rumusan mesyuarat pengarah 2-2014apps.jtm.gov.my/bpp/download/rumusan mesyuarat pengara… · 2014....

1

RUMUSAN PERBINCANGAN MESYUARAT PENGARAH-PENGARAH ILJTM BERSAMA

KETUA PENGARAH JTM BIL 2/2014

BIL ISU TINDAKAN & PENYELESAIAN KEPUTUSAN MESYUARAT 1 . BAHAGIAN PERANCANGAN DAN PENYELIDIKAN 1.1 CUDBAS

Pencapaian keseluruhan SKT setengah tahun JTM bagi sesi cudbas di industri adalah 56%. Sukar mendapat respon industri berkenaan hal ini kerana kurang pendedahan dan promosi.

1. CUDBAS leader dan fasilitator di peringkat ILJTM perlu memainkan peranan dalam mempelbagaikan kaedah promosi serta menyatakan kepada industri kelebihan berkaitan sesi CUDBAS. Ini kerana pelaksanaan CUDBAS yang berjaya dapat mempromosikan graduan-graduan JTM terutamanya dari segi kemudahan On Job Training (OJT) dan sebagainya.

Mesyuarat mengambil maklum akan perkara ini dan ILJTM perlu mempergiatkan promosi.

1.2 KAJIAN PENGESANAN DAN KEBOLEHKERJAAN PELAJAR

Kebanyakan ILJTM tidak mengesan data keluaran pelajar sebanyak 2 kali setahun dan tidak melaporkan kepada BPP HQ.

Pegawai CESS tidak memahami keseluruhan sistem dan ini

1. ILJTM perlu mengambil inisiatif menjalankan kajian pengesanan dan kebolehkerjaan pelajar di peringkat institut setiap tahun berdasarkan kreativiti masing-masing. Ini kerana data kebolehkerjaan merupakan data penting terutamanya bagi perolehan bajet di peringkat KSM.

2. ILJTM hendaklah mengambil maklum pelajar

Mesyuarat bersetuju dengan cadangan tersebut dan akan dilaksanakan bagi Kajian Pengesanan Dan Kebolehkerjaan Pelajar 2014.

2

menyukarkan proses pengesanan pelajar serta kesalahan pengisian data di dalam sistem. Ini menyukarkan analisa di peringkat HQ kerana pembersihan data perlu dilakukan setiap kali sebelum laporan dijana.

yang perlu mengisi ETOS bagi tahun 2014 adalah bagi sesi keluaran 2/2013 dan 1/2014.

2. BAHAGIAN KAWALAN TEKNIKAL 2.1 ISU PENGIKTIRAFAN DAN

PENTAULIAHAN PROGRAM DIPLOMA

Masyarakat awam beranggapan semua program diploma oleh ILJTM mendapat pengiktirafan JPA kerana ILJTM adalah hak milik kerajaan.

Pemahaman yang salah menyebabkan pihak jabatan sering menerima pertanyaan mengenai isu pengiktirafan

1. Pelajar perlu diberi penjelasan tentang tujuan asal pembangunan ILJTM adalah untuk melahirkan tenaga mahir di industri.

2. Latihan di ILJTM ditauliahkan oleh JPK 3. Pelajar program Diploma (aliran kemahiran)

masih berpeluang melanjutkan latihan ke peringkat ijazah bagi kursus dan institusi tertentu dengan merujuk kelulusan artikulasi program DKM.

4. Penerangan perlu diberi semasa Minggu Suai Kenal dan sebelum pelajar menamatkan latihan supaya pelajar jelas status pentauliahan dan pengiktirafan program yang disertai.

5. Penerangan kepada ibu bapa dengan

Mesyuarat bersetuju penerangan tidak sesuai diberi semasa minggu suai kenal kerana akan mengelirukan pelajar/ibu bapa. Dicadangkan pihak institut memberi penekanan kepada hala tuju tujuan latihan kemahiran dan peluang pekerjaan di industri yang berkaitan.

3

memberi penekanan terhadap peluang pekerjaan di sektor swasta.

