PERLAKSANAAN AMALAN 5S DI SESEBUAH ORGANISASI

Oleh:

Saliza Binti Abdul Razak

Jabatan Kejuruteraan dan Kemahiran

Kolej Komuniti Temerloh

PENDAHULUAN

Sesebuah organisasi memerlukan

satu garis panduan untuk mendapatkan

cara pengurusan sihat samaada diantara

ahli organisasi atau persekitaran

organisasi itu sendiri. Program 5S adalah

usaha keseluruhan organisasi bagi

menjadikan tempat kerja bersih,

tersusun, bersistem dan lebih produktif.

Melalui amalan 5S, sesebuah organisasi

itu akan membina disiplin dan etika kerja

yang baik di kalangan warga kerja yang

akan menghasilkan prestasi kerja yang

lebih baik, kerja berkualiti, memupuk

semangat berpasukan dan tolong-

menolong yang tinggi. 5S ialah lima

perkataan Jepun iaitu Seiri, Seiton, Seiso,

Seiketsu dan Shisuke.

Amalan 5S meliputi pengetahuan

teknikal, praktikal, logik untuk

menghasilkan teknik yang paling

berkesan bagi mewujudkan budaya

peningkatan secara berterusan atau

dikenali sebagai Kaizen dalam Bahasa

Jepun. 5S merupakan satu amalan budaya

dalam masyarakat Jepun. Mula

diperkenalkan di Singapura pada tahun

1986 dan telah diamalkan dengan jayanya

di sana. Amalan ini kemudiannya

dipraktikkan di Malaysia, Thailand, Korea,

China, India, Indonesia, Sri Lanka, Russia,

Hungary, Poland, Bulgaria, Columbia,

Uruguay, Brazil, Costa Rica, and Mexico.

1.0 OBJEKTIF

1.1 Memberi kesedaran tentang

kepentingan dan faedah

pelaksanaan Program

Amalan 5S.

1.2 Membina budaya Kaizen di

tempat kerja.

1.3 Membina kerjasama

melalui penyertaan semua.

1.4 Membina amalan

kepimpinan pengurus dan

penyelia.

2.0 KOMPONEN 5S

Terdapat lima komponen asas

dalam program amalan 5s iaitu Seiri,

Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shisuke yang

masing- masing membawa maksud Sisih,

Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa amal.

2.1 SEIRI

Seiri yang bermaksud Sisih

atau mengasing adalah satu proses

kerja mengasing barangan yang

perlu daripada sekumpulan

barangan yang tidak diperlukan di

tempat kerja. Proses pengasingan

ini membantu dalam menentukan

barangan yang mungkin tidak

diperlukan sekarang tapi boleh

digunakan pada masa hadapan dan

peralatan haruslah disimpan di

tempat simpanan yang

sesuai.Selain daripada itu juga

dengan proses mengasing ini kita

dapat kenalpasti barang yang tidak

perlu untuk pelupusan dan

merekod (jika perlu). Aktiviti sisih

perlu dilakukan secara berterusan

mengikut keperluan.

Kesan perlaksaan sisih

boleh dibahagikan kepada dua

iaitu:

i. Kuantitatif

Penjimatan ruang

Kawalan stok dan

produk yang cekap

Masa pencarian yang

pantas

ii. Kualitatif

Tempat kerja lebih

selamat

Suasana kerja lebih

selesa

Mudah mengesan

tempat/alat/bahan

yang rosak dengan awal

2.2 SEITON

Seiton adalah bermaksud

menyusun dan melabel. Proses ini

dilakukan setelah kesemua

barangan yang tidak diperlukan

diasingkan. Ini dilakukan

bertujuan memudahkan

penggunaan dan penyimpanan

barang atau dokumen. Susunan

barangan dilakukan mengikut

kumpulan yang sama. Dengan

berbuat demikian, ia akan

membantu mempercepatkan

proses kerja bagi mendapatkan

barang tersebut apabila

diperlukan kelak. Tujuan utama

menyusun adalah untuk

menjimatkan ruang, nampak lebih

kemas dan teratur serta

memudahkan proses mencari pada

masa akan datang. Kesan

perlaksaan amalan menyusun

boleh dibahagikan kepada dua

iaitu:

i. Kuantitatif

Kawan stok dan

produk yang cekap

Masa pencarian yang

pantas

Proses kerja lebih

pantas

Mengelak kesilapan

dan kesalahan

Kadar kehilangan

peralatan yang rendah

ii. Kualitatif

Suasana kerja lebih

selesa

Mendidik disiplin

pekerja positif

Pekerja terus menjana

idea kreatif

Moral pekerja tinggi

Selamat di tempat kerja

2.3 SEISO

Seiso yang bermaksud

menyapu dapat mewujudkan

keadaan di mana kebanyakan

pekerja akan merasa lebih selesa

apabila bekerja dalam

persekitaran yang bersih dan

segar. Selain dari meningkatkan

efisien kerja, menyapu juga boleh

mempertingkatkan tahap

keselamatan di tempat kerja dan

peralatan yang digunakan. Ia

bertujuan untuk menghilangkan

habuk atau kekotoran yang

melekat di lantai, mesin di tempat

kerja atau barang-barang yang

telah disisih dan disusun.

