TATACARA JAMINAN KUALITI AKADEMIK UTM

Pengenalan

UTM QRiM telah diamanahkan untuk melaksanakan Sistem Jaminan Kualiti Akademik

Universiti Teknologi Malaysia. Peranan dan fungsi UTM QRiM telah bertambah setelah UTM

memperolehi pengiktirafan swaakreditasi dari Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) pada 23

Mac 2013. Pengiktirafan ini memberikan satu keistimewaan kepada UTM untuk

mengakreditasi sendiri program-program akademik bukan profesional di UTM.

UTM QRIM juga bertindak sebagai Urusetia kepada Jawatankuasa Akreditasi Universiti

(JKAU) (www.utm.my/qrim/jawatankuasa-akreditasi-universiti) yang berperanan untuk

memantau pelaksanaan audit dan memperakukan akreditasi untuk program akademik yang

memenuhi standard yang ditetapkan oleh MQA. Bagi program akademik profesional,

akreditasi dijalankan oleh badan-badan profesional yang berkaitan. Dalam hal ini, pihak

UTM QRIM hanya bertindak sebagai Urusetia kepada badan-badan profesional tersebut.

Tatacara ini mengandungi perkara seperti berikut:-

1. Tatacara Jaminan Kualiti Akademik UTM bagi Program Diploma dan Sarjana Muda.

2. Tatacara Jaminan Kualiti Akademik UTM bagi Program Sijil, Diploma Eksekutif,

Sarjana Muda Eksekutif, Sarjana, Kedoktoran, Francais dan Pesisir.

Justeru adalah diharapkan semua fakulti/ sekolah yang ingin menawarkan program baharu,

MESTI membuat perancangan dengan rapi termasuk menyediakan dokumen yang

selengkapnya dan mengambil kira tempoh masa prosedur dan kelulusan bagi permohonan

program baharu ini.

1

1. Tatacara Jaminan Kualiti Akademik bagi Program Diploma dan Sarjana Muda

1.1 Tatacara ini menerangkan secara keseluruhan proses melaksanakan Sistem Jaminan

Kualiti Akademik di UTM bagi Program Diploma dan Sarjana Muda. Proses ini secara

keseluruhannya digambarkan seperti Rajah 1.1 yang mengandungi proses-proses

berikut iaitu:

a. Proses 1: Permohonan Saringan Awal Program Akademik Baharu bagi Program

Diploma dan Sarjana Muda

b. Proses 2: Permohonan Kelulusan Program Akademik Baharu bagi Program

Diploma dan Sarjana Muda

c. Proses 3: Audit Akreditasi Sementara

d. Proses 4: Audit Akreditasi Penuh

e. Proses 5: Pemantauan

1.2 Proses 1: Permohonan Saringan Awal Program Akademik Baharu bertujuan

untuk menentukan samada permohonan program baharu tersebut diberi kebenaran

untuk diteruskan ataupun tidak. Ini akan ditentukan berdasarkan penilaian oleh

Mesyuarat Saringan Awal yang akan memperakukan program baharu yang

memperlihatkan kelestarian program, nilai tambah yang sesuai dan memenuhi

keperluan semasa. Tatacara Proses ini boleh didapati di Lampiran 1.1.

1.3 Untuk pengurusan permohonan yang lebih optimal, UTM mengamalkan Proses 1:

Proses Permohonan Saringan Awal Program Akademik Baharu dan Proses 2:

Tatacara Proses Permohonan Kelulusan Program Akademik Baharu (Rujuk

tatacara di Lampiran 1.2) dilakukan secara serentak.

