pk.jupem.10 – audit dalam

283

Typewritten Text

SALINAN TIDAK TERKAWAL

Muka 1/12

MS ISO 9001:2008

PK.JUPEM.10 Audit Dalam

1. OBJEKTIF

Disediakan bagi menggariskan langkah-langkah pengendalian Audit Dalam JUPEM bagi memastikan pemeriksaan ke atas keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti JUPEM dilaksanakan dengan sistematik dan berkesan memenuhi keperluan MS ISO 9001:2008.

2. SKOP

Digunapakai:

a. Oleh Wakil Pengurusan, Ketua Pasukan Audit Dalam dan Pasukan Audit Dalam;

b. Bagi menjalankan Audit Dalam;

c. Bermula dari penyediaan Jadual Audit Tahunan sehingga Laporan Audit Dalam disediakan untuk dibentangkan di Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

3. RUJUKAN

3.1 MK.JUPEM - Manual Kualiti JUPEM.

3.2 Prosedur Kualiti:

PK.JUPEM.06 - Tindakan Pembetulan.

PK.JUPEM.07 - Tindakan Pencegahan.

PK.JUPEM.13 - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

4. DEFINISI

4.1 Audit Dalam

Proses untuk menilai sistem pengurusan kualiti mencapai dasar kualiti, objektif-objektif kualiti dan keperluan-keperluan pelanggan dengan mendapatkan bukti pematuhan piawaian yang ditetapkan dan menilai pencapaian prestasi organisasi.

4.2 Ketakakuran Tidak mematuhi klausa dalam Standard MS ISO 9001:2008 yang berkaitan atau prosedur yang ditetapkan.

Major: Ketakakuran yang berlaku yang boleh menjejaskan dan melumpuhkan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti.

Muka 2/12

MS ISO 9001:2008


Minor: Ketakakuran yang berlaku akibat dari

kecuaian pegawai tetapi tidak menjejaskan perjalanan Sistem Pengurusan Kualiti. Bagaimanapun, jika ia berulang-ulang, ia menjadi amalan dan dianggap sebagai ketakakuran major.

4.3 Pembetulan (Correction)

Tindakan jangka pendek atau serta merta yang diambil bagi memperbaiki ketakakuran.

4.4 Tindakan Pembetulan (Corrective Action)

Tindakan yang diambil bagi mengenalpasti punca ketakakuran serta mengambil tindakan bagi mencegahnya dari berulang.

4.5 Tindakan Pencegahan (Preventive Action)

Tindakan yang diambil sama ada melalui pelaksanaan program/projek atau kaedah terus bagi menghapuskan potensi punca ketakakuran atau potensi situasi yang tidak diingini.

4.6 Audit Susulan

Membuat verifikasi ke atas Tindakan Pembetulan yang telah diambil dan melaporkan hasilnya kepada pihak pengurusan.

4.7 Juruaudit Pegawai-pegawai yang telah menjalani latihan sebagai Juruaudit Dalam.

4.8 Pasukan Audit Dalam

Pasukan Juruaudit yang telah dilantik oleh Pihak Pengurusan bagi menjalankan audit dalam. Keanggotaan Pasukan Audit Dalam adalah terdiri daripada Ketua Pasukan Audit Dalam dan beberapa Juruaudit.

4.9 Laporan Audit Dalam

Laporan analisis mengenai hasil penemuan audit dalam yang disediakan oleh Pasukan Audit Dalam untuk Wakil Pengurusan dan perlu dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

4.10 Wakil Pengurusan Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan I.

4.11 Urus Setia Urus Setia pelaksanaan MS ISO 9001:2008 JUPEM di Bahagian Perancangan dan Korporat, Ibu Pejabat JUPEM.

4.12 Ketua Bahagian Pengarah Ukur Bahagian/ Pengarah Bahagian.

5. SINGKATAN

5.1 KPUP Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan

5.2 WP Wakil Pengurusan

5.3 PUPN Pengarah Ukur dan Pemetaan Negeri

Muka 3/12

MS ISO 9001:2008


5.4 PUB Pengarah Ukur Bahagian

5.5 KPAD Ketua Pasukan Audit Dalam

5.6 PAD Pasukan Audit Dalam

5.7 PYB Pegawai Yang Berkenaan

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

Peringkat Perancangan

WP

6.1 Kenalpasti personel yang berkelayakan untuk pelantikan Ketua Pasukan Audit Dalam dan ahli Pasukan Audit Dalam, (jika juruaudit baharu) dengan mengambilkira perkara berikut:

a. Kesesuaian dari segi kelayakan akademik dan tahap jawatan pegawai;

b. Telah diberi latihan Audit Dalam;

c. Tempoh perkhidmatan pegawai;

d. Personaliti pegawai;

e. Komitmen dan minat pegawai terhadap pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti JUPEM;

f. Complexity sistem kualiti bagi menentukan bilangan yang perlu dilantik; dan

g. Bebas dari unit/aktiviti yang hendak diaudit bagi mengelakkan dari juruaudit mengaudit kerjanya sendiri.

