zainuddin bin ahamad jawatan - townplan.gov.my · ketua penolong pengarah pejabat bpp 7k 26. ketua...

MANUAL KUALITI NO. KELUARAN: 3

MUKA SURAT: 2 dari 73

JPBD (IP) MK NO. PINDAAN: 0

TARIKH: 23 Jun 2016

DISEDIAKAN OLEH : TANDATANGAN :

NAMA : YBHG. DATO’ ZAINUDDIN BIN AHAMAD

JAWATAN : TIMBALAN KETUA PENGARAH (PERANCANGAN) TARIKH : 23 JUN 2016 DILULUSKAN OLEH

:

TANDATANGAN : NAMA : YBHG. DATO’ DR. DOLBANI BIN MIJAN JAWATAN : KETUA PENGARAH

JPBD SEMENANJUNG MALAYSIA TARIKH : 23 JUN 2016

i




TARIKH: 23 Jun 2016

SENARAI EDARAN

Bil. Penerima Tempat No. Salinan Kawalan

1. Ketua Pengarah JPBD Ibu Pejabat 1 2. Timbalan Ketua Pengarah (Perancangan) JPBD Ibu Pejabat 2 3. Timbalan Ketua Pengarah (Pembangunan) JPBD Ibu Pejabat 3 4. Penyelaras Sistem Pengurusan Kualiti JPBD SM JPBD Ibu Pejabat 4 5. Ketua Sistem Audit Pejabat Pengawal

Dokumen 5

Bahagian Rancangan Fizikal Negara (BRFN) 6. Pengarah Bahagian Rancangan Fizikal Negara Pejabat BRFN 6 7. Ketua Unit RFN Pejabat BRFN 6A 8. Ketua Unit DPN Pejabat BRFN 6B 9. Ketua Unit DPFDN Pejabat BRFN 6C

10. Ketua Unit MPFN Pejabat BRFN 6D 11. Ketua Penolong Pengarah Pejabat BRFN 6E 12. Ketua Penolong Pengarah Pejabat BRFN 6F 13. Ketua Penolong Pengarah Pejabat BRFN 6G

Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan (BPP) 14. Pengarah Bahagian Penyelidikan dan

Pembangunan Pejabat BPP 7

15. Ketua Unit Gunatanah Pejabat BPP 7A 16. Ketua Unit Penilaian Dasar (Unit Khas WUF9) Pejabat BPP 7B 17. Ketua Unit Alam Sekitar Pejabat BPP 7C 18. Ketua Unit Morfologi Pejabat BPP 7D 19. Ketua Unit Metodologi Perancangan Pejabat BPP 7E 20. Ketua Unit Khas NKRA Bandar Selamat Pejabat BPP 7F 21. Ketua Penolong Pengarah Pejabat BPP 7G 22. Ketua Penolong Pengarah Pejabat BPP 7H 23. Ketua Penolong Pengarah Pejabat BPP 7I 24. Ketua Penolong Pengarah Pejabat BPP 7J 25. Ketua Penolong Pengarah Pejabat BPP 7K 26. Ketua Penolong Pengarah Pejabat BPP 7L

Bahagian Korporat (BK) 27. Pengarah Bahagian Korporat Pejabat BK 8 28. Ketua Unit Komunikasi dan Hubungan Awam Pejabat BK 8A 29. Ketua Unit Hubungan Antarabangsa Pejabat BK 8B 30. Ketua Unit Kualiti, Keurusetiaan dan Penyelarasan Pejabat BK 8C 31. Ketua Penolong Pengarah Pejabat BK 8D

Unit Integriti (UI) 32. Ketua Unit Integriti Pejabat UI 9

Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP) 33. Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan Pejabat BKP 11

ii




TARIKH: 23 Jun 2016


34. Ketua Seksyen Pentadbiran Pejabat BKP 11A 35. Ketua Seksyen Sumber Manusia Pejabat BKP 11B 36. Ketua Seksyen Kewangan Pejabat BKP 11C 37. Ketua Seksyen Teknologi Maklumat Pejabat BKP 11D

Bahagian Perundangan dan Kawal Selia Perancangan (BPKSP) 38. Pengarah Bahagian Perundangan dan Kawal Selia

Perancangan Pejabat BPKSP 12

39. Ketua Unit Kawalselia Perancangan Pejabat BPKSP 12A 40. Ketua Unit Gubalan Teknikal Pejabat BPKSP 12B 41. Ketua Unit Khidmat Nasihat Perancangan Pejabat BPKSP 12C

Bahagian Perancangan Wilayah (BPW) 42. Pengarah Bahagian Perancangan Wilayah Pejabat BPW 13 43. Ketua Unit Urus Setia Jawatankuasa Perancang

Wilayah Pejabat BPW 13A

44. Ketua Unit Rancangan Wilayah Pejabat BPW 13B 45. Ketua Unit Projek Berkepentingan Nasional Pejabat BPW 13C

Unit Penyelarasan Projek (UPP) 46. Ketua Unit Penyelarasan Projek Pejabat UPP 14

Bahagian Maklumat Gunatanah Negara (BMGN) 47. Pengarah Bahagian Maklumat Gunatanah Negara Pejabat BMGN 15 48. Ketua Unit Khidmat Pengguna Pejabat BMGN 15A 49. Ketua Unit Maklumat Gunatanah Pejabat BMGN 15B

Pejabat Projek Zon Tengah (PPZT) 50. Pengarah Pejabat Projek Zon Tengah Pejabat PPZT 16 51. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 1 Pejabat PPZT 16A 52. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 2 Pejabat PPZT 16B 53. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 3 Pejabat PPZT 16C 54. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 4 Pejabat PPZT 16D 55. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 5 Pejabat PPZT 16E 56. Ketua Unit Pemantauan Pejabat PPZT 16F 57 Ketua Unit Penyelarasan Maklumat Perancangan Pejabat PPZT 16G

Pejabat Projek Zon Selatan (PPZS) 58. Pengarah Pejabat Projek Zon Selatan Pejabat PPZS 17 59. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 1 Pejabat PPZS 17A 60. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 2 Pejabat PPZS 17B 61. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 3 Pejabat PPZS 17C 62. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 4 Pejabat PPZS 17D 63. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 5 Pejabat PPZS 17E 64. Ketua Unit Pemantauan Pejabat PPZS 17F 65. Ketua Unit Penyelarasan Maklumat Perancangan Pejabat PPZS 17G

Pejabat Projek Zon Timur (PPZR) 66. Pengarah Pejabat Projek Zon Timur Pejabat PPZR 18 67. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 1 Pejabat PPZR 18A

iii




TARIKH: 23 Jun 2016


68. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 2 Pejabat PPZR 18B 69. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 3 Pejabat PPZR 18C 70. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 4 Pejabat PPZR 18D 71. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 5 Pejabat PPZR 18E 72. Ketua Unit Pemantauan Pejabat PPZR 18F 73. Ketua Unit Penyelarasan Maklumat Perancangan Pejabat PPZR 18G

Pejabat Projek Zon Utara (PPZU) 74. Pengarah Pejabat Projek Zon Utara Pejabat PPZU 19 75. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 1 Pejabat PPZU 19A 76. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 2 Pejabat PPZU 19B 77. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 3 Pejabat PPZU 19C 78. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 4 Pejabat PPZU 19D 79. Pengurus Projek Unit Rancangan Pembangunan 5 Pejabat PPZU 19E 80. Ketua Unit Pemantauan Pejabat PPZU 19F 81. Ketua Unit Penyelarasan Maklumat Perancangan Pejabat PPZU 19G

iv




TARIKH: 23 Jun 2016

SINGKATAN

1. BK - Bahagian Korporat

2. BKP Bahagian Khidmat Pengurusan

3. BMGN - Bahagian Maklumat Gunatanah Negara

4. BPKSP - Bahagian Perundangan dan Kawal Selia Perancangan

5. BPP - Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan

6. BPW - Bahagian Perancangan Wilayah

7. BRFN - Bahagian Rancangan Fizikal Negara

8. BRP - Bahagian Rancangan Pembangunan

9. DPFDN - Dasar Perancangan Fizikal Desa Negara

10. DPN - Dasar Perbandaran Negara

11. EPU - Unit Perancang Ekonomi (Economic Planning Unit)

12. GIS - Sistem Maklumat Geografi (Geographic Information System)

13. ICT - Teknologi Maklumat dan Komunikasi

(Information Communication and Technology)

14. IP - Ibu Pejabat

15. I-Plan Sistem Maklumat Guna Tanah Perancangan Bersepadu

(Intergrated Planning Landuse System)

16. IPTA - Institut Pengajian Tinggi Awam

17. IPTS - Institut Pengajian Tinggi Swasta

18. JAS - Jabatan Alam Sekitar

19. JKPAK Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan

20. J/K Pengurusan - Jawatankuasa Pengurusan

21. J/K Perolehan - Jawatankuasa Perolehan

22. JKR - Jabatan Kerja Raya

23. JKSP - Jawatankuasa Kajian Semula Pengurusan

24. JITU - Jawatankuasa Integriti dan Tadbir Urus

25. JT ICT - Jawatankuasa Teknikal ICT

26. JPA - Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia

27. JPBD - Jabatan Perancangan Bandar dan Desa

28. JPBD SM - Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung

Malaysia

29. JPICT - Jawatankuasa Pemandu Information Communication and

Technology

v




TARIKH: 23 Jun 2016

30. JPKA - Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun

31. JPN - Jawatankuasa Perancang Negeri

32. JPP - Jawatankuasa Perancangan dan Pembangunan

33. JPW - Jawatankuasa Perancang Wilayah

34. KIK - Kumpulan Inovatif dan Kreatif

35. KM - Ketua Menteri

36. KP - Ketua Pengarah

37. KPI - Key Performance Indicator

38. KPKT - Kementerian Kesejahteraan Bandar, Perumahan dan

Kerajaan Tempatan

39. KPP - Ketua Penolong Pengarah

40. KSA - Ketua Sistem Audit

41. KSU KPKT - Ketua Setiausaha, Kementerian Kesejahteraan Bandar,

Perumahan dan Kerajaan Tempatan

42. LPK KPKT - Lembaga Penilaian Kompetensi Kementerian Kesejahteraan

Bandar, Perumahan dan Kerajaan Tempatan

43. MAMPU Unit Pemodenan Tadbiran dan Pengurusan Malaysia

(Malaysian Admistrative Modernisation Planning Unit)

44. MB - Menteri Besar

45. MBJ - Majlis Bersama Jabatan

46. MK - Manual Kualiti

47. MMKN - Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri

48. MPFN - Majlis Perancang Fizikal Negara

49. MSC - Koridor Raya Multimedia (Multimedia Super Corridor)

50. MS ISO Malaysian Standard International Organization For

Standardization

51. NGO - Persatuan Badan Bukan Kerajaan (Non-governmental

Organisation)

52. NBOS Strategi Lautan Biru Kebangsaan (National Blue Oceon

Strategy)

53. PAD - Pasukan Audit Dalaman

54. PBN - Pihak Berkuasa Negeri

55. PBPT - Pihak Berkuasa Perancang Tempatan

56. PBT - Pihak Berkuasa Tempatan

57. PKK - Prosedur Kualiti Khas

58. PKT - Prosedur Kualiti Teras

59. PKU - Prosedur Kualiti Umum

vi




TARIKH: 23 Jun 2016

60. PP - Pegawai Perancang Bandar

61. PPA - Panduan Pelaksanaan Akta 172

62. PPP - Penolong Pegawai Perancang Bandar

63. PPSM - Panel Pembangunan Sumber Manusia

64. PPZR - Pejabat Projek Zon Timur

65. PPZS - Pejabat Projek Zon Selatan

66. PPZT - Pejabat Projek Zon Tengah

67. PPZU - Pejabat Projek Zon Utara

68. PTB - Pembangunan Tanah Bersepakat

69. PTG - Pejabat Tanah dan Galian

70. PTK Pelan Tindakan Khas

71. PTPSJ - Pelan Tindakan Pelan Strategik Jabatan

72. RFN - Rancangan Fizikal Negara

73. RFZPPN - Rancangan Fizikal Zon Persisiran Pantai Negara

74. RKK - Rancangan Kawasan Khas

75. RMLT - Rancangan Malaysia Lima Tahun

76. RS - Rancangan Struktur

77. RT - Rancangan Tempatan

78. RW - Rancangan Wilayah

79. SKT - Sasaran Kerja Tahunan

80. SPK - Sistem Pengurusan Kualiti

81. SPP II - Sistem Pemantauan Projek II

82. SSM - Seksyen Sumber Manusia

83. STM - Seksyen Teknologi Maklumat

84. SUB - Setiausaha Bahagian

85. SUK - Setiausaha Kerajaan Negeri

86. TKP (Perancangan) - Timbalan Ketua Pengarah (Perancangan)

87. TKP (Pembangunan) - Timbalan Ketua Pengarah (Pembangunan)

88. TKSU - Timbalan Ketua Setiausaha

89. TWP - Timbalan Wakil Pengurusan

90. UI - Unit Integriti

91. UPEN - Unit Perancang Ekonomi Negeri

92. UPP - Unit Penyelarasan Projek

93. WP - Wakil Pengurusan

94. YAB - Yang Amat Berhormat

vii




TARIKH: 23 Jun 2016

Terminologi

1. Audit Dalaman - Prosedur yang dibangunkan bagi menilai tahap keakuran dan keberkesanan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti.

2. Dokumen - Rekod yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem kualiti. Ia juga merangkumi dokumen luaran seperti akta, manual, garis panduan, arahan perbendaharaan dan pekeliling-pekeliling perkhidmatan.

3. Dokumen Kualiti - Merangkumi Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 4. Klausa - Skop keperluan/elemen yang diperlukan dalam MS ISO

9001: 2008. 5. Komunikasi Dalaman - Kaedah perhubungan/interaksi antara pengurusan dan

seluruh warga JPBD SM. 6. Manual Kualiti - Dokumen yang menjelaskan dasar dan perancangan JPBD

SM. Manual Kualiti ini adalah sumber rujukan utama SPK MS ISO 9001:2008 JPBD SM.

7. Matrik Dokumentasi - Menunjukkan klausa keperluan MS ISO dan rujukan kepada prosedur-prosedur berdokumen yang dibangunkan.

8. Pelanggan - Orang yang menerima produk hasil dan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti yang didokumenkan.

9. Perolehan - Merangkumi aspek-aspek seperti pelantikan perunding serta pembekal barang dan peralatan Jabatan.

10. Prosedur Kualiti - Prosedur-prosedur yang dibangunkan bagi menyokong aktiviti-aktiviti yang dikenalpasti dalam pelaksanaan ISO dapat dilaksanakan dengan berkesan.

11. Rekod - Bukti operasi pelaksanaan sistem yang merangkumi surat, laporan, fail dan pelan hasil daripada pelaksanaan sistem pengurusan kualiti.

12. Sumber - Merangkumi aspek-aspek seperti agihan peruntukan, sumber manusia, latihan kemahiran, kemudahan prasarana dan persekitaran kerja.

13. Tindakan Pembetulan - Tindakan yang diambil untuk mengenal pasti punca serta tindakan-tindakan pembetulan yang dilaksanakan supaya tidak berulang.

