pre stasi

1. DEFINISI

2. OBJEKTIF PENILAIAN PRESTASI

3. ALIRAN PROSES DAN DASAR

4. PRINSIP ASAS DAN TUJUAN PENILAIAN

5. CIRI-CIRI PENILAIAN PRESTASI

6. PENENTUAN PEG. PENILAI DAN SKALA

7. PPSM DAN PERANAN KETUA JABATAN

8. MASALAH DALAM MEMBUAT PENILAIAN

9. RUMUSAN

Sistem Penilaian Prestasi Bermaksud Suatu Sistem Untuk

Merancang, Melaksana, Mengurus Dan Menilai Pencapaian Prestasi

Anggota Dan Matlamat Organisasi Dalam Tempoh Satu Tahun.

Terdapat 2 objektif utama penilaian prestasi: a) Judgemental : Fokus adalah untuk menilai setiap

pekerja bagi membantu pihak pengurusan membuat keputusan yang berkaitan dengan ‘reward and sanction

b) Developmental : Fokus adalah untuk menyediakan maklumbalas tentang ‘kekuatan’ dan ‘kelemahan’ pekerja bagi membolehkan mereka meningkatkan pencapaian (prestasi).

PERATURAN-PERATURAN PEGAWAI AWAM (PELANTIKAN, KENAIKAN PANGKAT DAN

PENAMATAN PERKHIDMATAN) 2012 – P.U.(A)1/2012

(1)

PEKELILING PERKHIDMATAN

BIL. 5 TAHUN 2007(3)

PEKELILING PERKHIDMATAN BIL.

4 TAHUN 2002

(2)

PERATURAN DAN ARAHAN BERKAITAN

PENGURUSAN PRESTASI:

SURAT PEKELILINGPERKHIDMATAN

BIL. 2 TAHUN 2009(4)

Sistem Penilaian Prestasi bermaksud suatu sistem untuk merancang, melaksana, mengurus dan menilai pencapaian prestasi anggota dan matlamat organisasi dalam tempoh satu tahun

BERDASARKANPEKELILING

PERKHIDMATANBILANGAN 4TAHUN 2002

Lampiran A2 : Panduan Pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi

Pegawai Perkhidmatan Awam Malaysia

Lampiran A3 : Panduan Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT).

SAMBUNGAN.....

Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat Dan Penamatan Perkhidmatan) 2012 – P.U.(A)1/2012

P.U.(A) 1/2012, Peraturan 27 (4)

Pergerakan Gaji tahunan seseorang pegawai hendaklah berasaskan pencapaian kerja tahunan pegawai itu atau apa-apa syarat lain yang ditentukan oleh Yang di-Pertuan Agong dari semasa ke semasa.

SAMBUNGAN.....

PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 4 TAHUN 2002 ;PELAKSANAAN SISTEM SARAAN MALAYSIA BAGI ANGGOTA PERKHIDMATAN AWAM PERSEKUTUAN

SAMBUNGAN.....

Perenggan 50: Perenggan 51: Perenggan 52:

Pergerakan Gaji Biasa ialah pergerakan gaji

daripada matagaji semasa ke matagaji

berikutnya di Peringkat yang sama tertakluk

kepada syarat mencapai prestasi yang

memuaskan dan diperakukan oleh Ketua

Jabatan.

Anjakan Gaji ialah pergerakan gaji daripada

matagaji semasa ke matagaji di tangga

berikutnya pada satu peringkat yang lebih

tinggi.

Kaedah pemberian Anjakan Gaji

Berdasarkan Jadual Gaji Minimum-Maksimum

adalah seperti di dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2012.

Syarat Anjakan Gaji

• Disahkan Dalam Perkhidmatan

• Lulus PTK yang ditentukan

• Mencapai tahap prestasi baik( 80 % dan ke atas )

• Berkhidmat tidak kurang 3 tahun

• Diperaku Ketua Jabatan

PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 5 TAHUN 2007 ;Panduan Pengurusan Pejabat

SAMBUNGAN.....

Perenggan 2.7 Perenggan 2.8

Penilaian Prestasi merupakan sebahagian daripada sistem pengurusan personel yang penting yang boleh digunakan untuk membantu setiap pegawai meningkatkan prestasi kerja masing-masing.

Sebaliknya jika penilaian prestasi seseorang pegawai tidak diuruskan dengan sistematik, ia boleh memberi kesan negatif kepada prestasi pegawai yang berkenaan. Oleh itu, setiap Ketua Jabatan perlu memastikan penilaian prestasi pegawai di bawah tanggung jawab mereka disediakan mengikut prosedur yang ditetapkan.

