB III : METODE PENELITIAN .................................................................... 41

A. Tujuan Penelitian ............................................................................ 41

B. Tempat dan Waktu Penelitian ........................................................ 41

C.

Sumber Data .................................................................................... 41D.

Metodologi Penelitian ..................................................................... 42

E. Teknik Pengumpulan Data .............................................................. 42

F. Teknik Analisis Data ....................................................................... 42

BAB IV : HASIL PENELITIAN ......................................................................... 42

A. Gambaran Objek Penelitian ............................................................ 43

B. Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Personil pendidikan Di SMK

Harapan Bangsa Depok ................................................................... 51

C. Faktor-faktor Kearsipan yang baik.................................................. 59

iv


3/70

v

BAB V : PENUTUP ........................................................................................... 64

A.Kesimpulan........................................................................................64

B.Saran..................................................................................................64

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN-LAMPIRAN


4/70

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Pedoman wawancara dengan kepala tata usaha .................................... 42

Tabel 2 Struktur organisasi ................................................................................45

Tabel 3 Data tenaga guru SMK Harapan Bangsa depok....................................46

Tabel 4 Data guru dan karyawan SMK Harapan Bangsa Depok .......................46

Tabel 5 Jumlah siswa tahun ajaran 2006/2007 ..................................................48

Tabel 6 Keadaan sarana dan prasarana SMK Harapan Bangsa Depok ..............49

vi


5/70

BAB I

PENDAHULUAN

A.

Latar Belakang Masalah

Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap

organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Setiap pekerjaan dan

kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi.1 Oleh karena itu,

informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja

administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi di

dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan

cepat.

Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses

kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai

rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai

pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi

dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang

sangat penting tersebut maka harus ada manajeman atau pengelolaan arsip

yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.

Prosedur kearsipan yang baik dilakukan secara sentralisasi ataupun

secara desentralisasi; bermaksud menyediakan pelayanan informasi yang

terkandung dalam record setepat-tepatnya dan secepat-cepatnya bila

1Zulkifli Amsyah,Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT. Gramedia, 1989), h. 2

1


6/70

2

diperlukan. Adapun ciri-ciri penyelenggaraan prosedure record yang baik

antara lain:

1. Sedikit record.Recordyang sedikit, benar-benar bermutu baik

2. Untuk informasi sekarang, maupun yang akan datang

3. Prosedur yang dipilih mengakibatkan penghematan biaya tanpa

mengurangi efisiensi dan efektivitas.2

Untuk dapat mencapai ciri-ciri tersebut, diperlukan sistem-sistem filing

yang menunjang tercapainya efisiensi. Penerapan sistem filing di tiap-tiap unit

kerja dengan memperhatikan unsur-unsur dasar sebagai motor penggerak bagi

penyelenggaraan sistem filing.

Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan

seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan

klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau

organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin

pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang

diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.

Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena

muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal

bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib

administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi omong kosong apabila

tidak dimulai dari tertib kearsipannya.

Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan

organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka

pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya.

Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang

signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi

manajemen birokrasi, disamping sebagai sumber primer bagi para

peneliti/akademisi. Sehubungan dengan itu semua, maka peningkatan dan

penyempurnaan bidang kearsipan merupakan bagian integral daripada bidang

2

E. Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing dalam Praktek PerkantoranModern, (Jakarta: Karya Utama, 1994), Cet. Ke-5, h. 74


7/70

3

administrasi dan manajemen.

Persoalan mendasar yang dihadapi para pengelola kearsipan

sebenarnya bukan terletak pada sulitnya menerapkan suatu sitem kearsipan,

tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan sistem

kearsipan yang baik. Banyak arsip hanya terkelola seadanya tanpa pengelolaan

yang intensif. Padahal arsip merupakan hal yang sangat penting.

Arsip perlu dipelihara, dijamin keselamatannya agar dapat digunakan

untuk berbagai keperluan. Ini berarti bahwa setiap organisasi mempunyai

tugas dan tanggung jawab untuk menyelematkan bahan pertanggung jawaban

kegiatan organisasi. Upaya ini disamping melakukan pembinaan di bidang

sistem kearsipannya, juga merancang penggunaan ruangan dan peralatan

sesuai dengan ketentuan teknis kearsipan.

Kelengkapan pusat arsip harus dirancang agar mampu menampung

arsip dalam jumlah besar dan dengan biaya serendah mungkin. Penempatan

pusat arsip harus dirancang sedemikian rupa, yang disesuaikan dengan kondisi

dan karakteristik organisasinya. Untuk penempatannya ada beberapa pilihan

yang dapat dilakukan, diantaranya adalah pusat arsip dibangun menjadi satu

dengan gedung induk, atau dapat pula dibangun terpisah dari gedung

kantornya. Bagi organisasi yang tidak besar (sedang atau kecil) dengan jumlah

arsip yang relatif kecil, pada umumnya pusat arsip dibangun menjadi satu

dengan gedung kantor. Untuk gedung yang bertingkat ditempatkan pada lantai

bawah agar tidak membebani kontruksi gedung kantor. Sedangkan bagi

gedung kantor yang tidak bertingkat, dapat ditempatkan ditengah, dengan

syarat terhindar dari lalu lalang pegawai unit kerja lainnya. Hal ini agar lebih

mudah melayani pengguna arsip, dan dipihak lain juga untuk menjaga

keamanan informasi dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan. Ruangan dan

perlengkapan disediakan dengan memperhatikan keamanan arsip dari bahaya

kebakaran, air, serangga, suhu dan kelembaban.3

Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu

3

Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar,1992), Cet. Ke-1, h. 89


8/70

4

organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan

organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan penilaian, pengambilan

keputusan atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang

bersangkutan. Hal ini seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan.

Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya

sarana prasarana selalau menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip. Kondisi

semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang

kearsipan sebagai bidang pinggiran di sekolah sehingga pengelolaannya pun

kurang begitu diperhatikan.

Selain itu, tidak adanya kontrol yang baik dari kepala sekolah membuat

keadaan arsip tidak begitu terjaga. Arsip-arsip hanya menjadi sesuatu hal yang

sifatnya pelengkap bukan menjadi data penting yang semestinya harus terjaga

dengan baik.

SMK Harapan Bangsa sebagai salah satu pusat kegiatan pendidikan

formal pasti memproduksi berbagai dokumen harus dipelihara dengan baik

agar dapat dimanfaatkan oleh warga sekolah yang bersangkutan. Oleh karena

itu sekolah sangat membutuhkan tata kelola arsip yang baik.

Masih pada kenyataan bahwa banyak sekolah yang kurang peduli

dengan kearsipan sehingga sekolah mengalami kendala-kendala dalam

mengambil kembali data-data yang dibutuhkan.

Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk membahas

dan menuangkan masalah ini dalam bentuk skripsi dengan judul

Manajemen Kearsipan Personil pendidikan di SMK Harapan Bangsa

Depok.

B. Identifikasi Masalah

Berdasarkan pada latar belakang yang telah dikemukakan di atas dapat

diidentifikasikan masalah sebagai berikut:

1.

Belum terkelola dengan baik arsip-arsip yang ada di sekolah.

2. Terbatasnya keterampilan yang dimiliki pegawai kearsipan dalam

mengelola arsip-arsip yang ada di sekolah.


9/70

5

3. Minimnya kontrol pimpinan terhadap keadaan arsip-arsip yang ada di

sekolah.

4. Kurangnya kebijakan yang menunjang pengelolaan arsip-arsip yang ada di

sekolah.

5. Terbatasnya sarana dan prasarana penunjang tata kelola arsip yang baik.

6. Minimnya perhatian khusus yang diberikan pimpinan dan pegawai

administrasi dalam menjaga arsip personil pendidikan di sekolah.

C. Pembatasan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah dan untuk membatasi kajian

pendidikan hanya pada pengelolaan kearsipan personil pendidikan. Adapun

yang dimaksud dengan pengelolaan kearsipan personil pendidikan adalah

pengelolaan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun,

dibuat,diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi /lembaga /

badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan kearsipan personil

pendidikan termasuk di dalamnya adalah guru.

D. Perumusan Masalah

Sesuai dengan pembatasan masalah di atas, penulis merumuskan

masalah sebagai berikut :

1. Bagaimanakah pelaksanaan manajemen kearsipan personil pendidikan di

SMK Harapan Bangsa Depok?

2.

Seberapa efektif manajemen kearsipan personil pendidikan dalam rangka

membantu proses pendidikan?

E. Kegunaan Hasil Penelitian

Adapun hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat secara

akademik dalam pengembangan ilmu manajemen kearsipan. Selain itu

penelitian diharapkan memberikan manfaat secara praktis bagi berbagai pihak,

terutama:


10/70

6

a. Penelitian ini diharapkan berguna bagi penulis dalam menambah wawasan,

pengalaman, dan pengetahuan tentang materi atau kajian yang dibahas.

b. Hasil penelitian ini diharapkan berguna bagi para kepala sekolah sebagai

masukan positif dalam menciptakan kondisi sekolah yang baik.

c. Penelitian ini diharapkan berguna bagi guru untuk memperbaiki

komunikasi yang baik antar sesama guru demi terciptanya hubungan kerja

yang baik dan harmonis.


11/70

BAB II

KAJIAN TEORI

A. ARSIP PERSONIL PENDIDIKAN

1.

