1. protokol dalam majlis rasmi

PROTOKOL DALAM MAJLIS RASMI

DISAMPAIKAN OLEH:HAJI MAT RADZI BIN HAJI MAT ALI

Bahagian Dakwah,Jabatan Kemajuan Islam Malaysia

1Haji Radzi

DEFINISI PROTOKOL• Perkataan protokol berasal daripada cantuman

perkataan Yunani protos (pelekat) dan kolla (status atau kedudukan).

• Kamus Dewan: “Peraturan-peraturan atau prosedur menyambut tetamu dalam istiadat rasmi negara. “

• Di Malaysia: Diertikan sebagai peraturan, tatacara atau amalan sosial kehidupan bermasyarakat.

• Menurut Rahmat (2002): Protokol merupakan kod amalan masyarakat sosial yang merangkumi cara dan gaya duduk dan berpakaian, panggilan yang sesuai, susunan tempat duduk dan acara, kesesuaian kata-kata aluan dan ucapan dan sebagainya.

2Haji Radzi

PERANAN UTAMA PROTOKOL

1. Memberi penghormatan kepada tuan rumah dan tetamu dalam sesuatu majlis formal atau informal agar kemudahan-kemudahan yang wajar diberikan, demi mengelakkan pertelingkahan atau salah faham.

2. Dengan protokol yang sesuai, hubungan awam antara individu dalam masyarakat dan juga tokoh-tokoh antara negara dapat dikekalkan.

3Haji Radzi

PERANAN AMALAN PROTOKOL

1. Menetapkan penghormatan yang diberikan kepada seseorang tetamu kehormat dan para jemputan, di samping menetapkan peraturan yang perlu diikuti dan dipatuhi oleh penganjur sesuatu majlis.

2. Kesempurnaan majlis yang dianjurkan akan mencerminkan atau melambangkan kreativiti, kredibiliti dan keupayaan sesebuah agensi tersebut menganjurkan sesuatu majlis.

