panduan pengguna 1.0 modul pentadbir cawangan...

Sistem Frangki Digital

[PANDUAN PENGGUNA 1.0]

MODUL PENTADBIR CAWANGAN

2 SISTEM FRANGKI DIGITAL Panduan Pengguna (Pentadbir Cawangan)

Log Rujukan

Tarikh Versi Disediakan Butiran

20 April 2011 1.0 Lembaga Hasil Dalam Negeri V1.0


ISI KANDUNGAN Log Rujukan ................................................................................................................................................... 2

1.PENDAHULUAN .......................................................................................................................................... 5

1.1 Pengenalan .......................................................................................................................................... 5

2.AUTO UPGRADE ......................................................................................................................................... 6

2.1 Auto Upgrade ...................................................................................................................................... 6

2.2 Auto-upgrade Bagi Server Cawangan ................................................................................................. 7

2.3 Auto-upgrade Bagi Komputer Lain. ................................................................................................... 14

3.PENTADBIR CAWANGAN .......................................................................................................................... 18

3.1 Pengguna Aplikasi ............................................................................................................................. 18

3.2 Log Masuk ......................................................................................................................................... 19

3.3 Buka Kaunter, Tutup Kaunter Sementara dan Tutup Kaunter Kekal ................................................ 21

3.4 Permohonan/ Reset Nombor Perisian .............................................................................................. 24

3.5 Permohonan/ Reset Mesin Frangki .................................................................................................. 29

3.6 Permohonan Pengguna Baru ............................................................................................................ 34

3.7 Permohonan Reset Kata Laluan Pengguna ....................................................................................... 37

3.8 Kemaskini Maklumat Pengguna ........................................................................................................ 40

3.9 Kemaskini Maklumat Cawangan ....................................................................................................... 43

3.10 Kemaskini Firmware ........................................................................... Error! Bookmark not defined.

4.KASYER ..................................................................................................................................................... 47

4.1 Pengenalan Aplikasi .......................................................................................................................... 47

4.2 Log Masuk ................................................................................................................................... 48

4.3 Fungsi Pembayaran Duti Setem .................................................................................................. 50

4.4 Pembayaran Melalui Tunai ......................................................................................................... 51

4.5 Pembayaran Melalui Deraf Bank ................................................................................................ 53

4.6 Pembayaran Melalui Wang Pos .................................................................................................. 55

4.7 Pembayaran Melalui Kiriman Wang ........................................................................................... 57

4.8 Kemaskini Maklumat “Pembayaran Duti Setem” ....................................................................... 59

4.9 Pembatalan Doket....................................................................................................................... 62

4.10 Tambah Nilai Pengguna Luar ...................................................................................................... 64

5.FRANKER .................................................................................................................................................. 68



5.2 Log Masuk ......................................................................................................................................... 69

5.3 Penyeteman A (Biasa, Biasa+Penalti)................................................................................................ 71

5.4 Penyeteman B (Batal Setem) ............................................................................................................ 76

5.5 Penyeteman C (Setem Semula) ......................................................................................................... 78

5.6 Penyeteman D (Penalti) .................................................................................................................... 80

5.7 Penyeteman E (Manual Frank) .......................................................................................................... 84

5.8 Penyeteman Secara Bulk ................................................................................................................... 88

5.9 Pembatalan Surat Cara ..................................................................................................................... 92

6.KERANI STATISTIK ..................................................................................................................................... 94


6.2 Log Masuk ......................................................................................................................................... 95

6.3 Kemasukan Data Oleh Kerani Statistik Pada Hari Yang Sama ........................................................... 97

6.4 Kemasukan Data Oleh Kerani Statistik Pada Hari Lain .................................................................... 104

7.SLIP BANK ............................................................................................................................................... 110

7.1 Slip Bank .......................................................................................................................................... 110

7.2 Log Masuk ....................................................................................................................................... 111

7.3 Slip Bank Sebelum Tutup Kaunter Kekal ......................................................................................... 113

7.4 Slip Bank Selepas Tutup Kaunter Kekal ........................................................................................... 116

7.5 Mencari Slip Bank Hari Yang Lain .................................................................................................... 119

8.LAPORAN ................................................................................................................................................ 122

8.1 Laporan ........................................................................................................................................... 122

8.2 Log Masuk ....................................................................................................................................... 123

8.3 Laporan ........................................................................................................................................... 125

9.LAIN-LAIN ............................................................................................................................................... 130

9.1 Lain-lain ........................................................................................................................................... 130

9.2 Log Masuk ....................................................................................................................................... 131

9.3 Tukar Kata Laluan ............................................................................................................................ 133

9.4 Pengesahan Ketulenan ......................................................................... Error! Bookmark not defined.

9.5 Papan Mesej .................................................................................................................................... 137

9.6 Cari Data Hari Yang Lain .................................................................................................................. 139


1.PENDAHULUAN

1.1 Pengenalan

Panduan Pengguna ini disediakan bertujuan untuk memberikan penerangan dan garis panduan secara

terperinci kepada pengguna tentang cara-cara menggunakan Sistem Frangki Digital.

Panduan Pengguna ini terbahagi kepada beberapa bahagian mengikut tugasan atau peranan pengguna.

Sebelum menggunakan aplikasi, pengguna harus memastikan beberapa konfigurasi asas dilaksanakan

sebelum membolehkan aplikasi digunakan dengan lancar.


2.AUTO UPGRADE

2.1 Auto Upgrade

Fungsi ini adalah untuk memudahkan pengguna meningkatkan versi aplikasi kepada versi terkini di cawangan.

Bil Peranan Modul

1. Server Cawangan Auto-upgrade bagi Server Cawangan.

2. Komputer selain Server Cawangan Auto-upgrade bagi Komputer Selain Server

Cawangan.


2.2 Auto-upgrade Bagi Server Cawangan

1. Klik ikon IU.

Rajah 2.2.1

2. Aplikasi IU dalam proses.

Rajah 2.2.2

3. Skrin DFS Online Upgrading dipaparkan.

4


Rajah 2.2.3

4. Klik Seterusnya.

5. Aplikasi DFS Online Upgrading menyemak dan muat-turun fail yang perlu dikemaskini dari

server.

