1 pemahaman iso 9001-2008 okt-28-2012

PRINSIP - PRINSIP

KATA PENGANTARDirektorat Pembinaan SMK terus berupaya dengan berbagai macam program dan kegiatan untuk meningkatkan kinerja Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) semenjak beberapa tahun terakhir. Salah satu program yang dikembangkan adalah pendampingan penyusunan dokumen mutu SMM SNI ISO 9001:2008. Dalam rangka kerjasama dengan Direktorat Pembinaan SMK dalam penyusunan dan persiapan penerapan sistem manajemen mutu SNI ISO 9001-2008, PPPPTK Seni dan Budaya mengembangkan beberapa bahan ajar yang digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan pendampingan.

Bahan ajar Pemahaman Sistem Manajemen Mutu SNI ISO 9001:2008 berisi mengenai sejarah perkembangan ISO, dasar penerapan, manfaat penerapan, prinsip manajemen mutu, persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007 serta dilengkapi dengan langkah-langkah penerapannya. Diharapkan dengan adanya bahan ajar ini, semua pihak yang berkepentingan dapat berpartisipasi secara optimal dan pelaksanaan pelatihan bisa berlangsung lancar sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai.Terima kasih disampaikan kepada penyusun yang telah meluangkan waktu dan pikiran, sehingga tersaji bahan ajar ini.Yogyakarta, 12 Oktober 2012Kepala PPPPTK Seni dan BudayaDrs. Sardi, M.Pd

NIP 195404071985031001DAFTAR ISI

Hal

Kata Pengantar ...........................................................................................1

Daftar Isi ....................................................................................................2

Daftar Gambar ............................................................................................3

Glosarium ...................................................................................................4

Tujuan Pembelajaran ..................................................................................5

BAB I. Pendahuluan ........................................................................7

A. Pengertian ISO ................................................................B. Sejarah Perkembangan ....................................................C. Dasar Penerapan ISO 9001:2008 ......................................D. Manfaat dalam Penerapan ISO 9001:2008 .........................7101314

BAB II. Prinsip Manajemen Mutu .......................................................17

A. Delapan (8) Prinsip Manajemen Mutu ................................B. Penambahan Prinsip Manajemen Mutu dalam Bidang Pendidikan C. Langkah Peningkatan Berkelanjutan......................................1727

28

BAB III. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ......................................32

A. Mutu ..................................................................................B. Sistem Manajemen Mutu .....................................................C. Ruang Lingkup penerapan dan Acuan yang digunakan ...........D. Sistem manajemem mutu .....................................................E. Tanggungjawab Manajemen .................................................F. Manajemen Sumber Daya .....................................................G. Realisasi Produk ...................................................................H. Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Perbaikan ...................3233343538404248

BAB IV. Acuan Penerapan Sistem Manajemen Mutu berdasar IWA 2 :2007 51

BAB VTahapan Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ...68

DAFTAR GAMBARGambar 2.1: Siklus peningkatan berkelanjutan

Gambar 2.2: Contoh proses secara umumGambar 2.3 : Siklus PDCA

Gambar 3.1 : Contoh urutan proses dan interaksinya

Gambar 3.2 : Penerapan peningkatan berkelanjutan

Gambar 5.1 : Siklus pemeliharaan sistem manajemen mutu

Gambar 5.2 : Pelaksanaan Sistem manajemen mutu

GLOSARIUM

Mutu adalah derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam memenuhi persyaratan

Persyaratan adalah kebutuhan atau harapan yang dinyatakan, biasanya tersirat atau wajib Kepuasan pelanggan adalah persepsi pelanggan tentang derajat telah dipenuhinya persyaratan pelanggan

Kompeten adalah kemampuan yang dapat ditunjukkan untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan

Sistem adalah kumpulan unsur-unsur yang saling terkait atau interaksi

Sistem manajemen adalah sistem untuk menetapkan kebijakan dan sasaran serta untuk mencapai sasaran itu

Sistem manajemen mutu adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu Kebijakan mutu adalah maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah organisasi yang terkait dengan mutu seperti yang dinyatakan secara resmi oleh pimpinan puncak

Sasaran mutu adalah sesuatu yang dicari, atau dituju, berkaitan dengan mutu manajemen

Pimpinan puncak adalah orang atau kelompok orang yang mengarahkan dan mengendalikan organisasi pada tingkat tertinggi

Perencanaan mutu adalah bagian dari manajemen mutu yang difokuskan ke penetapan sasaran mutu dan merincikan proses operasional dan sumber daya terkait yang diperlukan untuk memenuhi sasaran mutu

Perbaikan berkesinambungan adalah kegiatan berulang untuk meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan

Pelanggan adalah organisasi atau orang yang menerima produk Pemasok adalah organisasi atau orang yang menyediakan produk Pihak berkepentingan adalah orang atau kelompok yang memiliki kepentingan pada kinerja atau keberhasilan organisasi Proses adalah kumpulan kegiatan saling terkait atau berinteraksi yang mengubah masukan menjadi keluaran

Produk adalah hasil suatu proses Prosedur adalah cara tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses

Mampu telusur adalah kemampuan untuk menelusur riwayat, aplikasi atau lokasi sesuatu yang sedang dipertimbangkan

Kesesuaian (conformity) adalah dipenuhinya suatu persyaratan Ketidaksesuaian adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan Cacat adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan berkaitan dengan pemakaian yang dimaksudkan atau ditentukan

Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang potensial atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki

Tindakan korektif tindakan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki. Koreksi adalah tindakan menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan

Perbaikan adalah tindakan pada produk yang tidak sesuai untuk menjadikannya sesuai dengan pemakaian yang dimaksudkan

Konsesi adalah izin memakai atau melepas produk yang tidak memenuhi persyaratan (3.1.2) yang ditentukan

Manual (Pedoman) mutu adalah dokumen (3.7.2) yang merincikan sistem manajemen

Rekaman adalah dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi bukti pelaksanaan kegiatanTUJUAN PEMBELAJARAN1. Tujuan Pembelajaran Umum

Peserta memahami sistem manajemen mutu SNI ISO 9001:2008 dan IWA2:2007. 2. Tujuan Pembelajaran khusus

a. Peserta memahami pengertian dan sejarah ISOb. Peserta memahami manfaat penerapan ISO 9001:2008c. Peserta memahami prinsip-prinsip penerapan manajemen mutu di bidang pendidikand. Peserta memahamai persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan acuan penerapan berdasar IWA2:2007e. Peserta memahami pentahapan penerapan SMM ISO 9001:2008BAB I

PENDAHULUAN

A. Pengertian ISOStandar adalah kesepakatan-kesepakatan yang telah didokumentasikan yang di dalamnya terdiri antara lain mengenai spesifikasi-spesifikasi teknis atau kriteria-kriteria yang akurat yang digunakan sebagai peraturan, petunjuk, atau definisi-definisi tertentu untuk menjamin suatu barang, produk, proses, atau jasa sesuai dengan yang telah dinyatakan. Salah satu contohnya adalah penetapan standar ukuran dan format kartu kredit, atau kartu-kartu pintar (smart) lainnya yang telah mengikuti standar internasional ISO dan dapat digunakan di berbagai mesin anjungan tunai mandiri (ATM) di seluruh dunia, dan banyak contoh-contoh lainnya. Dengan demikian standar internasional telah membantu kehidupan manusia menjadi lebih mudah, serta lebih meningkatkan keandalan dan kegunaan barang dan jasa.

Pengertian ISO

Organisasi Standar Internasional (ISO) adalah suatu asosiasi global yang terdiri dari badan-badan standardisasi nasional yang beranggotakan tidak kurang dari 157negara. ISO merupakan suatu organisasi di luar pemerintahan (Non-Government Organization/NGO) yang berdiri sejak tahun 1947. Misi dari ISO adalah untuk mendukung pengembangan standardisasi dan kegiatan-kegiatan terkait lainnya dengan harapan untuk membantu perdagangan internasional, dan juga untuk membantu pengembangan kerjasama secara global di bidang ilmu pengetahuan, teknologi dan kegiatan ekonomi. Kegiatan pokok ISO adalah menghasilkan kesepakatan-kesepakatan internasional yang kemudian dipublikasikan sebagai standar internasional.

Nama ISO

Banyak pihak melihat adanya suatu ketidakcocokan antara nama lengkap International Organization for Standardization dengan kependekannya ISO, dimana IOS dianggap lebih tepat. Anggapan itu benar bila penetapan nama didasarkan pada kependekannya. Yang sebenarnya, istilah ISO bukan merupakan kependekan, tapi merupakan nama dari organisasi internasional tersebut. ISO berasal dari Bahasa Latin (Greek) isos yang mempaunyai arti sama (equal). Awalan kata iso- juga banyak dijumpai misalnya pada kata isometric, isotherm, isobar, dan sebagainya.

Dari kata sama (equal) menjadi standar inilah ISO dipilih sebagai nama organisasi yang mudah untuk dipahami. ISO sebagai nama organisasi juga dalam rangka menghindari penyingkatan kependekannya bila diterjemahkan ke dalam bahasa lain dari negara anggota, misalnya IOS dalam bahasa Inggris, atau OIN (Organisation Internationale de Normalisation) dalam bahasa Perancis, atau OSI (Organsiasi Standardisasi Internasional) dalam bahasa Indonesia. Dengan demikian apapun bahasa yang digunakan, organisasi ini namanya tetap ISO.

Kebutuhan Standar Internasional

Dengan adanya standar-standar yang belum diharmonisasikan terhadap teknologi yang sama dari beberapa negara atau wilayah yang berbeda, kiranya dapat berakibat timbulnya semacam technical barriers to trade (TBT) atau hambatan teknis perdagangan. Industri-industri pengekspor telah lama merasakan perlunya persetujuan terhadap standar dunia yang dapat membantu mengatasi hambatan-hambatan tersebut dalam proses perdagangan internasional. Dari timbulnya permasalahan inilah awalnya organisasi ISO didirikan.

Standardisasi internasional dibentuk untuk berbagai teknologi yang mencakup berbagai bidang, antara lain bidang informasi dan telekomunikasi, tekstil, pengemasan, distribusi barang, pembangkit energi dan pemanfaatannya, pembuatan kapal, perbankan dan jasa keuangan, dan masih banyak lagi. Hal ini akan terus berkembang untuk kepentingan berbagai sektor kegiatan industri pada masa-masa yang akan datang.

Perkembangan ini diperkirakan semakin pesat antara lain karena hal-hal sebagai berikut :

Kemajuan dalam perdagangan bebas di seluruh dunia

Penetrasi teknologi antar sektor

Sistem komunikasi di seluruh dunia

Standar global untuk pengembangan teknologi

Pembangunan di negara-negara berkembang

Standardisasi industri adalah suatu kenyataan yang diperlukan di dalam suatu sektor industri tertentu bila mayoritas barang dan jasa yang dihasilkan harus memenuhi suatu standar yang telah dikenal. Standar seperti ini perlu disusun dari kesepakatan-kesepakatan melalui konsensus dari semua pihak yang berperan dalam sektor tersebut, terutama dari pihak produsen, konsumen, dan seringkali juga pihak pemerintah. Mereka menyepakati berbagai spesifikasi dan kriteria untuk diaplikasikan secara konsisten dalam memilih dan mengklasifikasikan barang, sarana produksi, dan persyaratan dari jasa yang ditawarkan.