4Haji Radzi

KEPENTINGAN PROTOKOL

1. Kegunaan harian wajib dalam interaksi manusia.

2. Mengekal dan mengeratkan hubungan sesama individu dalam masyarakat.

3. Pengurusan dan pengelolaan majlis formal atau bukan formal

4. Mengekal dan mengeratkan hubungan di peringkat antarabangsa.

5Haji Radzi

JENIS-JENIS AMALAN PROTOKOL

1. Amalan Protokol Individu

2. Amalan Protokol Keluarga

3. Amalan Protokol dalam Masyarakat.

4. Amalan Protokol dalam Majlis

5. Amalan Protokol di Istana

6. Amalan Protokol Antarabangsa.

6Haji Radzi

AMALAN ETIKA SOSIAL YANG BAIK DAN BETUL

1. Amalan tingkahlaku yang diterima

2. Amalan budi pekerti yang baik

3. Membawa imej sosial yang disanjungi

4. Menonjolkan keyakinan diri dan gaya yang dihormati.

5. Menunjukkan amalan yang diikhtiraf umum.

6. Mencerminkan adat yang diikhtiraf oleh masyarakat.

7. Menunjukkan tradisi yang diikhtiraf oleh komuniti. 7Haji Radzi

KEPENTINGAN GAYA DIRI YANG SOPAN

1. Tetamu berasa senang serta gembira apabila diiringi atau disambut.

2. Perilaku yang betul dapat memeriahkan lagi majlis atau keadaan.

3. Perilaku yang betul dapat melicinkan proses mengiring dan menyambut tetamu.

4. Dapat menunjukkan tatasusila yang tinggi nilainya.

5. Dapat menunjukkan peribadi yang mulia dan sopan.

6. Tidak kaku dan kekok.

7. Tidak berasa tertekan dan tidak dipedulikan.8Haji Radzi

PETUA MENYESUAIKAN DIRI DALAM MAJLIS

1. Lemparkan senyuman kepada semua tetamu yang ditemui.

2. Jumpalah tuan rumah majlis tersebut untuk menunjukkan kehadiran kita dan memberi penghormatan.

3. Cuba cari kenalan yang boleh diajak berbual.

4. Mulakan perbualan dengan tetamu yang paling hampir.

5. Bertanyakan khabar dan bersalaman mengikut kesesuaian.

9Haji Radzi

PETUA MENYESUAIKAN DIRI DALAM MAJLIS

6. Perkenalkan diri sendiri terlebih dahulu sebelum menanyakan tentang orang lain.

7. Tentukan perlakuan anda tidak terburu-buru dan bercakaplah dengan suara yang sederhana.

8. Akui sekiranya anda terlupa nama orang yang diperkenalkan dan bertanyakan sekali lagi. Elakkan melakukannya buat kali ketiga.

10Haji Radzi

KETIDAKSOPANAN DALAM MAJLIS 1. Menggoyang-goyangkan kaki sama ada semasa

duduk atau berdiri.

2. Mengunyah gula-gula getah atau sebagainya sambil bercakap.

3. Mencelah perbualan orang lain yang sedang asyik berbual.

4. Bercakap dengan mulut yang penuh dengan makanan.

5. Menggigit kuku, mengorek telinga, hidung dan mencungkil gigi di khalayak ramai.

6. Berlagak sombong.11Haji Radzi

KETIDAKSOPANAN DALAM MAJLIS

7. Membiarkan sudu dalam gelas atau cawan dan kacau kopi/teh dengan bunyi yang kuat.

8. Memakai minyak wangi yang kuat pada waktu siang.

9. Meletakkan barangan peribadi di atas meja makan.

10. Mengguna atau berjenaka lucah.

11. Bergaduh.

12. Bertumpu ke meja makan secara bufet dan mengambil makanan secara berlebihan.

13. Menyendiri dan menjadi “ Kera Sumbang “12Haji Radzi

KETIDAKSOPANAN DALAM MAJLIS

14. Berbedak, bergincu dan bersikat rambut di kalayak ramai.

15. Memakai pakaian yang tidak sesuai dengan majlis.

16. Berkelakuan yang tidak senonoh dan melakukan perkara-perkara sumbang.

17. Bercakap dengan nada suara yang tinggi.

18. Merokok bagi kaum wanita.

19. Berbisik sesama teman.

20. Menggunakan bahasa asing yang tidak difahami oleh orang lain.

13Haji Radzi

KESIHATAN, KEBERSIHAN DAN KEKEMASAN

(A) BAHAGIAN KEPALA DAN MUKA:• Rambut perlu diurus kemas dan kelihatan

terjaga• Misai dan janggut diurus dengan baik• Bulu hidung tidak kelihatan liar• Gigi sentiasa bersih• Nafas tidak berbau

14Haji Radzi


(B) BAHAGIAN BADAN DAN TANGAN:• Badan tidak berbau• Baju tidak ada tanda tercarik• Baju tidak kelihatan berdaki di bahagian lengan,

poket dan kolar.• Baju kelihatan tidak bergosok (iron).• Kuku jari dipotong tidak kelihatan panjang atau

tanda digigit-gigit.• Kulit di lenggan, siku, muka dan leher tidak

terdapat tanda-tanda berpenyakit atau bersisik. 15Haji Radzi


(c) BAHAGIAN PUNGGUNG DAN KAKI:• Seluar tidak kelihatan tidak bergosok (iron)• Seluar tidak kelihatan tercarik• Tidak berstokin• Memakai stokin lebih daripada had harinya.• Bagi wanita, jangan pakai stokin berwarna perang

atau berbunga.• Kasut kelihatan kelabu.• Kasut coklat kelihatan hitam• Tumit kasut hendaklah diperbaiki sekiranya sudah

“ worn-out “16Haji Radzi

TATAHIAS PAKAIAN DAN GAYA

• Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis tersebut. Penampilan seseorang individu dalam sesuatu urusan rasmi sentiasa diiringi oleh dua bentuk imej:• Imej organisasi di mana ia berkhidmat• Imej peribadi.

