_x0001_

KOLEJ VOKASIONAL TELUK INTANKEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIAJALAN CHANGKAT JONG36000, TELUK INTANPERAKTEL : 05-6227322FAKS : 05-6232941KERTAS PENERANGANOLEH: FARALIZA BT HASSAN SHOKRI

NAMA PROGRAM BIOTEKNOLOGI

TAHAP DUA (2)

NO DAN TAJUK SUBJEK 405KAWALAN KUALITI PIAWAI

NO.DAN PERNYATAAN TUGASAN K1

K2

K3

K4MENYELARASKAN MESYUARAT MAKMAL

MELAKSANAKAN AUDIT KUALITI DALAMAN

MELAKSANAKAN MESYUARAT OPERASI MAKMAL

MENGHASILKAN LAPORAN AKHIR KUALITI PIAWAI

1.0 PELARASAN MESYUARAT MAKMALPengertian mesyuaratSuatu komunikasi formal yang dilakukan dalam sesebuah organisasi, bahagian, unit atau kumpulan kecil yang bertujuan untuk membuat sesuatu keputusan atau menyelesaikan sebarang masalah berbangkit.Tujuan mesyuarat1. Menyelesaikan masalah2. Merancang kerja3. Memantau perlaksanaan kerja4. Mencari idea5. Membentang laporan6. Membuat keputusanCiri-ciri mesyuarat1. Mesyaurat harus diadakan dan dikawal oleh seorang pengerusi. Lazimnya, pengerusi mesyuarat pada masa yang sama merupakan pengerusi dalam sesebuah pertubuhan atau organisasi2. Semua orang yang harus menghadiri mesyuarat akan dipanggil oleh setiausaha. Lazimnya, bagi mesyuarat yang penting, notis akan dihantar kepada mereka yang terlibat dua minggu sebelum mesyuarat diadakan.3. Semua perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat harus dicatat secara bertulis oleh setiausaha4. Mesyuarat harus dijalankan menurut tatacara mesyuarat.Keahlian mesyuaratKeahlian mesyuarat adalah berlandaskan keanggotaan dalam sesuatu unit, bahagian atau jabatan. Ada kalanya pengerusi memilih ahli-ahli bidang tugas dan kepakaran. Sesebuah mesyuarat adalah terdiri daripada:a) Pengerusib) Setiausahac) Ahli-ahli biasad) Pakar rujuk

Jenis-jenis mesyuarata) Mesyuarat kumpulan (team meeting)b) Mesyaurat penyelesaian masalah (problem solving)c) Sesi penjanaan idea (brainstorming)d) Mesyuarat perundingan (consultative)e) Mesyuarat elektronikTempoh mesyuarat1. Sesuatu mesyuarat seharusnya tidak melampaui tempoh 2 jam. Ada kalanya, lebih baik jika ditetapkan tempoh masa yang terhad. Ini adalah satu kaedah untuk mendisiplinkan perjalanan mesyuarat. Jika ada had masa, bilangan agenda dan masa untuk perbincangan juga akan ditentukan2. Sekiranya mesyuarat yang diadakan mempunyai potensi untuk mengambil masa yang lebih dari tempoh masa yang efektif ini, tindakan seperti berikut boleh diambil:a) Pertimbangkan untuk meninggalkan agenda-agenda yang kurang penting supaya mesyuarat dapat ditamatkan lebih awal. Akan tetapi, pastikan semua ahli mesyuarat menyetujuinya sebulat suarab) Sekiranya mesyuarat ditangguh dengan masih berbaki beberapa agenda, aturkan tindakan susulan. Tindakan ini bertujuan menyelesaikan perkara yang masih belum diselesaikan ataupun tertangguh.

Langkah awal mesyuarat1. Menentukan objektif mesyuarat2. Jelaskan apa yang ingin dicapai melalui mesyuarat3. Kenalpasti pihak terlibat yang perlu dicapai

Skop mesyuaratMerangkumi aktiviti-aktiviti persediaan sebelum, semasa dan selepas mesyuarat dijalankan

Prosedur mesyuaratA) Sebelum mesyuarat

1. Berbincang dengan pengerusi untuk menetapkan tarikh, masa, tempat dan agenda mesyuarat2. Membuat persediaan perkara-perkara berikut: Tempahan bilik mesyuarat Tempahan minuman dan makanan mesyuarat Bahan-bahan yang perlu untuk kegunaan semasa mesyuarat3. Menyediakan surat/ memo/ e-mail jemputan beserta dengan agenda mesyuarat4. Mendapatkan pengesahan kehadiran ahli mesyuarat untuk proses menyediakan senarai kehadiran.

