sistem perakaunan terimaan kerajaan - …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2186... · proses...

PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK

1

SISTEM PERAKAUNAN TERIMAAN KERAJAAN

-eTERIMAAN-

PEJABAT PROJEK APLIKASI KERAJAAN ELEKTRONIK (EGAG)


2

PENGENALAN

Sistem eTerimaan dibangunkan bagi

mentransformasikan proses pungutan wang

dari kaedah manual kepada elektronik.

Menyeragamkan proses pungutan wang di

Pusat Terimaan.

Sistem eTerimaan dan eSPKB saling

berantaramuka dan menggunakan server

pengkalan data dan server laporan yang

sama.


3

PENGENALAN

Mula dilaksanakan pada 7 Julai 2008 di Pusat Terimaan Pilot iaitu Bahagian Industri Padi dan Beras (IPB), MOA.

Diperluaskan pelaksanaan pilot ke semua Pejabat Perakaunan bermula dari 20 Oktober hingga 2 Disember 2008.

Sehingga 30 Jun 2010, sebanyak 1781 Pusat Terimaan telah melaksanakan eTerimaan di seluruh negara.

Status pelaksanaan eTerimaan seperti di dalam Jadual 1.


4

CIRI-CIRI UTAMA

Ciri – Ciri utama sistem eTerimaan adalah : - Mengendalikan terimaan bagi akaun hasil, amanah, deposit dan

bayaran balik ke vot.

Menjana resit dan penyata pemungut secara auto.

Sistem eTerimaan menerima pelbagai jenis mode kutipan seperti:-

Tunai

Cek

Wang Pos

Bank Draf

Kad Kredit (Master card & Visa)

Kad Debit

MEPS Cash

Pindahan Telegraf/EFT

Portal/Perbankan Internet

Agen Pemungut


5

CIRI-CIRI UTAMA

Pengemaskinian Buku Tunai dan penyediaan laporan

penyesuaian akaun hasil dijana secara elektronik.

Maklumat resit perbendaharaan dikemaskini secara

auto setiap hari.

Laporan-laporan boleh dicetak pada bila-bila masa.

eTerimaan menggunakan rangkaian EG*Net.

Server Aplikasi dan pengkalan data terdapat di

Pejabat Perakaunan.

Capaian masuk ke sistem menggunakan no. kad

pengenalan dengan Secured Socket Layer (SSL).


6

GAMBARAN KESELURUHAN SISTEM

eTerimaan

eSPKB

Pangkalan

Data

Server Laporan

PTJ – eSPKB User

Pusat Terimaan –

eTerimaan User

Pejabat Perakaunan


7

KAWALAN DALAMAN

Resit Asal hanya boleh dicetak sekali sahaja,

resit berikut yang dicetak adalah salinan.

Serahan wang mesti dilakukan oleh setiap

penerima bayaran di kaunter sebaik sahaja

selesai giliran kerjanya. Sekiranya serahan wang

tidak dilakukan, sistem tidak akan membenarkan

operator menjana resit pada keesokan harinya.

Pengguna tidak boleh membuat capaian lebih

dari sekali ke sistem eTerimaan pada satu-satu

masa.


8

KAWALAN DALAMAN

Peranan dan tahap capaian ditetapkan oleh

Pentadbir Sistem Pejabat Perakaunan.

Resit hanya boleh dibatalkan oleh penyelia

sahaja.

Pengguna akan diminta untuk menukar

katalaluan sebaik sahaja memasuki sistem

pertama kali.


9

KAWALAN DALAMAN

Pergerakan wang direkod melalui laporan

serahan wang yang perlu diperakui oleh

penyelia.

Sistem eTerimaan akan secara auto time-out

ke skrin utama jika tidak digunakan (system

idle) selama 10 minit.

Resit manual perlu diluluskan oleh Penyelia.

Sistem eTerimaan tidak menerima post dated

cek.


10

PROSES KERJA eTERIMAAN

Di dalam proses kerja eTerimaan melibatkan

peranan dan capaian seperti berikut:-

Juruwang/Operator

Pendaftar Mel

Penyelia

Peraku I

Peraku II

Pentadbir Sistem Pejabat Perakaunan

Pentadbir Sistem Pusat Terimaan


11


1. Juruwang/operator

Pegawai yang diberi kuasa di bawah AP69

Bertanggungjawab:-

Menerima kutipan wang dan mengeluarkan resit rasmi

Mengemaskini resit manual ke dalam sistem

Bertanggungjawab ke atas ID dan katalaluan yang

diberikan. AP 70(b)


12


2. Pendaftar Mel

Pegawai yang bertanggungjawab menerima

kutipan wang melalui mel

Tidak boleh mengeluarkan resit - AP 71(a).


diberikan. AP 70(b)


13


3. Penyelia Pegawai yang diberi kuasa di bawah AP69

Bertanggungjawab:- Menyelia pungutan wang oleh Juruwang/Operator

Meluluskan resit manual

Batal resit

Sedia Penyata Pemungut dan Pelarasan rekod

Menyemak TK100 setiap hari dan turunkan t/tangan ringkas - AP 80(b).