17Haji Radzi

KONSEP BERPAKAIAN

1. Mencerminkan personaliti

2. Menutup aurat

3. Menampakkan ketampanan

4. Menonjolkan kejelitaan

5. Menonjolkan identiti

6. Perlindungan

7. Kesesuaian

8. Keselesaan.18Haji Radzi

PANDANGAN MASYARAKAT TERHADAP PAKAIAN

1. Tahap ekonomi

2. Tahap pendidikan

3. Tahap sosial

4. Kebolehpercayaan

5. Tingkah laku moral

6. Kejayaan dan masa depan.

19Haji Radzi

KESESUAIAN PAKAIAN WANITA

1. Elakkan daripada memakai kain berkilat/ berkilau pada siang hari.

2. Elakkan daripada memakai satu warna sahaja.

3. Jangan melebihi empat warna pada satu masa.

4. Pilihan warna kain hendaklah berasaskan kepada warna kulit dan bentuk badan.

5. Jangan terikut-ikut fesyen yang mungkin tidak sesuai.

6. Gunakan kain jenis nipis, lembut dan serap tetapi tidak jarang.

20Haji Radzi


7. Bila menggunakan alat solek, jangan keterlaluan.

8. Gunakan bedak yang tidak mempunyai bau yang kuat.

9. Rambut hendaklah tersisir rapi.

10. Semua bahagian rambut tertutup dan diikat kemas jika memakai tudung.

11. Jika memakai mini telekong, warna tudung hendaklah bertentangan dengan warna baju.

12. Bila guna sarung kaki pilih warna “ skin colour “

21Haji Radzi


13. Corak fabrik tidak lebih dari empat warna.

14. Hindarkan daripada memakai anting-anting labuh, rantai tangan berloceng yang akan membuat bunyi apabila anda berjalan.

15. Jauhi daripada memakai baju yang banyak rupol (frills) ataupun berbunga besar.

16. Perhiasan hendaklah minimum dan bukan menjolok mata.

17. Jangan memakai gelang tangan dan jam tangan di tangan yang sama.

22Haji Radzi

KESESUAIAN PAKAIAN LELAKI1. Kurang sesuai berbaju lengan pendek jika bertali

leher.

2. Sematkan semua butang baju jika tidak bertali leher (kecuali butang Kolar).

3. Jangan lipat bahagian lengan kemeja berlengan panjang.

4. Memakai tali leher hanya dengan kemeja berlengan panjang.

5. Bahagian hujung tali leher mestilah sampai ke bahagian kepala tali pingggang.

23Haji Radzi

KESESUAIAN PAKAIAN LELAKI

6. Sesuaikan warna tali leher dengan baju.

7. Tali leher berjalur sesuai dengan baju tanpa corak.

8. Badan kurus dan gempal hendaklah memakai singlet.

9. Sesuaikan warna setokin dengan seluar.

10. Kasut hendaklah bersih dan berkilat.

11. Stoking putih tidak sesuai dalam majlis.

12. Gunakan “cologne” dan deodoron yang lembut.

24Haji Radzi


13. Pakai singlet jika memakai bush-jacket tetapi jangan sampai kelihatan singlet tersebut.

14. Seluar dan bush-jacket hendaklah sama warna dan bahan (material).

15. Baju berwarna putih sebagai pilihan utama. Warna-warna lain tanpa corak (light and plain) sebagai pilihan kedua.

16. Baju hendaklah sentiasa disematkan dalam seluar.

17. Elakkan daripada memakai baju ketat yang boleh menyulitkan pergerakan badan dan tangan.

25Haji Radzi


18. Jangan memakai baju, seluar dan stoking corak/ jenis berjalur keseluruhannya.

19. Seluar jangan terlalu labuh hingga mencecah lantai ataupun singkat hingga kelihatan tergantung. Jangan memakai seluar yang ketat (drainpipe).