6. JTM perlu menetapkan samaada mematuhi sepenuhnya persijilan JPK atau move forward melalui persijilan MQA bagi membolehkan graduan bekerja bukan sahaja di industri malahan di sektor kerajaan. Isu perlu diselesaikan bagi membolehkan graduan menjadi pengajar teknikal juga.

2.2 ISU PERSIJILAN KEMAHIRAN MALAYSIA

Penetapan PPD tidak layak

menjadi PP dalam satu masa adalah bercanggahan dengan skop tugas PPLV/PLV. Jabatan telah menetapkan semua PPLV/PLV yang berada di institut dikehendaki mengajar mengikut panduan jam temu pengajar yang ditetapkan.

Penetapan 1600 jam kredit bagi program tahap 1 hingga 3 boleh

1. Mendapatkan penjelasan dari pihak JPK bagi isu ini serta mencadangkan agar permohonan kelulusan diperolehi supaya pengajar yang dilantik sebagai PPD boleh juga menjadi PP.

2. Jabatan memdapatkan permohonan daripada JPK supaya penetapan 1600 jam adalah mengambilkira subjek teras dan nilai tambahan yang dimasukkan oleh jabatan dalam program tersebut dan tidak termasuk subjek umum.

Mesyuarat mengambil maklum bahawa kedua-dua cadangan ini dimasukkan ke dalam agenda yang akan dibincangkan bersama dengan pihak JPK dalam mesyuarat penyelarasan antara JTM dan JPK pada bulan September.

4

diterima. Ketetapan pihak JPK agar mana-mana NOSS yang mempunyai jumlah jam yang kurang perlu diambil dari mana-mana CU bagi program yang berada dalam sektor yang sama sukar untuk dilaksanakan.

2.3 ISU PELAKSANAAN BENGKEL

PENGGUBALAN KURIKULUM DAN SOALAN PEPERIKSAAN

Institut kekurangan peruntukan OS21000 bagi perolehan tiket kapal terbang. Sekiranya BKT membuat unjuran bagi anggaran peruntukan OS21000 untuk ILJTM di wilayah timur, peruntukan ni akan bercampur dengan peruntukan sedia ada di institut dan sukar dikawal bagi tujuan pengasingan aktiviti BKT oleh bahagian kewangan institut.

Semua pengajar ILJTM perlu

1. Bagi memudahkan pemantauan dan juga perbelanjaaan secara berhemah dan terancang, dicadangkan tiket kapal terbang (tidak termasuk tuntutan TNT) diuruskan oleh pegawai BKT Ibu Pejabat. BKT dapat merancang pergerakan pengajar di ILJTM Wilayah Timur atau bagi aktiviti-akitiviti seperti berikut : a. Bengkel Penggubalan Kurikulum b. Bengkel Penggubalan Soalan Peperiksaan c. Persijilan Kekompetenan Elektrik

(Mesyuarat dan pemantauan peperiksaan)

Mesyuarat bersetuju dengan cadangan di atas dan akan dilaksanakan mulai pada tahun 2015

5

dilibatkan bagi penggubalan kurikulum dan soalan peperiksaan.

2.4 JAWATANKUASA PENASIHAT INSTITUT

Aktiviti berbentuk mesyuarat JawatanKuasa ini sebanyak 2 kali setahun ditangguhkan mulai penggal ke-2 tahun 2014 sehingga dimaklumkan kepada semua ILJTM.

Bayaran elaun mesyuarat kepada Ahli Jawatankkuasa perlu mendapat kelulusan perbendaharaan. Selama ini ILJTM membuat bayaran kepada AJK dengan merujuk kepada pekeliling berkaitan menghadiri mesyuarat. Oleh yang demikian, adalah didapati pelaksanaan ini tidak tepat.

1. BKT sedang menyediakan kertas kerja semula untuk dimajukan ke Kementerian Kewangan sebagai mendapatkan kelulusan khas pembayaran kepada Ahli Jkuasa yang menghadiri mesyuarat ini.

Susulan ini, dicadangkan SKT Pengarah ILJTM disemak semula.

Nota: Berbanding dengan bayaran TAC untuk kurikulum dan peperiksaan telah mendapat kelulusan khas daripada kementerian kewangan.