Pengertian Arsip Personil Pendidikan

Menurut bahasa referensi, arsip atau recordsmerupakan informasi

yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan

dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka

pelaksanaan kegiatan. Secara etimologi arsip berasal dari bahasa asing,

orang Yunani mengatakan Archivum yang artinya tempat untuk

menyimpan.1

Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan

betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrab di indera

dengar kita disamping juga sudah cukup tua umur kemunculannya. Lebih

dari sekedar diskusi tentang istilah arsip, sebenarnya secara akademis kita

juga akan lebih jauh melihat eksistensi kearsipan sebagai ilmu

pengetahuan. Bila ilmu didefinisikan sebagai pengetahuan yang tersusun

dan pengetahuan adalah pengamatan yang disusun secara sistematis, maka

kearsipan tentu dapat dikategorikan sebagai ilmu pengetahuan. Semua itu

dikemukakan sebagai justifikasi terhadap eksistensi kearsipan. Lebih jauh

lagi kita dapat melacak kedudukan kearsipan dalam kerangka ilmu

informasi. Dalam ilmu informasi kita mengenal dokumentasi yang

1 Sularso, et.al,Dasar-dasar Kearsipan, (Yogyakarta, Liberty, 1985), Cet. Ke-1, h. 1

7


12/70

8

didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil (museum), dokumen

dalam wujud literair (perpustakaan), dan dokumen privat (kearsipan).

Yang dimaksud dengan kearsipan adalah tata cara pengurusan

penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan

mengingat tiga unsur yaitu penyimpanan, penempatan dan penemuan

kembali.2

George R. Terry dalam bukunya Office Management and

Control mengatakan kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam

tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah

ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila

diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.3Dalam

istilah kearsipan, arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan

tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi yang dapat berwujud

surat menyurat, data dan bahan-bahan yang dapat berbicara dan dapat

memberikan keterangan yang jelas dan tepat.

Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan

atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,

dan bernegara.4

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip tercipta dari

setiap kegiatan baik yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara, badan-

badan pemerintah, swasta maupun perorangan dalam pelaksanaan kegiatan

pemerintahan maupun kehidupan kebangsaan.

2Sularso, et.al,Dasar-dasar Kearsipan, h. 3


4Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.


13/70

9

Personil pendidikan dalam arti luas meliputi guru, pegawai, dan siswa. dimaksud

dengan personil pendidikan adalah golongan petugas yang membidangi kegiatan

edukatif dan yang membidangi kegiatan non edukatif (ketatausahaan ).5Personil

bidang edukatif adalah mereka yang bertanggung jawab dalam kegiatan belajar

mengajar, yaitu guru dan konselor dan konseling ( BK ), sedangkan yang

termasuk didalam kelompok personil bidang non edukatif adalah petugas tata

usaha dan penjaga atau pesuruh sekolah.

Tiap kelompok personil diperlukan pembagian tugas dan tanggung

jawab serta hubungan kerja yang jelas. Seorang pimpinan sekolah/kepala

sekolah dapat dibantu oleh seseorang atau beberapa orang wakil kepala

yang mengkoordinasikan urusan kurikulum/kegiatan belajar mengajar,

urusan kesiswaan, urusan sarana prasarana pendidikan, urusan hubungan

sekolah masyarakat, dan sebagainya.

2. Fungsi Arsip Personil Pendidikan

Dilihat dari segi fungsi arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip

dinamis dan arsip statis (Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan). Hal ini agak berbeda dengan

pengertian arsip dinamis di Amerika yang disebut sebagai records,

sedangkan arsip statis merupakan pengalihan arti dari archives. Arsip

dinamis adalah arsip yang dapat dipergunakan secara langsung di dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan

pemerintahan pada umunya atau dipergunakan secara langsung di dalam

penyelenggaraan administrasi negara. Sementara arsip statis tidak lagi

dipergunakan didalam fungsi-fungsi menajemen organisasi pencipta, tapi

dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.

Sementara itu menurut Sauki (1999 : 6) setidaknya ada 4 fungsi

arsip yaitu (1) sebagai memori kolektif instansi (corporate memory), (2)

sebagai penyedia data atau informasi bagi pengambilan keputusan

(decisions making), (3) sebagai bahan pendukung proses pengadilan

5

http://www.google.co.id/search?q=pengertian+personil+pendidikan&hl=id&ei=DBuWTP7bFYe3cPL9haQF&start=40&sa=N


14/70

10

(lagition support), dan (4) penyusutan berkas kerja (retention). Fungsi-

fungsi ini akan dapat dicapai apabila arsip dikelola dengan tepat antara

lain melalui Sistem Informasi Kearsipan.

Arsip dinamis berdasarkan pada kepentingan penggunaannya

dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif (active records) dan

inaktif (inactive records).Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara

langsung dan terus-menerus dibutuhkan dan dipergunakan di dalam

penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan

arsip yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi

sudah berkurang.

Menurut Betty R. Rikcs, suatu arsip dapat dipertimbangkan

menjadi arsip inaktif jika dipergunakan kurang dari 10 kali dalam satu

tahun. Frekwensi penggunaan ini sebenarnya bergantung pada kebutuhan

organisasi masing-masing. Setiap organisasi dapat memiliki tingkat

frekwensi penggunaan terhadap arsip berbeda-beda meskipun mungkin

jenis arsipnya sama. Dengan melihat fungsi dan kegunaannya, maka arsip

sebagai salah satu sumber informasi pada dasarnya harus dikelola di dalam

suatu sistem (manajemen), sehingga memberi kemungkinan untuk dapat

disajikan informasinya secara tepat kepada orang yang tepat pada waktu

yang tepat dengan biaya yang diusahakan serendah mungkin.

Berdasarkan fungsinya, arsip digolongkan menjadi dua yaitu arsip

dinamis dan arsip statis.6 Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih

diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang

digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara.

Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

Berdasarkan fungsinya dan juga untuk kepentingan tugas pekerjaan sehari-

hari arsip dinamis dibedakan atas :

6Zulkifli Amsyah,Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT. Gramedia, 1989), h 2


15/70

11

a. Arsip aktif adalah arsip yang masih sering dipergunakan bagi

kelangsungan pekerjaan dilingkungan satuan kerja pada suatu

organisasi.b. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus

menerus atau frekuensi kegunaannya oleh unit pengolahan sudah

jarang dan hanya dipergunakan sebagai frekuensi bagi satu

organisasi.7

Arsip yang tercipta secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni

arsip biasa dan arsip vital. Kalau arsip biasa adalah jika terjadi sesuatu

dengan arsip tersebut organisasi tidak akan terhenti kehidupannya.

Sementara itu, arsip vital yaitu arsip yang sangat dibutuhkan olehorganisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan

organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman

informasi yang dapat diterima.

Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital perlu dibuat suatu

program yang sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi,

prosedur penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya. Program

perlindungan arsip dinamis vital mengidentifikasi apa saja yang dicakup

oleh arsip dinamis vital, prosedur penyimpanan atau prosedur

penyimpanan duplikat arsip dinamis di tempat yang aman.8 Melalui

program ini dapat dibuat suatu metode yang sistematis dan lebih spesifik

yang disesuaikan dengan kondisi arsip dan kepentingan organisasi yang

bersangkutan.

Hilangnya arsip vital akan berakibat negatif bagi organisasi

misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam

organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip vital perlu mendapatkan

perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan

benar. Hal ini memberikan pengertian bahwa arsip vital harus dilindungi

dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan,

khususnya penataan dan perlindungan arsip vital.

7Sularso, et.al,Dasar-dasar Kearsipan, h. 89-90

8

Sulistyo Basuki, Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis, (Jakarta: Gramedia PustakaUtama, 2003), h. 229.


16/70

12

Lebih jauh lagi kita dapat melacak kedudukan kearsipan dalam

kerangka ilmu informasi. Dalam ilmu informasi kita mengenal

dokumentasi yang didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil

(museum), dokumen dalam wujud literair (perpustakaan), dan dokumen

privat (kearsipan).

Sekarang ini, informasi telah menjadi kebutuhan mutlak informasi

menjadi bagian yang sangat penting dalam fungsi manajemen di dalam

menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan

cepat. Menurut Schwart dan Hernon informasi saat sekarang merupakan

sumber ekonomi yang memiliki nilai dan biaya produksi (Value and a cost

of production) (1993:202). Nilai ekonomi dapat dilihat dari semakin

komersialnya informasi, sehingga mempunyai nilai signifikan dan

memberi peluang untuk dapat diperjualbelikan. Disamping itu proses

pengelolaan yang tepat, dan penemuan kembali informasi dengan cepat,

akurat dan lengkap memiliki nilai kuantitatif yang dapat diukur secara

ekonomi. Arsip (records) sebagai salah satu sumber informasi terekam

(recorded information) memiliki fungsi yang sangat penting untuk

menunjang proses kegiatan administrasi negara dan manajemen birokrasi.

Di samping itu arsip (archives) dapat pula dimanfaatkan oleh lembaga dan

instansi pemerintah serta masyarakat umum bagi pendidikan dan

penelitian. Sebagai endapan informasi kegiatan administrasi dan

menajemen, arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif

sejalan dengan semakin kompleksnya fungsi dan organisasi. Dampaknya

arsip semakin menumpuk secara tidak terkontrol. Arsip-arsip cenderung

diabaikan oleh pengelolaannya, karena dipandang tidak perlu disimpan di

dalam suatu sistem. Akibatnya, apabila organisasi membutuhkan informasi

arsip untuk kebutuhan pelaksanaan tugas ataupun untuk pengambilan

keputusan (decision making), jadi sulit atau memerlukan waktu yang

relatif lama untuk ditemukan kembali. Arsip sebagi salah satu sumber

informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan (management) yang

tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan produktifitas


17/70

13

bagi organisasi.

Apapun sebutan dan istilahnya, yang dimaksud dengan arsip

adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk

huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu

sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu,

formulir), kertas film, media komputer, dan lain-lain.9

Dari pengertian ini dapat ditarik beberapa pemahaman mendasar.

