Prosedur pemberian maklumat 2019

smartrac-group.com

1 Mengapa Smartrac mewujudkan prosedur pemberian maklumat ini 3

2 Kepada siapa prosedur pemberian maklumat ini terpakai 3

3 Bilakah anda harus melaporkan sesuatu? 4

4 Bagaimanakah anda harus melaporkan sesuatu? 4

5 Dengan siapa anda harus bercakap? 5

6 Maklumat apa yang kami perlukan daripada anda? 6

7 Bagaimana dengan kerahsiaan? 7

8 Tiada diskriminasi untuk pemberi maklumat! 7

9 Apakah perbezaan antara pemberian maklumat dan aduan? 8

Isi Kandungan

Prosedur pemberian maklumat _ 2

1 Mengapa Smartrac mewujudkan prosedur pemberian maklumat ini

Integriti, keadilan, kejujuran, keterbukaan, kesopanan dan rasa hormat – ini adalah prinsip asas aktiviti perniagaan Smartrac. Prosedur pemberian maklumat Smartrac (“Prosedur”) diwujudkan untuk memberi semua pekerja peluang untuk mengutarakan kebimbangan dalaman dengan cara yang bertanggungjawab dan berkesan apabila mereka mengetahui maklumat mengenai perkara yang mereka fikir tidak wajar atau menyalahi undang-undang. Prosedur ini menggambarkan keutamaan yang tinggi dalam mempunyai tingkah laku sempurna yang beretika dan mematuhi undang-undang untuk Smartrac. Ia bertujuan untuk membantu pekerja yang percaya mereka telah mengesan tindakan yang tidak dibenarkan atau menyalahi undang-undang dan memberikan mereka peluang untuk mengutarakan kebimbangan dalaman syarikat dengan betul. Pada masa yang sama, ia juga melindungi pemberi maklumat daripada diskriminasi.

Ia tidak bertujuan untuk pemeriksaan aduan. Ini akan terus dikendalikan oleh jabatan sumber manusia Smartrac.

2 Kepada siapa prosedur pemberian maklumat ini terpakai

Prosedur ini terpakai kepada semua pekerja,pengurus, ahli lembaga dan ahli lembaga penyeliaan syarikat Smartrac N.V., serta kepada semua anak syarikat dan syarikat gabungan (“Smartrac”).

Pihak luar seperti pembekal, pelanggan, pembekal perkhidmatan, perunding luar dan sebagainya, juga boleh menggunakan prosedur ini untuk melaporkan tingkah laku atau aktiviti pekerja dan ahli lembaga dan ahli lembaga penyeliaan Smartrac yang tidak wajar dan menyalahi undang-undang.

Prosedur pemberian maklumat _ 3

3 Bilakah anda harus melaporkan sesuatu?

Anda harus sentiasa melaporkan jika anda mempunyai sangkaan atau bukti tingkah laku yang tidak wajar atau menyalahi undang-undang (“pelanggaran peraturan”). Beberapa contoh di sini ialah:

Tindakan yang menyalahi undang-undang, seperti penipuan atau penyelewengan,

Pelanggaran polisi dalaman, prosedur dan peraturan lain, Amalan perakaunan yang boleh dipersoalkan, Ketaksamaan dalam audit, audit buku atau audit penutupan.

4 Bagaimanakah anda harus melaporkan sesuatu?

Tiada penyelesaian untuk ini. Anda harus melaporkan sangkaan anda dengan setiap cara yang sesuai dengan anda, seperti melalui pos, e-mel, faks, telefon atau perbincangan secara peribadi.

Prosedur pemberian maklumat _ 4

5 Dengan siapa anda harus bercakap?

Jika anda mempunyai kebimbangan, anda boleh menghubungi mana-mana individu atau pekerjaan berikut:

1. Anda boleh menghubungi penyelia anda.

2. Jika anda tidak boleh atau tidak mahu melaporkan kepada penyelia anda, anda boleh melaporkan kebimbangan anda terus kepada Ketua Pegawai Pematuhan.

