1. Protokol PengurusanMajlis Rasmi Persekutuan dan Negeri

2. Definasi i.Majlis Persekutuan -Dibiayai kerajaan Persekutuan ii.Majlis Negeri - Dibiayai kerajaan negeri iii. Majlis Bersama Persekutuan dan Negeri -Dianjur mengguna kewangan bersama majlis rasmi kerajaan 3.

Majlis antarabangsa

-Melibatkan negara lain

i.Persidangan Pertubuhan Negara-negara Islam

Majlis kebangsaan

- Negeri turut mengambil bahagian

i.Majlis Hari Guru Peringkat Kebangsaan

Majlis negeri

- Majlis dianjur di peringkat negeri oleh Jabatan Persekutuan

di negeri

i.Majlis Hari Belia Peringkat Negeri Selangor

Majlis daerah

- majlis diadakan diperingkat daerah dimana Jabatan Persekutuan peringkat daerah atau negeri menjadi urusetia sambutan

i.Majlis Hari Peladang Peringkat Daerah Setiu

Peringkat-peringkat majlis 4.

Majlis Kendalian Jk Majlis Rasmi Kerajaan

Majlis Kendalian JK Khas Peringkat Menteri

Majlis Kendalian KerajaanNegeri

Majlis Kendalian Kementerian

Majlis Kendalian Jabatan Negeri

Taraf Majlis 5.

Majlis Kendalian Jk Majlis Rasmi Kerajaan

Fungsi dan keanggotaan

Menasihat kerajaan mengenai adat istiadat dan protokol

Mengurus lawatan dalam dan luar negara

Dianggotai Kem. Kewangan,Penerangan,Tentera,Polis, Istana Negara, JKR Wilayah Persekutuan, Dewan Bandaraya K.L dan Bhg. Pentadbiran&Kew. JPM.

Contoh majlis keraian/keterlibatan

Ulangtahun Keputeraan/SPB Yang di-Pertuan Agong

Lawatan Negara/ Sultan Negara Brunei

Istiadat Pengkebumian Pembesar Negara/YAB Perdana Menteri

6.

Majlis Kendalian JK Khas Peringkat Menteri

Latarbelakang/keanggotaan

Keputusan Jemaah Menteri @PM untuk mengadakan majlis khas

Urusetia BIUPA @Kementerian

Anggota lain ditentukan oleh Menteri berkenaan

Contoh majlis keraian/keterlibatan

Perayaan Bulan Kemerdekaan/SPB Yang di-Pertuan Agong

Hari kanak-kanak Sedunia/SPB Raja Permaisuri Agong

Tialwah Quran Peringkat Kebangsaan/ YAB PM

7.

Majlis Kendalian Kerajaan Negeri

Fungsi dan keanggotaan

Mengendalikan majlis diperingkat negeri masing-masing

Boleh mengurus bersama majlis dengan kerajaan Persekutuan

Dianggotai oleh jabatan kerajaan negeri dan jabatan persekutuan dinegeri tersebut mengikut keperluan pengerusi bersama diperingkat negeri

Contoh majlis keraian/keterlibatan

Ulangtahun Keputeraan Sultan/Raja-raja

Majlis Maulidurrasul peringkat negeri Kedah/Sultan

Perayaan Ambang Merdeka Negeri Johor/Menteri Besar

8.

Majlis Kendalian Kementerian

Latarbelakang/keanggotaan

-Terdapat banyak majlis yang dipengerusikan oleh menteri berkenaan

-Tuan rumah majlis ini adalah kementerian atau jabatan tersebut.

Contoh majlis keraian

-Hari Polis/Hari Q/ Hari wanita /Hari Guru dll.

9.

Majlis Kendalian Jabatan Negeri

Latarbelakang/keanggotaan

Tuan rumah adalah Ketua Jabatan Persekutuan diperingkat Negeri

Contoh majlis keraian

- Hari Guru Peringkat Negeri Sabah

- Hari Guru Peringkat Daerah Kota Marudu

10. Jenis jenis Majlis

Majlis Rasmi

MajlisRasmi Persekutuan dari peruntukan Kerajaan Persekutuan

diadakan mengikut tatacara khusus

Majlis Beristiadat

Melibatkan Ketua Negara, jemputan terdiri drpd pembesar negara

acara dibuat menzahirkan status tetamu kehormat /majlis berkenaan

Terdapat ciri khas seperti kawalan kehormatan,tembakan meriam,pengawal tombak dan Pakaian Istiadat.