14. Tindakan Pencegahan - Tindakan yang diambil dalam mengenal pasti potensi masalah yang dijangka berlaku serta langkah-langkah yang diambil bagi memastikan masalah tidak berlaku.

viii




TARIKH: 23 Jun 2016

KANDUNGAN MANUAL KUALITI SEKSYEN TAJUK M/S MK RUJUKAN

MS ISO 9001: 2008

Senarai Edaran ii Singkatan v Terminologi viii Senarai Kandungan Manual Kualiti ix 1.0 PENGENALAN

1.1 Ringkasan Manual Kualiti 1 1.2 Kawalan dan Edaran Manual Kualiti 1 4.2.3

2.0 SKOP

2.1 Skop Pensijilan 2 4.2.2 (a) 2.2 Penyisihan Klausa 2 1.2 2.3 Matrik Dokumentasi 2 4.2.2 (b)

3.0 JPBD SM SECARA RINGKAS

3.1 Peranan JPBD SM 18 4.1 3.2 Visi dan Misi 19 5.3 3.3 Dasar Kualiti, Objektif Kualiti dan 19 5.2

Piagam Pelanggan 5.3,5.4.1 3.3.1 Dasar Kualiti Jabatan 19 5.4.1 3.3.2 Objektif Kualiti Jabatan 19 5.4.1 3.3.3 Piagam Pelanggan Jabatan 21 3.3.4 Objektif Kualiti Bahagian-Bahagian 22

3.4 Komitmen Pengurusan 27 5.1 3.5 Struktur Organisasi 28 5.5 3.6 Tanggungjawab dan Kuasa 28 5.5.1 3.7 Komunikasi Dalaman 31 5.5.3 3.8 Pengagihan Sumber 32 6.1

4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI JPBD SM

4.1 Aktiviti Kualiti 33 5.4.2 4.2 Proses Operasi JPBD SM 34 4.1 4.3 Wakil Pengurusan 34 5.5.2 4.4 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 35 5.4.2 4.5 Kajian Semula Pengurusan 41 5.6

ix




TARIKH: 23 Jun 2016

SEKSYEN TAJUK M/S MK RUJUKAN

MS ISO 9001: 2008

5.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

5.1 Kawalan Dokumen 43 4.2.3 5.2 Kawalan Rekod 46 4.2.4 5.3 Audit Dalaman 46 8.2.2 5.4 Kawalan Perkhidmatan Yang 48 8.3

Tidak Menepati Spesifikasi 5.5 Tindakan Pembetulan 49 8.5.2 5.6 Tindakan Pencegahan 50 8.5.3

6.0 PENGURUSAN SUMBER

6.1 Pengenalpastian Sumber 51 6.1 6.2 Pengurusan Sumber Manusia 51 6.2

6.2.1 Perihal Perkhidmatan 51 6.2.1 6.2.2 Kelayakan Pengambilan Tenaga Kerja 51 6.2.2 6.2.3 Latihan dan Kesedaran 51 6.2.2 6.2.4 Kemahiran 52 6.2.2

6.3 Infrastruktur 52 6.3 6.4 Persekitaran Tempat Kerja 52 6.4

7.0 KAWALAN OPERASI PERKHIDMATAN JPBD SM

7.1 Perancangan Pelaksanaan 53 7.1 Aktiviti-Aktiviti JPBD SM

7.2 Pengenalpastian Keperluan Pelanggan 53 7.2 7.2.1 Keperluan Pelanggan 53 7.2.1 7.2.2 Semakan Terhadap Keperluan 55 7.2.2

Berkaitan Produk 7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan 56 7.2.3

7.3 Rekabentuk dan Pembangunan 56 7.3 7.3.1 Perancangan Rekabentuk 56 7.3.1

dan Pembangunan 7.3.2 Input Rekabentuk dan 59 7.3.2

Pembangunan 7.3.3 Output Rekabentuk dan 59 7.3.3

Pembangunan 7.3.4 Semakan Rekabentuk dan 59 7.3.4

Pembangunan 7.3.5 Verifikasi Rekabentuk dan 60 7.3.5

Pembangunan 7.3.6 Pengesahan Rekabentuk dan 60 7.3.6

Pembangunan 7.3.7 Kawalan Perubahan 67 7.3.7

x




TARIKH: 23 Jun 2016

SEKSYEN TAJUK M/S MK RUJUKAN

MS ISO 9001: 2008

7.2 Perolehan 67 7.4 7.2.1 Perlantikan Perkhidmatan Perolehan 67 7.4.1 7.2.2 Maklumat Perolehan 68 7.4.2 7.2.3 Verifikasi Produk Yang Diperolehi 68 7.4.3

7.3 Penyediaan Produk dan Perkhidmatan 68 7.5 7.3.1 Kawalan Penyediaan Produk dan 68 7.5.1

Perkhidmatan 7.3.2 Validasi Proses Penyediaan 69 7.5.2 7.3.3 Pengenalan dan Kemudahkesanan 69 7.5.3 7.3.4 Hakmilik Pelanggan 69 7.5.4 7.3.5 Pemeliharaan Produk 69 7.5.5

7.4 Kawalan Peralatan Pengukuran dan 69 7.6 Pemantauan

8.0 PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN

8.1 Am 70 8.1 8.2 Pemantauan dan Pengukuran 70 8.2

8.2.1 Kepuasan Pelanggan 70 8.2.1 8.2.2 Keberkesanan Sistem 71 8.2.2

Pengurusan Kualiti 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 71 8.2.3 8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk 71 8.2.4

8.3 Analisis Data 72 8.4 8.4 Tindakan Penambahbaikan 72 8.5

SENARAI RAJAH Rajah 2.0 Matriks Dokumentasi MS ISO 9001:2008 3

Bagi Perkhidmatan Perancangan Bandar Dan Desa

Rajah 3.0 Struktur Organisasi JPBD SM 29 Rajah 4.0 Hubungkait Proses ISO 36 Rajah 4.1 Hairaki Dokumentasi SPK MS ISO 38 9001:2008

xi




TARIKH: 23 Jun 2016

REKOD PINDAAN PROSEDUR MANUAL KUALITI Mesyuarat Pagi Jabatan Bil. 15/2016 pada 23 Jun 2016 telah bersetuju Dokumen Prosedur Manual Kualiti Jabatan ditambahbaik kepada keluaran 3 selaras dengan peralihan pengurusan tertinggi Jabatan dan pindaan terhadap PKK bagi BRFN, BPW, BRP, BKP, BPP, BPKSP dan BK.

No. Keluaran/ Pindaan

Tarikh Keterangan Ringkas Pindaan

Muka Surat Terlibat

Bilangan Pindaan Kelulusan

xii




TARIKH: 23 Jun 2016

PENGENALAN

1.1 Ringkasan MK

01 MK ini mengandungi penjelasan mengenai komitmen Pihak Pengurusan di dalam SPK dan keakurannya termasuk pengurusan sumber, kawalan operasi, pengukuran, analisis dan penambahbaikan. Komitmen ini dijelaskan dalam dasar dan objektif kualiti yang menjadi panduan Jabatan.

02 WP dan TWP adalah bertanggungjawab untuk menyedia dan mengemaskini

dokumen ini.

03 MK ini digunapakai pada keseluruhan JPBD SM seperti alamat di bawah:

Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia (JPBD SM) Jalan Cenderasari, 50646 KUALA LUMPUR

04 Dokumen yang menyokong MK ini adalah dinyatakan pada Klausa 4.4 dalam MK

ini. 05 Semua warga kerja JPBD SM dikehendaki memahami dan melaksanakan dasar-

dasar ini demi memastikan tahap keakuran yang tinggi dapat dicapai. Juga diharapkan dengan terlaksananya dasar-dasar ini maka persekitaran kerja harmoni dapat dicapai ke arah memperkukuhkan semangat kerja berpasukan untuk mencapai objektif-objektif JPBD SM.

1.2 Kawalan dan Edaran MK

06 Salinan Terkawal MK akan diserahkan kepada Penyandang Jawatan.

Penyandang Jawatan tersebut bertanggungjawab di atas keselamatan MK berserta pengemaskinian apabila perlu.

07 Sebarang pindaan dan penambahbaikan ke atas dasar-dasar yang termaktub di

dalam MK ini akan melalui proses yang dinyatakan dalam JPBD (IP) PKU 01: Kawalan Dokumen demi memastikan ianya sentiasa terkawal dan terkini.

1 dari 73




TARIKH: 23 Jun 2016

2.0 SKOP

2.1 Skop Pensijilan 01 Skop pensijilan bagi MS ISO 9001:2008 ini ialah Perkhidmatan Perancangan

Bandar dan Desa bagi penyediaan kajian-kajian Rancangan Fizikal Negara, Rancangan Wilayah, Rancangan Struktur, Rancangan Tempatan, Kajian Penyelidikan Perancangan dan aktiviti di bawah peruntukan Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172) serta aktiviti-aktiviti berkaitan dengan Perancangan Bandar dan Desa Semenanjung Malaysia.

2.2 Penyisihan Klausa 02 Setelah penelitian JKSP Pelaksanaan SPK JPBD SM terhadap keperluan ISO

9001:2008, klausa yang disisihkan adalah seperti di bawah:

KLAUSA TAJUK KLAUSA JUSTIFIKASI

7.5.2 Pengesahan Proses Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan

Semua aktiviti JPBD SM dikehendaki melalui proses-proses penelitian yang terperinci sebelum ianya diluluskan.

7.5.4 Hakmilik Pelanggan

Semua produk / perkhidmatan yang dihasilkan oleh JPBD SM tidak melibatkan sebarang peralatan / perkakasan yang dimiliki oleh pelanggan.

7.5.5 Pemeliharaan Produk

Semua produk tidak terdedah kepada risiko pengendalian penyimpanan, penghantaran yang boleh membawa kecacatan kepada produk.

7.6 Kawalan Peralatan Pemantauan dan Pengukuran

Penghasil produk / perkhidmatan oleh JPBD SM tidak melibatkan penggunaan peralatan yang memerlukan pemantauan sepanjang masa.

2.3 Matrik Dokumentasi 03 Matrik Dokumentasi menunjukkan manual dan prosedur-prosedur kualiti yang

dibangunkan menepati keperluan ISO 9001:2008 (sila rujuk Rajah 2.0).

2 dari 73




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

RAJAH 2.0 : MATRIK DOKUMENTASI MS ISO 9001:2008 BAGI PERKHIDMATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA

PROSEDUR KUALITI

MS IS

O 90

01:2

008

MK JP

BD PKU

PKT

PKK (RT)

KLAUSA 01 02 03 04 05 06 01 02 03 04 05 06 07 08 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

SISTEM PENGURUSAN KUALITI 4 4.0

Keperluan Am 4.1 4.1

Keperluan – Keperluan Dokumentasi 4.2 4.4

• Am 4.2.1 4.4

• Manual Kualiti 4.2.2 4.4

• Kawalan Dokumen 4.2.3 5.1

• Kawalan Rekod 4.2.4 5.2

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 5 3.0

Komitmen Pengurusan 5.1 3.4

Fokus Kepada Pelanggan 5.2 7.2

Dasar Kualiti 5.3 3.3

Perancangan 5.4 4.0

• Objektif Kualiti 5.4.1 3.3

• Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 5.4.2 4.4

Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 5.5 3.6

• Tanggungjawab dan Kuasa 5.5.1 3.6

• Wakil Pengurusan 5.5.2 4.3

• Komunikasi Dalaman 5.5.3 3.7

Kajian Semula Pengurusan 5.6 4.5

• Am 5.6.1 4.5

• Input Kajian Semula 5.6.2 4.5

• Output Kajian Semula 5.6.3 4.5

PENGURUSAN SUMBER 6 6.0

Penyediaan Sumber 6.1 6.1

Sumber Manusia 6.2 6.2

• Am 6.2.1 6.2.1

• Kompetensi, Latihan dan Kesedaran 6.2.2 6.2.3 / 6.2.4

Infrastruktur 6.3 6.3

Persekitaran Kerja 6.4 6.4

Prosedur-prosedur yang terkandung dalam Sistem Kualiti JPBD SM




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

MATRIK DOKUMENTASI MS ISO 9001 : 2008 BAGI PERKHIDMATAN PERANCANGAN BANDAR DAN DESA

PROSEDUR KUALITI

MS IS

O 90

01:20

08

MK JP

BD PKU

PKT

PKK (RT)

KLAUSA 01 02 03 04 05 06 01 02 03 04 05 06 07 08 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

REALISASI PRODUK 7 7.0

Perancangan Realisasi Produk 7.1 7.1

Proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan 7.2 7.2

• Menentukan Keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk 7.2.1 7.2.1

• Semakan Keperluan Yang Berkaitan Dengan Produk 7.2.2 7.2.2

• Komunikasi Dengan Pelanggan 7.2.3 7.2.3

Rekabentuk dan Pembangunan 7.3 7.3

• Perancangan Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.1 7.3.1

• Input Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.2 7.3.2

• Output Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.3 7.3.3

• Semakan Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.4 7.3.4

• Verifikasi Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.5 7.3.5

• Validasi Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.6 7.3.6

• Kawalan Perubahan Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.7 7.3.7

Perolehan 7.4 7.4

• Proses Perolehan 7.4.1 7.4.1

• Maklumat Perolehan 7.4.2 7.4.1

• Verifikasi Produk Perolehan 7.4.3 7.4.1

Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5 7.5

• Kawalan Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5.1 7.5.

• Validasi Proses Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5.2 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA

• Verifikasi dan Kemudahkesanan 7.5.3 7.5

• Hartamilik Pelanggan 7.5.4 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA

• Pemeliharaan Produk 7.5.5 7.5 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA

Kawalan Peralatan Pemantauan dan Pengukuran 7.6 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA





TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


PROSEDUR KUALITI

MS IS

O 90

01:2

008

MK JP

BD PKU

PKT

PKK (RT)

KLAUSA 01 02 03 04 05 06 01 02 03 04 05 06 07 08 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN 8 8.0

Am 8.1 8.1

Pemantauan dan Pengukuran 8.2 8.2

• Kepuasan Pelanggan 8.2.1 8.2.1

• Audit Dalaman 8.2.2 5.3

• Pemantauan dan Pengukuran Proses 8.2.3 8.2.3

• Pemantauan dan Pengukuran Produk 8.2.4 8.2.4

Kawalan Produk Yang Tidak Akur 8.3 5.4

Analisis Data 8.4 8.3

Penambahbaikan 8.5 8.4

• Penambahbaikan Berterusan 8.5.1 8.4

• Tindakan Pembetulan 8.5.2 5.5

• Tindakan Pencegahan 8.5.3 5.6





TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


PROSEDUR KUALITI

MS IS

O 90

01:2

008

MK JP

BD PKK (RS Kajian Semula)

PKK (UPP)

PKK (RFN)

KLAUSA 01 02 03 04 05 06 07 08 09 01 RFN 01 RFN 02 RFN 03 RFN 04 RFN 05 RFN 06




• Am 4.2.1 4.4








Perancangan 5.4 4.0








• Am 5.6.1 4.5






• Am 6.2.1 6.2.1








TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


PROSEDUR KUALITI

MS IS

O 90

01:2

008

MK JP


PKK (UPP)

PKK (RFN)
















Perolehan 7.4 7.4















TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


PROSEDUR KUALITI

MS IS

O 90

01:2

008

MK JP


PKK (UPP)

PKK (RFN)



Am 8.1 8.1
















TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


PROSEDUR KUALITI

MS IS

O 90

01:2

008

MK JP

BD PKK (MPFN)

PKK (DPN)

PKK (BPW)

KLAUSA MPFN 01 MPFN 02 MPFN 03 DPN 01 DPN 02 DPN 03 DPN 04 DPN 05 DPN 06 JPW 01 JPW 02 RW 01 RW 02 RW 03 RW 04 RW 05




• Am 4.2.1 4.4








Perancangan 5.4 4.0








• Am 5.6.1 4.5






• Am 6.2.1 6.2.1








TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


PROSEDUR KUALITI

MS IS

O 90

01:2

008

MK JP

BD PKK (MPFN)

PKK (DPN)

PKK (BPW)
















Perolehan 7.4 7.4






• Validasi Proses Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5.2 PENYIISIHAN KLAUSA PENYIISIHAN KLAUSA PENYIISIHAN KLAUSA


• Hartamilik Pelanggan 7.5.4 PENYIISIHAN KLAUSA PENYIISIHAN KLAUSA PENYIISIHAN KLAUSA

• Pemeliharaan Produk 7.5.5 7.5 PENYIISIHAN KLAUSA PENYIISIHAN KLAUSA PENYIISIHAN KLAUSA

Kawalan Peralatan Pemantauan dan Pengukuran 7.6 PENYIISIHAN KLAUSA PENYIISIHAN KLAUSA PENYIISIHAN KLAUSA





TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


PROSEDUR KUALITI

MS IS

O 90

01:2

008

MK JP

BD PKK (MPFN)

PKK (DPN)

PKK (BPW)



Am 8.1 8.1
















TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


PROSEDUR KUALITI

MS IS

O 90

01:2

008

MK JP

BD PKK (BPP)

PKK (BPKSP)

KLAUSA GPP 01 AKTA 01 AKTA 02 KAEDAH KAWAL SELIA PPA




• Am 4.2.1 4.4








Perancangan 5.4 4.0








• Am 5.6.1 4.5






• Am 6.2.1 6.2.1








TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


PROSEDUR KUALITI

MS IS

O 90

01:2

008

MK JP

BD

PKK (BPP)

PKK (BPKSP)

KLAUSA GPP 01

AKTA 01 AKTA 02 KAEDAH KAWAL SELIA PPA















Perolehan 7.4 7.4





• Kawalan Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5.1 7.5

• Validasi Proses Penyediaan Pengeluaran dan Perkhidmatan 7.5.2 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA


• Hartamilik Pelanggan 7.5.4 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA

• Pemeliharaan Produk 7.5.5 7.5 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA

Kawalan Peralatan Pemantauan dan Pengukuran 7.6 PENYISIHAN KLAUSA PENYISIHAN KLAUSA





TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


PROSEDUR KUALITI

MS IS

O 90

01:2

008

MK JP

BD

PKK (BPP)

PKK (BPKSP)

KLAUSA GPP 01

AKTA 01 AKTA 02 KAEDAH KAWAL SELIA PPA


Am 8.1 8.1
















TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


PROSEDUR KUALITI

MS IS

O 90

01:2

008

MK JP

BD PKK (BK)

PKK (BKP)

PKK (BMGN)

KLAUSA PTPSJ 01 PTPSJ 02 APLIKASI PENGURUSAN DATA




• Am 4.2.1 4.4








Perancangan 5.4 4.0








• Am 5.6.1 4.5






• Am 6.2.1 6.2.1








TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


PROSEDUR KUALITI

MS IS

O 90

01:2

008

MK JP

BD PKK (BK)

PKK (BKP)

PKK (BMGN)
















Perolehan 7.4 7.4















TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


PROSEDUR KUALITI

MS IS

O 90

01:2

008

MK JP

BD PKK (BK)

PKK (BKP)

PKK (BMGN)



Am 8.1 8.1
















TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

3.0 JPBD SM SECARA RINGKAS

3.1 Peranan JPBD SM 01 Secara rasminya Perkhidmatan Perancangan Bandar dibentuk dalam tahun 1921

dengan pelantikan Encik Charles C. Reade sebagai Pegawai Perancang Kerajaan pertama bagi Negeri-Negeri Melayu Bersekutu. Perkhidmatan perancangan bertumpu kepada penyediaan pelan-pelan bandar.