1.4 Setelah Jawatankuasa Kurikulum Universiti (JKKU) memperakukan cadangan

program baharu tersebut maka Proses 3: Akreditasi Sementara (Rujuk Lampiran

4) boleh dimulakan. Akreditasi sementara MESTI dilaksanakan sebelum sesuatu

program baharu ditawarkan. Proses ini dilaksanakan bagi menyemak pematuhan

MQF serta kesemua bidang penilaian yang terdapat di dalam Kod Amalan Akreditasi

Program (COPPA) terkini yang dikeluarkan oleh MQA (COPPA edisi ke-2 atau COPPA

2017 adalah yang terkini). Ini adalah untuk memastikan program yang akan

ditawarkan mempunyai perancangan pengendalian program yang rapi dan jelas.

Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk tujuan akreditasi adalah seperti yang

dikehendaki di dalam MQA-01 iaitu:

2

a. Bahagian A: Maklumat Umum Pemberi Pendidikan Tinggi

Bahagian ini merupakan satu profil institusi Pemberi Pendidikan Tinggi (PPT).

(Bahagian ini tidak perlu disediakan jika PPT adalah di bawah naungan UTM)

b. Bahagian B: Maklumat Program

Bahagian ini menghuraikan program yang dicadangkan, termasuk nama,

peringkat, nilai kredit, tempoh pengajian, keperluan kemasukan, cara

penyampaian, dan badan penganugerah.

c. Bahagian C: Standard Program

Bahagian ini mengemukakan maklumat berhubung kesemua bidang penilaian dan

standard pada setiap bidang.

Bagi program yang akan dijalankan di luar kampus induk, audit lokasi/ premis

perlu dijalankan sebelum diluluskan oleh pihak KPM.

1.5 Apabila kumpulan kitaran pertama pelajar program akademik berada pada tahun

akhir atau semester akhir, Proses 4: Proses Akreditasi Penuh (Rujuk Lampiran 5)

MESTI dilaksanakan. Lawatan audit diadakan di mana bukti-bukti pengendalian

sebenar program dinilai. Untuk Akreditasi Penuh, Fakulti/PTJ perlu mengemukakan

MQA-02. Ini merupakan versi kemaskini MQA-01 (Bahagian A, B dan C) serta Laporan

Penilaian Kendiri (Bahagian D - Sila rujuk COPPA untuk panduan).

1.6 Kedua-dua proses Akreditasi Sementara dan Akreditasi Penuh adalah di bawah

bidang kuasa dan kawalan JKAU. Proses-proses ini tidak jauh berbeza dengan yang

diamalkan di MQA. Tempoh minima pengurusan bagi kedua-dua akreditasi

dinyatakan di dalam lampiran yang berkaitan. Bagi akreditasi program akademik

professional, ianya adalah tertakluk kepada badan profesional yang berkaitan.

1.7 Proses 5: Pemantauan dibuat bagi menjaga dan menambahbaik kualiti

program/kursus akademik secara berterusan. Ia dijalankan dari masa ke semasa

berdasarkan situasi-situasi seperti arahan dari JPT, MQA, pentadbiran UTM, semakan

program dan pematuhan/pemantauan berkala/tahunan bagi menambahbaik

program dan kursus sedia ada. Tatacara dan carta alir proses 5 tidak disediakan

kerana ianya sama seperti pelaksanaan proses akreditasi penuh tanpa keperluan

kelulusan JKAU.

Rujukan :

- Garis Panduan Permohonan Program Akademik, Edisi kedua, JPT, KPM

3

- Code of Practise Programme Accreditation (COPPA), MQA, 2017

Rajah 1.1: Carta Alir Sistem Jaminan Kualiti Program Akademik UTM

bagi Program Diploma dan Sarjana Muda

Mula

Proses Permohonan Saringan Awal

Program Akademik Baharu

(Lampiran 1.1)

Proses Permohonan Kelulusan Program Akademik Baharu

(Lampiran 1.2)

Proses Audit Akreditasi Sementara

(Lampiran 3)

Proses Audit Akreditasi Penuh

(Lampiran 4)

