tatacara pengendalian fail rasmi

7/30/2019 TATACARA PENGENDALIAN FAIL RASMI

1/62


2/62

Panduan ini hendaklah diguna pakai oleh semuapenjawat awam dalam pengendalian fail kerajaan.

Panduan ini merangkumi kaedah Pengurusan surat rasmi

Pembukaan fail, Penggunaan kulit fail,

Memfailkan surat, meminitkan surat ke dalam kertasminit,

Menulis minit tindakan, Mencatatkan butiran pada kulit fail,

Penggunaan kulit fail sampul kecil,

Penutupan fail dan pembukaan kulit fail baru (Jilidsambungan).


3/62

1.4.1 Fail Rasmi Dokumen rasmi kerajaan yang dikandung,

disusun dengan teratur dan didaftarkan.

Fail ini diberi tajuk spesifik sepertimanayang telah ditetapkan dalam KlasifikasiFail


4/62

Kertas atau format yang dilampirkan disebelah kiri fail yang mencatatkan butirandan maklumat lampiran.

Ia boleh digunakan sebagai indeks kepadalampiran yang terkandung di dalam fail.

Kertas minit juga digunakan untuk

memberi arahan atau maklumbalas ringkaske atas lampiran yang berkenaan.


5/62

Kulit fail yang menepati format Am435A Pin. 1/82. Kulit fail yangdigunakan sebagai fail sementara

apabila fail asal tidak dapat dikesanatau

apabila lebih daripada seorang

pegawai perlu mengambil tindakansegera ke atas fail yang sama


6/62

Proses mengenalpasti danmengumpulkan maklumat secaralogikal ke dalam kategori/ kumpulan

yang sama atau seakan-akan sama, Di mana setiap satu kategori/kumpulan rekod itu dikenali dengan

identitinya sendiri.


7/62

Format yang disediakan bagi mendaftarFail Rasmi.


8/62

Kad kawalan yang merekodkanpergerakan fail di registri.


9/62

Simpan Dalam Perhatian/keep inview (KIV)

Arahan yang dikeluarkan oleh mana -mana pegawai kepada kakitangan registriuntuk menyimpan sementara sesebuahfail dan memajukan kembali fail tersebut

kepadanya pada tarikh yang ditetapkan,disebut juga sebagai bring forward(BF)


10/62

Unit atau bahagian khusus di sesebuahpejabat yang bertanggungjawabterhadap urusan surat-menyurat,

dokumen dan fail-fail.


11/62

Bilik penyimpanan, penyenggaraandan pengawalan fail-fail (rekod) aktifsahaja.


12/62

Bilik atau ruang khusus sebagai tempatsimpanan bagi menempatkan rekod-rekodsepara aktif dantidak aktif sementaramenunggu rekod-rekod tersebut dikaji

dan ditentukan tindakan pelupusan yangperlu diambil ke atasnya.


13/62

Sebuah bilik yang diperkuatkan untukmenempatkan fail-fail dan dokumenterperingkat jabatan dan agensi

kerajaan.


14/62

Bilik khas yang kukuh binaannya dimana ia tidak mudah untukdipecahkan atau dirobohkan.

Sesebuah Bilik Kebal dibina bertujuanuntuk melindungi aset-aset penting,aset-aset berharga, dokumen-

dokumen keselamatan, wang ataubarang berharga kerajaan.


15/62

Sesuatu pejabat Kerajaan Persekutuanatau mana-mana Negeri atau sesuatupejabat mana-mana kerajaan

tempatan, pihak berkuasa berkanunatau perusahaan Kerajaan.


16/62

Seseorang yang memegang jawatanatau pekerjaan dalam mana-manaperkhidmatan awam.


17/62

Seseorang pegawai yang dilantik dikalangan gred 27 atau setarafdengannya dan

Pelantikan ini hendaklah disahkan olehArkib Negara Malaysia.

Pegawai Rekod Jabatan bertanggungjawab dalam merancang, memantaudan melaksanakan program dan aktivitiberkaitan pengurusan rekod di jabatanmasing-masing.


18/62

Seseorang pegawai yang dilantik olehseorang Menteri, Menteri Besar atauKetua Menteri sesuatu negeri melalui

suatu perakuan di bawah suratanrasmi untuk mengkelaskan maklumatatau bahan sebagai Rahsia, Sulit,

atau Terhad mengikut mana yangberkenaan selaras dengan Seksyen 2B,Akta Rahsia Rasmi 1972.


