perkhidmatan utama halaman: 1/13 prasiswazah no....

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR

(AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P011

Halaman: 1/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGURUSAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN

Tarikh: 30/04/2013

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan tatacara mengurus keputusan peperiksaan pelajar pengajian prasiswazah untuk semua program pengajian kecuali Program Doktor Perubatan Tahun 3, 4 dan 5 dan Program Asasi Sains Pertanian (Laluan Pantas).

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi aktiviti pengurusan keputusan peperiksaan dari pengedaran notis arahan peperiksaan, pengedaran senarai kawalan gred, penerimaan gred kursus peperiksaan, semakan gred, penjanaan PNG/PNGK, percetakan dan penghantaran ringkasan keputusan peperiksaan, kelulusan MSKP Fakulti, kelulusan MSKP Universiti, pengesahan Senat dan pengumuman keputusan peperiksaan.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia

- Quality Management Systems - Requirements MS ISO 9001:2008

-

Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005)

- Minit Mesyuarat Senat UPM (berkaitan)

PU/PS/GP007 Garis Panduan Peperiksaan

- Kalendar Akademik

- Manual SMP – Modul Portal Pelajar

- Manual SMP (Peperiksaan)

Modul Masuk Markah (Peratus Penilaian)

Modul Masuk Markah

Modul Masuk Gred (Bahagian Akademik)

Modul Pemantauan Markah dan Gred

Modul Menjana PNG/PNGK




Halaman: 2/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

AKD : Bahagian Akademik CR : Kredit daftar semester semasa pelajar ECCR : Kredit pengecualian pelajar F : Simbol Gred bagi sesuatu kursus yang gagal Fakulti : Semua Fakulti, Pusat Asasi Sains Pertanian Dan Pusat Inovasi,

Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar GB : Pelajar yang gagal dan diberhentikan GR : Pelajar bergraduat JPA : Jabatan Perkhidmatan Awam KBA : Ketua Bahagian Akademik Ketua PTJ : Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian dan Pengarah

Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar KJ : Ketua Jabatan di Fakulti KPPP : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah M/TM : Memuaskan/ Tidak Memuaskan. Simbol Gred yang diberikan bagi

kursus yang keputusannya tidak digredkan tetapi diberikan catatan lulus/ gagal sahaja.

MARA : Majlis Amanah Rakyat MJKSS : Mesyuarat Jawatankuasa Semakan Senat MSKP : Mesyuarat Semakan Keputusan Peperiksaan Peringkat Universiti MSKP Fakulti : Mesyuarat Semakan Keputusan Peperiksaan Peringkat Fakulti N : Simbol sementara bagi gred yang belum dimasukkan PASP : Pusat Asasi Sains Pertanian PCCR : Jumlah Timbunan Kredit Lepas Peperiksaan : Peperiksaan Akhir Semester PK : Penyelaras Kursus PNG : Purata Nilaian Gred PNGK : Purata Nilaian Gred Keseluruhan Program Pengajian Prasiswazah

: Program Bacelor, Diploma dan Asasi Sains Pertanian

PT : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Bahagian Akademik PT (P/O) PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Pusat Tanggungjawab PT PTJ : Pegawai Tadbir Pusat Tanggungjawab PTJ : Pusat Tanggungjawab PTM : Pegawai Teknologi Maklumat




Halaman: 3/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

PTPTN : Perbadanan Tabung Pendidikan Tinggi Nasional S : Simbol bagi sambung yang digunakan bagi sesuatu kerja atau

projek yang melebihi satu semester untuk disiapkan S/U Senat : Setiausaha Senat SMP : Sistem Maklumat Pelajar TDA : Timbalan Dekan (Akademik)/ Timbalan Pengarah yang

menguruskan hal Akademik TL : Simbol gred belum dimasukkan bagi kursus latihan industri, latihan

praktik, praktikum kaunseling dan latihan mengajar TNC (A & A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) ULF : Simbol bagi pendaftaran kursus yang diulang semula akibat gagal ULT : Simbol bagi pendaftaran kursus yang diulang semula untuk

meningkatkan gred UPM : Universiti Putra Malaysia

5.0 TANGGUNGJAWAB

TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPPP bertanggungjawab memastikan Prosedur Pengurusan Keputusan Peperiksaan ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.