Rajah 2.2.4

6. Aplikasi DFS Online Upgrading membuat kemaskini aplikasi secara automatik.

Rajah 2.2.5


7. Tunggu sehingga proses kemaskini tamat dan klik butang Selesai.

Rajah 2.2.6

* Langkah 8 dan seterusnya akan terjadi sekiranya terdapat perubahan pada windows system

registry dan sekiranya tiada perubahan diperlukan, maka anda boleh terus ke langkah 20.

8. Klik Ok untuk mesej yang dipaparkan.

Rajah 2.2.7

9. Anda akan mendapati ikon “Shield” dipaparkan pada taskbar. Klik ikon tersebut.

7


Rajah 2.2.8

10. Skrin “User Account Control” dipaparkan. Klik “Yes”.

Rajah 2.2.9

11. Notis “Registry Editor” dipaparkan. Klik “Yes”.

Rajah 2.2.10


12. Notis “Registry Editor” dipaparkan. Klik “OK”.

Rajah 2.2.11

13. Klik (dua kali) semula ikon IU.

Rajah 2.2.12

14. Tunggu sehingga aplikasi masih dalam proses.

Rajah 2.2.13

15. Klik Yes untuk restart komputer.


Rajah 2.2.14

16. Selepas PC anda restart, klik (dua kali) ikon IU.

Rajah 2.2.15


Rajah 2.2.16

18. Sistem sedang diproses.


Rajah 2.2.17

19. Skrin masuk aplikasi dipaparkan.

Rajah 2.2.18

20. Selesai kemaskini dan aplikasi boleh digunakan semula.


2.3 Auto-upgrade Bagi Komputer Lain.

1. Klik ikon IU.

Rajah 2.3.1


Rajah 2.3.2

3. Skrin DFS Online Upgrading dipaparkan.


Rajah 2.3.3

4. Klik Seterusnya.

5. Aplikasi DFS Online Upgrading menyemak dan muat-turun fail yang perlu dikemaskini dari

server.

Rajah 2.3.4

6. Aplikasi DFS Online Upgrading membuat kemaskini aplikasi secara automatik.

4


Rajah 2.3.5

7. Tunggu sehingga proses kemaskini tamat dan klik butang Selesai.

Rajah 2.3.6


7


Rajah 2.3.7

9. Sistem sedang diproses.

Rajah 2.3.8

10. Skrin masuk aplikasi dipaparkan.

Rajah 2.3.9

11. Boleh mula menggunakan aplikasi.


3.PENTADBIR CAWANGAN

3.1 Pengguna Aplikasi

Pengguna Sistem Frangki Digital terbahagi kepada beberapa peranan yang berbeza. Setiap peranan mempunyai

tugasan dan aktiviti kerja yang berbeza. Berikut adalah jadual peranan pengguna Sistem Frangki Digital untuk

Pentadbir Cawangan (TPDS):

Bil Peranan Tugasan

2. Pentadbir Cawangan Log masuk sebagai pengguna dalaman

Buka Kaunter, Tutup Sementara dan Tutup Kekal.

Permohonan/Reset Nombor Perisian

Permohonan/Reset Mesin Frangki

Permohonan Pengguna Baru

Permohonan Reset Kata Laluan Pengguna

Kemaskini Maklumat Pengguna

Kemaskini Maklumat Cawangan

Kemaskini Firmware


3.2 Log Masuk

1. Klik pada ikon untuk memulakan aplikasi Pentadbir Cawangan.

2. Antaramuka utama Pentadbir Cawangan akan dipaparkan

Rajah 3.2.1

3. Paparan tetingkap “Login” akan dipaparkan.

4. Masukkan ID pengguna dan Katalaluan yang telah di berikan melalui email Ketua Unit atau Timbalan

Ketua Unit.

5. Klik butang “Masuk” untuk membolehkan Pentadbir Cawangan memulakan aplikasi.

5

2

4


Rajah 3.2.2

6. Sekiranya proses daftar masuk berjaya, skrin Pentadbir Cawangan akan dipaparkan. (Rujuk rajah 1.2.2)

Rajah 3.2.3

6


3.3 Buka Kaunter, Tutup Kaunter Sementara dan Tutup Kaunter Kekal

1. Skrin Utama

Rajah 3.3.1

2. Kali pertama login pada hari yang baru, kaunter adalah ditutup seperti yang ditunjukkan di bawah.

Rajah 3.3. 2

3. Klik “Buka Kaunter”

4. Selepas klik buka kaunter, paparan menunjukkan kaunter telah dibuka.

Rajah 3.3.3

2 3

4


5. Selepas kaunter dibuka, kasyer boleh mula mengutip bayaran duti setem.

6. Klik tutup sementara untuk membolehkan kasyer menyemak slip bank (kaunter masih boleh dibuka jika

mendapati kesalahan maklumat pembayaran sebelum kaunter ditutup kekal).

7. Klik tutup kekal apabila penyemakkan slip bank telah selesai dan nombor slip bank akan dijana. (Kaunter

tidak boleh dibuka setelah tutup kekal dan sebarang pembetulan tidak boleh dilakukan setelah tutup

kekal)

Rajah 3.3.4

8. Mesej “Adakah anda ingin Tutup Kaunter Kekal?” dipaparkan.

9. Klik “Yes”.

Rajah 3.3.5

10. Kaunter ditutup kekal.

Rajah 3.3.6

7

8

9


Rajah 3.3.7

11. Selepas kaunter ditutup kekal, nombor slip bank telah dijana dan kaunter tidak boleh dibuka lagi pada hari

yang sama.