Mesyuarat memutuskan kertas kerja bagi tujuan kelulusan bayaran kepada ahli JK Penasihat dimajukan segera ke KSM sebelum dibawa ke MOF.

6

2.5 PELAKSANAAN MOU/MOA DAN SMART-PARTNERSHIP DI JTM SKT Pengarah ILJTM ialah 1 MOU/MOA setahun dan 5 Smart-Partnerships setahun.

Kenyataan dalam SKT tidak jelas samada MOU/MOA baru atau sediada yang masih aktif untuk dilaporkan dalam pencapaian tahunan Pengarah. Setakat ini, hanya 4 MOU/MOA sebenar yang telah dimeterai. Walau bagaimanapun, pihak ILJTM melaporkan pencapaian dengan mengambil kira MOU/MOA yang masih aktif sebagai pencapaian tahunan masing-masing.

Dicadangkan SKT disemak semula seperti berikut: 1. Setiap ILJTM mesti mengekalkan 1

MOU/MOA yang aktif sepanjang tahun yang berkenaan. Manakala, SKT bagi MOU/MOA baru dijadikan sebagai SKT Jabatan iaitu cadangan dengan sasaran 6 MOU/MOA setahun. Manakala, untuk SKT Smart-Partnership adalah dicadangkan minima 1 baru dan 2 aktif sepanjang tahun.

2. Smart partnership memerlukan instrumen bagi memastikan hubungan tersebut dikekalkan. MOU hendaklah dipastikan oleh PUU bagi memastikan terma dan syarat yang terlibat.

3. BKT diminta berbincang dengan pihak PUU kementerian bagi tujuan menyediakan template untuk program smart partnership.

4. TOR bagi program smart partnership atau program smart partnership yang melibatkan dokumentasi MOU/MOA perlu disediakan sebagai rujukan pihak institut.

5. Sebarang kerjasama yang melibatkan kewangan perlu ada MOA.

Mesyuarat mengambil maklum perkara ini.

BKT akan mengeluarkan satu garis panduan berkaitan pelaksanaan MOU/MOA bagi beberapa program Smart-Partnership.

7

2.6 BAJU SERAGAM SEMASA PERTANDINGAN DAN MAJLIS UTAMA BERLANSUNG

Setiap kali adanya pertandingan dan Majlis utama pertandingan para peserta WSM-Belia dan WSC-Pengajar memerlukan baju seragam ini bagi menampilkan imej organisasi/Jabatan.

JTM yang diwakili oleh pelbagai ILJTM (ILP, ADTEC & JMTI) tidak menampakkan imej Jabatan yang seragam.

1. BKT akan menyediakan kertas kerja ke Kementerian Kewangan bagi mendapatkan kelulusan khas untuk perolehan baju seragam ini khususnya bagi pertandingan/majlis di peringkat kebangsaan dan antarabagsa.

2. Dicadangkan kos yang akan dipohon bagi tujuan kelulusan adalah sebanyak RM70.00 bagi setiap perserta/jurulatih/pegawai pengiring.

Mesyuarat memutuskan perbelanjaan perlu dirancang dengan teliti dan berhemah. Bahagian kewangan HQ meminta BKT memastikan perancangan untuk peruntukan one off yang diminta dibuat dengan mengambilkira pertandingan inovasi.

2.7 PERBELANJAAN MOBILITI PELAJAR (WSC-BELIA), DLL.

Setiap kali adanya program/aktiviti pertandingan berkenaan memerlukan mobiliti para pelajar yang menyertai pertandingan dari suatu tempat pertandingan. Oleh itu, bayaran penginapan dan makan minum

1. Isu ini kerap diketengahkan oleh jurulatih terlibat di dalam mesyuarat post-mortem tetapi sehingga kini tiada jalan penyelesaian yang sesuai dan mematuhi prosedur kewangan.

2. Cadangan menggunakan akaun amanah institut atau OS41000 bagi tujuan pembayaran yang melibatkan pelajar sepanjang pertandingan diadakan.

8

adalah diperlukan untuk pelajar-pelajar ini.

