maklumat audit - universiti putra malaysiareg.upm.edu.my/eiso/portal/audit...

1

2017

PUSAT JAMINAN KUALITI (CQA)

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

MAKLUMAT AUDIT

2

AUDIT PENSIJILAN SEMULA

SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR (EMS) ISO 14001:2004

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

9 hingga 11 Oktober 2017

Perkara Halaman

1.0 MAKLUMAT JURUAUDIT SIRIM 3

2.0 SENARAI PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) TERLIBAT

3

3.0 RINGKASAN PERGERAKAN JURUAUDIT SIRIM

4

4.0 PERINCIAN JADUAL (PLAN) AUDIT 5

5.0 KEPERLUAN DAN KESEDIAAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

9

6.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGIRING JURUAUDIT

10

7.0 TANGGUNGJAWAB AUDITI 12

3

1.0 MAKLUMAT JURUAUDIT SIRIM

Bil. Juruaudit Tarikh mengaudit

1. Puan Aernida Abdul Kadir (Ketua Juruaudit) (AAK)

9 hingga 11 Oktober 2017 (3 hari)

2. Encik Shaiful Azmir A. Rahman (SAR)


3. Encik Tajul Arif Ariffin (TAJ)


4. Encik Mahmud Rizal Othman (MRO)


2.0 SENARAI PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) TERLIBAT

1. Pusat Jaminan Kualiti (CQA)

2. Pejabat Penasihat Undang-Undang (PPUU)

3. Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (PPKKP)

4. Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset (PPPA)

5. Pejabat Pendaftar (PEND)

6. Pejabat Bursar (BURSAR)

7. Taman Pertanian Universiti (TPU)

8. Fakulti Pertanian (FP)

9. Fakulti kejuruteraan (FK)

10. Fakulti Perubatan Veterinar (FPV)

11. Fakulti Sains dan Teknologi Makanan (FSTM)

12. Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan (FPSK)

13. Fakulti Pengajian Alam Sekitar (FPAS)

14. Fakulti Ekologi Manusia (FEM)

15. Fakulti Ekonomi dan Pengurusan (FEP)

16. Fakulti Sains Komputer dan Teknologi Makanan (FSKTM)

17. Fakulti Sains Pertanian dan Makanan, Kampus Bintulu (FSPM)

Nota: PTJ/Peneraju (dalam skop EMS) yang tidak tersenarai perlu bersedia

sekiranya terdapat audit silang semasa mengaudit Peneraju EMS.

4

3.0 RINGKASAN PERGERAKAN JURUAUDIT SIRIM

Juruaudit Tarikh Audit dan Pusat Tanggungjawab Diaudit

9/10/2017 10/10/2017 11/10/2017

1. Puan Aernida Abdul Kadir (Ketua Juruaudit) (AAK)

1. CQA 2. PPUU

PPKKP 1. BURSAR 2. CQA

2. Encik Tajul Arif Ariffin (TAJ)

1. FSTM 2. FPSK 3. FPAS

1. FK 2. FEP 3. PPPA

PPKKP

4. Encik Mahmud Rizal Othman (MRO)

1. TPU 2. FP 3. FEM

1. FPV 2. FSKTM 3. TPU

PEND

4. Encik Shaiful Azmir A. Rahman (SAR)

FSPM, Bintulu FSPM, Bintulu CQA

5

4.0 PERINCIAN JADUAL (PLAN) AUDIT

Day 1 : 9/10/2016 (Monday)

Time Agenda Responsibility Lokasi

0945 Opening Meeting at UPM Kampus Serdang & Kampus Bintulu SIRIM’s auditors &

Client’s management

Dewan Senat, Tingkat 1, Bangunan Canselori Putra

1030 Briefing by client’s representative on any changes to the system since last audit – Documentation/Organization structure

Pusat Jaminan Kualiti Bilik Lembaga, Tingkat 1,

Bangunan Canselori Putra

AAK

Assessment on the following:

• Documentation review against ISO 14001:2004 standard

requirement

• General requirement

• Environmental policy

• Management review

Pusat Jaminan Kualiti (Wakil Pengurusan,

TWP EMS, PKD,

Setiausaha MKSP)

Bilik Lembaga

Assessment on the following clauses at selected PTJ:

Environmental aspects Operational control

Monitoring and measurement Environmental programs activities

Awareness Emergency preparedness

Verification of previous NCR and OFIs

Related personnel

(TWP/Penyelaras)

TAJ Fakulti Sains & Teknologi Makanan

FSTM

MRO Taman Pertanian Universiti

TPU

SAR

Fakulti Sains Pertanian dan Makanan (Bintulu)

• Pusat Penyembelihan Ruminan

• Ladang Kongsi 1 & 2

• Water discharge point at Pusat Islam

FSPM. Bintulu

6

Day 1 : 9/10/2016 (Monday)