Proses Pemantauan

4

LAMPIRAN 1.1

TATACARA PROSES PERMOHONAN SARINGAN AWAL PROGRAM AKADEMIK BAHARU

Carta alir tatacara proses saringan awal permohonan program baharu adalah seperti yang

ditunjukkan di dalam Rajah 1.2. Penerangan tentang tatacara proses adalah seperti berikut:

1. Ketua Program mengemukakan cadangan program akademik baharu (mengikut

Format Borang Permohonan Saringan Awal Program Akademik Baharu yang

disediakan) serta menyemak kelestarian, kerelevanan, isu, cabaran & penilaian

program dan dibentangkan kepada Jawatankuasa Akademik (JKA) yang

bertanggungjawab menyemak penyediaan kemudahan, sumber manusia, kewangan

dan lain-lain.

2. Selepas cadangan program akademik baharu dipersetujui oleh JKA, dokumen

tersebut dihantar kepada Jawatankuasa Kurikulum Universiti (JKKU) untuk

menyemak kecukupan dokumen serta perakuan terhadap cadangan program

baharu tersebut. Sekiranya tidak lengkap, JKKU akan memulangkan semula kepada

Ketua Program untuk dilengkapkan.

3. Setelah diperakukan, permohonan cadangan program akan dibentangkan di Senat

UTM untuk proses kelulusan. Setelah diluluskan, Bahagian Pengurusan Akademik

(BPA) akan menghantar dokumen tersebut untuk permohonan kelulusan

Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT).

5

Mula

Ketua Program kemukakan cadangan program akademik baharu kepada JKA/JKKF untuk semakan dan pemurnian

dokumen dan kelulusan

Diluluskan ?

Kemukakan kepada Senat untuk kelulusan

Tamat

Diluluskan ?

BPA serahkan kepada KPT untuk kelulusan

Tidak

Tidak

Tidak

Ya

Ya

Ya

Semakan dokumen oleh JKKU

Ya

Permohonan Kelulusan Program Akademik Baharu

Tidak

Rajah 1.2: Carta Alir Permohonan Saringan Awal Program Akademik Baharu bagi Program Diploma dan Sarjana Muda

Diluluskan ?

Diperakukan ?

6

LAMPIRAN 2

TATACARA PERMOHONAN KELULUSAN PROGRAM AKADEMIK BAHARU

Carta alir tatacara proses saringan awal permohonan program baharu adalah seperti yang

ditunjukkan di dalam Rajah 1.3. Penerangan tentang tatacara proses adalah seperti berikut:

1. Ketua Program mengemukakan cadangan program akademik baharu (mengikut Format

Permohonan Program Akademik Baharu dan Akreditasi Sementara UTM) serta

menyemak kelestarian, kerelevanan, isu, cabaran & penilaian program dan

dibentangkan kepada JKA yang bertanggungjawab menyemak penyediaan kemudahan,

sumber manusia, kewangan dan lain-lain.

2. Selepas cadangan program akademik baharu diluluskan oleh JKA, dokumen tersebut

dihantar kepada JKKU untuk menyemak kecukupan dokumen serta memperakukan.

Sekiranya tidak lengkap, JKKU akan memulangkan semula kepada Ketua Program untuk

dilengkapkan.

3. Untuk tujuan kelulusan program, setelah dokumen lengkap, Bahagian Pengurusan

Akademik (BPA) akan menghantar dokumen tersebut untuk kelulusan Jawatankuasa

Tetap Senat Kurikulum dan Kualiti Akademik (JKTS KKA). Jika dokumen tersebut perlu

penambahbaikan, dokumen akan dikembalikan kepada Ketua Program.

4. Untuk tujuan akreditasi sementara, jika dokumen lengkap, Pusat Kualiti Dan

Pengurusan Risiko (UTM QRiM) akan menghantar dokumen tersebut untuk penilaian

oleh Panel Penilai Akreditasi (PPA). Untuk akreditasi sementara, sila rujuk prosedur

akreditasi sementara UTM QRiM. Akreditasi sementara program adalah tertakluk

kepada keputusan Jawatankuasa Akreditasi Universiti (JKAU).