Tujuan penyusunan standar adalah untuk memfasilitasi perdagangan, pertukaran, dan alih teknologi melalui :

Peningkatan mutu dan kesesuaian produksi pada tingkat harga yang layak

Peningkatan kesehatan, keamanan dan perlindungan lingkungan, dan pengurangan limbah

Kesesuaian dan keandalan inter-operasi yang lebih baik dari berbagai komponen untuk menghasilkan barang maupun jasa yang lebih baik

Penyederhanaan perancangan produk untuk peningkatan keandalan kegunaan barang dan jasa

Peningkatan efisiensi distribusi produk dan kemudahan pemeliharaannya

Pengguna (konsumen) lebih percaya pada barang dan jasa yang telah mendapatkan jaminan sesuai dengan standar internasional. Jaminan terhadap kesesuaian tersebut dapat diperoleh baik dari pernyataan penghasil barang maupun melalui pemeriksaan oleh lembaga independen.

B. Sejarah Perkembangan ISO 90001. Pra ISO 9000

Selama perang dunia ke-2, terdapat banyak sekali persoalan mutu dalam industri teknologi tinggi di Inggris, seperti amunisi yang meledak saat masih di pabrik pembuatnya. Solusi yang dilakukan adalah dengan mensyaratkan pabrik untuk mendokumentasikan prosedur serta menunjukannya dengan bukti-bukti terdokumentasi untuk membuktikan bahwa prosedur tersebut telah dilakukan sesuai dengan yang dituliskan. Nama standar itu dikenal dengan kode BS 5750, dan diakui sebagai standar manajemen sebab ia tidak menyatakan apa yang dibuat, tapi bagaimana mengelola proses pembuatannya. Pada tahun 1987, pemerintah Inggris meyakinkan ISO untuk mengadopsi BS 5750 sebagai standar internasional, dan kemudian BS 5750 menjadi ISO 9000.

2. Versi 1987

Standar ISO tentang SMM versi 1987 memiliki struktur yang sama dengan BS 5750, dengan 3 (tiga) model SMM, pemilihan didasarkan pada ruang lingkup aktivitas suatu organisasi:

ISO 9001:1987 Model, untuk penjaminan mutu (QA = quality assurance) dalam desain, pengembangan, produksi, instalasi dan pelayanan bagi organisasi yang memiliki aktivitas menciptakan produk baru.

ISO 9002:1987 Model, untuk QA dalam produksi, instalasi dan pelayanan yang dasarnya sama dengan ISO 9001:1987 namun tanpa aktivitas menciptakan produk baru.

ISO 9003:1987 Model, untuk QA dalam pengujian dan inspeksi akhir saja.

ISO 9000:1987 dipengaruhi oleh standar militer di Amerika Serikat khususnya, namun juga cocok diterapkan pada manufaktur. Penekanan standar ini adalah pada kesesuaian dengan prosedur-prosedur daripada terhadap proses manajemen secara keseluruhan.

3. Versi 1994

Standar ISO tentang SMM versi 1994 menekankan QA melalui tindakan preventif, sebagai ganti dari hanya melakukan pemeriksaan pada produk akhir, namun tetap melanjutkan pembuktian kepatuhan dengan prosedur-prosedur terdokumentasi. Dan karenanya, seperti versi sebelumnya, organisasi cenderung menghasilkan begitu banyak manual prosedur sehingga membebani organisasi tersebut dengan rangkaian birokrasi yang tidak perlu.

4. Versi 2000

Standar ISO tentang SMM versi 2000 memadukan ketiga standar ISO 9001, 9002, and 9003 menjadi hanya satu standar yaitu 9001. Prosedur desain dan pengembangan disyaratkan hanya jika organisasi berkaitan secara langsung dengan aktivitas penciptaan produk baru. Versi 2000 ini membuat perubahan mendasar dalam konsep SMM ISO 9000 ini dengan menempatkan manajemen proses sebagai landasan pengukuran, pengamatan dan peningkatan tugas dan aktivitas organisasi, daripada hanya melakukan inspeksi pada produk akhir. Versi 2000 ini juga menuntut keterlibatan manajemen puncak dalam mengintegrasikan manajemen mutu dengan sistem bisnis secara keseluruhan, dan juga menghindari pendelegasian fungsi-fungsi manajemen mutu ke administrator yunior. Tujuan lainnya adalah meningkatkan efektivitas melalui pengukuran-pengukuran statistik untuk memenuhi kepuasan pelanggan dan peningkatan berkesinambungan.

Hasil kritikan terhadap versi 1994, terkait dengan beban dokumentasi sistem manajemen mutu, ditanggapi pada versi 2000 sebagai berikut:

Untuk membuktikan pemenuhan persyaratan ISO 9001:2000, organisasi harus mampu menyediakan bukti objektif (tidak perlu terdokumentasi) bahwa SMM telah diterapkan secara efektif.

Analisis dari proses sebaiknya merupakan sumber untuk menetapkan jumlah dokumen yang diperlukan bagi SMM, guna memenuhi persyaratan ISO 9001:2000. Bukan dokumentasi yang menentukan proses. ISO 9001:2000, memberikan fleksibilitas bagi organisasi untuk memilih pendokumentasian SMM, memungkinkan setiap organisasi mengembangkan jumlah minimum dari dokumentasi yang diperlukan untuk mendemonstrasikan perencanaan yang efektif, operasi dan kontrol prosesnya serta penerapannya dan peningkatan dari efektifitas SMM. Penekanan bahwa ISO 9001 mensyaratkan documented quality management system, and not a system of documents.

5. Versi 2008

Pada tanggal 14 Nopember 2008, ISO telah menerbitkan standar SMM versi 2008, yaitu ISO 9001:2008, Quality management system Requirements. Secara umum tidak muncul adanya persyaratan baru pada standar ini dibandingkan versi sebelumnya. Revisi yang dilakukan adalah untuk mempertegas pernyataan-pernyataan dalam standar yang dianggap perlu untuk dijelaskan. Misalnya: jenis pengendalian yang dapat diterapkan untuk outsourced processes, satu prosedur tunggal dapat digunakan untuk mengatur beberapa kegiatan yang wajib didokumentasikan, dan penyelarasan dengan standar-standar terkait yang terbit dalam periode 2000-2008, seperti ISO 9000:2005, ISO 19011:2002, dan ISO 14001:2004.

Terkait dengan masa transisi, dari ISO 9001:2000 ke ISO 9001:2008, ISO dengan IAF (International Accreditation Forum) menyetujui skema sebagai berikut:

12 bulan setelah publikasi ISO 9001:2008, semua sertifikat yang diterbitkan (baru maupun re-sertifikasi) harus mengacu ke ISO 9001:2008

24 bulan setelah publikasi ISO 9001:2008, semua sertifikat yang diterbitkan sesuai ISO 9001:2008 tidak berlaku. Meskipun dalam masa transisi, sertifikat ISO 9001:2000 mempunyai status yang sama dengan sertifikat ISO 9001:2008, namun organisasi yang telah memiliki sertifikat ISO 9001:2000 sebaiknya menghubungi Lembaga Sertifikasi untuk menyetujui program untuk menganalisa klarifikasi ISO 9001:2008 dengan SMM yang diterapkannya. Organisasi yang sedang dalam proses sertifikasi ISO 9001:2000 sebaiknya berubah menggunakan ISO 9001:2008 untuk sertifikasinya. Lembaga Sertifikasi yang telah diakreditasi harus menjamin bahwa auditornya mengetahui akan klarifikasi ISO 9001:2008, dan implikasinya, dalam melaksanakan audit sesuai ISO 9001:2008 tersebut. Konsultan dan lembaga pelatihan disarankan untuk mengetahui akan klarifikasi ISO 9001:2008 serta menentukan kebutuhan untuk memperbaharui program pelatihan/dokumentasi dan perubahannya yang diperlukan untuk pelaksanaan pelatihan/konsultasi ISO 9001:2008.C. Prinsip Dasar Penerapan ISO 9001:2008Penerapan standar sistem manajemen merupakan langkah strategis bagi suatu organisasi perusahaan. Penerapan standar ini dipengaruhi oleh :

a. Kondisi lingkungan organisasi, perubahan lingkungan organisasi serta resiko yang berkaitan dengan lingkungan.b. Kebutuhan organisasi yang menerapkannyac. Tujuan organisasid. Produk yang dihasilkane. Tenaga kerjaf. Ukuran struktur organisasiPenerapannya tidak maksud menstandarkan suatu organisasi perusahaan dengan organisasi perusahaan lainnya atau menyeragamkan bentuk dan isi dari dokumentasi sistem manajemen yang dikembangkan organisasi perusahaan. Jadi dalam hal ini, sistem manajemen milik suatu organisasi perusahaan, belum tentu dapat digunakan oleh organisasi perusahaan lain, atau hanya sekedar 'copy paste' dengan cara mengambil dokumen suatu perusahaan untuk dipakai di perusahaan lain. Meski terkadang hal ini kadang terjadi juga, sebagai upaya suatu organisasi perusahaan mengejar semata sertifikat tanpa memiliki makna apa-apa bagi pengembangan organisasi perusahaannya atau lebih jauh dalam upaya menumbuhkan budaya mutu bagi organisasi.

Standar sistem manajemen mutu ini juga dapat digunakan secara internal, maupun eksternal dalam menilai kemampuan suatu organisasi memenuhi kebutuhan pelanggan, undang-undang dan peraturan yang terkait dengan produk dan persyaratan organisasi. Hal ini artinya, terdapat hal mendasar yang harus dipahami organisai bahwa penerapan stnadar ini harus berupaya untuk :a. memenuhi persyaratan pelangganb. patuh terhadap undang-undang dan peraturan yang terkait produkc. patuh terhadap kebijakan atau peraturan yang ada dalam organisasiSelain itu yang harus dipikirkan adalah buatlah sistem sesuai kebutuhan organisasi perusahaan, bukan membuat sistem sekedar memenuhi atau 'rasa takut' saat proses audit sertifikasi. Pengalamana di lapangan, kondisi ini seringkali terjadi bahwa sistem kadang dibangun bukan menjadi kebutuhan organisasi, tetapi hanya semata sertifikasi. Hal inilah menjadi langkah salah kaprah dalam penerapan sistem manajemen mutu.D. Manfaat Penerapan ISO 9000Sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001: 2008 merupakan sistem manajemen dengan pendekatan kepada kepuasan pelanggan. Pelanggan pada sistem manajemen mutu adalah pelanggan internal, pelanggan eksternal, pihak yang berkepentingan (interested parties). Pendekatan Sistem Manajemen Mutu memberikan manfaat yang sangat besar bagi setiap organisasi yang menerapkannya. Manfaat tersebut terlihat dengan :

1. Adanya konsistensi pelaksanaan/ aktifitas di organisasi dan mampu telusur.

Apabila SMM dilaksanakan dengan benar manfaat yang dirasakan adalah :

a. Memberikan pendekatan praktik yang terbaik (Best Practice) yang sistematis untuk pencapaian manajemen mutu.

b. Memastikan konsistensi operasi untuk memelihara mutu produk (barang dan jasa).

c. Menetapkan kerangka kerja untuk proses peningkatan mutu lebih lanjut dengan membakukan proses guna memastikan konsistensi dan mampu telusur serta meningkatkan hubungan antar fungsi unit kerja/departemen pada organisasi yang mempengaruhi mutu.

2. Adanya Aspek Pengendalian Dan Pencegahan

Kunci pokok untuk menjaga mutu adalah pengendalian produk yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan mencegah produk yang jelek sampai di tangan pelanggan.

Oleh karena itu sistem tersebut perlu :

a. Menentukan secara jelas tanggung jawab dan wewenang dari personel kunci yang mempengaruhi mutu.

b. Mendokumentasikan prosedur secara baik dalam rangka menjalankan operasi proses bisnis pada aktifitas proses menghasilkan produk ( product operation).

c. Menerapkan sistem dokumentasi yang effektif melalui mekanisme dengan sistem audit internal dan tinjauan manajemen secara berkelanjutan.