1300 Lunch Break -

1400

AAK

Assessment on the following:

• Legal and other requirements

• Evaluation of compliance

• Internal audit

• Nonconformity, corrective action and preventive action

Related personnel (PPUU/Pusat Jaminan

Kualiti/Pengerusi JKPK)

Bilik Lembaga

Continue for the following PTJ:

Related personnel

(TWP/Penyelaras)

TAJ

Fakulti Perubatan & Sains Kesihatan

Fakulti Pengajian Alam Sekitar

FPSK

FPAS

MRO Fakulti Pertanian Fakulti Ekologi Manusia

FP FEM

SAR

Fakulti Sains Pertanian dan Makanan (Bintulu) 1 – Jabatan Sains Asasi dan Kejuruteraan

• Scheduled wastes and chemical store

• Makmal Kimia – Kimia 1 & Biologi 1

2 – Jabatan Sains Haiwan dan Perikanan

• Bilik Kuliah

• Makmal Kimia – Post Mortem & Veterinari

FSPM, Bintulu

1730 Review of Day 1 Findings / End of Day 1 SIRIM’s Auditors

Client’s Rep.

Bilik Lembaga

7

Day 2 : 10/10/2016 (Tuesday)


0915

Assessment on the implementation of the Environmental programs, its monitoring and achievement by selected Peneraju:

-

AAK Pejabat Pengurusan Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan

PPKKP

PPKKP

SAR Fakulti Sains Pertanian dan Makanan (Bintulu)

FSPM

FSPM, Bintulu

Assessment on the following clauses at selected PTJ: Environmental aspects

Operational control Monitoring and measurement

Environmental programs activities

Communication Awareness

Emergency preparedness

-

TAJ Fakulti Kejuruteraan

Fakulti Ekonomi & Pengurusan Related personnel (TWP/Penyelaras)

FK FEP

MRO Fakulti Perubatan Veterinar

Fakulti Sains Komputer & Teknologi Maklumat

FPV FSKTM

1300 Lunch Break -

1400

Assessment on the implementation of the Environmental programs, its

monitoring and achievement by selected Peneraju: -

AAK Pejabat Pengurusan Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan PPKKP PPKKP

TAJ Pejabat Pembangunan & Pengurusan Aset PPPA PPPA

MRO Taman Pertanian Universiti TPU TPU

SAR Fakulti Sains Pertanian dan Makanan (Bintulu)

• Legal and other requirement

• Evaluation of compliance

• Briefing on audit finding for Kampus Bintulu

FSPM

FSPM, Bintulu

1700 Review of Day 2 Findings / End of Day 2 SIRIM’s Auditors

Client’s Rep.

Bilik Lembaga

8

Day 3 : 11/10/2016 (Wednesday)


0915

Assessment on the implementation of the following : Related personnel

Bursar

CQA (WP dan TWP EMS)

AAK

Assessment on the implementation of the Environmental

programs, its monitoring and achievement by selected Peneraju: Bursar

Interview with top management

BURSAR

Bilik Lembaga

TAJ Overall Emergency, preparedness and response

PPKKP

PPKKP

MRO Overall Competence, training and awareness PEND PEND

SAR Resources, roles, responsibility and authority Documentation, Control of document and records

CQA Bilik Lembaga

1300 Lunch Break -

1400 Continue unfinished elements Related personnel Lokasi yang berkaitan

1500 Audit team discussion and preparation of audit report SIRIM’s auditor Bilik Lembaga

1545 Briefing of audit finding SIRIM’s Auditors

Client’s Representative

Bilik Lembaga

1630 Closing meeting SIRIM’s auditor & Client’s

Management

Dewan Senat

1700 End of audit -

9

5.0 KEPERLUAN DAN KESEDIAAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

5.1 Keperluan PTJ

1. Kenderaan

- Untuk menjemput dan menghantar Juruaudit.

2. Pengiring

- Keutamaan pengiring adalah dikalangan Timbalan Wakil

Pengurusan/Timbalan Penyelaras Audit/Timbalan Pegawai Kawalan

Dokumen/Juruaudit Dalaman atau pegawai yang terlibat secara

langsung dalam skop audit.

3. Tempat (Bilik mesyuarat/ruang perbincangan)

- Untuk semakan rekod, temubual dan perbincangan.

4. Keperluan Komputer

- Untuk paparan/rujukan Sistem Pengurusan ISO (e-ISO).

5.2 Kesediaan PTJ

1. Pastikan PTJ telah bersedia untuk diaudit dengan kesediaan dokumen,

ruang yang kondusif dan kesediaan auditi.