12. Proses TAMAT.


3.4 Permohonan/ Reset Nombor Perisian

1. Skrin Utama

Rajah 3.4.1

2. Klik Pengurusan Perisian

2


Rajah 3.4.2

3. Skrin senarai perisian dipaparkan.

Rajah 3.4.3

4. Klik Tambah untuk memohon nombor perisian baru.

5. Skrin Permohonan Perisian dipaparkan.

Rajah 3.4.4

6. Isikan ulasan permohonan.

7. Klik Pohon.

3

4

5

6

7


8. Mesej “Data Berjaya disimpan” dipaparkan.

Rajah 3.4.5

9. Status perisian menunjukkan status .

Rajah 3.4.6

10. Untuk mereset nombor perisian, pilih nombor perisian dalam senarai perisian.

9

10

11


Rajah 3.4.7

11. Klik Reset.

12. Skrin Permohonan Perisian dipaparkan.

Rajah 3.4.8

13. Isikan ulasan permohonan reset nombor perisian.

14. Klik Pohon.

15. Mesej “No. Perisian tidak boleh digunakan selepas tindakan ini. Teruskan Permohonan?” dipaparkan.

Rajah 3.4.9

16. Klik “Yes”

12

13

14

15

16



Rajah 3.4.10

18. Status perisian menunjukkan status .

Rajah 3.4.11

19. Kesemua permohonan baru/ reset perisian cawangan perlu mendapat kelulusan daripada BDS (HQ).

20. Proses Tamat.

18


3.5 Permohonan/ Reset Mesin Frangki

1. Skrin Utama.

Rajah 3.5.1

2. Klik Pengurusan Mesin Frangki

2


Rajah 3.5.2

3. Skrin Senarai Mesin Frangki dipaparkan.

Rajah 3.5.3

4. Klik Tambah.

5. Skrin Permohonan Mesin Frangki dipaparkan.

6. Isikan Ulasan Permohonan.

7. Klik Pohon.

Rajah 3.5.4


3

4

5 6

7


Rajah 3.5.5

9. Status mesin frangki menunjukkan status .

Rajah 3.5.6

10. Untuk mereset mesin frangki, pilih mesin frangki dalam senarai mesin frangki.

Rajah 3.5.7

11. Klik Reset.

12. Skrin Permohonan Mesin Frangki dipaparkan.

10

11


13. Isikan Ulasan Permohonan.

14. Klik Pohon.

Rajah 3.5.8

15. Mesej “No. Mesin Frangki ini tidak boleh digunakan selepas permohonan ini. Teruskan?” dipaparkan.

Rajah 3.5.9

16. Klik “Yes”.


Rajah 3.5.10

12 13

14

15

16


18. Status mesin frangki menunjukkan status .

Rajah 3.5.11

19. Kesemua permohonan baru/ reset mesin frangki perlu mendapat kelulusan daripada BDS (HQ).

20. Proses TAMAT.


3.6 Permohonan Pengguna Baru

1. Skrin Utama

Rajah 3.6.1

2. Klik Pengurusan Pengguna.

2


Rajah 3.6.2

3. Skrin Senarai Pengguna dipaparkan.

Rajah 3.6.3

4. Skrin pengurusan pengguna (tambah) dipaparkan.

Rajah 3.6.4

5. Isikan Nama Pengguna.

6. Pilih Peranan Pengguna.

7. Isikan ID Pengguna (mesti dalam alphanumeric dan dalam 6 hingga 12 digit).

8. Isikan maklumat lain.

9. Klik “Simpan”.

3

4

5 6

7

8

9



Rajah 3.6.5

11. Status pengguna menunjukkan status .

Rajah 3.6.6

12. Proses TAMAT.


3.7 Permohonan Reset Kata Laluan Pengguna

1. Skrin Utama

Rajah 3.7.1

2. Klik Pengurusan Pengguna


Rajah 3.7.2


Rajah 3.7.3

4. Klik Ubah.

5. Skrin Kemaskini Maklumat Pengguna dipaparkan.

2

4


Rajah 3.7.4

6. Tandakan pada kotak Reset Kata Laluan.

7. Klik simpan.


Rajah 3.7.5

9. Status Pengguna menunjukkan status .

Rajah 3.7.6

10. Proses TAMAT.

5 6

7


3.8 Kemaskini Maklumat Pengguna

1. Skrin Utama

Rajah 3.8.1

2. Klik Pengurusan Pengguna

2


Rajah 3.8.2


Rajah 3.8.3

4. Klik Ubah.

5. Skrin Kemaskini Maklumat Pengguna dipaparkan.

Rajah 3.8.4

6. Tukar maklumat pengguna termasuk peranan pengguna.

4

5 6

8

7


7. Isikan ulasan permohonan.

8. Klik simpan.

9. Mesej “Data Berjaya disimpan”.

Rajah 3.8.5

10. Status pengguna menunjukkan status .

Rajah 3.8.6

11. Proses TAMAT.

10


3.9 Kemaskini Maklumat Cawangan

1. Skrin Utama

Rajah 3.9.1

2. Klik Informasi Cawangan.

Rajah 3.9.2

2


3. Skrin Kemaskini Maklumat Cawangan dipaparkan.

Rajah 3.9.3

4. Kolume ini adalah untuk menukar nama cawangan yang terterah dalam setam.

5. Tukar maklumat cawangan lain.

6. Isikan Huraian.

7. Klik Simpan.

8. Mesej “Data Berjaya disimpan”.

Rajah 3.9.4

9. Mesej “Maklumat cawangan ini telah dihantar sebelum ini, kemaskini tidak dibenarkan” dipaparkan

apabila permohonan kemaskini cawangan telah dihantar dan belum mendapat kelulusan daripada BDS

(HQ).

Rajah 3.9.5

4

6

7


3.10 Kemaskini Firmware

Fungsi ini adalah untuk Pentadbir Cawangan mengemaskinikan firmware mesin frangki apabila permohonan

menukar nama cawangan yang terpapar dalam setem telah diluluskan oleh BDS (HQ).

1. Skrin Utama

Rajah 3.10.1

2. Klik Informasi Cawangan


Rajah 3.10.2

3. Skrin Kemaskini Maklumat Cawangan dipaparkan.

Rajah 3.10.3

4. Klik Kemaskini Firmware.

5. Mesej “Firmware Berjaya dikemaskini” dipaparkan.

Rajah 3.10.4

6. Proses TAMAT.

2

4


4.KASYER

4.1 Pengenalan Aplikasi

Pengguna Sistem Frangki Digital terbahagi kepada beberapa peranan yang berbeza. Setiap peranan mempunyai

tugasan dan aktiviti kerja yang berbeza.Berikut adalah jadual peranan pengguna Sistem Frangki Digital untuk

Kasyer:

Bil Peranan Tugasan

3. Kasyer Log Masuk Sebagai Pengguna Dalaman

Fungsi Pembayaran Duti Setem

Ubah Pembayaran Duti Setem

Pembatalan Doket

Tambah Nilai Pengguna Luar

Jadual 1-1


4.2 Log Masuk

7. Klik pada ikon untuk memulakan aplikasi Kasyer

8. Antaramuka utama Kasyer akan dipaparkan

Rajah 4.2.1

9. Paparan tetingkap “Login” akan dipaparkan


Ketua Unit.

