PERLAKSANAAN MS ISO 9001 : 2008 BUKAN SATU KEPERLUAN DALAM PENGURUSAN SEKOLAH

Dunia hari ini semakin mencabar. Pelbagai usaha yang dilakukan oleh kebanyakan negara untuk mecapai status negara maju. Setiap negara berlumba-lumba mahu mencetak nama sebagai negara moden seiiring teknologi dan tata kelola mengikut piawaian antarabangsa. Tidak hairanlah kebanyakan negara mula mengaplikasikan MS ISO 9001 : 2008 dalam sistem pengurusan mereka. Tata kelola yang baik dan bersistematik dan mengikut piawaian antarabangsa menjadi contoh buat negara-negara membangun seperti Malaysia. Tanpa pengurusan yang baik, negara tidak akan maju dan berdaya saing atau diistilahkan sebagai negara mundur.

Kerajaan telah membuat keputusan supaya MS ISO 9000 dilaksanakan di semua gensi melalui Pekelililing Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 2 Tahun 1996 bertajuk Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam, bertarikh 11 Julai 1996. Pada ketika itu, pelaksanaan MS ISO 9000 adalah berasaskan salah satu pensijilan MS ISO 9001, MS ISO 9002 atau MS ISO 9003 versi 1994.

Selaras dengan penambahbaikan standard oleh International Organisation For Standardization (ISO) pada tahun 2000, Agensi-agensi Sektor Awam Malaysia telah diminta untuk beralih kepada pensijilan MS ISO 9001:2008. Arahan peralihan telah dikeluarkan melalui Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (SPKPA) Bil. 2 Tahun 2002 bertajuk Garis Panduan Melaksanakan MS ISO 9000:2000 Dalam Perkhidmatan Awam, bertarikh 16 Disember 2002.

Pada bulan Oktober 2008, ISO telah mengeluarkan Standard ISO 9001:2008 yang merupakan penambahbaikan kepada standard ISO 9001:2000. Penambahbaikan ini meliputi penerangan dan penjelasan yang lebih terperinci terhadap beberapa keperluan standard tertentu. Berikutan itu, Jabatan Standard Malaysia telah mengeluarkan Standard MS ISO 9001:2008 untuk diterima pakai oleh semua organisasi di Malaysia termasuk agensi-agensi Sektor Awam.

Selaras dengan pengeluaran standard ISO 9001:2008 dan MS ISO 9001:2008, semua pensijilan berasaskan MS ISO 9001:2000 akan luput pada akhir tahun 2010. Oleh itu, Agensi-agensi Sektor Awam Malaysia diminta untuk mengambil salah satu tindakan berikut iaitu bagi agensi yang telah mendapat pensijilan MS ISO 9001:2000, agensi berkenaan dikehendaki beralih kepada pensijilan MS ISO 9001:2008 selewat-lewatnya pada akhir tahun 2010 bagi mengekalkan status pensijilan ISO. Tindakan kedua ialah bagi agensi yang belum mendapat pensijilan MS ISO 9000:2000, agensi berkenaan dikehendaki untuk terus mendapatkan pensijilan mengikut standard MS ISO 9001:2008; dan tindakan terakhir ialah bagi agensi yang sedang dalam tindakan tapi masih belum mendapat pensijilan MS ISO 9000:2000, agensi berkenaan dikehendaki untuk terus mendapatkan pensijilan mengikut standard MS ISO 9001:2008.

Menjadi tanda tanya pada kita, apakah yang dimaksudkan ISO, MS ISO 9001:2008 dan berkenaan dengan pensijilan standard?. Berikut merupakan kupasan bagi definisi-definisi yang digunakan dalam pensijilan standard. Definisi kualiti di bawah MS ISO 9000 ialah keseluruhan ciri-ciri sesuatu entiti (produk dan perkhidmatan) yang dapat memenuhi kehendak pelanggan yang dinyatakan dan yang tersirat.

ISO yang bermaksud equal ialah satu nama samaran bukan akronim untuk International Organization for standardization (IOS). International Organization for standardization adalah sebuah pertubuhan bukan kerajaan yang ditubuhkan pada tahun 1947 dan beribu pejabat di Geneva Switzerland. ISO 9001 merupakan piawaian antarabangsa di bidang sistem pengurusan mutu. Suatu lembaga/pertubuhan yang telah mendapatkan pentauliahan (pengakuan dari pihak lain yang bebas) ISO tersebut, dapat dikatakan telah memenuhi persyaratan antarabangsa dalam hal pengurusan penjaminan mutu produk/perkhidmatan yang dihasilkannya. Seperti piawaian ISO lain, piawaian ini perlu diperbaharui secara berkala.

