pengenalan kepada pengurusan rekod & polisi pengurusan rekod

8/21/2019 Pengenalan Kepada Pengurusan Rekod & Polisi Pengurusan Rekod

1/67

Arkib Negara Malaysia


2/67



3/67

1. APA YANG DIMAKSUDKAN DENGAN REKOD?

2. BAGAIMANA MENGURUS REKOD?

3. PRINSIP PENGURUSAN REKOD

4. KEPENTINGAN DAN KEPERLUAN PENGURUSANREKOD

5. FAEDAH YANG BOLEH DIDAPATI DARIPADAPROGRAM PENGURUSAN REKOD

6. PIAWAIAN DALAM PENGURUSAN

7. RUMUSAN

3


4/67

Pada akhir sesi peserta akan dapat:

1. Mengenal pasti definisi rekod dan

pengurusan rekod2. Menyenaraikan jenis & ciri-ciri rekod

3. Mengenal pasti prinsip dan konseppengurusan rekod

4. Mengenal pasti kepentingan dan keperluanpengurusan rekod yang efisien

5. Mengenalpasti piawaian pengurusan rekod

4


5/67

Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain

yang menyatakan fakta atau peristiwa atauselainnya merakamkan maklumat dan

termasuklah kertas, dokumen, daftar bahan

bercetak, buku, ……..

Akta Arkib Negara 2003

5

APA ITU REKOD?


6/67

DEFINISI MAKLUMAT:

SEBARANG FAKTA/ KETERANGAN/KENYATAAN/DATA

YANG TELAH DIPROSES/DIUBAH KE DALAM BENTUK

YANG BERMAKNA DAN BERGUNA UNTUK MANUSIA

PENGETAHUAN YG DISALURKAN

DISALURKAN MELALUI CARA:

i. ISYARATii. LISANiii. BERTULIS/BERCETAK

iv. RAKAMANv. Aktiviti:

-PANDANG

-DENGAR-RASA



7/67

DEFINISI DOKUMEN

MEDIUM DI MANA SESUATU MAKLUMAT

DICATATKAN

MELALUI PELBAGAI CARA:

KERTASFOTO/FILEM/MIKROFILEMPITA/RAKAMANDLL



8/67

DEFINISI REKOD

SEBARANG CATATAN YANG MENGANDUNGI

MAKLUMAT

ATAUSEKUMPULAN DOKUMEN YANG

I. ADA KAITAN ANTARA SATU SAMALAIN

II. DIWUJUDKAN DALAM SESUATUURUSAN III .WUJUD DALAM APA JUA BENTUK



9/67

Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuklain yang menyatakan fakta atauperistiwa atau selainnya merakamkan

maklumat termasuklah kertas, dokumen,daftar, bahan bercetak, buku, peta,pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem,filem sinematograf, rakaman bunyi,rekod yang dihasilkan secara elektroniktanpa mengira bentuk atau ciri-cirifizikal dan apa-apa salinannya



10/67

Rekod yang diterima secara rasmi atau yangdikeluarkan oleh mana-mana pejabat awambagi perjalanan hal-ehwalnya atau olehmana-mana perkhidmat awam atau pekerja

pejabat awam dalam perjalanan tugasrasminya dan termasuk rekod mana-manaperusahaan Kerajaan dan juga termasuksegala rekod yang, pada permulaan kuatkuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau dibawah kawalan Arkib Negara Malaysia yangditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara1966

Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)


11/67

• Dokumen• Daftar• Bahan bercetak• Buku•

Peta• Pelan• Lukisan• Gambar foto

11

JENIS-JENIS REKOD

• Mikrofilem• Filem

• Sinematograf

• Rakaman bunyi

• Rekod yang dihasilkan secaraelektronik tanpa mengirabentuk atau ciri-ciri fizikal

dan apa-apa salinan

Akta Arkib Negara 2003


12/67

DEFINISI ARKIB:

Rekod yang dipeliharabagi nilai kebangsaanatau sejarahnya yang

kekal dan lama bertahanatau kedua-duanya

Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)


13/67

• Unik – Sahih / Tulin

• Mengandungi maklumat

• Bertambah (fail & dokumen bertambah)

• Mempunyai nilai• Dua kategori utama Urusan Am (Housekeeping )

Urusan Fungsian (Functional

• Kitaran Hayat Rekod – 3 Peringkat

13

CIRI-CIRI REKOD


14/67

14

1. Pewujudan

Penerimaan rekod

dari agensi luar

2. Agihan

Pengguna dalaman

Pengguan luaran.