19/62

2. PEMBUKAAN DAN PENUTUPAN FAIL Pembukaan fail

meliputi aktiviti pembukaan fail baru, failsementara, memasukkan kandungan,

mencatatkan butiran di kertas minit, danmengawal pergerakan fail.

Penutupan fail pula meliputi aktiviti mengenalpasti fail-fail yang

boleh ditutup, penutupan dan pengasingan failbagi tujuan pelupusan.


20/62

Kepentingan Pengurusan Fail Surat dan dokumen jabatan perlu

dikandungkan kedalam fail yangdidaftarkan menggunakan kulit fail yangditetapkan

Penggunaan fail membolehkan maklumat

yang terkandung di dalamnya dikawal dandicapai dengan cepat dan tepat bila diperlukan

Patuhi prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib NegaraMalaysia


21/62

2.1.1 Fail dibuka apabila: i. Fail yang diperlukan belum ada; ii. Fail asal ditutup dan bersambung pada kulit

fail jilid baharu; iii. Fail asal tidak dapat dikesan; iv. Fail asal didapati rosak dan perlu digantikan

dengan kulit baharu; v. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat

awam; dan vi. Skima klasifikasi fail dirombak atau

bertukar kepada sistem klasifikasi yangbaharu.


22/62

Surat dan dokumen yang diwujudkan atauditerima hendaklah dikandungkan dengan

segera ke dalam fail yang betul supaya ianyamudah dikawal, dikesan dan diambil tindakan.

Sebelum fail baharu dibuka, semak rujukantuan atau baca isi kandungan surat atau semak

klasifikasi fail. Sekiranya fail berkenaan telah ada, kandungkan

surat atau dokumen tersebut ke dalamnya,

Sekiranya fail berkenaan belum ada, fail baharu

hendaklah dibuka.


23/62

Terdapat lima (5) jenis kulit fail yangdigunakan oleh pejabat awam.Jenis kulit fail tersebut adalah seperti

berikut:

a. TERBUKA : Kulit fail berwarna putih(Am 435 - Pin. 1/80)

b. SAMPUL KECIL :Kulit fail berwarna kuning (Am 435A Pin. 1/82)


24/62

TERHAD : Kulit fail berwarna putih (Am 435Pin. 1/80)

dengan cop TERHAD

SULIT: Kulit fail berwarna hijau (Am 436)

RAHSIA : Kulit fail berwarna merah jambu berpalang merah

(Am 437)

RAHSIA BESAR : Kulit fail berwarna kuning muda, berpalang merah

(Am 438)


25/62

2.1.3.1 Semakan teliti perlu dibuat sebelumsesebuah fail baharu dibuka bagimengelakkan berlakunya perkara-perkaraberikut;

(i) Pewujudan dua fail dengan tajuk dannombor rujukan fail yang sama;

(ii) Pewujudan dua fail dengan tajuk yang sama

tetapi nombor rujukan fail yang berlainan;

dan (iii) Pewujudan dua fail dengan tajuk berlainan

tetapi nombor rujukan fail yang sama.


26/62

2.1.3.2 Bagi mengelakkan perkara i, ii dan iiidi atas berlaku, langkah-langkah berikut

hendaklah diambil:

(i) Baca isi kandungan surat dengan cermat dan

semak perkara utama dalam surat;

(ii) Semak Klasifikasi Fail bagi menentukan tajukfail dan nombor rujukan fail;

dan

(iii) Buka kulit fail baharu menggunakan jeniskulit fail yang sesuai,

- catatkan tajuk fail dan nombor rujukan failselaras dengan (ii) diatas;


27/62

2.1.3.3 Tebuk lubang di sudut atas sebelahkiri kulit fail 2.5sm dari penjuru kiri danatas. (Lihat Contoh)

2.1.3.4 Masukkan tali hijau dan kertas

minit.

2.1.3.5 Daftarkan fail baharu dibuka kedalam Daftar Fail.


28/62

2.2.1 Tajuk Fail Dan Nombor Rujukan Fail Tajuk fail dan Nombor Rujukan Fail hendaklah

dicatatkan pada kulit fail dengan jelas

menggunakan dakwat kekal warnahitam atau biru seperti gambarajah di bawah.


29/62


30/62

Catatkan nombor rujukan fail lain yang adahubungkait dengan fail ini umpamanya faildasar, mesyuarat, jawatankuasa, undang-undang, peraturan dan sebagainya bagitujuan rujuk silang.

Di samping itu sekiranya ada rombakankepada skima klasifikasi fail catatkan

nombor rujukan fail lama di kulit fail baharudan nombor rujukan fail baharu di kulit faillama.


