buku panduan latihan - eghrmis.gov.my pementoran ... buku kerja peserta ... 1.1 penerangan ringkas...

BUKU PANDUAN LATIHAN

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN

SUMBER MANUSIA

(HUMAN RESOURCE MANGEMENT

INFORMATION SYSTEM)

SUBMODUL PSIKOLOGI & KAUNSELING ***

PROGRAM PEMENTORAN

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA JANUARI 2013

© Kerajaan Malaysia 2013 Hakcipta Terpelihara. Penerbitan ini adalah semata-mata untuk kegunaan Projek Kerajaan Elektronik – Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia sahaja. Tiada sebahagian atau kesemuanya penerbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan di dalam sistem capaian atau disalurkan di dalam sebarang bentuk atau sebarang cara secara elektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman atau sebagainya tanpa kebenaran terlebih dahulu dari pihak Kerajaan Malaysia.

BUKU KERJA PESERTA – PKTP SUBMODUL PSIKOLOGI & KAUNSELING Versi : F1.0

PKTP SUBMODUL PSIKOLOGI & KAUNSELING Tarikh pengemaskinian terkini :3/1/2013

Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 3

KANDUNGAN

1.0 PENGENALAN 4

1.1 PENERANGAN RINGKAS MENGENAI SUBMODUL PSIKOLOGI & KAUNSELING 5

1.2 FAEDAH PENGGUNAAN SUBMODUL PSIKOLOGI & KAUNSELING 5

2.0 CARA PENGGUNAAN

2.1 PERANAN SEBAGAI PEMILIK KOMPETENSI 7

* MAKLUMBALAS PERSETUJUAN SEBAGAI MENTOR/MENTI (JENIS SUKARELA)

8-11

* MAKLUMBALAS PERSETUJUAN SEBAGAI MENTOR/MENTI (JENIS KHAS) 12-15

2.2 PERANAN SEBAGAI PENTADBIR AGENSI 16

* SELENGGARA PROGRAM PEMENTORAN 17-19

* SELENGGARA MENTOR 20-24

* PEMADANAN MENTOR MENTI 25-31

* PAPARAN MAKLUMBALAS MENTOR DAN MENTI 32-33

* PAPARAN PENILAIAN 34-39

* LAPORAN STATISTIK 40-47

2.3 PERANAN SEBAGAI MENTI 48

* PENILAIAN PEMENTORAN (PRE-MENTI) 49-51

* BUKU LOG 52-54

2.4 PERANAN SEBAGAI MENTOR 55

* PAPARAN SURAT PERSETUJUAN MENTOR MENTI 56-58

* PENILAIAN PEMENTORAN (POST-MENTOR) 59-62

* SELENGGARA PENILAIAN PERKEMBANGAN PEMENTORAN DAN ULASAN MENTOR

63-65

* BUKU LOG 66-69

3.0 PENUTUP 70




1.0 PENGENALAN Modul Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja merupakan salah satu modul dalam sistem HRMIS. Modul ini mengandungi proses-proses yang akan memaksimakan kerjasama di antara pihak pengurusan dan pekerja. Modul ini juga menggalakkan perasaan muhibah dan harmoni di antara pihak pengurusan dan pekerja. Fokus modul ini ialah menyelenggara dan memperbaiki suasana yang hadir di dalam organisasi di mana ia dapat membantu mewujudkan persekitaran kerja yang sihat. Di antara komponen yang membina dalam proses hubungan dengan pekerja ialah komunikasi, kepercayaan, etika, moral, keadilan, perasaan dan pengendalian konflik. Modul ini dibangunkan dengan mengambilkira kaedah ‘best practice’ dalam pengurusan komunikasi dan tatatertib pekerja iaitu dengan adanya Polisi dan Prosedur yang bertulis, jelas dan dipraktikkan di mana maklumat di dalam polisi dan prosedur tersebut disalurkan dan dimaklumkan kepada semua. Satu lagi kaedah ialah mengiktiraf komunikasi dua hala. Modul Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja terbahagi kepada tiga submodul iaitu:

Submodul Pengurusan Perhubungan Majikan-Pekerja

Submodul Psikologi & Kaunseling

Submodul Pengurusan Tatatertib




1.1 PENERANGAN RINGKAS MENGENAI SUBMODUL PSIKOLOGI & KAUNSELING

Submodul ini mengandungi proses di mana Pemilik Kompetensi boleh menjalani sesi kaunseling untuk membaiki kelakuan ataupun prestasi kerja samada melalui Kaunseling Sukarela, Kaunseling Rujukan ataupun Program Pembangunan Insan. Selain daripada itu, submodul ini juga menyediakan fungsi di mana Pentadbir Kaunselor boleh membuat laporan terperinci dengan usaha yang minimum.

1.2 FAEDAH PENGUNAAN SUBMODUL PSIKOLOGI & KAUNSELING

Penggunaan Submodul Psikologi & Kaunseling memberi faedah kepada tiga peringkat di dalam organisasi iaitu:

Faedah kepada Individu

Pemantauan dan pengawasan sesi psikologi & kaunseling secara lebih berkesan dan mudah

Faedah kepada Pengurusan Sumber Manusia

Pemantauan dan pengawasan sesi psikologi & kaunseling secara lebih berkesan dan mudah

Masa kitaran yang lebih pendek

Perkongsian maklumat

Faedah kepada Organisasi

Persekitaran pekerjaan yang sesuai yang menggalakkan interaksi antara pihak pengurusan dan pekerja




2.0 CARA PENGGUNAAN Berikut merupakan langkah-langkah untuk mencapai Modul Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja (Menu Utama) dan Submodul Psikologi & Kaunseling.

Rajah 1 : Paparan Skrin Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (HRMIS)

Rajah 2 : Paparan Skrin Laman Utama Menu Pengurusan Komunikasi

dan Tatatertib Pekerja

Langkah 1: Klik pada Modul Pengurusan Komunikasi & Tatatertib Pekerja

Langkah 2: Klik pada Submodul Psikologi dan Kaunseling




PERANAN SEBAGAI PEMILIK KOMPETENSI




MAKLUMBALAS PERSETUJUAN SEBAGAI MENTOR / MENTI (JENIS SUKARELA)

Rajah 3 : Paparan Skrin Laman Menu Psikologi dan Kaunseling

Rajah 4 : Paparan Skrin Laman Menu Program Pementoran


Langkah 3 : Klik pada Program

Pementoran

Langkah 4 : Klik pada Maklumbalas

Persetujuan




Rajah 5 : Paparan Skrin Laman Menu Maklumbalas Persetujuan

Rajah 6 : Paparan Skrin Laman Menu Maklumbalas Persetujuan Mentor

Rajah 5 : Paparan Skrin Maklum balas Persetujuan - Mentor

Rajah 7 : Paparan Skrin Maklumat Program Pementoran dan Maklum Balas Penerimaan Sebagai Mentor

Langkah 6 : Klik pada Nama Program

Pementoran

Langkah 7 : Masukkan pilihan Setuju atau Tidak setuju, klik

butang Hantar

Langkah 5 : Untuk : i. Maklumbalas Persetujuan Mentor (rujuk Rajah 6) ii. Maklumbalas Persetujuan

Menti (rujuk Rajah 11)




Rajah 8 : Skrin Mesej Gesaan

Rajah 9 : Skrin Mesej Makluman

Rajah 10 : Skrin Mesej Aliran Kerja


Rajah 11: Paparan Skrin Laman Menu Maklumbalas Persetujuan Menti

Langkah 8 :

Klik pada butang Yes

Langkah 9 :

Klik pada butang OK


Pementoran




Rajah 12 : Paparan Skrin Laman Menu Program Pementoran dan Maklumbalas Persetujuan