3. Penggunaan &

Penyenggaraan

Untuk keputusan.

Untuk rujukan.

Untuk perundangan.

5. Pelupusan

Pemindahan,

musnah atau simpan

di jabatan.

4. Penyelenggaran

Simpan / kesan

Pelihara

1.Pewujudan

2.Penggunaan &Penyenggaraan

3.Pelupusan

KITARAN HAYAT REKOD


15/67

MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI AKTIVITI

PENTADBIRAN:

PENGURUSAN PENTADBIRAN

PENGURUSAN TANAH, BANGUNAN DANINFRASTRUKTUR

PENGURUSAN ASET

PENGURUSAN KEWANGAN

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA



16/67

MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI FUNGSI

ASASNYA:

TANAH DI PEJABAT TANAH/DAERAH

SURAT BERANAK DI JPN

PASPORT DI JABATAN IMIGRESEN

NIKAH/CERAI DI JAB. AGAMA ISLAM

CUKAI PENDAPATAN DI LHDN



17/67

Rekod adalah penting:

• Akauntabiliti - Kebertanggungjawaban• Integriti - Keikhlasan/kejujuran/

ketulusan/amanah• Bahan bukti• Bahan strategik• Memori institusi

17


18/67

NILAI PENTADBIRAN

NILAI PERUNDANGAN

NILAI KEWANGAN

NILAI SEJARAH

NILAI KEBUDAYAAN

NILAI PENYELIDIKAN



19/67

Menyokong jentera pentadbiran kerajaan

Membantu melicinkan penyampaian perkhidmatan

Merekodkan segala tanggungjawab dan hak-hak

berkerajaanMenyediakan dokumentari perundangan

Bahan bukti ke atas segala tindakan yang telahdilaksanakan oleh kerajaan

Menyediakan bahan penyelidikan masa hadapan

19


20/67

MEMERLUKAN RUANG DAN MENGGUNAKAN WANG

MENGHALANG KECEKAPAN

MENJEMUKAN/KOTOR

BERBAGAI JENIS

JUMLAH YANG BESAR DIPERLUKAN

MUSUH-MUSUH



21/67

• Kawalan secara efisyen dan sistematik keatas pewujudan, penerimaan, penyelenggaraan,penggunaan, dan pelupusan rekod.

• Kawalan ini termasuk memelihara bukti danmaklumat dalam bentuk rekod mengenai aktivitidan transaksi sesebuah organisasi

21


22/67

UNTUK MENGAWAL PENGWUJUDAN DAN

PERKEMBANGAN REKOD

UNTUK MENGURANG KOS OPERASI

UNTUK MEMPERBAIKI KEBERKESANAN DAN

PRODUKTIVITI

UNTUK MENERAPKAN TEKNOLOGI

PENGURUSAN REKOD BARU

UNTUK MEMPASTIKAN KEPATUHAN

UNDANG-UNDANG



23/67


UNTUK MENGURANGKAN RISIKOPERUNDANGAN

UNTUK MENGAWALSELIAMAKLUMAT-MAKLUMAT PENTING

UNTUK MENYOKONG KEPUTUSANPENGURUSAN YANG BAIK

UNTUK MEMELIHARA MAKLUMAT

NEGARA DAN INSTITUSI UNTUK MENGUKUR TAHAP

PROFESIONALISMA


24/67

Tenaga pekerja

Kepakaran

Kewangan / Peralatan

Ruang penyimpanan rekod

Masa

Akta, Polisi dan Peraturan (ANM)