Halaman: 4/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

6.0 CARTA ALIR

Mula

Edar Surat Arahan Peperiksaan

Edar Senarai Kawalan Gred

Masuk Markah Peperiksaan Akhir dalam SMP

Kemaskini Maklumat

Cetak dan Hantar Ringkasan Keputusan Peperiksaan

Lulus MSKP Fakulti

Terima Maklum Balas dari Fakulti

Tidak

Ya

Dapatkan Perakuan MSKP

Sedia Kertas Senat Keputusan Peperiksaan

Pengesahan Senat

Umum dan Edar Keputusan Peperiksaan

Tidak

Tidak

Ya

Sedia Laporan Keseluruhan Keputusan Peperiksaan Pelajar

Ya

Tamat

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.6

7.7

7.8

7.10 7.9

7.11

7.137.12

7.14

7.16 7.15

7.17

7.18

Buat Pembetulan

Buat Pembetulan

Pengesahan Semula

Terima Surat Pindaan Gred (Tamat Tempoh)

Jana PNG/PNGK

7.19




Halaman: 5/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Edar Surat Arahan Peperiksaan

7.2.1 Edar Surat Arahan Peperiksaan berserta lampiran ke fakulti bagi tujuan pengurusan peperiksaan selewat-lewatnya pada minggu kelapan semester. Surat Arahan mengandungi perkara berikut:- 7.2.1.1 Notis Dan Arahan Mengenai Peperiksaan;

7.2.1.2 Skema Pemarkahan Untuk Pelajar;

7.2.1.3 Jadual Kerja Urusan Keputusan Peperiksaan;

7.2.1.4 Bilangan Pelajar Mengikut Program Pengajian

KPPP/PT/PPT

7.3 Edar Senarai Kawalan Gred 7.3.1 Sedia Senarai Kawalan Gred. [Rujuk: Manual SMP

(Peperiksaan) Modul Pemantauan Markah dan Gred].

7.3.2 Edar Senarai Kawalan Gred ke Fakulti selewat-lewatnya pada minggu kelapan semester semasa untuk memastikan markah peperiksaan dimasukkan mengikut tempoh yang ditetapkan.

PPT/PT(P/O)

PT/PPT

7.4 Masuk Markah Peperiksaan Akhir Dalam SMP

7.4.1 Masukkan markah peperiksaan akhir ke dalam SMP. Rujuk langkah 7.4 dalam Prosedur Pemarkahan dan Penggredan Kursus (UPM/PU/PS/P010)

PK/Pensyarah

7.5 Terima Surat Pindaan Gred (Tamat Tempoh) 7.5.1 Terima surat pindaan gred kursus peperiksaan (tamat

tempoh melalui Ketua Jabatan dan Dekan. (sekiranya ada pindaan)

PT/PPT/PT(P/O)




Halaman: 6/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

7.6 Kemas kini Maklumat

7.6.1 Pinda maklumat berkenaan dalam SMP. (Rujuk: Manual SMP

(Peperiksaan) Modul Masuk Gred (Bahagian Akademik)).

PPT/PT(P/O)

7.7 Jana PNG/PNGK

7.7.1 Jana PNG/PNGK. (Rujuk: Manual SMP (Peperiksaan) Modul

Menjana PNG/PNGK).