Menti




Langkah 12 : Masukkan pilihan Setuju atau Tidak setuju, klik

butang Hantar

Langkah 13 :


Langkah 14 : Klik pada butang OK




MAKLUMBALAS PERSETUJUAN SEBAGAI MENTOR / MENTI (JENIS KHAS)





Pementoran

Langkah 4 : Klik pada Maklumbalas

Persetujuan




Rajah 5 : Paparan Skrin Laman Menu Maklumbalas Persetujuan

Rajah 6 : Paparan Skrin Maklum balas Persetujuan Mentor

Rajah 7 : Paparan Skrin Maklumat Program Pementoran dan Maklum Balas Penerimaan Sebagai Mentor


Pementoran

Langkah 7 :

Klik pada butang Hantar

Langkah 5 : Untuk : i. Maklumbalas Persetujuan Mentor (rujuk Rajah 6) ii. Maklumbalas Persetujuan

Menti (rujuk Rajah 11)








Rajah 11 : Paparan Skrin Maklum balas Persetujuan Menti

Langkah 8 :


Langkah 9 :

Klik pada butang OK


Pementoran




Rajah 12 : Paparan Skrin Maklumat Program Pementoran dan Maklum Balas Penerimaan Sebagai Menti




Langkah 13 :



Langkah 12 :

Klik pada butang Hantar




PERANAN SEBAGAI PENTADBIR AGENSI




SELENGGARA PROGRAM PEMENTORAN




Pementoran

Langkah 4 : Klik pada Selenggara

Program Pementoran




Rajah 5 : Paparan Skrin Selenggara Program Pementoran

Rajah 6 : Sambungan Paparan Skrin Selenggara Program Pementoran

Rajah 7 : Skrin Tambah Program Pementoran

Langkah 6 :

Pilih butang ‘Tambah’

Langkah 7 : Masukkan semua maklumat yang berkaitan. Klik butang tambah untuk tambah

senarai penyelaras

Langkah 5 : Masukkan pilihan Sukarela atau Khas, klik butang

Teruskan




Rajah 8 : Skrin Tambah Program Pementoran



Langkah 8 :

Pilih butang ‘Simpan’

Langkah 9 : Klik pada butang Yes





SELENGGARA MENTOR



Rajah 5 : Paparan Skrin Carian Program Pementoran


Teruskan

Langkah 4 : Klik pada Selenggara

Mentor


Pementoran




Rajah 6 : Sambungan Paparan Skrin Senarai Program Pementoran

Rajah 7 : Paparan Skrin Senarai Mentor

Rajah 8 : Paparan Skrin Tambah Mentor

Langkah 7 :

Pilih butang ‘Tambah’

Langkah 6 : Klik pada Nama Program Pementoran untuk selenggara Mentor

Langkah 8 : Klik butang ‘Cari’ untuk

Carian pemilik Kompetensi




Rajah 9 : Paparan Skrin Tambah Mentor




Langkah 10 :

Klik pada butang OK

Langkah 11 : Tekan checkbox pada Bil, kemudian tekan butang

‘Hantar’

Langkah 9 : Isikan Tarikh, kemudian

tekan butang ‘Simpan’








Langkah 13 :

Klik pada butang OK




KEMASKINI MAKLUMAT MENTOR (Ulang Langkah 3-6 : Selenggara Mentor)

Rajah 7 : Paparan Skrin Laman Menu Program Pembangunan Insan

Rajah 8 : Paparan Skrin Carian Program Pembangunan Insan

Rajah 9 : Paparan Skrin Senarai Program Pembangunan Insan

Rajah 10 : Paparan Skrin Maklumat Program Pembangunan Insan

Langkah 9 :


Langkah 10 :

Klik pada butang OK

Langkah 7 :

Klik pada link No KP

Langkah 8 : Pilih status Aktif atau Tidak Aktif, isi Keterangan, Kemudian pilih butang

‘Simpan’