Pertama, arsip harus merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian, tetapi

bukti itu merupakan bukti dari lebih satu orang. Dengan kata lain, suatu

arsip harus berisi data yang mempunyai arti sosial. Kedua, arsip harus

disimpan di dalam bentuk yang nyata. Tiga media arsip secara umum

terdiri dari kertas (paper), film dan (magnetic media). Arsip berbasis

kertas merupakan data, gambar atau teks yang disimpan pada sesuatu yang

terkomposisi secara kimiawi tanpa melihat ukuran, warna atau berat

kertas. Arsip film merupakan data, gambar atau teks yang disimpan pada

film, termasuk pula bentuk khusus film, seperti microfilm.

Sementara arsip media magneticmerupakan data, gambar atau teks

yang disimpan dan ditemukan kembali melalui penulisan kode secara

magneticdan khusus berkaitan dengan komputer. Ketiga, arsip harus dapat

ditemukan kembali secara fisik maupun informasinya. Arsip dapat

dibedakan dengan non arsip (non record), karena non arsip merupakan

keseluruhan informasi dalam bentuk yang tidak nyata. Satu contoh dari

non arsip adalah percakapan biasa. Non arsip ini dalam kondisi lingkungan

tertentu dapat menjadi arsip. Dalam pengertian yang hampir sarna,

Milburn D. Smith ill, menyatakan bahwa arsip (record) merupakan

keseluruhan bentuk inforrnasi yang terekam. Media arsip (record)

merupakan keseluruhan bentuk informasi yang terekam. Media arsip

menurutnya dapat berupa kertas, film, microfilm, media magnetik atau

disk optik (1986:4). Pendapat ini sedikit berbeda dengan Lundgren dan

Lundgren, karena media optik telah dimasukkan sebagai sebagai salah satu

9Amsyah,Manajemen Kearsipan..., h. 3


18/70

14

media arsip. Smith ill membagi media arsip ke dalam beberapa kategori.

Pertama, arsip-arsip dengan media elektronik (electronic media)

yang meliputi disk magnetic, diskette, pita magnetic dan disk optik.

Umumnya media elektronik digunakan untuk menyimpan informasi arsip

dalam jenis dan jumlah yang besar.

Kedua, media mikrofotografik (microphotographic media) yang

meliputi mikrofilm atau microfiche dan komputer output microforms

(COM). Media ini digunakan untuk menyimpan informasi yang

membutuhkan akses cepat atau penyimpanan yang sangat lama.

Bentuk media yang ketiga adalah arsip-arsip dalam basis kertas.

Arsip ini umumnya berbentuk hard copy seperti memo-memo, surat,

kontrak-konrak dan berkas proyek. Keuntungan bentuk ini adalah dapat

menyediakan informasi untuk referensi jangka pendek dan sering kali

digunakan untuk arsip vital (vital record). Bentuk media terakhir adalah

media video dan suara atau biasa dikenal sebagai audio visual media.

Media ini digunakan untuk menyimpan arsip-arsip gambar bergerak dan

suara seperti kaset, audio kaset, dan video tape. Kecenderungan terakhir

mengarah kepada media digital seperti laser disk, video compact disk

(VCD) yang menyimpan arsip-arsip multidata, teks, gambar, grafik dan

suara.

Berdasarkan pada dua pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan

bahwa apapun jenis arsip harus memiliki tiga unsur yaitu, (1) arsip

merupakan informasi terekam, (2) memiliki bentuk media yang nyata

dalam arti dapat dilihat dan dibaca, diraba dan didengar dan yang terakhir

(3) arsip memiliki fungsi dan kegunaannya. Berkaitan dengan hal itu pula,

setidaknya ada beberapa fungsi arsip personil pendidikan, diantaranya

adalah untuk menjaga informasi-informasi yang berkaitan dengan personil

pendidkan suatu organisasi, menjadi keberlangsungan sebuah organisasi

itu sendiri dan memudahkan kerja dan kinerja elemen yang ada dalam

sebuah organisasi.


19/70

15

3. Jenis-jenis dan Media Penyimpanan Arsip

Arsip dinamis aktif yaitu arsip-arsip yang masih sering

dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan satuan kerja (unit

pengolah) pada suatu organisasi. Pada saat-saat tertentu arsip aktif

mengalami perubahan nilai dan artinya menurut fungsinya dalam

administrasi, sehingga arti dan nilainya dalam kehidupan administrasi

mulai berkurang, dalam arti bahwa arsip aktif sudah jarang dipergunakan

lagi. Pada tahap ini arsip dikatakan mencapai tahap inaktif/semi statis.

Sedangkan arsip dinamis inaktif yaitu arsip-arsip yang tidak

dipergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi kegunaannya oleh

unit pengolah sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi

suatu organisasi. Pada tahap inaktif arsip tersebut tidak lagi berada pada

satuan kerja/unit pengolah, akan tetapi penyimpanannya dipusatkan di

Pusat Penyimpanan Arsip.

Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, jenis-jenis Arsip

yaitu :

a.

Arsip menurut Subyek atau Isinya :

1) Arsip Kepegawaian, contoh : data riwayat hidup pegawai, surat

lamaran, rekaman dsb.

2) Arsip Keuangan, contoh : laporan keuangan, bukti pembayaran,

daftar gaji, SPMU dsb.

3) Arsip Pemasaran, contoh : surat penawaran, surat pesanan, daftar

harga dsb.

4)

Arsip Pendidikan, contoh : kurikulum, satuan pelajaran, rapor,

transkrip mahasiswa dsb.10

b. Arsip menurut Bentuk dan Wujud Fisik, dapat dibedakan menjadi :

a) Surat, contoh : naskah perjanjian/kontrak, surat keputusan dsb.

b) Pita rekaman, mikrofilm, disket dan CD.11

c.

Arsip menurut Nilai atau Kegunaannya, yaitu :

10Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan, (Yogyakarta: Kanisius, 1999), 10

11Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan, h. 10


20/70

16

1) Arsip bernilai Informasi, contoh : pengumuman, pemberitahuan,

undangan dsb.

2) Arsip bernilai Administrasi, contoh : ketentuan-ketentuan

organisasi, prosedur kerja dsb.

3) Arsip bernilai Hukum, contoh : akte pendirian perusahaan, akte

kelahiran, akte perkawinan dsb.

4)

Arsip bernilai Sejarah, contoh : laporan tahunan, notulen rapat,

gambar/foto peristiwa dsb.

5) Arsip bernilai Ilmiah, contoh : hasil penelitian

6) Arsip bernilai Keuangan, contoh : kuitansi, bon penjualan, laporan

keuangan dsb.

7) Arsip bernilai Pendidikan, contoh : kurikulum, satuan pelajaran,

program pengajaran dsb.12

d. Arsip menurut sifat kepentingannya :

1) Arsip nonesensial , contoh Surat Undangan dsb.

2) Arsip berguna/biasa, contoh surat permohonan cuti, surat pesanan

barang dsb.

3) Arsip Penting, contoh : surat keputusan, laporan keuangan dsb.

4) Arsip Vital, contoh : akte pendirian perusahaan, sertifikat

tanah/bangunan dsb.13

e. Arsip menurut Fungsinya :

1)Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara

langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

2)

Arsip Statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara

langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

f. Arsip menurut tempat/tingkat pengelolaannya, dibedakan menjadi :

1) Arsip Pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada

dipusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas

Pusat di Jakarta.




21/70

17

2) Arsip Unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi.

Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas Daerah di ibukota

Propinsi.14

g. Arsip menurut keasliannya dapat dibedakan :

1) Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin

ketik, cetakan printer, dengan tanda tangan dan legalisasi yang asli,

yang merupakan dokumen utama.

2) Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dst. yang dalam

proses pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi

ditujukan pada pihak lain selain penerima dokumen asli.

3) Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak

bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan

dokumen asli.

4) Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu

dokumen asli.15

h. Arsip menurut Kekuatan Hukum, dibedakan :

1)

Arsip Otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan

asli dengan tinta (bukan fotocopy atau film) sebagai tanda

keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat

dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

2) Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat

tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa foto copy, film,

mikrofilm, hasil print komputer dan lain sebagainya.

B. PENGELOLAAN ARSIP PERSONIL PENDIDIKAN

Kegiatan pengelolaan arsip personil pendidikan sangat diperlukan

untuk menunjang tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.

Personil pendidikan yang dimaksud meliputi guru, tenaga kependidikan,




22/70

18

kepala sekolah dan pegawai tata usaha. Pengelolaan arsip personil pendidikan

yang dimaksud meliputi:

1. Pentingnya Kearsipan yang Baik

Untuk membantu kelancaran dalam pengelolaan kearsipan,

terutama untuk mempermudah penemuan kembali suatu arsip, maka

diperlukan banyak hal diantaranya sistem dan tenaga pengelola arsip itu

sendiri. Sistem yang baik perlu didukung oleh manusia yang baik pula.16

Sistem penyimpanan arsip yang tepat sangat menentukan dalam

penemuan kembali arsip dari tempat penyimpanannya secara mudah dan

tepat. Fasilitas kearsipan yang baik juga dapat mendukung keberhasilan

pengelolaan suatu arsip. Fasilitas tersebut diantaranya adalah kertas, mesin

tik, komputer, mesin stensil, map, folder, lemari, filing cabinet dan

pencahayaan yang baik.

Di samping itu, yang tidak kalah pentingnya adalah petugas arsip

sendiri. Seseorang diberi tugas mengelola kearsipan harus memiliki

syarat-syarat tertentu agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik.

Syarat-syarat tersebut diantaranya adalah memiliki pengetahuan tentang

kearsipan, mengetahui seluk-beluk organisasi, terampil, tekun, sabar, teliti,

loyal, cerdas, serta dapat menyimpan rahasia.