24


25/67

PENGKAJIAN DAN PENENTUAN JENIS-JENISREKOD YANG PERLU DIWUJUDKAN OLEH

SESEBUAH AGENSI

MENGAWAL PERTUMBUHAN REKOD DAN

MEMASTIKAN IANYA DISALURKAN DENGAN

BETUL SUPAYA KEUTUHAN REKOD ITU

TERPELIHARA DAN KAITAN ANTARA SATU

KUMPULAN REKOD DENGAN YANG LAINTIDAK TERHALANG



26/67

PEMBENTUKAN DAN PENGAWALAN SISTEMPENGGUNAAN REKOD DAN MAKLUMAT

DI SESEBUAH AGENSI

MENJAMIN SUPAYA REKOD YANG BERTARAF AKTIF

DAN SEPARA AKTIF DAPAT DI SELENGGARA,DIPELIHARA DAN DIGUNAKAN DENGAN CEKAP DAN

SEMPURNA OLEH SEMUA PIHAK YANG

MEMERLUKANNYA



27/67

MENGKELAS

MEINGINDEKS

MENGEDAR

MENYIMPAN

MENGESAN



28/67

MENGKAJI DAN MENGENALPASTI REKOD-REKOD UNTUK SIMPANAN SEMENTARA,

KEKAL ATAU PEMUSNAHAN

MEMASTIKAN SESEBUAH ORGANISASI TIDAK

DIBEBANKAN DENGAN JUMLAH REKOD ATAUMEDIUM MAKLUMAT YANG TERLALU BANYAK

SEHINGGA BOLEH MENYEBABKAN KEGENDALAAN

DALAM PROSES PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN

HARIAN



29/67

KHIDMAT NASIHAT

PENILAIAN REKOD

SENARAI PEMINDAHAN REKOD

INVENTORI REKOD

JADUAL PELUPUSAN REKOD

PEMINDAHAN KE ANM

PEMUSNAHAN REKOD



30/67

PERUBAHAN TEKNOLOGI

PIAWAIAN/STANDARD: PELBAGAI FORMAT

MIGRASI: KOS TINGGI

AUTENTISITI & KETAHANAN

KESELAMATAN: FIZIKAL DAN MORAL

KEHILANGAN DATA



31/67

MEWUJUD DAN MENJAGA REKOD-REKOD

REKOD DISIMPAN SECARA SISTMATIK DANDIPELIHARA DENGAN BAIK

MENGASINGKAN REKOD YANG TIDAKDIPERLUKAN

DAPATKAN KHIDMAT NASIHAT DARI ANM – UNTUK PENGURUSAN/PEMISAHAN



32/67

32

KEPATUHAN KEPADA AKTA, ARAHAN DAN

PROSEDUR DALAM PENGENDALIAN REKOD

KERAJAAN

POLISI PENGURUSAN REKOD


33/67

Pengenalan kepada Akta Arkib Negara 2003 [Akta629]

Bahagian IV Akta Arkib Negara 2003 – Pengurusan

Rekod Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 –

Panduan Pengurusan Pejabat (BAHAGIAN 6,7,8) Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan dan Pejabat

Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia

33


34/67

AKTA

AKTA ARKIB NEGARA 2003, AKTA RAHSIA RASMI

1972 (PINDAAN 1986), AKTA SEKATAN MASA 1953,

AKTA AKTIVITI KERAJAAN ELEKTRONIK 2007

PERATURANARAHAN KESELAMATAN,

ARAHAN PERBENDAHARAAN 150 DAN 299,

WARTA KERAJAAN 13 OKTOBER 2008

PROSEDUR

STANDARDOPRERASI

PEKELILING PERKHIDMATAN 5/2007, SURAT

PEKELILING AM BIL. 2/1987- PERATURAN PENGELASAN

SEMULA REKOD TERPERINGKAT, SURAT PEKELILING

PERBENDAHARAAN 3 NOVEMBER 1993 –

KAEDAHMEMUSNAHKAN REKOD, MALAYSIAN STANDARD

(MS) 2223-1:2009 & 2223-2:2009

.


35/67

Untuk membantu proses akauntabiliti rekodsupaya ianya boleh dijadikan bahan buktiyang sah

35


36/67

Oleh itu perlu faham sifat rekod:◦ Tulin / sah◦ Boleh digunakan semula

◦ Bahan bukti◦ Akauntabiliti◦ Intergriti

36


37/67

Boleh dibahagikan kepada dua aspek:

Undang-undang

Akta (yang diluluskan oleh Parlimen Malaysia)

Peraturan

Pentadbiran

- Polisi seperti Arahan, Ketetapan, Aturcara

- Standard seperti ISO, e-SPARK

- Manual dan panduan contoh MAMPU

37


38/67

Skop◦ Suatu akta untuk mengadakan peruntukan bagi

pewujudan, pemerolehan, jagaan,pemeliharaan, penggunaan dan pengurusanarkib awam dan rekod awam;