B) Semasa mesyuarat

1. Menyemak catatan kehadiran ahli mesyuarat2. Urusetia bertanggungjawab mencatat minit mesyuarat dan keputusan mesyuarat3. Mesyuarat dimulakan dengan aluan pengerusi4. Meneliti dan menyemak minit mesyuarat lepas5. Mengesahkan minit mesyuarat yang lepas setelah dicadangkan dan disokong oleh ahli mesyuarat yang turut hadir dalam mesyuarat lepas6. Membincangkan perkara-perkara berbangkit7. Memaklumkan perkembangan tindakan minit mesyuarat yang lepas8. Membincangkan agenda mesyuarat9. Meneliti kertas cadangan yang dibawa dalam mesyuarat 10. Pengerusi menangguhkan mesyuarat

C) Selepas mesyuarat

1. Membuat draf minit mesyuarat2. Draft minit mesyaurat dihantar kepada pengerusi untuk semakan dan kelulusan3. Minit mesyuarat yang telah disemak dan diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada ahli mesyuarat untuk tindakan dan makluman4. Mendapatkan maklumbalas dan tindakan susulan dari minit mesyuarat5. Minit mesyuarat yang telah diluluskan atau disemak oleh pengerusi difailkan6. Membawa minit mesyuarat ke mesyuarat induk yang berkaitan untuk perakuan. (bagi minit mesyuarat berkaitan)

Mengesahkan kehadiran mesyuaratA. Memastikan senarai nama kehadiran

Setiausaha dilantik perlulah menyediakan boring senarai kehadiran mesyuarat Setiausaha perlu merujuk pengerusi untuk memastikan bilangan ahli yang terlibat dalam mesyuarat tersebut

B. Menulis pengumuman surat mesyuarat

Setiausaha dilantik perlu menyediakan surat panggilan mesyuarat atau memo untuk ditandatangani oleh pengerusi beserta agenda mebgikut turutan berikut:

1. Perutusan pengerusi2. Pengesahan minit mesyuarat3. Perkara-perkara berbangkit4. Pembentang kertas-kertas perakuan permohonan untuk pertimbangan dan keputusan mesyuarat5. Hal-hal lain6. Penutup

Apabila surat penggilan mesyuarat telah ditandatangani, setiausaha dilanti hendaklah mengedarkan surat penggilan mesyuarat / memo kepada ahli mesyuarat sekurang-kurangnya 5 hari sebelum tarikh mesyuarat diadakan.

Menyediakan kemudahan mesyuarat1. Ahli yang dilantik perlulah membuat rujukan daripada setiausah berkenaan bilangan ahli dan tempat mesyuarat.2. Setelah itu, ahli yang dilantik perlulah memastikan perkara-perkara seperti berikut:

a) Menentukan bilik mesyuarat berada dalam keadaaan bersih dan kemasb) Tempat duduk mencukupi disediakan dan jika perlu, menyediakan dan menyusun nama pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat yang akan hadirc) Alat pembesar suara disediakan dan berfungsid) Alat alat tulis disediakan diatas mejae) Overhead projector disediakan jika perlu

CONTOH SUSUNATUR TEMPAT MESYUARAT

Menyusun jamuan mesyuaratAhli yang dilantik perlulah merujuk pekeliling kewangan (SPK) : Kadar-kadar keraian rasmi bagi agensi di bawah KPM supaya:1. Kadar jamuan bagi setiap oaring ahli/ 1 kepala diketahui2. Membuat nota minta3. Menetapkan menu4. Menempah makananMenyertai mesyuaratA. Menyediakan laporan dan minit mesyuarat

1. Mengemukakan draft minit mesyuarat melalui e-mail kepada ahli yang terlibat untuk tujuan semakan dalam tempoh 7 hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat jawatankuasa yang akan datang.2. Apabila draft minit telah disemak dan sekiranya terdapat pindaan, setiausaha perlu mengemaskini dan kemukakan kepada pengerusi untuk ditandatangani.3. Apabila minit mesyuarat telah disahkan oleh pengerusi dan menyimpan minit mesyuarat sebagai fail terbuka minima tempoh simpanan ialah 7 tahun merujuk Pekeliling Pelupusan Rekod (Bil. 5/2007)