PEMADANAN MENTOR MENTI




Pementoran

Langkah 4 : Klik pada Pemadanan

Mentor Menti






Rajah 7 : Paparan Skrin Senarai Mentor Menti


Langkah 7 : Klik pada option button bagi Nama Mentor, kemudian

pilih butang ‘Kemaskini’


Teruskan




Rajah 8 : Paparan Tambah Menti

Rajah 9 : Sambungan Paparan Skrin Kriteria Pemilihan Untuk Operasi Tambah

Rajah 9 : Paparan Skrin Tambah Menti

Rajah 11 : Paparan Skrin Kriteria Pemilihan Untuk Setelah Operasi Tambah

\

Rajah 10 : Paparan Skrin Tambah Menti

Langkah 8 : Klik pada butang ’ tambah’ untuk tambah menti.

Langkah 9 : Klik butang ‘Cari’ untuk

Carian pemilik Kompetensi

Langkah 10 : Isikan Tarikh, kemudian tekan butang ‘Simpan’




Rajah 11 : Paparan Mesej Gesaan


Rajah 13 : Paparan Skrin Kriteria Pemilihan Menti

Langkah 13 : Jika memilih: i. Untuk Tambah (rujuk Rajah 8) ii. Untuk Hapus (Rujuk Rajah 14)

iii. Untuk Keluar (Rujuk Rajah 17)

Langkah 12 :

Klik pada butang OK

Langkah 11 :





Rajah 14 : Paparan Skrin Kriteria Pemilihan Untuk Operasi Hapus Kriteria



Langkah 15 :

Klik pada butang OK

Langkah 16 :


Langkah 14 : Klik pada butang checkbox

dan tekan butang Hapus




Rajah 17 : Paparan Skrin Kriteria Pemilihan Untuk Setelah Operasi Keluar

Rajah 18 : Paparan Skrin Gesaan

Rajah 19 : Paparan Skrin Pemadanan Senarai Mentor Menti


Langkah 17 : Klik pada butang Keluar

Langkah 19 : Klik pada pilihan Mentor dan checkbox pada senarai Menti. Kemudian pilih butang Hantar




Rajah 20 : Paparan Skrin Gesaan

Rajah 21 : Paparan Skrin Makluman

Rajah 22 : Paparan Skrin Mesej Aliran Kerja

Langkah 20 :


Langkah 21 :

Klik pada butang OK




PAPARAN MAKLUMBALAS MENTOR DAN MENTI




Pementoran

Langkah 4: Klik pada Paparan

Maklumbalas Mentor Menti






Rajah 6 : Paparan Skrin Paparan Maklumbalas Senarai Mentor Menti


Teruskan





PAPARAN PENILAIAN





Pementoran

Langkah 4 :

Klik pada Paparan Penilaian




Rajah 5 : Paparan Skrin Penilaian

Rajah 6 : Paparan Skrin Penilaian Pementoran dan Kemaskini Ulasan (Pre-Menti/Post-

Mentor)

Rajah 7 : Sambungan Paparan Skrin Penilaian Pementoran dan Kemaskini Ulasan (Pre-

Menti/Post-Mentor)

Langkah 5 : Untuk pilihan :

i. Penilaian Pementoran ( Pre Menti/Post-Mentor), rujuk Rajah 6

i. Penilaian Perkembangan Pementoran

Berkala, rujuk Rajah 13


Pementoran

Langkah 6 : Klik pada pilihan Jenis Program pementoran , kemudian tekan butang

Teruskan





Rajah 9 : Paparan Skrin Senarai Menti


Langkah 8 : Klik pada No KP bagi pilihan Mentor

Langkah 8 : Klik checkbox bagi senarai

menti yang dipilih






Rajah 13 : Paparan Skrin Penilaian Perkembangan Pementoran Berkala

Langkah 11 : Masukkan Ulasan Urus setia PPK, Kemudian tekan

butang Simpan


Langkah 13 : Klik pada pilihan Jenis Program pementoran , kemudian tekan butang Teruskan