Berdasarkan pendapat di atas, maka setiap petugas arsip hendaknya

memperhatikan sistem kearsipan yang ada di kantornya. Sistem kearsipan

tersebut hendaknya sesuai dengan ciri-ciri seperti yang tersebut di atas.

Apabila sistem kearsipan sesuai dengan ciri-ciri tersebut, maka tidak dapat

dipungkiri lagi bahwa pengelolaan kearsipan akan berjalan lancar.

2. Kegiatan Pengelolaan Kearsipan

Daur hidup suatu arsip menurut Patricia E. Wallace mencakup

proses penciptaan arsip (record creation), pendistribusian (records

distribution), penggunaan (records utilization), penyimpanan arsip aktif

16

Moeftie Wiriadihardja, Beberapa Masalah Kearsipan Di Indonesia, (Jakarta, BalaiPustaka, 1987), Cet. Ke-1, h. 46


23/70

19

(storage-active record), pemusnahan arsip (record disposal) dan

menyimpan arsip secara permanen (permanent storage). Sedangkan Betty

R. Ricks etat, membagi daur hidup arsip dalam beberapa fase yakni

penciptaan dan penerimaan (creation and receipt) pendistribusian

(distribution), penggunaan (use), pemeliharan (maintenance) dan

penyusutan (dispotition) arsip.

Dari beberapa konsep mengenai daur hidup arsip sesungguhnnya

dapat disederhanakan dalam tiga fase yaitu fase penciptaan arsip,

penggunaan dan pemeliharaan arsip, dan fase penyusutan arsip sebagai

masa istirahat arsip. Fase Penciptaan sebagai tahap awal arsip, baik pada

daur hidup arsip menurut Wallace maupun Ricks, akan menentukan

"perjalanan hidup" arsip selanjutnya. Pada fase inilah sesungguhnya cikal

bakal suatu informasi akan menjadi arsip atau tidak. Oleh karenanya

pengelolaan (manajemen) arsip dimulai pada fase penciptaan ini.

a. Fase Penciptaan

Masa penciptaan arsip merupakan awal dari lahirnya suatu

active record (arsip dinamis aktif). Menurut Suzan Z. Diamond, proses

penciptaan arsip mulai ketika perlu dituliskan diatas kertas, data

dimasukkan ke dalam komputer atau informasi ditangkap ke dalam

film. Arsip dinamis dapat berwujud berbagai media seperti kopi makas

(hard copy), media magnetis, mikrobentuk, atau cakram optik (optical

disc).17Betty R. Ricks et al, dalarn bukunya Information and Image

Management. : A. Records Sistem Approach menyatakan bahwa

arsip-arsip tercipta pada seluruh level organisasi mulai dari tingkat

clerk sampai tingkat pimpinan eksekutif (1992 : 10). Pada masa

penciptaan arsip ini menurut Robek, Brown and Maedke dilaksanakan

beberapa proses manajemen adalah manajemen desain formulir,

manajemen korespondensi dan manajemen pelaporan.

1).Manajemen dan Desain Formulir

17Basuki,Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis..., h. 229


24/70

20

Formulir bagi organisasi merupakan alat dasar bagi seluruh

pekerjaan yang administratif, dandapat digunakan untuktransaksi,

mentransmisi keterangan-keterangan, memberikan data untuk

pengawasan dan mengurangi kesalahan-kesalahan administratif.

Formulir dapat memberikan fasilitas terhadappengumpulan dan

pemindahan data dan informasi dengan cepat dalam bentuk yang

ringkas dan padat. Formulir merupakan alat penting untuk

menciptakan dokumen karena formulir menentukan informasiapa

yang akan dikumpulkan dan disimpan (Smith ill, 1986 : 1949).

Formulir-formulir dinas harus dirancang terlebih dahulu sesuai

dengan kebutuhan. Untuk itu suatu program manajemen formulir

sangat dibutuhkan. Manajemen formulir merupakan salah satu

fungsi menajemen arsip dinamis, yang dirancang untuk

memperoleh pengumpulan dan distribusi informasi secara efisien

(Rikcs,et al 1992 : 358). Menurut Smith III manajemen formulir

bertujuan untuk membuat desain, produksi dan distribusi formulir-

formulir untuk suatu kegiatan seefisien mungkin (1986 : 149).

Manajemen formulir merupakan fase penciptaan standarisasi dari

desain formulir, akan menentukan data dan infomasi apa saja yang

layak direkarn. Isi data dan informasi yang akan direkarn

sebaiknya juga akan menentukan kualitas kertas dan formulir.

Informasi yang dianggap penting bagi organisasi atau sangat vital

bagi keberlangsungan hidup organisasi akan menggunakan kualitas

kertas yang tinggi. Dengan demikian desain formulir merupakan

fase yang penting di dalam manajemen formulir.

2).Manajemen Korespondensi

Surat-surat yang berisi informasi kedinasan dalam bentuk

pernyataan tertulis yang dibuat oleh organisasi sebagai sarana

komunikasi pada dasarnya harus dikelola secara tepat agar dapat


25/70

21

meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi. Pengelolaan

terhadap surat bagi organisasi merupakan hal yang penting. Hal ini

berangkat pada efisiensi informasi yang akan direkam dalam surat

dinas, yang memberikan pengaruh terhadap masa simpan fisik dan

informasi surat. Sistem pengelolaan ini merupakan correspondence

management atau yang seringkali disebut sebagai tata persuratan.

Pada masa penciptaan, tata persuratan akan merancang dan

mengatur bentuk, sistematik dan susunan, ukuran, kualitas kertas.

Perancangan dan pengaturan sejak tahap awal keberlangsungan

hidup arsip, akan mempermudah penyimpanan maupun pemilihan

sarana simpannya dan membantu di dalam penemuan kembali.

3).Manajemen Pelaporan

Pelaporan merupakan proses kegiatan menginformasikan

fakta-fakta dan kejadian-kejadian secara actual dan tertulis didalam

rangka upaya pembinaan organisasi. Naskah laporan ini harus

didistribusikan dengan cepat dan tepat dan disimpan untuk bahan-

bahan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. Untuk

memperoleh laporan yang berkualitas, diperlukan suatu sistem

(manajemen) yang mengatur keseluruhan proses penyusunan

laporan. Manajemen pelaporan akan memberikan batas-batas

sistematik di dalam menyusun dan merancang suatu laporan, baik

yang menyangkut bahasa, materi dan format serta prosedur

pendistribusiannya. Laporan yang berkualitas pada umumnya harus

memiliki kriteria, antara lain:

a) Laporan harus mentransmisi keterangan-keterangan.

b) Laporan harus berisi fakta dan solusi dan bukan opini-opini.

c) Laporan harus memberikan penjelasan yang rinci (exposition).

Laporan harus bersifat objektif sehingga hal- hal yang

bersifat subjektif dan emosional harus dihindarkan.


26/70

22

b. Fase Penggunaan dan Pendistribusian Arsip

Pengurusan surat merupakan salah satu elemen dan fungsi arti

program manajemen kearsipan. Pengelolaan surat yang dilaksanakan

secara efisien merupakan hal yang penting di dalam mendistribusikan

informasi dari satu unit kerja ke unit kerja lain di dalam organisasi dan

distribusi informasi antar organisasi. Dengan melaksanakan

pengelolaan surat secara efektif akan mempercepat proses pelaksanaan

kerja.

Proses pengelolaan surat meliputi kegiatan-kegiatan

penerimaan, pengarahan/penilaian, pencatatan, pendistribusian,

pengendalian, pengolahan dan pengiriman surat dinas. Surat-surat yang

telah selesai diolah atau selesai tindak lanjutnya disimpan (storage)

pada tempat penyimpanan dengan suatu sistem tertentu.

1).Sistem Penyimpanan dan Pemberkasan

Surat-surat yang telah mendapat disposisi dapat dikatakan

telah menjadi arsip. Arsip dapat disimpan dengan penataan

terhadap arsip-arsip yang sudah memberkas (mengelompok).

Kegiatan penataan berkas ini merupakan kegiatan yang bersifat

mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk

tatanan yang sistematis dan logis agar dapat diketemukan kembali

dengan cepat, tepat, akurat dan lengkap. Di dalam skema,

pemberkasan, sistem penyimpanan dan penemuan kembali dapat

digambarkan sebagai berikut:

Sistem Pemberkasan Penyimpanan (storage) => Temu

Kembali (Fisik) => informasi. Di dalam menyimpan arsip yang

harus diperhatikan masalah asas pengorganisasian arsip. Arsip-

arsip dinamis (aktif) dapat disimpan dan dikelola secara sentralisasi

pada satu unit khusus di dalam organisasi yang biasa dikenal

sebagai central file. Secara organisatoris pusat arsip merupakan

bagian integral dari suatu organisasi, mengemban tugas

melaksanakan penyimpanan dan pemeliharaan arsip inaktif dalam


27/70

23

lingkungannya.18 Teknik pengurusan penyelenggaraan rekod

secara sentral sudah tentu amat menguntungkan bagi organisasi

yang masih sederhana atau organisasi kecil yang urusannya tidak

begitu rumit.19Dengan menerapkan asas sentralisasi maka sistem

penyimpanan yang digunakan akan menjadi standar. Seluruh arsip

akan dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan aturan dan

prosedur yang sama.

Untuk organisasi yang relatif besar, asas penyimpanan yang

tepat untuk diterapkan adalah desentralisasi. Dalam asas ini semua

unit pengolah/kerja diberikan otoritas untuk menyimpan dan

mengelola arsip aktifnya masing-masing. Asas ini dapat diterapkan

apabila organisasi mempunyai rentang tugas yang panjang, beban

kerja yang besar dan lokasinya berpencar dan berjauhan.

