prosedur audit dalaman - akmal.gov.myw) 03 - audit dalaman.pdf · dan membuat penambahbaikan...
TRANSCRIPT
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 1 / 20
PROSEDUR AUDIT DALAMAN
PK (W) AKMAL. 03
Disediakan oleh:
………………………………….
(Tandatangan)
Nama : Saidi Ismail
Jawatan : Penolong Kanan
Pengarah Kastam I
Tarikh :
Diluluskan oleh:
……………………………………….
(Tandatangan)
Nama : Rosinah Ali
Jawatan :Timbalan Pengarah AKMAL
Tarikh :
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 2 / 20
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.
Tarikh
No. Kandungan Muka
surat Bentuk Pindaan
Tarikh
Diluluskan
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 3 / 20
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini memberi garis panduan bagi memastikan pelaksanaan audit
dalaman AKMAL dilaksanakan dengan terancang dan berkesan bagi menilai
dan membuat penambahbaikan berterusan ke atas sistem pengurusan kualiti
serta memenuhi matlamat dan piawaian yang ditetapkan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai bagi semua aktiviti audit dalaman di AKMAL. Ia
digunapakai oleh Wakil Pengurusan, Timbalan Wakil Pengurusan, Ketua
Sistem Audit (KSA) dan Juruaudit Dalaman untuk merancang, melaksana dan
menilai keberkesanan sistem pengurusan kualiti di AKMAL.
3.0 RUJUKAN
3.1 MK.AKMAL.04:
3.1.1 Seksyen 8.2.2 Audit Dalaman
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 4 / 20
4.0 DEFINISI
4.1 AUDITI
Merupakan pihak yang diaudit berkaitan bidang tanggungjawab di
dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti. Semua kakitangan
AKMAL yang terlibat dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti
berpotensi untuk dijadikan sebagai auditi. Auditi juga boleh dilantik
menjadi Juruaudit Dalaman untuk skop Audit Dalaman yang di luar
tanggungjawabnya.
4.2 PASUKAN AUDIT DALAMAN
Satu kumpulan juruaudit dalaman yang terdiri sekurang-kurang 2
orang yang ditugaskan untuk melakukan kerja-kerja audit ke atas
Sistem Pengurusan Kualiti di AKMAL. Anggota-anggota di dalam
Pasukan Audit Dalaman mestilah mempunyai sijil latihan audit dalaman
atau mana-mana dokumen yang setaraf dengannya dan bebas
daripada skop yang akan diaudit.
4.3 KETUA SISTEM AUDIT
Salah satu jawatan yang diwujudkan di dalam hirarki pelaksanaan
Sistem Pengurusan Kualiti di AKMAL. Ketua Audit Dalaman berperanan
untuk merancang audit dalaman, melatih Pegawai Audit Dalaman,
mengumpulkan maklumat audit dalaman yang dilaksanakan oleh
Pegawai Audit Dalaman, dan melaporkan maklumat yang diperolehi
tersebut kepada Wakil Pengurusan.
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 5 / 20
4.4 AUDIT SUSULAN
Suatu proses pengauditan semula ke atas ketidakpatuhan prosedur
yang dikenalpasti semasa pelaksanaan audit dalaman yang terdahulu.
4.5 KETIDAKPATUHAN
Mana-mana tindakan yang dibuktikan melalui rekod yang tidak
mematuhi keperluan di dalam SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO
9001 AKMAL
Terdapat 3 kategori ketidakpatuhan sebagaimana berikut:-
(a) Major:
Ketidakpatuhan ke atas mana-mana prosedur / keperluan
standard / pekeliling dan perundangan yang telah menjejaskan
produk akhir / perkhidmatan dan memberi kesan buruk kepada
sistem keseluruhannya.
(b) Minor:
Ketidakpatuhan / kepincangan yang telah berlaku kerana tidak
patuhi prosedur / keperluan standard / pekeliling atau
perundangan yang belum menjejaskan produk akhir /
perkhidmatan secara langsung atau sistem keseluruhannya
(c) Pemerhatian:
Sebarang kepincangan yang berlaku ekoran dari prosedur /
pekeliling yang tidak jelas. Ia belum menjejaskan sistem
samada secara langsung atau tidak langsung.
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 6 / 20
5.0 SINGKATAN
5.1 AD - Audit Dalaman
5.2 KSA - Ketua Sistem Audit
5.3 WP - Wakil Pengurusan
5.4 TWP - Timbalan Wakil Pengurusan
5.5 JD - Juruaudit Dalaman
5.6 PAD - Pasukan Audit Dalaman
5.7 KJ - Ketua Jabatan
5.8 P - Pendaftar
5.9 MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
5.10 SPK - Sistem Pengurusan Kualiti
5.11 KJAD - Ketua Juruaudit Dalaman
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 7 / 20
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNG
JAWAB
TINDAKAN
WP
1.