5. Permohonan yang diluluskan oleh JKTS KKA dan JKAU akan dibentangkan dalam Senat

untuk diperakukan. Program yang telah diluluskan oleh Senat akan dibentangkan dalam

Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) untuk pemakluman.

6. Ketua Program perlu mengisi borang permohonan program baharu (Lampiran) beserta

maklumat kelulusan Senat, LPU dan Akreditasi Sementara dan kemukakan kepada

Bahagian Pengurusan Akademik (BPA), Kementerian Pengajian Tinggi (KPT).

7

Rajah 1.3: Carta Alir Permohonan Kelulusan Menjalankan Program Akademik

Baharu bagi Program Diploma dan Sarjana Muda

Tidak

Ya

Tidak

Tidak

Mula

Ya

Ya

Ketua Program kemukakan cadangan program akademik baharu kepada JKA untuk semakan dan

pemurnian dokumen dan kelulusan

Kemukakan kepada JKKU untuk menyemak kecukupan dokumen

Tamat

Dokumen lengkap?

JKKU Kemukakan kepada BPA untuk serahan kepada JKTS KKA bagi kelulusan

Diluluskan?

Perakuan Senat

Lulus ?

Proses Akreditasi Sementara

Lulus ?

Kemukakan kepada LPU untuk pemakluman

Permohonan Kelulusan JPT

Tawaran Program

Tamat

Ya

Tidak

8

2. Tatacara Jaminan Kualiti Akademik bagi Program Sijil, Diploma Eksekutif, Sarjana

Muda Eksekutif, Sarjana, Kedoktoran, Francais dan Pesisir

2.1 Tatacara ini menerangkan secara keseluruhan proses melaksanakan Sistem Jaminan

Kualiti Akademik di UTM bagi Program Sijil, Diploma Eksekutif, Sarjana Muda

Eksekutif, Sarjana, Kedoktoran, Francais dan Pesisir. Proses ini secara

keseluruhannya digambarkan seperti Rajah 2.1 yang mengandungi proses-proses

berikut iaitu:

a. Proses 1: Permohonan Kelulusan Program Akademik Baharu bagi Program

Program Sijil, Diploma Eksekutif, Sarjana Muda Eksekutif, Sarjana, Kedoktoran,

Francais dan Pesisir.

b. Proses 2: Audit Akreditasi Sementara

c. Proses 3: Audit Akreditasi Penuh

d. Proses 4: Pemantauan

2.2 Semua permohonan program akademik baharu peringkat sijil, Diploma Eksekutif,

Sarjana Muda Eksekutif, Sarjana, Kedoktoran, Francais dan Pesisir dikecualikan

melalui Mesyuarat Saringan Awal (MSA) JPT-KPT. Maka, Jawatankuasa Tetap Senat

Kurikulum dan Kualiti Akademik (JKTS KKA) dengan keanggotaan yang relevan

mengambil tanggungjawab sebagai badan yang akan membuat saringan bagi

permohonan program akademik baharu. Walau bagaimanapun JKPT masih akan

membuat penilaian untuk kelulusan penawaran program melalui kertas kerja tanpa

pembentangan dari Universiti Awam. Tatacara Permohonan Kelulusan Program

Akademik Baharu digunapakai (Lampiran 2.1).