Para pelajar ini menginap bersama para tenaga pengajar yang mengiringi mereka. Manakala, makan minum para pelajar ini juga kadang kala para tenaga pengajar terpaksa mengeluarkan wang poket mereka untuk para pelajar dan tidak boleh dituntut semula dengan Jabatan.

3. Rujuk dengan MOF tentang penggunaan

peruntukan OS4100 bagi tujuan ini.

2.8 PERUNTUKAN OS4200

Penerimaan wang peruntukan Adakah peruntukan ini boleh

dibelanja selain peralatan pejabat, GHB dan pendaftaran?

Peruntukan diberi sebanyak dua kali menyebabkan institut terpaksa membuat proses sebut harga dengan kerap.

1. BKT akan mengedarkan peruntukan OS42000 kepada semua ILP bagi tujuan bayaran pendaftaran SKM, perolehan bahan guna habis latihan dan perolehan alat tulis bagi peperiksaan selewat-lewatnya pada hujung Ogos 2014.

2. Peruntukan OS2600 bagi perolehan bahan

guna habis latihan kepada semua ADTEC dan JMTI akan diedarkan dalam tempoh yang sama.


9

3. Pihak institut diminta menggunakan

peruntukan OS42000 terlebih dahulu kerana peruntukan tersebut diberi berdasarkan program khas dan tidak boleh dipindah butiran ke objek sebagai yang lain.

2.9 AKTIVITI PENGUKUHAN PERSEKITAN

BERKUALITI (5S)

Hanya 15 institut sahaja yang telah mendapatkan persijilan semula MPC bagi pencapaian SKT setengah tahun JTM.

1. Jawatankuasa Teknikal 5S memaklumkan bahawa kebanyakan ILJTM mengambil keputusan mengubah tarikh persijilan semula disebabkan kekangan kerja dan kekurangan peruntukan. Selain itu MPC membenarkan tempoh 2 tahun tanpa lawatan.


3. BAHAGIAN PEMBANGUNAN KEMAHIRAN 3.1 SISTEM PENGURUSAN PEROLEHAN

Tempoh kelulusan pertukaran

model/spesifikasi, country of origin, lanjutan tempoh dan

1. Sebahagian institut telah selesai, maklumat teknikal telah disalurkan kepada bahagian perolehan dan akan diambil tindakan.

2. 6 ILJTM telah menghantar sebutharga berkaitan pembelian buku.


10

pengecualian LAD Institut mengambil masa terlalu

lama untuk membuat Penilaian Teknikal dan Harga.

3.2 PENTAULIAHAN PENCAPAIAN TERDAHULU (PPT):

Pengecualian bayaran untuk pendaftaran SKM/DKM/DLKM melalui PPT telah digezetkan dalam Warta Kerajaan dari 15 April 2014 – 14 April 2019.

Dalam proses penyemakan status permohonan (ada pindaan NOSS) dan kemajuan portfolio bagi pengajar tersenarai di institut.

Penugasan Pegawai Penilai (PP) dan proses seterusnya akan dibuat selepas maklumbalas diterima.

1. Kumpulan pertama iaitu ILP Miri, ILP Nibong Tebal dan ILP Selandar telah menghantar senarai nama dan telah dimajukan kepada JPK pada hujung Julai lalu..

2. Institut yang belum menghantar, mohon hantar nama pengajar yang telah siap portfolio untuk dihantar kepada JPK bagi tindakan selanjutnya.


11

3.3 PERBELANJAAN PERUNTUKAN PEMBANGUNAN (PERALATAN)

Sehingga Julai 2014, prestasi perbelanjaan baru mencapai 46%.

1. Perlu diadakan close monitoring bagi setiap projek setiap 2 minggu untuk memastikan peruntukan dapat dibelanjakan mengikut masa yang ditetapkan.


3.4 PERUNTUKAN KURSUS PEMBANGUNAN KEMAHIRAN

Perancangan kursus banyak akan dijalankan selepas Julai 2014, ini menyebabkan prestasi peruntukan rendah.

1. Pemantauan perlu dibuat secara berkala dan kerap bagi memastikan peruntukan dapat dibelanjakan mengikut waktu yang ditetapkan.