Disamping dua asas ini, organisasi juga dapat menerapkan asas

gabungan yang merupakan kombinasi asas sentralisasi dan

desentarlisasi. Prinsip asas ini adalah bahwa setiap unit pengolah

diberikan otoritas untuk melakukan penyimpanan dan pengelolaan

arsip dengan kontrol atau pengendalian sistem secara terpusat oleh

satu unit khusus di dalam organisasi.

Untuk melakukan penyimpanan arsip-arsip aktif ini ada

beberapa Classification sistem yang dapat diterapkan (Lundgren

and Lundgren, 1989 : 83). Beberapa pakar kearsipan menyebut

terminology sistem klasifikasi sebagai filing sistem (sistem

pemberkasan) dan filing methods (metode pemberkasan) (Lih :

Robek, 1987 : 157 dan Penn, 1989 : 122). Pemilihan sistem

pemberkasan yang akan digunakan sangat bergantung pada

kegunaan masing-masing arsip bagi pengguna dan jenis arsip itu

18 Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PustakaSinar, 1992), Cet. Ke-1, h. 87

19

E. Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing dalam Praktek PerkantoranModern, (Jakarta: Karya Utama, 1994), Cet. Ke-5, h. 12


28/70

24

sendiri. Sehingga dapat terjadi beberapa arsip yang berbeda

diberkaskan dengan sistem yang berbeda pula.

Di dalam menentukan sistem pemberkasan yang akan

diterapkan perlu dipertimbangkan beberapa hal diantaranya adalah

bentuk arsip, sifat serta bidang-bidang kegiatan organisasi dan

karakteristik organisasi bersangkutan. Perlu juga diperhatikan

bahwa sistem pemberkasan yang akan diterapkan harus

menggambarkan secara jelas bentuk berkas arsipnya, sehingga di

dalam penemuan kembalinya dapat dilakukan secara cepat dan

tepat. Beberapa sistem pemberkasan diantaranya adalah Numeric,

Alphabetcal dan Alphanumeric (Penn, 1989 : 123-124) atau

menurut Lundgren dan Lundgren membedakan atas Alphabetic

Classification, Numeric Classification dan Subject Clasification

(1989 :83-87).

2).Penemuan Kembali

Prosedur kearsipan yang baik dilakukan secara sentralisasi

ataupun secara desentralisasi bermaksud menyediakan pelayanan

informasi yang terkandung dalam rekod setepat-tepatnya dan

secepat cepatnya bila diperlukan.

Penataan berkas sebagai salah satu bagian dari kegiatan

kantor sudah tenti mempunyai sasaran tujuan yang hendak

dicapai. Kegiatan mengurus warkat merupakan mata rantai yang

penting dalam penyelenggaraan administrasi perkantoran pada

umumnya dan ketatausahaan pada khususnya. Administrasi dalam

arti sempit ialah tata usaha.20Pekerjaan tata usaha itu merupakan

pekerjaan kantor yang senantiasa dikerjakan dengan teliti dan

terus menerus.

Maksud suatu warkat disimpan adalah agar bila perlu

memperoleh informasi yang terkandung di dalam warkat itu dapat

20 E. Martono, Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, (Jakarta: Karya Utama,

1985), Cet. Ke-4, h. 21


29/70

25

diperoleh kembali bila diperlukan. Oleh karena itu inti dari filing

adalah penemuan kembali warkat dengan cepat dan tepat. 21

Sistem filing yang dipergunakan hendaknya menjamin

kemudahan pencarian kembali warkat yang tersimpan, apapun

sistem yang dipergunakan.

Masalah lain yang sering timbul dalam penyelenggaraan

tata kearsipan/tata berkas antara lain berupa:

a) Kesulitan memperoleh kembali warkat karena hilang

b) Kesulitan menemukan arkat baru didapat setelah

membongkari tumpukan berkasc) Setiap kali warkat senantiasa bertambah volumenya

d)

Kesulitan memperoleh tempat penyimpanan yang

layak dan memenuhi syarat

e) Kekurangan pegawai yang cukup terlatih di bidang

tata berkas.22

Untuk mengatasi dan memecahkan masalah di bidang tata

berkas, sebenarnya disinilah letak pengertian filing sesungguhnya.

c.

Fase Pemeliharaan

Agar arsip dapat terkelola dan tertata dengan rapi serta apik,

maka sangat diperlukan tenaga pengelola yang profesional dengan

didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai dan lengkap, untuk

melahirkan sumber daya aparatur yang terampil di bidang kearsipan.

Kemudian pembenahan adiministrasi kearsipan, hendaknya senantiasa

sejalan dengan tujuan pelaksanaan tata kearsipan, baik sebagai sumber

infomasi, pusat ingatan, alat pengendali dan sarana pengungkapan

sejarah, sarana penelitian maupun sebagai sarana evaluasi dalam

penyelenggaraan pemerintahan. Selanjutnya, untuk mendorong

terciptanya sikap aparat kearsipan sesuai tuntutan zaman dan

kebutuhan, antara lain perlu diperhatikan pengembangan karir yang

bersangkutan.

21Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing,h. 74

22Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing,h. 75


30/70

26

d. Fase Penyusutan

Tidak selamanya arsip-arsip harus disimpan di dalam tempat

penyimpanan. Kalau semua arsip harus disimpan terus, dapat

dibayangkan bahwa kantor-kantor akan dipenuhi oleh arsip.

Penyusutan adalah termasuk kegiatan yang harus dilakukan dalam

pengelolaan kearsipan. Dalam pasal 2 Peraturan Pemerintah N0. 34

tahun 1979 disebutkan, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan

arsip dengan cara:

1) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolahan ke unit

kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau

badan pemerintah masing-masing.

2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan

yang berlaku.

3) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip

Nasional.23

Untuk keperluan itu hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai

berikut di bawah ini:

1) Angka pemakaian

2)

Jadwal retensi arsip

3) Nilai kegunaan arsip

4) Pemindahan arsip

5) Pemusnahan arsip24

Dari kelima hal tersebut di atas, tiga di muka merupakan

rambu-rambu penyusutan arsip. Jadi dalam menentukan penyusutan

arsip dapat berkonsultasi dengan angka pemakaian, jadwal retensi

arsip dan nilai kegunaan arsip.

Arsip akan lahir dengan sendirinya bila aktivitas-aktivitas

dalam pelaksanaan fungsi instansi berjalan. Arsip tidak pernah

diciptakan secara khusus tetapi ia merupakan hasil samping (by




31/70

27

product) dari kegiatan organisasi atau instansi. Di sini terlihat

kaitan erat antara arsip dengan creating agency(instansi penciptanya)

sebagai bukti dokumenter mengenai penyelesaian berbagai

persoalan, bukti-bukti transaksi maupun perencanaan ke depan dari

instansi yang bersangkutan.

Untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional

instansi, sebagaimana tujuan diselenggarakannya manajemen arsip

dinamis (records management), arsip harus disusutkan. Manfaat

penyusutan yang konsisten dan prosedural dapat menghemat ruang

penyimpanan, peralatan kearsipan, tenaga, waktu dan akhirnya akan

tercapai penghematan biaya operasional. Arsip yang frekuensi

penggunaannya sudah sangat rendah yang digunakan kurang dari

enam kali dalam satu tahun (standar International Council on

Archives), harus disimpan di tempat yang nilai ekonominya lebih

rendah, yaitu Unit Kearsipan (Records Centre) sebagai arsip inaktif.

Persoalannya adalah bahwa di Indonesia belum ditemukan

tradisi menghitung frekuensi penggunaan berkas. Sering

diperdebatkan pengertian frekuensi penggunaan sangat menurun ini,

antara pihak Unit Pengolah dengan pihak petugas arsip/arsiparis.

Dalam situasi seperti tersebut ada kecenderungan anggapan di Unit

Pengolah, bahwa arsip yang masih sesekali digunakan dianggap masih

aktif dan hanya arsip yang sudah tidak digunakan saja yang disebut in

aktif. Akibat langsung dan kecenderungan ini ialah bahwa Unit

Kearsipan diidentikkan dengan tempat penyimpanan sampah, atau

bahkan petugas arsip pada Unit Kearsipan cenderung dianggap tidak

ada sama saja.

Untuk mengatasi hal tersebut, maka Jadwal Retensi Arsip

(JRA) sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah No. 34 tahun

1979, merupakan kompetensi pimpinan instansi. Jadwal retensi adalah

suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok


32/70

28

arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.25 Penyusunan JRA, dengan

sendirinya tidak lepas dari tindakan untuk menilai suatu arsip, baik

atas dasar jenisnya, fisiknya maupun informasinya. Dari penilaian-

penilaian yang dapat dilakukan itu, penilaian yang paling esensial

ialah penilaian atas dasar informasi yang terkandung di dalam arsip.

Dengan adanya informasi yang terkandung dalam arsip itu, maka

dapat ditentukan nilai kegunaannya.

Penilaian mengandung pengertian tindakan analisis seri berkas

berdasarkan nilai gunanya. Penilaian dilakukan dalam rangka

penetapan jangka simpan (retensi), serta menentukan simpan

permanen dan musnah. Penilaian arsip adalah dasar dari penyusutan

arsip. Tidak ada standar yang pasti untuk menilai arsip, dan tata cara

penentuan nilai tidak dapat dilakukan secara mekanis. Syarat-syarat

yang perlu diperhatikan dalam rangka menilai arsip adalah:

1) Penilaian dilakukan dengan memperhatikan hubungan

antara seri berkas dengan yang lainnya.

2) Penilaian diselenggarakan atas dasar pengetahuan

bersangkutan.

3)

Penilaian harus memperhatikan arti dari sumber arsip yang

menciptakan dan memperhatikan kedudukan masing-

masing unit organisasi dan struktur pemerintahan, sifat

kegiatannya.