Kaedah Penilaian prestasi perlu mempunyai ciri-ciri seperti berikut:

(a)Setiap pegawai yang dinilai hendaklah ditetapkan sasaran kerja yang perlu dilaksana dan dicapai dalam sesuatu tahun penilaian;

(b)Penilaian prestasi dilaksanakan secara berterusan dan bukan secara bermusim;

(c) Ekspektasi pegawai penilai terhadap pegawai yang dinilai dari segi tahap prestasi yang perlu dicapai hendaklah dimaklumkan kepada pegawai yang dinilai dengan jelas; dan

(d) Pegawai Penilai hendaklah memberi peluang dan bersedia mendengar pandangan yang diberikan oleh pegawai yang dinilai berkaitan dengan prestasinya.

i. Menentukan penempatan dan bidang kerjaya sesuai dengan potensiii. Menentukan kesesuaian dan kelayakan untuk kenaikan

pangkat, pemangkuan, pinjaman dan pertukaran sementara

iii. Menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk pergerakan gaji

iv. Menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk anjakan gaji

v. Menentukan penganugerahan khidmat cemerlang (APC), darjah kebesaran, bintang dan pingat serta surat penghargaan

vi. Mengenalpasti dan merancang keperluan latihanvii.Memberi kaunseling bertujuan memperbaiki dan

mempertingkat prestasi serta motivasi pegawai

i. Penetapan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dan kajian semula pertengahan tahunii. Penilaian prestasi yang objektif, adil dan telusiii. Pengiktirafan kegiatan dan sumbangan di luar tugas

rasmi iv. Mengenalpasti dan merancang keperluan latihanv. Pemakaian 5 jenis borang LNPT mengikut kumpulan

pegawaivi. Penetapan wajaran markah mengikut aspek penilaian

yang bersesuaian dengan peranan setiap kumpulan pegawai

vii.Peranan Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) dalam memastikan penilaian dibuat dengan objektif, adil dan telus

Berterusan sepanjang tahun

Berdasarkan pencapaian kerja sebenar

Tidak pilih kasih

PYD adalah aset yang boleh dimajukan

Tidak dibuat secara tergesa-gesa

Tidak dipengaruhi oleh prestasi tahun sebelum

Tidak terlalu lenient

Tidak mengambil jalan mudah dengan memberi markah dalam lingkungan pertengahan sahaja

Tidak memberi perhatian terhadap perkara yang baru berlaku yang boleh mempengaruhi penilaian

DEFINISI PPP & PPK

i. Pegawai Penilai Pertama (PPP) ialah pegawai atasan atau penyelia yang terdekat kepada PYD dan mempunyai hubungan kerja secara langsung atau yang mengawasi kerjanya

ii. Pegawai Penilai Kedua (PPK) ialah pegawai atasan yang terdekat kepada PPP dan mempunyai hubungan kerja dengan PYD. (Jika hanya terdapat satu peringkat penyeliaan, maka penilaian bolehlah dibuat oleh PPP sahaja)

i. Mempunyai hubungan kerja dan penyeliaan secara langsung di antara PYD dan PPP

ii. Gred PPP lebih tinggi daripada gred PYD (tidak semestinya)

iii. Tiada hubungan kekeluargaan terdekat di antara PYD dan PPP/PPK

iv. Tempoh penyeliaan tidak kurang daripada 6 bulan dalam tahun penilaian

v. PYD yang diselia oleh lebih daripada seorang PPP dalam tempoh masa yang berbeza dan tidak ada pegawai kanan lain yang layak membuat penilaian, maka PPP yang paling lama tempoh penyeliaannya bolehlah membuat penilaian ke atas PYD

SAMBUNGAN.....

vi. Jika tiada PPP yang layak menilai kerana tempoh penyeliaannya kurang 6 bulan dalam tahun yang dinilai, penilaian dibuat oleh pegawai yang lebih tinggi yang terdekat dan mempunyai hubungan kerja dengan PYD

vii. Jika LNPT tahunan tidak disediakan oleh PPP telah bersara, meletak jawatan atau tidak dapat dikesan, laporan prestasi PYD hendaklah disediakan oleh PPK

ALIRAN PUSINGAN PROSES PENGURUSAN PRESTASI

(2) PENETAPAN RANCANGAN KERJA BAHAGIAN (DIS/JAN)

(3) PENETAPAN SKT PYD(JAN)

(4) PELAKSANAAN KERJA & PENGESANAN

(JAN-JUN)

(5) KAJIAN SEMULA PERTENGAHAN TAHUN(JUN-JULAI)

(6) PELAKSANAAN KERJA& PENGESANAN

(JULAI-DIS)