02 Selepas perang dunia kedua Jabatan Perancang Bandar Persekutuan dijadikan

sebagai satu badan penasihat di dalam aspek perancangan untuk memastikan keseragaman perundangan dan perancangan. Dari tahun 1956 hingga 1978 Perkhidmatan Perancangan dikembangkan ke negeri-negeri lain melalui penubuhan pejabat-pejabat negeri. Ini adalah untuk mempercepatkan proses-proses pengawalan pembangunan bagi melicinkan proses pembangunan negara. Ini adalah selaras dengan kehendak Perlembagaan Malaysia di mana perancangan bandar dan luar bandar diletakkan di bawah senarai bersama (concurrent list). Perkhidmatan Perancangan diperluaskan untuk meliputi perancangan wilayah.

03 Kini, JPBD SM adalah di bawah naungan KPKT. Peranan utama Jabatan ini

merupakan penasihat kepada Menteri Kesejahteraan Bandar, Perumahan dan Kerajaan Tempatan dan di dalam hal-hal yang berkaitan dengan Perancangan Bandar dan Desa. KP JPBD SM adalah juga sebagai setiausaha kepada MPFN yang dipengerusikan oleh YAB Perdana Menteri.

04 Perkhidmatan-perkhidmatan utama yang diberi adalah:

i. Penyediaan Rancangan Pemajuan merangkumi RS, RT, RKK dan PTK; ii. Penyelidikan Perancangan yang meliputi kajian penyelidikan dan

penyediaan garis panduan perancangan; iii. Penyediaan projek-projek khas berkepentingan negara yang memerlukan

perancangan segera seperti Pelan Induk Rangkaian Ekologi Central Forest Spine (CFS), Pelan Induk Perancangan Bersepadu Guna Tanah dan Program/Projek NBOS;

iv. Penyediaan dokuman peringkat negara iaitu RFN, DPN dan DPFDN yang meliputi seluruh negara;

v. Penyediaan RW bagi wilayah terpilih yang memerlukan perancangan jangka panjang;

vi. Penyediaan kaedah-kaedah dan panduanpelaksanaan di bawah Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172), untuk kegunaan PBN dan PBT;




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

vii. Penyediaan dan penyelarasan pelaksanaan dasar-dasar perancangan di peringkat nasional, negeri dan pihak berkuasa tempatan hasil dari keputusan MPFN, JPW dan JPN;

viii. Membekalkan maklumat gunatanah perancangan yang terkini bagi merealisasikan JPBD sebagai custodian kepada maklumat guna tanah negara; dan

ix. Memberi khidmat nasihat perancangan di peringkat persekutuan, PBN dan PBT bagi perkara berkaitan perancangan bandar dan desa.

3.2 Visi dan Misi 05 Visi JPBD SM ialah menjadi peneraju perancangan bandar dan desa ke arah

mewujudkan persekitaran kehidupan yang berkualiti, sejahtera dan mampan menjelang 2020.

06 Misi JPBD SM ialah memacu perancangan fizikal negara melalui pelaksanaan

dan pemantauan perancangan pembangunan yang komprehensif, sistematik dan inovatif kearah kesejahteraan masyarakat.

3.3 Dasar Kualiti, Objektif Kualiti dan Piagam Pelanggan 3.3.1 Dasar Kualiti Jabatan 07 Menjadikan Jabatan sebagai pusat kecemerlangan perkhidmatan perancangan

bandar dan desa. 3.3.2 Objektif Kualiti Jabatan 08 10 Objektif Kualiti Jabatan dibentuk seperti berikut dan perincian objektif

Bahagian adalah seperti di para 14 :

i. Rancangan Pemajuan Yang Berkualiti Menyediakan rancangan pemajuanyang menepati keperluan standard (dari segi perundangan, manual, garis panduan dan dasar) dan peruntukan sumber (bajet dan lingkungan masa) serta menggunakan pendekatan teknikal dan saintifik yang berdaya laksana dari segi ekonomi, sosial, alam sekitar dan tadbir urus.




TARIKH: 23 Jun 2016

ii. Penyelidikan dan Pembangunan

Menjalankan kajian prosedur dan penyelidikan perancangan bagi penyediaan kaedahdan garis panduan perancangan yang berkualiti dan menepati keperluan semasa (dari segi perundangan dan dasar) dengan menggunakan pendekatan terkini, saintifik, inovatif dan praktikal.

iii. Organisasi Pembelajaran / Kemahiran

Memastikan semua peringkat pegawai di Jabatan mempunyai kemahiran dan kompetensi untuk memenuhi cabaran perancangan semasa dan persediaan mengambilalih jawatan yang lebih tinggi; melalui peningkatan latihan atau latihan semula, percambahan fikiran dan program perkongsian pengetahuan. Sasaran latihan minimum selaras dengan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005.

iv. Kemahiran dan Penguasaan Penggunaan ICT

Meningkatkan tahap kemahiran penggunaan ICT di kalangan warga Jabatan bagi pelaksanaan kerja yang berkesan.

v. Maklumat Perancangan

Membentuk pangkalan data perancangan yang komprehensif dan perkongsian maklumat yang efisien.

vi. Budaya Kerja Cemerlang

Memastikan semua lapisan pegawai berprestasi cemerlang, berdaya maju dengan mencapai nilai purata prestasi tahunan berdasarkan arahan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.4 Tahun 1991.

vii. Sebaran Am

Menjalankan program sebaran yang melibatkan agensi pelaksana dan pihak yang berkepentingan melalui kaedah rundingan / kolaborasi dan kerjasama.

viii. Penambahbaikan Berterusan

Membentuk sistem maklum balas pelanggan serta sistem pengukuran kecekapan / keberkesanan sistem kualiti sebagai asas kepada tindakan penambahbaikan berterusan.

ix. Kepuasan Pelanggan

Memastikan produk dan perkhidmatan yang disediakan diterima pakai dan dirujuk oleh pelanggan dalaman dan luaran.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

x. Kepimpinan dan Input Pengurusan Memastikan agar pengurusan atasan JPBD SM sentiasa komited kepada pembangunan, pelaksanaan, pemantauan, penambahbaikan serta sentiasa berusaha secara berterusan bagi meningkatkan keberkesanan SPK MS ISO 9001:2008.

09 Indikator-indikator pengukuran pencapaian objektif kualiti Jabatan dibentangkan

seperti di dalam JPBD (IP) PKT 01: JKSP. 3.3.3 Piagam Pelanggan Jabatan 10 Piagam Pelanggan dibentuk bagi meningkatkan kecekapan khidmat

perancangan dan penyediaan projek pembangunan di JPBD SM. 11 Jabatan akan memberikan komitmen untuk :

i. Mewujudkan persekitaran kehidupan manusia yang berkualiti dan mampan selaras dengan ciri-ciri sosio budaya tempatan di Malaysia.

ii. Menjadikan JPBD SM sebagai agensi peneraju dalam Perancangan Bandar dan Desa yang cemerlang di Malaysia.

12 Untuk mencapainya, Jabatan akan memastikan:

i. Mengadakan Mesyuarat MPFN Tiga (3) Kali Setahun. ii. Menyediakan RW Dalam Tempoh Dua Belas (12) Bulan. iii. Menyediakan Draf RS (Kajian Semula) Dalam Tempoh Dua Belas (12)

hingga Lapan Belas (18) Bulan. iv. Menyediakan Draf RT Dalam Tempoh Lapan (8) Hingga Dua Belas (12)

Bulan. v. Menyediakan Draf Rancangan Kawasan Khas/Pelan Tindakan Khas

Dalam Tempoh Tiga (3) Hingga Enam (6) Bulan. vi. Menyediakan Garis Panduan Perancangan / Kajian Penyelidikan

Dalam Tempoh 12 Bulan. vii. Menyediakan Kajian / Panduan / Monograf Perundangan Di Bawah

Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172) Dalam Tempoh 12 Bulan.

viii. Mengemaskini dan Memuat Naik Maklumat Gunatanah Ke Pangkalan Data Sekali Setiap (6) Bulan.

13 Jabatan akan sentiasa memberi peluang kepada peningkatan inovasi,

profesionalisme, penggunaan ICT di dalam menjalankan kajian perancangan, pelaksanaan pelan dan kawalan perancangan serta menjadikan Jabatan sebagai peneraju perancangan bandar dan desa.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

3.3.4 Objektif Kualiti Bahagian-Bahagian 14 Objektif kualiti Bahagian adalah seperti berikut dan diperincikan di dalam PKK :

Bahagian Objektif Kualiti

BRP

Rancangan Pemajuan (RS Kajian Semula) i. Objektif Kualiti Penyediaan Rancangan Struktur (RS) -

Kajian Semula adalah: • 100% keperluan perundangan Perancangan Bandar dan

Desa. • Dasar-dasar Rancangan Fizikal Negara • Dasar-dasar pembangunan negara dan negeri yang

berkaitan • Garis panduan-garis panduan • Prinsip Perancangan

ii. Menyediakan RS (Kajian Semula) yang menepati rangka

peruntukan yang ditetapkan dalam perancangan program (belanjawan tahunan).

iii. Menyediakan RS (Kajian Semula) dalam tempoh 12 hingga

18 bulan.

iv. Mengambilkira kepentingan dengan negeri berjiran sebagaimana peruntukan Seksyen 7 (4) Akta 172 dan nasihat Majlis Perancang Fizikal Negara.

v. Mempunyai tahap penerimaan yang tinggi

• Diterima oleh orang awam dengan bantahan yang minima

• Diterima oleh agensi-agensi pelaksana dalam penggubalan RMLT

• Diterima oleh PBN dan diwartakan

Rancangan Pemajuan (RT): i. Menyediakan rancangan tempatan yang mempunyai tahap

menepati:- • 100% keperluan perundangan perancangan bandar dan

desa; • Dasar-dasar rancangan fizikal negara; • Rancangan struktur negeri; • Dasar-dasar pembangunan negara yang berkaitan; • Garis panduan-garis panduan perancangan; dan • Prinsip-prinsip perancangan.

ii. Menyediakan rancangan tempatan yang menepati jumlah

peruntukan yang ditetapkan dalam perancangan program (baget tahunan).




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


iii. Menyediakan draf rancangan tempatan dalam tempoh 8

hingga 12 bulan.

iv. Menyediakan rancangan tempatan yang menggunapakai :- • Pendekatan dan metodologi yang teknikal, saintifik dan

penglibatan awam; • Pangkalan data yang sahih, tepat dan terkini; dan • Prinsip-prinsip pembangunan mampan dalam

pembentukan cadangan-cadangan pemajuan;

v. Menyediakan rancangan tempatan bercirikan :- • Berdayalaksana dalam memaju dan menggunakan tanah; • Melindungi dan memperelok alam sekitar topografi

semulajadi; • Memperelok landskap, penanaman pokok dan tanah

lapang; • Memelihara dan mengindahkan ciri dan rupa

bangunan;dan • Memperbaiki sistem komunikasi dan lalu lintas.

vi. Boleh diterimapakai oleh :- • Semua pihak meliputi orang awam dan agensi pelaksana;

dan • PBN

vii. Boleh diwartakan UPP

i. Menyediakan laporan kemajuan pelaksanaan program

semasa dan membentuk program serta anggaran belanjawan mengikut Rolling Pelan bagi Rancangan Lima Tahun (RMLT) seterusnya.

ii. Menyediakan laporan anggaran belanjawan pembangunan jabatan setiap tahun berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan.

iii. Menyediakan laporan mingguan (kementerian dan jabatan)

bagi kemajuan fizikal dan kewangan projek menggunakan SPPII;

iv. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Penyelarasan

Pemantauan Projek-Projek Pembangunan dua (2) kali setahun; dan

v. Menguruskan pelantikan perunding berdasarkan Manual

Perolehan Perkhidmatan Perunding keluaran Kementerian Kewangan Malaysia.

BRFN

Penyediaan, Pemantauan dan Kajian Semula Rancangan Fizikal Negara i. Menyediakan Laporan RFN yang diluluskan oleh MPFN.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


ii. Pelaporan Laporan Penilaian dan Pemantauan Pelaksanaan RFN kepada JPP JPBD, JPP KPKTdan MPFN dua (2) tahun sekali.

iii. Mengkaji semula RFN sekali setiap lima (5) tahun atau

apabila diarahkan oleh MPFN. Pengurusan dan Pengendalian Mesyuarat MPFN Melaksanakan semua urusan mesyuarat dengan cekap, teratur dan berkesan mengikut jadual dan tempoh yang ditetapkan dan pemantauan maklumbalas yang kemas dan teratur mengikut tempoh dan format yang ditetapkan. Penyediaan, Pemantauan dan Kajian Semula Dasar Perbandaran Negara i. Menyediakan laporan DPN yang diluluskan oleh MPFN.

ii. Pelaporan Laporan Penilaian dan Pemantauan Pelaksanaan

DPN kepada JPP JPBD dan JPP KPKT dibuat secara berkala iaitu pada tahun 2018, 2021 dan 2023.

iii. Mengkaji semula DPN sekali setiap 10 tahun atau apabila diarahkan oleh MPFN.

BPW

Pengurusan Mesyuarat Jawatankuasa Perancang Wilayah Mengurus penubuhan sesuatu JPW dengan mematuhi keperluan Seksyen 6A Akta 172 dan mengurusetiakan mesyuarat JPW dengan cekap, teratur dan mematuhi kehendak rujukan asas mengikut jadual yang telah ditetapkan. Penyediaan Rancangan Wilayah Menyediakan RW yang menepati kehendak manual/ rangka kerja/panduan Rancangan Wilayah serta memenuhi keperluan pihak-pihak berkepentingan (Pihak Berkuasa negeri-negeri bersempadan) mengikut tempoh masa yang ditetapkan (12 bulan).

BPP

Kajian Penyelidikan / Garis Panduan Perancangan i. Menyediakan kajian penyelidikan / garis panduan

perancangan selaras dengan dasar pembangunan negara, prinsip perancangan dan amalan terbaik (best practices) di dalam dan luar negara;

ii. Menyediakan satu (1) kajian penyelidikan / garis panduan perancangan dalam masa 12 bulan.

iii. Memastikan kajian perancangan menggunakan pendekatan

terkini, saintifik, kreatif, inovatif dan praktikal. iv. Mengkaji semula garis panduan perancangan bagi

menyesuaikan dengan perubahan dasar dan keperluan semasa.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


Input Kepakaran, Kolaborasi dan Perkongsian Pintar i. Memberi input kepakaran kepada bahagian-bahagian lain

dalam Jabatan dan agensi atau pihak lain yang berkepentingan;

ii. Mewujudkan kolaborasi dan perkongsian pintar dengan institusi pengajian tinggi, penyelidikan dan badan iktisas dalam dan luar negara; dan

iii. Menyediakan kertas kerja dan ucaptama berkaitan dengan

penyelidikan perancangan. Sebaran dan Hebahan i. Mengadakan sesi teach-in, expert talk, forum, rundingan

meja bulat, seminar, bengkel dan sebagainya berkaitan dengan penyelidikan perancangan; dan

ii. Menerbitkan monograf, jurnal dan buletin penyelidikan perancangan.

BMGN

i. Memastikan pangkalan data perancangan adalah terkini

berdasarkan kesediaan (availability) data.

ii. Membekalkan data kepada pemohon berpandukan permohonan yang lengkap dan kesediaan data dalam tempoh masa tujuh (7) hari dari tarikh permohonan diterima.

BPKSP

i. Menyemak Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta

172) dalam tempoh tiga (3) tahun.

ii. Meminda Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172) dalam tempoh dua (2) tahun.

iii. Menggubal, menyemak dan membuat pindaan kaedah-

kaedah di bawah Akta 172 dalam tempoh dua belas (12) bulan;

iv. Menyediakan Panduan Pelaksanaan Akta 172, dalam

tempoh dua belas (12) bulan; v. Menjalankan penyiasatan tapak dan menyediakan kertas

perakuan bagi permohonan di bawah subseksyen 22(2A) Akta 172 dalam tempoh satu (1) bulan; dan

vi. Memberi maklum balas Aduan Awam Perundangan

Perancangan dalam tempoh 15 hari bekerja bagi aduan yang tidak melibatkan siasatan tapak dan 30 hari bekerja bagi aduan yang melibatkan siasatan tapak.

BK

Penyediaan dan Pemantauan PTPSJ i. Menyediakan PTPSJ berasaskan PSJ yang berdayalaksana

dan dapat mencapai visi dan misi Jabatan dengan




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


mengambilkira dasar-dasar pembangunan negara, menggunakan pangkalan data yang sahih, tepat dan terkini, diperakui oleh pihak pengurusan dan diterima pakai dan dirujuk oleh semua Bahagian, Pejabat Projek dan JPBD Negeri.