11. Klik butang “Masuk” untuk membolehkan Kasyer memulakan aplikasi.

2


Rajah 4.2.2

12. Sekiranya proses daftar masuk berjaya, skrin Kasyer akan dipaparkan. (Rujuk rajah 2-3)

Rajah 4.2.3

5

4

6


4.3 Fungsi Pembayaran Duti Setem

1. Untuk memulakan proses pembayaran, pilih butang tambah

Rajah 4.3.1

2. Skrin pembayaran mengikut jenis bayaran Tunai/Deraf Bank/Wang pos/Kiriman Wang akan

dipaparkan. (Rujuk rajah 3-2)

Rajah 4.3.2

1

2


4.4 Pembayaran Melalui Tunai

1. Pilih tunai.

2. Masukkan amaun dalam ruangan Jumlah .

3. Setelah selesai, klik simpan.

Rajah 4.4.1

4. Kotak mesej akan memaparkan ” Data berjaya disimpan”. Tekan ”OK”

5. Nombor doket akan dijana secara automatik oleh sistem.

6. Klik Tutup .

1

2

4

5

6

3


Rajah 4.4.2

13. Maklumat bayaran akan dipaparkan di senarai aktiviti harian pada skrin kasyer.

Rajah 4.4.3

7


4.5 Pembayaran Melalui Deraf Bank

1. Pilih Deraf Bank

2. Masukkan maklumat Deraf Bank seperti berikut :

No Deraf Bank ( 6 Digit) contoh 123456 No Bank (7 Digit) contoh 3510035

Tarikh Deraf Bank (dd/mm/yyyy) Jumlah


Rajah 4.5.1



6. Klik Tutup .

1

2

3


Rajah 4.5.2


Rajah 4.5.3

5

4

6

7


4.6 Pembayaran Melalui Wang Pos

1. Pilih Wang Pos

2. Masukkan Maklumat Wang Pos Seperti berikut :

No. Wang Pos ( 16 Digit) Jumlah

Tarikh Wang Pos (dd/mm/yyyy)


Rajah 4.6.1



6. Klik Tutup .

1

2

3


Rajah 4.6.2


Rajah 4.6.3

5

4

7

6


4.7 Pembayaran Melalui Kiriman Wang

1. Pilih Kiriman Wang

2. Masukkan Maklumat Kiriman Wang Seperti berikut :

No. Kiriman Wang ( 16 Digit) Jumlah

Tarikh Kiriman Wang (dd/mm/yyyy)


Rajah 4.7.1



6. Klik tutup .

1

2

3


Rajah 4.7.2


Rajah 4.7.3

4

5

6

7


4.8 Kemaskini Maklumat “Pembayaran Duti Setem”

Syarat-syarat untuk kemaskini “Pembayaran Duti Setem”:-

1. Jenis Bayaran

a. Pada hari yang sama;

b. Sebelum kaunter tutup sementara atau kekal;

c. Pada Server Cawangan sahaja.

2. Jumlah Bayaran

a. Pada hari yang sama;

b. Status doket mesti dalam status “Bayar”;

c. Sebelum kaunter tutup sementara atau kekal;

d. Pada Server Cawangan sahaja.

3. Maklumat Bayaran (Tarikh, No. Bayaran, Kod Bank)

a. Pada hari yang sama dan sebelum tutup kaunter (sementara atau kekal), kasyer dan

TPDS boleh mengubah maklumat bayaran.

b. Pada hari yang sama dan selepas tutup kaunter (sementara atau kekal), hanya TPDS

sahaja yang boleh mengubah maklumat bayaran.

c. Pada hari yang lain, hanya TPDS sahaja yang boleh mengubah maklumat bayaran.

d. Jika status doket adalah belum selesai, ubah maklumat bayaran mesti dibuat dalam

Server Cawangan sahaja.

e. Jika status doket adalah selesai tetapi pada hari yang sama, ubah maklumat mesti dibuat

dalam Server Cawangan sahaja.

f. Jika status doket adalah selesai dan pada hari yang lain, ubah maklumat boleh dibuat

melalui DFS Server.


Langkah-langkah untuk mengemaskini maklumat Pembayaran Duti Setem : -

1. Pilih doket

2. Klik “Ubah”

Rajah 4.8.1

3. Skrin “Pindaan Pembayaran DutiSetem” dipaparkan.

Rajah 4.8.2

1

2

5

4


4. Kemaskini maklumat pembayaran duti setem seperti Jenis Bayaran/Jumlah Bayaran/ Maklumat

Bayaran (Tarikh, No. Bayaran, Kod Bank) .

5. Klik Simpan.

6. Mesej “Data Berjaya disimpan” dipaparkan.Klik “OK”.

Rajah 4.8.3

6


4.9 Pembatalan Doket

Syarat-syarat pembatalan doket:-

1. Pada hari yang sama.

2. Sebelum kaun tertutup sementara atau kekal.

3. Status doket mesti dalam status “Bayar”.

Langkah-langkah pembatalan doket:-

1. Pilih doket

2. Pastikan status doket adalah Bayar

Rajah 4.9.1

3. Klik Hapus

Rajah 4.9.2

1

2

3


4. Skrin Hapus Doket dipaparkan.

5. Isikan huraian dalam ruangan yang disediakan.

6. Klik simpan

Rajah 4.9.3

7. Status doket bertukar jadi tidak sah

Rajah 4.9.4

4

5

6

7


4.10 Tambah Nilai Pengguna Luar

Syarat-syarat tambah nilai pengguna luar:-

1. Mesti dalam keadaan Dalam Talian.

Langkah-langkah untuk Tambah Nilai Pengguna Luar :