Bertanggungjawab ke atas ID dan katalaluan yang diberikan. AP 70(b)


14


4. Peraku I

Mengesahkan Penyata Pemungut dan Pelarasan

rekod


diberikan. AP 70(b)


15


5. Peraku II

Meluluskan Penyata Pemungut dan Pelarasan

rekod

Menyemak slip bank sebelum buat perakuan II ke

atas Penyata Pemungut

Mestilah pegawai berbeza daripada Peraku I


diberikan. AP 70(b)


16


6. Pentadbir Sistem

a. Pentadbir Sistem Pejabat Perakaunan Dilantik oleh EGAG

Bertanggungjawab:-

Wujudkan Pusat Terimaan

Kemaskini Peranan dan tahap capaian

Lantik dan wujudkan Pentadbir Sistem Pusat Terimaan

(Mak. 2 orang bagi satu-satu Pusat Terimaan)

Tetapkan Akaun Bank Terimaan


diberikan. AP 70(b)


17


6. Pentadbir Sistem

b. Pentadbir Sistem Pusat Terimaan Dilantik oleh Pentadbit Sistem Pejabat Perakaunan

Bertanggungjawab:-

Tentukan peranan pengguna berdasarkan surat

penurunan kuasa AP69

Wujudkan dan selenggara ID pengguna

Wujudkan Kod Penjenisan Terimaan

Tidak boleh terlibat dengan urusan pungutan


diberikan. AP 70(b)


18

Pelanggan Terimaan di kaunter Jana Resit

Jana Penyata Pemungut

Maklumat Penyata Pemungut

dikemaskini di eSPKB dan

dihantar ke GFMAS

GFMAS

RINGKASAN PROSES eTERIMAAN

eTERIMAAN

eSPKB


19

ALIRAN KERJA SISTEM eTERIMAAN

GFMAS

RESIT

KEW38E

LAPORAN

SERAHAN

WANG

PENYATA

PEMUNGUT

PENYATA

PEMUNGUT

MAKLUMAT

PENYESUAIAN

MAKLUMAT RESIT

PERBENDAHARAN

MAKLUMAT CEK

TAK LAKU

MAKLUMAT

PENYATA

PEMUNGUT

2

PENDAFTAR MEL

JURUWANG PENYELIA PERAKU 1 PERAKU 2

1 3

1

4

5

6

SLIP BANK

7

8

9


20

PENGLIBATAN PEGAWAI

Tindakan Bilangan Pegawai

Maksimum Minimum

Pendaftaran Mel

(Pendaftar Mel)

1 1

Terimaan Bayaran

(Juruwang/operator)

Mengikut bilangan

kaunter

1 Terimaan Wang oleh Penyelia

dan Sedia Penyata Pemungut

(Penyelia)

1

Perakuan 1 Penyata Pemungut 1

Perakuan 2 Penyata Pemungut 1 1


21

MODUL-MODUL DALAM eTERIMAAN

Terdapat 6 Modul di dalam sistem

eTerimaan iaitu :-

A. Modul Penerimaan Bayaran

B. Modul Penyata Pemungut

C. Modul Penyelenggaraan Sistem

D. Modul Penyelenggaraan Pengguna

E. Modul Tukar Profil

F. Modul Laporan


22

A. MODUL PENERIMAAN BAYARAN

Modul ini melibatkan proses penerimaan bayaran

sehingga kepada terimaan wang oleh penyelia.

Beberapa proses yang terlibat di dalam modul ini

ialah :-

Penerimaan bayaran

Pendaftaran mel

Penerimaan bayaran manual

Pembatalan resit

Carian resit

Senarai resit manual

Serahan wang operator

Terimaan wang penyelia


23

B. MODUL PENYATA PEMUNGUT

Penyata Pemungut

Resit yang dikeluarkan secara auto (KEW38E)

Juga dikenali sebagai Penyata Pemungut Auto (KEW305E)

Jenis Pungutan C

Penyata Pemungut Manual Resit yang dikeluarkan secara manual (KEW38) dan auto

(KEW38E)

Juga mengambilkira penyata pemungut manual (KEW305)

Jenis Pungutan C atau D

Penyata Pemungut Online Mengakaunkan pungutan dan mengemaskini buku tunai bagi

kutipan secara Perbankan Internet/Portal, Agen Pemungut dan SMS

Jenis Pungutan D sahaja (Default)


24

C. MODUL PENYELENGGARAAN SISTEM

Mengandungi Jadual Rujukan DCS, Bukan

DCS dan Pelarasan Rekod.

Akaun bank pemungut dikawal oleh Pejabat

Perakaunan melalui sub modul PTJ/PK di

Jadual rujukan DCS.

Pelarasan rekod digunakan untuk

memindahkan baki akaun hasil daripada

buku tunai manual ke sistem eTerimaan

serta pelarasan ke atas kod hasil.


25

D. MODUL PENYELENGGARAAN PENGGUNA

Modul Penyelenggaraan Pengguna berfungsi

mewujud, mengemas kini dan

menyelenggarakan ID pengguna.

