pusat latihan pengajar dan kemahiran … surat pekeliling am bil. 1 tahun 1997 – peraturan...

PUSAT LATIHAN PENGAJAR DAN KEMAHIRAN LANJUTAN (CIAST)

MS ISO 9001 : 2008 PK-CIAST–S04

PROSEDUR KUALITI

PK-CIAST-S04 PENGURUSAN REKOD

Disediakan Oleh Diluluskan Oleh

HAMIDAH BINTI HUSSIN

WAN MIMIE NORAIHAN BINTI WAN ABD RAHMAN

GHAZLAN BIN GHAZALI

(PENGARAH)

Tandatangan Tandatangan

Tarikh : Tarikh :

PENGURUSAN REKOD PK-CIAST-S04

NO. KELUARAN: 03 NO. PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 01-08-2013 HELAIAN: 2/11

1. OBJEKTIF

Tujuan prosedur ini adalah untuk mengurus rekod dengan teratur dan dipelihara secara sistematik.

2. SKOP

Prosedur ini digunakan di dalam proses mengenalpasti, pengumpulan, pemfailan, penyimpanan, penyelenggaraan dan pelupusan rekod yang berkaitan sama ada berbentuk softcopy atau hardcopy.

3. RUJUKAN

3.1 Panduan Pengurusan Pejabat Bab VII Penyelenggaraan, Pemeliharaan Dan

Pelupusan Rekod Awam

3.2 Arahan Perkhidmatan Bab 5, Memelihara dan Menyimpan Rekod-Rekod

Kerajaan, Panduan Sistem Fail bagi Agensi Kerajaan

3.3 Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997 – Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod

Kerajaan

3.4 Panduan Pembangunan Klasifikasi Fail Pejabat Awam JANM

3.5 Panduan Pelupusan Rekod Awam JANM

3.6 Panduan Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian JANM

3.7 Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am JANM

4. DEFINISI & SINGKATAN

4.1 P(CIAST) Pengarah CIAST

4.2 KBKP Ketua Bahagian Khidmat Pengurusan

4.3 KB/KP Ketua Bahagian/Ketua Program

4.4 PPT Penolong Pegawai Tadbir

4.5 PT (P/O) Pembantu Tadbir (Perkeranian / Operasi)

4.6 PAP Pembantu Am Pejabat

4.7 JANM Jabatan Akauntan Negara Malaysia



5. PROSEDUR KERJA

Tanggungjawab Tindakan

PAP

PT (P/O)

P(CIAST)

KB/KP

PAP

A. Pengurusan Rekod Surat-Menyurat

1. Prosedur Penerimaan Surat-Menyurat

1.1 Mengambil/Menerima : i. Mengambil surat biasa di Peti Surat Khas di Pejabat

Pos. ii. Menerima Surat Berdaftar/Poslaju daripada Posmen. iii. Menerima surat Serahan Tangan daripada

Kementerian/Jabatan.

1.2 Mengasingkan surat-surat rasmi Jabatan dan surat individu. i. Surat individu diserahkan kepada Bahagian/Program

untuk edaran pegawai berkenaan. ii. Surat Rasmi Jabatan dibuka dan di Cop Tarikh Terima.

1.3 Merekod maklumat surat di dalam ‘Buku Rekod Berdaftar’ bagi Surat Berdaftar dan Surat Poslaju.

1.4 Merekod Surat Rasmi Jabatan.

1.5 Menyerahkan Surat Rasmi yang telah direkod kepada P(CIAST).

1.6 Meneliti surat dan meminitkan arahan kepada KB/KP untuk tindakan.

1.7 Mengambil tindakan seperti yang diminitkan oleh P(CIAST).

2. Penghantaran Surat

2.1 Menerima surat beserta borang yang lengkap daripada Bahagian/Program untuk dihantar keluar mengikut kategori berikut: i. Pos Biasa/Bersetem - BK-S04-01 ii. Pos Berdaftar/Poslaju - BK-S04-02

2.2 Menerima surat berserta Buku Serahan Tangan daripada Bahagian/Program untuk dihantar keluar ke Kementerian/ Jabatan.

2.3 Menguruskan penghantaran surat : i. Surat bersetem ke Pejabat Pos. ii. Surat Berdaftar/Poslaju diambil oleh Posmen. iii. Serahan Tangan direkod dalam Buku Penghantaran.




PT (P/O)

PT (P/O)

PT (P/O)

B. Pengurusan Fail

1. Pengkelasan Fail

1.1 Fail-fail dibuka seperti berikut : i. Fail Umum ii. Fail Peribadi

iii. Lain-lain fail mengikut keperluan

1.2 Fail-fail dikategori mengikut kategori : i. Terbuka

ii. Terperingkat / Bertaraf Keselamatan - Sulit ( Hijau ) - Terbuka ( Putih)

2. Nombor Kod Fail 2.1 Kod-kod rujukan yang digunakan untuk menyediakan

nombor rujukan fail adalah berpandukan JANM.

2.2 Tindakan Untuk Membuka Fail Baru.

i. Menerima surat / laporan / permohonan / dokumen daripada pegawai berkenaan.

ii. Memastikan tajuk fail yang diminta itu belum didaftar. iii. Mendaftar dan membuka fail mengikut senarai

Kod/Klasifikasi Fail yang telah ditetapkan oleh JANM. iv. Menyerahkan fail kepada pegawai berkenaan.

3. Membuka Fail Jilid Baru.

3.1 Kandungan surat di dalam fail yang mengandungi 100 kandungan atau melebihi 4cm hendaklah ditutup dan dibuka dengan Jilid baru.