4) Penilaian harus memperhatikan faktor biaya untuk

pemeliharaannya.26

Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan pedoman kerja

petugas arsip/arsiparis dalam penyusutan arsip yang secara minimal

harus mencakup jenis arsip, jangka simpan, dan keterangan nasib

akhirnya. Ini berbeda dengan tradisi barat yang melihat JRA (Records

Retention Schedule) sebagai inisiatif petugas arsip (records clerk,

records management, archivist) dan merupakan rangkaian kegiatan


26

Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis; Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip,(Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), Cet. Ke-1, h. 47


33/70

29

pemilahan arsip untuk dirundingkan retensinya dengan pimpinan Unit

Pengolah dan Pimpinan instansi yang bersangkutan.

Setiap upaya penyusutan arsip harus dilaksanakan sesuai

dengan ketentuan hukum yang berlaku di negara Republik Indonesia.

Dan aspek hukum terdapat tiga hal yang harus dipertimbangkan:

Pertama, Ketentuan yang mengatur bidang kearsipan. Dalam hal ini

dapat disebutkan antara lain: Undang-undang No. 7 tahm 1971,

Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 dan Surat Edaran Kepala

Arsip Nasional RI No. 01/SE/1981 dan No. 02/SE/1983. Meskipun

demikian dokumen untuk pengertian arsip perusahaan, juga perlu

diperhatikan Undang-undang No. 8 tahun 1997. Kedua, Ketentuan

yang mengatur bidang operasionaI instansi pencipta arsip (creating

agency) setiap naskah dinas (official paper) sebagai unsur pokok

arsip, pada prinsipnya adalah konfidensial. Artinya harus mengikuti

ketentuan hukum yang mengatur keberadaan dan cara kerja instansi

pencipta. Beberapa produk hukum tertentu yang menyangkut

ketentuan bagaimana suatu naskah dinas itu harus dikelola. Ketiga,

Ketentuan hukum yang mengatur ketentuan-ketentuan lain, namun

mengingat cara instansi/perusahaan memperlakukan arsipnya (statute

of limitation). Dalam hal ini dapat disebutkan antara lain Kitab

Undang-Undang Hukum Dagang (KUHD), Hukum Pidana, Hukum

Perdata, ISO 9000, dan kontrak-kontrak kerja (business) yang

menyangkut hal-hal khusus. Pengertian khusus dihubungkan dengan

teknologi tinggi, operasi intelijen, dan lain-lain.

Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah No. 34 tahun

1979, pasal 4, bahwa setiap Lembaga Negara dan Badan-Badan

Pemerintah wajib memliki JRA yang berupa daftar berisi sekurang-

kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai

dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan


34/70

30

arsip.27 Maka dapat diartikan bahwa penyusutan arsip harus di

lakukan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. Artinya

penyusutan arsip bukanlah hanya sesuatu masalah yang mendesak,

melainkan sebuah kewajiban konstitusional yang harus dilaksanakan

dengan tanggung jawab hukum yang jelas. Harus ada prosedur standar

operasional dalam pelaksanaannya sehingga setiap ketentuan dapat

diukur dan dituntut pertanggung jawabannya.

Manajemen arsip pada prinsipnya adalah manajemen naskah

dinas (official papers) dan bentuk konfidensial. Artinya informasi di

dalamnya hanya boleh diketahui atau dilihat oleh orang yang

memerlukan dan berhak. Karena itu harus ada ketentuan hukum yang

mengatur keterbukaan informasi (access), sehingga keberadaan JRA,

pada dasarnya hanya merupakan pedoman kerja bagi para petugas

arsip/arsiparis yang secara fungsional menjadi bagian dari struktur

organisasi pencipta arsipnya.

Dalam aspek keilmuan, JRA memiliki dua tujuan, yaitu

sebagai sub sistem dari manajemen peningkatan efisiensi operasional

instansi dan perlindungan terhadap informasi pertanggungjawaban

nasional serta upaya pelestarian nilai budaya bangsa. Adanya JRA,

maka petugas arsip/arsiparis di instansi yang bersangkutan dapat

secara langsung melakukan penyusutan arsip secara sistematis

berdasarkan pedoman yang sah. Dengan demikian peningkatan

kecepatan akumulasi arsip dapat diimbangi dengan kelancaran

penyusutan, sehingga hanya arsip yang masih benilai guna sajalah

yang disimpan. Hal ini akan bermuara untuk penemuan arsip

(retrieval). Hal penting dari manajemen arsip yang baik adalah bahwa

unit kearsipan menjadi bagian fungsional manajemen instansi dalam

rangka meningkatkan efisiensi operasional.

Penyusutan arsip, dalam perspektif ilmu pengetahuan adalah

fungsi pelestarian arsip yang bernilai guna sekunder bagi kehidupan

27Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip.


35/70

31

kebangsaan. Dengan adanya pedoman penyusutan arsip sejak awal

telah dapat dipantau dan dilakukan langkah penyelamatan bukti

pertanggung jawaban nasional dan bukti prestasi intelektual berupa

nilai budaya bangsa yang terekam dalam bentuk arsip. Bukti

pertanggung jawaban dan prestasi budaya tersebut bukan saja

bermanfaat bagi kepentingan penelitian sosial, budaya dan sejarah

dalam rangka pembentukan kesadaran jati diri bangsa, melainkan

yang terpenting justru memberikan dukungan data atau informasi

dalam perumusan kebijaksanaan nasional.

Penentuan jangka simpan arsip, sebagai bagian terpenting

dalam penyusutan arsip, pada prinsipnya harus mempertimbangkan

dua nilai guna arsip dan pertanggungjawaban hukum dalam

penyelenggaraan kehidupan kenegaraan dari aspek nilai guna, sesuai

dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nomor 02/SE/1983, dapat

dibedakan antara. nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Dan

aspek hukum pada prinsipnya harus mempertimbangkan beberapa hal:

Pertama, Ketentuan hukum yang mengatur bidang kearsipan; Kedua,

ketentuan hukum yang mengatur bidang operasional instansi yang

bersangkutan.

Nilai guna primer pada prinsipnya adalah nilai yang melekat

pada kepentingan operasional instansi yang bersangkutan. Dalam hal

ini dapat dibedakan dalam lima nilai guna yaitu:

1)

Administrasi

2)

Hukum

3) Fiskal.

4) Ilmiah&Teknologi

5) Nilai perorangan.28

Di samping nilai guna primer, sebagian kecil arsip memiliki

nilai guna sekunder yaitu kegunaan arsip di luar kepentingan

organisasi yaitu untuk kepentingan penelitian di dalam kaitannya

28Martono, Sistem Kearsipan Praktis; Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip, h. 48-50


36/70

32

dengan berbagai ilmu pengetahuan serta kepentingan masyarakat luas

lainnya. Termasuk dalam nilai guna sekunder, adalah nilai guna

informasional dan nilai-nilai guna kebuktian.29 Arsip bernilai guna

informasional pada prinsipnya adalah semua hal yang mengenai

peristiwa/fenomena orang/organisasi/tempat yang menjadi bagian

langsung dari arus peristiwa nasional dan/tokoh nasional. Arsip

bernilai guna evidential, merupakan arsip bukti keberadaan sejarah

lembaga, pencipta (creating agency) arsip yang bersangkutan atau

keberadaan sesuatu fenomena sejarah, termasuk pula arsip semua

produk hukum yang bersifat mengatur dari instansi yang

bersangkutan dan bukti prestasi budaya/intelektual yang bersifat

original.

Semua arsip yang bernilai guna sekunder, tersebut dalam

prinsipnya adalah arsip bernilai guna permanen, artinya harus

dilestarikan keberadaannya. Untuk arsip, bernilai guna permanen,

dapat disimpan secara terus menerus di lembaga pencipta (creating

agency) dan apabila. sudah tidak diperlukan lagi wajib diserahkan

kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai arsip statis.

Persoalan kapan arsip tersebut disusutkan, harus ditetapkan

dalam pedoman jangka simpan arsip yang secara umum disebut

Jadwal Retensi Arsip (JRA). Prosedur dan teknik Penentuan jangka

simpan arsip menjadi wilayah kerja Pak Burhan

Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 34

Tahun 1979, sebuah JRA setidak-tidaknya harus berisi informasi

tentang tiga hal, yaitu jenis arsip, jangka simpan dan keterangan.

Berdasarkan ketentuan tersebut untuk penentuan model JRA terbuka

luas, sesuai kebutuhan instansi masing-masing. Artinya dapat

dilakukan perubahan lebih rinci, misalnya menyangkut jangka, simpan

aktif, inaktif, dan lain-lain. Berdasarkan pengalaman teoritis dan

praktek, sebuah JRA sangat tepat bila disusun dalam format yang

29Martono, Sistem Kearsipan Praktis; Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip, h. 50


37/70

33

jelas. Jenis arsip merupakan susunan arsip dan sebuah seri keglatan

(Records Series). Sementara jangka simpan dibedakan antara, arsip

aktif dengan inaktif. Pada kolom ditempatkan disposisi mengenai

nasib akhir bagi setiap seri arsip.

JRA pada prinsipnya adalah produk hukum untuk menjamin

bahwa penyusutan arsip dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum

yang berlaku. Keberadaan JRA sesuai dengan Ketentuan PP Nomor

34/1979 merupakan keharusan bagi setiap instansi

Pemerintah/Perusahaan Negara. Kehadiran UU Nomor 8/1997 tidak

merubah esensi penyusutan arsip, dan bahkan menjadikan penyusatan

sebagai komitmen nasional karena setiap perusahaan wajib

menyerahkan arsip statis yang bernilai pertanggungjawaban nasional

ke Badan Arsip. Dengan demikian, diperlukan kerjasama yang baik

dengan Badan Arsip agar penyusutan arsip secara sistematis dapat

dilaksanakan dengan baik oleh setiap instansi/perusahaan.