3.5 PERUNTUKAN MENGURUS BAGI PENYELENGGARAAN PERALATAN LATIHAN

Prestasi perbelanjaaan rendah

1. Pemantauan perlu dibuat secara berkala dan kerap bagi memastikan peruntukan dapat dibelanjakan mengikut waktu yang ditetapkan.


12

4. BAHAGIAN PEMBANGUNAN LATIHAN 4.1 RAYUAN KEMASUKAN PELAJAR

Calon yang tidak berjaya semasa

tawaran pertama UPU Teguran daripada KP JTM

mengenai prosedur rayuan kemasukan

1. Rayuan akan dikendalikan terus oleh pihak institut termasuk mana-mana rayuan yang diterima oleh Ibu Pejabat

2. Bagi ILJTM yang terikat dengan pentauliahan dan persijilan MQA, rayuan tersebut perlu dibawa dalam Mesyuarat Rayuan Kemasukan Institut atau mana-mana mesyuarat yang berkaitan di institut dengan memastikan semua keputusan diminitkan.

Mesyuarat mengambil maklum dan pihak institut perlu mengambil perhatian dan bertanggungjawab terhadap pelajar yang dibenarkan masuk melalui rayuan dengan memastikan pelajar tersebuat mampu menamatkan pelajaran.

4.2 PENETEPAN SYARAT KEMASUKAN BARU KE ILJTM BAGI LEPASAN SPM

Penetapan semula syarat kemasukan ke ILJTM bagi LEPASAN SPM dengan perbandingan yang jelas dengan syarat kemasukan ILKA lain seperti di Lampiran 1

Tujuan Penetapan Semula :

1. Keputusan syarat baru adalah seperti dalam Lampiran 2

2. BPL JTM perlu semak syarat memiliki SPM dengan pihak KPM

3. BPL menyemak semula syarat kemasukan DTK dengan syarat minima MQA

4. BKT JTM perlu membuat permohonan syarat baru ini dengan pihak MQA setelah penyemakan semula dilakukan oleh BPL

Mesyuarat mengambil maklum penetapan semula syarat ini akan berkuat kuasa untuk pengambilan Jan 2015.

13

1. Tarik minat calon untuk memohon - kursus-kursus yang hampir sama ditawarkan di pelbagai ILKA ;

2. Peluang yang lebih baik kepada calon memohon - sesuai dengan kelayakan;

3. Tingkat jumlah permohonan - kursus yang kurang diminati/popular

4. Kurangkan kebergantungan kepada calon yang memiliki keputusan yang lebih rendah - bagi memenuhi kapasiti pengambilan (cth: gagal Matematik / Sains)

5. Sukar dapat calon layak mengikut kombinasi syarat Sijil – LULUS Matematik

DAN Sains Diploma – KEPUJIAN

14

B.Melayu, Matematik DAN Sains

6. Permohonan rendah syarat oleh ILP / ADTEC pada SETIAP sesi – utk elakkan teguran Audit & penuhkan kapasiti pengambilan

7. Jadual slot latihan tambahan – beban kepada pengajar

8. 2 jenis syarat kemasukan ke ADTEC (DTK & DTP) - kelirukan calon & penyampaian promosi latihan

9. Persijilan MQA : - 2 kumpulan pelajar (DTK & DTP) – pelaksanaan sebenar, gabung kelas & ada ADTEC tiada silibus DTP

4.3 STATISTIK PENDAFTARAN

Keberkesanan tawaran melalui

1. Jumlah pendaftaran yang dilaporkan oleh ILJTM di bahagikan kepada kategori berikut : a) Bilangan pendaftaran mengikut tawaran


15

UPU Tawaran melalui UPU tidak capai

100% kehadiran

oleh UPU dan tawaran oleh Institut b) Bilangan pendaftaran mengikut program

Sijil, Diploma & Diploma Lanjutan. 2. Bagi ILJTM yang kerap kapasiti pengambilan

tidak penuh, pihak ILJTM perlu mengadakan alternatif tawaran melalui ILJTM masing-masing samaada melalui borang manual atau aplikasi online sebagai calon dalaman. Tawaran hendaklah dibuat selepas tawaran rasmi UPU bagi elakkan pertindihan tawaran.