Rajah 14 : Sambungan Paparan Skrin Penilaian Perkembangan Pementoran Berkala




Pementoran

Langkah 16 : Klik checkbox bagi senarai

menti yang dipilih

Langkah 15 : Klik checkbox bagi senarai mentor yang dipilih




Rajah 17 : Paparan Skrin Senarai Laporan Perkembangan Pementoran Berkala

Rajah 18 : Contoh Paparan Skrin Selenggara Perkembangan Pementoran Berkala

Langkah 17 : Pilih Senarai Bil Laporan




LAPORAN STATISTIK




Pementoran

Langkah 4 : Klik pada Laporan Statistik




Rajah 5 : Paparan Skrin Laman Menu Laporan Statistik


Rajah 7 : Contoh Paparan Laporan Program Pementoran yang di Dijalankan

Langkah 5 : Klik pada Bilangan Program Pementoran yang

Dijalankan

Langkah 5 : Pilih Pilihan Dari Tahun dan Hingga Tahun, Kemudian,

tekan butang Teruskan






Rajah 9 : Paparan Skrin Kriteria Carian Program Pementoran

Langkah 8 : Klik pada Senarai Pemilik Kompetensi Berdasarkan Status Program

Pementoran

Langkah 9 : Klik pada Pilihan Status Mentor, kemudian tekan

butang Teruskan




Rajah 10 : Contoh Paparan Laporan Senarai Pemilik Kompetensi Berdasarkan Status Mentor

Aktif


Langkah 11 : Klik pada Papar Penilaian

Pre-Menti/Post-Mentor






Langkah 12 : Klik pada pilihan Jenis Program pementoran , kemudian tekan butang

Teruskan

Langkah 13 : Klik pada Pilihan Bil, kemudian tekan butang

Preview cetak




Rajah 14 : Contoh Paparan Skrin Laman Menu Psikologi dan Kaunseling


Langkah 15 : Klik pada Pecahan bilangan Pegawai yang Mengikuti Program

Pementoran






Langkah 17 : Klik pada Pilihan Bil, kemudian tekan butang

Preview cetak

Langkah 16 : Pilih Jenis Program Pementoran, Kriteria Tajuk Laporan, kemudian tekan

butang Teruskan




Rajah 18 : Contoh Paparan Skrin Laporan Bilangan Pemilik Kompetensi




PERANAN SEBAGAI MENTI




PENILAIAN PEMENTORAN (PRE-MENTI)

- Penilaian Pre-Menti dibuat pada permulaan sesi pertemuan dengan bimbingan mentor.

Rajah 5 : Paparan Skrin Carian Program Pembangunan Insan




Pementoran

Langkah 4 : Klik pada Penilaian

Pementoran




Rajah 5 : Paparan Skrin Senarai Program Penilaian Pementoran

Rajah 6 : Paparan Skrin Penilaian Pementoran Menti (Pre-Menti)

Langkah 5 : Klik pada tab Penilaian Pre-Menti, kemudian pilih Nama

Program Pementoran

Langkah 6 : Masukkan semua maklumat dengan memilih butang pilihan




Rajah 7 : Sambungan Paparan Skrin Penilaian Pementoran Menti (Pre-Menti)

Langkah 11 : Masukkan keterangan dalam Ulasan Menti , Kemudian

tekan butang Simpan




BUKU LOG

- Buku Log di isi oleh Menti iaitu memasukkan bilangan log yang mengandungi masa, tarikh, isu/perbincangan, aktiviti dan Maklumbalas. Mentor akan mengesahkan status pengesahan.