Oleh karena itu, JRA adalah sebuah produk hukum, sebuah

keputusan pucuk pimpinan instansi (Menteri, Kepala LPND, Direksi

Perusahaan), untuk menjamin bahwa penyusutan arsip di instansinya

telah dilakukan sesuai dengan kebutuhan hukum yang berlaku.

Dengan demikian juga merupakan jaminan akuntabilitas kegiatan

instansi/perusahaan dan sekaligus perlindungan hukurn bagi petugas

arsip/Arsiparis yang melakukan penyusutan arsip di masing-masing

instansi/perusahaan.

Sedangkan muara akhir dari Jadwal Retensi Arsip ada dua:

yakni memusnahkan atau menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional

Republik Indonesia. Berdasarkan pertimbangan tersebut, maka

diperlukan kesepakatan ANRI dengan perancang JRA, mengingat tiga

hal

1)

Aspek Efisiensi: Dengan adanya JRA yang telah disetujui ANRI,

berarti sesuatu instansi dapat melakukan penyusutan arsipnya

sendiri sesuai ketentuan JRA;


38/70

34

2) Aspek Akuntabilitas: Dengan bekerjasama dengan ANRI

memungkinkan setiap instansi melestarikan arsip statis yang

dianggap mewakili akuntabilitas perannya secara nasional;

3) Aspek Budaya: Dengan adanya peran ANRI dalam perumusan

JRA, berarti setiap instansi dapat menyelamatkan arsip bukti

pertanggungiawaban nasional dan bukti keberadaan/sejarah

instansinya secara otomatis sejak arsip masih aktif

Secara hukum proses penentuan JRA diatur dalam PP Nomor

34/1979. Secara umum, dapat dikatakan sebagai berikut :

1) Perumusan rancangan JRA sesuatu instansi/perusahaan disusun

oleh suatu tim yang dibentuk oleh pimpinan instansi/perusahaan;

2) Arsip Nasional Republik Indonesia dapat ditempatkan sebagai nara

sumber perumusan JRA instansi/Perusahaan;

3) Rancangan JRA harus diajukan kepada Kepala Arsip Nasional

Republik Indonesia untuk memperoleh persetujuan. Dalam hal

mengenai arsip Keuangan perlu dipertimbangan pendapatnya

Ketua BPK, dan Ketua BAKN untuk arsip Kepegawaian, serta

Menteri Dalam Negeri untuk Arsip Pemerintahan Daerah;

4) Pimpinan instansi/Direksi Perusahaan menetapkan Keputusan

berlakunya JRA dilingkungan instansinya setelah memperoleh

persetujuan Kepala ANRI.30

JRA pada prinsipnya tidak berlaku surut artinya hanya untuk

arsip yang tercipta sejak terbit surat Keputusan berlakunya JRA.

Sementara itu, sebagai lembaga yang tumbuh berkelanjutan setiap

instansi akan memiliki arsip yang tercipta sejak sebelum berlakunya

JRA. Baik arsip yang tercipta sebelum berlaku JRA maupun setelah

berlaku JRA yang semuanya perlu disusutkan. Berdasarkan kenyataan

tersebut, maka dapat dinyatakan: Pertama, Arsip yang tercipta setelah

bertaku JRA disusutkan berdasarkan JRA instansi yang bersangkutan;

Kedua, Arsip yang tercipta sebelum berlaku JRA disusutkan sesuai

30Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip.


39/70

35

dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nornor Ol/SE/1981; Ketiga, JRA

yang ada dapat digunakan sebagai acuan dalam penyusutan dan

penyusunan Daftar Pertelaan Arsip yang akan disusutkan/dimus-

nahkan; Keempat, Penyusutan arsip berdasarkan JRA dapat dilakukan

secara sistematis oleh instansi masing-masing, kecuali arsip tersebut

dinyatakan dinilai kembali atau berjangka simpan 10 tahun/lebih;

Kelima, Pemusnahan arsip sebelum terbit JRA dapat dilakukan hanya

setelah memperoleh persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia, setelah mendengar pertimbangan pimpinan instansi yang

berkepentingan.

Dewasa ini belum banyak yang mengenal adanya penyusutan

arsip dinamis. Kondisi ini terjadi karena belum memasyarakatnya

masalah kearsipan di negara kita, dan juga ilmu kearsipan di Indonesia

belum begitu berkembang. Dampak yang ditimbulkan adalah sangat

luas terutama bagi perkembangan Ilmu Kearsipan itu sendiri dan juga

bagi pemasyarakatan masalah kearsipan. Sehingga timbul masalah

penyusutan arsip dinamis, seperti:

1) Kurang adanya kesadaran untuk menyerahkan arsip kepada ANRI

2) Perlakuan yang sama antara arsip penting dengan tidak penting

3) Sistem yang dipilih tidak tepat

4) Kemampuan SDM yang kurang

Dalam penyusutan arsip dinamis harus selalu berpedoman

kepada:

1)

UU No 7/1971, tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan2) PP No 34/1979, tentang Penyusutan Arsip (Dinamis)

SE Ka ANRI No. SE/01/1981, tentang penanganan arsip inaktif

sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan PP tentang penyusutan

arsip dinamis. (bagi instansi yang belum memiliki JRA)

3) SE Ka ANRI No. SE/02/1983, tentang pedoman umum untuk

menentukan nilai guna arsip

Dengan demikian inti dari penyusutan arsip adalah upaya

pengurangan arsip yang tercipta baik dengan cara pemindahan,

pemusnahan, maupun penyerahan. Dari pengertian penyusutan arsip


40/70

36

tersebut di atas ada beberapa hal yang perlu ditelaah den dijelaskan

lebih lanjut baik menyangkut komponen serta persyaratan yang perlu

dipenuhi.

1. Memindahkan arsip

Memindahkan arsip dari unit pengolah ke pusat arsip adalah

dengan cara menyiangi (weeding) arsip yang telah habis jangka

waktu penyimpanannya dan sudah tidak dipergunakan lagi.31

Tujuannya agar arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya

masih tinggi atau sering digunakan dalam rangka pelaksanaan

pekerjaan (dinamis aktif) mudah ditemukan kembali bila

diperlukan. Dan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah

menurun (arsip dinamis inaktif), mungkin hanya satu kali

digunakan, dapat diselamatkan dengan mudah, dengan cara

memindahkannya ke pusat arsip sehingga dapat didayagunakan

sebagai referensi atau berbagai kepentingan. Sasaran lain hendak

dituju adalah kedua jenis arsip tersebut tidak bercampur baur

menjadi satu sehingga dapat menyulitkan temu kembali arsipnya.

Pengertian yang kedua adalah bila beban tugas suatu

instansi itu luas atau besar maka arsip aktifnya dapat disimpan di

unit pengolah masing-masing. Tetapi bila lingkup kerjanya sempit

dan arsip yang dihasilkan juga sedikit maka disarankan untuk

memusatkan penyimpanan arsip aktifnya. Kedua cara tersebut bila

arsipnya telah mencapai masa inaktif arsip dipindahkan ke pusat

arsip sebagai pusat penyimpanan arsip inaktif. Tetapi bila suatu

organisasi yang rentang tugasnya kecil dan volume arsipnya

sedikit, arsip aktif dan inaktif dapat disimpan secara terpusat pada

suatu unit yang ditugaskan untuk mengelolanya. Pengertian

pemindahan arsip aktif ke inaktif dapat dilakukan dari filing

cabinetsatu kefiling cabinetkedua. Filing cabinet satu berisi arsip

aktif dan filing cabinet kedua berisi arsip inaktif. Meskipun



41/70

37

pemindahan tersebut dilakukan dalam ruang yang sama asalkan

beda tempat penyimpanannya dapat disebut sebagi penyusutan

arsip. (arsip inaktif dapat juga disimpan di rak arsip).

Hal lain yang perlu dijelaskan dalam definisi penyusutan

sebagaimana tertuang dalam PP 34 tersebut memperlihatkan

adanya konsepsi pusat arsip. Pusat arsip (dinamis) adalah tempat

penyimpanan arsip inaktif, atau sering disebut record centre.32

Manfaat adanya pusat arsip dinamis di samping memperoleh

efisiensi dan penghematan, juga dalam rangka pendayagunaan arsip

inaktif. Arsip inaktif dapat dimanfaatkan secara maksimal sebagai

referensi atau sumber informasi organisasi. Fungsi dari pusat arsip

dinamis adalah untuk menghindarkan terjadinya penumpukan arsip

inaktif di unit kerja. Dengan demikian mengurangi beban bagi unit

kerja juga memudahkan perawatannya. Adanya pusat arsip dinamis

dapat memberikan kepastian terhadap arsip-arsip yang bernilai

guna permanen. Dan yang lebih penting lagi adalah terjadinya

efisiensi baik penggunaan ruanganm, peralatan, tenaga, dan waktu.

2. Memusnahkan arsip

Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip

dari tempat penyimpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan

menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sudah berakhir

fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi.33

Penghancuran arsip harus dilakukan secara total, sehingga

hilang sama sekali identitas arsip yang bersangkutan. Pelaksanaan

pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara:

a) Pembakaran arsip

b) Penghancuran arsip dengan bahan kimia (misalnya dengan

soda api)

32Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, h. 87



42/70

38

c) Pencacahan arsip dengan mesin pencacah arsip.34

Arsip-arsip yang sudah habis masa berlakunya dan telah

diputuskan untuk dimusnahkan, tidak dibenarkan dimanfaatkan

dengan cara digunakan sebagai sampul surat apalagi dijual nantinya

digunakan sebagai alat pembungkus. Pemanfaatan arsip yang sudah

tidak digunakan lagi hanya dibenarkan apabila sudah berujud

kawul, yaitu sudah dicacah dengan mesin pencacah arsip.