Perincian: • Menyediakan PTPSJ yang berdayalaksana dengan

mencapai sasaran pelaksanaan tahunan sekurang-kurangnya 80% setiap tahun;

• Memantau pelaksanaan Pelan Tindakan sekurang-kurangnya satu (1) kali dalam setahun; dan

• Mengkaji semula PTPSJ setiap satu (1) kali setahun.

BKP

Pentadbiran Am i. Menguruskan hal ehwal pentadbiran am dengan cekap,

tepat dan berkualiti dengan mematuhi peraturan-peraturan dalam arahan perkhidmatan dan pekeliling yang berkuatkuasa bagi memenuhi keperluan semua lapisan pegawai.

ii. Menyelesaikan aduan dalaman dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh aduan-aduan tersebut diterima.

iii. Memastikan sistem pengurusan fail dipantau dan dikemaskini dari masa ke semasa.

Pengurusan Kewangan i. Menguruskan sumber kewangan Jabatan dengan cekap dan

berkesan bagi memenuhi keperluan semua lapisan pegawai.

ii. Memastikan semua urusan kewangan seperti baucer pembayaran, baucer permohonan pinjaman kenderaan / komputer dan tuntutan perjalanan diselesaikan dalam tempoh 14 hari.

Perkhidmatan dan Perjawatan i. Menguruskan hal ehwal perkhidmatan dan perjawatan

dengan cekap, cepat dan berkualiti bagi memenuhi keperluan semua lapisan pegawai.

Pembangunan Sumber Manusia i. Merancang, mengendalikan dan memantau dasar program

pembangunan Sumber Manusia, mengendalikan peperiksaan, latihan, pembangunan kerjaya dan urusan khidmat kaunseling berdasarkan kepada peraturan dalam arahan perkhidmatan.

ii. Mewujudkan satu (1) pencapaian tahap kemahiran, kepakaran dan profesionalisme yang cemerlang kepada semua lapisan pegawai melalui program latihan yang




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


bersepadu dan komprehensif.

Pembangunan Projek ICT Jabatan i. Memastikan pembangunan projek ICT selaras dengan

objektif Jabatan dan sektor awam.

ii. Memastikan penyelenggaraan ICT mengikut jadual penyelenggaraan yang ditetapkan.

iii. Memastikan keselamatan aset ICT mengikut garis panduan

keselamatan ICT sektor awam. iv. Memastikan perolehan ICT selaras dengan garis panduan

perolehan ICT sektor awam. 3.4 Komitmen Pengurusan 15 KP bertanggungjawab menentukan arah tuju dan pernyataan komitmen kualiti

bagi memandu perkhidmatan penyediaan rancangan pemajuan / pembangunan yang berkesan. Arah tuju dan komitmen ini terkandung dalam Objektif Kualiti, Dasar Kualiti dan Piagam Pelanggan yang telah disedia dan diluluskan di para 3.3.

16 Jabatan akan memastikan semua kakitangan memahami dan menghayati akan

pentingnya kehendak pelanggan dan peraturan dipatuhi. 17 Jabatan juga akan memastikan semua kakitangan memahami Dasar Kualiti dan

Objektif Kualiti. 18 Jabatan akan memastikan penyediaan sumber-sumber yang mencukupi. 19 Jabatan bertanggungjawab dalam mengadakan kajian semula pengurusan. 3.5 Struktur Organisasi 20 JPBD SM diletakkan di bawah kawalan dan tanggungjawab seorang KP.

Jabatan ini dibahagikan kepada dua (2) peringkat iaitu Jabatan di Peringkat Persekutuan dan Jabatan di Peringkat Negeri (Struktur Organisasi Jabatan adalah di Rajah 3.0).

21 Struktur organisasi di peringkat persekutuan mengandungi lapan (8) bahagian.

Namun demikian hanya tiga (3) bahagian yang merupakan bahagian yang menyediakan pelan dan Rancangan Pemajuan. Lima (5) bahagian yang selebihnya adalah merupakan penyokong dan pelengkap.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

22 Enam (6) bahagian yang menjadi core business JPBD SM ialah: i. BRP: menyedia RS, RT, RKK dan PTK ii. BRFN: mengurusetia mesyuarat MPFN, menyedia RFN, DPN dan DPFDN iii. BPW:menyediakan Rancangan Wilayah, Pelan Induk Perancangan

Bersepadu Guna Tanah iv. BPP: menyediakan Garis Panduan Perancangan v. BMGN: memastikan pangkalan data perancangan yang komprehensif dan

perkongsian maklumat yang efisien vi. BPKSP: menyemak dan menyedia Akta 172, Kaedah-kaedah dan Kajian

PPA

23 Manakala di peringkat negeri, ianya diketuai oleh seorang Pengarah yang menerajui dua (2) bahagian iaitu Bahagian Teknikal dan Bahagian Pengurusan.

3.6 Tanggungjawab dan Kuasa 24 Di dalam menjalankan kuasa yang diperuntukkan dalam Akta 172, JPBD SM

telah disusun meliputi lapan (8) bahagian. Kesemua bahagian ini mempunyai tanggungjawab dan kuasa seperti berikut :

i. BRP

BRP adalah terdiri daripada: • UPP yang bertanggungjawab dalam merancang, memohon, mengurus

dan menyelaras program pembangunan Jabatan di bawah RMLT serta menyelaras dan memantau projek-projek peruntukan pembangunan (P43) bagi Jabatan melalui SPP II dan pelantikan perunding.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

Rajah 3.0 Struktur Organisasi JPBD SM

UNIT RANCANGAN PEMBANGUNAN 3 (J52)


UNIT INTEGRITI (J48)


UNIT PENYELARASAN MAKLUMAT

PERANCANGAN (J48)

UNIT PEMANTAUAN (J48) UNIT PENTADBIRAN (N22)


PERANCANGAN (J41/44)

UNIT PEMANTAUAN (J48)






PEJABAT PROJEK ZON TIMUR

(J54)


PERANCANGAN (J48)


BAHAGIAN RANCANGAN FIZIKAL NEGARA (JUSA C)

BAHAGIAN PERANCANGAN WILAYAH (J52)

UNIT RANCANGAN FIZIKAL

NEGARA (J54)

UNIT URUSETIA JAWATANKUASA

PERANCANGAN WILAYAH (J48)

UNIT DASAR PERBANDARAN

NEGARA (J52) UNIT RANCANGAN WILAYAH

(J44)


UNIT PENILAIAN DASAR &PENYELIDIKAN

ANTARABANGSA (J54)

PEJABAT PROJEK ZON SELATAN

(J54)




PEJABAT PROJEK ZON UTARA

(J54)UNIT RANCANGAN

PEMBANGUNAN 5 (J52)


PERANCANGAN (J48)



UNIT DASAR PERANCANGAN DESA

NEGARA (J52)UNIT PROJEK

BERKEPENTINGAN NASIONAL (J52)

UNIT PTB (J48)

UNIT KEMAMPANAN & BANDAR

SELAMAT (J52)

PEJABAT PROJEK ZON TENGAH (J54)


UNIT RANCANGANPEMBANGUNAN 2 (J52)


UNIT PENTADBIRAN (N22)



BAHAGIAN MAKLUMAT

GUNATANAH NEGARA (J54)

(J54) UNIT

METODOLOGI PEMBANGUNAN (J52)

UNIT KHIDMAT NASIHAT

PERANCANGAN (J52)

UNIT KHIDMAT PENGGUNA (J48)

UNIT MORFOLOGI, REKABENTUK & WARISAN

BANDAR (J52)

UNIT KAWAL SELIA

PERANCANGAN (J52)

UNIT MAKLUMAT

GUNA TANAH (J52)

UNIT PENYELIDIKAN GUNATANAH, INDUSTRI,

PERNIAGAAN, PERUMAHAN, KEMUDAHAN SOSIAL, INFRASTRUKTUR &

UTILITI TANAH (J54)



BAHAGIAN RANCANGAN PEMBANGUNAN

UNIT PENYELARASAN PROJEK

(J52)


BAHAGIAN PERUNDANGAN & KAWALSELIA

PERANCANGAN (J54)

UNIT GUBALAN TEKNIKAL (J48)UNIT

ALAM SEKITAR &PENGURUSAN RISIKO (J52)

BAHAGIAN PENYELIDIKAN & PEMBANGUNAN (JUSA

C)

JPBD NEGERI

TIMBALAN KETUA PENGARAH (PERANCANGAN) (JUSA B)

UNIT HUBUNGAN ANTARABANGSA

(J48)

SEKSYEN KEWANGAN (M48)

SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT (F48)UNIT KUALITI,

KEURUSETIAAN &PENYELARASAN (J52)

PROG 2 : RANCANGAN PEMAJUAN

PROG 3 : PENYELIDIKAN DAN PEMBANGUNAN

UNIT KOMUNIKASI KORPORAT & HUBUNGAN

AWAM (J48)

SEKSYEN SUMBER MANUSIA (M48)

SEKSYEN PENTADBIRAN (M48)

TIMBALAN KETUA PENGARAH (PEMBANGUNAN) (JUSA B)

KETUA PENGARAH (JUSA A)

PROG 1: PENGURUSAN

BAHAGIAN KORPORAT (J54)

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN (M52)

JPBD NEGRI TANPA DALAM WARAN JPBD SM




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

• Pejabat-pejabat projek di setiap zon bertanggungjawab dalam penyediaan RS, RT, dan RKK berdasarkan kepada program Lima Tahun yang telah ditetapkan di negeri-negeri di bawah pejabat projek, mengadakan pangkalan data rancangan pemajuan bagi negeri-negeri berkenaan serta memantau / audit pelaksanaan rancangan pemajuan yang disediakan bagi negeri-negeri berkenaan iaitu; PPZU melaksanakan projek-projek bagi Negeri Kedah, Pulau Pinang dan Perlis; PPZT bagi projek-projek di Negeri Selangor dan Perak; PPZS bagi projek-projek di Negeri Sembilan, Melaka dan Johor; dan PPZR menjalankan projek-projek bagi Negeri Pahang, Terengganu dan Kelantan.

ii. BRFN

• Mengurusetia Mesyuarat MPFN. • Menyediakan dan memantau serta mengkaji semula RFN dan DPN. • Menyediakan DPFDN.

iii. BPW

Melaksanakan Penubuhan JPW, Mengurusetia Mesyuarat JPW, menyediakan RW dan projek-projek berkepentingan nasional.

iv. BPP

Menjalankan kajian penyelidikan perancangan dan menyediakan garis panduan perancangan yang berkualiti dengan menggunakan pendekatan terkini, saintifik, kreatif, inovatif dan praktikal sebagai input dalam penyediaan rancangan pembangunan, kawalan pembangunan dan aktiviti perancangan yang lain.

v. BPKSP

Menyediakan, menyemak dan membuat pindaan Akta dan menjalankan kajian PPA berkaitan perancangan bandar dan desa. Menjalankan tugas pemantauan, pewartaan dan penerimapakaian Akta 172 dan Kaedah-Kaedah di peringkat Negeri dan PBT. Memberi khidmat nasihat perundangan dan maklum balas bagi aduan-aduan awam berkaitan perundangan perancangan bandar dan desa. Menyediakan kertas perakuan bagi permohonan di bawah subseksyen 22(2A) Akta 172 untuk diangkat ke MPFN.

vi. BK

Menyediakan perancangan strategik Jabatan dan menyelaraskan SPK, tugas-tugas perhubungan awam dan sebaran maklumat Jabatan serta program pengantarabangsaan Jabatan.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

vii. BMGN Membangun, mengurus dan menyelaras pangkalan data perancangan gunatanah negara. Membentuk rangkaian perkongsian maklumat, menjalankan pengemaskinian dan verifikasi data geospatial, memantau dan mengintegrasikan maklumat guna tanah.

viii. BKP

Merancang, mengendalikan dan memantau dasar program pembangunan sumber manusia, perkhidmatan dan perjawatan, peperiksaan perkhidmatan dan khidmat kaunseling. Melaksanakan urusan kewangan, mengendalikan perolehan bekalan dan aset Jabatan serta pentadbiran am. Mengkaji, merancang, melaksana dan menyelaras pembangunan projek ICT Jabatan.

25 Di peringkat negeri, Jabatan ini diwakili oleh 11 pejabat JPBD Negeri di

Semenanjung Malaysia dan bertanggungjawab terus kepada KP. Pejabat-pejabat JPBD Negeri ini walaupun mempunyai ciri-ciri organisasi yang tersendiri tetapi mempunyai pembahagian organisasi yang sama iaitu:

i. Bahagian Teknikal

Melaksanakan aktiviti-aktiviti teknikal seperti menjadi urus setia kepada JPN, menyelaras rancangan pemajuan, menyedia pelan pembangunan, menjayakan projek-projek khas, memberi khidmat nasihat perancangan dan memproses permohonan-permohonan perancangan.

ii. Bahagian Pentadbiran

Mengurus segala hal pentadbiran dan pengurusan Jabatan seperti pentadbiran am, perkhidmatan dan kewangan.

3.7 Komunikasi Dalaman 26 Bagi memastikan keberkesanan sistem perancangan kualiti JPBD SM, KP telah

mewujudkan sistem komunikasi dalaman bagi menyalurkan sebarang arahan, pekeliling, dasar Jabatan, amanat dan sebagainya kepada dan daripada semua lapisan pegawai dengan pendekatan kaedah-kaedah berikut: i. Pelbagai jenis mesyuarat yang diuruskan oleh semua Jabatan/Bahagian; ii. Memo edaran dalaman; iii. Buletin dalaman; iv. Papan kenyataan; v. Sudut kualiti; vi. Perhimpunan bulanan; vii. Peti cadangan; viii. Arahan pejabat/Pekeliling Ketua Pengarah; ix. MBJ;




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

x. Penerbitan; dan xi. Laman Web/emel dan lain-lain sistem elektronik.

27 Proses menyalurkan maklumat untuk Jabatan akan diperbaiki dari masa ke

semasa menggunakan sistem komunikasi yang berasaskan teknologi maklumat seperti:- i. Emel; ii. Laman Web; iii. MyMesyuarat; dan iv. Aplikasi FirdausNET.

3.8 Pengagihan Sumber 28 KP bertanggungjawab menyediakan pengagihan sumber yang mencukupi

kepada semua pegawai melalui penyediaan aktiviti-aktiviti yang dirancang dan memastikan keberkesanan yang berterusan iaitu: i. Agihan peruntukan kewangan bagi penyediaan rancangan/aktiviti seperti

mana senarai projek yang dipersetujui di bawah Rolling Plan Program RMLT;

ii. Agihan kakitangan yang secukupnya; iii. Memberi latihan kemahiran kepada semua lapisan pegawai; iv. Menyediakan ruang pejabat yang selesa dan infrastruktur yang mencukupi

untuk semua lapisan pegawai.

29 KP juga bertanggungjawab untuk menyediakan sumber-sumber bagi memenuhi keperluan pelanggan.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

4.0 SPK JPBD SM 4.1 Aktiviti Kualiti 01 Seperti diterangkan dalam struktur organisasi (Para 3.5) serta tanggungjawab

dan kuasa (Para 3.6), aktiviti kualiti JPBD SM melibatkan kesemua enam (6)Bahagian yang menjalankan core business JPBD SM yang disokong oleh dua (2) Bahagian iaitu BK dan BKP (Rujuk Rajah 4.0: Hubungkait Proses ISO).

02 Berikut adalah aktiviti kualiti mengikut Bahagian:

Bahagian Aktiviti

BRP i. Pejabat Projek

• Menyediakan RS (Kajian Semula) dan • Menyediakan RT

ii. UPP • Menyelaras dan memantau kemajuan fizikal dan kewangan projek-projek di bawah peruntukan Pembangunan (P43) Jabatan

• Menetapkan program di bawah RMLT dan luar jangka • Mengurus pelantikan, penilaian prestasi dan penamatan

perkhidmatan perunding BRFN

• Menyedia, memantau dan mengkaji semula RFN • Menyedia, memantau dan mengkaji semula DPN • Mengurusetia mesyuarat MPFN

BPW

• Penubuhan JPW • Mengurusetia JPW • Menyediakan RW

BPP

• Menjalankan kajian penyelidikan dan menyediakan garis

panduan perancangan • Memberi input kepakaran, kolaborasi dan perkongsian pintar • Mengadakan program sebaran dan hebahan hasil penyelidikan

BPKSP

• Menyemak dan meminda Akta Perancangan Bandar dan Desa

1976 (Akta 172) • Menyediakan PPA • Menggubal, menyemak dan membuat pindaan kaedah-kaedah

di bawah Akta 172 • Penyediaan kertas perakuan bagi permohonan di bawah

subseksyen 22(2A) Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172) bagi pembangunan yang memerlukan nasihat MPFN

• Penyediaan Laporan Aduan Awam dan maklum balas berkaitan Perundangan Perancangan Bandar dan Desa




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

Bahagian Aktiviti

BK

• Penyediaan dan Pemantauan Rancangan Strategik Jabatan. • Menyelaras SPK Jabatan • Mengurus setia mesyuarat utama Jabatan • Sebaran maklumat Jabatan • Menyelaras pengendalian aduan awam (umum) dan

maklumbalas pelanggan

BMGN

Pengurusan Data yang merangkumi : • Mengumpul dan membekalkan data perancangan; dan • Membangun, mengurus dan menyelaras data geospatial (GIS),

pangkalan data perancangan dan sistem I-Plan

BKP

• Penyediaan perancangan dan pembangunan sumber manusia. • Urusan pentadbiran dan pengurusan belanjawan • Perolehan bekalan dan aset • Penyelenggaraan bangunan, kemudahan, peralatan dan

Infrastruktur • Pembangunan dan penyelengaraan aplikasi

03 Setiap Bahagian akan menentukan bahawa aktiviti kualiti serta produknya

menepati kehendak pelanggan, memenuhi dasar kualiti dan objektif kualiti yang ditetap oleh Jabatan.