3. Dilihat dari aspek pembelajaran dan tumbuh kembang organisasi.

Menghadapi era perdagangan bebas (AFTA) 2003, Lembaga sebaiknya sudah menerapkan System Manajemen Mutu agar membantu lembaga dalam meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan (peserta didik) melalui penyediaan jaminan mutu yang lebih baik.

a. Nilai kompetisi dan image lembaga semakin meningkat dengan sertifikasi ISO 9001:2008.

b. Penerapan ISO 9001:2008 akan meningkatkan produktivitas, efisiensi, efektifitas operasional dan mengurangi biaya yang ditimbulkan peserta didik tidak lulus (reject) atau peserta didik dengan kompetensi rendah dan tidak bermanfaat.

c. Membuat sistem kerja dalam suatu lembaga menjadi standar kerja yang terdokumentasi dan mempunyai aturan kerja yang baik sehingga memudahkan dalam pengendalian.

d. Dapat berfungsi sebagai standar kerja untuk melatih guru dan karyawan yang baru

e. Menjamin bahwa proses yang dilaksanakan sesuai dengan sistem manajemen mutu yang ditetapkan

f. Akan memudahkan kepala sekolah dalam pencapaian target karena sudah dipersiapkannya target yang terukur dan rencana pencapaiannya

g. Meningkatkan semangat dan moral bagi guru dan karyawan karena adanya kejelasan tugas dan wewenang (Job Description) dan hubungan antar bagian yang terkait sehingga guru dan karyawan dapat bekerja dengan efisien dan efektif.

h. Dapat mengarahkan guru dan karyawan agar berwawasan Mutu dalam memenuhi permintaan pelanggan, baik internal (peserta didik) maupun eksternal (stakeholder).

4. Adanya Pemastian Mutu :

Organisasi/perusahan memiliki sistem pemastian mutu yang terstruktur dan sistematis yang dapat digunakan untuk :

a. Alat bantu mengukur produktifitas dan kinerja SDM

b. Biaya yang effektif dan effisien karena adanya konsistensi dan keandalan pelaksanaannya.

c. Sarana bekerja dengan benar dan terkendali di setiap waktu.

d. Sistem Manajemen dengan kinerja optimal karena adanya sistem PDCA (Plan, Do, Check dan Action) yang mengendalikan mutu produk secara sistematis.

e. Setiap personel memiliki tanggung jawab ,wewenang dan kompetensi yang jelas di bidang tugasnya dalam melaksanakan aktifitas di organisasi/ perusahaan.

Manfaat ini akan terlihat dari data dan informasi yang tercatat dan selalu terpantau serta diinformasikan kepada seluruh personel terhadap perkembangan kinerja organisasi baik yang telah mencapai sasaran mutu maupun yang belum. Sehingga data dan informasi merupakan alat yang sangat penting dalam penerapan SMM baik untuk kepentingan internal (internal audit) maupun eksternal (audit oleh pelanggan maupun surveyland oleh lembaga sertifikasi).

BAB II

PRINSIP - PRINSIP MANAJEMEN MUTUA. Delapan Prinsip Manajemen Mutu

Untuk memimpin dan mengoperasikan sebuah organisasi dengan berhasil, perlu untuk mengarahkan dan mengendalikannya dengan cara sistematis dan transparan. Keberhasilan dapat tercapai dari implementasi dan pemeliharaan sistem manajemen yang didesain untuk selalu memperbaiki kinerja sambil menanggapi kebutuhan semua pihak berkepentingan. Pengelolaan organisasi mencakup manajemen mutu di antara disiplin manajemen yang lainnya.ISO 9001:2008 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen kualitas. ISO 9001:2008 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen mutu, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk (barang dan/atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan kebutuhan spesifik dari pelanggan, dimana organisasi yang dikontrak itu bertanggung jawab untuk menjamin kualitas dari produk-produk tertentu, atau merupakan kebutuhan dari pasar tertentu, sebagaimana ditentukan oleh organisasi.

Model proses ISO 9001:2008 terdiri dari lima bagian utama yang menjabarkan sistem manajemen mutu organisasi, sebagai berikut :

1. Sistem manajemen Mutu (Klausul 4 dari ISO 9001:2008 )

2. Tanggung jawab manajemen (Klausul 5 dari ISO 9001:2008 )

3. Manajemen sumber daya (Klausul 6 dari ISO 9001:2008 )

4. Realisasi produk (Klausul 7 dari ISO 9001:2008 )

5. Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan (Klausul 8 dari ISO 9001:2008 )

ISO 9001:2008 disusun berlandaskan pada delapan prinsip manajemen mutu. Prinsip-prinsip ini dapat digunakan oleh manajemen senior sebagai suatu kerangka kerja (framework) yang membimbing organisasi menuju peningkatan kinerja. Prinsip-prinsip ini diturunkan dari pengalaman kolektif dan pengetahuan dari ahli-ahli internasional yang berpartisipasi dalam Komite Teknik ISO/TC 176, yang bertanggung jawab untuk mengembangkan dan mempertahankan standar-standar ISO 9000.

Gambar 2.1: Siklus peningkatan berkelanjutan

Telah diidentifikasi delapan dasar manajemen mutu yang dapat dipakai oleh pimpinan puncak untuk memimpin organisasi ke arah perbaikan kinerja. Delapan Prinsip Manajemen Mutu Yang Menjadi Landasan Penyusunan ISO 9001:2008 seperti berikut: Prinsip 1 : Fokus Pelanggan

Prinsip 2 : Kepemimpinan

Prinsip 3 : Keterlibatan Orang

Prinsip 4 : Pendekatan Proses

Prinsip 5 : Pendekatan Sistem terhadap Manajemen

Prinsip 6 : Peningkatan Terus Menerus

Prinsip 7 : Pendekatan Faktual dalam Pembuatan Keputusan

Prinsip 8 : Hubungan Pemasok yang Saling Menguntungkan

Prinsip 1Fokus Pada Pelanggan

Organisasi tergantung pada pelanggan mereka dan oleh karena itu manajemen organisasi harus memahami kebutuhan pelanggan sekarang dan akan datang, harus memenuhi kebutuhan pelanggan dan giat berusaha melebihi harapan pelanggan.

Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip fokus pelanggan ini adalah :

Meningkatkan penerimaan dan memperluas pangsa pasar, yang diperoleh melalui tanggapan-tanggapan yang cepat dan fleksibel terhadap kesempatan pasar.

Meningkatkan efektivitas penggunaan sumber-sumber daya organisasi menuju peningkatan kepuasan pelanggan.

Meningkatkan loyalitas pelanggan yang akan membawa pada percepatan perkembangan bisnis.

Pencarian kembali dan pemahaman kebutuhan serta ekspektasi/harapan pelanggan.

Jaminan bahwa tujuan-tujuan organisasi terkait langsung dengan kebutuhan dan ekspektasi pelanggan.

Penciptaan komunikasi tentang kebutuhan dan ekspektasi pelanggan ke seluruh anggota organisasi.

Pengukuran kepuasan pelanggan dan tindakan-tindakan pada hasil-hasil.

Pengelolaan sistematik berkaitan dengan hubungan pelanggan.

Jaminan suatu pendekatan berimbang antara memuaskan pelanggan dan pihak-pihak lain yang berkepentingan (seperti pemilik, karyawan, pemasok, lembaga keuangan, masyarakat lokal, dan masyarakat secara keseluruhan).

Prinsip 2KepemimpinanPemimpin organisasi berperan menetapkan kesatuan tujuan dan arah dari organisasi. Mereka harus menciptakan dan memelihara lingkungan internal agar semua personil dapat menjadi terlibat secara penuh dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip kepemimpinan ini, adalah :

Semua personil akan memahami dan termotivasi menuju sasaran dan tujuan organisasi.

Aktivitas-aktivitas akan dievaluasi, disesuaikan dan diterapkan dalam satu kesatuan cara.

Meminimumkan kesalahan komunikasi diantara tingkat-tingkat dalam organisasi.

Penerapan prinsip kepemimpinan akan membawa organisasi menuju :

Pertimbangan kebutuhan dari semua pihak yang berkepentingan (stakeholders), termasuk pelanggan, pemilik, karyawan, pemasok, lembaga keuangan, masyarakat lokal dan masyarakat secara keseluruhan.

Penetapan suatu visi yang jelas dari organisasi untuk masa mendatang.

Penetapan sasaran dan target yang menantang.

Penciptaan dan pemeliharaan nilai-nilai bersama, rasa keadilan dan etika, pada semua tingkat dalam organisasi.

Penciptaan kepercayaan dan menghilangkan ketakutan.

Penyiapan personil dan sumber-sumber daya yang diperlukan, serta pelatihan dan kebebasan bertindak dengan tanggung jawab dan akuntabilitas.

Penciptaan inspirasi, mendukung dan menghargai kontribusi setiap personil dalam organisasi.

Prinsip 3Keterlibatan Personil

Personil pada semua tingkat merupakan faktor yang sangat penting dari suatu organisasi dan keterlibatan mereka secara penuh akan memungkinkan kemampuan mereka digunakan untuk manfaat organisasi.

Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip keterlibatan Personil ini, adalah :

Semua personil dalam organisasi menjadi termotivasi,

Menumbuhkan kembangkan inovasi dan kreativitas dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Personil akan menjadi bertanggung jawab terhadap kinerja mereka.

Semua personil menjadi giat berpartisipasi dalam peningkatan terus-menerus.

Penerapan prinsip keterlibatan Personil akan membawa organisasi menuju :

Semua personil akan memahami tentang pentingnya kontribusi dan peranan mereka dalam organisasi.

Semua personil akan mampu mengidentifikasi kendalala-kendala yang menghambat kinerja mereka.

Semua personil akan bertanggung jawab terhadap masalah yang dihadapi beserta solusi terhadap masalah itu.

Semua personil akan mampu mengevaluasi kinerja mereka dibandingkan terhadap sasaran dan tujuan pribadi.

Semua personil akan secara aktif mencari kesempatan-kesempatan untuk meningkatkan kompetensi, pengetahuan dan pengalaman mereka.

Semua personil akan secara bebas menyumbangkan pengetahuan dan pengalaman mereka.

Semua personil akan secara terbuka mendiskusikan masalah-masalah dan isu-isu yang berkembang.

Prinsip 4Pendekatan Proses

Suatu hasil yang diinginkan akan tercapai secara lebih efisien apabila aktivitas dan sumber-sumber daya yang berkaitan dikelola sebagai sutu proses. Suatu proses dapat didefinisikan sebagai integrasi sekuensial dari orang, material, metode, mesin, dan peralatan, dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah output bagi pelanggan.

Suatu proses berarti mengkonversi input terukur ke dalam output terukur melalui sejumlah langkah sekuensial yang terorganisasi. Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip pendekatan proses ini, adalah :

Biaya menjadi lebih rendah dan waktu siklus (cyle times) menjadi lebih pendek, karena terjadinya efektivitas penggunaan sumber-sumber daya.

Hasil-hasil menjadi meningkat, konsisten dan dapat diperkirakan (predictable). Kesempatan peningkatan menjadi prioritas dan terfokus.

Gambar 2.2: Contoh proses secara umumPenerapan prinsip pendekatan proses akan membawa organisasi menuju :

Pendefinisian secara sistematik dari aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk mencapai hasil-hasil yang di inginkan.

Penetapan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas untuk mengelola aktivitas-aktivitas pokok.

Kemampuan menganalisis dan mengukur kapabilitas dari aktivitas-aktivitas pokok.

Pengidentifikasian keterkaitan dari aktivitas-aktivitas pokok dalam dan di antara fungsi-fungsi organisasi.