3.2 Melabel perkataan ‘DITUTUP PADA...., SILA RUJUK

JILID...’ di atas kulit fail secara melintang. 3.3 Fail tutup diikat bersama dengan fail jilid baru sekiranya

fail tersebut masih diperlukan untuk tindakan. 3.4 Fail tutup yang tidak diperlukan disimpan dalam bilik fail.




PT (P/O)

PT (P/O)

4. Membuka Fail Sementara

4.1 Dibuka apabila surat-surat atau dokumen memerlukan tindakan segera dan fail asal berkenaan tidak dapat dikesan.

4.2 Kulit fail yang digunakan bagi fail sementara ialah

sampul kecil (Am 435 A.Pin 1/82). Nombor rujukan dan tajuk fail bagi fail sementara ini mestilah sama dengan nombor dan tajuk fail asal.

4.3 Fail sementara perlu dikandungkan semula ke dalam fail

asal setelah dijumpai. 5. Pergerakan Fail

5.1 Merekod pergerakan fail sebelum diserahkan kepada

pegawai yang memerlukan.




PT (P/O)

PT (P/O)

KBKP/PPT

PT (P/O)

KBKP/PPT

C. Pengurusan Penyimpanan Dan Pelupusan Fail

1. Penyimpanan Fail

1.1 Fail-fail disimpan mengikut senarai kod/klasifikasi fail di rak/kabinet dalam Bilik Fail.

1.2 Melabel senarai kod/klasifikasi fail di rak/kabinet

berkaitan

2. Pelupusan Fail

2.1 Fail dikelaskan mengikut Fungsian dan Urusan Am selaras Buku Panduan Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am dan Buku Panduan Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian JANM.

2.2 Menyemak tempoh jangka luput fail berdasarkan tahun kandungan surat terakhir dalam fail berkenaan yang ditetapkan dalam Buku Panduan Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am dan Buku Panduan Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian JANM.

2.3 Lengkapkan Borang Permohonan Pelupusan yang

ditetapkan oleh JANM.

2.4 Kemukakan Borang Permohonan Pelupusan ke JANM untuk kelulusan.

2.5 Menerima surat kelulusan dari JANM untuk tindakan

pelupusan.

2.6 Kerja-kerja pelupusan dilaksanakan mengikut kaedah yang ditetapkan oleh JANM.

2.7 Kemukakan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod

Awam ke JANM selepas selesai kerja-kerja pelupusan dilakukan.



6. REKOD KUALITI

7. LAMPIRAN

7.1 Lampiran 1 : CARTA ALIRAN PROSES PENGURUSAN REKOD

(PENERIMAAN SURAT)

7.2 Lampiran 2 : CARTA ALIRAN PROSES PENGURUSAN REKOD

(PENGHANTARAN SURAT)

7.3 Lampiran 3 : CARTA ALIRAN PROSES PENGURUSAN FAIL

7.4 Lampiran 4 : CARTA ALIRAN PROSES PELUPUSAN FAIL

Bil. Jenis Rekod No. Fail Lokasi

Simpanan Tempoh

Simpanan

1 Buku Serahan Tangan Buku Log Unit Pentadbiran 3 tahun

2 Buku Rekod Berdaftar Buku Log Unit Pentadbiran 3 tahun



CARTA ALIRAN PROSES PENGURUSAN REKOD

(PENERIMAAN SURAT)

Mula

Surat Rasmi Jabatan

Terima/ambil surat-surat dan asingkan

Buka surat, cop tarikh terima dan rekod dalam Sistem Komputer

Serah surat kepada Ketua Bahagian/Program seperti minit Pengarah CIAST bagi tindakan

selanjutnya.

Serah kepada Pengarah CIAST untuk diminitkan kepada Ketua Bahagian/Program

Surat Individu

Serah kepada Bahagian/Program untuk diedarkan kepada pegawai berkenaan.

Tamat

LAMPIRAN 1



CARTA ALIRAN PROSES PENGURUSAN REKOD

(PENGHANTARAN SURAT)

Mula

Tamat

Semak dan tentukan kaedah penghantaran mengikut borang

Bersetem Dengan Tangan

Rekod dalam Sistem Komputer Penghantaran Surat bagi surat

berdaftar/pos laju

Rekod dalam Buku Despatch bagi surat penyerahan tangan

Serah pada penerima dan pengesahan penerimaan dalam

Buku Despatch

Pejabat Pos

LAMPIRAN 2

Berdaftar/ Poslaju

Rekod dalam Sistem Komputer Penghantaran Surat bagi surat

bersetem

Diambil oleh Posmen



Mula

Terima surat/laporan/permohonan/dokumen daripada pegawai berkenaan

Memastikan fail yang diminta tersebut belum dibuka.

Membuka dan merekod fail mengikut senarai Kod/Klasifikasi Fail yang telah ditetapkan oleh

Jabatan Arkib Negara Malaysia.

Merekod Pergerakan Fail dalam Sistem Komputer sebelum diserahkan kepada

pegawai yang meminta.

Tamat

CARTA ALIRAN PROSES PENGURUSAN FAIL

LAMPIRAN 3



Mula

Fail dikelaskan mengikut Fungsian dan Urusan Am

Menentukan tempoh jangka luput fail

Melengkapkan dan kemukakan Borang Permohonan Pelupusan ke JANM

Menerima surat Kelulusan Pelupusan dari JANM

Tamat

Melakukan kerja-kerja pelupusan

Kemukakan Borang Penentusahahn Pelupusan ke JANM selepas kerja-kerja pelupusan

CARTA ALIRAN PROSES PELUPUSAN FAIL

LAMPIRAN 4

pusat latihan pengajar dan kemahiran … surat pekeliling am bil. 1 tahun 1997 – peraturan...

Documents