2.3 Setelah Jawatankuasa Kurikulum Universiti (JKKU) memperakukan cadangan

program baharu tersebut maka Proses 2: Akreditasi Sementara (Rujuk Lampiran

3) boleh dimulakan. Akreditasi sementara MESTI dilaksanakan sebelum sesuatu

program baharu ditawarkan. Proses ini dilaksanakan bagi menyemak pematuhan

MQF serta kesemua bidang penilaian yang terdapat di dalam Kod Amalan Akreditasi

Program (COPPA) terkini yang dikeluarkan oleh MQA. Ini adalah untuk memastikan

program yang akan ditawarkan mempunyai perancangan pengendalian program yang

rapi dan jelas. Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk tujuan akreditasi adalah

seperti yang dikehendaki di dalam MQA-01 iaitu:

9

d. Bahagian A: Maklumat Umum Pemberi Pendidikan Tinggi

Bahagian ini merupakan satu profil institusi Pemberi Pendidikan Tinggi (PPT).

(Bahagian ini tidak perlu disediakan jika PPT adalah di bawah naungan UTM)

e. Bahagian B: Maklumat Program

Bahagian ini menghuraikan program yang dicadangkan, termasuk nama,

peringkat, nilai kredit, tempoh pengajian, keperluan kemasukan, cara

penyampaian, dan badan penganugerah.

f. Bahagian C: Standard Program

Bahagian ini mengemukakan maklumat berhubung kesemua sembilan bidang

penilaian dan standard pada setiap bidang.

2.4 Apabila kumpulan kitaran pertama pelajar program akademik berada pada tahun

akhir atau semester akhir, Proses 3: Proses Akreditasi Penuh (Rujuk Lampiran 4)

MESTI dilaksanakan. Lawatan audit diadakan di mana bukti-bukti pengendalian

sebenar program dinilai. Untuk Akreditasi Penuh, Fakulti/PTJ perlu mengemukakan

QRIM-02. Ini merupakan versi kemaskini MQA-01 (Bahagian A, B dan C) serta

Laporan Penilaian Kendiri (Bahagian D - Sila rujuk COPPA untuk panduan).

Bagi program yang akan dijalankan di luar kampus induk, audit lokasi/ premis perlu

dijalankan sebelum diluluskan oleh pihak KPM.

2.5 Kedua-dua proses Akreditasi Sementara dan Akreditasi Penuh adalah di bawah

bidang kuasa dan kawalan JKAU. Proses-proses ini tidak jauh berbeza dengan yang

diamalkan di MQA. Tempoh minima pengurusan bagi kedua-dua akreditasi

dinyatakan di dalam lampiran yang berkaitan. Bagi akreditasi program akademik

professional, ianya adalah tertakluk kepada badan profesional yang berkaitan.

2.6 Proses 4: Pemantauan dibuat bagi menjaga dan menambahbaik kualiti

program/kursus akademik secara berterusan. Ia dijalankan dari masa ke semasa

berdasarkan situasi-situasi seperti arahan dari JPT, MQA, pentadbiran UTM, semakan

program dan pematuhan/pemantauan berkala bagi menambahbaik program dan

kursus sedia ada. Tatacara dan carta alir proses 4 tidak disediakan kerana ianya sama

seperti pelaksanaan proses akreditasi penuh tanpa keperluan kelulusan JKAU.

Rujukan :

10

- JPT, 13 Januari 2017, Makluman Berkenaan Proses Baharu Permohonan Penawaran

Program Akademik Melalui Jawatankuasa Pendidikan Tinggi (JKPT) dan Mesyuarat

Saringan Awal (MSA) Mulai Tahun 2017.

- Garis Panduan Permohonan Program Akademik, Edisi kedua, JPT, KPM

- Code of Practise Programme Accreditation (COPPA), MQA, 2008

Rajah 2.1: Carta Alir Sistem Jaminan Kualiti Program Akademik UTM bagi Program

Sijil, Diploma Eksekutif, Sarjana Muda Eksekutif, Sarjana, Kedoktoran, Francais dan

Pesisir

Mula

Proses Permohonan Kelulusan Program Akademik Baharu

(Lampiran 2.1)

Proses Audit Akreditasi Sementara

(Lampiran 3)

Proses Audit Akreditasi Penuh

(Lampiran 4)