B. Format minit mesyuarat

a) Perutusan pengerusib) Pengesahan minit mesyuaratc) Perkara-perkara berbangkitd) Perbincangan kertas kerja / perkara yang dibincangkane) Hal-hal lainf) Penutupg) Tandatangan setiausaha dan pengerusih) Tarikh minit disediakan

Perutusan pengerusi1. Perkara penting yang dibangkitkan oleh pengerusi2. Samada semasa membincangkan perkara berbangkit atau kertas kerja atau di akhir mesyuarat

Pengesahan minit mesyuarat1. Catatan minit mesyuarat yang lepas2. Disahkan tanpa sebarang pindaan3. Disahkan tertakluk kepada pindaan dengan menyatakan pindaan tersebut

Perkara-perkara berbangkitCatatan perkara yang dibangkitkan dalam mesyuarat lepasa) Tajuk perkara berbangkitb) Muka suratc) Perenggan minit mesyuaratd) Pihak yang dipertanggungjawabkan mengambil tindakan

Perbincangan kertas kerjaPerkara yang perlu dicatatkana) Tajuk kertas kerjab) Pihak (jabatab/unit) yang sediakan kertas kerjac) Tujuan utamad) Isu-isu yang dibangkitkane) Pandangan ahli mesyuarat keatas isuf) Keputusan mesyuarat dan tindakan

Hal-hal lainMerekod perkara lain yang tiada di dalam agenda mesyuarat

PenutupMerekodkana) Bila mesyuarat tamat/ditangguhkanb) Ucapan terima kasih daripada pengerusic) Catatan tarikh mesyuarat akan dating

2.0 AUDIT KUALITI DALAMANA. AuditiMerupakan pihak yang diaudit berkaianbidang tanggungjawab di dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti. Auditi juga boleh dilantik menjadi Juruaudt Dalaman untuk skop Audit Dalaman yang diluar tanggungjawabnya.

B. Pasukan audit dalamanSatu kumpulan juruaudit dalaman yang terdiri sekurang-kurangnya 2 orang yang ditugaskan untuk melakukan kerja-kerja audit ke atas Sistem Pengurusan Kualiti. Anggota-anggota dalam pasukan audit dalaman mestilah mempunyai sijil latihan audit dalaman atau mana-manadokumen yang setraf dengannya dan bebas daripada skop yang akan diaudit.

C. Ketua sistem auditSalah satu jawatan yang diwujudkan di dalam hirarki pelaksanaan system pengurusan kualiti. Ketua Audit Dalaman berperanan untuk merancang audit dalaman, melatih pegawai audit dalaman, mengumpulkan maklumat audit dalaman yang dilaksanakan oleh Pegawai Audit Dalaman, dan melaporkan maklumat yang diperolehi tersebut kepada wakil pengurusan

D. Audit susulanSuatu proses pengauditan semula ke atas ketidakpatuhan prosedur yang dikenalpasti semasa pelaksanaan audit dalaman terdahulu

E. KetidakpatuhanMana-mana tindakan yang dibuktikan melalui rekod yang tidak mematuhi keperluan di dalam Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001

Terdapat 3 kategori ketidakpatuhan sebagaimana berikut:

a) MajorKetidakpatuhan keatas mana-mana prosedur / keperluan standard / pekeliling dan perundangan yang telah menjejaskan produk akhir / perkhidmatan dan member kesan buruk kepada system keseluruhannya

b) MinorKetidakpatuhan/ kepincangan yang telah berlaku kerana tidak patuhi prosedur / keperluan standard/ pekeliling atau perundangan yang belum menjejaskan produk akhir / perkhidmaan secara langsung atau system keseluruhannya.

c) PemerhatianSebarang kepincangan yang berlaku ekoran dari prosedur/ pekeliling yang tidak jelas. Ia belum menjejaskan system samada secara langsung atau tidak langsung

Fasa pelaksanaan audita) Fasa 1 (teknik perancangan audit)b) Fasa 2 (Persediaan audit)c) Fasa 3 (Mengendalikan audit)d) Fasa 4 (Melaporkan audit)e) Fasa 5 (Audit susulan)