04 Jabatan akan sentiasa mengemaskini aktiviti kualiti, prosedur / kaedah

penyediaan rancangan dan aktiviti yang telah dinyatakan dari masa ke semasa bagi menepati kehendak pelanggan.

4.2 Proses Operasi JPBD SM 05 Proses operasi bagi setiap aktiviti di kesemua lapan (8) Bahagian dinyatakan di

dalam manual ini seperti di Rajah 4.0. 4.3 Wakil Pengurusan 06 KP bertanggungjawab menentukan kuasa semua pegawai yang terlibat dalam

pelaksanaan SPK. Tanggungjawab dan kuasa ini ditentukan dalam carta organisasi serta senarai tugas semua pegawai-pegawai berkenaan.

07 KP melantik TKP (Perancangan) sebagai WP bagi aktiviti pengurusan kualiti

keseluruhan Jabatan dan bertanggungjawab:




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

i. Mewujud, melaksana menyelenggara dan menentukan SPK selaras dengan kehendak Sistem Kualiti Perkhidmatan;

ii. Melapor prestasi SPK kepada pihak pengurusan melalui Mesyuarat JKSP

Pelaksanaan SPK atau membangkit perkara ini dalam mana-mana mesyuarat dalaman yang sesuai untuk semakan semula dan sebagai asas untuk memperbaiki SPK;

iii. Berurusan dengan semua pihak luar mengenai perkara yang berkaitan

dengan SPK Perkhidmatan; iv. Meningkatkan kesedaran di kalangan kakitangan dalam organisasi terhadap

kepentingan kepuasan pelanggan dan aktiviti SPK; v. Menilai dan melaporkan penemuan PAD kepada pengurusan atasan atau

JKSP untuk tujuan semakan semula dan tindakan; dan vi. KP juga boleh melantik:

a. Pengarah BK sebagai TWP bagi membantu WP mewujud, melaksana dan menyenggara SPK Perkhidmatan Jabatan serta mengawal penyediaan, pindaan dan edaran dokumen kualiti; dan

b. Pengarah-pengarah Bahagian, Ketua UPP, Ketua UI,Ketua Seksyen Pentadbiran / Sumber Manusia / Kewangan dan Teknologi Maklumat sebagai TWP bagi membantu WP mewujud, melaksana dan menyenggara PKK Bahagian masing-masing.

4.4 Perancangan SPK 08 KP bertanggungjawab memastikan semua anggota yang terlibat didalam aktiviti

kualiti kesemua lapan (8) Bahagian mematuhi prosedur yang ditetapkan.

Perancangan Kualiti

09 Perancangan SPK dikawal dan dirancang melalui pematuhan kepada MK, PKU, PKT, PKK dan dokumen yang telah diluluskan serta dokumen luaran yang ditetapkan.

10 WP dan TWP bertanggungjawab dalam menyelaras dan mengesan pelaksanaan

SPK ini. 11 Pelaksanaan Sistem Kualiti ini dinilai melalui Mesyuarat JKSP, Audit Kualiti

Dalaman dan Audit Luaran.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

RAJAH 4.0: Hubungkait Proses ISO

Tanggungjawab Pengurusan




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

Dokumen-Dokumen Sistem Kualiti Dokumen Kualiti Dalaman

12 Ianya meliputi MK, Prosedur Kualiti dan semua dokumen-dokumen sokongan

yang berkaitan dengannya (Rujuk Rajah 4.1) yang disediakan oleh JPBD SM seperti berikut:

i. MK

Dokumen yang menjelaskan dasar dan perancangan kualiti JPBD SM. MK ini adalah sumber rujukan utama SPK MS ISO 9001:2008 JPBD SM.

ii. Prosedur Kualiti

Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menjelaskan semua aktiviti pengurusan dan operasi JPBD SM. Pegawai-pegawai JPBD SM yang dipertanggungjawabkan dikehendaki menyedia dan melaksanakan prosedur-prosedur kualiti yang terdiri daripada enam (6) PKU, lapan (8) PKT dan 52 PKK.

iii. Dokumen Sokongan Dokumen sokongan adalah dokumen yang menjelaskan aktiviti-aktiviti kualiti terperinci. Ia merupakan dokumen kualiti yang menyokong dokumen prosedur kualiti tertentu.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

Rajah 4.1:Hierarki Dokumentasi SPK MS ISO 9001:2008

PKU : JPBD (IP) PKU 01 : Kawalan Dokumen JPBD (IP) PKU 02 : Kawalan Rekod JPBD (IP) PKU 03 : Audit Dalaman JPBD (IP) PKU 04 : Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Menepati Spesifikasi JPBD (IP) PKU 05 : Tindakan Pembetulan JPBD (IP) PKU 06 : Tindakan Pencegahan PKT : JPBD (IP) PKT 01 : Jawatankuasa Kajian Semula Pengurusan JPBD (IP) PKT 02 : Penetapan Program Di Bawah RMLT dan Luar Jangka JPBD (IP) PKT 03 : Pengurusan Pelantikan, Penilaian Prestasi dan

Penamatan Perkhidmatan Perunding JPBD (IP) PKT 04 : Pengurusan Latihan JPBD (IP) PKT 05 : Perolehan JPBD (IP) PKT 06 : Pengendalian Aduan dan Maklum Balas Pelanggan JPBD (IP) PKT 07 : Pengurusan Belanjawan Tahunan JPBD (IP) PKT 08 : Pengurusan Aset Meliputi Penyelenggaraan dan Pelupusan

Dokumen lain yang menjadi sokongan kepada sistem

kualiti

WP TKP (Perancangan)

Dokumen Dasar dan Penerangan

Manual Kualiti

Dokumen terperinci mengenai tugasan / aktiviti

Dokumen Berkaitan aktiviti Operasi dan Pengurusan

Semua Pegawai dan Kakitangan yang

berkaitan

Pengurus Projek / KPP / PP / PPP

Timbalan WP Pgh. Bhg./Ketua Unit/

Seksyen

MPK, FM, Carta Alir, Senarai Semak dan

Lain-Lain

PKU / PKT / PKK

Tanggungjawab Penerangan

Dokumen Sokongan, Akta, Enakmen, Manual, Garis

Panduan serta rekod




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

PKK : 13 PKK yang diguna pakai oleh Bahagian-Bahagian di JPBD SM adalah seperti

jadual di bawah : Bahagian Rujukan Tajuk PKK

BRP

RS (Kajian Semula) JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 01 : Penyediaan Terma Rujukan

JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 02 : Perancangan Kualiti Projek

JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 03 : Penyediaan Laporan Awal JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 04 : Pengumpulan Maklumat Guna Tanah

JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 05 : Penyediaan Laporan Teknikal

JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 06 : Penyediaan Laporan Pemeriksaan

JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 07 : Penyediaan Draf RS (Kajian Semula)

JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 08 : Pengurusan Publisiti

JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 09 : Penilaian Ciri Kualiti dan Daya Laksana RS (Kajian Semula)

BRP

RT

JPBD (IP) PKK (RT) 01 : Penyediaan Laporan Rangka Projek

JPBD (IP) PKK (RT) 02 : Penyediaan Laporan Terma Rujukan

JPBD (IP) PKK (RT) 03 : Penyediaan Peta Asas

JPBD (IP) PKK (RT) 04 : Penyediaan Laporan Pendekatan Kajian

JPBD (IP) PKK (RT) 05 : Penyediaan Laporan Analisis dan Strategi Pembangunan

JPBD (IP) PKK (RT) 06 : Penyediaan Laporan Reka Bentuk RT

JPBD (IP) PKK (RT) 07 : Penyediaan dan Kelulusan Laporan Draf RT

JPBD (IP) PKK (RT) 08 : Publisiti dan Penyertaan Awam

JPBD (IP) PKK (RT) 09 : Penyediaan dan Penyerahan RT serta Penilaian Kualiti

JPBD (IP) PKK (RT) 10 : RT Penggantian

UPP JPBD (IP) PKK (UPP) 01 :

Penyelarasan dan Pemantauan Status Kemajuan Fizikal dan Kewangan Projek-projek Pembangunan




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

Bahagian Rujukan Tajuk PKK

BRFN

JPBD (IP) PKK (RFN) 01 : Penyediaan Terma Rujukan

JPBD (IP) PKK (RFN) 02 : Semakan dan Kelulusan Laporan Awal

JPBD (IP) PKK (RFN) 03 : Semakan dan Kelulusan Laporan Teknikal

JPBD (IP) PKK (RFN) 04 : Semakan dan kelulusan Draf RFN JPBD (IP) PKK (RFN) 05 : Kelulusan RFN

JPBD (IP) PKK (RFN) 06 : Laporan Penilaian dan Pemantauan Pelaksanaan RFN

JPBD (IP) PKK (MPFN) 01: Pengurusan Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal MPFN

JPBD (IP) PKK (MPFN) 02 : Pengurusan Mesyuarat Jawatankuasa Kerja MPFN

JPBD (IP) PKK (MPFN) 03 : Pengurusan Mesyuarat MPFN

JPBD (IP) PKK (DPN) 01 : Penyediaan Terma Rujukan

JPBD (IP) PKK (DPN) 02 : Semakan dan Kelulusan Laporan Awal

JPBD (IP) PKK (DPN) 03 : Semakan dan KelulusanDPN Awal

JPBD (IP) PKK ( DPN ) 04 : Semakan dan Kelulusan DPN Akhir

JPBD (IP) PKK ( DPN ) 05 : Kelulusan Dasar Perbandaran Negara

JPBD (IP) PKK (DPN) 06 : Laporan Penilaian dan Pemantauan Pelaksanaan Dasar Perbandaran Negara

BPW

JPBD (IP) PKK (JPW) 01 : Penubuhan JPW

JPBD (IP) PKK (JPW) 02 : Pengurusan Mesyuarat Jawatankuasa Perancang Wilayah (JPW)

JPBD (IP) PKK (RW) 01 : Penyediaan Terma Rujukan (RW)

JPBD (IP) PKK (RW) 02 : Semakan dan Kelulusan Laporan Pendekatan

JPBD (IP) PKK (RW) 03 : Semakan dan Kelulusan Laporan Penemuan

JPBD (IP) PKK (RW) 04 : Semakan dan Kelulusan Laporan RW JPBD (IP) PKK (RW) 05 : Laporan Penilaian Kualiti RW

BPP JPBD (IP) PKK ( GPP ) 01: Penyediaan Garis Panduan Perancangan

BPKSP JPBD (IP) PKK ( Akta ) 01 : Semakan Akta Perancangan Bandar

dan Desa 1976 (Akta 172)

JPBD (IP) PKK ( Akta ) 02 : Pindaan Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172)




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

Bahagian Rujukan Tajuk PKK

JPBD (IP) PKK (Kaedah):

Gubalan, Semakan dan Pindaan Kaedah-Kaedah Di Bawah Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172)

JPBD (IP) PKK (Kawal Selia): Pelaksanaan subseksyen 22(2A) Akta 172

JPBD (IP) PKK (PPA): Penyediaan PPA

BK JPBD (IP) PKK (PTPSJ) 01: Penyediaan PTPSJ JPBD (IP) PKK (PTPSJ) 02: Pemantauan Pelaksanaan PTPSJ

BMGN JPBD (IP) PKK (Pengurusan Data) 01: Pengurusan Data BKP (STM) JPBD (IP) PKK (Aplikasi) Pembangunan dan Penyelenggaraan

Aplikasi In-House 4.5 Kajian Semula Pengurusan 14 KP bertanggungjawab menubuhkan JKSP. 15 Ianya bertujuan:

i. Menentukan penyediaan aktiviti dengan memenuhi kehendak-kehendak pelanggan dan mencapai objektif kualiti yang ditetapkan.

ii. Mengkaji semula penyediaan aktiviti dan menyemak sama ada ianya berjalan lancar atau sebaliknya.

iii. Mencadangkan tindakan penambahbaikan yang berterusan.

16 Mesyuarat JKSP diadakan satu (1) kali setahun. Walau bagaimanapun pelaporan bagi Pengurusan Sistem Kualiti boleh dibentangkan di dalam Mesyuarat Pagi Jabatan.

17 Mesyuarat dipengerusi oleh KP JPBD SM dan ahli-ahlinya terdiri daripada:

i. TKP (Perancangan); ii. TKP (Pembangunan); iii. Pengarah BK; iv. Pengarah BPKSP; v. Pengarah BRFN; vi. Pengarah BPW; vii. Pengarah BPP; viii. Pengarah BRP; ix. Pengarah BKP; x. Pengarah BMGN; xi. Ketua UPP; xii. KSA; xiii. Wakil JPBD Negeri; dan xiv. Ahli - ahli lain (jika perlu).




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

18 Mesyuarat JKSP Pelaksanaan SPK boleh menjemput mana-mana pegawai

JPBD dan / atau pihak-pihak lain untuk menghadiri mesyuarat bila mana perlu. 19 Agenda tetap Mesyuarat JKSP perlulah merangkumi perkara-perkara berikut:

i. Pencapaian Objektif Kualiti Bahagian / Jabatan; ii. Laporan Audit Dalaman; iii. Laporan Tindakan Pembetulan; iv. Laporan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan; v. Laporan Penilaian Kualiti dan Dayalaksana RT / RS; vi. Laporan Pelaksanaan RFN; vii. Laporan Penilaian Kualiti dan Dayalaksana Garis Panduan Perancangan; viii. Laporan Penilaian Dayalaksana Kaedah-Kaedah / Panduan Pelaksanaan

Akta; ix. Laporan Tindakan Pencegahan; x. Laporan Penilaian Prestasi Perunding; xi. Laporan Penilaian Perancangan dan Keberkesanan Latihan; xii. Laporan Penilaian Kualiti Data; xiii. Laporan Penilaian Kualiti RW; xiv. Pindaan Dasar dan Dokumen Kualiti; dan xv. Laporan Status Pelaksanaan ISO JPBD Negeri.

20 Setiap Pengarah Bahagian bertanggungjawab untuk menyediakan dan membentang laporan yang berkaitan dengan isu dan cadangan bagi aktiviti utamanya untuk dibincangkan di dalam Mesyuarat JKSP.

21 KP melantik Pengarah BK untuk menjadi urus setia kepada Mesyuarat JKSP.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

5.0 KAWALAN SPK

5.1 Kawalan Dokumen 01 Semua dokumen operasi dan terbitan daripada pelaksanaan SPK akan dikawal

seperti di dalam JPBD (IP) PKU 01: Kawalan Dokumen.

02 Semua jenis dokumen dikehendaki disediakan mengikut format yang ditetapkan. Kelulusan dokumen dikehendaki menepati keperluan yang telah ditetapkan.

03 Sebarang pindaan ke atas dokumen kualiti yang melibatkan:

i. Bagi dokumen yang melibatkan pindaan terhadap prosedur kurang dari lima (5) kali, tarikh dan nombor pindaan ditukar di mana berkenaan.

ii. Bagi dokumen yang melibatkan lebih dari lima (5) kali pindaan prosedur atau pindaan melebihi 50% daripada keseluruhan dokumen hendaklah diberi nombor keluaran baharu.

04 TWP bertanggungjawab memastikan pemegang dokumen bagi PKK bahagian

masing-masing menggantikan prosedur yang telah dipinda dengan yang baharu serta melupuskan prosedur yang lama. Setiap kali pindaan dibuat bagi dokumen kualiti yang berkaitan, ia perlu dikemaskini. Satu (1) salinan dokumen asal dicop ‘BATAL’ dan disimpan oleh TWP.