1. Klik Tambah Nilai Pengguna Luar pada skrin utama.

Rajah 4.10.1

2. Skrin pengurusan tambah nilai dipaparkan.

3. Isikan nombor akaun (dalam 8 digit).

4. Pilih Jenis Pembayaran

5. Jika pembayaran secaraTunai, isikan:

a. Jumlah

6. Jika pembayaran secar aDeraf Bank, isikan:

a. No. Deraf Bank (6 digit)

b. No. Bank (7 digit)

c. TarikhDeraf Bank

d. Jumlah

7. Jika pembayaran secara Wang Pos, isikan:

a. No. Wang Pos

b. Tarikh Wang Pos

c. Jumlah

8. Jika pembayaran secara Kiriman Wang, isikan:

a. No. Kiriman Wang

b. Tarikh Kiriman Wang

c. Jumlah

9. Kliksimpan

1


Rajah 4.10.2

10. Mesej “Data Berjaya disimpan”

Rajah 4.10.3

11. Senarai tambah nilai pada hari tersebut boleh dilihat dengan klik “Tab Senarai Tambah Nilai”.

2

3

4

5

6

7

8

9


Rajah 4.10.4

12. Anda boleh mengubah maklumat pembayaran tambah nilai pengguna luar pada hari yang sama

sahaja (dalam keadaan kaunter buka) dengan klik “Ubah”.

Rajah 4.10.5

13. Anda boleh melihat maklumat tambah nilai pengguna luar pada hari yang lain dengan pilih

Tarikh.

Masukkan No. Resit.

Klik cari.

Rajah 4.10.6

14. Klik Resit untuk mencetak resit

Rajah 4.10.7

11

12

13

14


15. Resit akan memaparkan maklumat berikut :

a. Maklumat cawangan

b. No. Resit

c. Maklumat Syarikat

d. Jumlah tambah nilai

e. Tarikh tambah nilai

Rajah 4.10.8

16. Klik cetak

Rajah 4.10.9

16

15


5.FRANKER


Pengguna Sistem Frangki Digital terbahagi kepada beberapa peranan yang berbeza. Setiap peranan

mempunyai tugasan dan aktiviti kerja yang berbeza. Berikut adalah jadual peranan pengguna Sistem

Frangki Digital untuk Franker:

Bil Peranan Tugasan

1 Franker Log masuk sebagai pengguna dalaman

Penyeteman A (Biasa, Biasa+Penalti)

Penyeteman B (Batal Setem)

Penyeteman C (Setem Semula)

Penyeteman D (Penalti)

Penyeteman E (Manual Frank)

Penyeteman Secara Bulk

Pembatalan Surat Cara


5.2 Log Masuk

1. Klik pada ikon untuk memulakan aplikasi Franker

2. Antaramuka utama Franker akan dipaparkan

Rajah 5.2.1



Ketua Unit.

5. Klik butang “Masuk” untuk membolehkan Franker memulakan aplikasi.

5

2

4


Rajah 5.2.2

6. Sekiranya proses daftar masuk berjaya, skrin Franker akan dipaparkan. (Rujuk rajah 1-3)

Rajah 5.2.3

6


5.3 Penyeteman A (Biasa, Biasa+Penalti)

1. Pilih doket

2. Klik dua kali doket tersebut atau klik butang setem.

Rajah 5.3.1

3. Skrin Penyeteman Surat Cara dipapar.

Rajah 5.3.2

1

2

3

5 4

6


4. Semak nombor doket .

5. Semak jumlah kutipan.

6. Isikan bilangan surat cara yang hendak dihasilkan dan klik butang atau Enter (papan kekunci).

7. Selepas surat cara dihasilkan, ubah jumlah amaun surat cara tersebut. Jika surat cara tersebut adalah dikenakan penalti, sila isikan jumlah penalti bagi surat cara tersebut dalam ruangan penalti.

8. Pastikan sama ada surat cara ini adalah ”Asal” atau ”Salinan”. Jika surat cara ini adalah ”Asal”, biarkan kotak ruangan tersebut. Jika surat cara ini adalah ”Salinan”, tick √ pada ruangan tersebut.

Rajah 5.3.3

9. Pastikan sama ada surat cara ini adalah ”Tetap” atau ”Ad Volerem”. Jika surat cara ini adalah ”Tetap”, biarkan kotak ruangan tersebut kosong. Jika surat cara ini adalah ”Ad Volerem”, tick √ pada ruangan tersebut.

10. Klik butang simpan.

11. Mesej ”data berjaya disimpan” dipapar.

Rajah 5.3.4

7

8

9

10

11


12. Status surat cara menjadi ”Belum Selesai’.

Rajah 5.3.5

13. Klik butang untuk mulakan penyeteman.

12


Rajah 5.3.6

14. Mesej ”Mula untuk setem?” dipapar.

15. Klik ”Yes” untuk memulakan penyeteman.

Rajah 5.3.7

16. Mesej ”Sila masukkan surat cara ke mesin frangki” dipapar. Penyeteman akan dibatalkan dalam masa 60 saat jika penyeteman tidak dijalankan. Masukkan surat cara pada mesin dan tekan butang ENTER (berwarna hijau).

13

14

15

16


Rajah 5.3.8

17. Teruskan penyeteman dengan langkah (13 hingga 15) yang sama bagi kesemua surat cara.

Rajah 5.3.9

18. Status doket akan menjadi selesai apabila kesemua surat cara telah disetem.

Rajah 5.3.10

17

18


5.4 Penyeteman B (Batal Setem)

1. Pilih doket.


Rajah 5.4.1

3. Skrin Penyeteman Surat Cara dipaparkan.

4. Pilih surat cara yang hendak dibatalkan setem.

Rajah 5.4.2

2

1

3

4

5


5. Klik Hapus untuk membatalkan surat cara.

6. Mesej ”Sila masukkan surat cara ke mesin frangki” dipapar. Penyeteman akan dibatalkan dalam masa 60

saat jika penyeteman tidak dijalankan. Masukkan surat cara pada mesin dan tekan butang ENTER

(berwarna hijau).

Rajah 5.4.3

7. Status surat cara bertukar menjadi .

Rajah 5.4.4

8. Status doket akan menjadi Belum Selesai.

Rajah 5.4.5

9. Proses TAMAT.

6

7

8


5.5 Penyeteman C (Setem Semula)

1. Pilih doket.


Rajah 5.5.1

3. Skrin Penyeteman Surat Cara dipaparkan.

2

1

3

4 5


Rajah 5.5.2

4. Pilih surat cara yang hendak disetem semula. Hanya surat cara yang telah dibatalkan setem boleh disetem

semula.

5. Klik untuk mulakan penyeteman semula.



(berwarna hijau).

