standard operation procedure (sop) · pdf filepementoran, bimbingan, program psikologi...

STANDARD OPERATION PROCEDURE (SOP) AKRAB

RAKAN PEMBIMBING PERKHIDMATAN AWAM

JABATAN PERTANIAN MALAYSIA

NAMA : NO. TELEFON : NO. FAKS :

EMEL :

Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam DOA

KANDUNGAN

Bil. Perkara Muka surat

1 Perutusan Penaung AKRAB DOA 3

2 Maklumat Ahli 4

3 Pengenalan 5

4 Objektif 6

5 Visi dan Misi 7

6 Rasional Pelaksanaan 8

7 Peranan 9

8 Senarai Tugas 10

9 Proses Kerja (i) 11

10 Aliran Kerja (i) 12

11 Proses Kerja (ii) 13

12 Aliran Kerja (ii) 14

13 Proses Kerja (iii) 15

14 Aliran Kerja (iii) 16

15 Senarai Borang-Borang Yang Digunakan 17

Lampiran

PPK01 Borang Analisis Keperluan Rawatan

B001 Borang Temujanji Rakan Sekerja

B002 Borang Biodata Rakan Sekerja

B003 Borang Ringkasan Temubual Pertama

B004 Borang Laporan Sesi/Kemajuan

B005 Borang Penamatan Sesi Bimbingan

B006 Borang Laporan Keseluruhan


PERUTUSAN PENAUNG AKRAB DOA

Terlebih dahulu saya mengambil kesempatan ini untuk mengucapkan kesyukuran ke hadrat Ilahi di atas penghasilan Standard Operation Procedure (SOP) AKRAB Jabatan Pertanian (DOA) ini. Prosedur ini bertujuan menjelaskan tentang senarai tugas, proses kerja dan aliran kerja AKRAB DOA selaras dengan objektif dan strategi yang telah di rangka dalam Pelan Strategik AKRAB DOA 2015-2020.

Ia juga merupakan salah satu usaha bagi memantapkan pelaksanaan aktiviti AKRAB di peringkat bahagian dan negeri. Kandungan buku prosedur kerja ini dapat dijadikan panduan kepada semua AKRAB DOA dalam melaksanakan tugas-tugas yang telah diamanahkan. Kita sedar bahawa dalam melaksanakan tugas untuk membimbing dan bantu-membantu pastinya ia akan melibatkan masa dan menambah tanggungjawab yang sedia ada. Sungguhpun demikian, saya percaya usaha membimbing dan membangunkan potensi rakan sekerja lain merupakan satu usaha yang amat murni. Ia seharusnya menjadi amalan baik dan diamalkan dengan meluas dalam sesebuah organisasi. Harapan saya agar buku ini dapat dimanfaatkan oleh ahli AKRAB terutamanya jawatankuasa di peringkat Jabatan Pertanian untuk menggerakkan pelaksanaan tugas AKRAB. Semoga amanah yang telah diberikan akan dapat terus dilaksanakan dengan cemerlang.

Selamat Maju Jaya.

Dato’ Ahmad Zakaria bin Mohamad Sidek

Ketua Pengarah Pertanian

Jabatan Pertanian Malaysia.

1 Januari 2015


MAKLUMAT AHLI

Sila isi maklumat berikut: NAMA : NOMBOR PENTAULIAHAN : AKRAB

JAWATAN HAKIKI :

GRED JAWATAN :

BIDANG TUGAS : BAHAGIAN/ UNIT :

KELULUSAN AKADEMIK : SIJIL PROFESIONAL :

LAIN-LAIN KEMAHIRAN :

*Kemaskini maklumat serta maklumkan kepada pegawai penyelaras AKRAB DOA sekiranya berlaku sebarang pertukaran.


PENGENALAN

Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam atau AKRAB merupakan nama khusus bagi

rakan sekerja yang dilantik sebagai pembimbing rakan sekerja sepertimana yang

dikehendaki dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 18 Tahun 2005, Panduan

Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam. AKRAB

merupakan agen penggerak kepada pelaksanaan budaya kerja berprestasi tinggi

dalam perkhidmatan awam. Ia diwujudkan dengan objektif bagi menyediakan

medium perantaraan untuk memberi peluang pegawai berfungsi secara efektif dan

menjadi penyumbang kepada usaha pembangunan modal insan dalam pengurusan

sumber manusia di kementerian, jabatan dan agensi.