Maksud MS ISO 9001:2008 pula ialah satu standard bertulis yang menjelaskan garis panduan dan keperluan asas dalam satu sistem pengurusan kualiti. Ia juga merupakan sistem kerja yang terancang berasaskan keperluan piawaian antarabangsa dan sistem kerja yang terancang, akan mempunyai proses-proses yang dikenalpasti, proses-proses tersebut didokumenkan, dilaksanakan dan dikawal. Sistem tersebut akan menghasilkan produk dan perkhidmatan yang konsisten kualitinya. Sistem kerja yang terancang di mana proses-proses dikawal bagi menghasilkan perkhidmatan yang konsisten kualitinya, ini lebih dikenali sebagai Sistem Pengurusan Kualiti; dan MS ISO 9000 akan hanya dikenali selepas Sistem Pengurusan Kualiti itu diberi pengiktirafan pensijilan.

Kenapa pensijilan MS ISO 9001: 2008 harus dilakukan? Hal ini kerana pensijilan ini memberi penekanan terhadap pencegahan dan bukan mengatasi masalah setelah ia berlaku. Ia juga merupakan kajian semula yang berterusan keatas proses-proses yang kritikal dan membuat tindakan pembetulan;. Selain itu ianya mewujudkan cara bekerja yang konsisten dan menepati prinsip betul pertama kali dan setiap kali; dan mementingkan penyimpanan rekod kualiti untuk membuktikan tindakah yang telah dilaksanakan.

Setiap ISO samaada ISO 9000 dan 9001 mempunyai perbezaan. Istilah ISO 9000 menerangkan tentang seluruh keluarga piawaian yang berhubung dengan pembangunan, pelaksanaan, pemantauan, penilaian dan cara mengekalkan sistem pengurusan kualiti. Menurut Bob Tvrdik dari Pusat Penyelidikan Perindustrian dan Perkhidmatan, Universiti Iowa, walaupun tidak semua syarikat-syarikat mengumpul statistik mengenai manfaat mengurangkan kos disebabkan oleh pengeluaran berkualiti rendah, mereka mendapati bahawa keuntungan boleh bertambah tanpa sebarang kenaikan dalam jualan apabila mereka mengawal proses melalui pemakaian sistem pengurusan kualiti ISO 9000. Ia merujuk kepada satu piawaian tunggal dalam keluarga standard. Dengan kata lain, istilah ini merujuk kepada kaedah dalam mendokumentasikan sesuatu kerja mengikut konsep yang digunakan oleh ISO dalam standard sistem pengurusan kualiti; membentangkan dan menyediakan sumber rujukan bagi dokumen-dokumen lain dalam keluarga 9000 serta menyatakan keperluan khusus dalam pendaftaran dan usaha mematuhi kehendak piawaian. Sebagai contoh, ISO 9000 menjelaskan standard yang dibangunkan dalam ISO 9001 dan ISO 9004 adalah berdasarkan kepada lapan prinsip pengurusan kualiti yang khusus direka untuk meningkatkan prestasi dan mencapai kejayaan melalui budaya pengamalan syarikat memberi tumpuan kepada kawalan kualiti.

ISO 9001 mengandungi keperluan tertentu untuk mencipta, memasang dan mengaktifkan Pengurusan Kualiti (SPK) yang memenuhi standard ISO. Sebelum ini ISO 9001 dimasukkan bersama dalam keluarga ISO 9002 dan 9003, akan tetapi piawaian tersebut telah menjadi usang apabila ISO 9001 standard telah dikemaskini bagi tahun 2000. Sebelum tarikh itu, ISO 9002 diberikan piawaian pengurusan kualiti untuk pengeluaran dan pemasangan, manakala ISO 9003 meliputi garis panduan ujian dan proses pemeriksaan. Sejak tahun 2000, semua syarikat yang mematuhi ISO 9000 perlu memenuhi keperluan ISO 9001. Usaha mereka mesti diperiksa dan diluluskan oleh juruaudit bebas untuk menerima pensijilan pematuhan dengan piawaian ini. Persijilan dan pematuhan tanpanya akan kekal percuma walaupun syarikat-syarikat besar dan kerajaan sering memerlukan ia vendor mereka.

Walaupun banyak kelebihan yang berkaitan dengan ISO 9001, akan tetapi pemilik perniagaan dan perunding memberi amaran kepada syarikat-syarikat untuk menyelidik dahulu proses pensijilan yang ketat sebelum melakukan usaha-usaha kearahnya. Berikut adalah beberapa halangan yang berpotensi untuk usahawan mengkaji sebelum membuat inisiatif untuk mendapatkan pensijilan ISO 9001. Halangan yang pertama ialah pemilik dan pengurus tidak mempunyai kefahaman yang mencukupi tentang proses pensijilan atau piawaian kualiti ISO 9001.Sesetengah pemilik perniagaan telah dikenali mengarahkan sumber syarikat mereka didaftarkan ISO 9000 , hanya melalui pemahaman mereka yang tidak lengkap tentang proses dan keperluan dan ianya membuang masa serta usaha yang sia-sia.

