Oleh:

WONG CHEE CHING

SKOP CERAMAH1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. PENGENALAN OBJEKTIF SISTEM PERAKAUNAN PROSEDUR PERAKAUNAN PERAKAUNAN TUNAI SEBAGAI ASAS SPKM APA YANG DIPERAKAUNKAN? AKTIVITI DI DALAM SPKM SISTEM-SISTEM APLIKASI JANM KLASIFIKASI DAN PENGKODAN AKAUN OUTPUT SISTEM PERAKAUNAN

1. PENGENALANKERAJAAN MALAYSIA SEBAGAI SATU ENTITI PERAKAUNAN

-

Merangkumi Kementerian/Jabatan Persekutuan dan Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan tetapi tidak termasuk Badan-Badan Berkanun dan syarikat-syarikat kerajaan.

PERSAMAAN DAN PERBEZAAN DI ANTARA SPK DAN SP BUKAN KERAJAAN (SPBK) SPK - berasaskan tunai SP Badan Berkanun/Syarikat - berasaskan akruan SPK dan SPBK didasarkan kepada undang-undang dan peraturan-peraturan yang berasingan.

ASAS PERAKAUNAN

ASAS TUNAI hasil direkod pada masa tunai diterima dan perbelanjaan pada waktiu bayaran dibuat. ASAS AKRUAN hasil diiktiraf apabila diperolehi (earned) dan dikenakan perbelanjaan pada waktu (incurred).

TAHUN KEWANGAN

Satu tempoh dua belas bulan berakhir 31 Disember setiap tahun

DASAR SPK Perlembagaan Persekutuan (Seksyen 7 : Perkara 96 112) Akta Prosedur Kewangan 1957 (Semakan 1972) Akta Audit 1957 Akta Kerajaan Tempatan dan Akta-Akta lain AktaArahan Perbendaharaan Pekeliling/Surat Pekeliling Perbendaharaan Surat Pekeliling Akauntan Negara

DUA KONSEP ASAS DASAR SPK

1. Konsep KWDSSegala hasil dan wang yang diperolehi atau diterima (selain drp. Zakat Fitrah, Baitulmal dan lain-lain hasil di bawah urusan agama Islam) dibayar masuk ke dalam suatu KW yang dinamakan KWDS Persekutuan/Negeri. (Perkara 97 PP; AP 22) 2. Konsep : tiada wang, kecuali perbelanjaan tanggungan, boleh dikeluarkan dari KWDS melainkan diperuntukkan atau dibenarkan dengan cara lain oleh badan perundangan (Fasal 104)

DASAR SPBK A. Badan-Badan Berkanun 1. Akta Badan Berkanun (Akaun Dan Laporan) 1980. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1985

2.

B. Syarikat-syarikat 1. Akta Syarikat 1965

2. OBJEKTIF SISTEM PERAKAUNANMengumpulkan maklumat Kewangan Menyampaikan maklumat kewangan untuk membantu pengurus membuat keputusan dasar dan operasi Menyampaikan maklumat kewangan kepada pihak lain yang berkepentingan bagi tujuan penilaian Mewujud & mengesan Akauntabiliti Awam

HUBUNGKAIT SPK DAN AKAUNTABILITI AWAM

3. PROSEDUR PERAKAUNAN1. Mengawal Terimaan dan Bayaran dan Menyimpan Wang Awam (AP 53 AP 137) a. Terimaan (AP 60 AP 91) Seseorang Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab memungut wang awam sebagaimana yang dipertanggungjawabkan ke atas Kementerian/jabatan masing-masing, menyimpan selamat pungutan tersebut dan memperakaunkan dengan betul.

3. PROSEDUR PERAKAUNAN1. Mengawal Terimaan dan Bayaran dan Menyimpan Wang Awam (AP 53 AP 137) b. Bayaran ( AP 92 - AP 110) Seseorang Pegawai Pengawal adalah dikehendaki mengawal perbelanjaan berkaitan sesuatu perkhidmatan di Kementerian/jabatan masing-masing: i. Perbelanjaan secara berhemat ii. Perbelanjaan tidak melebihi peruntukan iii. Diperakaunkan dengan tepat

3. PROSEDUR PERAKAUNAN1. Mengawal Terimaan dan Bayaran dan Menyimpan Wang Awam (AP 53 AP 137) c. Panjar (AP 111 AP 113)Merupakan peruntukan wang tunai dari Kumpulann wang Disatukan yang diluluskan oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan untuk digunakan oleh sesuatu Kementerian/Jabatan. Amaun panjar yang diluluskan tidak direkod sebagai perbelanjaan muktamad melainkan selepas perbelanjaan sebenar dilakukan. Amaun panjar yang diluluskan tetap menjadi aset KWDS dan tidak direkod sebagai ambilan.