(7) PENYEDIAAN LNPT(JAN-FEB)

(8) PANEL PEMBANGUNANSUMBER MANUSIA

(FEB-APRIL)

(9) PENYAMPAIAN KEPUTUSANPRESTASI & PENYIMPANAN

BORANG LNPT(APRIL)

(1) PERANCANGAN KERJA TAHUNAN (DIS/JAN)

Petunjuk Prestasi•Merujuk kepada kuantiti, kualiti, masa dan kos;•Petujuk prestasi mempunyai ciri-ciri seperti:

S - Specific (spesifik)

M - Measurable (boleh ukur)

A - Achievable (boleh capai)

R - Realistic (realistik)

T - Time bound (mempunyai tempoh masa)

Bagaimana Menetapkan Petunjuk Prestasi?•Merujuk kepada Piagam Pelanggan;•Senarai Tugas;•Manual Prosedur Kerja;•Fail Meja – Carta Aliran Proses Kerja dsb;•Arahan Pentadbiran;•SOP;•Dokumen Kualiti ISO;•Arahan Kewangan, Tatacara Prosedur Kewangan dll;•Berdasarkan pencapaian SKT tahun sebelumnya.

i. Merah Jambu - JUSAii. Biru - Khasiii. Hijau – Pengurusan & Professionaliv. Kuning – AKP 1v. Jingga – AKP 2

1 -2 3 -4 5-6 7 -8 9 -10

SKALA:

SANGAT RENDAH

SANGAT LEMAH

TIDAK AKTIF

RENDAH

LEMAH

KURANG AKTIF

SEDERHANA

SEDERHANA AKTIF

TINGGI

BAIK

AKTIF

SANGAT TINGGI

CEMERLANG

SANGAT AKTIF

•Penghasilan Kerja

•Ilmu Pengetahuan & Kepakaran

•Kualiti Peribadi

•Kegiatan & Sumbangan

KATEGORI MARKAH PENJELASAN KATEGORI PENCAPAIAN

Cemerlang 90-100% Memiliki kualiti kepimpinan yang cemerlang dalam memastikan fungsi dan objektif organisasi tercapai. Penghasilan kerja yang cemerlang dan sentiasa melebihi standard yang ditetapkan. Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ kepakaran yang tinggi dalam bidang tugas dan diakui serta sentiasa menjadi pakar rujuk. Memiliki kualiti peribadi yang cemerlang dan dijadikan contoh ikutan.

Baik 80-89.99% Berupaya mentadbir/ menyelia dengan baik dalam memastikan fungsi dan objektif organisasi dipenuhi. Penghasilan kerja yang baik dan sentiasa menepati standard maksima yang ditetapkan. Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ kepakaran yang tinggi dalam bidang tugas dan menjadi sumber rujukan Memiliki kualiti peribadi yang baik.

Sederhana 60-79.99% Berupaya mentadbir/ menyelia dengan sederhana dalam memastikan fungsi dan objektif organisasi dipenuhi. Penghasilan kerja yang sederhana dan menepati standard yang ditetapkan. Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ kepakaran yang sederhana dalam bidang tugas dan boleh memberi nasihat dalam bidang-bidang kerja tertentu. Memiliki kualiti peribadi yang sederhana.

Kurang Memuaskan

50-59.99% Penghasilan kerja yang kurang memuaskan dan seringkali tidak mencapai standard minima yang ditetapkan. Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ yang kurang memuaskan untuk melaksanakan tugasMemilikii kualiti peribadi dan tahap disiplin yang kurang memuaskan

Lemah 49.99 ke bawah

Penghasilan kerja yang lemah dan tidak mencapai standard yang ditetapkan. Kurang berpengetahuan dan kurang mahir dalam melaksanakan tugas. Memiliki kualiti peribadi dan tahap disiplin di bawah tahap yang diharapkan.

i. Ditubuhkan di peringkat kementerian/ jabatanii. Dianggotai sekurang-kurangnya 2 orang iaitu Ketua

Setiausaha (KSU) Kementerian/ Ketua Jabatan sebagai Pengerusi dan Timbalannya sebagai Ahli

iii. PPSM yang dipengerusikan oleh Ketua Jabatan hendaklah terdiri daripada pegawai JUSA atau Gred Khas

iv. PPSM boleh menambah ahlinya yang difikirkan perlu bagi mencapai keputusan yang lebih tepat

v. Pengerusi lebih tinggi grednya (termasuk gred memangku) dari PYD

* (jika tiada JUSA / Gred Khas, lantikan boleh dibuat dikalangan pegawai lain dari kementerian yang bertanggungjawab ke atas jabatan berkenaan)