05 Tanggungjawab untuk meminda dan mengemaskini dokumen SPK MS ISO

9001: 2008 JPBD SM adalah seperti jadual di bawah:

Bil. Bahagian Tanggungjawab Dokumentasi

1. BRP i. Pengarah PPZS JPBD (IP) PKK (RT) 01 hingga

JPBD (IP) PKK (RT) 10

ii. Pengarah PPZR JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 01 hingga JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 09

iii. Ketua UPP JPBD (IP) PKK (UPP) 01 JPBD (IP) PKT 02 JPBD (IP) PKT 03 JPBD (IP) PKT 07




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

Bil. Bahagian/ Tanggungjawab Dokumentasi

2. BRFN Pengarah BRFN

JPBD (IP) PKK (RFN) 01 hingga JPBD (IP) PKK (RFN) 06 JPBD (IP) PKK (MPFN) 01 hingga JPBD (IP) PKK (MPFN) 03 JPBD (IP) PKK (DPN) 01 hingga JPBD (IP) PKK (DPN) 06

3. BPW Pengarah BPW

JPBD (IP) PKK (JPW) 01 hingga JPBD (IP) PKK (JPW) 02 JPBD (IP) PKK (RW) 01 hingga JPBD (IP) PKK (RW) 05

4. BPP Pengarah BPP

JPBD (IP) PKK (GPP) 01

5 BPKSP Pengarah BPKSP

JPBD (IP) PKK (Akta) 01 hingga JPBD (IP) PKK (Akta) 02 JPBD (IP) PKK (Kaedah) JPBD (IP) PKK (Kawal Selia) JPBD (IP) PKK (PPA)

6. BK Pengarah BK

JPBD (IP) MK JPBD (IP) PKU 01 hingga JPBD (IP) PKU 06 JPBD (IP) PKT 01 dan JPBD (IP) PKT 06 JPBD (IP) PKK (PTPSJ) 01 hingga JPBD (IP) PKK (PTPSJ) 02

7.

BMGN Pengarah BMGN

JPBD (IP) PKK (Pengurusan Data) 01




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

Bil. Bahagian Tanggungjawab Dokumentasi

8. BKP Pengarah BKP

JPBD (IP) PKT 04 JPBD (IP) PKT 05 JPBD (IP) PKT 07 JPBD (IP) PKT 08 JPBD (IP) PKK (Aplikasi)

06 Dokumen kualiti diberi identifikasi seperti berikut :

i. Dokumen baharu yang diwujudkan diberi identifikasi dengan nombor keluaran, nombor pindaan dan tarikh.

ii. Semua dokumen yang dipinda diberi nombor pindaan dan tarikh. 07 Satu (1) senarai edaran yang mengandungi senarai penerima dan penyimpan

dokumen disediakan serta nombor terkawal bagi setiap anggota berkenaan diberikan.

08 Dokumen-dokumen luaran akan dipastikan terkini meliputi :

i. Akta-akta, Kaedah-Kaedah dan garis panduan yang berkaitan dengan pembangunan dan perancangan.

ii. Arahan-Arahan Perkhidmatan dan Perbendaharaan. iii. Pekeliling-Pekeliling Perkhidmatan.

09 Setiap pindaan bagi setiap dokumen kualiti dikemaskini setiap kali pindaan

dibuat. Satu (1) salinan dokumen asal dicop ‘BATAL’ dan disimpan oleh TWP.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

5.2 Kawalan Rekod 10 Semua rekod operasi (bukti pelaksanaan sistem) dan terbitan daripada

pelaksanaan SPK hendaklah dikawal seperti di dalam JPBD (IP) PKU 02: Kawalan Rekod.

11 Rekod-rekod kualiti adalah terdiri daripada:

i. Surat, memo, emel, faksimili, laporan-laporan dan fail hasil dari pelaksanaan SPK.

ii. Pelan-pelan/produk hasil daripada pelaksanaan SPK.

12 Rekod-rekod kualiti disimpan dalam fail, rak atau kabinet yang diberikan nombor identifikasi yang ditetapkan seperti di dalam JPBD (IP) PKU 02 : Kawalan Rekod dan tempoh simpanannya adalah mengikut keperluan yang termaktub dalam Akta Arkib Negara Malaysia (Akta 629).

13 Perolehan rekod berkaitan SPK akan diuruskan melalui pembukaan /

pendaftaran fail, pendaftaran surat / data / pelan / laporan, pergerakan dan penyimpanan fail dikendalikan mengikut prosedur kualiti yang telah ditetapkan.

14 Pelupusan rekod kualiti dijalankan seperti berikut :-

i. Rekod-rekod kualiti berkaitan Prosedur Kualiti disimpan selama minimum tiga (3) tahun mengikut keperluan Akta 629.

ii. Rekod-rekod kualiti berkaitan latihan kakitangan disimpan sehingga tamat tempoh perkhidmatan dalam kerajaan.

iii. Laporan, pelan, peta dan lain dokumen yang dihasilkan oleh setiap aktiviti akan disimpan selama lima (5) hingga 20 tahun bergantung kepada kepentingan dokumen.

5.3 Audit Dalaman 15 Semua proses Audit Dalaman hasil daripada pelaksanaan SPK dijelaskan

seperti di dalam JPBD (IP) PKU 03 : Audit Dalaman. 16 Jadual audit perancangan audit dalaman akan disediakan oleh KSA yang

meliputi tarikh serta kaedah-kaedah menjalankan audit dalaman, kekerapan dan tempat yang akan diaudit dan perkara-perkara yang akan diaudit. Audit dalaman akan dijalankan sekurang-kurangnya setiap 12 bulan atau audit khas dijalankan mengikut keperluan.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

17 PAD perlu mengaudit dalam skop / kaedah seperti berikut: i. Penyediaan aktiviti mematuhi objektif dan ciri kualiti yang ditetapkan; ii. Memastikan semua akta, pekeliling dan arahan perkhidmatan serta

Perbendaharaan yang berkaitan dipatuhi; iii. Memastikan aktiviti disediakan mengikut Akta Perancangan Bandar dan

Desa 1976 atau peraturan yang ditetapkan; iv. Memastikan laporan-laporan dibawa ke Jawatankuasa yang ditetapkan

untuk verifikasi dan kelulusan; v. Memastikan SPK dilaksana dengan berkesan; dan vi. Memastikan peningkatan terhadap sistem kualiti dilaksanakan secara

berkesan dan berterusan dan mencadangkan langkah-langkah penambahbaikan.

18 KP bertanggungjawab melantik beberapa Pasukan Audit dan Ketua bagi setiap

PAD bagi mengaudit aktiviti kualiti bahagian-bahagian. 19 Satu senarai Pasukan Audit akan disediakan dan surat pelantikan kepada ahli-

ahli pasukan tersebut akan dikeluarkan. 20 Tanggungjawab PAD adalah:

i. PAD bertanggungjawab untuk menghantar notis audit dalaman, senarai semakan audit dan program audit dalaman ke tempat-tempat yang akan diaudit;

ii. Audit yang dijalankan mengikut tarikh dan tempat yang telah ditetapkan; iii. Melaksanakan Audit; iv. Membuat catatan penemuan audit dalaman, peluang penambahbaikan dan

ketidakakuran bagi aktiviti-aktiviti yang diaudit; v. Laporan audit perlu didokumenkan dan diserah kepada WP dengan

seberapa segera selepas tamat pengauditan; dan vi. Data / maklumat mengenai penemuan audit dikumpul, dianalisis dan diguna

untuk membuat keputusan penambahbaikan.

21 Tindakan-tindakan susulan daripada laporan audit dalaman adalah: i. Pelaksana SPK mempunyai tanggungjawab untuk membuat cadangan

tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan di atas teguran-teguran yang telah dikemukakan oleh PAD.

ii. PAD mengesahkan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan, seterusnya menyerahkan hasil audit susulan kepada KSA.

iii. KSA sediakan Laporan Audit Dalaman kepada WP. iv. WP bertanggungjawab memastikan tindakan pembetulan, pencegahan dan

penambahbaikan dilaksanakan. v. WP bertanggungjawab memastikan audit susulan dijalankan bagi

mengesahkan tindakan telah diambil mengikut keputusan mesyuarat.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

22 Rekod-rekod mengenai audit dalaman yang dijalankan perlu disimpan dalam

rekod kualiti sebagaimana yang dinyatakan di dalam JPBD (IP) PKU 02: Kawalan Rekod.

5.4 Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Menepati Spesifikasi 23 Semua proses berkenaan dengan aktiviti di semua Bahagian bagi produk-

produk yang belum diprosedur dijelaskan seperti di dalam JPBD (IP) PKU 04 : Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Menepati Spesifikasi.

24 Ketidakakuran pelaksanaan SPK bermaksud tindakan yang tidak mematuhi

prosedur yang terkandung dalam dokumen kualiti yang dikenalpasti melalui audit dalaman dan aduan pelanggan termasuk : i. Tidak menepati Terma Rujukan / Aktiviti dan Program Bahagian. ii. Tidak memenuhi keperluan perundangan / pekeliling / arahan

perkhidmatan berkaitan. iii. Cadangan yang dibentuk tidak menepati dasar dan prinsip perancangan

berkaitan. iv. Tidak mengambil kira ulasan / pandangan agensi / pihak yang terlibat yang

telah diterima oleh mesyuarat.

25 Semakan perkhidmatan / produk dibuat mengikut peringkat / jadual penyediaan. 26 Langkah-langkah yang diambil untuk mengawal ketidakakuran dalam sistem

kualiti ialah : i. Pengenalpastian punca/sebab ketidakakuran; ii. Tindakan pembetulan ke atas produk yang dihasilkan; iii. Menjalankan tindakan pembetulan/pindaan; dan ii. Pengesahan ke atas tindakan pembetulan/ pindaan yang telah dibuat.

27 Pelaksana SPK bertanggungjawab untuk membuat tindakan pembetulan/

pindaan /terhadap mana-mana ketidakakuran yang dikesan di peringkat-peringkat penyediaan aktiviti.

28 Mengambil tindakan yang sepatutnya terhadap kesan yang mungkin berlaku

terhadap ketidakpatuhan produk dan apabila ketidakpatuhan produk dikesan selepas penghantaran atau penggunaan produk sudah bermula (product recall).

29 Tindakan pembetulan/ pindaan akan diverifikasikan semula untuk menunjukkan kepatuhan kepada ketidakakuran yang telah dikesan.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

30 Rekod ketidakakuran bagi setiap peringkat SPK akan disimpan seperti di dalam JPBD (IP) PKU 02 : Kawalan Rekod.

5.5 Tindakan Pembetulan 31 Semua prosedur tindakan pembetulan daripada pelaksanaan SPK dijelaskan

seperti di dalam JPBD (IP) PKU 05 : Tindakan Pembetulan. 32 KP melalui WP bertanggungjawab mengambil tindakan untuk mengeluarkan

punca ketidakakuran bagi mengelak kejadian yang sama berlaku semula. Tindakan pembetulan mestilah bersesuaian dengan kesan ketidakakuran yang berlaku.

33 WP bertanggungjawab mendokumenkan prosedur-prosedur tertentu bagi

menjelaskan keperluan untuk :- i. Ulasan ketidakakuran (termasuk aduan pelanggan); ii. Menentukan punca ketidakakuran; iii. Menilai keperluan tindakan untuk memastikan ketidakakuran tidak

berulang; iv. Menentukan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan; v. Rekod-rekod mengenai hasil tindakan yang diambil; dan vi. Menilai keberkesanan terhadap tindakan pembetulan yang telah diambil.

34 Laporan ini disediakan sama ada semasa proses-proses pelaksanaan SPK

atau selepas menerima teguran daripada Audit Dalaman sebelum dibentangkan kepada JKSP.

35 Tindakan pembetulan diambil berdasarkan perkara-perkara berikut :

i. Ketidakakuran dalam pelaksanaan SPK; ii. Laporan Audit Dalaman; dan iii. Laporan Aduan Pelanggan.

36 WP bertanggungjawab untuk menyediakan ulasan-ulasan bagi sesuatu

ketidakakuran yang telah berlaku dalam pelaksanaan SPK. 37 WP bertanggungjawab untuk menjalankan analisis bagi menentukan punca

ketidakakuran sama ada berlaku di peringkat operasi ataupun di peringkat dokumen.

38 WP bertanggungjawab melaksanakan tindakan pembetulan ke atas perkara

yang diputuskan oleh Mesyuarat JKSP.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

39 Setiap tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan dilaporkan kepada Mesyuarat JKSP atau Mesyuarat Pagi.

40 Semua rekod yang telah dilaksanakan perlu direkodkan seperti di dalam JPBD

(IP) PKU 02 : Kawalan Rekod. 5.6 Tindakan Pencegahan 41 Prosedur-prosedur untuk menjalankan tindakan pencegahan dilaksanakan

seperti di dalam JPBD (IP) PKU 06 : Tindakan Pencegahan. 42 Tindakan pencegahan diambil berdasarkan kepada keputusan dan cadangan

pada peringkat berikut : i. Rancangan Korporat Jabatan; ii. Penyelidikan dan Pembangunan; iii. Kajian-kajian Penandarasan; iv. Analisis Data Mengenai Keberkesanan dan Kecekapan Sistem Kualiti; v. Kapasiti dan Kualiti Sumber Manusia; vi. Kapasiti dan Kualiti Infrastruktur (persekitaran kerja, peralatan,

kemudahan); dan vii. Teguran yang berbangkit dari pelbagai mesyuarat dalaman atau luaran

yang berkaitan isu-isu peningkatan berterusan.

43 Laporan Tindakan Pencegahan disedia berdasarkan maklumat yang dikumpul dan perlu dibentang serta diputuskan oleh JKSP dengan mengandungi perkara-perkara berikut : i. Cadangan tindakan pencegahan; ii. Cara-cara melaksanakannya; dan iii. Keberkesanan tindakan pencegahan yang diambil.

44 WP bertanggungjawab untuk melaksanakan tindakan-tindakan pencegahan

yang diputuskan oleh JKSP dan bertanggungjawab untuk melapor semula kepada JKSP untuk semakan.

45 Semua tindakan pencegahan perlu direkodkan seperti di dalam JPBD (IP) PKU

02 : Kawalan Rekod.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

6.0 PENGURUSAN SUMBER

6.1 Pengenalpastian Sumber

01 KP bertanggungjawab menentukan dan menyediakan sumber yang mencukupi dan berkualiti untuk melaksana dan menyelenggara SPK.

02 Langkah-langkah untuk meningkatkannya dengan efektif:

i. Peruntukan kewangan yang mencukupi. ii. Penyediaan sumber manusia yang terlatih dan mencukupi. iii. Penyediaan kemudahan prasarana. iv. Persekitaran kerja selamat dan selesa.

6.2 Pengurusan Sumber Manusia 6.2.1 Perihal Perkhidmatan

03 KP bertanggungjawab untuk menyediakan tenaga kerja pengurusan,

profesional dan sokongan yang mempunyai kualiti dari segi akademik yang berkaitan, latihan, kemahiran, kecekapan dan pengalaman serta mematuhi peruntukan semasa yang ditetapkan.

6.2.2 Kelayakan Pengambilan Tenaga Kerja 04 KP bertanggungjawab memastikan tenaga kerja berkelayakan yang perlu dan

mencukupi dari masa ke semasa. 05 Keperluan dan penyediaan pegawai yang mencukupi untuk melaksanakan

objektif-objektif Jabatan. 06 Semua maklumat peribadi pegawai yang dilantik akan disimpan oleh SSM,

BKP. 6.2.3 Latihan dan Kesedaran 07 KP bertanggungjawab memberi latihan terhadap pegawai atau mengambil

tindakan-tindakan lain untuk memenuhi keperluan Jabatan seperti di dalam JPBD (IP) PKT 04: Pengurusan Latihan.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

6.2.4 Kemahiran 08 KP bertanggungjawab memastikan pegawai-pegawai memiliki kemahiran yang

bersesuaian selaras dengan sumbangan mereka untuk mencapai objektif-objektif kualiti yang ditetapkan.

09 KP bertanggungjawab untuk memastikan keperluan pegawai bagi tindakan-

tindakan untuk memenuhi keperluan Jabatan diperkukuhkan dengan SKT yang memudahkan proses penilaian Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT).

10 KP bertanggungjawab untuk memberikan peningkatan kecekapan dan

kepakaran berterusan kepada semua warga Jabatan melalui latihan seperti peruntukan yang dinyatakan dalam pekeliling dan peraturan yang berkuatkuasa.

11 Membentuk pasukan pemikir (think tank), petugas-petugas, KIK dan

Benchmarking Team bagi memajukan dan meningkatkan mutu perkhidmatan. 12 Memberi pendedahan kepada pegawai dalam amalan terbaik dunia melalui

persidangan antarabangsa, kursus pendek peringkat antarabangsa, kolokium, seminar, intellectual discussion, executive talk dan lawatan teknikal.

6.3 Infrastruktur 13 KP bertanggungjawab memastikan penyediaan dan penyelenggaraan

infrastruktur yang diperlukan untuk memenuhi keperluan Jabatan. 14 Infrastruktur yang diperlukan antaranya adalah:

i. Bangunan tempat kerja (keselamatan dan keselesaan) dan kelengkapan pejabat yang berkaitan.

ii. Alatan proses (hardware dan software). iii. Perkhidmatan sokongan (seperti pangangkutan, komunikasi atau sistem

maklumat).