31/62

Catatkan indeks perkara utama bagisesuatu fail yang baharu dibuka diruang ini selaras dengan sistem

klasifikasi fail


32/62

Catatkan tarikh dokumen kandunganpertama di ruang ini.

Tarikh kandungan adalah tarikh surat ataudokumen dan bukan tarikh penerimaanatau pun tarikh kandungan didaftarkan kedalam fail ini.


33/62

Tarikh dokumen kandungan terakhir dicatatdi ruang ini apabila fail ditutup.

Tarikh kandungan terakhir adalah tarikh

dokumen atau surat dan bukan tarikhpenerimaan atau pun tarikh kandungandidaftarkan ke dalam fail ini.


34/62

Butiran ini adalah perihal pergerakan fail. Catatkan dengan jelas singkatan namajawatan pegawai yang menggunakan

fail ini untuk mengambil tindakan dantarikh fail itu dihantar kepada beliau.

Butiran yang sama perlu juga dicatatkanpada Kad Pergerakan Fail (Registri 1) sepertidi rajah 2.5.


35/62


36/62

2.3.1 Dokumen yang hendak difailkan perlu : i. Cap penerimaan surat

Cap Rasmi Jabatan dan tarikh terima surat/dokumen di

ruang yang kosong; ii. Daftar surat dalam buku daftar penerimaan surat;

iii. Ditebuk di penjuru atas sebelah kiri (sila rujukcontoh di bawah);

iv. Kandungkan dokumen di sebelah kanan failmenggunakan tali Hijau (green tag); dan


37/62

v. Catatkan nombor kandungan di penjuru atas

sebelah kanan sebagai nombor kandungan fail.

Dokumen terawal diberi nombor kandungan dan dibulatkan. Dokumen-dokumen berikutnya akan

diberi nombor kandungan seturut dan dibulatkan.

Nombor lampiran bagi surat masuk hendaklah ditulis

dengan pen berdakwat merah, manakala

Nombor lampiran bagi surat keluar ditulis dengan pen

berdakwat biru atau hitam.

vi. Surat/dokumen diminit atau direkodkan ke dalamkertas minit (Rujuk perkara 2.4.1 dan 2.4.2)


38/62


39/62


40/62

Kertas minit Surat

Kulit Fail

1


41/62

1. Untuk mengkandungan surat dan dokumenlampiran yang disusun seturut mengikuttarikh transaksi Setiap kandungan diberi nombor lampiran dan

direkodkan di atas kertas minit Dakwat merah bagi surat dan dokumen lampiran yang

diterima

Dakwat biru atau hitam bagi surat yang keluar.

2. Mencatat segala arahan dan keputusanberhubung dengan sesuatu perkara yangdiuruskan


42/62

2.4.1 Merekodkan surat masuk dan surat keluar:

Kandungan di dalam fail hendaklah didaftarkanke dalam kertas minit bagi tujuan kawalan

pada peringkat dokumen seperti berikut:


43/62

(i) Kandungan (surat masuk) hendaklahdicatatkan :

Surat daripada (Surat drp....)

bertarikh (bth.....)

difailkan pada (d/f pd.....)

Ditulis menggunakan pen dakwat merah

seperti berikut:

Surat drp. _______bth._______d/f pd._______


44/62

(ii) Kandungan (surat keluar) hendaklahdicatatkan

Surat kepada (Surat kpd....)

bertarikh (bth.......)

difailkan pada (d/f pd.....)

Ditulis menggunakan pen dakwat biru/hitamseperti berikut:

Surat kpd. _______bth._______d/f pd.______

Kedua-dua format di atas boleh ditulistangan atau menggunakan cap getah.


45/62


46/62

Kebiasaan menulis minit tindakan di atasdokumen masuk/keluar yang diamalkansekarang perlu diubah.

Kertas Minit hendaklah digunakan oleh

pegawai untuk mencatat arahan, keputusanatau maklumbalas ringkas yang berkaitan

dengan sebarang kandungan yang terdapat didalam sesebuah fail untuk tindakan pegawaiyang lain.


47/62

i. Nyatakan nombor lampiran yang dirujuk; ii. Catatkan singkatan nama jawatan pegawai yang

diminitkan;

iii. Minit tindakan ditulis dengan ringkas dan jelas.

Minit tindakan ini boleh ditulis dengan tanganatau ditaip.

iv. Penulis minit perlu menandatangan ringkas

serta mencatat singkatan nama jawatan pegawai

dan tarikh

v. Minit tindakan tidak boleh ditulis di atas surat

/dokumen masuk atau keluar.