20. Stokin berwarna putih tidak sesuai dengan pakaian pejabat melainkan berpakaian putih/berpakaian sukan.

21. Kasut sukan walaupun mahal, tidak ada tempat dalam urusan rasmi.

26Haji Radzi

KESESUAIAN PAKAIAN BAGI MAJLIS RASMI

27Haji Radzi

MAJLIS PEREMPUAN LELAKI

1. Bankuet Negara atau Negeri

Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon

Mess Kit/White Tie/ Baju Kebangsaan Rasmi dengan Darjah Kebesaran

2. Jamuan Makan Malam Rasmi oleh Ketua Negara atau Ketua Kerajaan

a) Baju Kurung berselendang

b) Baju Kebaya Labuh berselendang

a) Baju Kebangsaan Hitamb) Black Tie

3. Jamuan Makan Malam Formal

a) Baju kurungb) Baju Kebaya Labuh

Baju Batik Lengan Panjang

4. Jamuan Makan Malam Tidak Formal

Baju Melayu Moden Baju Batik Lengan Panjang


28Haji Radzi

MAJLIS PEREMPUAN LELAKI5. Jamuan Makan Tengah

Hari Rasmi a) Baju Kebayab) Baju Kurung

a) Baju Batik Lengan Panjang

b) Lounge Suitc) Pakaian Kerja

6. Jamuan Makan Tengah Hari Tidak Rasmi

a) Baju Melayu Modenb) Baju Kurungc) Baju Kebaya Labuh

Baju Batik Lengan Panjang

7. Jamuan Teh Rasmi Baju Kurung atau Kebaya Labuh , berselendang dan tidak sedondon



8. Pengurnian Darjah Kebesaran

Baju Kurung atau Kebaya Labuh , berselendang dan tidak sedondon




29Haji Radzi

MAJLIS PEREMPUAN LELAKI9. Istiadat Pertabalan Baju Kurung atau Kebaya

Labuh , berselendang dan tidak sedondon



10. Hari Ulang Tahun Kemerdekaan

a) Baju Kebayab) Baju Kurung

a) Pakaian Istiadatb) Baju Kebangsaan

11. Pembukaan Persidangan Parlimen



b) Bush-jacketc) Pakaian Kerja

12. Mengadap Tuanku Baju Kurung atau Kebaya Labuh , berselendang dan tidak sedondon

a) Pakaian Istiadatb) Baju Kebangsaan


30Haji Radzi

MAJLIS PEREMPUAN LELAKI13. Cocktails dan Majlis

ResepsiBaju Kurung atau Kebaya Labuh , berselendang dan tidak sedondon

a) Lounge Suit gelap dan bersongkok

b) Baju Kebangsaan

14. Musabaqah a) Baju Kebayab) Baju Kurung


b) Baju Kebangsaan

15. Pengebumian Baju Kurung atau Kebaya Labuh , berselendang dan tidak sedondon

a) Baju Kebangsaanb) Baju Batik Lengan

Panjangc) Pakaian-pakaian yang

sesuai

16. Majlis Anjuran Agensi (Siang)


Baju Kebangsaan


31Haji Radzi

MAJLIS PEREMPUAN LELAKI17. Majlis Di Luar Dewan

Seperti Perasmian Sukan

a) Pakaian Kerjab) Baju Kurung

Pakaian Kerja

18. Anugerah Sastera Negara Dan Anugerah Seni


a) Baju Kebangsaan Hitamb) Lounge Suit Warna Gelap

TATACARA MAKAN

1. Bacaan doa diadakan sebelum makan bermula.

2. Tetamu Kehormat atau Terutama dihidang terlebih dahulu.

3. Tetamu wanita dihidangkan lebih awal daripada lelaki.

4. Makanan mula dihidangkan dari sebelah kiri tetamu, manakala minuman dihidangkan dari sebelah kanan.

5. Gunakan sudu yang paling luar.

6. Bagi majlis makanan Eropah, pegang garpu dengan tangan kiri dan pisau memotong daging di tangan kanan.

7. Selepas makan dan sebagai isyarat selesai makan, letakkan pisau pemotong daging dan garpu, dengan giginya menghala ke atas, di sebelah kiri pinggan.