◦ Perkara-perkara lain yang berkaitan dengannya

38


39/67

Seksyen-Seksyen Utama:

i) Seksyen 25 Larangan Pemusnahan Rekod Awam

ii) Seksyen 26 Pelupusan Rekod Awam

iii) Seksyen 27 Jadual Pelupusan Rekod

iv) Seksyen 28 Pemindahan Rekod Awam ke Arkib Negara

v) Seksyen 29 Serahan Rekod Awam Apabila Diminta

vi) Seksyen 31 Pemerolehan Bukan Rekod Awam

vii) Seksyen 32 Penyerah Simpanan Rekod

viii) Seksyen 36 Pemprosesan dan Pemeliharaan Arkib Awam

ix) Seksyen 37 Akses Kepada Arkib Awam

x) Seksyen 38 Akses Kepada Rekod Terperingkat

AKTA ARKIB NEGARA 2003

39


40/67

Seksyen 25 :

◦ Larangan terhadap pemusnahan rekod awam◦ Pejabat awam perlu beritahu KP AN dengan

mendeskripsikan rekod yang hendak dimusnahkan◦ Penalti keatas pejabat awam yang tidak patuh

kepada perundangan Arkib

40


41/67

Kelulusan pemusnahan rekod oleh KetuaPengarah Arkib Negara

41


42/67

Kewajipan bagi Ketua Pentadbir pejabat awammenyediakan Jadual Pelupusan Rekod

Kuasa KP Arkib Negara meluluskan

Memorandum persetujuan antara Ketua

pejabat awam dengan KP Arkib Negara

42


43/67

Arahan pindah rekod-rekod bernilai

kebangsaan atau sejarah ke ArkibNegara

Penangguhan pemindahan

43


44/67

Memberi kuasa kepada Arkib Negara menyenggaradan memelihara rekod-rekod awam yangpejabatnya tidak lagi berfungsi

44


45/67

◦ Arkib Negara sebagai „custodian‟

◦ Mengembalikan rekod awam

sekiranya diminta oleh pejabatpewujudnya dengan syaratmengemukakan permohonan bertulis

◦ KP Arkib berhak tidakmengembalikan rekod tersebutsekiranya rekod itu terlalu uzur

45


46/67

Dari aspek pentadbiran◦ Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007 – Panduan

Pengurusan Pejabat

◦ Arahan Perbendaharaan 150 & 299

◦ Arahan Keselamatan◦ Surat Pekeliling Perbendaharaan 1993

46


47/67

47

Bahagian VI : Urusan Surat Kerajaan

Bahagian VII : Pengurusan Fail

Bahagian VIII : Penyelenggaraan, Pemeliharaandan Pelupusan Rekod awam


48/67

48

Bahagian VI: Urusan Surat Kerajaan

i. Penyediaan Surat Menyurat (7 elemen)

ii. Pendaftaran dan Pengedaran (Kepada siapa dan

segera)

iii. Pengurusan Surat Terperingkat (Arahan

Keselamatan)


49/67

Surat keluar :Disediakan dalam :

Perlu direkodkan dalam

Kertas minit fail

Buku daftar surat keluar

49

3 salinan

Salinan asal -Penerima

Salinan kedua - Fail

Salinan ketiga – Fail timbul


50/67

Surat masuk :

Perlu direkodkan dalam buku daftar surat masukDicop/ditulis tarikh diterima/ttgn ringkas

Dimajukan kepada Ketua Jabatan terlebih dahuluSurat segera (u.p En…)Perlu diberi akuan terimaPerlu dikandungkan ke dalam fail (kertas minit) serta merta

untuk tindakan pegawai bertanggungjawab

50


51/67

Kepentingan Pengurusan Fail (Cepat, tepat dan sistematik) Pengkelasan Fail ( Am/Fungsian)

Pengkelasan Perkara dan Pengkodan (No. Fail)

Prosedur Pengurusan

◦ Pembukaan Fail

◦ Fail Sementara

◦ Penyimpanan dan Pergerakan Fail (tempat simpanan danrekod pergerakan fail)