4.4 PELAN TRANSFORMASI LATIHAN JTM 1. Akan ditetapkan tarikh perbincangan dan diselaraskan bersama Pengarah-pengarah ILJTM


4.5 ISU PELAKSANAAN PROGRAM KV 1. Perbincangan akan diadakan dalam MJPP pada 28 Ogos 2014


5. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 5.1 Cadangan penstrukturan semula

JTM (peringkat Ibu Pejabat dan 1. KSU melalui pembentangan pada 14.8.2014

memutuskan cadangan penstrukturan Mesyuarat mengambil maklum cadangan pengukuhan jawatan 3

16

ILJTM) telah selesai dimuktamadkan tetapi melibatkan implikasi kewangan yang besar iaitu RM71 juta.

semula JTM dibuat secara berfasa dengan keutamaan kepada 3 ILJTM (ADTEC Bintulu, ADTEC Kemaman, ILP Marang)

2. Pembentangan kedua telah dilaksanakan pada 18.8.2014.

ILJTM dipersetujui KSU (18.8.2014) dan akan dikemukakan ke KSM sebelum diangkat ke JPA.

5.2 176 daripada 244 kekosongan jawatan JTM adalah dari skim J (72%). Kekosongan jawatan bertumpu di ILJTM Sabah/Sarawak iaitu di ILP Labuan (22), ILP Miri (16), ILP Sandakan (19), JMTI (18).

Pegawai mohon bertukar semula ke semenanjung setelah lebih 5 tahun berkhidmat & pengisian jawatan lantikan di ILJTM Sabah/Sarawak yang sukar.

1. Permohonan ke JPA/SPA supaya jawatan lantikan ILJTM Sabah/Sarawak diisi oleh calon tempatan; atau

2. Pelantikan kontrak di bawah OS 11000 atau OS 29000; atau

3. Pegawai diarahkan berkhidmat dengan bertempoh/berjadual; atau

4. Pemilihan pegawai yang sesuai mengikut giliran untuk ditempatkan di Sabah/Sarawak.

Mesyuarat mengambil maklum cadangan bahawa Ibu Pejabat terus buat pemilihan pegawai yang sesuai daripada institut untuk ditempatkan di ILJTM Sabah/Sarawak (sebagai pusingan kerja untuk membolehkan pegawai semenanjung pulang); Surat telah dihantar kepada JPA/SPA supaya jawatan ILJTM Sabah/Sarawak diisi oleh calon tempatan.

5.3 Kekangan peruntukan PSH 2014.

1. PSM mohon unjuran keperluan PSH dari semua ILJTM dan kemuka permohonan bajet tambahan (Okt-Dis 2014)

Mesyuarat mengambil maklum cadangan permohonan bajet tambahan yang dikemukakan.

17

5.4 Kenaikan pangkat pegawai-pegawai berpengalaman (J36, J38)

Terkini, JPA akan mengadakan eksesais pengesahan J44 dan maklumat perlu dikemukakan selewat-lewatnya 29.8.2014

1. PSM sedang mengemaskini maklumat calon yang layak untuk dikemukakan ke KSM sebelum 22.8.2014

Mesyuarat mengambil maklum untuk pemantauan.

5.5 Kecairan tenaga pengajar yang berpengalaman (dinaikkan pangkat, ‘pinched’ oleh agensi lain, pegawai cuti belajar yang tidak kembali bertugas dengan JTM).

Kumpulan sasar ialah J36, J38, J41/44, PSH (yang memenangi anugerah medallion dilantik tetap oleh agensi lain)

1. Perlu wujud pelan pegawai pelapis (succession plan) di setiap bidang/ILJTM. Pegawai ‘pakar’ dikenalpasti sebagai mentor pengajar lain.

2. Pertambahan jawatan kenaikan pangkat secara fleksi J36, J38, J44 telah diambil kira di dalam cadangan penstrukturan semula.