32Haji Radzi

TATACARA MINUM

1. Minuman dihidangkan bermula dari sebelah kanan.

2. Dilarang gunakan sudu teh untuk minuman yang masih panas.

3. Tunggu sehingga minuman kurang panas sebelum minum.

4. Untuk menambah gula, gunakan sudu yang kering.

5. Dilarang minum sambil makan.

6. Pastikan tidak meninggalkan sisa makanan pada mulut gelas minuman. 33Haji Radzi

LARANGAN DI MEJA MAKAN

1. Jangan letak lengan di atas meja makan.

2. Jangan letak pil atau ubat di atas meja.

3. Jangan bawa makanan dari luar.

4. Jangan meniup minuman panas sebagai usaha mempercepat hilang panasnya.

5. Jangan bercakap dengan makanan dalam mulut.

6. Jangan tinggalkan sisa makanan yang boleh dihabiskan.

7. Selepas makan, jangan tolak pinggan ke kawasan tetamu lain.

8. Jangan gunakan pencungkil gigi di hadapan tetamu lain.

34Haji Radzi

LARANGAN DI MEJA MAKAN

9. Jangan main-main dengan peralatan meja makan.

10. Jangan menggunakan sudu, garpu atau pisau pemotong daging sehingga berbunyi.

11. Jangan mengelap peralatan meja makan dengan kain meja atau napkin.

12. Jangan meludah makanan di depan tetamu lain.

13. Kecuali majlis barbecue, jangan gunakan tangan menyentuh atau mengambil makanan.

14. Jangan menghirup sup atau makanan sampai berbunyi.

15. Jangan jilat makanan dengan lidah terjelir.35Haji Radzi

JENIS-JENIS MAJLIS RASMI1. Majlis Penuh Istiadat: Istiadat pertabalan; Penganugerahan

darjah kebesaran, menyampaikan surat tauliah dan mengangkat sumpah oleh menteri.

2. Majlis Rasmi Dan Formal : Majlis jamuan makan malam yang diberi oleh Perdana Menteri untuk seseorang ketua negara asing.

3. Majlis Rasmi Tetapi Tidak Formal: Majlis yang tidak banyak mematuhi protokol seperti majlis jamuan teh sempena Hari Kebangsaan.

4. Majlis Tidak Rasmi Tetapi Formal: Dianjurkan oleh pihak swasta yang memerlukan protokol seperti perasmian penganugerahan hadiah oleh seorang menteri.

5. Majlis Tidak Rasmi Dan Tidak Formal: Seperti Hari Keluarga sesebuah agensi kerajaan atau swasta.

36Haji Radzi

PENGURUSAN MAJLIS RASMI ATAU FORMAL

1. Jawatankuasa

2. Tempat majlis

3. Penyediaan senarai jemputan

4. Aturcara majlis

5. Kesesuaian pakaian dalam majlis

6. Penulisan dan pengedaran kad jemputan

7. Pemilihan menu

8. Susunan keutamaan

9. Panggilan hormat

10. Susunan tempat duduk

11. Pengacaraan Majlis Formal

12. Penyediaan aturcara pentadbiran

13. Peranan penyambut tetamu

14. Raptai

15. Nilai-nilai Islam

16. Post mortem

Haji Radzi 37

TUJUAN RAPTAI1. Mereka yang terlibat tahu akan tugas dan

tanggungjawabnya.

2. Menentukan urutan majlis.

3. Menentukan jangka masa yang tepat.

4. Memperbaiki kelemahan yang ada.

5. Penyelarasan acara.

6. Membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.

38Haji Radzi

PRINSIP-PRINSIP KUALITI PROTOKOL MAJLIS

1. Semua perkara seperti tempat duduk, set dan meja, kelengkapan lain-lain diperlukan disiap sedia sebelum majlis bermula.