2.
PERANCANGAN AUDIT DALAMAN TAHUNAN
Lantik KSA dan JD dan keluarkan surat lantikan.
Arahkan KSA rancang dan sedia Jadual Audit
Tahunan seperti Lampiran A.
KSA 3.
4.
Draf Jadual Audit Tahunan berdasarkan kepada
input-input yang berikut:-
a) Skop pelaksanaan Audit Dalaman.
b) Bilangan prosedur dan Jabatan / Pejabat
Pendaftar yang perlu diaudit.
c) Bilangan JD yang akan membuat auditan.
d) Objektif audit.
e) Bilangan audit yang perlu dilaksanakan.
f) Tarikh audit.
Serahkan draf Jadual Audit Tahunan kepada TWP
untuk semakan.
TWP
5.
Semak dan jika perlu, arahkan KSA untuk membuat
pindaan ke atas Jadual Audit Tahunan.
6.
Bentangkan draf akhir Jadual Audit Tahunan kepada
WP untuk kelulusan.
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 8 / 20
TANGGUNG JAWAB
TINDAKAN
WP
7.
Luluskan draf akhir Jadual Audit Tahunan.
KSA
8.
9.
10.
PERSIAPAN SEBELUM KERJA AUDIT
DALAMAN
Rancang dan sediakan latihan kepada JD.
Lantik PAD dan KJAD.
Tentukan skop dan objektif PAD .
KSA
11.
Maklumkan kepada KJ dan P mengenai AD yang akan
dilaksanakan serta keperluan-keperluan AD yang
berkaitan melalui surat/memo. Perkara-perkara yang
dimaklumkan adalah seperti berikut:
i. objektif Audit Kualiti Dalaman
ii. jadual untuk mengadakan Audit Kualiti
Dalaman
iii. proses-proses yang hendak diaudit
iv. kerjasama yang dipohon daripada Jabatan
/ Pejabat Pendaftar
v. hal-hal lain
JD
12.
Fahamkan standard piawaian, Manual Kualiti, Prosedur-
prosedur kualiti, Arahan Kerja dan dokumen dokongan
berkaitan di mana skop kerja AD akan dilaksanakan.
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 9 / 20
TANGGUNG JAWAB
TINDAKAN
13.
Sedia dan lengkapkan peralatan audit iaitu Senarai
Semak seperti di Lampiran B jika perlu, Borang
Ketidakpatuhan, format Laporan Audit, alatulis
serta lain-lain peralatan yang diperlukan.
KJAD
14.
MELAKSANA KERJA AUDIT DALAMAN
Adakan Mesyuarat Pembukaan AD dengan KP/P
yang akan diaudit dengan mengambil kira keperluan-
keperluan berikut:
i. memperkenalkan anggota Pasukan Audit
Dalaman kepada pegawai-pegawai kanan
Jabatan / Pejabat Pendaftar yang hendak
diaudit.
ii. penerangan mengenai skop dan objektif
auditan
iii. memberi taklimat ringkas kaedah dan
prosedur yang digunakan untuk
menjalankan audit
iv. membentuk perhubungan rasmi antara
Pasukan Audit Kualiti Dalaman dengan
Jabatan Pengajian / Pejabat Pendaftar
yang hendak diaudit
v. mengesahkan bahawa sumber dan
kemudahan yang diperlukan oleh Pasukan
Audit Kualiti Dalaman disediakan
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 10 / 20
TANGGUNG JAWAB
TINDAKAN
vi. menetapkan tarikh dan masa untuk
mesyuarat penutup dan mesyuarat
sampingan antara Pasukan Audit Kualiti
Dalaman dan pegawai kanan pihak yang
hendak diaudit
vii. menjelaskan apa-apa keraguan yang
timbul dari perancangan audit.
PAD
15.
16.
17.
Laksanakan kerja-kerja audit berdasarkan Senarai
Semak, jika perlu.
Kumpul bukti-bukti audit melalui proses temuduga,
pemerhatian atau pemeriksaan dokumen.
Catatkan butiran ketidakpatuhan di dalam Borang
Ketidakpatuhan seperti di Lampiran C.
KJAD
18.