Rajah 5 : Paparan Skrin Carian Senarai Mentor

Langkah 4 :

Klik pada Buku Log

Langkah 5 : Klik pada tab Carian Senarai Mentor, kemudian





Rajah 6 : Paparan Skrin Carian Senarai Mentor

Rajah 7 : Paparan Skrin Tambah Buku Log

Langkah 6 : Klik pada No KP

Langkah 7 :

Klik pada butang Tambah




Rajah 8 : Paparan Skrin Tambah Maklumat Buku Log



Langkah 10 :

Klik pada butang OK


Langkah 8 : Masukkan semua maklumat, kemudian tekan butang

Simpan




PERANAN SEBAGAI MENTOR




PAPARAN SURAT PERSETUJUAN MENTOR MENTI




Pementoran

Langkah 4 : Klik pada Paparan Surat

Persetujuan Mentor Menti


Pementoran




Rajah 5 : Paparan Skrin Senarai Program Pementoran



Pementoran

Langkah 6 :

Klik pada Status




Rajah 5 : Contoh Paparan Skrin Surat Persetujuan Mentor Menti




PENILAIAN PEMENTORAN (POST-MENTOR) - Penilaian Post-Mentor ini boleh dijalankan setelah tamat perhubungan

pementoran selama enam (6) bulan dan menti selesai membuat penilaian Pre-Menti.




Pementoran

Langkah 4 : Klik pada Penilaian

Pementoran




Rajah 5 : Paparan Skrin Carian Senarai Program Pementoran

Rajah 6 : Paparan Skrin Carian Senarai Menti

Langkah 5 : Klik pada tab Penilaian Post-Mentor, kemudian pilih Nama Program

Pementoran

Langkah 6 :

Klik pada Nama Menti




Rajah 7 : Paparan Skrin Penilaian Pementoran (Post-Mentor)

Rajah 8 : Sambungan Paparan Skrin Penilaian Pementoran (Post-Mentor)

Langkah 7 : Masukkan semua maklumat dengan memilih butang pilihan

Langkah 8 : Masukkan Ulasan Mentor, kemudian tekan butang Hantar




Rajah 9 : Paparan Mesej Makluman

Rajah 10 : Paparan Mesej Aliran Kerja





SELENGGARA PENILAIAN PERKEMBANGAN PEMENTORAN DAN ULASAN MENTOR

- Laporan ini hendaklah dibuat oleh Mentor dan dihantar kepada urus setia program dua (2) bulan sekali.




Pementoran

Langkah 4 : Klik pada Selenggara Penilaian Perkembangan Pementoran dan Ulasan

mentor




Rajah 5 : Paparan Skrin Senarai Program




Pementoran

Langkah 6 : Klik pada Bil dengan memilih butang pilihan untuk memilih menti

Langkah 7 : Klik pada butang Tambah






Langkah 8 : Masukkan Perkembangan Menti, Strategi tindakan, Ulasan Mentor dengan menekan butang Tambah. Kemudian, tekan butang

Simpan

Langkah 9 :

Klik pada butang OK




BUKU LOG




Pementoran

Langkah 11 :

Klik pada Buku Log




Rajah 5 : Paparan Skrin Carian Senarai Menti


Rajah 7 : Paparan Skrin Senarai Buku Log

Langkah 5 : Klik pada tab Carian Senarai Menti, kemudian


Langkah 6 : Klik pada No KP

Langkah 9 : Klik pada Bil Pertemuan




Rajah 10 : Paparan Skrin Maklumat Buku Log



Langkah 12 :

Klik pada butang OK

Langkah 11 :


Langkah 10 : Pilih pilhan Status, masukkan keterangan Catatan, Kemudian tekan

butang Simpan




3.0 PENUTUP

Adalah diharapkan buku kerja ini akan membantu pengguna untuk menggunakan sistem HRMIS dengan lebih berkesan. Panduan dari buku ini bersama-sama dengan Aliran Kerja yang diedarkan semasa sesi latihan dapat membantu peserta memahami dan digunakan sebagai rujukan pada masa akan datang.

buku panduan latihan - eghrmis.gov.my pementoran ... buku kerja peserta ... 1.1 penerangan ringkas...

Documents