15 KP perlu memastikan inventori diwujudkan bagi semua peralatan dan perlu disenggara mengikut jadual.

6.4 Persekitaran Tempat Kerja 16 KP bertanggungjawab memastikan persekitaran tempat kerja yang selamat,

bersih, ceria dan mempunyai kelengkapan yang sesuai bagi melaksanakan tugas-tugas dengan berkesan.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

7.0 KAWALAN OPERASI PERKHIDMATAN JPBD SM 7.1 Perancangan Pelaksanaan Aktiviti-Aktiviti JPBD SM 01 Semua kepakaran untuk perkhidmatan JPBD SM dinyatakan dalam terma

rujukan atau terma dan syarat kepada projek-projek yang bakal dikendalikan. 02 Kawalan operasi dan perkhidmatan JPBD SM ini merangkumi semua bahagian

yang digariskan di dalam Bahagian 4 (SPK JPBD SM). 7.2 Pengenalpastian Keperluan Pelanggan 7.2.1 Keperluan Pelanggan 03 Di dalam memberi perkhidmatan, kesemua Bahagian akan memberi

perkhidmatan utama (core business) kepada pelanggan seperti di bawah:-

BAHAGIAN PERKHIDMATAN PELANGGAN

1. BRP Pejabat Projek • Penyediaan RS (Kajian semula)

dan • Penyediaan RT

i. Agensi Persekutuan ii. Agensi Negeri iii. PBPT/PBT iv. NGO, Badan Profesional,

IPTA/IPTS v. Goverment Linked Company

(GLC)/Badan Berkanun vi. Agensi Pembangunan Koridor vii. Pihak Swasta viii. Orang Awam

UPP • Penyelarasan dan pemantauan

bagi kemajuan fizikal dan kewangan projek-projek di bawah peruntukan pembangunan (P43) Jabatan

• Penetapan Program di bawah RMLT dan luar jangka

• Menguruskan pemilihan dan pelantikan perunding

i. Semua Bahagian JPBD IP

2. BRFN • Menyedia, memantau dan mengkaji semula RFN

• Menyedia, memantau dan mengkaji semula DPN

• Mengurusetia mesyuarat MPFN

i. Agensi Persekutuan ii. Agensi Negeri iii. PBT

iv. NGO, Badan Profesional, IPTA/IPTS

v. Pihak Swasta vi. Orang Awam




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


3. BPW • Penubuhan JPW • Urus setia JPW • Penyediaan RW

i. Agensi Persekutuan ii. Agensi Negeri iii. PBT

4. BPP

• Menjalankan kajian penyelidikan dan menyediakan garis panduan perancangan

• Memberi input kepakaran, kolaborasi dan perkongsian pintar

• Mengadakan program sebaran dan hebahan hasil penyelidikan

i. Agensi Persekutuan ii. Agensi Negeri iii. PBT iv. NGO, Badan Profesional,

IPTA/IPTS v. Pihak Swasta vi. Orang Awam

5. BPKSP

• Semakan dan pindaan Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172)

• Menyediakan, semakan dan menjalankan PPA

• Penyediaan kertas perakuan bagi permohonan di bawah subseksyen 22(2A) Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172) bagi pembangunan yang memerlukan nasihat MPFN

• Penyediaan Laporan Aduan Awam dan maklum balas berkaitan Perundangan Perancangan Bandar dan Desa

• Menyelaras pangkalan data mengenai aduan awam berkaitan perundangan perancangan bandar dan desa

i. Agensi Persekutuan ii. Agensi Negeri iii. PBT iv. Semua Bahagian JPBD v. NGO, Badan Profesional,

IPTA/IPTS vi. Pihak Swasta vii. Orang Awam

6. BK • Penyediaan Pelan Strategik Jabatan

• Menyelaras SPK Jabatan • Urus setia mesyuarat utama

Jabatan • Sebaran maklumat Jabatan • Pengendalian aduan dan

maklumbalas pelanggan

i. Semua Bahagian JPBD IP ii. Semua JPBD Negeri iii. Orang Awam

7. BMGN Pengurusan Data yang merangkumi : • Mengumpul dan membekalkan

data perancangan. • Membangun, mengurus dan

menyelaras data geospatial (GIS), pangkalan data dan sistem I-Plan.

i. Agensi Persekutuan ii. Agensi Negeri iii. PBT iv. Semua Bahagian JPBD v. NGO, Badan Profesional,

IPTA/IPTS vi. Pihak Swasta vii. Orang Awam




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


8. BKP • Penyediaan perancangan dan pembangunan sumber manusia

• Urusan pentadbiran dan pengurusan belanjawan

• Perolehan bekalan dan aset • Penyelenggaraan bangunan,

kemudahan, peralatan dan Infrastruktur

• Pembangunan dan Penyelengaraan Aplikasi

i. Semua Bahagian JPBD IP

04 Keperluan pelanggan di dalam penyediaan rancangan-rancangan, kaedah-

kaedah, garis panduan, latihan, urusetia MPFN, lantikan perunding diuruskan dengan mengambil kira kehendak-kehendak pelanggan. Ia digariskan seperti berikut:- i. Memenuhi Terma Rujukan ii. Memenuhi Kehendak Akta 172 (jika berkaitan) iii. Memenuhi Perancangan Kualiti (jika ada) iv. Memenuhi keputusan Jawatankuasa yang berkaitan.

05 Setiap Pengarah Bahagian bertanggungjawab untuk mengenal pasti keperluan pelanggan, memahami dan memenuhi dengan tujuan memberi dan mempertingkatkan bagi kepuasan pelanggan.

06 Pengarah Bahagian akan mewujudkan kaedah bagi pengendalian maklumbalas

serta cadangan-cadangan daripada pelanggan berhubung dengan perkhidmatan yang diberikan.

07 Setiap Pengarah Bahagian juga akan mengkaji semua kehendak-kehendak

pelanggan bagi memastikan keperluan pelanggan dipenuhi berlandaskan kepada peraturan dan kemampuan.

08 Sebarang maklumbalas daripada pelanggan akan diambil tindakan sewajarnya

oleh Pengarah-Pengarah Bahagian yang berkaitan dengan maklumbalas berkenaan.

7.2.2 Semakan Terhadap Keperluan Berkaitan Produk 09 KP bertanggungjawab menyemak kehendak pelanggan dan kehendak teknikal

perancangan, yang dimuktamadkan dan disatukan dalam Terma Rujukan atau terma dan syarat kepada projek atau perkhidmatan yang bakal dikendalikan berdasarkan kemampuan Jabatan.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

10 Sebarang perubahan ke atas kehendak yang telah dimuktamadkan hasil dari perubahan dasar negara, negeri dan PBPT serta keperluan perluasan kajian atau pertambahan skop kajian, dibuat setelah mendapat persetujuan bersama.

11 Semua perubahan dalam Terma Rujukan atau terma dan syarat direkod dan

dimaklumkan kepada semua pegawai terlibat. 7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan 12 KP bertanggungjawab memastikan komunikasi berterusan dengan pelanggan

(termasuk maklumbalas pelanggan) boleh ditangani melalui Jawatankuasa Penyelarasan Pasukan Teras, Jawatankuasa Kerja, Majlis Penuh PBPT, JPN dan MPFN dalam bentuk taklimat, perbincangan, mesyuarat dan koresponden terhadap perkara berikut : i. Permintaan pelanggan ii. Memuktamadkan Terma Rujukan, Terma dan Syarat serta laporan-laporan

berkaitan iii. Maklumbalas terhadap kualiti perkhidmatan melalui borang, laman web dan

e-mel. 7.3 Rekabentuk dan Pembangunan 7.3.1 Perancangan Rekabentuk dan Pembangunan 13 Perancangan projek perlu disediakan bagi setiap penyediaan perkhidmatan

meliputi aspek berikut: i. Menentukan keperluan pelanggan ii. Menentukan kuasa pihak yang terlibat iii. Menentukan tahap semakan laporan dan tahap tanggungjawab

14 Perancangan Rekabentuk hendaklah sentiasa dikemaskini sejajar dengan perubahan dan kemajuan kajian.

15 Semakan ke atas produk dilakukan oleh :




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

BAHAGIAN PRODUK SEMAKAN

BRP i. Laporan RS(Kajian Semula) i. Jawatankuasa Kerja ii. Jawatankuasa Pemandu

ii. Laporan RT i. Jawatankuasa Penyelarasan Teknikal UPP i. Penetapan Program/Projek RMLT

mengikut Rolling Plan i. Mesyuarat Pagi

ii. Laporan Prestasi Perbelanjaan Projek– projek Pembangunan

i. Mesyuarat Pagi ii. Jawatankuasa Pengurusan

Kewangan dan Akaun Jabatan iii. Laporan Prestasi Fizikal Projek–

projek Pembangunan i. Mesyuarat Pagi

iv. Pelantikan Perunding i. Jawatankuasa Penilaian Perunding (JPP) (Peringkat Jabatan)

BRFN i. Rancangan Fizikal Negara i. JPP JPBD

ii. Jawatankuasa Teknikal iii. Jawatankuasa Kerja Induk iv. MPFN

ii. DPN i. JPP JPBD ii. Jawatankuasa Teknikal iii. Jawatankuasa Induk iv. MPFN

iii. Pelaksanaan Mesyuarat MPFN KP BPW i. Penubuhan JPW

ii. Pelaksanaan Mesyuarat JPW SU JPW

iii. RW i. Jawatankuasa Teknikal ii. JPN

BPP i. Garis panduan perancangan i. Jawatankuasa Penyelarasan ii. JPP JPBD

BPKSP i. Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172)

JPP JPBD

ii. Kaedah-Kaedah JPP JPBD

iii. Kertas Perakuan Permohonan di bawah subseksyen 22(2A)

TKP (Pembangunan)

iv. PPA i. JPP JPBD BK

i. Pelaksanaan Mesyuarat- Mesyuarat Utama Jabatan

i. KP

ii. Pelaporan Pelan Tindakan Rancangan Strategik Jabatan

i. KP ii. J/K Pengurusan JPBD SM

iii. Pengurusan Kualiti Jabatan • KPI Jabatan • Pelaksanaan ISO 9001 : 2008

i. J/K Pengurusan JPBD ii. JKSP/Mesyuarat Pagi




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

BAHAGIAN PRODUK SEMAKAN

BMGN i. Data Perancangan ii. Manual GIS iii. Sistem I-Plan iv. Laporan Gunatanah

i. Kumpulan Kerja Pengurusan dan Pemantauan Data (PPD)

ii. Jawatankuasa Perancangan Maklumat Guna Tanah

BKP i. Laporan Prestasi Perbelanjaan Mengurus

ii. Laporan Pengurusan Aset iii. Laporan Jawatankuasa Keutuhan

Pengurusan

i. JPKA Jabatan ii. Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih

Kerajaan peringkat Jabatan iii. JITU Jabatan

iv. Program Pembangunan Sumber Manusia. • Perkhidmatan dan perjawatan • Pembangunan kerjaya dan

latihan • Peperiksaan • Latihan

i. Panel Pembangunan Sumber Manusia (Perkhidmatan)

ii. Panel PembangunanSumber Manusia(Latihan / Hadiah Latihan)

iii. Panel Peperiksaan Jabatan iv. Jawatankuasa LatihanKPKT

v. Perolehan Bekalan dan Aset (Bukan ICT)

i. Jawatankuasa Pembuka Tender/Sebut Harga

ii. Jawatankuasa Penilaian Teknikal Tender/ Sebut Harga

iii. Jawatankuasa Penilaian Kewangan Tender/Sebut Harga

iv. Jawatankuasa Sebut Harga Jabatan vi. Perolehan Projek ICT

i. JK Pemandu ICT ii. Jawatankuasa Pembuka

Tender/Sebut Harga iii. Jawatankuasa Penilaian Teknikal

Tender/ Sebut Harga iv. Jawatankuasa Penilaian Kewangan

Tender/ Sebut harga v. Jawatankuasa Sebut Harga Jabatan

vii. Perolehan pembelian terus bekalan/perkhidmatan

i. Pengarah Bahagian/Ketua Seksyen/Ketua Unit




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

7.3.2 Input Rekabentuk dan Pembangunan 16 Dalam setiap proses penyediaan perkhidmatan sekurang-kurangnya input

penting diambilkira : i. Terma Rujukan yang telah dipersetujui bersama pelanggan ii. Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172) serta akta-akta terkini

dan lain-lain perlembagaan yang berkaitan iii. Manual Prosedur Kerja, garis panduan-garis panduan yang dibentuk oleh

JPBD, dasar, arahan dan peraturan pentadbiran yang sedia ada iv. Dasar-dasar kerajaan dan Arahan Perkhidmatan

7.3.3 Output Rekabentuk dan Pembangunan 17 Output rekabentuk mesti memenuhi perkara-perkara yang diperlukan dalam

input rekabentuk seperti berikut: i. Memenuhi Terma Rujukan yang telah dipersetujui bersama pelanggan ii. Memenuhi Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172) serta akta-

akta terkini dan perlembagaan iii. JPBD SM menjalankan aktiviti dengan menggunakan sumber

kepakarannya yang tersendiri. Bagi bidang-bidang yang tiada kepakaran, JPBD SM akan melantik perunding yang berwibawa untuk menjalankannya

iv. Memenuhi Manual Prosedur Kerja, garis panduan-garis panduan yang dibentuk oleh JPBD, dasar, arahan dan peraturan pentadbiran yang sedia ada

v. Memenuhi Dasar-Dasar Kerajaan vi. Memenuhi Pekeliling-Pekeliling dan Arahan Perkhidmatan

7.3.4 Semakan Rekabentuk dan Pembangunan 18 Semakan rekabentuk dan pembangunan Perkhidmatan dibuat di beberapa

peringkat: i. Terma Rujukan ii. Penyediaan laporan-laporan berkaitan iii. Maklumbalas daripada Jawatankuasa-Jawatankuasa

19 Pengarah Bahagian dan pegawai - pegawai di bawahnya bertanggungjawab di

dalam memastikan semakan yang diperolehi dari setiap peringkat direkodkan dalam minit mesyuarat, nota ringkas dan lain-lain yang bersesuaian.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

7.3.5 Verifikasi Rekabentuk dan Pembangunan 20 Verifikasi rekabentuk dan pembangunan ke atas perkhidmatan dilaksanakan di

peringkat : i. Terma Rujukan ii. Pelbagai peringkat penyediaan seperti ditetapkan oleh Terma Rujukan iii. Produk yang dihasilkan

21 Verifikasi terhadap produk dibuat oleh Jawatankuasa Penyelarasan dan

Jawatankuasa Kerja / Teknikal / Pakar / Pemandu di mana berkaitan. 7.3.6 PengesahanRekabentuk dan Pembangunan 22 Pengesahan produk dilakukan oleh:

BAHAGIAN PRODUK PENGESAHAN KEAHLIAN

BRP i. RS (Kajian Semula)

JPN i. MB/ KM- Pengerusi ii. Timbalan Pengerusi iii. Setiausaha Kerajaan Negeri iv. Pengarah JPBD Negeri -

Setiausaha v. Pengarah PTG vi. Pengarah UPEN vii. Pengarah Kerja Raya Negeri viii. Penasihat Undang-Undang

Negeri ix. Pegawai Kewangan Negeri x. Pegawai Kemajuan Negeri xi. Pengarah Jabatan Alam

Sekitar Negeri xii. Tujuh (7) Ahli MMKN

ii. RT Majlis Penuh

i. Datuk Bandar/Yang Dipertua – Pengerusi

ii. Setiausaha Majlis iii. Lapan (8) hingga 24 Ahli

Majlis iv. Ketua Jabatan PBT

UPP i. Penetapan Program/ Projek RMLT Mengikut Rolling Plan

Mesyuarat Pagi i. KP-Pengerusi ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Pengarah Bahagian v. Ketua Seksyen/Ketua Unit




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


ii. Laporan Prestasi Perbelanjaan Projek-projek Pembangunan

Mesyuarat Pagi i. KP -Pengerusi ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Pengarah Bahagian i. Ketua Seksyen/Ketua Unit

iii. Laporan Prestasi Fizikal Projek-projek Pembangunan

Mesyuarat Pagi i. KP -Pengerusi ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Pengarah Bahagian i. Ketua Seksyen/Ketua Unit

iv. Pelantikan Perunding

i. Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH) KPKT

ii. Lembaga Perolehan (B) KPKT

iii. Lembaga Perolehan (A) KPKT

iv. Kementerian Kewangan Malaysia

Keanggotaan seperti ditentukan oleh KPKT dan Kementerian Kewangan

BRFN i. RFN ii. DPN iii. Keputusan

MPFN

MPFN i. Perdana Menteri ii. Timbalan Perdana Menteri iii. Menteri yang

bertanggungjawab bagi Perancangan Bandar dan Desa

iv. Menteri yang bertanggungjawab bagi Perumahan dan Kerajaan Tempatan, jika dia bukan juga Menteri yang bertanggungjawab dalam perancangan bandar dan desa

v. Menteri Kewangan vi. Menteri yang

bertanggungjawab bagi tanah

vii. MB atau KM bagi tiap – tiap Negeri

viii. Menteri yang bertanggungjawab bagi Wilayah Persekutuan

ix. Tidak lebih dari tujuh (7) ahli lain yang dilantik oleh Pengerusi

x. KP JPBD SM sebagai Setiausaha Majlis




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


BPW i. Kertas Penubuhan JPW

MPFN i. Perdana Menteri ii. Timbalan Perdana Menteri iii. Menteri yang

bertanggungjawab bagi Perancangan Bandar dan Desa

iv. Menteri yang bertanggungjawab bagi Perumahan Kerajaan Tempatan,jika dia bukan juga Menteri yang bertanggungjawab dalam perancangan Bandar dan desa

v. Menteri Kewangan vi. Menteri yang

bertanggungjawab bagi tanah

vii. Menteri Besar atau Ketua Menteri bagi tiap-tiap Negeri

viii. Menteri yang bertanggungjawab bagi Wilayah Persekutuan

ix. Tidak lebih dari tujuh (7) ahli lain yang dilantik oleh Pengerusi

x. Ketua Pengarah, JPBD SM sebagai Setiausaha Majlis

ii. Kertas Kerja Mesyuarat

JPW i. Seorang Pengerusi, yang dilantik oleh Perdana Menteri

ii. Enam (6) orang mewakili Kerajaan Persekutuan, sekurang-kurangnya empat (4) orang daripadanya hendaklah pegawai awam yang dilantik oleh menteri

iii. Tidak lebih daripada empat (4) orang yang mewakili kerajaan setiap negeri dalam wilayah itu, yang dilantik oleh PBN, seorang daripadanya hendaklah Pengarah Negeri; dan

iv. Yang Dipertua tiap-tiap PBT dalam wilayah itu

iii. RW Jawatakuasa Perancangan dan Pembangunan JPBD

i. Ketua Pengarah ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua Pengarah Negeri v. Semua Pengarah Pejabat