3. Pegawai PSH yang berkaitan dipertimbangkan lantikan kontrak.

4. Memohon semula pegawai yang bercuti belajar kembali berkhidmat dengan JTM.

Mesyuarat bersetuju supaya PSM mengeluarkan senarai pegawai yang sedang mengikuti sarjana dan PhD supaya semua pengarah dapat mengenalpasti pegawai yang ingin ditarik semula ke JTM.

5.6 Permohonan ke luar negara atas urusan persendirian diterima melewati tarikh pegawai berlepas

1. PSM telah mengeluarkan garis panduan melalui e-mel bertarikh 27.5.2014 supaya permohonan dikemukakan ke peringkat pengarah ILJTM 30 hari sebelum berlepas

Mesyuarat mengambil maklum. perkara ini.

18

dan makluman pegawai gantian yang mengambil tugas sewaktu pemohon berada di luar negara.

2. Permohonan lewat diterima hanya akan diambil maklum oleh Ibu Pejabat.

5.7 Sebanyak 3 kes tatatertib

dilaporkan untuk siasatan bagi tahun 2014

1. 2 kes akan dibawa untuk perbincangan ‘penentuan kes’.


5.8 Ketidakseragaman dalam urusan pegawai (Pengarah) menghadiri kursus jangka pendek tanpa kelulusan Ibu Pejabat.

Pegawai berpotensi yang cuti belajar (sarjana/PhD) tidak dikekalkan di JTM.

JPA melalui e-mel bertarikh 6.8.2014 memaklumkan bahawa pemberian CBBPTB bagi pegawai gunasama persekutuan ditangguhkan sementara mulai Mac 2014. Walau bagaimanapun, CBSG dan CBTG masih boleh

PSM akan menetapkan dasar dalaman supaya: 1. Pengarah ILJTM perlu mendapatkan

kelulusan Ibu Pejabat untuk menghadiri mana-mana kursus latihan;

2. Pegawai perlu berkhidmat sekurang-kurangnya 3 tahun bagi tujuan permohonan kursus luar negara;

3. Pengarah Bahagian/institut boleh mengenalpasti lebih awal pegawai berpotensi setelah tamat cuti belajar kelak untuk ditempatkan semula di JTM

Mesyuarat mengambil maklum PSM akan mengeluarkan senarai pegawai yang sedang mengikuti pengajian sarjana dan PhD.

19

dipohon seperti biasa.

5.9 Pengemaskinian SKT bagi JTM di peringkat membanggakan iaitu 98.82%.

Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan Teras & Jaguh HRMIS KSM Bil. 1/2014 menekankan kepentingan pegawai mengisytihar harta (lebih dari 5 tahun) dan mengemaskini maklumat peribadi dan SKT.

1. PSM telah memanjangkan e-mel bertarikh 16.7.2014 untuk makluman dan tindakan sewajarnya.


6. PEROLEHAN 6.1 Perancangan perolehan secara

tender/sebutharga bagi tahun 2015

1. ILJTM perlu merancang proses perolehan awal setelah mendapat pengesahan peruntukan dari HQ.

KP mengarahkan supaya SOP dibangunkan untuk prosedur perolehan bagi memudahkan ILJTM membuat perolehan. Bahagian Kewangan juga perlu mengeluarkan surat arahan kepada ILJTM untuk melaksanakan perkara ini.

6.2 Kelewatan penyerahan bon pelaksanaan melebihi 14 hari

1. KP mencadangkan supaya syarikat memohon dan membuat rayuan


20

penangguhan selama 30 hari dan diluluskan oleh Pengarah ILJTM/Pegawai Pengawal.

2. Berdasarkan pelaksanaan di Kementerian Kesihatan, mereka mendapat 30 hari penangguhan daripada MOF secara blanket approval dan sekiranya melebihi 60 hari, kelulusan khas daripada MOF perlu diperolehi.

6.3 Pelaksanaan Sistem Pengurusan Aset Alih

1. ILJTM perlu key in kewPA 2 & 3 dalam sistem selewat-lewatnya 31 Ogos 2014.

2. ILJTM perlu melantik wakil bagi setiap Bahagian/Bengkel bagi memudahkan pelaksanaan.

Mesyuarat mengambil maklum perkara ini dan diharap isu ini tidak timbul dalam Mesyuarat JPKA di KSM.