2. Ada cukup penyambut tetamu yang berpengalaman berada di majlis lebih awal.

3. Pengurusan masa dengan cekap, iaitu perjalanan acara dilakukan pada ketika acara yang ditetapkan, tidak lambat mahupun tidak lebih awal.

4. Ada juruacara dan penolongnya yang berpengalaman dan mahir menyampaikan acara majlis berdasarkan program yang disediakan.

5. Sikap positif penganjur dengan keazaman mencapai matlamat kualiti Zero Defect dalam pengurusan protokol majlis. 39Haji Radzi

STRATEGI KUALITI PENGURUSAN PROTOKOL MAJLIS

1. Membentuk Jawatankuasa Pengurusan Protokol Majlis.

2. Melantik ahli-ahli J/K Kecil dengan mengagihkan tugas dan tanggungjawab yang sesuai.

3. Menyediakan rancangan dan acara majlis.

4. Menyediakan tempat dan kelengkapan yang diperlukan.

5. Mengedarkan kad jemputan kepada para jemputan sekurang-kurangnya 3 minggu sebelum majlis dilangsungkan.

6. Memberi taklimat kepada semua ahli J/K kecil yang membantu anjuran majlis.

40Haji Radzi

STRATEGI KUALITI PENGURUSAN PROTOKOL MAJLIS

7. Mengadakan raptai dua hari sebelum majlis dimulakan.

8. Memastikan program dilaksanakan mengikut masa yang diperuntukkan.

9. Menjamin keselesaan, keceriaan, keselamatan dan kemudahannya yang sempurna.

10. Memantau kualiti segala aspek perancangan, pengurusan dan perlaksanaan acara majlis.

41Haji Radzi

KOMPONEN KUALITI SUMBER MANUSIA DALAM PENGURUSAN PROTOKOL MAJLIS

1. Sikap positif

2. Berdisiplin dan menepati masa.

3. Bertanggungjawab dan berakauntabiliti.

4. Hormat menghormati.

5. Saling membantu, bekerjasama dan tolak ansur.

6. Menepati janji dan tidak putus asa.

42Haji Radzi

KRITERIA ASAS KEJAYAAN PENGURUSAN PROTOKOL MAJLIS

1. Memahami matlamat majlis.

2. Memahami konsep kualiti protokol

3. Mempunyai sikap positif dan semangat kerjasama untuk melaksanakan protokol majlis.

4. Tidak putus asa apabila menghadapi sebarang rintangan.

5. Merendah diri dan sedia menerima teguran dengan hati terbuka.

43Haji Radzi

KRITERIA ASAS KEJAYAAN PENGURUSAN PROTOKOL MAJLIS

6. Kecekapan mengurus masa mengikut masa.

7. Tidak berlagak, tidak berusaha menonjol diri atau mementingkan diri.

8. Menyediakan bahan dan kelengkapan yang berkualiti.

9. Membentuk iklim keselesaan, keceriaan dan keselamatan.

10. Memantau dan pastikan setiap aktiviti acara yang dilaksanakan adalah zero defect.

44Haji Radzi

RUMUSAN

1. Amalan protokol membantu kita untuk melaksanakan kerja secara lebih teratur, kemas dan menepati kecemerlangan.

2. Amalan protokol menjadikan kita seorang yang lebih berdisiplin dan berakhlak mulia serta berbudi pekerti tinggi.

3. Pelanggaran amalan protokol yang betul dan baik akan menyebabkan manusia dianggap sebagai seorang yang kurang berakhlak, mementingkan diri dan menimbulkan pelbagai masalah.

45Haji Radzi

46Haji Radzi

SEKIAN, TERIMA KASIHSEKIAN, TERIMA KASIH

MOGA BERTEMU LAGI DI LAIN MOGA BERTEMU LAGI DI LAIN KETIKAKETIKA

1. protokol dalam majlis rasmi

Education