◦ Simpan Dalam Perhatian

◦

Fail Timbul Sistem Pengurusan Dokumen Elektronik

Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer

Pelupusan Fail



52/67

• Tanggungjawab Ketua Jabatan Dan Ketua Agensi

• Patuh piawaian, sedia bilik rekod, pelupusandan PRJ

• Penyelenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod Awam

• Pembaikan Kecil

• Bilik Rekod

• Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR)

• Program Rekod Penting

• Pelan Tindakan BencanaArkib Negara Malaysia


53/67

53

Bahagian 3 : Pengurusan Dokumen Terperingkat

Menetapkan peringkat keselamatan dokumen

rasmi kerajaan

Peraturan Penyenggaraan dan penggunaan

rekod-rekod terperingkat

Pelupusan rekod-rekod bertaraf terperingkat


54/67

54

AP 150

Surat Pekeliling Perbendaharaan

Bil.4/2007)

Arahan pelupusan rekod-rekodkewangan beserta Lampiran Myang menetapkan tempoh

simpanan rekod kewangan

54


55/67

PINDAAN KEPADA ARAHAN PERBENDAHARAAN 150

( TATACARA PEMUSNAHAN

REKOD-REKOD KEWANGAN )

55

SURAT PEKELILINGPERBENDAHARAAN BIL 4 / 2007


56/67

Kebenaran

Musnah

Rekod

kewangan

ARKIBNEGARA

AUDIT

NEGARA

AKAUNTANNEGARA

PERBENDAHARAAN BIL. 4 / 2007

56


57/67

Buku atau RekodTempoh Minimum

Yang Ditetapkan

Untuk Penyimpanan

Lejar dan Rekod Khas mis., DaftarPinjaman Pejabat Hutang Awam,Daftar Pindah Milik yang disediakansecara manual, Mesin, Komputeratau dalam apa bentuk sekalipun

atau yang direkod dan disimpansecara mikro grafik atau mediaelektronik lain.

20 Tahun selepas penyelesaian akhir segala

urusan dan penutupan

akaun terakhir

dalamnya..

{ Arahan Perbendaharaan

No. 150 ( i) }

57


58/67

Pemusnahan resit,lesen atau borang yang

belum guna atau usangperlulah mendapat

kebenaran dari Ketua

Audit Negara

AP

299

58


59/67

MENGADAKAN SATU KUMPULAN

LAPORAN-LAPORAN RASMI

DI ARKIB NEGARA

59


60/67

60

Pelupusan kertas dan bahanbahan bercetak jabatan-

jabatan kerajaan dan badanberkanun


61/67

61

MS 2223-1:2009Information and Documentation –Records Management –

Part 1: General

MS 2223-2:2009Information and Documentation – Records Management –

Part 2 - Guidelines

Malaysian Standard (MS) 2223-1:2009 &

2223-2:2009


62/67

62

MS 2223 digunakan sebagai :

bahan rujukan penting dalam menyediakan perancanganprogram pengurusan rekod di organisasi anda

Sebagai alat untuk melaksanakan pengauditan ke ataspengurusan rekod

Untuk mengukur pelaksanaan pemeliharaan rekodpejabat


63/67

63

SURAT PEKELILING AM

BIL.1/2003

Pengumpulan dan Pemeliharaan Surat-

Surat Persendirian Penjawat-PenjawatTinggi Kerajaan

Di Arkib Negara Malaysia


64/67

Dokumen, maklumat atau bahanyang telah dibuat pengelasan

semula dan bertaraf “TERBUKA”sahaja yang boleh dihantar keArkib Negara Malaysia untuk

tindakan pelupusan.

64


65/67

Pengelasan Surat Rasmi

Perlantikan Pegawai Awam untukmengelaskan surat rasmi, maklumat ataubahan.

65


66/67

66

® RKPS Khid.Nasihat 1/04

SESI SOAL-JAWAB

ARKIB NEGARA MALAYSIA

CAWANGAN KEDAH DAN PERLIS

ALOR MERAH

O5250 ALOR STAR

KEDAH DARUL AMAN

Telefon (Pejabat) - 04-7204205Telefon (Talian Terus) - 04-7204213Fax - 04-7340235Website www.arkib.gov.my Email [email protected]

http://www.arkib.gov.my/http://www.arkib.gov.my/


67/67

pengenalan kepada pengurusan rekod & polisi pengurusan rekod

Documents