Kemampuan menfokuskan faktor-faktor seperti sumber-sumber daya, metode-metode, dan material, yang akan meningkatkan aktivitas-aktivitas pokok dari organisasi.

Kemampuan mengevaluasi risiko, konsekuensi dan dampak, dari aktivitas-aktivitas pokok pada pelanggan, pemasok, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.

Prinsip 5Pendekatan Sisitem terhadap Manajemen

Pengidentifikasian, pemahaman dan pengelolaan dari proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem, akan memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya. Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip pendekatan sistem terhadap manajemen ini, adalah:

Integrasi dan kesesuaian dari proses-proses untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan.

Kemampuan memfokuskan usaha-usaha pada proses-proses kunci.

Memberikan kepercayaan kepada pihak yang berkepentingan terhadap konsistensi, efektivitas dan efisiensi dari organisasi.

Penerapan prinsip pendekatan sistem terhadap manajemen akan membawa organisasi menuju:

Strukturisasi suatu sistem untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan cara yang paling efektif dan efisien.

Pemahaman kesalingtergantungan diantara proses-proses dari sistem.

Pendekatan terstruktur yang mengharmonisasikan dan mengintergrasikan proses-proses.

Pemahaman yang lebih baik tentang peranan dan tanggung jawab yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan bersama dan oleh karena itu akan mengurangi hambatan-hambatan antar fungsi dalam organisasi.

Pemahaman kemampuan organisasi dan penerapan kendala-kendala dari sumber-sumber daya sebelum bertindak.

Kemampuan menentukan target dan mendefinisikan bagaimana aktivitas-aktivitas spesifik dalam sistem harus beroperasi.

Peningkatan terus-menerus dari sistem melalui pengukuran dan evaluasi.

Prinsip 6Peningkatan Terus-MenerusPeningkatan terus-menerus dari kinerja organisasi secara keseluruhan harus menjadi tujuan tetap dari organisasi. Peningkatan terus-menerus didefinisikan sebagai suatu proses yang berfokus pada upaya terus menerus meningkatkan efektivitas dan/atau efisiensi organisasi untuk memenuhi kebijakan dan tujuan dari organisasi itu. Peningkatan terus-menerus membutuhkan langkah-langkah konsolidasi yang progresif, menanggapi perkembangan kebutuhan dan ekspektasi pelanggan, dan akan menjamin suatu evolusi dinamik dari sistem manajemen mutu.

Siklus P D C A

Setiap proses harus mempunyai siklus aktivitas/kegiatan yang saling mendukung untuk tercapainya hasil dari proses tersebut.

Gambar 2.3 : Siklus PDCAManfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip peningkatan terus-menerus ini adalah : Meningkatkan keunggulan kinerja melalui peningkatan kemampuan organisasi.

Meningkatkan kesesuaian dari aktivitas-aktivitas pada semua tingkat terhadap tujuan strategis organisasi.

Dapat bereaksi secara fleksibel dan cepat terhadap kesempatan dan perubahan yang ada.

Penerapan prinsip peningkatan terus-menerus akan membawa organisasi menuju :

Penggunaan pendekatan lingkup-organisasi (organization-wide approach) yang konsisten terhadap peningkatan terus menerus dari kinerja organisasi.

Pemberian pelatihan kepada orang-orang tentang metode dan alat-alat peningkatan terus menerus.

Menjadikan peningkatan terus menerus dari produk, proses-proses dan sistem, sebagai tujuan utama dari setiap individu dalam organisasi.

Penetapan sasaran, ukuran-ukuran, yang terkait dengan peningkatan terus menerus.

Pengakuan dan penghargaan terhadap peningkatan-peningkatan.

Prinsip 7Pendekatan Faktual dalam Pembuatan Keputusan

Keputusan yang efektif adalah berdasarkan pada analisis data dan informasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah-masalah mutu dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Keputusan manajamen organisasi, seyogianya ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas implementasi sistem manajeman mutu. Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip pendekatan faktual dalam pembuatan keputusan ini, adalah:

Keputusan-keputusan dibuat berdasarkan informasi yang akurat.

Meningkatkan kemampuan untuk menunjukkan efektivitas dari keputusan terdahulu melalui referensi terhadap catatan-catatan faktual.

Meningkatkan kemampuan untuk meninjau-ulang serta mengubah opini menjadi keputusan-keputusan yang bertanggungjawab.

Penerapan prinsip pendekatan faktual dalam pembuatan keputusan akan membawa organisasi menuju :

Adanya jaminan bahwa data dan informasi akurat dan dapat diandalkan.

Membuat data menjadi mudah diperoleh bagi mereka yang membutuhkannya.

Menganalisis data dan informasi menggunakan metode-metode yang sah.

Keseimbangan dalam pembuatan keputusan dan pengambilan tindakan berdasarkan pada analisis faktual, pengalaman, dan intuisi.

Prinsip 8Hubungan Pemasok yang Saling Menguntungkan ISO 9001:2008 disusun berlandaskan pada delapan prinsip manajemen mutu. Prinsip-prinsip ini dapat digunakan oleh manajemen senior sebagai suatu kerangka kerja (framework) yang membimbing organisasi menuju peningkatan kinerja. Prinsip-prinsip ini diturunkan dari pengalaman kolektif dan pengetahuan dari ahli-ahli internasional yang berpartisipasi dalam Komite Teknik ISO/TC 176, yang bertanggung jawab untuk mengembangkan dan mempertahankan standar-standar ISO 9000.

ISO 9001:2008 disusun berlandaskan pada delapan prinsip manajemen mutu. Prinsip-prinsip ini dapat digunakan oleh manajemen senior sebagai suatu kerangka kerja (framework) yang membimbing organisasi menuju peningkatan kinerja. Prinsip-prinsip ini diturunkan dari pengalaman kolektif dan pengetahuan dari ahli-ahli internasional yang berpartisipasi dalam Komite Teknik ISO/TC 176, yang bertanggung jawab untuk mengembangkan dan mempertahankan standar-standar ISO 9000.

Suatu organisasi dan pemasoknya adalah saling tergantung dan suatu hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah.

Manfaat-manfaat pokok apabila organisasi menerapkan prinsip hubungan pemasok yang saling menguntungkan ini, adalah :

Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai bagi kedua pihak.

Meningkatkan fleksibilitas dan kecepatan bersama untuk menanggapi perubahan pasar atau kebutuhan dan ekspektasi pelanggan.

Mengoptimumkan biaya dan penggunaan sumber-sumber daya.

Penerapan prinsip hubungan pemasok yang saling menguntungkan akan membawa organisasi menuju :

Penetapan hubungan yang menyeimbangkan hasil-hasil jangka pendek dengan pertimbangan-pertimbangan jangka panjang.

Penambahan keahlian dan sumber-sumber daya dengan mitra usaha.

Mengidentifikasi dan memilih pemasok-pemasok utama yang dapat diandalkan.

Menciptakan komunikasi yang jelas dan terbuka.

Membagi informasi dan rencana-rencana mendatang.

Menentukan pengembangan bersama dan aktivitas-aktivitas peningkatan terus-menerus.

Meningkatkan inspirasi, pengakuan dan penghargaan, terhadap peningkatan dan pencapaian oleh pemasok.

Apabila kedelapan prinsip manajemen kualitas yang merupakan filosofi dasar dan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2008 itu diterapkan secara taat asas dan benar maka berbagai manfaat bersama akan diperoleh, antara lain :

1. Pelanggan dan pengguna produk akan menerima produk-prduk yang sesuai dengan kebutuhan, tersedia apabila dibutuhkan dan dapat diandalkan dalam pemanfaatannya.

2. Orang-orang dalam organisasi akan memperoleh manfaat melalui peningkatan: kondisi kerja, kepuasan kerja, kesehatan dan keselamatan kerja, semangat kerja, serta jaminan stabilitas dalam bekerja.

3. Pemilik dan investor akan memperoleh manfaat melalui peningkatan: return on invesment (ROI), perluasan pangsa pasar, dan keuntungan.

4. Pemasok dan mitra bisnis akan memperoleh manfaat melalui peningkatan: stabilitas pertumbuhan, kemitraan dan pemahaman bersama.

5. Masyarakat akan memperoleh manfaat melalui: pemenuhan persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan, peningkatan kesehatan dan keselamatan, penurunan dampak lingkungan, peningkatan keamanan.

B. Penambahan Prinsip Manajemen Mutu dalam Bidang Pendidikan

Empat prinsip tambahan bidang pendidikan untuk sukses mempertahankan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 meliputi:1. Menciptakan nilai pembelajarMenciptakan nilai belajar ini untuk mendorong peserta didik merasa puas dengan nilai yang mereka terima. Langkah-langkah kepuasan menentukan sejauh mana nilai-nilai memenuhi kebutuhan peserta didik dan harapan. Hasil pengukuran membantu organisasi pendidikan untuk meningkatkan nilai dengan memperbaiki proses mereka dalam menciptakan nilai peserta didik.

2. Berfokus pada nilai sosialFokus pada nilai sosial berarti mendatangkan bagaimana peserta didik dan pihak lain yang berkepentingan merasa adanya etika, keselamatan, dan pelestarian lingkungan. Organisasi pendidikan dapat memastikan pertumbuhan yang berkelanjutanhanya bila masyarakat yang lebih luas menghargai nilai tambah output peserta didik.

3. AgilityAgility sangat penting untuk pertumbuhan yang berkelanjutan dalam lingkungan pendidikan drastis berubah dan ternyata sebuah selalu berubah pendidikan lingkungan menjadi kesempatan untuk melanjutkan keberhasilan dalam pendidikan.4. Otonomi Otonomi didasarkan pada analisis keadaan dan analisis-diri. Organisasi pendidikan harus membuat keputusan sendiri nilai dan mengambil tindakan sendiri, bebas dari stereotip.C. Langkah-Langkah Peningkatan BerkelanjutanDalam konteks ISO 9001:2008, pendekatan proses mengharuskan suatu organisasi mengidentifikasi, menerapkan, mengelola, dan meningkatkan terus-menerus efektivitas dari proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu, serta mengelola interaksi diantara proses-proses tersebut agar mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Langkah-langkah peningkatan teru-menerus dari Sistem Manajemen mutu ISO 9001:2008, berdasarkan pendekatan proses dapat dikemukakan berikut ini:

Langkah 1Identifikasi Proses yang Dibutuhkan untuk Sistem Manajemen Mutu dan Aplikasi pada Organisasi

Untuk itu perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut :

Proses apa yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2008?

Apakah proses-proses ini ada yang berasal dari luar organisasi?

Apa input dan output untuk setiap proses?

Siapa pelanggan dari Proses?

Apa persyaratan atau kebutuhan dari pelanggan ini?

Siapa yang bertanggung jawab (pemilik) dari proses?

Langkah 2

Menentukan Sekuens (Urutan) dan Inteaksi dari ProsesUntuk itu perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut :

Apa aliran keseluruhan dari proses tersebut?

Bagaimana proses itu dapat dijabarkan? (dapat dijawab melalui diagram-alir proses atau peta-peta proses)

Apa keterkaitan diantara proses-proses tersebut?

Dokumen apa yang diperlukan untuk proses tersebut?

Langkah 3

Menentukan Kriteria dan Metode yang Dibutuhkan untuk Menjamin Efektivitas Operasional dan Pengendalian dari ProsesUntuk itu perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut :

Apa karakteristik hasil dari proses tersebut yang di inginkan dan tidak diinginkan?

Apa kriteria untuk pemantauan, pengukuran, dan analisis dari proses tersebut?