WP 6.2 Tandatangan persetujuan pelantikan.

Urus Setia 6.3 Keluarkan surat pelantikan kepada KPAD dan PAD.

KPAD/PAD 6.4 Rancang dan sediakan Jadual Pelaksanaan Audit Dalam (Lampiran A) bagi tahun semasa berdasarkan bilangan juruaudit dan juga complexity sistem.

WP/KPAD 6.5 Uruskan latihan audit dalam bagi KPAD dan PAD.

Muka 4/12

MS ISO 9001:2008



Peringkat Pelaksanaan

Sebelum Audit

KPAD 6.6 Beri taklimat kepada juruaudit yang telah dilantik mengenai perkara berikut:

a. Sistem Pengurusan Kualiti;

b. Skop audit;

c. Jadual Pelaksanaan Audit Dalam;

d. Prosedur Audit Dalam;

e. Prosedur-prosedur yang digunapakai;

f. Keperluan juruaudit; dan

g. Tanggungjawab pasukan audit.

KPAD/ PAD

6.7 Hubungi PUPN/KB yang hendak diaudit:

a. Maklumkan tarikh dan waktu audit;

b. Juruaudit yang terlibat;

c. Skop audit; dan

d. Keperluan untuk audit (logistik, pegawai penyelaras unit, rekod-rekod yang berkaitan).

6.8 Buat persediaan berikut:

a. Sediakan Senarai Semak Audit Dalam (Lampiran B) berpandukan kepada prosedur kualiti dan keperluan standard yang berkaitan;

b. Sediakan keperluan audit :-

i. Senarai semak Audit Kualiti Dalam.

ii. Borang ketakakuran (bilangan yang mencukupi).

iii. Alat tulis yang mencukupi.

iv. Rujukan yang berkaitan prosedur.

c. Fahami prosedur yang berkaitan dengan bahagian yang hendak diaudit.

Muka 5/12

MS ISO 9001:2008



Semasa Audit (Pada Hari Audit)

KPAD/ PAD 6.9 Beri penerangan ringkas kepada PUPN/KB atau pegawai yang ditugaskan di bahagian yang diaudit mengenai objektif, skop audit dan bagaimana ketakakuran akan dilaporkan.

6.10 Semak rekod/fail bagi menentukan amalan mematuhi prosedur dan Standard MS ISO 9001:2008 yang ditetapkan.

6.11 Jika terdapat perbezaan, minta penjelasan dari pegawai yang diaudit.

6.12 Keluarkan dua (2) salinan Laporan Ketakakuran (Lampiran C) sekiranya penjelasan pihak yang diaudit tentang ketakakuran tidak boleh diterima.

a. Asal - untuk Juruaudit; dan

b. Salinan kedua - pegawai yang diaudit.

6.13 Dapatkan pengakuan dan tempoh tindakan pembetulan dari pegawai yang diaudit.

6.14 Maklumkan mengenai tarikh audit susulan kepada pegawai yang diaudit.

6.15 Bincang dengan pegawai yang diaudit mengenai pemerhatian yang dikenalpasti untuk tujuan penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti.

6.16 Jika perlu, beri maklumbalas mengenai hasil auditan dalam perjumpaan penutup dengan PUPN/ KB untuk melaporkan penemuan audit.

Muka 6/12

MS ISO 9001:2008



Selepas Audit

PUPN/PUB 6.17 Terima dan semak maklumbalas hasil auditan dari KPAD selepas sesi auditan.

6.18 Sekiranya terdapat ketakakuran, bincang dengan pegawai masing-masing untuk mengenalpasti punca ketakakuran dan arahkan supaya tindakan pembetulan diambil.

PYB 6.19 Jalankan siasatan ke atas punca ketakakuran dan ambil tindakan yang sesuai. (Rujuk PK.JUPEM.06 - Tindakan Pembetulan).

PUPN/PUB 6.20 Pastikan Salinan Laporan Ketakakuran yang diterima dari juruaudit telah dikemaskini khususnya di bahagian tindakan pembetulan.

PYB 6.21 Sediakan laporan tindakan pembetulan dalam Log Tindakan Pembetulan dan kemukakan kepada PUPN/ KB.

PUPN/PUB 6.22 Terima dan teliti laporan tindakan pembetulan dari pegawai yang berkaitan. (Rujuk PK.JUPEM.06- Tindakan Pembetulan).

6.23 Teliti punca ketakakuran yang berlaku dan tindakan pembetulan seperti dilaporkan. Sahkan tindakan yang telah diambil di laporan katakakuran.

6.24 Pastikan pegawai-pegawai di bahagian masing-masing dimaklumkan mengenai ketakakuran dan pastikan mereka memahami kepentingan untuk memastikan ketakauran tidak berulang.

PAD 6.25 Jalankan audit susulan ke atas tindakan pembetulan yang dikenalpasti semasa audit awal.

