Protokol &

Tatacara Pengendalian Majlis Rasmi

ProtokolProtokol penting dalam kehidupan harian manusia.

Ia dapat memastikan agar -segala majlis dan aktiviti berjalan dengan lancar;

-manusia berinteraksi dengan baik;

-orang-orang berkenaan diberi penghormatan dan pengiktirafan yang sewajarnya.

Protokol Perkataan Protokol berasal dari

dua perkataan latin “protos” yang bermaksud yang pertama dan “kola” bermaksud pelekat.

Dengan itu, makna protokol ialah “Pelekat yang pertama”.

Ditakrifkan sebagai: Satu susunan keutamaan dalam pangkat dan status serta prosedur yang betul dalam pertukaran diplomatik dan upacara - upacara negara.

Peraturan dalam adat istiadat rasmi yang mementingkan adab dan ketertiban.

ProtokolProtokol didefinisikan sebagai

peraturan-peraturan yang telah diterima oleh semua pihak, sama ada dalam hubungan hariannya dalam masyarakat atau dalam pelbagai istiadat atau majlis yang rasmi dan yang bukan rasmi.

Protokol bertujuan mengamalkan sopan santun, memudahkan pengurusan dan pengendalian majlis, serta memberi penghormatan yang sewajarnya kepada seseorang.

Amalan-amalan seperti memberi salam hormat, sapaan, adab berbual, adab makan, adab berpakaian, adab duduk, berdiri adalah protokol yang kita amalkan setiap hari.

Pengendalian majlis rasmi

Aturcara pentadbiranSusunan tempat

duduk Raptai

Senarai JemputanKad jemputan Kesesuaian

pakaian

Jawatan Kuasa Majlis Rasmi

Tempat/ Tarikh Aturcara Majlis

Pasca Nilai

Penyediaan senarai jemputan

Bagi sesuatu majlis yang rasmi adalah elok diadakan 5 jenis senarai jemputan:Ringkasan Senarai

Senarai NamaSenarai Keutamaan

Senarai Kehadiran

Senarai Hadir

Penyediaan senarai jemputan

penyambut tetamu dapat mengenali tetamu- tetamu.

juruacara dapat memberi ucapan mengikut protokol.

jawatankuasa protokol dapat menyediakan tempat duduk mengikut kekananan agar majlis dapat dijalankan tanpa sebarang masalah dan kecacatan.

Senarai-senarai ini akan dapat membantu Jawatankuasa Pengelola memastikan

Penyediaan senarai jemputan

Senarai keutamaan ialah senarai tetamu yang telah disusun mengikut susunan keutamaan.

Senarai kehadiran digunakan untuk mengenalpasti tetamu yang akan hadir atau tidak hadir.

Senarai hadir ialah senarai yang terakhir dan mengandungi senarai tetamu yang menjawab hadir.

Susunan keutamaanSusunan keutamaan ini meliputi:tertib ketibaan

tetamu kenamaan.

susunan bendera

susunan tempat duduk

aturcara majlis.

Susunan tempat duduk

Dalam majlis rasmi susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan.

Susunan tempat duduk bagi majlis perasmian

a) Kekananan bagi tiga orang:

b) Kekananan bagi lima orang:

2 1 3

4 2 1 3 5

Susunan tempat duduk

c) Kekananan bagi dua orang:

d) Kekananan bagi empat orang:

1 2

3 1 2 4

Susunan tempat duduk

Latihan:

Sila anda letakkan 4 orang tetamu berikut mengikut kekananan mereka dalam petak di atas.

Menteri, Timbalan Menteri, Pengarah, Ketua Jabatan

Susunan BenderaSusunan bendera adalah sama

penting seperti susunan tempat duduk dalam majlis rasmi.

Biasanya dalam sesuatu majlis bendera-bendera yang terlibat adalah bendera negara, bendera negeri dan bendera badan/pertubuhan (berkenaan).

Jika majlisnya adalah majlis Peringkat Persekutuan, maka bendera Negara diberi keutamaan; dan jika majlis peringkat negeri, bendera negeri diberi keutamaan.

Susunan BenderaContoh:

Majlis Peringkat Persekutuan. (bendera Negara diletak di sebelah

kanan)

Majlis Peringkat Negeri (bendera Negeri diletak di sebelah kanan)

Bendera Negeri

Bendera Negara

Bendera Negara

Bendera Negeri

Peranan Juruacara5 prinsip Pengacaraan majlis

Ketepatan masa dan butiran majlis

Sopan tuturkata, bahasa dan pakaian

Suara, sebutan dan nada jelas

Penyampaian lengkap, tidak mengelirukan dan ada kesinambungan

Ringkas, tidak meleret, tepat dan padat

Penyediaan Teks ucapan / Kata Alu-aluan

Teks ucapan dan Kata Alu-aluan biasanya disediakan oleh setiausaha majlis berkenaan.

Untuk mereka menyediakan teks ucapan dan kata alu-aluan adalah menjadi tanggungjawab jawatankuasa pengelola untuk memberi maklumat-maklumat mengenai majlis seperti tujuan majlis; bilangan tetamu; senarai tetamu yang penting; dan maklumat lain yang berkenaan.

Jika majlis dianjurkan oleh sesuatu badan/persatuan, perlu juga memberi maklumat tentang badan/persatuan.

Etiket sosial

Terdapat beberapa panduan bagi menghadiri sesuatu majlis rasmi.

Menjawab kad jemputan (hadir atau tidak sebelum tarikh yang dicatatkan)

Teliti pakaian yang hendak dipakai Memastikan kelengkapan diri kemas

dan cukup Tinjauan tempat majlis, agar tidak

lewat sampai Ikut arahan penyambut Ikut peraturan yang ditetapkan Berdiri menghadap tetamu

kehormat

Sekian

PeringatanPanduan-panduan ini harus diikuti

agar majlis yang kita hadiri tidak diganggu oleh ketidaksediaan kita dan juga agar tetamu-tetamu lain rasa selesa dengan kehadiran kita.