Ketua Pegawai PematuhanDr. Benedict v. Saint AndréNaib Presiden Kanan Undang-Undang & Pematuhan

Kumpulan Teknologi SmartracKarlsruher Strasse 370771 Leinfelden-EchterdingenGermanyPejabat: +49 711 656926176Faks: + 49 711 656 926 11Emel: benedict.saintandre@smartrac-group.com

Prosedur pemberian maklumat _ 5

3. Jika anda mahu kekal tanpa nama, anda juga boleh menghubungi Ombudsman Smartrac.

OMBUDSMANN SMARTRAC

Dr. Andreas Kark LL.M.Peguam

Lichtenstein 1272160 Horb am Neckar, JermanPejabat: +49 (0) 7482 93 77 999Faks: +49 (0) 7482 92 96 96

Ombudsman Smartrac ialah seorang peguam bebas yang beroperasi di Jerman, yang terikat dengan kerahsiaan profesional dan dapat menjamin kerahsiaan dan kekal tanpa nama sepenuhnya. Kami menjamin pekerja kami bahawa ombudsman tidak dibenarkan mendedahkan identiti mereka walaupun atas permintaan daripada Smartrac.

“Prosedur pemberian maklumat juga boleh digunakan oleh pihak ketiga untuk melaporkan

pelanggaran peraturan.”

6 Maklumat apa yang kami perlukan daripada anda?

Anda harus memberikan banyak maklumat dan maklumat terperinci yang mungkin dapat membantu Smartrac dalam siasatan. Laporan tersebut harus mengandungi banyak maklumat mengenai pelanggaran peraturan tersebut, individu yang terlibat, kemungkinan saksi, serta maklumat tambahan lain yang berkaitan dengan keadaan tersebut. Jangan cuba untuk mendapatkan akses kepada bukti atau dokumen yang anda tidak dibenarkan untuk mengakses.

Prosedur pemberian maklumat _ 6

7 Bagaimana dengan kerahsiaan?

Semua laporan pelanggaran peraturan dan prosedur siasatan berikutnya adalah sangat sulit.

Ketua Pegawai Pematuhan akan melaporkan kepada ahli lembaga Smartrac mengenai semua pelanggaran peraturan dan keadaan yang disyaki, sambil mengekalkan identiti pemberi maklumat semasa semua peringkat proses.

Kami meminta pekerja kami supaya tidak mendedahkan secara terbuka sebarang pelanggaran peraturan yang mereka mungkin atau mungkin tidak mahu melaporkan di dalam atau di luar syarikat dalam apa jua bentuk. Untuk melindungi kerahsiaan untuk pemberi maklumat, serta prosedur itu sendiri, anda tidak boleh bercakap dengan rakan atau rakan sekerja mengenai keadaan yang berkenaan. Smartrac tidak dapat menjamin tanpa nama pemberi maklumat yang bercakap sendiri dengan orang lain mengenai pelanggaran peraturan yang disyaki.

8 Tiada diskriminasi untuk pemberi maklumat!

Semua pekerja yang melaporkan pelanggaran peraturan yang mereka sangat yakin (“dengan niat baik”) atau yang membantu dalam penjelasan pelanggaran peraturan sedemikian, dilindungi sepenuhnya daripada semua diskriminasi.

Smartrac tidak akan bertolak ansur dengan ancaman, gangguan, atau diskriminasi terhadap pemberi maklumat daripada pekerja lain, dan juga Smartrac tidak akan menurunkan pangkat, menangguhkan atau memecat pemberi maklumat tersebut.

Sesiapa yang melihat atau perhatikan tindakan sedemikian harus segera melaporkannya kepada Ketua Pegawai Pematuhan.

Prosedur pemberian maklumat _ 7

9 Apakah perbezaan antara pemberian maklumat dan aduan?

Pemberian maklumat berlaku apabila anda melaporkan kebimbangan mengenai bahaya atau perkara yang menyalahi undang-undang yang tidak berkaitan dengan anda secara peribadi. Oleh sebab itu, pemberi maklumat selalunya tidak mempunyai kepentingan peribadi dalam kesan penyiasatan sedemikian untuk kepentingan mereka. Oleh sebab itu, pemberi maklumat tidak boleh selalunya dijangkakan untuk membuktikan kebenaran tuntutan mereka. Mereka melaporkan kebimbangan supaya mereka dapat dilayan oleh orang lain dan tindakan yang diperlukan dapat dilakukan. Pada masa yang sama terdapat perbezaan untuk aduan. Seseorang mengadu apabila dia merasakan dirinya dilayan dengan teruk. Kerana dia fikir dia telah dicederakan dalam hak pekerja individu. Berbeza dengan pemberi maklumat, pengadu tersebut mengakui kecederaan peribadi dan, berdasarkan perkara tersebut, diharapkan dapat membuktikan tuduhannya.

Prosedur pemberian maklumat _ 8

Prosedur pemberian maklumat 2019

Smartrac-group.com