Contoh Majlis

Istiadat Pertabalan,Istiadat Pembukaan Penggal Parlimen

ii. Majlis rasmi

Majlis anjuran Kerajaan, melibatkan pembesar utama negara dan masyarakat

Pakaian lazim adalah Lounge-Suit/baju Kebangsaan

Contoh Majlis

Majlis Maal Hijrah tahun 2003

11.

Majlis Tidak Rasmi

Majlis sederhana darisegi persiapan, jemputan dan tertib protokol

Masih mengikut tatacara sambutan,ucapan dan susunan tempat duduk

Pakaian lazim adalah pakaian kerja atau baju batik

Contoh majlis

Majlis Perpisahan Pegawai Kanan Kerajaan

Majlis Konsert Perdana PUSPANITA

Majlis Rasmi Swasta

Dianjur oleh syarikat, pertubuhan dan seumpamanya

Tetamu kehormat terdiri drpd kenamaan dan jemputan pelbagai golongan

Masih mengikut amalan protokol dengan sedikit kelonggaran aturcara dan pakaian.

Contoh majlis

Majlis Perletakan Batu Asas Cyberjaya oleh YAB PM

12.

Prinsip Penentuan Tetamu Kehormat

- Status majlis bergantung kpd kehadiran Tetamu Kehormat

- Tetamu Kehormat hendaklah bersesuaian dengan majlis

- SPB Yang di-Pertuan Agong paling sesuai untuk majlis Antarabangsa/Kebangsaan

- Raja/ Yang di-Pertua Negeri sesuai untuk majlis kebangsaan/negeri

- PM/TPM sesuai untuk majlis Antarabangsa/ Kebangsaan dan Negeri

Kategori Tetamu Kehormat

SPB Yang di-Pertuan Agong/SPB Raja Permaisuri Agong

DYMM Raja/TYT Yang di-Pertua Negeri

YAB Perdana Menteri/YAB Tim. Perdana Menteri

YB Menteri

YAB Menteri Besar/ Ketua Menteri

YB Timbalan Menteri

YB Menteri Negeri/Ahli Mesyuarat Kerajaan Negeri

Pegawai Kanan Kerajaan Persekutuan

Orang Kenamaan Negeri/Tempatan

Tetamu Kehormat 13.

Susunan keutamaan

Susunan ini wujud disemua peringkat bermula diperingkat Negara sehingga ke jabatan dan daerah

Asas kpd penghormatan dan adab dalam sesuatu majlis

Susunan Keutamaan Persekutuan

Dikutkuasa melalui warta P.U.(B) 29 bertarikh 22 Jan 1998

Senarai keutamaan masyarakat yang ditetapkan Kerajaan Persekutuan

Digunapakai dalam semua majlis rasmi Persekutuan

Penentuan jemputan,susunan tempat duduk, masa ketibaan dan sebutan hormat

14.

Susunan Keutamaan Negeri-negeri

Dikutkuasakan diperingkat negeri berkenaan

Senarai keutamaan masyarakat yang ditetapkan kerajaan negeri berkenaan

Digunapakai dalam semua majlis rasmi anjuran kerajaan negeri atau secara bersama dgn Kerajaan Persekutuan

Penentuan jemputan,susunan tempat duduk, masa ketibaan dan sebutan hormat

15.

Panggilan Hormat

Panggilan sewajarnya terhadap Tetamu Kehormat dan dif

Diguna pd kad jemputan, kad nama, sampul surat, teks juruacara dan teks ucapan

Panggilan hormat meliputi panggilan Turun-temurun,Diraja,Jawatan, Anugerah dan Keugamaan

Contoh: YM Tengku, YB Menteri, Y.Bhg. Datuk, Sahibus Samahah Mufti

BahasaDiraja

Surat Pekeliling Am Sulit Bil.3 Tahun 1993

Majlis yang dihadiri oleh SPB Yang di-Pertuan Agong

Majlis yang dihadiri Raja Melayu di negeri

16.

Protokol Majlis Rasmi Mengikut Lokasi

Majlis Persekutuan( SKP Persekutuan)

Berlangsung di W/Persekutuan/Negeri/Daerah

Majlis Bersama Persekutuan dan Negeri

( SKP Persekutuan dan negeri berkenaan)

Majlis Kerajaan Negeri( SKP Negeri)

Berlangsung di Negeri/Daerah

17.

