project lessons learned -...

PROJECT LESSONS LEARNED

PROJEK MEMBAIKPULIH DAN MENAIKTARAF

BANGUNAN PARLIMEN MALAYSIA

BAHAGIAN PENGURUSAN PORTFOLIO

CAWANGAN KEJURUTERAAN MEKANIKAL

JKR MALAYSIA

21 DISEMBER 2016

NAIKTARAF BANGUNAN PARLIMEN MALAYSIA : Project Lesson Learned 2016

2 | P a g e

PENGENALAN

Projek Membaikpulih dan Menaiktaraf Bangunan Parlimen Malaysia merupakan

salah satu projek yang berprofil tinggi dan terbahagi kepada beberapa fasa. Dalam

penghasilan Lesson Learn kali ini, Fasa 2B dan Fasa 3A akan dilihat dengan lebih dekat.

Bahagian Reka Bentuk Bangunan Am 2, Cawangan Kejuruteraan Mekanikal telah dilantik

sebagai HODT Mekanikal bagi projek Membaikpulih dan Menaiktaraf Bangunan Parlimen

Fasa 2B dan 3A. HODT Mekanikal bertanggungjawab dalam menyediakan reka bentuk

semua sistem mekanikal yang terlibat. Antara sistem mekanikal yang terlibat ialah Sistem

Penyaman Udara dan Pengudaraan Mekanikal, Sistem Pencegah Kebakaran, Sistem Lif,

Sistem Peralatan Dapur dan Sistem Air Pancut. Projek ini juga merupakan satu projek

yang unik kerana ianya melibatkan bangunan yang telah sedia ada dan masih beroperasi.


3 | P a g e

STAKEHOLDER YANG TERLIBAT

Antara stakeholder yang terlibat ialah:

End User Speaker Dewan Rakyat;

Ahli Jawatankuasa Parlimen

Klien Jabatan Perdana Menteri

Head Of Project Team (HOPT) Cawangan Kerja Bangunan Am1

Head Of Project Team (HODT) Cawangan Kejuruteraan Awam &

Struktur;

Cawangan Kejuruteraan Elektrik

Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) Jabatan Bomba dan Penyelamat

Malaysia;

Jawatankuasa Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjaan;

Suruhanjaya Tenaga


4 | P a g e

METODOLOGI LESSON LEARNED

Pengumpulan maklumat lesson learned ini dibuat melalui perlaksanaan temubual

bersama HODT projek pada 31 Disember 2016. Temubual ini dijalankan untuk

mengumpul semua maklumat dan juga mencatatkan pengalaman pegawai yang telah

terlibat di dalam projek ini. Pengumpulan maklumat ini dikhususkan kepada fasa reka

bentuk dan pembinaan bagi projek ini.

Semua maklumat yang dikumpulkan diklasifikasikan kepada tiga aspek utama

seperti berikut:

What went well?

What could have been done better?

What are the lesson learned?

Setiap pegawai yang terlibat di dalam projek ini diminta untuk memberikan maklumbalas

dan maklumat berkaitan pelaksanaan projek diperingkat reka bentuk dan pembinaan.

Setelah selesai sesi bengkel dan pengumpulan maklumat, data kemudiannya

digabungkan dan dianalisa mengikut knowledge areas yang telah dikenalpasti.

Carta Alir Lesson Learned

Interview Session to gather information relevant to lesson learned.

Consolidate information according to knowledge areas & project life-cycle.

Finding and recommendation

Analysis project lesson learned according to knowledge areas.


5 | P a g e

PROJECT LESSON LEARNED

Bil.

Bidang

Pengetahuan

(Knowledge

Area)

Isu

Kekuatan Proses & Prosedur /

Fungsi Sumber (Kompetensi)

Masalah / Kelemahan /

Kekangan

What Went Well? What Could Have Been Done

Better?

1. Skop Skop kerja-kerja mekanikal

tidak jelas.

Skop kerja bagi sistem mekanikal

perlu dinyatakan dengan lebih

jelas. Kajian terhadap sistem

sedia ada juga perlu dijalankan

dengan lebih terperinci agar skop

dapat dimuktamadkan. Banyak

faktor lain yang akan terjejas

apabila brif projek berubah dari

semasa ke semasa.

2. Masa Pengurusan masa yang tidak

dikawal dengan baik dari awal

projek dan penghasilan CPM

yang tidak lengkap.

Work Program sepatutnya dibuat

dengan lebih detail dengan

memasukkan kerja-kerja

mekanikal dan elektrikal secara

lebih terperinci agar ianya dapat

dipantau dengan lebih baik.


6 | P a g e

3. Kos Pertambahan di dalam kos

pembinaan.

Pertambahan kos dapat dielakkan

sekiranya semua perkara dapat

dikenalpasti diperingkat awal

termasuk keperluan reka bentuk

dan juga keperluan dari PBT.