Rajah 5.5.3

7. Status surat cara bertukar menjadi .

Rajah 5.5.4

8. Status doket bertukar menjadi selesai.

Rajah 5.5.5

9. Proses TAMAT.

6

8

7


5.6 Penyeteman D (Penalti)

1. Pilih doket.


Rajah 5.6.1


Rajah 5.6.2

4. Semak nombor doket.


1

2

3

5 4

6



7. Selepas surat cara dihasilkan, ubah jumlah amaun surat cara tersebut seperti yang dipaparkan.

8. Pastikan sama ada surat cara ini adalah “Asal” atau “Salinan”. Jika surat cara ini adalah “Asal”, biarkan kotak ruangan tersebut. Jika surat cara ini adalah “Salinan”, tick √ pada ruangan tersebut.

Rajah 5.6.3

9. Pastikan sama ada surat cara ini adalah ”Tetap” atau ”Ad Volerem”. Jika surat cara ini adalah ”Tetap”, biarkan kotak ruangan tersebut kosong. Jika surat cara ini adalah ”Ad Volerem”, tick √ pada ruangan tersebut.


11. Mesej “Data berjaya disimpan” dipapar.

Rajah 5.6.4

12. Klik butang untuk mulakan penyeteman.

7

8

9

10

11


Rajah 5.6.5

13. Mesej “Mula untuk setem?” dipapar.

14. Klik “Yes” untuk memulakan penyeteman.

Rajah 5.6.6

15. Mesej ”Sila masukkan surat cara ke mesin frangki” dipapar. Penyeteman akan dibatalkan dalam masa 60 saat jika penyeteman tidak dijalankan. Masukkan surat cara pada mesin dan tekan butang ENTER (berwarna hijau).

Rajah 5.6.7

12

13

14

15


16. Status surat cara bertukar menjadi selesai.

Rajah 5.6.8

17. Proses TAMAT.

16


5.7 Penyeteman E (Manual Frank)

1. Pilih doket.


Rajah 5.7.1


Rajah 5.7.2



1

2

3

5 4

6




8. Pastikan sama ada surat cara ini adalah “Asal” atau “Salinan”. Jika surat cara ini adalah “Asal”, biarkan

kotak ruangan tersebut. Jika surat cara ini adalah “Salinan”, tick √ pada ruangan tersebut.

Rajah 5.7.3

9. Pastikan sama ada surat cara ini adalah ”Tetap” atau ”Ad Volerem”. Jika surat cara ini adalah ”Tetap”,

biarkan kotak ruangan tersebut kosong. Jika surat cara ini adalah ”Ad Volerem”, tick √ pada ruangan

tersebut.


11. Mesej “data Berjaya disimpan” dipapar.

Rajah 5.7.4

12. Isikan huraian.

13. Klik simpan.

7

8

9

10

11


Rajah 5.7.5


Rajah 5.7.6

15. Klik

Rajah 5.7.7

12

13

14

15


16. Status surat cara bertukar menjadi selesai .

Rajah 5.7.8

17. Proses TAMAT.

16


5.8 Penyeteman Secara Bulk

1. Pilih doket.


Rajah 5.8.1

3. Screen Penyeteman Surat Cara dipapar.

Rajah 5.8.2



6. Isikan bilangan surat cara yang hendak dihasilkan dan klik butang atau Enter (keyboard).

1

2

3

5 4

6



8. Pastikan sama ada surat cara ini adalah “Asal” atau “Salinan”. Jika surat cara ini adalah “Asal”, biarkan

kotak ruangan tersebut. Jika surat cara ini adalah “Salinan”, tick √ pada ruangan tersebut.

Rajah 5.8.3

9. Pastikan sama ada surat cara ini adalah ”Tetap” atau ”Ad Volerem”. Jika surat cara ini adalah ”Tetap”,

biarkan kotak ruangan tersebut kosong. Jika surat cara ini adalah ”Ad Volerem”, tick √ pada ruangan

tersebut.



Rajah 5.8.4

12. Klik butang Bulk.

Rajah 5.8.5

9

10

7

8

11

12


13. Skrin Setem Berterusan dipaparkan.

14. Klik butang Mula.

Rajah 5.8.6

15. Mesej “Mula Penyeteman Secara Bulk?” dipaparkan.

16. Klik “Yes”.

Rajah 5.8.7



(berwarna hijau).

Rajah 5.8.8

13

14

15

16

17


18. Penyeteman dijalankan sehingga semua surat cara disetem.

19. Status surat cara menjadi selesai.

Rajah 5.8.9

20. Proses TAMAT.

19


5.9 Pembatalan Surat Cara

1. Untuk melakukan pembatalan surat cara, setem perlu dibatalkan terdahulu.

2. Sila merujuk langkah-langkah 3.4 untuk pembatalan setem.

3. Skrin Penyeteman Surat Cara

Rajah 5.9.1

4. Pilih surat cara yang hendak dibatalkan.

5. Klik butang Batal S/Cara.

6. Mesej “Anda pasti hendak batalkan surat cara ini?” dipaparkan.

Rajah 5.9.2

7. Klik “Yes”.

8. Status surat cara bertukar menjadi Batal .

1 4

5

6

7


Rajah 5.9.3

9. Proses TAMAT.

8


6.KERANI STATISTIK



mempunyai modul dan fungsi yang berbeza. Berikut adalah jadual peranan pengguna Sistem Frangki

Digital untuk Kerani Statistik:

Bil Peranan Modul

1 Kerani Statistik Log masuk sebagai pengguna dalaman

Kemasukan Data Oleh Kerani Statistik Pada

Hari Yang Sama.

Kemasukan Data Oleh Kerani Statistik Pada

Hari Lain.


6.2 Log Masuk

1. Klik pada ikon untuk memulakan Aplikasi Pengguna Dalaman.

2. Antaramuka utama Aplikasi Pengguna Dalaman akan dipaparkan.

Rajah 6-2-1

3 Paparan tetingkap “Login” akan dipaparkan.

4 Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan yang telah didaftarkan dan diberikan melalui email

kepada Ketua Unit atau Timbalan Ketua Unit.