Proses Pemantauan

11

LAMPIRAN 3

TATACARA PERMOHONAN KELULUSAN PROGRAM AKADEMIK BAHARU

Penerangan tentang tatacara proses permohonan kelulusan program akademik baharu bagi

rajah 2.2 adalah seperti berikut:

7. Ketua Program mengemukakan cadangan program akademik baharu (mengikut Format

Permohonan Program Akademik Baharu bagi Program Sijil, Diploma Eksekutif,

Sarjana Muda Eksekutif, Sarjana, Kedoktoran, Francais dan Pesisir serta

menyemak kelestarian, kerelevanan, isu, cabaran dan penilaian program kepada JKA

yang bertanggungjawab menyemak penyediaan kemudahan, sumber manusia,

kewangan dan lain-lain.

8. Selepas cadangan program akademik baharu diluluskan oleh JKA, dokumen tersebut

dihantar kepada JKKU untuk menyemak kecukupan dokumen. Sekiranya tidak lengkap,

JKKU akan memulangkan semula kepada Ketua Program untuk dilengkapkan.

9. Untuk tujuan kelulusan program, setelah dokumen lengkap, Bahagian Pengurusan

Akademik (BPA) akan menghantar dokumen tersebut untuk kelulusan Jawatankuasa

Tetap Senat Kurikulum dan Kualiti Akademik (JKTS KKA). Jika dokumen tersebut perlu

penambahbaikan, dokumen akan dikembalikan kepada Ketua Program.

10. Untuk tujuan akreditasi sementara, jika dokumen lengkap, Pusat Kualiti Dan

Pengurusan Risiko (UTM QRiM) akan menghantar dokumen tersebut untuk penilaian

oleh Panel Penilai Akreditasi (PPA). Untuk akreditasi sementara, sila rujuk prosedur

akreditasi sementara UTM QRiM. Akreditasi sementara program adalah tertakluk

kepada keputusan Jawatankuasa Akreditasi Universiti (JKAU).

11. Permohonan yang diluluskan oleh JKTS KKA dan JKAU akan dibentangkan dalam Senat

untuk diperakukan. Program yang telah diluluskan oleh Senat akan dibentangkan dalam

Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) untuk pemakluman.

12. Ketua Program perlu mengisi borang permohonan program baharu (Lampiran) beserta

maklumat kelulusan Senat, LPU dan Akreditasi Sementara dan kemukakan kepada

Bahagian Pengurusan Akademik (BPA).

12

Rajah 2.2: Carta Alir Permohonan Kelulusan Menjalankan Program Akademik Baharu bagi Program Sijil,

Diploma Eksekutif, Sarjana Muda Eksekutif, Sarjana, Kedoktoran, Francais dan Pesisir

Ketua Program kemukakan cadangan program akademik baharu kepada JKA untuk semakan dan pemurnian

dokumen dan kelulusan

Kemukakan kepada JKKU untuk menyemak kecukupan dokumen

Tamat

Dokumen lengkap? Tidak

JKKU Kemukakan kepada BPA untuk serahan kepada JKTS KKA bagi kelulusan

Ya

Diluluskan?

Perakuan Senat

Tidak Lulus ?

Tidak

Mula

Ya Proses Akreditasi Sementara

Lulus ?

Kemukakan kepada LPU untuk pemakluman

Permohonan Kelulusan JPT

Ya

Tawaran Program

Tamat

Ya

Tidak

13

Carta Alir Permohonan Kelulusan Akreditasi Sementara

LAMPIRAN 3

TATACARA PERMOHONAN KELULUSAN AKREDITASI SEMENTARA

14

Carta Alir Permohonan Kelulusan Akreditasi Penuh

LAMPIRAN 4

TATACARA PERMOHONAN KELULUSAN AKREDITASI PENUH

15

Lampiran C - Proses_Permohonan_Program_Baharu - SENAT.pdf

LAMPIRAN 2.1