Pengiraan anggaran yang lebih

tepat dapat dilakukan sekiranya

semua data yang diperlukan telah

diperolehi.

4. Kualiti Penghasilan reka bentuk

sistem mekanikal

Reka bentuk yang dihasilkan perlu

dibuat dengan mengenalpasti

secara terperinci pengubahsuaian

yang dilakukan serta reka bentuk

sedia ada yang terdapat di tapak

bina. Ini akan dapat memberikan

data yang lebih tepat dan reka

bentuk yang dhasilkan akan

menjadi lebih baik. Penghasilan

reka bentuk yang baik dan

berkualiti juga akan membantu

dalam memastikan tempoh masa

ketika pembinaan tidak terjejas


7 | P a g e

akibat dari perubahan reka bentuk

yang perlu dibuat semula.

Pengawasan Tapak Bina Terdapat pegawai (Standing

Supervision) yang mengawal

kualiti pemasangan bagi sistem

mekanikal di tapak bina

5. Sumber Tenaga Kerja/ Kakitangan

(Sumber manusia) bagi

pegawai di Bahagian reka

bentuk.

Pertukaran pegawai yang

membuat reka bentuk bagi

projek-projek yang kompleks

perlu dikurangkan bagi

memastikan projek dapat berjalan

dengan lebih lancer dan sentiasa

berada di dalam kawalan.

6. Komunikasi Hubungan kerjasama antara

HODT yang terlibat.

Hubungan antara HODT yang

terlibat dan kurang berkesan

menyebabkan banyak perkara

yang terlepas pandang bagi reka

bentuk sistem yang diperlukan.

Selain itu, hubungan antara

HODT juga perlu dijalankan

dengan lebih baik agar setiap

perubahan rekabentuk yang


8 | P a g e

dijalankan dapat diketahui oleh

semua pihak dalam masa yang

sama sistem-sitem yang

diperlukan juga dapat disediakan.

7. Risiko Pengurusan risiko diadakan

seawal mungkin dan perlu

mengenalpasti semua risiko

yang wujud

Pengurusan risiko perlu diadakan

dengan lebih awal agar semua

risiko dapat dikenalpasti dan

dapat diatasi agar ianya tidak

mendatangkan masalah dimasa

hadapan. Pengurusan risiko

termasuk diperingkat reka bentuk

adalah sangat perlu terutama

bagi projek yang melibatkan

penambahbaikan dan

pengubahsuaian bangunan sedia

ada kerana terlalu banyak risiko

yang bakal dihadapi.

8. Stakeholder Pengurusan stakeholder yang

terlibat iaitu pihak Bomba

Keperluan yang telah ditetapkan

oleh pihak bomba tidak diuruskan

dengan baik. Perbincangan awal

dan keperluan semasa yang telah

diberikan oleh pihak bomba tidak


9 | P a g e

direkodkan dengan baik untuk

dijadikan rujukan setelah pegawai

yang menguruskan reka bentuk

bagi sistem mekanikal projek ini

bertukar.

9. Integrasi Pengurusan rekod bagi semua

maklumat dan tindakan yang

telah dilakukan.

Pengurusan semua perkara

dalam memastikan integrasi

antara pengurusan kualiti,

komunikasi, risiko dan

stakeholder perlu dibuat dengan

baik. Penyimpanan rekod juga

adalah penting bagi emastikan

segala keputusan yang telah

dicapai diperingkat awal dapat

dirujuk semula sekiranya pegawai

yang menguruskan projek ini telah

bertukar dan ini akan

mengurangkan berlakunya

kesilapan diperingkat pembinaan.


10 | P a g e

RUMUSAN DAN CADANGAN

Projek Membaikpulih dan Menaiktaraf Bangunan Parlimen Malaysia Fasa 2B dan

3A merupakan satu projek yang boleh dijadikan pengajaran kepada ramai pihak. Projek

ini merupakan salah satu projek yang kompleks dan juga mempunyai cabaran yang

tinggi. Banyak masalah yang timbul telah di atasi semasa menjalankan projek ini. Perkara

ini boleh dijadikan rujukan dan pengajaran agar ianya tidak berulang dimasa hadapan

dan seterusnya menjadikan projek yang dihasilkan adalah lebih baik dan berkualiti.

Project Lesson Learned yang boleh dipelajari daripada projek ini boleh

dibahagikan kepada dua (2) aspek iaitu:

Aspek Kekuatan - What Went Well?

Projek ini merupakan projek yang berprofil tinggi yang mana pengurusan dari

semua aspek adalah sangat penting. Antara perkara yang boleh dijadikan teladan di

dalam projek ini ialah kerjasama pasukan semasa projek ini difasa pembinaan adalah

sangat baik. Walaupun masalah yang timbul adalah disebabkan oleh reka bentuk,

penyelesaian segera yang diambil boleh dijadikan contoh kepada semua bahawa

kerjasama daripada semua disiplin adalah sangat kritikal. Selain itu, dengan adanya wakil

tapak bagi disiplin mekanikal, ianya membantu dalam menyelesaikan banyak perkara

yang dihadapi diperingkat pembinaan sama ada yang berpunca daripada reka bentuk

ataupun berpunca dari keadaan semasa tapak.