Fasa 1: teknik perancangan auditA. Perancangan awal Menentukan objektif dan skop audit Dapatkan maklumat atau kendalikan lawatan pra-audit Kenalpasti unit/ bahagian/ jabatan yang hendak diaudit Kenalpasti dokumen yang berkaitan Tentukan bahasa apa yang hendak digunakan semasa di audit

B. Jadual audit mengikut pendekatan proses Pembinaan jadual perlu menekankan pemahaman proses kerja atau proses utama sesuatu organisasi Analisis proses yang tepat menjadi landasan bagi kedua-dua juruaudit dan auditi untuk berkomunikasi dalam mencari peluang untuk penambahbaikan Strategi dalam penjadualan termasuklah percaturan diantara keupayaan/ ke[pkaran juruaudit, bidang diaudit dan masa yang ada Oleh itu, juruaudit perlulah memikirkan satu perancangan strategi audit yang memastikan hasil audit adalah sempurna dan bermakna untuk kesimpulan audit

C. Elemen jadual proses audit1. Menetapkan masa untuk mesyuarat pembukaan, mesyuarat penyelarasan dan mesyuarat penutup.2. Perjumpaan dengan ketua organisasi untuk sesi temubual berkenaan komitmen pengurusan3. Peruntukan masa untuk makan tengahari dan rehat4. Persetujuan oleh ahli kumpulan audit

FASA 2: PERSEDIAAN AUDITA. Pemilihan juruaudit1. Boleh bekerja di bawah arahan2. Berpengetahuan dalam proses yang hendak diaudit3. Berkepakaran dalam bidang yang diaudit4. Hanya memilih dari kalangan juruaudit yang dilantik sahaja

B. Tanggungjawab ketua juruaudit1. Mengendalikan audit2. Memiliki keupayaan dan pengalaman dalam pengurusan3. Memiliki kuasa dalam membuat keputusan bagi audit yang dikendalikan dan dapatan audit4. Menyediakan jadual dan perancangan audit5. Mengenalpasti keperluan tugasan audit6. Memperkenalkan ahli kumpulan audit kepada pengurusan audit7. Menyediakan laporan dapatan audit8. Memberi taklimat ringkas kepada ahli kumpulan audit9. Melaporkan segera ketidakpatuhan kritikal10. Melaporkan sebarang halangan semasa audit dijalankan11. Melaporkan dapatan audit dengan jelas, yakin dan tepat

C. Senarai semak1. Memberi panduan mengaudit berdasarkan pendekatan proses2. Membantu juruaudit mengingat semula perjalanan proses yang diaudit3. Merekodkan kejumpaan dan penilaian semula untuk tujuan laporan4. Memastikan tiada perkara yang penting tertinggal5. Sebagai rujukan semasa mesyuarat penutupan dan laporan bertulis6. Memastikan tiada perkara penting yahg tertinggal7. Sebagai rujukan semasa mesyuarat penutupan dan laporan bertulis

FASA 3: MENGENDALIKAN AUDITA. Mesyuarat pembukaan

Mesyuarat pembukaan ialah peluang pertama bagi Ketua Juruaudit menyampaikan hasrat dan tujuan audit yang akan dilaksanakan Sesi ini adalah penting bagi menyediakan auditi untuk menghadapi audit yang dijalankan

Agenda mesyuarat1. Memperkenalkan ahli kumpulan audit2. Menjelaskan skop dan objektif audit3. Mengenalpasti Ketua unit/bahagaian yang akan diaudit4. Menerangkan perjalanan / prosedur audit5. Membincangkan format laporan ketidakpatuhan6. Menetapkan ahli, tarikh dan masa mesyuarat penutup7. Menjelaskan sebarang kekeliruan atau ketidakfahaman yang mungkin ada8. Memastikan hal-hal yang berkaitan dengan keperluan keselamatan, pengankutan, bilik perbincangan dan sebagainya dengan pihak pengurusan

B. Mesyuarat penutupan Dikendalikan oleh Ketua Juruaudit untuk membentangkan ketidakpatuhan dan rumusan audit disamping audit memahami dan mengesahkan ketidakakuran

Agenda mesyuarat1. Mengesahkan semula objektif dan skop audit yang telah dilaksanakan2. Mengucapkan terima kasih atas kerjasama dan hospitality yang telah diberikan oleh pihak audit3. Membuat pernyataan disclaimer dalam memastikan audit dilaksanakan secara persampelan4. Kesimpulan audit secara keseluruhan seperti yang dipersetujui oleh kumpulan audit5. Membentang laporan ketidakpatuhan, pemerhatian dan meminta semua soalan ditanyakan selepas pembentangan6. Tutup mesyuarat dan ucapan terima kasih