FUNGSI DAN KUASA

Mengesahkan markah prestasi PYD

Mengesorkan bimbingan dan

kaunseling

Mengenalpasti dan merancang keperluan

latihan

Mengesyor / menentukan penempatan dan

pembangunan kerjaya sesuai dengan potensi dan kebolehan pegawai

Menentukan kelayakan atau kesesuaian

pergerakan gaji, pingat, bintang kebesaran dan

surat penghargaan

Memberi perhatian kepada PYD yg. mendapat markah rendah bagi menggelakkan

unsur penganiayaan

Keputusan Panel PPSM adalah muktamad kecuali dapat dibuktikan keputusan telah dibuat atas

maklumat yang salah (Peraturan 16, Lamp.A2:PP 4/2002)

KETUA JABATAN BERTANGGUNGJAWAB

i. Menentukan arah haluan, matlamat dan Sasaran Kerja Tahunan (SKT)

ii. Memastikan sistem kerja yang berkesan bagi mencapai SKT yang ditetapkan

iii. Mendapatkan komitmen daripada segenap lapisan pegawai melalui gaya pengurusan penyertaan (participative management)

iv. Memberi penekanan kepada pembangunan kerjaya pegawai

SAMBUNGAN.....

KETUA JABATAN HENDAKLAHi. Merangka rancangan kerja tahunan jabatan/

bahagian/ cawangan/ unit bersama dengan ketua bahagian dan cawangan/ unit

ii. Menetapkan petunjuk prestasi bagi setiap aktiviti/ projek jabatan yang akan dijadikan asas pencapaian kerja bagi semua bahagian dan cawangan/ unit. Petunjuk prestasi yang ditetapkan hendaklah munasabah serta boleh dicapai dan diukur

SAMBUNGAN.....


iii. Mengadakan sistem penyelarasan, pemantauan dan kajian semula bagi memastikan kerja yang dijalankan mengikut jadual

iv. Menentukan supaya pegawai penilai menyediakan LNPT untuk PYD mengikut peraturan

v. Mengarahkan pegawai penilai yang akan bertukar ke jabatan lain, bersara atau meletak jawatan menyediakan LNPT bagi PYD di bawah seliaannya (jika tempoh penyeliaan tidak kurang 6 bulan);

SAMBUNGAN.....


vii.Mengarahkan PYD yang akan bersara dan yang diberi pelepasan untuk dilantik ke jawatan lain melengkapkan borang LNPT jika tempoh perkhidmatan dalam tahun penilaian tidak kurang 6 bulan

xi. Memastikan penilaian prestasi pegawai yang dilantik pada penghujung tahun (selepas 1 Julai) disediakan apabila tempoh sebenar perkhidmatan mereka genap 6 bulan

SAMBUNGAN.....

SAMBUNGAN.....

Masalah penilaian prestasi yang tidak tepat dan tidak konsisten umumnya disebabkan oleh pegawai penilai (Coen & Jenkins,2000)

Mereka biasanya tidak memperlihatkan pengetahuan, kemahiran dan keupayaan unuk menjadi pegawai penilai yang berkesan serta tidak memberi perhatian yang sepenuhnya dalam proses penilaian (Roberts,1998)

SAMBUNGAN.....

Leniency: Kecenderungan untuk memberi markah yang tinggi;

Halo effect: memberi markah berasaskan kepada prestasi tahun – tahun lepas;

Contrast error: prestasi seseorang dibuat dengan membandingkan prestasi orang lain;

Membuat penilaian secara tergesa-gesa pada hujung tahun;

Penilaian dibuat tanpa merujuk kepada SKT;

Pegawai penilai kurang pengetahuan;

Tidak membuat penilaian SKT pada setengah tahun;

PPP tidak berbincang dengan PYD;

Prestasi PYD tidak dimaklumkan

Penilaian tidak teratur• Memberi markah pada kegiatan luar yang tidak disenaraikan• Memberi markah titik perpuluhan• Bias

Membantu membangunkan polisi-polisi berkaitan dengan pembangunan sumber manusia

Pegawai dapat mengetahui prestasi mereka berbanding dengan standard yang ditetapkan oleh organisasi

KEPENTINGAN PENILAIAN PRESTASI

Kepada PihakPengurusan

Kepada pegawai

Keberkesanan Sistem Penilaian Prestasi bergantung kepada:

i.Pemahaman Prinsipii.Pematuhan Peraturaniii.Komitmen Ketua Jabatan, PPSM, Urus Setia PPSM, PYD dan Pegawai Penilai

pre stasi

Documents