Amalan menyapu ini dapat

dipraktikkan dengan mengadakan

jadual waktu mengikut peta

kawasan pembersihan dan

tugasan. Setiap orang yang terlibat

perlulah mematuhi jadual yang

telah dikeluarkan. Aktiviti ini

boleh dilakukan setiap 5-10 minit

setiap hari. Idea-idea kreatif dari

rakan sekerja amat digalakkan

untuk menambah keceriaan

tempat kerja.

Kesan perlaksaan

menyapu boleh dibahagikan

kepada dua iaitu:

i. Kuantitatif

Sistem kawalan stok

dan produk lebih murah

dan menjimatkan

Kos kerosakan

peralatan rendah

Proses kerja pantas dan

tidak berulang “right the

first time”

Kualiti produk

bertambah

Masa membersih lebih

pantas

ii. Kualitatif

Suasana kerja lebih

selesa dan ceria

Pekerja terus menjana

idea kreatif

Moral pekerja tinggi

Selamat di tempat kerja

2.4 SEIKETSU

Seiketsu membawa maksud

seragam yang hanya dapat

dilakukan setelah aktiviti sisih,

susun, dan sapu telah

disempurnakan. Seragam atau

mengekalkan kebersihan tempat

kerja pada tahap asal adalah

penting agar segala usaha yang

dilakukan dalam tiga aktiviti

terdahulu tidak menjadi sia-sia.

Aktiviti yang dilakukan sendiri

oleh kakitangan akan menyemai

sifat kekitaan dan cintakan

kebersihan di tempat kerja.

Justeru, kakitangan akan sentiasa

memastikan dan mengekalkan

kebersihan tempat kerja mereka.

Seragam memerlukan

panduan untuk dipatuhi oleh

pekerja bagi menjamin kualiti dan

standard yang telah ditentukan.

Antaranya, “Standard Operation

Procedure”(SOP), “Work

Instruction” (WI), “Guidebook”,

Cartalir – “Process flow”, Gambar

atau contoh fizikal (dilihat), Sistem

Visual yang jelas dan terang dan

lain-lain. Kesan perlaksaan

seragamboleh dibahagikan kepada

dua iaitu:

i. Kuantitatif

Kos selenggaraan

rendah

Kos overhead rendah

Kecekapan proses

meningkat

Kuantiti pengeluaran

meningkat

Rungutan pelanggan

rendah

Produktiviti pekerja

meningkat

ii. Kualitatif

Mendidik disiplin

pekerja positif

Pekerja terus menjana

idea kreatif

Kemahiran pekerja

meningkat

Pekerja setia kepada

organisasi

Imej organisasi

meningkat

2.5 SHITSUKE

Shitsuke bermaksud

mengamalkan. Setiap pekerja

perlu faham, patuh, berusaha dan

mengamalkan kebersihan

organisasi serta tempat kerja.

Amalan kebersihan memang

dituntut oleh semua masyarakat

dan juga agama. Walau apa pun

situasi kita, memang tidak dapat

dinafikan amalan kebersihan

merupakan titik tolak untuk

menjelmakan peribadi yang mulia.

Amalan ini dapat disemai dalam

diri individu dengan memberi

tunjuk ajar menerusi program

latihan secara berkala dan

mengamalkan budaya nasihat-

menasihati.

Adalah penting untuk

mematuhi panduan dan standard

yang telah ditentukan supaya

budaya kerja cemerlang itu dapat

dibangunkan. Kesan perlaksaan

amalan amal ini boleh dibahagikan

kepada dua iaitu:

i. Kuantitatif

Kos pengeluaran

rendah

Kualiti produk /

perkhidmatan

meningkat

Memperolehi sijil 5s

Kemalangan sifar

ditempat kerja

ii. Kualitatif

Disiplin pekerja positif

dan inovatif

Kesihatan pekerja

meningkat

Kesihatan pekerja

bertambah baik

Pekerja setia kepada

organisasi

Budaya kerja

berpasukan yang tinggi

3.0 LANGKAH MENJAYAKAN

AMALAN 5S

1) Penglibatan Semua Kakitangan

Semua kakitangan di dalam

pertubuhan mesti melibatkan di

dalam program 5S. Semua

kakitangan harus memahami 6

sebab munasabah program 5S

harus diamal di tempat kerja iaitu:

i. tempat kerja yang bersih

mempunyai PRODUKTIVITI

tinggi

ii. tempat kerja yang bersih

mempunyai MUTU tinggi

iii. tempat kerja yang bersih

mengurangkan kos

iv. tempat kerja yang bersih

memastikan PENGIRIMAN

tepat pada masanya

v. tempat kerja yang bersih

adalah tempat kerja yang

SELAMAT

vi. tempat kerja yang bersih

mempunyai SEMANGAT

PERANSANG yang tinggi

2) Program tersebut harus diamalkan

dalam masa bekerja sebagai

program yang diberi kuasa rasmi,

tetapi ia tidak harus dianggap

sebagai tambahan dalam masa

kerja yang lebih (overtime) atau di

luar masa bekerja. Setiap orang

harus diberitahu secara rasmi

pentingnya program tersebut.

Ketua Jabatan harus membuat

pengumuman rasmi mengenai

pelancaran program tersebut di

mesyuarat berkongsi maklumat

(information-sharing) yang

dihadiri oleh kakitangan.