Aspek Kelemahan – What Could Have Been Done Better?

Kelemahan yang paling ketara dalam projek ini adalah pengurusan sumber

manusia dan komunikasi. Pegawai yang menguruskan projek ini diperingkat HODT

mekanikal telah bertukar lebih dari dua (2) kali. Ini menyebabkan pengurusan reka bentuk

projek menjadi kurang teratur. Sekiranya pertukaran pegawai yang terlibat dengan projek

yang mempunyai reka bentuk kompleks dan sukar ini dapat dihadkan, maka reka bentuk

yang lebih berkualiti dan juga pengurusan projek itu mungkin akan menjadi lebih mudah


11 | P a g e

kerana adanya “ownership value” di dalam diri pegawai dan juga kepakaran bagi

menguruskan projek-projek yang kompleks ini adalah sangat kritikal.

Selain itu, komunikasi dikalangan HODT perlu ditingkatkan kerana dalam

memastikan segala maklumat dan perubahan skop, reka bentuk dan apa juga keperluan

dari setiap disiplin perlu diambil maklum dan tindakan oleh mana-mana pihak yang

terlibat. Sebagai contoh, sekiranya terdapat perubahan pada sistem mekanikal,

kemungkinan akan berlaku perubahan kepada disiplin lain seperti arkitek, struktur dan

elektrik juga mungkin berlaku. Oleh yang demikian, komunikasi adalah amat penting bagi

memastikan perkara ini berjalan lancar dan ianya juga akan berjaya mengurangkan

pertambahan kos diperingkat pembinaan. Komunikasi diantara pegawai lama dan

pegawai baru juga adalah penting sekiranya berlaku pertukaran pegawai dalam

pengurusan projek ini. Antara perkara yang menjadi penghubung utama dalam hal ini

adalah penyimpanan rekod. Untuk memastikan pegawai yang baru mengambil alih tahu

apa keputusan yang telah dibuat diperingkat awal, rekod adalah amat mustahak.

Cadangan

Daripada PLL Projek Membaikpulih dan Menaiktaraf Bangunan Parlimen Malaysia

Fasa 2B dan 3A adalah dicadangkan beberapa perkara yang boleh diambil perhatian

bagi memastikan pengurusan projek yang lebih lancar dapat diperolehi.

i. Skop yang muktamad – penentuan skop yang muktamad adalah sangat

penting dan ianya akan menentukan kos yang tetap bagi sesuatu projek.

Dalam projek ini, skop kerja penambahbaikan adalah agak sukar untuk

dimuktamadkan kerana ianya melibatkan bangunan yang sedia ada dan

sedang beroperasi. Perkara ini boleh dilihat dengan lebih teliti dimasa

hadapan bagi memastikan skop untuk projek dapat dimuktamadkan.

ii. Pengurusan Masa – jadual kerja (CPM) yang dihasilkan hendaklah juga

mengambil kira kerja-kerja mekanikal dengan lebih terperinci. “Breakdown”

bagi kerja pemasangan sistem mekanikal yang ada di tapak bina perlu

dimasukkan ke dalam jadual kerja agar pemantauan bagi kerja-kerja


12 | P a g e

mekanikal ini dipantau dengan baik dan bagi mengelakkan berlakunya

kelewatan di dalam menyiapkan kerja-kerja mekanikal.

iii. Kualiti Reka Bentuk – pegawai yang mengendalikan projek yang

mempunyai sistem yang kompleks dan berprofil tinggi hendakalah

mempunyai pengalaman yang mencukupi dan pengetahuan yang luas. Ini

membolehkan semua reka bentuk yang dihasilkan telah mengambilkira

semua factor yang mungkin di dalam reka bentuk. Ini akan mengelakkan

perubahan reka bentuk di dalam fasa pembinaan bagi projek ini.

iv. Pengurusan Risiko perlu dimulakan diperingkat awal – bagi memastikan

segala risiko yang mungkin akan timbul, pengurusan risiko hendaklah

dibuat seawall peringkat perancangan projek terutama bagi projek seperti

ini yang mempunyai reka bentuk kompleks. Ini juga secara langsung dapat

membantu dalam mengenalpasti segala keperluan yang dikehendaki oleh

semua PBT yang terlibat. Selain itu, ia juga adalah untuk memastikan risiko-

risiko yang besar dapat di atasi dan pasukan yang terlibat dengan projek

dapat bersedia menghadapi risiko yang mungkin ketika pelaksanaan

projek.

project lessons learned -...

Documents