48/62

2.4.3 Minit Bebas:

Sekiranya arahan, keputusan ataumaklumbalas ini perlu diperincikan danmelebihi separuh kertas minit ianya

hendaklah ditaip di kertas lain sebagai MinitBebas.

Minit Bebas ini hendaklah didaftarkan dan

difailkan sebagai kandungan berikutnya didalam fail tersebut.

C t h Mi it B b


49/62

Contoh Minit Bebas


50/62

BILIK REGISTRI/BILIK FAIL

PENGGUNA (PEGAWAI)

PEGAWAI LAIN

}ADA KAWALAN

} TIADA KAWALAN


51/62

2.5.1 Kad pergerakan fail yang digunakanuntuk mengawal pergerakan fail hendaklahdimasukkan ke dalam fail di antara kertasminit dengan lampiran menggunakan tali

hijau semasa fail tersebut disimpan diregistri. 2.5.2 Apabila fail tersebut diminta oleh

pegawai untuk tindakannya kad ini hendaklahdikeluarkan dan dicatatkan butiran

pergerakan fail. 2.5.3 Apabila fail dikembalikan ke registri kad

ini hendaklah dimasukkan semula ke dalamfail.


52/62


53/62

Kulit fail rosak perlu diperbaiki atau digantidengan kulit fail baharu.

Sekiranya terdapat catatan penting di atas kulitfail yang rosak, kulit hadapan fail berkenaan

hendaklah dipotong dan dimasukkan ke dalamkulit fail yang baharu dibuka.

Sekiranya tidak ada apa-apa catatan pentingkulit fail yang rosak itu boleh dimusnahkan.


54/62

Fail ditutup apabila : 3.1 Mencapai ketebalan 4sm ; atau

3.2 Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran;

3.3 Fail yang tidak dirujuk dalam masa 5 tahun dan

tidak lagi dikehendaki untuk pentadbiran harian; 3.4 Fail telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut

yang perlu diambil ke atas fail tersebut (fail Kes);

3.5 Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam;

3.6 Skima klasifikasi fail dirombak semula danbertukar kepada sistem baharu; dan

3.7 Sesuatu pejabat awam ditamatkan fungsi dan tidaklagi beroperasi;


55/62


56/62


57/62


58/62

Sampul kecil dibuka apabila : 4.1 Fail Tidak Dapat Dikesan.

4.1.1 Apabila surat yang diterima memerlukantindakan segera tetapi fail tidak dapat dikesan,

sampul kecil hendaklah dibuka sebagai failsementara menggantikan fail asal;

4.1.2 Sampul kecil yang dibuka perlumenggunakan nombor dan tajuk yang sama

dengan fail asal; 4.1.3 Sekiranya fail asal telah dijumpai, sampul

kecil hendaklah dimasukkan ke dalam failtersebut sebagai satu kandungan;


59/62

4.1.4 Sekiranya fail asal masih lagi tidak dapatdikesan dalam tempoh 3 bulan, satu kulit failbaharu hendaklah dibuka dan diberi nombor Jilidberikutnya. Sampul kecil dimasukkan ke dalam fail baharu ini sebagai

kandungan berikutnya; dan

4.1.5 Sekiranya fail asal dijumpai selepas failbaharu sudah dibuka, fail asal tersebut hendaklahditutup dan diikat bersama untuk satu jangkawaktu yang bersesuaian sebelum diasingkan untuktindakan pelupusan


60/62

4.2 Dua atau lebih pegawai menggunakan failpada masa yang sama. 4.2.1 Apabila sesuatu surat perlu diambil tindakan

segera oleh lebih daripada seorang pegawai padamasa yang sama,sampul kecil boleh dibuka untukkegunaan pegawai.

4.2.2. Lampiran yang diperlukan oleh pegawaisahaja yang dibuat salinan dan dimasukkan kedalam sampul kecil untuk tindakan pegawaiberkenaan.

4.2.3. Selepas tindakan selesai, sampul kecildimasukkan ke dalam fail sebagai satu kandungan.


61/62

61 RKPS Khid.Nasihat 1/04

ARKIB NEGARA MALAYSIA

CAWANGAN KEDAH DAN

PERLIS

ALOR MERAHO5250 ALOR STAR

KEDAH DARUL AMAN

Telefon(Talian Terus) - 04-7204201Fak - 04-7340235Website - www.arkib.gov.myEmail - [email protected]

5. KHIDMAT NASIHAT
http://www.arkib.gov.my/http://www.arkib.gov.my/


62/62

SESI SOAL-JAWAB

tatacara pengendalian fail rasmi

Documents