Halangan kedua ialah kos untuk mewujudkan sistem kualiti yang terlalu mahal. Pengkritik ISO 9001 menegaskan bahawa kos pensijilan boleh menjadi satu proses yang sangat mahal, terutamanya bagi firma-firma yang lebih kecil. Malah, menurut satu kajian tentang Sistem Kualiti pada tahun 1996 , purata kos pensijilan ISO bagi firma kecil (mereka yang mendapat keuntungan kurang daripada RM 11 juta pada jualan tahunan) adalah RM 71, 000. Halangan yang ketiga ialah penekanan serius pada dokumentasi. Proses pensijilan ISO 9001 bergantung kepada dokumentasi prosedur operasi dalaman dalam banyak bidang, dan sesetengah pengusaha menyatakan, "Ramai mengatakan keperluan dokumentasi ISO menelan masa yang lama. Malah, terdapat cerita yang menakutkan tentang syarikat-syarikat kehilangan perniagaan besar kerana menjadi obses dan memberi keutamaan penuh mendokumentasikan ISO. "Menurut Majalah Bussines Nation, pengusaha kecil perlu mencari keseimbangan yang sesuai antara keperluan dokumentasi ISO, yang diakui "adalah salah satu mercu tanda ISO 9000 ini," dan menghadiri untuk perniagaan asas untuk menjalankan syarikat. Berilah keseimbangan antara keutamaan menulis setiap tugas pekerja, memberikan latihan untuk kerja-kerja, dan membiarkan akal menentukan bagaimana tugas yang hendak dilaksanakan. Sektor pengurusan sekolah juga terkena tempias yang sama. Hal ini kerana kawajaran MS ISO 9001:2008 boleh dipertikai kerana beberapa sebab. Antara ketidakwajaran perlaksanaan MS ISO di sekolah-sekolah ialah kekurangan staf atau pegawai yang diperlukan bagi memenuhi kriteria ISO yang telah ditetapkan. Kita sedia maklum, kerajaan mengalami masalah dengan kekurangan staf dan pekerja dan ini mencakupi tentang hal guru-guru yang terlatih, pekerja yang mahir untuk memenuhi keperluan sesebuah sekolah. Ini dapat dilihat apabila terkadang seorang guru memegang pelbagai subjek yang asalnya bukan teras dan tidak menepati kelayakan guru tersebut. Namun, dek kerana kekurangan guru, mereka terpaksa memikul amanah dan mengambil tugas mengajar subjek yang bukan asalnya ditugaskan untuk mereka sebelum ini. Terkadang ada juga diantara para guru yang diberikan tugas yang tidak sepatutnya.

Hal ini membawa kepada masalah yang meruncing para guru apabila guru-guru disibukkan dengan pelbagai kerja dan ianya sekaligus menjejaskan kualiti dalam pengajaran bagi semua subjek yang diambil guru tersebut. Natijahnya, pelajar tidak akan pencapai keputusan yang memberangsangkan andai guru-guru dibebani tugasan mengajar di luar kemampuan mereka bahana dari kekurangan guru dan kakitangan sekolah. Apabila hal ini berlaku, sekaligus menipiskan lagi peluang untuk pihak sekolah mecapai standard ISO tersebut.

Selain itu, sekolah juga menghadapi krisis prasarana yang tidak mencukupi. Ini dapat diterjemahkan dengan pencapaian sekolah luar bandar berbanding sekolah di bandar dimana kita dapat melihat sekolah yang mempunyai prasarana yang berteknologi tinggi dan berinteraktif dapat menimbulkan minat khususnya generasi Y yang mahukan corak pembelajaran terkini. Berbeza dengan sekolah luar bandar yang tidak mempunyai kelengkapan untuk Pengajaran Dan Pembelajaran yang bersistematik akan menyebabkan pelajar tidak bersemangat dengan sesi persekolahan. Mereka tidak didedahkan dengan Teknologi Maklumat yang menyumbang kepada pelajar celik IT dan juga tidak didedahkan dengan sistem pembelajaran berinformasi yang sering di laungkan kementerian. Dengan hal yang sedemikian membenarkan lagi hujah bahawa keciciran pelajar dan jarak antara pelajar luar bandar dan di bandar semakin melebar disebabkan kekurangan prasarana yang mencukupi. Ini sekaligus mecacatkan proses pengauditan dan perlaksanaan ISO pada sekolah-sekolah.