Adakan Mesyuarat Penutup AD dengan Jabatan /
Pejabat Pendaftar yang berkaitan. Bincangkan
mengenai perkara-perkara berikut:
i. memaklumkan penemuan ketidakpatuhan
termasuk ketidakpatuhan yang berulang
ii. mendapatkan persetujuan anggota
Jabatan / Pejabat Pendaftar yang diaudit
mengenai perkara dalam perenggan (i).
iii. mendapatkan persetujuan mengenai
jangka masa untuk melaksanakan
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 11 / 20
TANGGUNG JAWAB
TINDAKAN
19.
20.
tindakan segera dan tindakan
pembetulan.
Tetapkan tarikh untuk membuat Audit Susulan.
Lapor ketidakpatuhan kepada KSA.
KSA
21.
Arahkan PAD untuk membuat Audit Susulan.
PAD
22.
23.
MELAKSANA KERJA AUDIT SUSULAN
Jalankan audit susulan bagi mengesahkan tindakan
pembetulan yang dipersetujui telah dilaksanakan oleh
pihak yang diaudit.
Sekiranya tindakan segera dan pembetulan telah
diambil, laporkan perkara-perkara yang disemak dan
sahkan bahawa pengauditan ke atasnya telah selesai
dalam Laporan Audit Dalaman seperti Lampiran D.
KJAD
24.
PENYEDIAAN LAPORAN AUDIT DALAMAN
Sedia dan serahkan Laporan Audit Dalaman kepada
KSA untuk semakan .
KSA
25.
Bincangkan penemuan dengan KJAD (jika perlu).
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 12 / 20
TANGGUNG JAWAB
TINDAKAN
KSA
26.
27.
28.
Kumpulkan semua Laporan Audit Dalaman yang
diterima.
Kemaskini Buku Log Laporan Audit.
Sediakan Laporan Keseluruhan Audit Dalaman
yang mengandungi analisis NCR VS Standard atau NCR
VS Jabatan, aktiviti audit dalaman, status penutupan
NCR dan status tindakan segera dan pembetulan dan
serahkan kepada TWP.
TWP
29.
Semak Laporan Keseluruhan Audit Dalaman dan
serahkan kepada WP.
WP
30.
31.
Bincang dengan TWP mengenai Laporan
Keseluruhan Audit Dalaman jika perlu.
Bentangkan Laporan Keseluruhan Audit Dalaman
di dalam MKSP untuk mengenalpasti tindakan
pembetulan dan pencegahan.
KSA
32.
33.
PENYIMPANAN REKOD AUDIT DALAMAN
Kemaskini rekod-rekod berkaitan AD.
Simpan rekod-rekod berkaitan AD
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 13 / 20
7.0 CARTA ALIRAN KERJA
PERANCANGAN AUDIT DALAMAN TAHUNAN
MULA
Selesai
Lantik KSA dan JD dan arahkan KSA sediakan Jadual Audit Tahunan
Serahkan draf Jadual Audit Tahunan kepada TWP untuk semakan
Draf Jadual Audit Tahunan
Tidak
Perlu pindaan?
Luluskan draf akhir Jadual Audit Tahunan
Semak Jadual Audit Tahunan
Bentang draf akhir Jadual Audit Tahunan kepada WP untuk kelulusan
Pinda Jadual Audit Tahunan
Ya
WP
KSA
KSA
TWP
KSA
TWP
TWP
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 14 / 20
PERSIAPAN SEBELUM KERJA AUDIT DALAMAN DAN
PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN
MULA
Selesai
Rancang dan sediakan latihan kepada JD
Tentukan skop dan objektif AD
Lantik PAD dan Ketua PAD
Fahamkan standard piawaia, MK dan Prosedur berkaitan dan sedia dan lengkapkan peralatan audit, alatulis dll.