Jenis Pakaian Bagi Majlis Rasmi Kerajaan

i. Pakaian lelaki

-Pakaian Istiadat Siang (Jaket Putih)

-Pakaian istiadat Malam (Mess Kit @ monkey jaket)

-Pakaian Black Tie

-Pakaian Kebangsaan Hitam/Pakaian Kebangsaan

-Pakaian Lounge Suit Gelap/ Lounge Suit

-Pakaian Kerja/Batik lengan Panjang

-Pakaian Casual

ii. Pakaian Wanita

-Pakaian Istiadat Siang(Jaket Putih)

-Pakaian Istiadat malam (Mess Kit)

-Pakaian Kerja

-Pakaian Baju Kurung

-Pakaian Baju Kebaya Labuh

18.

Penetapan Pakaian Bagi Majlis

i. Pakaian Istiadat Siang/Pakaian Kebangsaan Rasmi/Morning Coat

- Pertabalan,Mengarak Panji-panji

ii. Pakaian Istiadat malam/Pakaian Kebangsaan Rasmi atau Pakaian Kebangsaan Hitam/Black Tie

- Jamuan Negara

iii. Pakaian Kebangsaan Hitam/Lounge Suit Gelap

- Jamuan PM merai Ketua Kerajaan Asing

iv. Pakaian Kebangsaan/Lounge Suit

- Sambutan Maal Hijrah

v. Pakaian Kebangsaan Hitam/Lounge Suit Gelap

- Jamuan PM merai Ketua Kerajaan Asing

19.

Senarai Jemputan

i.Senarai Ringkas- Mengikut kumpulan jemputan

ii. Senarai Penuh-Mengikut Susunan Keutamaan

iii.Senarai Susunan Abjad-Mengikut Abjad

Jenis Jemputan

Jemputan seorang-Bila Tetamu Kehormat hadir seorang

Jemputan Berpasangan

Jemputan bercampur-jika tetamu dipentas berpasangan

20.

Bilangan Jemputan /Tetamu Kehormat

SPB Yang Di-Pertuan Agong-2,000 - 3,000

Raja/ Yang di-Pertua Negeri-1,500 2,000

PM/TPM-1,000 2,000

MB/KM/Menteri-500 1,000

Kaedah Jemputan

SPB Yang di-Pertuan Agong/DDYMM Raja/Permaisuri/TTYT Yang di-Pertua Negeri

- Warkah dibawa mengadap

YAB PM/TPM surat jemputan

YAB MB/KM surat jemputan

21.

Kad jemputan & jawapan

Diserta bersama pelekat kereta,pelan tempat& tempat duduk

Lazim mengandungi logo,jawatan tuan rumah,ruang nama jemputan,majlis,tempat,tarikh,masa, pakaian, no. telefon&fax,masa ketibaan dan aturcara

Kad jawapan lazim mengandungi ruang nama,catatan kehadiran,ruang tandatangan,tarikh dan alamat penuh penerima jawapan

Nama penerima ditaip disampul dgn anugerah dihujung dan penjuru kiri dgn no.rujukan

Jemputan untuk berpasangan ditulis nama pasangannya

Kad dihantar 3minggu sebelum majlis dan urusetia akan mengesah kehadiran jemputan dipentas 24 jam sebelum majlis

22.

Penetapan Masa

Mengawal perjalanan majlis

Tempoh sesuai 90-120 minit

Majlis malam mula jam 8.30 dan tamat 10.30mlm

Majlis petang tamat sebelum maghrib

Pembahagian Masa

Sambutan 10min

Persembahan 10-15min

Ucapan 25-35min

Perasmian/cenderamata 20-30min

Jamuan 20-25min

Meninggal majlis5min

23.

Pembaca Doa

Dibaca awal majlis dlm Bahasa Melayu/Inggeris/Arab dirostrum

Pembaca doa berdasarkan Tetamu kehormat

Cenderamata

Surat Pekeliling Am Bil. 7 1984 tidak menggalakkan pemberian

Boleh disampaikan dalam majlis/dlm bilik minum

Disampaikan oleh tuan rumah dengan tertib

24.

Menyambut Tetamu

Penyambut mudah dikenali tetamu

Ahli JK induk/Sambutan turut sama

Tetamu Kehormat disambut tuan rumah ke bilik menunggu bersama dif di pentas

Baris Penyambut/Kalungan Bunga

Tetamu Kehormat bersalam dgn AJK paling kanan semasa tiba dan paling akhir semasa meninggal majlis

Kalungan atau sematan bunga hendaklah dielakkan bagi tujuan keselamatan

25.