AKRAB membawa maksud Amanah, Komitmen, Rasional, Akhlak, Bestari

merupakan ciri-ciri penting yang perlu ada pada seorang rakan pembimbing. AKRAB

juga merupakan penjenamaan semula versi rakan pembimbing, pembimbing rakan

sekerja, pegawai khidmat nasihat, pegawai khidmat kaunseling dan pelbagai nama

yang merujuk kepada peranan sebagai rakan pembimbing di kementerian, jabatan

dan agensi. Ini bermakna, di dalam perkhidmatan awam, rakan sekerja yang

memainkan peranan sebagai rakan pembimbing keseluruhannya hanya akan

dikenali sebagai AKRAB.

Program bimbingan AKRAB berkonsepkan rakan membantu rakan

berteraskan asas kaunseling profesional. Pengamalan di semua peringkat

organisasi dapat mewujudkan keharmonian, keakraban, saling hormat menghormati,

mengenali potensi diri serta mewujudkan budaya kerja yang cemerlang.

Justeru itu, diharap AKRAB dapat bergerak dan bertindak sebagai satu

pasukan bagi mencapai objektif, misi, visi, dan peningkatan tahap keberkesanan

serta imej organisasi.


OBJEKTIF

Menyediakan perkhidmatan membimbing

bagi membantu rakan sekerja

meningkatkan potensi dan

kecemerlangan diri


VISI & MISI

MISI

VISI

Menjadikan AKRAB sebagai penggerak

pembangunan modal insan dalam

pengurusan sumber manusia.

1. Melaksanakan aktiviti khidmat membimbing kepada warga

organisasi.

2. Membantu rakan sekerja yang memerlukan bantuan dalam

menghadapi permasalahan dalam kehidupan.

3. Berperanan sebagai perantara antara rakan sekerja dengan

pegawai psikologi dalam membuat saringan kesesuaian masalah.

4. Mewujudkan hubungan baik dengan pihak pengurusan sumber

manusia di agensi bagi memudahkan perlaksanaan aktiviti AKRAB.


RASIONAL PELAKSANAAN

Rakan Sekerja merupakan faktor terpenting dalam usaha

mempengaruhi kualiti peribadi seseorang pegawai dengan

mengambil kira faktor-faktor di bawah:

i. Rakan sekerja berasa lebih selesa berbincang dengan

rakan berbanding pegawai atasan mereka;

ii. Rakan sekerja lebih mudah berbincang tentang

kebimbangan peribadi dan menerima pertolongan

daripada mereka;

iii. Rakan pembimbing dilatih untuk memberi pertolongan

yang positif dan lebih berkesan kepada rakan mereka;

dan

iv. Nilai dan struktur hubungan dalam organisasi akan

bertambah baik dengan adanya hubungan

kemanusiaan dan persaudaraan.


PERANAN

Peranan yang perlu dimiliki oleh ahli AKRAB DOA adalah:

i. Menjadi ahli yang berketrampilan dan berakhlak mulia;

ii. Mengukuhkan nilai kendiri yang positif;

iii. Meningkat dan memantapkan ilmu dan kemahiran secara

berterusan;

iv. Menjadi role model di kalangan rakan sekerja;

v. Membantu dan mengembang budaya kerja cemerlang;

vi. Meningkatkan suasana persekitaran kerja yang harmoni;

vii. Meningkatkan jalinan kerjasama dengan sesama ahli AKRAB

DOA;

viii. Menjadi kelompok sokongan kepada rakan sekerja yang

memerlukan bantuan; dan

ix. Membantu melahirkan warga kerja yang unggul dan cemerlang.


SENARAI TUGAS

1. Melaksanakan penilaian keperluan rawatan rakan sekerja

berisiko yang memerlukan bantuan.

2. Melaksanakan bimbingan individu atau kelompok kepada

rakan sekerja yang dirujuk.