FASA 4: MELAPORKAN AUDITA. Mengumpul bukti yang telah disahkan1. Menggunakan senarai semak yang telah disediakan2. Menilai data, rekod dan laporan yang sesuai3. Menemubual pekerja yang terlibat secara langsung dengan aktiviti4. Menilai bagaimana aktiviti dijalankan

B. Penulisan laporan audit Ketua kumpulan audit dipertanggungjawabkan dalam membuat persediaan dan isi kandungan laporan audit Laporan audit hendaklah merangkumi keseluruhan, ketepatan, ringkas lagi padat dan meliputi berikut:1. Objektif audit2. Skop audit3. Pengenalan ketua audit klien4. Pengenalan ketua audit dan ahli-ahli5. Criteria audit6. Ketidakakuran7. Rumusan audit

C. Kandungan catatan audit1. Masa, tarikh dan tempat di mana pemerhatia dibuat2. Nama auditi3. Penerangan yang tepat dan sesuai tentang pemerhatian tersebut4. Mengenalpasti prosedur jika ada5. Prosedur semak silang terlibat untuk mewujudkan kesan audit6. Pengesahan pemerhatian oleh auditi di mana perlu7. Bacaan daripada alatan di mana perlu

D. Laporan ketikpatuhan

A. Klasifikasi laporan dapatan audit

i) Major Ketidakakuran/ketidakpatuhan kepada keperluan ISO 9001 atau elemen prosedur yang ditetapkan yang boleh melumpuhkan Sistem Pengauditan Kualiti (SPK) Contoh: tidak amal latihan yang ditetapkan atau tidak melaksanakan mesyuarat kajian semula pengurusan

ii) Minor Ada kesilapan kecil yang berkaitan dengan prosedur yang berlaku atas sebab-sebab disiplin manusia yang mengakibatkan ketidakakuran/ketidakpatuhan Contoh: Tidak tandatangan minit mesyuarat atau surat menghadiri kursus dihantar dengan tidak mengikut masa yan ditetapkan

B. Contoh penulisan ketidakpatuhan

KES 1: Beberapa buah lot produk makanan jenis B;Lot No.1768/11,1899 & 1879/11 yang dijumpai dalam bahagian penyebaran mengandungi produk rejek (pembungkusan rosak). Ia tidak diberikan identifikasi serta tiada pengasingan seperti yang dikehendaki dalam prosedur SOP 1505, SEKSYEN 7 Rev.01

Penyelesaian kes:

Keperluan = Prosedur SOP 1505, SEKSYEN 7 Rev.01; sebarang produk rejek memerlukan kawalan identifikasi dan pengasingan

Masalah = Produk rejek tidak ditandakan dan di asingkan

Bukti = Lot produk makanan jenis B;Lot No.1768/11,1899 & 1879/11 yang dijumpai dalam bahagian penyebaran mengandungi produk rejek (pembungkusan rosak).

C. Peluang penambahbaikan1. Tidak cukup bukti untuk menunjukkan ketidakakuran/ketidakpatuhan tapi perlu dibangkitkan untuk tujuan pencegahan atau penambahbaikan2. Perlu lebih penyiasatan dan bukti

D. Pengesahan laporan ketidakakuran/ketidakpatuhan1. Dapatkan persetujuan ketidakakuran/ketidakpatuhan dari auditi2. Sediakan salinan untuk diserahkan kepada ketua juruaudit bagi tujuan laporan audit

E. Tindakan pembetulan1. Pihak pengurusan auditi perlu mengenalpasti punca masalah2. Pihak pengurusan auditi perlu mengenalpasti magnitude dan impak tindakan pembetulan yang dirancang dan ambil tindakan3. Pihak pengurusan audit buat pengesahan