3. PROSEDUR PERAKAUNAN1. Mengawal Terimaan dan Bayaran dan Menyimpan Wang Awam (AP 53 AP 137) d. Kebangkrapan (AP 114) Apa-apa wang gaji, pencen , ganjaran dan lainlain yang perlu dibayar kepada seseorang pegawai awam yang dihukum bangkrap dan meninggal dunia adalah terletak hak kepada Pegawai Pemegang Harta.

3. PROSEDUR PERAKAUNAN1. Mengawal Terimaan dan Bayaran dan Menyimpan Wang Awam (AP 53 AP 137) e. Cek dan Draf (AP 115 AP 124) Semua cek yang dikeluarkan atas akaun bank kerajaan hanya laku dalam tempoh 3 bulan dari tarikh. Sekiranya tidak ditunaikan dalam tempoh tersebut adalah dikira terbatal dan diselaraskan.

3. PROSEDUR PERAKAUNAN1. Mengawal Terimaan dan Bayaran dan Menyimpan Wang Awam (AP 53 AP 137) f. Peti Besi atau Bilik Kebal (AP 125 AP 135) i Semua jabatan hanya dibenarkan menyimpan wang awam (termasuk cek, setem dan semua dokumen terkawal) di dalam peti besi atau bilik kebal. ii. Kunci dipegang oleh 2 orang dan kunci kombinasi hendaklah ditukar setiap 6 bulan.

3. PROSEDUR PERAKAUNAN1. Mengawal Terimaan dan Bayaran dan Menyimpan Wang Awam (AP 53 AP 137) g. Pengangkutan Mata Wang (AP 136 AP 137) Penjagaan selamat wang tunai dalam perjalanan antara pejabat kerajaan dan bank atau perbendaharaan adalah tanggungjawab Ketua jabatan. Sekiranya perlu, eskot polis atau perkhidmatan syarikat keselamatan swasta boleh digunakan.

3. PROSEDUR PERAKAUNAN2. Perakaunan (AP 138 AP 164) a. Penyelenggaraan Akaun (AP 138 AP 150) Adalah menjadi tanggungjawab Akauntan Negara untuk mempastikan i. Pegawai Pengawal menyelia terimaan dan perbelanjaan bagi mengelak kehilangan akibat dari penipuan dan kecuaian. ii. Menyedia dan menyerahkan Akaun awam Tahunan kepada Ketua Audit Negara sebelum atau pada 31 Julai tahun berikutnya.

3. PROSEDUR PERAKAUNAN2. Perakaunan (AP 138 AP 164) a. Penyelenggaraan Akaun (AP 138 AP 150) iii. Semua pungutan dan perbelanjaan jabatan hendaklah direkod dengan menyelenggara daftar Buku Tunai atau Buku Vot manakala JAN juga menyelenggara rekod-rekod kecil selain Akaun utama. Laporan bulanan rekod JAN dan jabatan hendaklah disesuaikan.

3. PROSEDUR PERAKAUNAN2. Perakaunan (AP 138 AP 164) a. Penyelenggaraan Akaun (AP 138 AP 150) iv. Semua buku dan rekod kewangan dan perakaunan hendaklah disimpan selamat selepas diaudit untuk tempoh yang telah ditetapkan dan hanya boleh dimusnahkan setelah mendapat kelulusan dari Akauntan Negara dengan sesalinan permohonan dikemukakan kepada Ketua Pengarah Arkib.

3. PROSEDUR PERAKAUNAN2. Perakaunan (AP 138 AP 164) b. Akaun Amanah (AP 151 AP 155) Merupakan suatu Kumpulan Wang Amanah Persekutuan atau Negeri yang diluluskan penubuhannya di Parlimen (Dewan Rakyat) dengan maksud tertentu dan boleh ditutup apabila maksud tersebut telah dicapai atau Kumpulan Wang itu melebihi amaun yang dikehendaki untuk melaksanakan maksud amanah itu.