Urus tadbir sesuatu organisasi yang mapan dan teratur adalah bergantung pada modal insan yang bermutu. Modal Insan yang Bermutu disini diistilahkan sebagai pekerja yang kreatif, berdaya saing, mampu menterjemahkan arahan kepada perlaksanaan yang bersistematik, dan juga memberikan terbaik dalam setiap aspek kerja dalam bidang dan diluar bidangnya. Insan yang bermutu sebegini seharusnya diberikan hak dan dihargai dengan memberikan gaji yang setimpal atas usaha mereka. Kegagalan mereka menjadi pekerja yang bermutu adakalanya disebabkan penghargaan dan penganugerahan yang tidak setimpal atas jerih keringat yang mereka usahakan. Kita ambil contoh yang mudah, seorang anak akan termotivasi dan akan memberikan 200% konsentrasi dan kesungguhannya apabila ibu bapa memberikan hadiah jika lulu dengan cemerlang dalam peperiksaan. Begitu juga pekerja dan kakitangan sekolah. Mereka juga mengharapkan imbuhan dan gaji dibayar setimpal sebagai penghargaan atas usaha mereka. Secara tidak langsung menjadikan mereka kakitangan yang berkualiti dan kreatif untuk memastikan perlaksanaan ISO menjadi kenyataan. Ironinya jika pihak pengurusan dan kementerian atau jabatan meneliti akan hal ini, pastilah tidak kedengaran keluhan kakitangan akan gaji mereka dan sebagainya.

Dengan beberapa poin yang telah dibentangkan sebelum ini, maka jelaslah bahawa perlaksanaan MS ISO 9001:2008 di sekolah perlu dikaji semula. Hal ini kerana realiti pengurusan sekolah di Malaysia masih perlu diperbaiki dan dikemaskini. Segala bentuk perancangan perlulah diselidiki dan ditapis terlebih dahulu. Lakukan bancian dan ujian keberkesanan pengurusan kualiti ke atas sekolah-sekolah di bandar dan di di luar bandar kerana setiap unsur ketidakcekapan dalam pengurusan sekolah untuk kedua-dua kategori sekolah tersebut akan memberi tempias yang sangat besar kepada pembangunan pelajar itu sendiri. Jurang yang melebar di antara sekolah bandar mahupun di luar bandar haruslah dikecilkan seterusnya menjadikan sifar masalah di sekolah-sekolah luar bandar.

Kerajaan dan jabatan-jabatan yang menyelia sekolah-sekolah mestilah mencari inisiatif yang bersepadu bagi menangani isu-isu berbangkit. Segala unsur ketirisan dalam menyampaian dana dan kebajikan kepada sekolah merupakan satu sikap tidak jujur dan kurang profesinalisma dalam memikul amanah memperkasakan sektor pendidikan dan pelajaran di bumi bertuah Malaysia ini. Bagaimana sebuah institusi kerajaan dan jabatan mahu melahirkan sekolah-sekolah yang berkualiti andai disana masih ada anasir-anasir jahat yang mahu merosakkan institusi tersebut dengan sikap endah tak endah dan memandang enteng seruan kerajaan agar menjadi institusi serta produk keluaran institusi itu berkualiti dan mencapai piawaan standard antarabangsa? Semestinya, hal ini tidak akan berlaku sekelip mata kerana ia memerlukan kerjasama semua pihak tanpa menuding jari kepada sesiapapun samaada pimpinan kerajaan, jabatan mahupun pengurusan sekolah. Andai semua perkara dan masalah diatasi dengan cara yang betul lagi benar, maka produk yang terhasil dari kerjasama yang utuh akan melahirkan sekolah-sekolah yang bermutu dan pelajar-pelajar yang berkaliber seterusnya akan menjadi pemimpin berkualiti suatu hari nanti.

Saya gulung hujah saya dengan menyatakan bahawa PERLAKSANAAN MS ISO 9001 : 2008; BUKU SATU KEPERLUAN DALAM PENGURUSAN SEKOLAH. Ruang-ruang yang kosong dan rompong haruslah ditampal atau dibaiki segera agar tiada lagi keluh-kesah serta kecacatan sebelum memulakan perlaksanaan MS ISO 9001 : 2008 tersebut. Kita haruslah bekerjasama dan bersatu dalam seperti bak kata pepatah Melayu , Bersatu Kita Teguh, Bercerai Kita Roboh untuk memastikan perlaksanaan MS ISO 9001:2008 releven untuk diaplikasikan pada pengurusan sekolah.

RUJUKAN1- Pekeliling MAMPU BTSA.607-1/1(68) bertajuk Panduan Pelaksanaan MS ISO 9001:2008 Dalam Sektor Awam, bertarikh 1 Januari 20102- http://ms.wikipedia.org/wiki/ISO_90013- http://science.upm.edu.my/warga/?page_id=29014- www.referenceforbusiness.com/small/Inc-Mail/ISO-9000.html5- http://www.ehow.com/info_7829248_differences-iso-9000-9001-9002.html6- http://pena-bonda.blogspot.com/2011/07/pengenalan-ms-iso-90012008.html