Bagaimana kita dapat memasukkan atau menggabungkan hasil pemantauan,pengukurun, dan analisis tersebut ke dalam proses-proses perencanaan sistem manajemen kualitas dan realisasi produk?

Apa isu-isu ekonomis (biaya, waktu, pemborosan, dll)?

Apa Metode yang cocok untuk pengumpulan data?

Langkah 4

Menjamin Ketersediaan Sumber-sumber Daya dan Informasi yang Diperlukan untuk Mendukung Operasional dan Pemantauan Proses.Untuk itu perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut :

Apa sumber-sumber daya yang diperlukan untuk setiap proses?

Apa saluran komunikasi yang diperlukan untuk setiap proses?

Bagaimana kita dapat memberikan informasi internal dan eksternal tentang proses tersebut?

Bagaimana kita dapat memperoleh umpan-balik?

Apa data yang dibutuhkan atau diperlukan?

Bagaimana cara mengumpulkan data itu?

Apa catatan-catatan yang perlu disimpan?

Langkah 5

Mengukur, Memantau, dan Menganalisis Proses

Untuk itu perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut :

Bagaimana kita dapat memantau kinerja proses ?

Ukuran apa yang diperlukan?

Apa alat ukur yang akan digunakan?

Bagaimana kita dapat menganalisis data yang diperoleh (teknik-teknik statistika)?

Apa informasi dari analisis data yang diperlukan?

Langkah 6

Menerapkan Tindakan yang Diperlukan untuk Mencapai Hasil-hasil yang Direncanakan dan Peningkatan Terus-Menerus dari Proses dan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001 : 2008Untuk itu perlu menjawab beberapa pertanyaan berikut :

Bagaimana kita dapat meningkatkan proses?

Apa tindakan korektif dan/atau preventif yang diperlukan?

Apa tindakan korektif dan/atau preventif yang telah diterapkan?

Apakah tindakan-tindakan yang diterapkan itu efektif?

Apa tindak lanjut yang akan dilakukan

BAB III

PERSYARATAN SNI ISO 9001 : 2008Persyaratan sistem manajemen mutu dirincikan dalam ISO 9001. Persyaratan sistem manajemen mutu generik dan berlaku bagi organisasi dalam industri atau sektor ekonomi mana pun tidak tergantung pada kategori produk yang ditawarkan. ISO 9001 sendiri tidak menetapkan persyaratan produk.A. MUTU

Pengertian Mutu :1. Mutu di difinisikan kemampuan untuk memenuhi persyaratan-persyaratan . Kebutuhan atau harapan yang ditetapkan secara langsung /eksplisit atau tidak langsung/implisit, oleh organisasi atau perorangan yang menerima suatu produk (pelanggan) berdasarkan karakteristik yang dimiliki oleh suatu produk.

Karekteristik produk :

Fungsional yaitu terkait dengan kegunaan.

Temporal yaitu seperti tepat waktu, ketersediaan, akurat dll.

Phisikal yaitu seperti mekanik, elektrik, kimia ,fiisika dll

Sensory yaitu berkaitan dengan panca indra.

Behavorial yaitu berkaitan dengan sifat seperti sopan santun, disiplin, kejujuran

Ergonomic yaitu berkaitan dengan keselamatan, kenyamanan dan kesehatan.

2. Memenuhi persyaratan pelanggan

Setiap organisasi baik bersifat profit maupun non profit, memiliki kriteria produk yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggannya. Untuk dapat memenuhi persyaratan tersebut organisasi harus mengembangkan metode untuk mengukur kinerja dan mengkoreksi terhadap penyimpangan terhadap standar yang telah ditetapkan.

3. Sesuai dengan kegunaan

Pengertian ini dikembangkan oleh Dr, Joseph Juran yang berfokus pada orientasi pasar dan pelanggan.

4. Memuaskan pelanggan dengan biaya yang kompetitif.

Kemampuan produsen untuk memuaskan pelanggannya pada atas dasar tingkat laba tertentu, dan membidik atas dasar segmen pasar tertentu.

5. Keseluruhan gabungan karakteristik produk baik barang dan jasa

Dengan strategi pemasaran, rekayasa, pembuatan dan pemeliharan (after sales service) yang diterapkan guna memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.

Difinisi mutu tersebut di atas merupakan jabaran/identifikasi awal dari organisasi baik profit maupun non profit untuk memberikan pelayaan terbaiknya kepada pelanggannya. Oleh sebab itu organisasi harus mampu melakukan identifikasi kebutuhan dan harapan pelanggannya sehingga produk yang dihasilkan dapat diterima dengan baik oleh pelanggannya.

BAGAIMANA PRODUK ORGANISASI BER MUTU

Organisasi harus memiliki sistem yang mampu mengukur mutu.

Apakah yang disebut sistem, sistem adalah suatu proses/aktivitas yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, pengukuran dan peninjauan serta tindak lanjut untuk meningkatkan yang telah dicapainya.

B. SISTEM MANAJEMEN MUTUSistem Manajemen adalah adanya ARAH (Kebijakan) dan TUJUANNYA (Sasaran) pada organisasi agar sistem berjalan dengan baik.

Sistem manajemen mutu adalah sistem yang digunakan untuk menetapkan Kebijakan (policy) atau pernyataan resmi oleh manajemen puncak berkaitan dengan perhatian dan arah organisasinya di bidang mutu) dan sasaran mutu segala sesuatu yang terkait dengan mutu dan dijadikan sasaran /target) pencapaian dengan menetapkan ukuran atau kriteria pencapainnya.

C. Ruang Lingkup penerapan dan Acuan yang digunakan SNI ISO 9001:2008

1. Ruang Lingkup

Standar ISO 9001:2008 digunakan pada Organisasi yang :

Perlu menunjukkan kemampuannya memberikan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang ada.

Bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelangan melalui penerapan sistem yang efektif, peningkatan berkelanjutan dan menjamin pemenuhan syarat pelanggan dan peraturan.

Penggunaan

Digunakan pada semua organisasi, apapun jenis, ukuran dan produknya

Diijinkan untuk tidak memenuhi persyaratan dimana persyaratan tersebut tidak dapat diterapkan karena sifat organisasi dan produknya. Pengecualian hanya diperbolehkan pada sebagian persyaratan dalam klausul 7.2. Acuan Normative

Dokumen acuan berikut sangat diperlukan untuk penerapan dokumen ini. Untuk acuan yang bertanggal, hanya edisi yang telah disyahkan yang digunakan. Sedangkan untuk acuan yang tidak bertanggal yang berlaku adalah edisi yang terakhir (termasuk adanya perubahan-perubahan). Acuan yang digunakan bagi penerapan ISO di sekolah antara lain:

a. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

b. Undang- undang No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen

c. Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan

d. Peraturan Pemerintah No. 74 Tahun 2008 tentang Guru

e. Permendiknas No.66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas Permendiknas No. 17 Tahun 2 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan

3 Istilah dan definisi

Untuk tujuan penerapan dokumen ini, berlaku istilah dan definisi yang diberikan dalam ISO 9000. Istilah dan definisi dapat mengacu pada glosariumYang dimaksud dengan produk dalam International dapat juga berarti "layanan".D. Sistem Manajemen Mutu

1. Persyaratan Klausul 4 ini terdiri atas :

Persyaratan Umum

Persyaratan Dokumentasi

Umum

Manual Mutu

Pengendalian Dokumen

Pengendalian Catatan Mutu

Persyaratan Umum

Organisasi harus :

Menetapkan; Mendokumentasikan; Menerapkan; Memelihara; Meningkatkan Secara Berkelanjutan Sistem Manajemen Mutu sesuai dengan persyaratan Standard Internasional ini.

Dengan cara :

Mengidentifikasi proses yang dibutuhkan;

Menetapkan urutan & interaksi proses;

Menetapkan kriteria, metode operasi & kendali;

Menyediakan sumber daya dan informasi;

Mengukur, mengawasi dan menganalisa proses;

Menerapkan tindakan untuk mencapai hasil dan peningkatan yang berkelanjutan.

Gambar 3.1 : Contoh urutan proses dan interaksinyaPersyaratan Dokumentasi

Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu meliputi :

Kebijakan Mutu & Sasaran Mutu;

Pedoman Mutu;

Prosedur terdokumentasi yang disyaratkan standar ini;

Dokumen yang diperlukan organisasi untuk memastikan efektivitas perencanaan, operasi dan pengendalian prosesnya;

Catatan Mutu yang disyaratkan standar ini.

Tingkatan Dokumentasi tergantung pada :

Besarnya organisasi dan jenis aktivitas

Kompleksitas proses dan interaksinya

Kompetensi pelaksana

Pedoman Mutu

Pedoman Mutu harus mencakup :

Lingkup Sistem Manajemen Mutu; termasuk pengecualian yang diterapkan

Prosedur Terdokumentasi yang ditetapkan

Uraian interaksi proses

2. Pengendalian Dokumen

Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu harus dikendalikan yang mencakup proses/kegiatan :

Persetujuan penerbitan

Peninjauan dan pembaharuan

Identifikasi perubahan dan status revisi

Penempatan pada tempat penggunaan

Kemudahan identifikasi dan bentuk

Identifikasi dan distribusi dokumen eksternal

Pencegahan penggunaan dan identifikasi dokumen yang telah kadaluwarsa

Suatu Prosedur Terdokumentasi harus disusun untuk menjelaskan pengendalian dokumen yang dilakukan.

Prosedur yang Disyaratkan adalah :1. Pengendalian Dokumen

2. Pengendalian Catatan Mutu

3. Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai

4. Internal Audit

5. Tindakan Koreksi

6. Tindakan Pencegahan

3. Pengendalian Rekaman/Catatan Mutu

Rekaman/Catatan Mutu yang digunakan dalam Sistem Manajemen Mutu harus dikendalikan, yang mencakup proses :

Identifikasi

Penyimpanan

Perlindungan

Penarikan

Lama Waktu Simpan

Disposisi

Suatu Prosedur Terdokumentasi harus disusun untuk menjelaskan aturan pengendalian catatan mutuE. Tanggung Jawab Manajemen

1. Komitmen Manajemen

Pimpinan Manajemen harus menunjukkan bukti komitmennya dalam mengembangkan dan meningkatkan Sistem Manajemen Mutu dengan cara :

menjelaskan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan serta peraturan & undang-undang;

menetapkan kebijakan mutu;

memastikan sasaran mutu terpenuhi;

melakukan tinjauan manajemen;

memastikan tersedianya sumber daya.

2. Fokus Pada Pelanggan

Pimpinan Manajemen harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan telah ditentukan dan dipenuhi dengan tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan

3. Kebijakan Mutu

Pimpinan Manajemen harus menetapkan suatu Kebijakan Mutu yang :

Sesuai dengan tujuan organisasi;

Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan peningkatan efektivitas sistem secara berkelanjutan;

Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau Sasaran Mutu

Dikomunikasikan dan dipahami di dalam organisasi

Ditinjau untuk kesesuaiannya

4. Perencanaan Mutu

Sasaran Mutu

Pimpinan Manajemen harus memastikan bahwa Sasaran Mutu :

Ditetapkan pada fungsi dan tingkatan yang sesuai dalam organisasi

Dapat diukur dan konsisten dengan Kebijakan Mutu

Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Pimpinan Manajemen harus memastikan :

Sistem Manajemen Mutu telah direncanakan dan ditetapkan untuk memenuhi Sasaran Mutu dan persyaratan yang ada;

Terjaganya integritas sistem manajemen mutu saat terjadi perubahan.

5. Tanggung Jawab & Wewenang

Pimpinan Manajemen harus memastikan telah ditetapkannya Tanggung Jawab dan Kewenangan dan Interrelasi didalam Organisasi.