6.26 Dapatkan penjelasan pegawai yang diaudit sekira terdapat tindakan yang belum selesai.

6.27 Sekiranya tindakan pembetulan telah diambil, catatkan pengesahan di ruang audit susulan seperti di Borang Ketakakuran.

6.28 Jika terdapat ketakakuran atau pemerhatian yang jelas memerlukan tindakan oleh pihak pengurusan, nasihatkan pegawai yang diaudit supaya mengemukakan cadangan pembetulan kepada WP.

Muka 7/12

MS ISO 9001:2008



Peringkat Penyediaan Laporan

PAD 6.29 Sediakan laporan audit dalam Laporan Audit Dalam (Lampiran D).

6.30 Serahkan laporan kepada KPAD untuk penyelarasan laporan audit.

KPAD

6.31 Kumpulkan laporan audit dari setiap pasukan dan sediakan laporan terperinci untuk dikemukakan kepada WP.

WP 6.32 Semak laporan audit dengan mengambilkira perkara berikut :

i. Semua tindakan pembetulan telah diambil;

ii. Adakah terdapat ketakakuran yang major dan memerlukan tindakan pengurusan;

iii. Perkara-perkara yang perlu dibawa ke MKSP; dan

iv. Adakah tindakan pembetulan yang melibatkan perubahan kepada prosedur.

6.33 Sekiranya terdapat ketakakuran yang memerlukan tindakan pengurusan, arahkan KPAD untuk sediakan laporan Tindakan Pembetulan untuk dibentangkan di Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

KPAD 6.34 Sediakan Laporan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan yang mengandungi perkara berikut:

i. Pencapaian dasar dan objektif;

ii. Laporan aduan pelanggan;

iii. Laporan tindakan pembetulan;

iv. Cadangan penambahbaikan;

v. Laporan Audit Dalam; dan

vi. Laporan hasil audit pihak ketiga.

6.35 Kemaskini rekod Audit Dalam.

Muka 8/12

MS ISO 9001:2008


7. REKOD

Jenis Rekod Tempoh penyimpanan

Tempat simpanan

7.1 Jadual Pelaksanaan Audit Dalam 5 tahun Urus Setia

7.2 Senarai Semak Audit Dalam 5 tahun Urus Setia

7.3 Laporan Ketakakuran 5 tahun Urus Setia

7.4 Laporan Audit Dalam 3 tahun Urus Setia

7.5 Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

3 tahun Urus Setia

8. LAMPIRAN

8.1 Jadual Pelaksanaan Audit Dalam Lampiran A.

8.2 Senarai Semak Audit Dalam Lampiran B.

8.3 Laporan Ketakakuran Lampiran C.

8.4 Laporan Audit Dalam Lampiran D.

Muka 9/12

MS ISO 9001:2008


Lampiran A

JADUAL PELAKSANAAN AUDIT DALAM

TARIKH MASA AKTIVITI / PROSEDUR

DAN LOKASI JURUAUDIT

Muka 10/12

MS ISO 9001:2008


Lampiran B

SENARAI SEMAK AUDIT DALAM

JURUAUDIT : TARIKH AUDIT :

BAHAGIAN/JABATAN: NO. PROSEDUR:

Perkara Untuk Diteliti/Audit

Maklumat Mengenai Siapa, Apa, Di Mana, Dokumen, Bukti, Dll.

No. Laporan Ketakakuran

Muka 11/12

MS ISO 9001:2008


Lampiran C

LAPORAN KETAKAKURAN No. Laporan Ketakakuran :

…………….. / ……………..

STATUS

Juruaudit :

Tarikh : No. Prosedur :

Nama Pegawai/Staf Yang Diaudit:

Bahagian/Jabatan :

KETAKAKURAN / PEMERHATIAN (potong yang tidak berkenaan)

PUNCA KETAKAKURAN

Juruaudit ( tandatangan):

Wakil Bahagian (tandatangan):

Tarikh :

TINDAKAN PEMBETULAN

Juruaudit ( tandatangan): Ketua Bahagian / Wakil (tandatangan): Tarikh Akhir Tindakan Pembetulan :

VERIFIKASI (Juruaudit atau wakil yang menjalankan verifikasi ke atas tindakan pembetulan hendaklah memberi maklumat terperinci mengenai semakan yang dibuat)

Disemak Oleh (tandatangan) :

Tarikh :

MAJOR MINOR PEMERHATIAN

Muka 12/12

MS ISO 9001:2008


Lampiran D

LAPORAN AUDIT DALAM

NO. LAPORAN : ……….. / ………… TARIKH :

(Bil. ……….. /……….. tahun)

BAHAGIAN/JABATAN DIAUDIT: TARIKH AUDIT:

PERKARA/BIDANG DIAUDIT :

PASUKAN/JURUAUDIT :

RINGKASAN:

DISEDIAKAN OLEH : TARIKH :

KETUA PASUKAN AUDIT DALAM :

pk.jupem.10 – audit dalam

Documents