Dalam melakukan pemusnahan arsip perlu memperhatikan

ketentuan-ketentuan yang berlaku, yaitu:

a) Perlu membuat daftar pertelaan untuk arsip-arsip yang akan

dimusnahkan.

b) Harus dibuatkan berita acara pemusnahan

c)

Harus disaksikan oleh dua orang pejabat yang berwenang.35

Apabila diadakan penyusutan, maka terjadi pemidahan

arsip, tetapi arsip tidak akan menjadi susut kalau tidak

dimusnahkan arsip-arsip yang tidak berfungsi dan tidak berguna

lagi.

3. Menyerahkan arsip ke ANRI

Selanjutnya dalam hal penyusutan untuk penyerahan arsip

ke ANRI, prosedur pelaksanaannya sbb:

a) Penyerahan arsip ke ANRI dilakukan untuk arsip yang

memiliki nilai guna sebagai bahan pertanggungjawaban

nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk

penyelenggaraan administrasi sehari-hari dan juga setelahmelampaui jangka waktu penyimpanannya.

b)

Bagi arsip-arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga negara

atau badan-badan pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan

ke ANRI . Sedangkan bagi yang ada di tingkat daerah harus

diserahkan ke Arsip Nasional Wilayah.36


35Sularso, et.al,Dasar-dasar Kearsipan, h. 61-62

36http://arsiparis.blogspot.com/2008/03/penyusutan-arsip.html


43/70

39

Inti dari kegiatan-kegiatan tata usaha, yaitu:

1. Pencarian data

2.

Pencatatan data

3. Pengolahan data

4. Penggandaan data

5.

Pengiriman data

6. Penyimpanan data

7. Pemusnahan data.37

Sedangkan tata usaha menurut Pedoman Pelayanan Tata

Usaha sebagai berikut: Tata usaha ialah segenap kegiatan

pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun(menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan

menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh

organisasi. Tata usaha merupakan salah satu unsur administratif.

Selanjutnya kantor di mana tata usaha dilaksanakan kini tidak lagi

dipandang sebagai tempat kerja tambahan saja dalam sesuatu badan

usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tidak terpisahkan

dalam setiap organisasi yang ingin mencapai suatu tujuan. Jadi,

pada pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apa pun dan dalam

sesuatu organisasi manapun tentu dilaksanakan tata usaha.

Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok

peranan sebagai berikut:

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif

untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.

2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan

organisasi itu unuk membuat keputusan atau melakukan

tindakan yang tepat.

3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi

sebagai suatu keseluruhan.

Mengenai peranan pokok yang pertama dari tata usaha ini

Litlifield dan Peterson menegaskan sebagai berikut: pekerjaan

37Martono,Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, h. 23


44/70

40

kantor sama sekali tidak dapat dibandingkan dengan fungsi-fungsi

produksi, penjualan, keuangan, teknik, pembelian, kepegawaian

atau fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam sesuatu organisasi

tertentu. Sebaliknya ini adalah suatu proses atau sekelompok proses

yang dipergunakan guna melaksanakan salah satu dari fungsi-

fungsi tersebut. Sumbanganya yang khas ialah menyediakan

keterangan yang diperlukan dalam melakukan salah satu fungsi itu.

Selanjutnya tata usaha membantu pihak pimpinan sesuatu

organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan

yang tepat. Pencatatan keterangan-keterangan itu selain untuk

keperluan informasi juga bertalian dengan fungsi

pertanggungjawaban dan fungsi kontrol.


45/70

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

A. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimanakah

pelaksanaan manajemen kearsipan personil pendidikan dan untuk mengetahui

seberapa efektif manajemen kearsipan personil pendidikan dalam rangka

proses menunjang pendidikan.

B. Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan di SMK Harapan Bangsa Depok, tepatnya di

Jl. Akses UI No. 89 Depok. Adapun waktu yang digunakan dalam penelitian

ini adalah selama satu bulan dimulai sejak tanggal 26 Maret s/d 30 April 2010.

C. Sumber Data

Salah satu pertimbangan dalam memilih masalah penelitian adalah

ketersediaan sumber data. Betapapun menariknya sebuah masalah penelitian

apabila sumber datanya tidak tersedia dan sulit dijangkau, niscaya tidak dapat

diteliti. Nara sumber sebagai sumber data adalah kepala Tata Usaha dan kepalasekolah SMK Harapan Bangsa Depok. Menurut Arikunto, sumber data dalam

penelitian adalah subjek dari mana data dapat diperoleh. Dalam penelitian ini

yang dijadikan sumber data adalah:

a. Data Primer, yakni data yang diperoleh langsung dari responden

b. Data Sekunder, yakni data yang diperoleh dari catatan-catatan atau

dokumen yang berkaitan dengan penelitian dari instansi yang terkait.

41


46/70

42

D. Metodologi Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif yaitu

penelitian yang menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari fenomena

objek yang diteliti.

E. Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan dengan cara penelitian lapangan, yaitu

terjun langsung dilokasi penelitian untuk mendapatkan data yang diperlukan.

Teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam penelitian

ini adalah wawancara, dokumen, observasi. wawancara yaitu suatu dialog

yang dilakukan oleh penulis untuk memperoleh informasi dari responden

untuk mengetahui hal-hal yang berhubungan dengan manajemen kearsipan

personil pendidikan di SMK Harapan Bangsa Depok.

Tabel 1

Pedoman Wawancara dengan Kepala Tata Usaha

No Indikator No Item1. Pelaksanan manajemen kearsipan pegawai

a. Pencatatan dan pendistribusian suratb. Penyimpanan arsipc. Penemuan kembali arsipd. Pemeliharaan arsip

e. Penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip

1, 2

3, 4

5

6

7, 8, 9

2. Faktor-faktor kearsipan yang baik

a. Pegawai kearsipan yang cakapb. Fasilitas kearsipan yang memadai

10, 11, 12

13

F. Teknik Analisis Data

Setelah data terkumpul, selanjutnya melakukan analisis data untuk

mengambil sebuah kesimpulan akhir yang bersifat kualitatif. Proses analisis

data dimulai dengan menelaah seluruh data yang tersedia dari wawancara,

dokumen dan observasi.


47/70

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. GAMBARAN OBJEK PENELITIAN

Sekolah Menengah Kejuruan Harapan Bangsa Depok, berdiri diatas

tanah seluas 4300 m dengan luas bangunan 810 m. Bangunan utama 3 lantai

yang dilengkapi sarana dan prasarana yang sesuai dengan kebutuhan dunia

pendidikan dengan total luas 2292 m. Untuk lab perhotelan sekarang dalam

pengajaran untuk tahap pertama lantai satu dari rencana tiga lantai. SMK

Harapan Bangsa Depok ini berlokasi di Jl. Akses UI No. 89 Depok dan

merupakan lembaga pendidikan formal.

SMK Harapan Bangsa Depok ini berada di tengah-tengah pemukiman

penduduk, suatu kondisi yang strategis karena dekat dengan masyarakat yang

merupakan sasaran objek pendidikan. Disamping itu proses belajar mengajar

di SMK Harapan Bangsa Depok tidak tergannggu dengan kendaraan yang lalu

lalang dikarenakan jauh dari area jalan raya sehingga proses belajar mengajar

mengalami kondisi yang cukup kondusif. Selain itu kegiatan proses belajar

mengajar juga didukung dengan adanya fasilitas-fasilitas seperti lapangan dan

halaman yang biasa digunakan siswa untuk kegiatan upacara atau acaralainnya.

1. Tujuan

Sejalan dengan pendidikan SMK Harapan Bangsa Depok, maka

beberapa tujuan yang menjadi prioritas SMK Harapan Bangsa Depok:

43


48/70

44

a. Pelaksanaan proses pembelajaran sesuai dengan tujuan ketentuan yang

standar yang ditetapkan oleh DIKNAS dalam hal ini direktorat

Sekolah Menengah Kejuruan

b.

Melaksanakan proses pembelajaran dalam rangka meningkatkan mutu

sumber daya manusia/siswa dan lulusannya

c.

Melaksanakan pembinaan IMTAQ dalam proses pembelajaran untuk

mencetak manusia seutuhnya sesuai dengan agama yang dianutnya

d. Melaksanakan proses pembelajaran dengan membekali siswa dengan

kompetensi-kompetensi atau keahlian sesuai dengan bidangnya guna

mempersiapkan siswa memasuki dunia kerja

e.

Menjadikan SMK Harapan Bangsa Depok sebagai salah satu pusat

lembaga pendidikan dan pelatihan bagi siswa berstandar nasional.

2. Visi dan Misi

a. Visi

Menciptakan tenaga kerja yang profesional yang berakhlak.1

b. Misi

1) Memelihara budaya bangsa sebagai aset pariwisata

2)

Mengintegrasikan ilmu pariwisata dengan budaya bangsa yang

bermoral dan religius

3) Melaksanakan pendidikan dan pengajaran yang bersifat teoritis

dalam kerangka profesionalitas

4) Mengedepankan pendidikan agama dan menciptakan tenaga

kerja yang berakhlak mulia

5)

Mendidik tenaga terampil melalui guru industri berpengalamandan dapat dipertanggung jawabkan guna kepentingan kerja

dalam dan luar negeri

6) Industri sebagai partner dalam mengembangkan kompetensi

siswa/i untuk job training dan penempatan kerja

1Dokumentasi, Profil Smk Harapan Bangsa Depok tahun 2010


49/70

45

7) Setiap alumni dibekali sikap dan mental yang mampu bersaing

dalam dunia kerja

3.

Struktur Organisasi.

Dalam suatu lembaga pendidikan struktur organisasi itu sangat

penting peranannya. Struktur organisasi sekolah merupakan gerak langkah

yang diatur secara kontrol disipliner agar dapat bekerja sama den

siti kamilah fitk

Documents