Laksanakan kerja-kerja audit, kumpulkan bukti-bukti audit secara bertulis, temuduga, pemeriksaan dokumen atau pemerhatian
Maklumkan kepada KJ /P mengenai AD yang akan dilaksanakan serta keperluan yang berkaitan
Catitkan butiran ketidakpatuhan dan tindakan pembetulan
Lapor ketidakpatuhan kepada KSA
Adakan Mesyuarat Pembukaan AD dengan KJ/P yang akan diaudit
Tetapkan tarikh untuk membuat Audit Susulan
Arahkan PAD untuk membuat Audit Susulan
KAD
KSA
KSA
KSA
JD
KJAD
PAD
PAD
KJAD
KJAD
KJAD
KSA
Adakan mesyuarat penutup AD dengan KJ/P yang berkaitan
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 15 / 20
AUDIT SUSULAN, PENYEDIAAN LAPORAN AUDIT DALAMAN
DAN PENYIMPANAN REKOD AUDIT DALAMAN
MULA
Selesai
Jalankan audit susulan
Sahkan tindakan pembetulan telah diambil
Bincangkan penemuan dengan KJAD (jika perlu)
Kumpulkan semua Laporan Audit Dalaman yang diterima
Semak Laporan Keseluruhan Audit Dalaman Dan serahkan kepada WP
Laporkan perkara-perkara yang disemak dan sahkan pengauditan telah selesai dalam Laporan Audit Dalaman
Sedia dan serahkan Laporan Audit Dalaman kepada KSA untuk semakan
Kemaskini Buku Log Laporan Audit
Sediakan Laporan Keseluruhan Audit Dalaman dan serahkan kepada TWP
Bincang dengan TWP mengenai laporan Keseluruhan Audit Dalaman (jika perlu)
Bentangkan Laporan Keseluruhan Audit Dalaman Dalam MKSP
Kemaskini dan simpan rekod-rekod AD
PAD
PAD
PAD
KJAD
KSA
KSA
KSA
KSA
TWP
WP
WP
KSA
PAD
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 16 / 20
8.0 REKOD KUALITI
Bil. Rekod Kualiti Lokasi
Penyimpanan
Tempoh
Simpan
1. Buku Log Laporan Audit
Dalaman
Pejabat KSA 5 tahun
2. Fail Surat-menyurat Audit
Dalaman
Pejabat KSA 5 tahun
3. Fail Kertas Kerja Audit
Pejabat KSA 5 tahun
4. Fail Persijilan
Pejabat KSA 5 tahun
5. Minit Mesyuarat Pembukaan
AD
Pejabat KSA 5 tahun
6. Minit Mesyuarat Penutupan
AD
Pejabat KSA 5 tahun
9.0 LAMPIRAN
9.1 Lampiran A - Jadual Audit Dalam Tahunan
9.2 Lampiran B - Borang Senarai Semak Audit Dalaman
9.3 Lampiran C - Borang Ketidakpatuhan
9.4 Lampiran D - Format Laporan Audit Dalaman
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 17 / 20
LAMPIRAN A
JADUAL AUDIT DALAM TAHUNAN
Bil. Aktiviti/Prosedur Bulan
Pasukan Audit Bahagian Diaudit 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 18 / 20
LAMPIRAN B
SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN
Bil Audit :
No.Helaian :
Auditor :
Prosedur / Proses : Tarikh :
BIL RUJUKAN
PERKARA-
PERKARA UNTUK DIPERIKSA
AUDITEE RESPON /
PENEMUAN BUKTI
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 19 / 20
LAMPIRAN C
Organisasi :
LAPORAN KETIDAKPATUHAN No.Laporan Audit : _________
Bil : _____________________
Bahagian/Unit Yang Diaudit : ____________________
Tajuk prosedur / Dokumen : ____________________
Auditee : ____________________
Auditor : ____________________
No.Rujukan : ___________
Tindakan Prosedur
/ Dokumen : ____________
Tarikh Audit : ____________
1. Ketidakpatuhan
Pemerhatian Minor Major
2. Punca Ketidakpatuhan
a. Manusia
b. Sistem
c. Peralatan
d. Latihan
3. Nota Penambahbaikan
_________________________________________________________________________
T/tangan Auditee : T/tangan Auditor :
4. Tindakan Pembetulan
________________________________________________________________________
Tarikh untuk menyelesaikan ketidakpatuhan : _______________________________
T/tangan Auditee : T/tangan Auditor :
5. Verifikasi (Untuk diisi oleh Auditor semasa audit susulan)
_________________________________________________________________________
Tindakan pembetulan selesai? :
T/tangan Auditee : T/tangan Auditor :
Huraian : ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 20 / 20
LAMPIRAN D
LAPORAN AUDIT DALAMAN
LAPORAN AUDIT DALAMAN NO. LAPORAN
BAHAGIAN / UNIT YANG TERLIBAT :
PERKARA / BIDANG YANG DIAUDIT :
ANGGOTA PASUKAN AUDIT DALAMAN :
RINGKASAN :
DISEDIAKAN OLEH :
_____________________
KETUA PASUKAN AUDIT DALAMAN
NAMA :
TARIKH :
PROSEDUR WAJIB AUDIT DALAMAN
NO. RUJ. DOKUMEN:
PK(W)AKMAL.03
NO. KELUARAN : 04
NO. PINDAAN : 00
TARIKH : 1 Jun 2010
MUKASURAT : 21 / 20