Wakil Manajemen

Pimpinan Manajemen harus menetapkan seorang Wakil Manajemen dengan cakupan :

Anggota Manajemen

Mempunyai tanggung jawab & wewenang:

Memastikan proses yang diperlukan dalam sistem manajemen ditetapkan, diterapkan dan diperlihara

Melaporkan kepada Pimpinan Manajemen kinerja sistem manajemen dan kebutuhan peningkatan

Memastikan peningkatan kesadaran pada persyaratan pelanggan diseluruh organisasi

Tanggung jawab dapat mencakup hubungan dengan pihak luar berkaitan dengan sistem Manajemen Mutu.

Komunikasi Internal

Pimpinan Manajemen memastikan proses komunikasi yang sesuai ditetapkan dalam organisasi dan membicarakan efektivitas sistem manajemen mutu

6. Tinjauan Manajemen

Pimpinan Manajemen harus melakukan tinjauan atas pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu

Dipimpin oleh Pimpinan Manajemen

Dilakukan secara periodik

Bertujuan memastikan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem manajemen

Tinjauan termasuk penilaian kesempatan peningkatan, dan kebutuhan perubahan sistem termasuk, kebijakan dan sasaran mutu

Catatan Hasil Tinjauan harus dipelihara

Agenda Tinjauan: Hasil Audit;

Umpan Balik Pelangan;

Kinerja Proses & Pemenuhan Produk;

Status Tindakan Koreksi & Pencegahan;

Tindak Lanjut Tinjauan sebelumnya;

Perubahan Sistem Manajemen Mutu;

Rekomendasi untuk peningkatan

Hasil Tinjauan: Keputusan dan Tindakan untuk

Meningkatkan efektifitas proses & sistem;

Peningkatan produk;

Kebutuhan sumber daya.

F. Manajemen Sumber Daya

1. Penyediaan Sumber Daya

Organisasi harus menyediakan sumber daya untuk :

menerapkan dan memelihara dan melakukan peningkatan berkelanjutan efektifitas sistem manajemen mutu;

bertujuan pada kepuasan pelanggan Mencakup :

Sumber Daya Manusia; Infrastruktur; Lingkungan Kerja

2. Sumber Daya Manusia

Pelaksana kerja harus mempunyai kompetensi berdasarkan Pendidikan, Pelatihan, Keahlian Dan Pengalaman.

Kompetensi, Pelatihan dan Kepedulian Organisasi harus :

Menentukan keahlian/kompetensi yang dibutuhkan

Menyediakan pelatihan

Mengevaluasi efektivitas tindakan yang diambil

Memastikan hubungan dan pentingnya aktivitas personel

Memelihara catatan pelatihan, pendidikan, keahlian dan pengalaman3. Infrastruktur

Organisasi harus mengidentifikasi, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang diperlukan termasuk antara lain :

bangunan; ruang kerja;

peralatan proses;

peralatan pendukung (transportasi & komunikasi)

4. Lingkungan Kerja

Organisasi harus menentukan dan mengelola faktor-faktor lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai pemenuhan produk

G. Realisasi Produk

1. Perencanaan Proses

Mencakup penetapan :

Sasaran Mutu dan Persyaratan untuk Produk

Kebutuhan untuk menetapkan proses, dokumen, dan khususnya pada produk

Kebutuhan pemeriksaan, pengesahan, pengawasan, fasilitas inspeksi dan tes serta kriteria penerimaan produk

Catatan Mutu yang diperlukan.

2. Proses Yang Berhubungan Dengan pelanggan terdiri atas 3 hal yaitu :

Menentukan persyaratan produk

Meninjau persyaratan produk

Komunikasi dengan Pelanggan

Menentukan Persyaratan Produk

Organisasi harus menetapkan :

Persyaratan yang ditetapkan pelanggan termasuk syarat pengiriman dan pasca pengiriman;

Persyaratan yang tidak dinyatakan pelanggan tetapi diperlukan untuk penggunaan;

Peraturan dan undang-undang yang berhubungan dengan produk;

Persyaratan tambahan lainnya.

Meninjau Persyaratan Produk

Peninjauan dilakukan sebelum organisasi sepakat untuk memasok produk ke pelanggan dengan memastikan :

Persyaratan produk telah ditentukan

Perbedaan pesanan diselesaikan

Kemampuan memenuhi persyaratan

Catatan Hasil Tinjauan harus dipelihara

Persyaratan yang tidak terdokumentasi harus dikonfirmasikan sebelum diterima.

Perubahan persyaratan produk harus tercatat dan dikomunikasikan.

Komunikasi Dengan Pelanggan

Komunikasi dengan pelanggan harus ditentukan dan diterapkan dalam hubungan dengan :

Informasi Produk

Pemesanan, Penanganan pesanan

Umpan Balik Pelanggan, termasuk keluhan pelanggan.

3. Disain dan Pengembangan

Perencanaan Disain

Harus ditentukan kegiatan :

Tahapan disain

Tinjauan, pemeriksaan dan pengesahan

Penanggung jawab

Masukan Disain

Meliputi :

Persyaratan Fungsi dan Kinerja

Persyaratan peraturan dan undang-undang

Informasi disain yang sama, jika tersedia

Persyaratan dasar lainnya

Catatan Masukan Disain harus dipelihara Masukan harus ditinjau untuk kecukupannya.

Keluaran Disain

Keluaran Disain harus :

Memenuhi persyaratan masukan

Memberikan informasi untuk pembelian, produksi dan penyediaan pelayanan

Berisi Kriteria Penerimaan Produk

Menjelaskan karakteristik penggunaan dan keamanan produk

Keluaran Disain harus dapat diperiksa dan disetujui sebelum dilepas

Tinjauan Disain

Dilakukan pada tahapan yang sesuai

Meliputi :

Evaluasi kemampuan memenuhi persyaratan

Indentifikasi masalah dan rencana tindakan yang diperlukan

Peserta tinjauan mencakup pihak yang berkaitan dengan disain yang dilakukan

- Catatan Hasil Tinjauan harus dipelihara.

Verifikasi Disain


Memeriksa hasil keluaran disain dapat memenuhi persyaratan masukan disain.

Catatan Hasil Pemeriksaan harus dipelihara.

Pengesahan Disain


Memastikan produk yang dihasilkan dapat memenuhi persyaratan untuk penggunaannya.

Catatan Hasil Pengesahan harus dipelihara.

Perubahan Disain

Diidentifikasi dan dicatat

Ditinjau, Diperiksa dan disahkan sebelum digunakan

Peninjauan meliputi evaluasi dampak kepada produk yang telah dikirim.

Catatan Perubahan Disain harus dipelihara.

4. Pembelian

Produk yang dibeli harus dipastikan memenuhi persyaratan yang ditetapkan

Supplier/Pemasok harus diseleksi dan dievaluasi.

Kriteria seleksi & evaluasi supplier harus ditetapkan

Catatan Hasil evaluasi/seleksi harus dipelihara.

Informasi atas produk yang akan dibeli harus jelas dan dipastikan cukup sebelum diberikan ke supplier

Produk yang dibeli harus diperiksa/diinspeksi untuk memastikan memenuhi persyaratan.

Proses Pembelian

Produk yang dibeli harus memenuhi persyaratan

Jenis dan jangkauan kendali ditentukan

Melakukan evaluasi dan seleksi supplier

Menetapkan kriteria evaluasi

Catatan Hasil Evaluasi harus dipelihara

Informasi Pembelian

Mencakup :

Uraian Produk yang dibeli.

Persyaratan atas Produk, Prosedur, Proses dan Peralatan, Personel dan Sistem Manajemen Mutu

Kecukupan informasi persyaratan harus ditinjau sebelum diserahkan ke supplier.

Verifikasi Produk Yang Dibeli

Produk yang dibeli harus diperiksa untuk memastikan pemenuhan persyaratannya

Pengaturan dan metode pelepasan produk harus ditetapkan jika pemeriksaan dilakukan ditempat supplier.

7.5 Penyelenggaraan Pendidikan Kegiatan penyelenggaraan pendidikan harus dilakukan pada kondisi terkendali

Pengesahan harus dilakukan terhadap proses penyelenggaraan pendidikan dimana hasilnya tidak dapat diperiksa oleh suatu urutan pengawasan dan pengukuran.

Pengendalian penyelenggaraan pendidikanPerencanaan dan Pelaksanaan penyelenggaraan pendidikan harus dilakukan pada kondisi terkendali yang mencakup :

Adanya informasi Karakteristik kompetensi akhir Adanya Instruksi Kerja, sesuai yang diperlukan

Penggunaan peralatan yang sesuai

Tersedia dan digunakannya alat ukur dan monitor

Penerapan pengawasan dan pengukuran

Penerapan aktivitas pelepasan, pengiriman dan pasca pengiriman.

Pengesahan Proses Produksi Dan Pelayanan

Dilakukan terhadap proses dimana hasilnya tidak dapat diverifikasi dengan pengawasan dan pengukuran yang ditetapkan.

Menetapkan pengaturan yang meliputi :

Kriteria untuk tinajauan dan persetujuan proses

Persetujuan peralatan dan kualifikasi personel

Penggunaan metode dan prosedur khusus

Persyaratan Catatan yang diperlukan

Pengesahan ulang

Identifikasi & Mampu Telusur

Produk harus diidentifikasi selama proses realisasi produk.

Status produk hasil pengawasan dan pengukuran harus diidentifikasi.

Identifikasi Khusus harus dikendalikan dan dicatat jika mampu telusur produk merupakan persyaratan.

Barang Milik Pelanggan

Barang milik pelanggan harus dijaga selama dalam kendali dan digunakan organisasi, mencakup :

Identifikasi

Verifikasi

Perlindungan

Pemeliharaan

Pencatatan jika terjadi kerusakan & kehilangan untuk dilaporkan ke pelanggan dan dipelihara.

Pemeliharaan Produk

Kesesuaian Produk dengan persyaratan harus dipelihara selama proses internal dan pengiriman ke tujuan akhir, mencakup :

Identifikasi

Penanganan

Pengemasan

Penyimpanan

Perlindungan

Pengendalian Alat Pengukuran dan Pemantauan Organisasi harus memastikan aktifitas pengawasan dan pengukuran dilakukan dengan tepat dan konsisten sesuai persyaratan.

Peralatan pengukuran harus dikalibrasi pada jangka waktu tertentu; disesuaikan; diidentifikasi status kalibrasinya dan dijaga dari penyesuaian yang tidak sah.

Pengesahan catatan hasil pengukuran terakhir harus diperiksa jika ditemukan alat yang menyimpang dari persyaratan. Tindakan harus diambil terhadap alat dan produk yang terkait.

H. Pengukuran, Analisa & Peningkatan

Proses Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Peningkatan Berkelanjutan harus direncanakan dan diterapkan untuk:

menunjukkan kesesuaian produk;

memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu;

meningkatkan secara berkelanjutan efektifitas sistem manajemen mutu

Organisasi harus menetapkan kebutuhan, jangkauan dan penggunaan metode yang sesuai termasuk teknik statistik.

1. Pemantauan Dan Pengukuran Kepuasan Pelanggan

Informasi pendapat dari pelanggan mengenai pemenuhan persyaratan pelanggan harus dimonitor sebagai satu ukuran kinerja sistem manajemen mutu.

Metode perolehan dan penggunaan informasi harus ditentukan.

2. Audit Internal

Direncanakan sesuai status, kepentingan proses dan area yang diaudit serta hasil audit terdahulu

Kriteria, lingkup, frekwensi & metode audit harus ditetapkan.

Suatu Prosedur Terdokumentasi harus ditetapkan untuk perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan pemeliharaan catatan .