7.7.2 Pastikan ketepatan ringkasan keputusan peperiksaan bagi pelajar berstatus amaran, percubaan, GB, TL dan yang akan bergraduat dengan menyemak Ringkasan Keputusan Peperiksaan yang mengandungi perkara berikut:

a) Kes Gred N b) Kes Gred TL c) Pengiraan PNG dan PNGK d) Syarat bergraduat (klasifikasi sulung dan akhir) e) Semester tambahan f) Taraf kursus ULF, ULT g) Status pelajar pada semester sebelum h) Pelajar tahun akhir dengan keputusan Gagal dan

Diberhentikan

7.7.3 Pastikan keputusan peperiksaan pelajar tahun akhir memenuhi keperluan kurikulum program pengajian yang diluluskan oleh Senat. (Rujuk : Prosedur Pengurusan Pengijazahan Pelajar (UPM/PU/PS/P014)

7.7.3.1 Jika tidak memenuhi keperluan kurikulum program pengajian yang diluluskan oleh Senat, maklumkan kepada fakulti pelajar/ hubungi pelajar. (Rujuk: Log Perhubungan Pelajar Tidak Bergraduat (PU/PS/ LG01/IJZ)

7.7.3.2 Jika memenuhi keperluan kurikulum, pelajar layak bergraduat.

PPT/PT (P/O)

PPT/PT(P/O)

PPT/PT(P/O)

PPT/PT(P/O)

PPT/PT(P/O)




Halaman: 7/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

7.8 Cetak dan hantar ringkasan keputusan peperiksaan

7.8.1 Cetak ringkasan keputusan peperiksaan mengikut semester, fakulti, program dan klasifikasi pelajar.

7.8.2 Hantar ringkasan keputusan peperiksaan kepada Ketua PTJ untuk semakan. (Rujuk: Log Penghantaran Ringkasan Keputusan Peperiksaan (PU/PS/ LG04/PEP))

PPT/PT(P/O)

PT

7.9 Lulus MSKP Fakulti

7.9.1 Terima ringkasan keputusan peperiksaan dari Bahagian Akademik.

7.9.2 Bentang dan semak keputusan bagi setiap kursus untuk memastikan gred telah dimasukkan dalam SMP dengan lengkap dan tepat.

7.9.3 Jika ya, ikut langkah 7.11

7.9.4 Jika tidak, ikut langkah 7.10

Ketua PTJ

Ketua PTJ

7.10 Buat Pembetulan 7.10.1 Buat pembetulan seperti yang diminta oleh MSKP Fakulti

Pensyarah

7.11 Terima Maklum Balas dari Fakulti 7.11.1 Terima maklum balas hasil semakan MSKP Fakulti daripada

Ketua PTJ dalam tempoh lima (5) hari (termasuk cuti) dari tarikh surat ringkasan keputusan peperiksaan dihantar kepada Ketua PTJ.

7.11.2 Jana PNG/PNGK melalui SMP berdasarkan gred baharu yang

dikemukakan oleh fakulti selewat-lewatnya tiga (3) hari (termasuk cuti) sebelum MSKP.

PT/PPT

PT/PPT/PT(P/O)

7.12 Dapatkan Perakuan MSKP 7.12.1 Edar notis Mesyuarat Semakan Keputusan Peperiksaan

kepada TNC (A&A) dan Ketua PTJ.

KPPP/KBA




Halaman: 8/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

7.12.2 Dapatkan perakuan keputusan peperiksaan dalam MSKP. 7.12.3 Jika ya, ikut langkah 7.14 7.12.4 Jika tidak, ikut langkah 7.13

KPPP/KBA

7.13 Buat Pembetulan Buat pembetulan seperti yang diminta oleh MSKP.

PT/PPT/PT(P/O)

7.14 Sedia Kertas Senat Keputusan Peperiksaan 7.14.1 Sediakan Kertas Senat bersama laporan keputusan

peperiksaan untuk pengesahan Senat:-

7.14.1.1 Senarai pelajar bergraduat.

7.14.1.2 Senarai pelajar gagal dan diberhentikan. 7.14.1.3 Nama pelajar yang tamat kurikulum tetapi

PNGK tidak mencapai 2.000. (jika ada)

7.14.1.4 Statistik keputusan peperiksaan keseluruhan

PT

7.15 Pengesahan Senat 7.15.1 Bentangkan Laporan Keputusan Peperiksaan Pelajar di

Mesyuarat Senat untuk pengesahan. (Rujuk : Kalendar Akademik)