Modul ini juga memaparkan maklumat

peranan dan tahap capaian yang ditentukan

oleh Pejabat Perakaunan.


26

E. MODUL TUKAR PROFIL

Modul ini membolehkan pengguna untuk

membuat capaian ke Pusat Terimaan lain

jika diberikan capaian.

Kemudahan ini masih belum boleh digunakan

dan hanya terhad kepada Pentadbir Sistem

di Pejabat Perakaunan sahaja.


27

F. MODUL LAPORAN

Modul Laporan menyenaraikan semua laporan yang diperlukan di dalam proses penerimaan hasil. Laporan –laporan ini boleh dijana secara elektronik.

Laporan-laporan tersebut adalah seperti senarai di bawah :-

TK100 – Buku Tunai Cerakinan

TK101 – Laporan Resit Rasmi

TK102 – Laporan Resit Batal

TK103 – Laporan Resit Manual

TK105 – Laporan Senarai Resit yang Dijana

TK110 – Laporan Serahan Wang

TK111 – Laporan Ringkasana Terimaan

TK120 – Laporan Mel


28

MODUL LAPORAN

TK121 – Laporan Terimaan Melalui Tunai

TK122 – Laporan Terimaan Melalui Cek

TK123 – Laporan Terimaan Melalui Bank Draf

TK124 – Laporan Terimaan Melalui Wang Pos

TK125 – Laporan Terimaan Melalui Kiriman Wang

TK126 – Laporan Terimaan Melalui Kad Kredit

TK127 – Laporan Terimaan Melalui Lain-lain Cara Bayaran

TK130 – Laporan Penyata Pemungut

TK131 – Laporan Penyata Pemungut yang dibatalkan

TK141 – Laporan Akaun Hasil

TK150 – Laporan Ringkasan Terimaan Bulanan dan Terkumpul

TK200 – Laporan Senarai Pengguna Mengikut Jabatan, PTJ

dan Pusat Terimaan

STATUS PELAKSANAAN eTERIMAAN MENGIKUT PEJABAT

PERAKAUNAN PADA 30 JUN 2010


29

Bil. Pejabat Perakaunan

Jumlah

keseluruhan

PTJ jangka

laksana

eTerimaan

Jumlah PTJ

telah laksana

eTerimaan

pada

31/05/2010

PTJ laksana

eTerimaan

dari

01/06/2010 -

30/06/2010

Jumlah PTJ

telah laksana

eTerimaan

pada

30/06/2010

Baki PTJ

belum laksana

eTerimaan

Peratusan

baki PTJ

belum

laksana

eTerimaan

1 JANM JOHOR 185 38 3 41 144 78%

2 JANM KEDAH 163 149 149 14 9%

3 JANM KELANTAN 164 69 6 75 89 54%

4 JANM MELAKA 136 83 19 102 34 25%

5 JANM N. SEMBILAN 142 38 15 53 89 63%

6 JANM PAHANG 86 71 4 75 11 13%

7 JANM PULAU PINANG 150 104 9 113 37 25%

8 JANM PERAK 224 157 157 67 30%

9 JANM PERLIS 74 65 65 9 12%

10 JANM SELANGOR 157 108 108 49 31%

11 JANM TERENGGANU 188 52 2 54 134 71%

12 JANM PUTRAJAYA 118 113 3 116 2 2%

13 JANM CAW. LABUAN 41 26 26 15 37%

14 JANM SABAH 233 37 7 44 189 81%

15 JANM CAW. KENINGAU 28 8 6 14 14 50%

16 JANM CAW. SANDAKAN 44 17 17 27 61%

17 JANM CAW. TAWAU 36 19 1 20 16 44%

18 JANM SARAWAK 253 101 101 152 60%

19 JANM CAW. SRI AMAN 82 33 33 49 60%

20 JANM CAW. SIBU 120 61 61 59 49%

21 JANM CAW. MIRI 100 37 8 45 55 55%

22 JANM CAW. LIMBANG 44 16 16 28 64%

23 JANM CAW. SARIKEI 30 17 17 13 43%

24 JANM CAW. KAPIT 36 3 3 33 92%

25 JANM CAW. BINTULU 36 15 9 24 12 33%

26 MOA 29 29 29 0 0% Pelaksanaan 100%

27 MINDEF 25 13 13 12 48%

28 MOE 53 39 8 47 6 11%

29 KASTAM 78 6 6 72 92%

30 MOH 14 14 14 0 0% Pelaksanaan 100%

31 KDN 44 29 5 34 10 23%

32 KKR 32 32 32 0 0% Pelaksanaan 100%

33 JPM 61 26 1 27 34 56%

34 MOI 20 20 20 0 0% Pelaksanaan 100%

35 MOT 21 17 17 4 19%

36 KPT 13 13 13 0 0% Pelaksanaan 100%

JUMLAH KESELURUHAN 3260 1675 106 1781 1479 45%

Catatan

* Dikemaskini sehingga 07.07.2010 (4 pm)

sistem perakaunan terimaan kerajaan - …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2186... · proses...

Documents