Auditee harus melakukan tindakan koreksi tepat waktu

Melakukan Tindak Lanjut Audit yang mencakup verifikasi tindakan dan pelaporan hasil verifikasi.

3. Pemantauan dan Pengukuran Proses

Menerapkan metode yang sesuai untuk pengawasan dan pengukuran proses untuk menunjukkan kemampuan proses mencapai hasil yang direncanakan harus dilakukan.

Tindakan koreksi dan perbaikan harus diambil jika ditemukan ketidaksesuaian proses untuk memastikan kesesuaian produk.

4. Pemantauan dan Pengukuran Produk

Dilakukan untuk memeriksa karakteristik produk telah memenuhi persyaratan produk.

Tahapan pemeriksaan dilakukan sesuai rencana yang telah ditetapkan

Bukti kesesuaian dengan kriteria, dan identifikasi personal yang berwenang melepas produk harus dicatat

Produk atau layanan tidak dilepas/dikerjakan sampai semua aktifitas dilakukan dengan memuaskan, kecuali ada persetujuan oleh pihak yang berwenang, dan jika mungkin oleh pelanggan.

5. Pengendalian Ketidaksesuaian Produk

Produk yang tidak sesuai diidentifikasi dan dikendalikan.

Suatu Prosedur Terdokumentasi harus ditetapkan

Melakukan tindakan salah satu dari :

Menghilangkan ketidaksesuaian

Melepas produk oleh pihak yang berwenang

Mencegah penggunaan

Catatan ketidaksesuaian dan tindakan yang diambil harus dipelihara

Ketidaksesuaian yang telah diperbaiki harus di verifikasi ulang.6. Analisa Data

Menentukan, mengumpulkan dan menganalisa data yang sesuai untuk

Menunjukkan kesesuaian dan efektifitas sistem

Mengevaluasi peningkatan berkelanjutan

Menyediakan informasi yang berhubungan dengan :

Kepuasan pelanggan;

Pemenuhan persyaratan produk;

Karakteristik dan kecenderungan proses & produk;

Pemasok/supplier

7. Peningkatan Berkelanjutan

Dilakukan melalui penggunaan Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Hasil Audit, Analisa Data, Tindakan Koreksi & Pencegahan dan Tinjauan Manajemen

Gambar 3.2 : Penerapan peningkatan berkelanjutanTindakan KoreksiTindakan Koreksi harus dilakukan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian dengan tujuan untuk mencegah hal itu terulang kembali. Suatu Prosedur Terdokumentasi harus ditetapkan untuk :

Meninjau ketidaksesuaian ( keluhan pelanggan )

Menentukan penyebab ketidaksesuaian

Mengevaluasi tindakan yang diperlukan

Menentukan dan menerapkan tindakan

Mencatat hasil tindakan yang diambil

Meninjau tindakan yang diambil.

Tindakan Pencegahan

Tindakan Pencegahan harus ditentukan untuk menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian tersebut

Suatu Prosedur Terdokumentasi harus ditetapkan untuk :

Menentukan potensi ketidaksesuaian & penyebabnya

Mengevaluasi tindakan yang diperlukan

Menentukan dan menerapkan tindakan

Mencatat tindakan yang dilakukan Meninjau tindakan yang dilakukan.

BAB IV

PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU BERDASAR

IWA 2:2007

A. PENDAHULUAN

IWA 2:2007 adalah panduan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 bagi institusi pendidikan. IWA adalah singkatan dari International Workshop Agreement. Panduan ini dipublikasikan oleh ISO (the International Organization for Standarization) serta disusun melalui mekanisme workshop, dan bukan melalui proses komite. International Workshop Agreements disetujui melalui konsensus diantara para partisipan. Panduan ini ditinjau setiap 3 tahun untuk memastikan kesesuaiannya dengan standar sistem manajemen mutu yang berlaku. Berdasarkan hasil dari tinjauan maka diputuskan apakah panduan ini akan direvisi atau ditarik. International Workshop Agreement edisi pertama (IWA 2:2003) diterbitkan pada tahun 2003 dan di setujui pada workshop yang diadakan di Acapulco, Mexico, pada bulan Oktober 2002.. Edisi kedua yaitu IWA 2:2007 disetujui pada workshop yang diadakan di Busan, Korea pada bulan November 2006. Edisi yang kedua ini membatalkan dan menggantikan edisi pertama (IWA 2:2003). Edisi kedua dari IWA 2 ini disusun oleh para peserta workshop yang terdiri dari 47 ahli dibidang pendidikan dan penjaminan mutu diantaranya guru, dosen, auditor, konsultan mutu, dan professor. Hal ini memastikan IWA 2 dapat menjadi panduan yang cukup membumi bagi para praktisi pendidikan dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Satu hal penting yang harus diperhatikan adalah IWA 2 adalah sebagai panduan atau pelengkap persyaratan ISO 9001:2000. Jadi tidak boleh sebagai pengganti ISO 9001:2000 dan tidak dapat dijadikan acuan kontrak dalam peninjauan conformity maupun untuk keperluan sertifikasi.B. Sistem Manajemen Mutu Organisasi Pendidikan1. Dokumentasi

Umum (4.1) : Menetapkan ruang lingkup SMM dan area yang tercakup didalamnya

Menetapkan dan mengelola proses dalam SMM.

Daftar proses Lampiran B

Struktur, tanggung jawab, sumber daya dan jasa mendukung peningkatan SMM

Mengidentifikasi dan menjamin ketaatan pada Peraturan Perundang-undangan dan persyaratan akreditasi serta norma lainnyaDokumentasi (4.2)

Umum (4.2.1)

Pedoman Mutu mencakup istilah definisi yang

dipersyaratkan:

Organisasi

Peraturan perundang-undangan berlaku

Program akreditasi dan sertifikasi

Dll

Pedoman Mutu (4.2.2) Mencakup:

Ruang lingkup SMM dan interaksi proses

Acuan untuk prosedur dan kriteria lain

Pengendalian dokumen (4.2.3)

Prosedur terdokumentasi:

Edit, review dan persetujuan dokumen internal

Pengendalian dokumen eksternal

Pemastian dokumen tersedia untuk personel organisasi

Pengelolaan dan pengendalian dokumen legal pelajar

Pemastian ketertelusuran jasa pendidikan

Verifikasi pemenuhan persyaratan dalam tahap pendidikan yang ditetapkan

Pengendalian dokumen (4.2.3)

Dokumen yang sebaiknya dikendalikan:

Edisi textbook

Text supplements

Workbooks

Instruksi Prosedur untuk kegiatan registrasi kursus, perencanaan belajar, laporan penelitian

Dokumen eksternal Dokumen yang dibuat untuk kepentingan intern

Pengendalian rekaman (4.2.4) Masa retensi

Pemusnahan rekaman

Privacy protection

2. Tanggung Jawab Manajemen Organisasi Pendidikan

Komitmen manajemen (5.1)

Manajemen puncak sebaiknya:

Mengidentifikasi jasa pendidikan

Mengidentifikasi dan menunjukkan komitmennya untuk peningkatan berkelanjutan

Strategi yang dapat dipertimbangkan:

Komunikasi rencana SMM

Perencanaan strategis

Penggunaan best practice

Penetapan kebijakan mutu

Penetapan sasaran mutu

Ketersediaan sumber daya manusia dan materi

Pengukuran kinerja organisasi

Costumer Focus (5.2)

Mengidentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhan dan harapan pelajar persyaratan kurikulum

Learning outcome

Indikator kinerja

Kebijakan Mutu (5.3)

Terdokumentasi

Dikomunikasikan, dipahami, diterapkan dan dipelihara

Konsisten dengan:

Professional education standard

Peraturan pemerintah

Perundang-undangan

Persyaratan akreditasi

Kebijakan lain dari organisasi pendidikan

Perencanaan (5.4)

Sasaran Mutu (5.4.1)

Dapat diukur

Relevan dengan kegiatan dan proses SMM

Harmonis dengan kebijakan mutu dan persyaratan akreditasi

Terintegrasi dalam sasaran keseluruhan organisasi pendidikan, spesifikasi jasa pendukung, indikator kinerja

Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi (5.5)

Tanggung Jawab dan Wewenang (5.5.1)

Struktur organisasi harus jelas

Fokus pada proses

Mencakup pedelegasian tanggung jawab dan wewenang untuk setiap area dan personel

Perwakilan Manajemen (5.5.2)

Ditunjuk oleh Manajemen Puncak

Memantau, mengevaluasi dan memelihara operasi SMM

WM sebaiknya mempunyai:

Keahlian berkomunikasi dan hubungan antar personal

Memahami: standar ISO 9000

Prinsip peningkatan berkesinambungan

Persyaratan pelajar

Komunikasi internal (5.5.3)

Manajemen puncak:

Menetapkan dan menerapkan proses yang efektif untuk komunikasi

Secara aktif mendorong umpan balik dari personel yang terlibat

Masukan tinjauan (5.6.2)

Sistem intruksi dan pendukung

Kepuasan siswa

Kriteria asesmen

Hasil evaluasi

Peningkatan terdokumentasi

Tinjauan desain dan pengembangan bila dikembangkan kurikulum baru

3. Manajemen Sumber daya

Penyediaan sumberdaya (6.1)

Organisasi pendidikan sebaiknya:

Mengidentifikasi sumberdaya yang dibutuhkan

Memastikan ketersediaan sumberdaya

Menetapkan masukan informasi untuk mendeteksi kebutuhan sumberdaya

Melakukan perencanaan sumberdaya jangka pendek, menengah dan panjang

Melakukan verifikasi tindak lanjut dan tugas asesmen

Menyediakan sumber daya untuk berkomunikasi secara efektif kepada staf pengajar, staf administrasi, karyawan dan siswa

Sumberdaya manusia (6.2)

Umum (6.2.1)


Mengidentifikasi seluruh jenis sumberdaya yang dibutuhkan

Memastikan ketersediaannya

Kompetensi, kesadaran dan pelatihan(6.2.2)


Menyediakan informasi tentang bagaimana kompetensi, kesadaran dan pelatihan karyawannya sesuai dengan tanggung jawab, wewenang dan kegiatan administrasi akademiknya

Organisasi sebaiknya: Melakukan tindakan sistematis untuk membandingkan kebutuhan kompetensi terhadap persyaratan kurikulum

Infrastruktur (6.3)

Organisasi sebaiknya:

Mengidentifikasi infrastruktur spesifik, fasilitas, lingkungan dan peralatan yang dibutuhkan untuk mendukung proses belajar mengajar serta jasa pendidikan

Menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk melakukan kegiatan lelang, pembelian, penerimaan, penyimpanan, pengamanan, instalasi, pemanfaatan dan pemeliharaan

Menetapkan program untuk perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan infrastruktur yang dibutuhkan serta analisa resiko yang terkait keamanan orang, keselamatan, higienitas.Infrastruktur (6.3) Mencakup tapi tidak terbatas pada:

Gedung

Ruang Kelas

Ruang Laboratorium

Bengkel

Perpustakaan

Area hijau

Komponen online

Fasilitas kesehatan

Pos keamanan

Transportasi

Toko buku

Kafetaria

dll

Lingkungan kerja (6.4)

Menciptakan kondisi yang membangun dan terpelihara, kondusif untuk lingkungan belajar

Organisasi pendidikan harus:

Menyediakan bukti bahwa lingkungan kerja diases secara periodik

Output asesmen harus dibahas dalam kaji ulang manajemen

4. Realisasi Jasa Pendidikan

Perencanaan realisasi (7.1)


Merencanakan tahapan yang berbeda jasa pendidikan termasuk desain dan pengembangan metode mengajar Desain, pengembangan, pengkajian dan pemutakhiran rencana belajar dan kurikulum