7.15.2 Dapatkan pengesahan Senat.

7.15.3 Jika ya, ikut langkah 7.17

7.15.4 Jika tidak, ikut langkah 7.16

S/U Senat

S/U Senat




Halaman: 9/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

7.16 Pengesahan Semula?

7.16.1 Buat pindaan Keputusan Peperiksaan berdasarkan ulasan Senat.

7.16.2 Jika pindaan memerlukan pengesahan semula Senat, ikut langkah 7.13.

PT/PPT/PT(P/O)

PT

7.17 Umum dan Edar Keputusan Peperiksaan

7.17.1 Umumkan keputusan peperiksaan selewat-lewatnya satu (1) hari selepas Mesyuarat Senat melalui portal pelajar (http://www.smp.upm.edu.my). (Rujuk: Manual SMP - Modul Portal Pelajar).

7.17.2 Edarkan salinan keputusan peperiksaan kepada Fakulti, Pusat, Kolej Kediaman, PKU, Perpustakaan dan Bendahari selewat-lewatnya sepuluh (10) hari bekerja selepas Mesyuarat Senat (mengikut keperluan PTJ)

7.17.3 Edarkan kepada pelajar bergraduat Keputusan Peperiksaan,

Sijil Akuan Sementara, Senarai Pengecualian di kaunter Bahagian Akademik satu (1) hari selepas pengesahan Senat. (Rujuk: Log Penyerahan Keputusan Peperiksaan Pelajar Bergraduat (PU/PS/LG011/PEP))

7.17.4 Cetak surat pemberitahuan keputusan peperiksaan GB

kepada pelajar berkenaan dari SMP dan hantar satu (1) hari selepas mesyuarat Senat.

7.17.5 Edarkan Keputusan Peperiksaan Individu kepada pelajar GB di kaunter Bahagian Akademik satu (1) hari selepas pengesahan Senat. (Rujuk: Log Penyerahan Keputusan Peperiksaan Pelajar Gagal dan Diberhentikan (PU/PS/ LG012/PEP))

7.17.6 Edarkan Keputusan Peperiksaan pelajar ke fakulti selewat-lewatnya satu (1) minggu sebelum semester bermula. (Rujuk: Log Penyerahan Keputusan Peperiksaan Pelajar (PU/PS/LG05/PEP).

PTM

PT/PPT/PT(P/O)

PPT/PT(P/O)

PPT/PT(P/O)

PT/PPT/PT(P/O)

PT/PPT/PT(P/O)




Halaman: 10/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

7.17.6.1 Keputusan Peperiksaan Individu pelajar selain GR

dan GB, minta fakulti buat salinan untuk simpanan fail dan Keputusan Peperiksaan Individu asal hendaklah diedar kepada pelajar.

7.17.6.2 Salinan Keputusan Peperiksaan Individu pelajar GR dan GB untuk simpanan fail.

7.17.7 Edarkan Sijil Naib Canselor kepada pelajar yang berkenaan

di Kaunter Bahagian Akademik selepas pengesahan Senat. (Rujuk: Log Penyerahan Sijil Naib Canselor (PU/PS/LG06/IJZ))

7.17.8 Hantar Keputusan Peperiksaan pelajar berkenaan kepada

Penaja selewat-lewatnya satu (1) minggu sebelum semester bermula kecuali PTPTN, JPA, MARA dan Kementerian Pengajian Tinggi.

7.17.9 Hantar keputusan peperiksaan dan status pelajar berdasarkan permohonan daripada penaja melalui e-mel. (jika berkenaan)

7.17.10 Edarkan keputusan peperiksaan pelajar (pindaan) selain daripada GB dan GR di kaunter Bahagian Akademik selewat-lewatnya dua (2) minggu selepas pengesahan Senat. (Rujuk Log Penyerahan Keputusan Peperiksaan Pelajar (Pindaan) (PU/PS/LG08/PEP))

7.17.11 Ambil slip keputusan peperiksaan asal daripada pelajar dan

rincih.