3. Melaksanakan bimbingan individu atau kelompok kepada

rakan sekerja yang datang secara sukarela.


PROSES KERJA (i)

PROSES KERJA MENILAI KEPERLUAN RAWATAN

RAKAN SEKERJA BERISIKO YANG MEMERLUKAN BANTUAN

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

BPSM/PTJ/PPN/PB

BPSM/PTJ/PPN/PB

Pengerusi AKRAB

AKRAB

AKRAB

PSM

Mengenal pasti pegawai berisiko yang memerlukan

bantuan dengan menggunakan 11 indikator umum (Rujuk

PP 18/2005).

Merujuk pegawai kepada pengerusi AKRAB

Kementerian/Jabatan/Agensi mengikut kesesuaian.

Menentukan ahli AKRAB yang melaksanakan sesi

temubual.

Menjalankan proses temu bual bagi menentukan jenis

rawatan yang bersesuaian dengan permasalahan rakan

sekerja (analisis keperluan rawatan).

Melengkapkan borang PPK01 dan mencadangkan rakan

sekerja terbabit ke bPSM/PTJ bagi menjalani program

bimbingan, program psikologi kaunseling, latihan atau

program yang bersesuaian.

Menentukan rakan sekerja ke dalam program

pementoran, bimbingan, program psikologi kaunseling,

latihan atau program yang bersesuaian.

BPSM : Bahagian Pembangunan Sumber Manusia

PTJ : Pusat Tanggungjawab

PPN : Pengarah Pertanian Negeri

PB : Pengarah Bahagian


ALIRAN KERJA (i)

ALIRAN KERJA MENILAI KEPERLUAN RAWATAN

RAKAN SEKERJA BERISIKO YANG MEMERLUKAN BANTUAN

BPSM

Mula

Mengenal pasti pegawai berisiko oleh

BPSM/PTJ/PPN/PB

. Merujuk pegawai kepada Pengerusi AKRAB Jabatan.

Menjalankan analisis keperluan rawatan dan analisis keperluan latihan (sekiranya perlu).

Rujukan

Penentuan program rakan sekerja

Tidak perlu

Sesi bimbingan

Jika perlu

Tamat

Pengerusi menentukan ahli AKRAB yang bersesuaian.


PROSES KERJA (ii)

PROSES KERJA SESI BIMBINGAN INDIVIDU/ KELOMPOK BAGI RAKAN

SEKERJA YANG DIRUJUK

TANGGUNGJAWAB

PROSES

AKRAB AKRAB AKRAB AKRAB

AKRAB AKRAB AKRAB

AKRAB AKRAB

Mendapat maklumat kes daripada BPSM/PTJ/PPN/PB Menetapkan temujanji sesi bimbingan kelompok/individu (melalui surat/memo/emel/telefon) dan melengkapkan borang B001. Membuka fail sesi bimbingan. Melaksanakan sesi bimbingan Fasa 1 dan melaporkan dalam borang B002 & B003. Menilai rakan sekerja dan mencadangkan bantuan (kaunseling, buddy system, latihan, pemantauan atau tindakan yang bersesuaian dengan kes) kepada PSM. Jika TIDAK PERLU, tamatkan sesi bimbingan (isi borang B005). Jika PERLU, teruskan sesi bimbingan Fasa 2. Melaksanakan sesi bimbingan Fasa 2 dan melaporkan dalam borang B004. Menilai rakan sekerja. Jika TIDAK PERLU, tamatkan sesi bimbingan (isi borang B005). Jika PERLU, teruskan sesi bimbingan Fasa 3. Melaksanakan sesi bimbingan Fasa 3. Menamatkan sesi bimbingan (isi borang B005) dan menyediakan laporan keseluruhan (borang B006)kepada BPSM/PTJ/PPN/PB


ALIRAN KERJA (ii)

ALIRAN KERJA SESI BIMBINGAN INDIVIDU/KELOMPOK BAGI RAKAN

SEKERJA YANG DIRUJUK

Ya

Mendapatkan maklumat

kes daripada BPSM

Kaunseling,

buddy system

atau latihan

Melaksanakan sesi

bimbingan fasa 1

Menetapkan temujanji sesi

bimbingan individu /

kelompok

Perlu sesi

bimbingan

Perlu bantuan

lanjutan

Melaksanakan sesi

bimbingan fasa 2

Penilaian terhadap

rakan sekerja

Melaksanakan sesi

bimbingan fasa 3

Tidak perlu

bimbingan

Laporan keseluruhan kepada

BPSM/PTJ/PPN/PB

Mula

Tamat


PROSES KERJA (iii)

MELAKSANAKAN BIMBINGAN INDIVIDU ATAU KELOMPOK KEPADA RAKAN SEKERJA

YANG DATANG SECARA SUKARELA.