5 Klik butang “Masuk” untuk membolehkan Kerani Statistikmemulakan aplikasi.

5

2

4


Rajah 6-2-2

6 Sekiranya proses daftar masuk berjaya, skrinutama akan dipaparkan.

Rajah 6–2-3

6


6.3 Kemasukan Data Oleh Kerani Statistik Pada Hari Yang Sama

1 Klik ikon pada desktop untuk memulakan Aplikasi Pengguna Dalaman.

2 Antaramuka Aplikasi Pengguna Dalaman akan dipaparkan.

Rajah 6-3-1




2

4

5


Rajah 6-3-2


6 Sekiranya proses daftar masuk berjaya, skrin utama akan dipaparkan seperti Rajah 4-3-3.

Rajah 6-3-3

7 Pilih (highlight) nombor doket yang hendak dikemaskini daripada skrin utama.

Rajah 6-3-4

8 Klik butang “Tambah Info” dalam skrin utama ATAUPUNdouble click nombor doket yang dipilih.

7

6


Rajah 6-3-5

9 Skrin Penyeteman Surat Cara akan dipaparkan seperti Rajah 6-3-6.

10 Pilih surat cara yang hendak dikemaskini dan klik butang “Ubah Info”.

Rajah 6-3-6

8

10 9


11 Skrin Maklumat Surat Cara akan dipaparkan seperti Rajah 6-3-7.

Rajah 6-3-7

12 Skrol Jenis Penyeteman untuk pilih Jenis Penyeteman.

Rajah 6-3-8

13 Skrol Jenis Surat Cara untuk pilih Jenis Surat Cara.

11

12


Rajah 6-3-9

14 Pilih Tarikh Surat Cara.

Rajah 6-3-10

13

14


15 Isikan nilai balasan dan Tempoh Kontark (sekiranya berkaitan).

Rajah 6-3-11

16 Isikan maklumat Pihak Pertama dan Pihak Kedua.

17 Klik butang “Simpan”.

Rajah 6-3-12

15

16

17


18 Mesej “Data berjaya disimpan” dipaparkan. Klik butang “OK”.

Rajah 6-3-13

19 Maklumat yang telah dikemaskini untuk surat cara pertama telah di salin (copy).

20 Status statistik pada skrin utama bertukar menjadi

21 Teruskan proses untuk kemaskini maklumat surat cara kedua dengan ulangi langkah 10 hingga 18. Tukar/Kemaskini maklumat dalam skrin Maklumat Surat Cara yang memerlukan pindaan sahaja.

18


6.4 Kemasukan Data Oleh Kerani Statistik Pada Hari Lain

1 Klik ikon pada desktop untuk memulakan Aplikasi Pengguna Dalaman.

2 Antaramuka Aplikasi Pengguna Dalaman akan dipaparkan.

Rajah 6-4-1




2

4

5


Rajah 6-4-2


6 Sekiranya proses daftar masuk berjaya, skrin utama akan dipaparkan seperti Rajah 4-4-3.

Rajah 6-4-3

6


7 CARIAN BERDASARKAN SENARAI DOKET

7.1 Pilih server “Server DFS”, pilih tarikh transaksi yang hendak dikemaskini dan klik butang

“Cari”.

Rajah 6-4-4

7.1


7.2 Senarai doket untuk tarikh yang hendak dikemaskini akan dipaparkan. Pilih nombor doket yang

hendak dikemaskini daripada skrin utama dan klik “Tambah Info”.

Rajah 6-4-5

7.3 Ulangi langkah 9 hingga 21 pada Perkara 4.3 Kemasukan Data Oleh Kerani Statistik Pada

Hari Yang Sama.


8 CARIAN BERDASARKAN NOMBOR DOKET

8.1 Pilih server “Server DFS”, pilih tarikh transaksi yang hendak dikemaskini dan masukkan

nombor doket yang berkenaan dan klik butang “Cari”.

Rajah 6-4-5

8.2 Doket untuk tarikh yang hendak dikemaskini akan dipaparkan dan klik “Tambah Info”.

8.1


Rajah 6-4-6

8.3 Ulangi langkah 9 hingga 21 pada Perkara 4.3 Kemasukan Data Oleh Kerani Statistik Pada

Hari Yang Sama.


7.SLIP BANK

7.1 Slip Bank



Frangki Digital:

Bil Peranan Modul

1 Pentadbir Cawangan Log masuk sebagai pengguna dalaman

2. Kasyer Slip Bank Sebelum Tutup Kaunter Kekal

Slip Bank Selepas Tutup Kaunter Kekal

Mencari Slip Bank hari yang lain


7.2 Log Masuk

1. Klik pada ikon untuk memulakan aplikasi Pentadbir Cawangan atau Kasyer.

2. Antaramuka utama Pentadbir Cawangan atau Kasyer akan dipaparkan

Rajah 7.2.1


4. Masukkan ID pengguna dan Katalaluan yang telah di berikan melalui email Ketua Unit atau

Timbalan Ketua Unit.

5. Klik butang “Masuk” untuk membolehkan Pentadbir Cawangan atau Kasyer memulakan aplikasi.

Rajah 7.2.2

5

2

4


6. Sekiranya proses daftar masuk berjaya, skrin Pentadbir Cawangna atau Kasyer akan dipaparkan.

(Rujuk Rajah 5.2.3)

Rajah 7.2.3

6


7.3 Slip Bank Sebelum Tutup Kaunter Kekal

1. Skrin Utama

Rajah 7.3.1

2. Klik Slip Bank

Rajah 7.3.2

2


3. Skrin slip bank dipaparkan.

Rajah 7.3.3

4. Pilih jenis bayaran

5. Klik Lihat

6. TPDS boleh memilih nama pengguna untuk melihat slip bank. Kasyer hanya boleh melihat slip bank

sendiri.

7. Slip Bank dipaparkan

4

5 6

8


Rajah 7.3.4

8. Slip bank mukasurat dua (2).

Rajah 7.3.5

9. Nombor slip bank belum dijana kerana kaunter belum ditutup kekal.

10. Klik cetak .

7

8


7.4 Slip Bank Selepas Tutup Kaunter Kekal

1. Skrin Utama

Rajah 7.4.1

2. Kaunter telah ditutup kekal.

Rajah 7.4.2

3. Klik Slip Bank

Rajah 7.4.3

3


4. Skrin slip bank dipaparkan.

Rajah 7.4.4

5. Pilih jenis bayaran.

6. Nombor slip bank telah dijanakan.

7. TPDS boleh memilih nama pengguna untuk melihat slip bank. Kasyer hanya boleh melihat slip bank

sendiri.