Pengiring

Kedudukan sedikit kedepan Tetamu Kehormat

Isteri tuan rumah mengiringi isteri Tetamu Kehormat

Pengiring juga boleh dikalangan pegawai kanan

Permaidani Merah

SPB Yang di-Pertuan Agong/Raja Permaisuri Agong

DYMM Raja-raja/Permaisuri&TYT Yang di-Pertua/isteri

YAB PM/isteri

YAB TPM/isteri

DYTM Raja Muda/Raja Puan Muda

26.

Bilik Menunggu

Majlis melibatkan TPM dan ke atas

Memudahkan penyelarasan dgn penyediaan dewan

Memperkenal dif yang akan berada dipentas

Lagu Kebangsaan

Naskah Diraja- Ketibaan &Kepulangan SPB Yang di-Pertuan Agong dlm Istiadat Rasmi

Naskah Ringkas-Ketibaan &Kepulangan SPB Raja Permaisuri Agong dlm Majlis Rasmi/kpd TYT dan diikuti Lagu Negeri

Naskah Pendek- Diakhir majlis selepas lagu negeri berkenaan dimainkan jika Agong/wakil tak hadir tetapi salah seorang Raja Melayu hadir dlm Majlis Rasmi Persekutuan

27.

Back Drop

Dlm Bahasa Melayu

B.Inggeris boleh diguna bagi majlis antarabangsa

Darjah Kebesaran tidak dicatat pada back drop

Rostrum

Lazimnya 3 rostrum-kiri/kanan dan satu untuk juruacara ditempat yang sesuai

Elakkan drpd meletak jambangan bunga diatas untuk mengelak ketidakselesan

Panduarah/ bilik air

Lokasi tempat duduk untuk semakan tetamu

Panduarah bilik air wajar diberi perhatian bagi tempat persendirian selain hotel

28.

Pembuka pintu kereta

Terdiri drpd polis tentera untuk SPB Yang di-Pertuan Agong

Polis untuk PM/TPM

Kerusi/meja

Kerusi yang sesuai hendaklah diguna-meja kecil didepan dgn bunga hiasan untuk mengelak pandangan langsung pada badan dif dipentas

Aturcara/Ketibaan/Ucapan

Aturcara dicetak pd kad jemputan

Jarak masa tiba tetamu &tetamu Kehormat 30minit

Ucapan dlm majlis dihad kpd 3 orang sahaja/bagi ucapan dasar masa boleh dipanjangkan kpd 1jam

Salutation dihad untuk 3orang sahaja

29.

Tanda Perasmian

Diucap akhir ucapan dan boleh disambut dengan pertunjukan laser dll.

Jamuan Ringan

Tempat yang sesuai mengikut jemputan tetamu kenamaan

Kedudukan semasa jamuan masih mengikut susunan keutamaan

Sidang Akhbar

Mengikut keperluan Tetamu Kehormat

Diselaras dgn pegawai akhbar Tetamu Kehormat

30.

Raptai

Untuk menyemak, menyelaras dan biasakan petugas dgn tempat

Boleh dibuat dgn lakon watak dan waktu sebenar

Juruacara

Menghebah acara yang akan berlaku

Teks disedia penganjur/tidak dibenar keluar drpd teks

Guna mic. berasingan dan mudah melihat semua pergerakandi majlis

Juruacara tak perlu minta izin Tetamu Kehormat untuk mengguna bahasa inggeris dll bahasa

31.

Buku Aturcara Pentadbiran

Buku panduan penagnjur kpd JK dan petugas

Catatan terperinci termasuk masa,perkara, nama pegawai,pelan, no.telefon pegawai penyelaras dll yg perlu

Buku Cenderamata

Terdapat kata aluan/aturcara/penghargaan

Diletak lebih awal di meja bagi Tetamu Kehormat

Bagi TPM dan ke atas, perlu disediakan penyampai dengan dulang apabila mereka telah duduk dgn selesa

32.

Susunan keutamaan

Susunan tempat duduk

Ketibaan dan kepulangan

Susunan dan kibaran bendera

Panggilan hormat

Pegawai perhubungan

Tertib pakaian

Format jamuan

elemen protokol dalam majlis 33.

Pasukan Perubatan

Bergantung kpd Tetamu kehormat

Hospital ass., Jururawat, attendan dan pemandu ambulan

Pasukan sokongan spt. St. Johns Ambulance

Pasukan Keselamatan

Fizikal (tempat majlis berlangsung)

Peribadi (tetamu kenamaan)

Trafik (laluan & parkir VIP)

34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. Sekian terima kasih