FASA 5: AUDIT SUSULAN1. Rumusan audit seharusnya menunjukkan kepada auditi keperluan untuk mengambil tindakan pembetulan2. Penyelasaian dan keerkesanan tindakan pembetulan mestilah dibuat audit susulan3. Jika semasa audit susulan dilaksanakan, tindakan pembetulan masih belum diambil (bagi kes ketidakakuran/ketidakpatuhan) juruaudit perlu:i) Menghantar laporan kepada wakil pengurusan melalui ketua juruaudit mengenai status tindakan pembetulanii) Mengeluarkan laporan ketidakpatuhan yang baru, hanya apabila ia didokumentasikan di dalam prosedur audit kualiti dalamaniii) Status tindakan pembetulan akan dibentangkan dan dinilai menerusi mesyuarat kajian semula pengurusanRumusan proses pengendalian audit1. Mesyuarat pembukaan2. Menggunakan senarai semak3. Mengambil nota audit4. Laporan ketidakakuran5. Mengumpul bukti yang telah disahkan6. Melaporkan hasil audit7. Mesyuarat penutupan

3.0 MESYUARAT OPERASI MAKMALPenggunaan sistem pemfailanDefinisi sistem fail Proses mengklasifikasi, menyusun, meyimpan dan menyelenggara fail-fail bagi memudahkan pengurusannya apabila diperlukanTujuan sistem fail Menentukan kecekapan sesuatu jabatanKeperluan terhadap sistem fail yang baiki) Rujukan silang- Supaya member kemudahan dalam mengesan lain-lain dokumen yang bersangkutan atau rekod dapat di cari di bawah berbagai tajukii) Retention- Bagi membolehkan fail-fail yang tidak lagi aktif dipindahkaniii) Kelasifikasi- Untuk memberi kemudahan di dalam membuat rujukaniv) Lokasi- diletakkan di tempat yang mudah dan segera di peroleh tanpa berlengahv) Kesemua laporan terdahulu akan direkod dan disimpan sebagai fail terbuka dalam tempoh tertentu. Sekiranya terdapat pihak-pihak yang memerlukan laporan laporan terdahulu untuk tujuan rujukan, pihak yang berkenaan perlulah merujuk kepada pusat pendaftaran bagi tujuan akses dengan merekod pada buku rekod keluar/masuk daripada cabinet fail pentadbiran.

Contoh dokumen rujukan yang terdapat di pejabat pendaftaranBILJENISLOKASINO. RUJUKAN

3.1MANUAL KUALITIMesyuarat kaji semula pengurusanBilik dokumenMK.UiTM.FKA.01Seksyen 5.6.1Seksyen 5.6.2Seksyen 5.6.3

Mentafsir jadual pengesahan

Definisi pengesahan-Proses untuk mempercayai identity seseorang atau bendaMentafsir jadual pengesahanLaporan mesyuarat yang telah diperolehi daripada cabinet penyimpanan fail perlulah di periksa bahagian pengesahan . Keadaan ini boleh dirujuk melalui jadual pengesahan.Contoh : jadual pengesahan

Menyemak mesyuarat tindakanPersediaan instrumen Instrumen merupakan peralatan, minit mesyuarat yang lepas, bahan berbentuk dokumen atau borang dan infrastruktur yang di perlukan dalam mesyuarat tindakan operasi. Setiausaha dalam unit operasi perlulah mencari boring pengesahan bagi menyediakan semua intrumen tersebut. Selain itu, instrument bagi mesyuarat lanjutan boleh terdiri daripada kertas kerja ahli-ahli yang terlibat misalnya bajet.Prosedur pengesahanApabila melihat kepada dokumen anda perlu memastikan:1. Dokumen tersebut telah ditandatangani oleh seseorang yang mempunyai autoriti atau hak yang betul2. Penandatangan tidak menafikan bahawa dokumen itu mempunyai tandatangan yang sah

Mencari borang / peralatan1. Setiausaha perlulah menyediakan borang eadaran, kehadiran, tempahan perlatan/bilik mesyuarat2. Contoh borang :a) Borang tempahan bilik mesyuarat

b) Borang edaran

REKOD EDARAN

Nama Dokumen:Tarikh Edaran Dibuat:

BILNAMA GURUTANDA TANGANCATATAN

1

2

3

4

Disahkan oleh:

( )

c) Senarai kehadiran

SENARAI KEHADIRAN MESYUARAT

Mesyuarat:Tarikh: Masa: Tempat: Pengerusi:

BILNAMA GURUTANDATANGAN

1

2

3

4

SENARAI TIDAK HADIRBILNAMA GURUCATATAN

DISEDIAKAN OLEH:

..( )