6.4 Pelupusan peralatan/mesin

ILP Kepala Batas mencadangkan agar perkara ini dikeluarkan

1. Bahagian Perolehan HQ memaklumkan bahawa pihak institut tidak semestinya menjalankan proses pelupusan tetapi wajib menghantar laporan dengan mengenalpasti

Mesyuarat mengambil maklum perkara ini dan TKP mencadangkan Pengarah ILJTM membuat checklist berkenaan

21

daripada SKT kerana proses pelupusan tidak kerap dilakukan di peringkat institut.

perlatan/mesin di institut sama ada perlu gantian atau tidak.

2. BPK HQ memaklumkan bahawa institut perlu menghantar laporan setiap 6 bulan walaupun tiada peralatan/mesin yang perlu dilupuskan bagi tujuan pemantauan.

peralatan/mesin serta menjalankan pemantauan berkala di institut bagi memudahkan proses mengenalpasti perlatan/mesin sama ada perlu diganti atau tidak.

6.5 JTM perlu memantau gaji minimum yang diberikan oleh kontraktor .

1. Sekiranya terdapat kesalahan, laporan hendaklah dibuat kepada pihak JTK.

2. ILP Miri mencadangkan penyelia menyerahkan slip gaji pekerja bagi tujuan pemantauan.

Mesyuarat mengambil maklum perkara ini

7. KEWANGAN 7.1 Tunggakan hasil yang lebih dari 3

tahun: Bil elektrik , bil air dan sewa

kafeteria Emolumen Ganti rugi pelajar berhenti

1. Institut perlu meneliti perjanjian bagi gantirugi pelajar berhenti dan perlu mendapatkannya. Sekiranya lebih 6 tahun perlu dihapus kira.

2. ILP PG dalam proses menyelesaikan bayaran paling lewat November dan sekiranya tidak membuat bayaran akan dibuat pemotongan melalui gaji.

KP memohon Bahagian Kewangan HQ perlu menyediakan senarai kes secara terperinci berkaitan tunggakan hasilyang melebihi 3 tahun.

22

3. Emolumen yang terlebih bayar perlu dikutip semula. Sekiranya tidak dapat membuat pembayaran terus, pembayaran berkala perlu mendapat kelulusan KSU.

7.2 Laporan Perbelanjaan Penyelenggaraan RM20 juta mengikut institut

1. ILJTM yang tidak boleh membelanjakan peruntukan hendaklah memberitahu supaya agihan boleh dibuat kepada institut lain. Unjuran peruntukan yang boleh dibelanja dan yang ingin diserahkan kembali pada 25 Ogos 2014 terutama yang dibawah 50%.

2. Peruntukan yang tidak boleh dibelanjakan perlu dihantar secepat mungkin selewat-lewatnya lusa bagi diagihkan ke Adtec BP, IP Perai, ILP Ipoh dan ILP Jitra.

Mesyuarat memutuskan ILJTM perlu membuat permohonan bajet dalam pertengahan Oktober iaitu selepas pembentangan bajet bagi penyelenggaraan 2015 supaya peruntukan dapat dibelanjakan sebelum Jun 2015.

7.3 Pembayaran Bil dalam tempoh 14 hari masih dipantau oleh KSM kerana setiap bulan mendapat surat amaran daripada KSU :

Bil lewat dibayar Laporan tidak dihantar kepada

KSU (setiap 2 minggu)

1. Terdapat 19 bil lewat dibayar. Pembayaran perlu dibuat pada 15 hb atau 30hb setiap bulan dan sekiranya tarikh jatuh pada hujung minggu/cuti umum, bil perlu dihantar lebih awal.

Mesyuarat mengambil maklum teguran yang dibuat tidak berkesan dan telah diputuskan dalam mesyuarat JKPA sekiranya masih sama tindakan tatatertib akan dibuat.

rumusan mesyuarat pengarah 2-2014apps.jtm.gov.my/bpp/download/rumusan mesyuarat pengara… · 2014....

Documents