Projek vi. Semua Pengarah Bahagian




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


BPP i. Garis Panduan Perancangan

JPP JPBD

i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua Pengarah Negeri v. Semua Pengarah Pejabat


(kecuali Pengarah BKP) BPKSP i. Kertas Rumusan

Semakan Akta Perancangan Bandar.00 dan Desa 1976 (Akta 172)

JPP JPBD



(kecuali Pengarah BKP) ii. Kertas Cadangan

Pindaan Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 (Akta 172)

JPP JPBD



(kecuali Pengarah BKP) iii. Draf Kaedah-

Kaedah di bawah Akta 172

JPP JPBD i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua Pengarah Negeri v. Semua Pengarah Pejabat


(kecuali Pengarah BKP) iv. PPA JPP JPBD i. KP

ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua Pengarah Negeri v. Semua Pengarah Pejabat


(kecuali Pengarah BKP) v. Kertas Perakuan

Permohonan di bawah subseksyen 22(2A) Akta 172

TKP (Pembangunan)




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


BK i. Keputusan Mesyuarat Utama

J/K Pengurusan i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua Pengarah Negeri v. Semua Pengarah Pejabat


ii. Laporan PTPSJ

J/K Pengurusan Jabatan



iii. Pengurusan Kualiti Jabatan

• KPI • MS ISO

9001 : 2008

J/K Pengurusan Jabatan JKSP


Projek vi. Semua Pengarah Bahagian i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua Pengarah Pejabat

Projek v. Semua Pengarah

Bahagian/Ketua Unit/Ketua Seksyen

vi. KSA vii. Wakil JPBD Negeri

BMGN i. Data Perancangan

ii. Manual GIS iii. Sistem I-Plan iv. Laporan

Gunatanah

Jawatankuasa Perancangan Maklumat Gunatanah

i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua Pengarah Bahagian,

JPBD SM. v. Semua Pengarah JPBD

Negeri.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


BKP i. Laporan Prestasi Perbelanjaan Mengurus

ii. Laporan

Pengurusan Aset

JPKA Jabatan JKPAK Jabatan

i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua PengarahBahagian. i. TKP (Pembangunan) ii. Semua Pengarah Bahagian. iii. Pegawai aset iv. Pegawai Pemverifikasi stok. v. Pegawai Pemeriksa

iii. Laporan Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan

J/K Keutuhan dan Tadbir urus

i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) iv. Semua Pengarah Bahagian

dan JPBD Negeri iv. Program

Pembangunan Sumber Manusia. • Perkhidmatan

dan perjawatan

• Pembangunan kerjaya dan latihan

• Peperiksaan • Latihan

• PPSM

Perkhidmatan • PPSM Latihan

/ Hadiah Latihan

• Panel Peperiksaan Jabatan

• Jawatankuasa Latihan KPKT

i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) i. KP ii. TKP (Perancangan) iii. TKP (Pembangunan) i. KSU ii. TKSU (Pengurusan) iii. TKSU (Pembangunan) iv. Semua SUB dan Ketua

Pengarah KPKT v. Perolehan

Bekalan dan Perkhidmatan Secara Tender(Bukan ICT)

Lembaga Perolehan ‘A’ KPKT

Pengerusi : KSU Ahli : i. Kementerian Kewangan

(MOF) ii. Jabatan Kerja Raya (JKR)

Lembaga Perolehan ‘B’ KPKT

Pengerusi : KSU / TSU (Pengurusan) Ahli : i. Jabatan Kerja Raya (JKR) ii. Ketua Pengarah iii. SUB Kewangan KPKT




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008


vi. Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan Secara Sebutharga (Bukan ICT)

Jawatankuasa Sebutharga Jabatan

Pengerusi : KP Wakil JPBD i. TKP (Perancangan)

dan/atau ii. TKP (Pembangunan) dan /

atau iii. Pengarah Korporat;

dan/atau iii. Pengarah RFN; dan/atau iv. Pengarah BPW; dan/atau v. Pengarah BPP; dan/atau vi. Pengarah BPKSP; dan/atau vii. Pengarah BMGN; dan/atau viii. Pengarah BRP Wakil KPKT i. SUB (Kew)/wakil Bahagian

Kewangan dan Perolehan KPKT; dan/atau

ii. SUB (Pemb)/wakil Bahagian Pembangunan dan Pelaksanaan Projek KPKT

Wakil Jabatan Lain i. KP JKT/Wakil Jabatan

Kerajaan Tempatan ii. KP JPN/Wakil Jabatan

Perumahan Negara vii. Perolehan

Projek ICT

Jawatankuasa Pemandu ICT KPKT J/K Perolehan Terus Jabatan

i. KSU KPKT ii. Pengerusi Jawatankuasa

Pemandu ICT JPBD iii. Ketua Jabatan / Bahagian

KPKT i. TKP (Perancangan) ii. Pengarah BKP / urus setia

JPICT Jabatan iii. Wakil Bahagian

Lembaga Perolehan ‘B’ KPKT JT ICT MAMPU

i. TKSU (Pembangunan) KPKT

ii. SUB Kewangan KPKT iii. Wakil Bahagian/ Jabatan

KPKT i. TKP ICT MAMPU ii. Kementerian/ Jabatan

berkaitan




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

23 Pengesahan Produk dilakukan oleh Jawatankuasa atau orang perseorangan yang mempunyai kepakaran teknikal dan kuasa mengawal selia pembangunan dan perancangan fizikal peringkat persekutuan dan negeri. Rekod-rekod pengesahan diselenggara oleh Bahagian yang berkenaan.

7.3.7 Kawalan Perubahan 24 Perubahan rekabentuk boleh berlaku sekiranya terdapat keperluan

pengubahan, pemansuhan atau penggantian sesuatu dokumen disebabkan oleh perubahan dasar atau senario pembangunan. Kawalan perubahan perlu melalui keseluruhan proses penyediaan sesuatu kajian yang ditetapkan.

7.4 Perolehan 7.4.1 Pelantikan Perkhidmatan Perolehan 25 Aktiviti perolehan yang terlibat dalam penyediaan aktiviti perkhidmatan meliputi

perkhidmatan berikut: i. Pelantikan perunding utama ii. Perkhidmatan kerja / perkhidmatan iii. Pembelian dan perolehan perkhidmatan penyelenggaraan komputer

26 Perolehan ini dibuat mengikut prosedur yang ditetapkan oleh Perbendaharaan

Malaysia atau Pegawai Pengawal dari masa ke semasa di mana kriteria pemilihan dan penilaian telah ditetapkan.

27 Perkhidmatan perolehan perlu direkodkan oleh pegawai yang

dipertanggungjawabkan. 28 KP bertanggungjawab memastikan perkhidmatan yang diperolehi mematuhi

keperluan yang ditentukan. Tahap dan jenis kawalan yang dikenakan ke atas pembekal dan produk yang diperolehi mestilah bergantung kepada kesan produk tersebut terhadap realisasi produk atau produk yang terakhir. KP mestilah menilai dan memilih pembekal-pembekal berdasarkan keupayaan mereka untuk membekalkan produk berdasarkan keperluan Jabatan. Kriteria pemilihan, penilaian dan penilaian semula mestilah diwujudkan. Rekod mengenai hasil penilaian semula mestilah diwujudkan dan diselenggarakan. Senarai Daftar Pembekal / Perunding diwujudkan dan dikemaskini berasaskan hasil penilaian prestasi pembekal.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

7.4.2 Maklumat Perolehan 29 KP bertanggungjawab memastikan maklumat perolehan yang diperolehi

hendaklah dinyatakan dengan jelas mengikut keperluan berikut: i. Spesifikasi Perolehan ii. Proses dan Prosedur Perolehan iii. Keperluan kelayakan anggota yang berkuasa meluluskan

30 Dokumen perolehan hendaklah diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa

sebelum diserahkan kepada pembekal. 7.4.3 Verifikasi Produk Yang Diperolehi 31 Bekalan dan perkhidmatan yang diterima daripada pembekal perlu diperiksa

bagi memastikan memenuhi spesifikasi dan keperluan yang dinyatakan dalam dokumen perolehan. Kaedah verifikasi hendaklah ditentukan oleh Jabatan.

32 Kesemua perkara yang melibatkan perkhidmatan ini dikawal melalui PKT.

PKT yang terlibat ialah :-

i. JPBD (IP) PKT 03 : Pengurusan Pelantikan, Penilaian Prestasi dan Penamatan Perkhidmatan Perunding

ii. JPBD (IP) PKT 05 : Perolehan iii. JPBD (IP) PKT 08 : Pengurusan Aset Meliputi Penyelenggaraan

dan Pelupusan

7.5 Penyediaan Produk dan Perkhidmatan 7.5.1 Kawalan Penyediaan Produk dan Perkhidmatan 33 Jabatan perlu merancang proses penyediaan dan penyampaian perkhidmatan

serta perkhidmatan susulan dalam keadaan terkawal. Ini dilakukan melalui : i. Penyediaan maklumat ciri-ciri produk/perkhidmatan, ii. Peralatan yang sesuai, dan iii. Melaksanakan aktiviti pemantauan dan pengukuran yang ditetapkan.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

7.5.2 Validasi Proses Penyediaan 34 Disisihkan. 7.5.3 Pengenalan dan Kemudahkesanan 35 Produk yang dihasilkan perlu diberikan identifikasi yang berkaitan dengan

produk / perkhidmatan di sepanjang proses realisasi produk termasuk identifikasi untuk status pemantauan dan pengukuran bagi memudahkan proses pengesanan.

7.5.4 Hakmilik Pelanggan 36 Disisihkan. 7.5.5 Pemeliharaan Produk 37 Disisihkan. 7.6 Kawalan Peralatan Pengukuran dan Pemantauan 38 Disisihkan.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

8.0 PENGUKURAN, PENGANALISISAN DAN PENAMBAHBAIKAN

01 KP bertanggungjawab memantau, mengukur dan menganalisis semua maklumat mengenai: i. Kecekapan dan keberkesanan pelaksanaan SPK, ii. Kepatuhan terhadap SPK, dan iii. Mencadangkan tindakan penambahbaikan bagi meningkatkan

keberkesanan perkhidmatan JPBD SM secara berterusan.

8.1 Am 02 KP bertanggungjawab untuk membangunkan kaedah yang sesuai dan

berkesan bagi mengumpul dan mengenal pasti semua maklumat yang digunakan secara berjadual sebagai input kepada keputusan penambahbaikan berterusan terhadap SPK.

8.2 Pemantauan dan Pengukuran 8.2.1 Kepuasan Pelanggan 03 KP bertanggungjawab untuk memantau dan mendapatkan maklumat mengenai

kepuasan pelanggan melalui kaedah : i. Maklumbalas pelanggan dalam PKT dan PKK iaitu:

JPBD (IP) PKT 04 : Pengurusan Latihan JPBD (IP) PKT 06

: Pengendalian Aduan dan Maklum

Balas Pelanggan JPBD (IP) PKK (RT) 05 : Penyedian Laporan Analisis dan

Strategi Pembangunan JPBD (IP) PKK (RT) 09 : Penyediaan dan Penyerahan RT serta

Penilaian Kualiti JPBD (IP) PKK (RS Kajian Semula) 09

: Penilaian Ciri Kualiti dan Daya Laksana RS

JPBD (IP) PKK (RW) 05 : Laporan Penilaian Kualiti RW JPBD (IP) PKK (Pengurusan Data)

: Pengurusan Data




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

8.2.2 Keberkesanan SPK 04 Maklumbalas mengenai kecekapan dan keberkesanan pelaksanaanSPK ini

diperolehi melalui proses audit dalamanseperti di dalam JPBD (IP) PKU 03: Audit Dalaman.

05 Elemen - elemen Audit Dalaman sebagaimana yang disenaraikan, direkod dan

dipantau bagi mengukur keakuran terhadap standard dan keakuran terhadap prosedur serta keberkesanannya.

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 06 KP bertanggungjawab membangunkan metodologi bagi mengukur kecekapan

proses dari segi kepatuhan terhadap proses yang didokumen dan sejauh mana keupayaan proses dalam mencapai objektif SPK.

07 Pengukuran kecekapan proses dibuat melalui kaedah-kaedah di antara lain:

i. Pencapaian piagam pelanggan dan jadual masa yang dirancang. ii. Keupayaan dan kecekapan sumber manusia berbanding keperluan SPK. iii. Penggunaan teknologi dan teknik perancangan secara optimum dan terkini. iv. Meningkatkan aspek-aspek ekonomi dalam penggunaan sumber.

08 Sekiranya proses tidak dicapai seperti yang dirancangkan, tindakan pembetulan

dan pencegahan perlu dikenalpasti dan dilaksanakan. 8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk 09 Pemantauan dan Pengukuran kualiti dan keberkesanan produk direkod dan

dipantau. 10 Pemantauan dan pengukuran produk hendaklah dilaksanakan ditahap yang

bersesuaian semasa proses realisasi produk. 11 Pengesahan produk yang dilepaskan perlu melalui proses pemantauan yang

ditetapkan oleh Jabatan. 12 Pengukuran keberkesanan dan dayalaksana produk diukur dalam jangka masa

yang bersesuaian selepas penyampaian produk.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

8.3 Analisis Data 13 KP bertanggungjawab menentu, mengumpul dan menganalisis semua data

berkenaan kecekapan dan keberkesanan SPK serta mengenal pasti punca-punca masalah dan tindakan penambahbaikan yang perlu dilaksanakan ke atas SPK.

14 Penganalisaan data adalah untuk mengukur :

i. Kepuasan pelanggan. ii. Kepatuhan terhadap spesifikasi produk. iii. Trend kepatuhan terhadap proses dan produk serta tindakan-tindakan

pencegahan. iv. Kualiti input perunding, pembekal bagi perkhidmatan dan peralatan yang

diperolehi.

8.3 Tindakan Penambahbaikan 15 KP bertanggungjawab secara berterusan untuk meningkatkan keberkesanan

SPK melalui: i. Program dasar kualiti. ii. Objektif kualiti. iii. Hasil audit. iv. Analisis data (kepuasan pelanggan, prestasi perunding). v. Tindakan penambahbaikan dan pencegahan. vi. Semakan Pengurusan

16 KP perlu membentuk mekanisme kawalan dalam proses bagi penambahbaikan

berterusan. 17 Melaksanakan tindakan penambahbaikan mengikut proses berikut:

i. Mengenal pasti ruang-ruang penambahbaikan hasil dari rekod pemantauan dan penganalisaan dan keberkesanan proses / produk / kepuasan pelanggan.

ii. Mendalami situasi semasa mengenai keberkesanan dan kecekapan proses yang perlu dibuat penambahbaikan.

iii. Mengenal pasti dan menganalisa punca masalah. iv. Membentuk tindakan-tindakan alternatif penambahbaikan. v. Menjangka dan menilai impak-impak hasil daripada penambahbaikan yang

dilaksanakan. vi. Menyebar,melaksana dan menyeragamkan tindakan penambahbaikan. vii. Menilai keberkesanan dan kecekapan proses / produk / kepuasan

pelanggan setelah tindakan penambahbaikan dilaksanakan.




TARIKH: 23 Jun 2016

MS ISO 9001:2008

18 Menggunakan rekod-rekod yang disenaraikan bagi menyokong keputusan-keputusan penambahbaikan: i. Kemajuan fizikal. ii. Kemajuan kewangan. iii. Data-data sistem pemantauan projek. iv. Data-data penerimapakaian dan pewartaan rancangan pemajuan / RFN /

DPN / RW dan kaedah-kaedah. v. Data-data perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan selepas output

diserahkan. vi. Prestasi input perunding. vii. Data-data dari penilaian dalam Jabatan (self assessment). viii. Maklumbalas stakeholder.

zainuddin bin ahamad jawatan - townplan.gov.my · ketua penolong pengarah pejabat bpp 7k 26. ketua...

Documents