8. Klik Lihat.

9. Slip Bank dipaparkan.

5

8 7

6


Rajah 7.4.5

10. Slip bank mukasurat dua (2).

Rajah 7.4.6

11. Klik cetak .

9

10


7.5 Mencari Slip Bank Hari Yang Lain

1. Skrin Utama

Rajah 7.5.1

2. Klik Slip Bank

Rajah 7.5.2

2


3. Skrin Slip Bank dipaparkan.

Rajah 7.5.3

4. Pilih DFS Server

5. Pilih Tarikh

6. Pilih Nama Pengguna

7. Klik Cari

8. Setelah slip bank dipaparkan, klik Lihat.

Rajah 7.5.4

4 7

8

5 6


9. Slip Bank dipaparkan.

Rajah 7.5.5

8


8.LAPORAN

8.1 Laporan

Fungsi ini adalah untuk pengguna melihat dan mencetak data kutipan hari, laporan jenis penyeteman

dan surat cara untuk hari ini, bulan ini atau dalam tempoh masa yang ditetapkan.

Bil Peranan Modul

1 Pentadbir Cawangan Log masuk sebagai pengguna dalaman

2. Kasyer Laporan


8.2 Log Masuk

1. Klik pada ikon untuk memulakan aplikasi Pentadbir Cawangan atau Kasyer.

2. Antaramuka utama Pentadbir Cawangan atau Kasyer akan dipaparkan

Rajah 8.2.1


4. Masukkan ID pengguna dan Katalaluan yang telah di berikan melalui email Ketua Unit atau

Timbalan Ketua Unit.

5. Klik butang “Masuk” untuk membolehkan Pentadbir Cawangan atau Kasyer memulakan aplikasi.

5

2

4


Rajah 8.2.2

6. Sekiranya proses daftar masuk berjaya, skrin Pentadbir Cawangan atau Kasyer akan dipaparkan.

(Rujuk Rajah 6.2.3)

Rajah 8.2.3

6


8.3 Laporan

1. Skrin Utama

Rajah 8.3.1

2. Klik Laporan.

Rajah 8.3.2

2


3. Skrin Laporan dipaparkan.

Rajah 8.3.3

4. Pilih jenis laporan

a. Statistik Kutipan

b. Jenis Penyeteman

c. Jenis Duti

5. Pilih tempoh masa laporan

a. Hari Ini

b. Bulan Ini

c. Tempoh Masa

3

4

5

6

7


6. Pilih Nama Pengguna (TPDS sahaja boleh melihat laporan individu atau cawangan. Kasyer hanya

boleh melihat laporan sendiri).

7. Klik Cetak.

8. Skrin laporan dipaparkan mengikut jenis laporan yang telah dipilih.

a. Laporan Jenis Pungutan

Rajah 8.3.4

b. Laporan Jenis Penyeteman


Rajah 8.3.5

c. Laporan Jenis Duti

Rajah 8.3.6


9. Klik Cetak pada paparan laporan untuk mencetak laporan.


9.LAIN-LAIN

9.1 Lain-lain



Frangki Digital untuk Semua Pengguna Cawangan:

Bil Peranan Modul

1 Semua Pengguna Log masuk sebagai pengguna dalaman

Tukar Kata Laluan

Pengesahan Ketulenan

Papan Mesej

Cari Data Hari Yang Lain


9.2 Log Masuk

1. Klik pada ikon untuk memulakan aplikasi semua pengguna cawangan.

2. Antaramuka utama semua pengguna cawangan akan dipaparkan

Rajah 9-2-1

3. Paparan tetingkap “Login” akan dipaparkan.

4. Masukkan ID pengguna dan Kata Laluan yang telah didaftarkan dan diberikan melalui email


5. Klik butang “Masuk” untuk membolehkan semua pengguna cawanganmemulakan aplikasi.

5

2

4


Rajah 9-2-2

6. Sekiranya proses daftar masuk berjaya, skrin semua pengguna cawangan akan dipaparkan.

(Rujuk rajah 8-3)

Rajah 9-2-3

6


9.3 Tukar Kata Laluan

Syarat-syarat: Aplikasi mesti dalam keadaan dalam talian (online).

= Dalam Talian (online) = Tidak Dalam Talian (offline)

1. Skrin Utama

Rajah 9-3-1

2. Klik “Tukar Kata Laluan”


3. Skrin Tukar Kata Laluan akan dipaparkan.

4. Masukkan kata laluan sekarang.

5. Masukkan kata laluan baru.

6. Ulang kata laluan baru.

Rajah 9-3-2

7. Klik OK

8. Mesej “Berjaya menukar kata laluan” dipaparkan.

2

3

4

5

6

7


9.4 Pengesahan Ketulenan

Syarat-syarat : Aplikasi perlu berada dalam keadaan dalam talian (online).

1. Skrin Utama

Rajah 9-4-1

2. Klik Pengesahan Ketulenan.

3. Skrin Pengesahan Ketulenan dipaparkan.

2


Rajah 9-4-2

4. Isikan nombor siri setem.

5. Pilih tarikh penyeteman.

6. Isikan nombor mesin.

7. Klik Semak.

8. Maklumat penyeteman dipaparkan.

Rajah 9-4-3

3

4

5

6

7

8


9.5 Papan Mesej

1. Skrin Utama.

Rajah 9-5-1

2. Mesej yang dihantar oleh BDS (HQ) akan terpapar di skrin utama.

Rajah 9-5-2


3. Klik mesej tersebut atau klik papan mesej untuk membaca mesej.

Rajah 9-5-3

4. Skrin papan mesej dipaparkan.

Rajah 9-5-4

3


9.6 Cari Data Hari Yang Lain

Syarat-syarat : Aplikasi mesti dalam keadaan dalam talian (online).

1. Skrin utama.

Rajah 9-6-1


2. Klik Server DFS.

Rajah 9-6-2

3. Pilih tarikh.

4. Klik Cari.

5. Senarai doket dipaparkan.

Rajah 9-6-3

2 3

4

panduan pengguna 1.0 modul pentadbir cawangan...

Documents