2. Pastikan auditi yang betul dan hadir semasa diperlukan.

3. Pastikan ruang/makmal setiap PTJ bersedia pada tempoh yang ditetapkan

(tidak berselerak, tidak berkunci, tidak kotor dan sebagainya

10

6.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGIRING JURUAUDIT

1. Bertanggungjawab mewakili Pusat Tanggungjawab (PTJ) membantu Juruaudit

SIRIM;

2. Mengambil catatan penting terutama maklum balas Juruaudit secara teguran lisan

untuk tindakan segera PTJ;

3. Melaksanakan tugas Pegawai Pengiring sepanjang tempoh audit iaitu menyambut

kedatangan dan menghantar Juruaudit ke lokasi yang ditetapkan, iaitu:

(a) Menyambut kedatangan Juruaudit di lokasi berikut:

Tarikh dan masa

Lokasi PTJ yang terlibat

9/10/2017 (10.00 pagi)

Di Dewan Senat, Tingkat 1, Bangunan Canselori Putra (Selepas Mesyuarat Pembukaan Audit)

PTJ pertama diaudit pada sesi pagi

9/10/2017 (2.00 petang)

Di Bilik Lembaga, Tingkat 1, Bangunan Canselori Putra

PTJ pertama diaudit pada sesi petang

10/10/2017 (8.30 pagi)

Di Foyer Bangunan Canselori Putra dan bawa Juruaudit ke Bilik Lembaga Tingkat 1 untuk sarapan pagi


10/10/2017 (2.00 petang)



11/10/2017 (8.30 pagi)

Di Foyer Bangunan Canselori Putra dan bawa Juruaudit ke Bilik Lembaga Tingkat 1 untuk sarapan pagi


11/10/2017 (2.00 petang)


PTJ pertama diaudit pada sesi petang (Sekiranya

proses audit bersambung pada sesi petang)

11

(b) Menghantar Juruaudit ke lokasi seterusnya:

Tarikh dan masa Lokasi PTJ yang terlibat

9/10/2017 (1.00 petang)

Ke Bilik Lembaga Tingkat 1, Bangunan Canselori Putra untuk makan tengahari

PTJ diaudit pada sesi pagi

9/10/2017 (3.30 petang)* * Masa bergantung kesediaan Juruaudit

Ke PTJ seterusnya diaudit pada sesi petang


9/10/2017 (5.00 petang)

Ke Foyer Bangunan Canselori Putra (Pentadbiran)

PTJ terakhir diaudit pada sesi petang

10/10/2017 (11.00 pagi)* * Masa bergantung kesediaan Juruaudit

Ke PTJ seterusnya diaudit pada sesi pagi


10/10/2017 (1.00 petang)


PTJ terakhir diaudit pada sesi pagi

10/10/2017 (3.30 petang)* * Masa bergantung kesediaan Juruaudit

Ke PTJ seterusnya diaudit pada sesi petang


10/10/2017 (5.00 petang)

Ke Foyer Bangunan Canselori Putra (Pentadbiran)

PTJ terakhir diaudit pada sesi petang

11/10/2017 (11.00 pagi)* * Masa bergantung kesediaan Juruaudit

Ke PTJ seterusnya diaudit pada sesi pagi


11/10/2017 (1.00 petang)


PTJ terakhir diaudit pada sesi pagi

12

7.0 TANGGUNGJAWAB AUDITI

DOs

1. Dengar dengan baik soalan-soalan yang ditanya oleh auditor.

2. Jika tidak faham pada soalan, minta auditor ulangi soalan.

3. Beri jawapan sahaja kepada soalan yang ditanya.

4. Jawab soalan yang berkaitan dengan tugas anda sahaja dan TUNJUKKAN

REKOD APABILA DIMINTA.

5. Jika anda ragu-ragu dengan dokumen yang diminta, sila hubungi Peneraju

Proses kerana kemungkinan rekod berkenaan disimpan pada Peneraju Proses

dan JANGAN JAWAB TIADA.

DONTs

1. Jangan lari apabila melihat auditor…jangan panik.

2. Jangan beri jawapan “saya tidak tahu”.

3. Jangan menjawab soalan yang berkaitan dengan Bahagian/ Seksyen yang lain

daripada Bahagian/Seksyen anda.

4. Jangan mengelirukan auditor.

5. Jangan berbohong kepada auditor.

6. Jangan mengatakan auditor tidak betul.

7. Jangan bertengkar dengan auditor, minta penjelasan daripada auditor.

8. Jangan membuang masa auditor.

9. Jangan panas baran pada auditor.

10. Jangan membuat tawaran untuk menunjukkan rekod.

11. Jangan memberitahu masalah dalaman Pusat Tanggungjawab

---------------------- Disediakan oleh: Penyelaras Audit (PAD) Universiti Putra Malaysia 2 Oktober 2017

maklumat audit - universiti putra malaysiareg.upm.edu.my/eiso/portal/audit...

Documents