TANGGUNGJAWAB

PROSES

AKRAB AKRAB

AKRAB

AKRAB AKRAB AKRAB AKRAB AKRAB

Menerima rakan sekerja secara walk-in / Menetapkan temujanji (melalui emel/telefon) dengan mengisi borang B001.

Melaksanakan sesi bimbingan Fasa 1 dan melaporkan dalam borang B002 & B003. Menilai rakan sekerja dan mencadangkan bantuan (kaunseling, buddy system, latihan, pemantauan atau tindakan yang bersesuaian dengan kes) kepada PSM. Jika TIDAK PERLU, tamatkan sesi bimbingan (isi borang B005). Jika PERLU, teruskan sesi bimbingan Fasa 2. Melaksanakan sesi bimbingan Fasa 2 dan melaporkan dalam borang B004. Menilai rakan sekerja. Jika TIDAK PERLU, tamatkan sesi bimbingan (isi borang B005). Jika PERLU, teruskan sesi bimbingan Fasa 3. Melaksanakan sesi bimbingan Fasa 3. Menamatkan sesi bimbingan (isi borang B005) dan menyediakan laporan keseluruhan (borang B006).


ALIRAN KERJA (iii)

MELAKSANAKAN BIMBINGAN INDIVIDU ATAU KELOMPOK KEPADA RAKAN SEKERJA

YANG DATANG SECARA SUKARELA.

Kaunseling,

buddy system

atau latihan

Melaksanakan sesi

bimbingan fasa 1

Menetapkan temujanji/

walk-in

Perlu sesi

bimbingan

Perlu bantuan

lanjutan

Tidak perlu

bimbingan

Melaksanakan sesi

bimbingan fasa 2

Penilaian untuk

teruskan sesi

Melaksanakan sesi

bimbingan fasa 3 Laporan

keseluruhan

untuk rekod

Mula

Tamat


BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN

SENARAI BORANG

PPK 01 Borang Analisis Keperluan Rawatan

B 001 Borang Temujanji Rakan Sekerja

B 002 Borang Biodata Rakan Sekerja

B 003 Borang Ringkasan Temubual Pertemuan Pertama

B 004 Borang Laporan Sesi/Kemajuan

B 005 Borang Penamatan Sesi Bimbingan

B 006 Borang Laporan Keseluruhan

qu

ote

fro

m

the

doc

um

ent

or

the

su

m

ma

ry

of

an

int

ere

stin

g

poi

nt.

Yo

u

can

pos

itio

n

the

tex

t

bo

x

any

wh

ere

in

the

doc

um

ent

.

Us

e

the

Te

xt

Bo


RUJUKAN

Jabatan Perkhidmatan Awam (2011) Konsep Dan Peranan Majlis

AKRAB Kebangsaan Putrajaya :

Jabatan Perkhidmatan Awam

Jabatan Perkhidmatan Awam (2010) Pelan Strategik Perkhidmatan

Psikologi Sumber Manusia Sektor Awam 2011-2020 Putrajaya :

Jabatan Perkhidmatan Awam

Jabatan Perkhidmatan Awam (2009) Ahli AKRAB Perkhidmatan Awam:

Konsep dan Aspirasi. Putrajaya : Jabatan Perkhidmatan Awam

Pelan Strategik Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam (AKRAB)

2102 – 2015:

Kementerian Pertanian dan Asas Tani

Prosedur Kerja Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam (AKRAB):

Kementerian Pertanian dan Asas Tani

standard operation procedure (sop) · pdf filepementoran, bimbingan, program psikologi...

Documents