PT/PPT/PT(P/O)

PT/PPT

PT

PT/PPT

PT(P/O) 7.18 Sedia Laporan Keseluruhan Keputusan Peperiksaan Pelajar

7.18.1 Buat analisis data keputusan peperiksaan pelajar.

7.18.2 Sedia laporan dan bentangkan dalam Mesyuarat

Pengurusan Bahagian Akademik.

PT

PT

7.19 Tamat




Halaman: 11/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/600-4/1

PENGURUSAN PEPERIKSAAN

Surat Arahan mengenai Peperiksaan beserta lampiran: - Notis Dan Arahan Mengenai

Peperiksaan; - Skema Pemarkahan Untuk

Pelajar; - Jadual Kerja Urusan Keputusan

Peperiksaan; - Bilangan Pelajar Mengikut

Program Pengajian.

Senarai Kawalan Gred

Surat Pindaan Gred Keputusan Peperiksaan (tamat tempoh) daripada fakulti

Surat Peringatan Kursus Masih Tiada Gred

Surat Makluman Ringkasan Keputusan Peperiksaan kepada fakulti

Ringkasan Keputusan Peperiksaan untuk perakuan MSKP

Notis Mesyuarat Semakan Keputusan Peperiksaan kepada TNC(A&A) dan Dekan

Catatan Mesyuarat MSKP

Laporan Senat beserta Senarai dan Statistik

Petikan Minit Senat keputusan peperiksaan

Surat Edaran Keputusan Peperiksaan ke PTJ

Surat Edaran Keputusan Peperiksaan Kepada Pelajar GB

Surat Edaran Keputusan Peperiksaan Ke Fakulti

Surat Edaran Salinan Keputusan Peperiksaan Pelajar ke Fakulti

PT (P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod

AKD

5 Tahun

KPPP

Rincih




Halaman: 12/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013




Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

Analisis dan Laporan Keseluruhan Keputusan Peperiksaan Pelajar

Surat-surat yang berkaitan

2. UPM/600-4/1/6

PENGESAHAN STATUS PELAJAR

Surat edaran Keputusan Peperiksaan pelajar berkenaan kepada Penaja

Surat/e-mel Keputusan Peperiksaan dan Pengesahan Status Pelajar

Surat-surat berkaitan


AKD

5 Tahun

KPPP

Rincih

3. UPM/600-4/1/5

LOG PEPERIKSAAN

Log Penghantaran Ringkasan Keputusan Peperiksaan (PU/PS/LG04/PEP)

Log Perhubungan Peperiksaan (Perkara Berkaitan) (PU/PS/LG03/PEP)

Log Penyerahan Keputusan Peperiksaan Pelajar Bergraduat (PU/PS/LG011/PEP)

Log Penyerahan Keputusan Peperiksaan Pelajar Gagal dan diberhentikan (PU/PS/LG12/PEP)

Log Penyerahan Keputusan Peperiksaan Pelajar (PU/PS/LG05/PEP)

Log Penyerahan Keputusan Peperiksaan Pelajar (Pindaan) (PU/PS/LG08/PEP)

Log Penyerahan Sijil Naib Canselor (PU/PS/LG06/IJZ)


AKD

5 Tahun

KPPP

Rincih




Halaman: 13/13

No. Semakan: 04

No. Isu: 02


Tarikh: 30/04/2013




Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

4. UPM/(Kod PTJ)/ 600-4/1/3

KEPUTUSAN PEPERIKSAAN

Surat/Notis Arahan Mengenai Peperiksaan

Senarai Kawalan Gred

Surat/Email Peringatan Kursus Masih Tiada Gred (jika ada)

Ringkasan Keputusan Peperiksaan

Notis Mesyuarat MSKP

Minit MSKP

Surat Edaran Keputusan Peperiksaan ke Fakulti

Surat-surat berkaitan

PT (P/O) PTJ PT PTJ Pusat Dokumen dan Rekod

PTJ

5 Tahun

KPPP

Rincih

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Disahkan Oleh Tarikh

Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011

02 01 28/2011 Mesyuarat Pengurusan

Akademik 4/2011 (Khas) TNC (A&A) WP 08/08/2011







perkhidmatan utama halaman: 1/13 prasiswazah no....

Documents