Asesmen belajar dan tindak lanjut

Kegiatan jasa pendukung

Alokasi sumberdaya

Kriteria evaluasi

Prosedur peningkatan untuk mencapai hasil yang diinginkan

Merencanakan sumberdaya yang dibutuhkan untuk seluruh proses

Perencanaan realisasi (7.1)

Proses realisasi merupakan transformasi kurikulum menjadi perilaku siswa

Proses belajar yang dikendalikan mencakup:

Asesmen kebutuhan

Desain instruksi

Pengembangan dan penyampaian

Pengukuran outcome

Proses pendukung utama harus dikendalikan

Metode pengendalian harus menjadi bagian kaji ulang manajemen

Perubahan metode pengendalian dari proses utama harus didokumentasikan dan instruksi harus dievaluasi

Pemantauan sebaiknya dilakukan untuk memverifikasi bahwa metode pengendalian efektif

Rekaman harus dipelihara

Proses terkait siswa (7.2)


Memberikan kesempatan pada siswa untuk belajar pengetahuan yang ada dan mempraktekkan penerapannya

Bila proses belajar dilakukan di ruangan kelas, maka harapannya dapat mencakup tetapi tidak terbatas pada:

Fasilitas aman, bersih dengan penanggung jawabnya

Prosedur komunikasi dua arah antara pihak terkait dan organisasi pendidikan yang cepat tanggap

Personel organisasi memperlakukan semua orang dengan hormat

Penentuan persyaratan terkait jasa pendidikan (7.2.1)

Persyaratan terkait jasa dalam organisasi pendidikan sebaiknya:

Mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh organisasi, seperti:

Pembuktian studi sebelumnya

Dokumen personal yang akan diberikan kepada siswa

Aturan admistrasi organisasi

Aturan pelaksanaan untuk siswa

dll

Tinjauan persyaratan terkait belajar (7.2.2)


Mengkaji persyaratan terkait belajar untuk memastikan:

Persyaratan ditetapkan

Persyaratan berbeda dari sebelumnya telah diselesaikan

Memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan

Memastikan dokumen terkait telah diamandemen dan personel terkait telah mengetahui persyaratan yang berubah, apabila persyaratan belajar berubah.

Rekaman harus disimpan

Desain dan pengembangan organisasi pendidikan (7.3)

Perencanaan desain dan pengembangan (7.3.1)


Mempertimbangkan desain dan pengembangan pendidikan yang menguntungkan siswa

Kegiatan pengendalian desain sebaiknya sesuai dengan maksud dan durasi jasa pendidikan

Prosedur sebaiknya memastikan materi instruksi terkait sesuai dengan persyaratan instruksi mis. peralatan yang dikalibrasi dapat diperlukan untuk beberapa maksud instruksional

Asesmen kebutuhan sebaiknya mencakup:

- Pencapaian siswa

- Keefektifan sistemMasukan desain dan pengembangan (7.3.2)


Mengidentifikasi masukan untuk desain kurikulum

Menyimpan rekaman masukan tersebutKeluaran desain dan pengembangan (7.3.3)

Keluaran desain dan pengembangan sedikitnya mencakup:

Keahlian dan pengetahuan yang dicapai

Strategi instruksi

Asesmen kinerja

Tinjauan desain dan pengembangan (7.3.4)

Proses tinjauan desain (asesmen dan evaluasi) sebaiknya:

Digunakan untuk seluruh desain instruksi

Dilakukan oleh orang yang bertanggung jawab pada desain, pihak terkait dan orang yang tidak bertanggung jawab pada desain untuk menyatakan kecukupan desain terhadap persyaratan

Dievaluasi outcome instruksi yang diinginkan

Berdasarkan pengalaman proyek yang berhasil dan informasi dari tahapan pengembangan dan penerapanTinjauan desain dan pengembangan (7.3.4)

Proses tinjauan instruksi sebaiknya digunakan untuk seluruh instruksi

Seluruh fungsi yang bertanggung jawab sebaiknya diidentifikasi

Tinjauan desain merupakan kegiatan advisory

Kriteria keberterimaan untuk penggunaan instruksi sebaiknya ditetapkan dan dapat mencakup:

a) Persetujuan akurasi isi

b) Persetujuan prosa, ilustrasi dan tampilan

c) Persetujuan aspek teknologi

d) Sedikitnya 1 trial dengan kondisi yang mirip saat instruksi tersebut dilakukan.

Dalam tahap penerapan, organisasi sebaiknya menggambarkan bagaimana proses pengembangan ditinjau dan direvisiVerifikasi desain dan pengembangan (7.3.5)

Verifikasi desain sebaiknya:

Satu atau beberapa tahap sesuai dengan rencana desain dan pengembangan

Dilakukan Internal, sesuai Spesialis yang tidak menangani tinjauandesain dan pengembangan

Eksternal dilakukan verifikasi independen

Tahap keluaran desain dan pengembangan sebaiknya sesuai dengan spesifikasi masukan desain dan pengembangan

Rekaman verifikasi dan tindakan harus dipelihara

Validasi desain dan pengembangan (7.3.6)

Untuk memastikan karakteristik jasa pendidikan yang direncanakan dipenuhi oleh kurikulum atau desain silabus yang dihasilkan

Validasi: Dilakukan pada tahap akhir desain

Metodenya dapat berupa pilot proyek atau sertifikasi

Rekaman hasil validasi harus disimpan

Pengendalian perubahan desain dan pengembangan (7.3.7)

Seluruh perubahan sebaiknya diidentifikasi, didokumentasikan, diotorisasi dan dikomunikasikan

Revisi sebaiknya mencakup evaluasi efeknya terhadap keseluruhan kurikulim

Rekaman perubahan desain dan pengembangan harus disimpan

Pembelian (7.4)


Memastikan bahwa proses pembelian yang efektif telah ditetapkan, yang mencakup:

evaluasi dan pengendalian jasa pendidikan yang dibeli

memenuhi persyaratan hukum dan peraturan perundang-undangan

Proses pembelian (7.4.1)

Proses pembelian sebaiknya mencakup identifikasi kebutuhan dan pembelian jasa pendidikan yang tepat, efektif dan akurat terhadap spesifikasi

Evaluasi biaya jasa pendidikan yang dibeli sebaiknya mempertimbangkan:

Kinerja jasa pendidikan

Harga

Pengiriman

Seleksi dan evaluasi pemasok jasa pendidikan sebaiknya berdasarkan kriteria yang memastikan pemenuhan persyaratan organisasi pendidikan dan hukum yang berlakuInformasi pembelian (7.4.2)

Informasi pembelian sebaiknya menggambarkan dengan sesuai jasa pendidikan yang akan dibeli, untuk:

Memenuhi kebutuhan organisasi pendidikan

Menetapkan komunikasi yang efektif dengan pemasok

Verifikasi pembelian (7.4.3)

Penilaian terhadap produk atau jasapendidikan yang dibeli sebaiknya dibuat untuk memastikan bahwa produk atau jasa tersebut memenuhi persyaratan pembelian

Rekaman asesmen pemasok dan tindakan yang diambil harus disimpan

Penyediaan jasa pendidikan (7.5)

Pengendalian penyediaan (7.5.1)

Manajemen puncak bersama dengan penyedia pendidikan sebaiknya mengidentifikasi keseluruhan topik dan tema subjek yang akan diajarkan serta metode instruksi yang diterima

Organisasi pendidikan sebaiknya memastikan pengendalian proses

Kemampuan, pengetahuan, keahlian siswa baru sebaiknya dinilai untuk memastikan bahwa instruksi telah diberikan pada level dan tempat yang sesuai

Iklan, brosur kursus dan item lainnya yang diproduksi oleh organisasi pendidikan sebaiknya menyatakan secara jelas bagaimana pendidikan, pelatihan, dan pengalaman terkait dengan kebutuhan belajar siswa.Validasi proses (7.5.2)

Proses yang perlu divalidasi sebagaimana Lampiran B1

Organisasi sebaiknya menetapkan pengaturan yang mencakup:

Kriteria yang telah ditetapkan untuk tinjauan dan persetujuan proses

Persetujuan peralatan dan kualifikasi personel

Penggunaan metode dan prosedur spesifik

Persyaratan rekaman

Validasi ulang

Identifikasi dan ketertelusuran (7.5.3)

Organisasi pendidikan sebaiknya mengendalikan dan merekam identifikasi unik jasa pendidikan apabila ketertelusuran merupakan persyaratan

Identifikasi dan ketertelusuran informasi yang relevan sebaiknya mencakup, jika diperlukan:

a) Kurikulum, kursus dan kode unit daftar isi

b) Rekaman identifikasi siswa

c) Daftar kelompok siswa

d) Textbook/catatan

e) Peralatan laboratorium

f) Kontrak penelitianIdentifikasi dan ketertelusuran (7.5.3)

Dokumen eksternal seperti status akademik siswa sebaiknya konsisten dengan informasi yang dipersyaratkan oleh organisasi pendidikan

Pemantauan dan status kinerja siswa/grup berjalan sebaiknya diidentifikasi dan direkam

Milik pelanggan (7.5.4)

Definisi: properti yang diberikan siswa pada saat pendaftaran masuk atau pendaftaran ulang dan selama penyediaan jasa pendidikan

Cakupan: textbook, lembar kerja, studi kasus, penyediaan pendidikan khusus, komputer, perangkat lunak, pasokan alat seni, atau fasilitas yang dipasok oleh perusahaan yang membeli Standar dan spesifikasi perlu ditetapkan untuk materi yang dipasok dalam rangka menjamin kesesuaian penggunaan dalam instruksi

Apabila ada properti siswa yang hilang, maka sebaiknya dilaporkan ke siswa dan rekaman diperlihara

Preservasi (7.5.5)


Mempertimbangkan penyimpanan dokumen akademik seperti silabus, kurikulum dan materi cetak atau elektronik (buku, catatan kursus, kaset video, program komputer)

Pengendalian peralatan pemantauan dan pengukuran (7.6)


Menetapkan pengujian yang valid atau alat asesmen pengajaran

Menetapkan alat untuk memastikan ujian aman dan hasilnya valid

Apabila ujian, alat asesmen atau perangkat lunak sudah tidak valid, maka rekaman dan tindakan yang diambil untuk memperbaiki ketidakvalidan tersebut harus direkam

Pemantauan dan pengukuran sebaiknya dilakukan selama instruksi untuk menjamin kesesuaian dengan rencana studi, kurikulum, dan program pendidikan

Pemantauan dan pengukuran mencakup:

Profil kinerja siswa

Asesmen rekaman personel

Asesmen kursus tertulis

Pengamatan terhadap instruktur

5. Pengukuran, analisis dan peningkatan organisasi pendidikan (8)Panduan umum (8.1)

Outcome pemantauan dan pengukuran dapat digunakan untuk mengidentifikasi area peningkatan sistem manajemen mutu dan proses pendidikanPemantauan dan pengukuran (8.2)

Kepuasan pelanggan (siswa) (8.2.1)

Organisasi pendidikan sebaiknya: menentukan tingkat persepsi siswa apakah jasa pendidikan telah memenuhi ekspektasinya

Mendiskusikan dengan siswa tentang persepsi kepuasannya

Audit internal (8.2.2)


Melaksanakan audit internal sesuai dengan program audit untuk menilai kinerja sistem manajemen mutu dan proses pendidikan.

Mendokumentasikan laporan akhir audit internal

Audit sebaiknya memverifikasi penggunaan metode yang ditetapkan untuk proses pendidikan

Umpan balik hasil audit sebaiknya digunakan untuk

1 pemahaman iso 9001-2008 okt-28-2012

Documents