3. PROSEDUR PERAKAUNAN2. Perakaunan (AP 138 AP 164) c. Deposit (AP 156 AP 163) i. Kerajaan bertindak sebagai pemegang deposit yang diterima dari orang awam cthnya berhubung dengan prosiding mahkamah, permohonan tanah, perbekalan air, kontrak atau urusan-urusan awam yang lain. ii. Deposit yang tidak dituntut selepas 12 bulan perlu diwartakan dan selepas 3 bln dari tarikh pewartaan hendaklah dikreditkan ke akaun hasil.

3. PROSEDUR PERAKAUNAN2. Perakaunan (AP 138 AP 165) d. Tatacara Pengendalian Akaun Amanah (AP 164 AP 165) i. KSP hendaklah menentukan Arahan amanah dikeluarkan bagi mengendalikan sesuatu akaun amanah dengan dirujuk kepada AN, KAN dan Peguam Negara.

3. PROSEDUR PERAKAUNAN2. Perakaunan (AP 138 AP 165) d. Tatacara Pengendalian Akaun Amanah (AP 164 AP 165) ii.Hendaklah mengandungi: Nama Akaun, Tujuan Kerajaan/pemberi wang amanah, Pegawai yang bertanggungjawab mentadbir, had kewangan, Sumber kewangan, Perbelanjaan yang dibenarkan, kuasa mengenai urusan bank dan pelaburan, cara menguruskan untung dan rugi, penyediaan perjanjian

3. PROSEDUR PERAKAUNAN2. Perakaunan (AP 138 AP 165) d. Tatacara Pengendalian Akaun Amanah (AP 164 AP 165) ii.Hendaklah mengandungi: dan cagaran bagi pinjaman, penyediaan penyata akaun untuk diaudit, penggulungan, samada faedah boleh dikredit kepada akaun amanah dan tarikh kuatkuasa arahan amanah.

4.

PERAKAUNAN TUNAI SBG. ASAS SISTEM PERAKAUNAN KERAJAANCIRICIRI-CIRI:

1. 2.

Hasil dicatat semasa terimaan dan perbelanjaan sewaktu pembayaran, Sistem Tunai Ubahsuai : Membenarkan pembayaran tahun semasa dibuat dlm bulan januari tahun berikutnya,

3.

Aset tetap dikenakan kepada perbelanjaan 100% semasa ia diperolehi/dibina,

4.

Tuntutan kewangan oleh kerajaan (spt. Hasil terakru) dan pinjaman bolehtuntut tidak dilaporkan dalam Imbangan Duga,

5.

Tuntutan kewangan ke atas kerajaan yang belum selesai di akhir tahun kewangan juga tidak dilaporkan

MENGAPA ASAS PERAKAUNAN TUNAI DIUBAHSUAI MENJADI PILIHAN? Mudah difahami & dipraktik oleh semua jabatan kerajaan Maklumat dapat diperolehi dalam masa yang diperlukan Memudahkan penyediaan anggaran belanjawan Memudahkan pengawalan Membolehkan perbelanjaan tahun sebelum dibayar di dalam tahun semasa dengan menggunakan peruntukan tahun sebelum

5.

APAKAH YANG DIPERAKAUNKAN?KONSEP KUMPULAN WANG DISATUKAN (KWDS): Akaun Hasil Disatukan Akaun Pinjaman Disatukan Akaun Amanah Disatukan

FUNGSI KUMPULANWANG DISATUKAN Akaun Hasil Disatukan- Mengakaunkan Hasil - Mengakaunkan Perbelanjaan

Akaun Amanah Disatukan- Mengakaunkan Wang Amanah dan Deposit

Akaun Pinjaman Disatukan- Mengakaunkan Pinjaman

KUMPULANWANG DISATUKANHasil Deposit Amanah Bayaran Balik Pendahuluan/Pinjaman Pinjaman Dalam Negeri Pinjaman Luar Negeri

KUMPULAN WANG DI SATUKANAkaun Hasil Disatukan Akaun Amanah Disatukan Akaun Pinjaman Disatukan

Perbelanjaan Bekalan Emolumen Perkhidmatan Dan Bekalan Aset Geran dan Kenaan tetap Perbelanjaan Tanggungan Peruntukan

Deposit Kumpulanwang Amanah Awam Peruntukan Kumpulanwang Amanah Kerajaan Kumpulanwang Pinjaman Perumahan Kumpulanwang Pembangunan KWAP Pindahan

Bayaran Hutang

Peruntukan

Pindahan

Peruntukan DiRaja Pencen, Gratuities dan Pampasan Perkhidmatan Hutang Arahan Mahkamah

Bayaran Balik Pinjaman

Perbelanjaan Pembangunan Cara Langsung

Pinjaman

6.