Mengambil bahagian operasi mesyuarat Semua anggota mesyuarat perlu mengambil bahagian terhadap sebarang perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dengan memberikan pandangan sendiri atau menimbulkan pertanyaan untuk pertanyaan lanjut. Jika mesyuarat yang dihadiri melibatkan keputusan, ahli-ahli yang hadir berhak mengundi. Ahli-ahli juga perlu membentangkan laporan untuk mengetahui perkembangan muktakhir tentang sesuatu perkara. Semua cadangan yang dibentangkan hendaklah jelas dan tepat serta diputuskan dalam mesyaurat samada diterima atau di tolak

Merekod minit mesyuarat operasi Setiausaha perlu membuat catatan semasa mesyaurat sedang dijalankan kemudian merekodkannya semula dengan segera Minit harus ringkas dan padat dengan merekodkan keputusan terakhir mesyuarat. Setelah rangka minit selesai, pengesahan perlu diuat oleh pengerusi dan kemudian dicetak dan diedarkan kepada setiap ahli mesyuarat.

Melaksanakan keputusan mesyuarat operasiSetiap ahli mesyuarat telah menerima senarai tugas masing-masing dan perlulah manjalankan tugas mengikut ketetapan.Sebarang perubahan dari segi ahli dan tugas perlulah merujuk kepada pegerusiSetelah tugas yang diberi selesai, setiausaha perlu membuat laporan aktiviti dan di sahkan oleh pengerusi.

4.0 PENGHASILAN LAPORAN AKHIR KUALITI PIAWAI

Kawalan Dokumen

Sebarang dokumen dalam Sistem Pengurusan Kualiti dikawal mengikut Prosedur Kawalan Dokumen. Secara umumnya kawalan tersebut merangkumi perkara-perkara berikut:

(i)Dokumen akan diluluskan oleh Pengarah atau pegawai yang diberi kuasa oleh Pengarah sebelum dokumen boleh diedar dan digunakan(ii)Dokumen diberi nombor kawalan tertentu(iii)Dokumen hanya diedarkan kepada pegawai-pegawai seperti di Senarai Edaran Dokumen(iv)Dokumen akan disemak dan dikemaskini apabila terdapat pindaan, seterusnya mendapatkan kelulusan semula daripada pihak yang berkenaan(v)Sebarang pindaan dan status dokumen berkenaan dikenalpasti. Mana-mana bahagian daripada dokumen ini tidak boleh dikeluarkan atau dipinda tanpa kebenaran pihak yang meluluskan dokumen (vi)Dokumen Asal akan disimpan oleh Pengurus Dokumen dan ditandakan `DOKUMEN ASAL`. Salinan Dokumen Asal akan diedarkan kepada mereka yang telah dikenalpasti dan ditandakan dengan `SALINAN TERKAWAL` (vii)Salinan Dokumen Asal yang diedarkan kepada sesiapa yang tidak tersenarai di dalam Senarai Edaran Dokumen diklasifikasikan sebagai `SALINAN TIDAK TERKAWAL`(viii)Dokumen luput yang tidak digunakan akan dilupuskan mengikut kaedah pelupusan yang bersesuaian. Jika perlu disimpan untuk sebarang tujuan, ia perlu dicop `BATAL`(ix)Memastikan dokumen yang diperolehi daripada pihak luar untuk perancangan dan operasi sistem Pengurusan Kualiti ditentukan dan dikawal pengedaran dan penggunaannya.

Salinan Terkawal diedarkan hanya kepada pegawai-pegawai seperti di Senarai Pemegang Dokumen Terkawal. Pemegang Salinan Terkawal bertanggungjawab:

(i) Mengaku menerima Salinan Terkawal ini dan menyimpannya dengan selamat dan baik di tempat yang mudah dirujuk(ii) Mengemaskini Salinan Terkawal mengikut arahan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa(iii) Menggantikan Salinan Terkawal yang dipinda atau dibatalkan dengan Salinan Terkawal terkini

Kawalan Rekod

Rekod akan diwujudkan dan disimpan sebagai bukti pelaksanaan sistem pengurusan kualiti di sesuatu jabatan. Semua rekod hasil daripada pelaksanaan sistem pengurusan kualiti dikenalpasti dan difailkan supaya mudah dikesan. Sebuah jabatan/organisasi akan membangunkan Prosedur Kawalan Rekod bagi menjelaskan kawalan terhadap cara identifikasi, penyimpanan, perlindungan, kemudahkesanan, masa penyimpanan dan pelupusan rekod.

Rekod mestilah jelas, mudah untuk dikenalpasti dan diperolehi semula.