AKTIVITI DI DALAM SPKMA. DI PERINGKAT JABATAN: Perakaunan Perbelanjaan Perakaunan Hasil Perakaunan Harta Perakaunan Tanggungan Perakaunan Amanah Penyesuaian Akaun

B.

DI PERINGKAT JAN: Perakaunan Perbelanjaan Perakaunan Hasil Perakaunan Harta (Tunai & Pelaburan) Perakaunan Tanggungan (Pinjaman) Perakaunan Wang Tak Dituntut Penyediaan Akaun Awam Kawalan Penggubalan & Pelaksanaan Piawaian Khidmat Bantuan

7.

SISTEM-SISTEM APLIKASI SISTEM Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan Elektronik (e-SPKP) (e Sistem GFMAS (Government Financial Management Accounting System)

SISTEM PERAKAUNAN KERAJAAN BERKOMPUTER

E-SPKP Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan Elektronik Satu sistem perakaunan vot berkomputer untuk mengawal belanjawan. Menghubungkan empat dari enam aplikasi kerajaan elektronik yang memerlukan pembayaran dan perakaunan (e-perolehan, Sistem pemantauan projek, HRMIS dan ekhidmat).

SISTEM PERAKAUNAN KERAJAAN BERKOMPUTER

GFMAS adalah satu sistem informasi maklumat perakaunan yang dibangunkan oleh JANM. Pembangunan GFMAS telah mengambil kira segala keperluan JANM dalam melakukan tugas dan tanggungjawab sebagai akauntan utama negara. Ini dilakukan dengan penyediaan modul-modul dan sub-sub modul yang standard dan unik yang mana masing-masing dapat berintegrasi dengan bersepadu antara satu sama lain dan juga sistem luaran yang sedia ada.

MAKLUMAT PERAKAUNAN (BAS)JABATAN/PTJPENYESUAIANSKEPP CEK/ RESIT DOKUMEN KEWANGAN BANK AGENSI

PEJ. PERAKAUNANLAPORAN

IBU PEJABAT JANMCAS

JAB. & AGENSI

LAPORAN

P T J

C I S

DCS DRS SLKKJAB PERANGKAAN

SETIA

P T J

PERUBAHAN GAJI

BAS PINDAHAN DATA HARIAN GAJI

ILS SLAS

JMS

SKEPP LAPORAN GAJI

PERBENDAHARAN

SISTEM MAKLUMAT PERAKAUNAN (GFMAS)JABATAN/PTJPENYESUAIANE-SPKP (revised) CEK/ RESIT DOKUMEN KEWANGAN BANK/ AGENSI

PEJ. PERAKAUNANLAPORAN

IBU PEJABAT JANMCAS

P T J

GFMAS HQAKAUN AWAM

P T J

PERUBAHAN GAJI

GFMAS PINDAHAN DATA HARIAN GAJI

DATA MART

LAPORAN PENGURUSAN

HRMIS LAPORAN GAJI

HQ & SADs

8.

KLASIFIKASI & PENGKODAN AKAUN 1. Dilaksanakan bagi memenuhikeperluan sistem perakaunan dan membantu Jabatan Perangkaan bagi penyediaan Akaun Awam dengan lebih lengkap. (Pek. Perb. Bil 8/1986) 2. Dikemaskini setiap tahun dan hendaklah selaras dengan kod yang digunakan di dalam Buku Belanjawan tahun berkenaan.

8.

KLASIFIKASI & PENGKODAN AKAUNKod-kod diwujudkan seperti berikut; 1. Jabatan (3 aksara) 2. PTJ/Sub PTJ/Pusat Kos (6 aksara) 3. Vot (3 aksara) 4. Program/Aktiviti (6 aksara) 5. Objek Am/Sebagai/Lanjut (5 aksara) 6. Objek (5 aksara) 7. Amanah (5 aksara) 8. Lembaran Gaji : pusat pembayaran (4 aks.) potongan (4 aksara) pendapatan (3aksara) 9. Pejabat perakaunan (3 aksara)

9.

OUTPUT SPK : AKAUN AWAM 1. Sifatnya Tahunan Mengikut Seksyen 16, APK 1957 Diperakukan oleh Ketua Audit Negara Dibentangkan di Parlimen 2. Kandungannya Ringkasan urusniaga bg Thn. Kew. 3. Formatnya Dwibahasa

SEKIAN - TERIMA KASIH