Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

Nota PENULISAN MEMO BERKUALITI

Pusat Komunikasi dan Pembangunan Latihan (KOMUNIKASI) Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) Kampus Utama J alan Bukit Kiara, 50480 Kuala Lumpur Jabatan Perkhidmatan Awam Maalaysia

PT:NU£IS.:A:N :MT:M.O ~T'RXl1:ALI'I1

Xandu7I(Jan _

1.0 Pengenafan 1

2.0 'Bentuk. :M.emo 1

2.1 :Memo 'Bentufi 'Borang 1

2.2 :Memo 'Bentufi Tervuka 2

3·0 'Bahasa :M.emo 3

4·0 Xaeefafi Penu(isan :Memo 4

5.0 Lar1£Jfi.afi Menuas :Memo 4 5.1 :Merancane 4 5.2 :M.enu{is 4 5.3 :M.enyemak. 4

Lamyiran: Contoh :Memo 1 5 Contoh :Memo 2 6

DAN (DBP-INTAN) Nota Menw Berkua/iti INTAN Kampus Utama Bukit KiIlra, Kuala Lumpur

.)

Tajuk: Penulisan Memo Berkualiti

Anjuran: INTAN - Pusat Komunikasi dan Pembangunan Latihan (KOMUNIKASI) Kampus Utama Bukit Kiara, Kuala Lumpur

MEMO BERKUALm

1.0 Pengenalan

Memo merupakan singkatan perkataan 'memorandum' yang bermaksud catatan atau peringatan. Memo juga merupakan sejenis surat. Ada sesetengah individu atau pegawai yang membuat tangggapan negative terhadap memo. Apabila seseorang menerima memo, ia menggangap telah melakukan suatu kesalahan. Hal ini merupakan satu tanggapan yang salah.

Sebenarnya memo juga berperanan seperti surat tetapi biasanya digunakan untuk dalam jabatannya sendiri. Misalnya, jabatan hendak menyampaikan sesuatu maklumat atau panggilan bolehlah disampaikan dengan menggunakan memo.

2.0 Bentuk Memo

Dari segi kaedah penulisannya, tidak terikat dengan sesuatu bentuk yang tertentu seperti surat rasmi. Memo boleh ditulis dalam bentuk borang dan boleh juga dalam bentuk surat. Hal ini terpulanglah kepada jabatan masing-masing. Pada umumnya, memo ini boleh dibahagikan kepada dua bentuk iaitu bentuk borang dan bentuk terbuka.

2.1 Memo Bentuk Borang

Memo jenis ini semua tajuk dan maklumat yang diperlukan telah dicatat dalam borang. Penulis hanyak perlu, sarna ada mengisi atau menandakan sahaja pada ruang yang telah disediakan. Di samping itu, disediakan juga ruang kosong untuk catatan tambahan jika perlu. Contoh:

DAN (DBP-INTAN) Nota Kut'Sus: pt!VLulisavt Ivtbuo &r!euaLitt

INTAN Kampus u.tanw Bu!eit Kiara, KuaLa Luw-pur. 1

MEM0 Keoada:

, -------"_._._-_.

Darioada Untuk kelulusan Untuk makluman Untuk oandanaan Untuk difaill<an

( ( (

(

) ) )

)

Sila uruskan Sila bercakap Sila taiD Sila cetak

(

( (

(

)

)

)

)

I

Catatan:

Tandatangan: Tarikh:

.

2.2 Memo Bentuk Terbuka

Terdapat juga memo bentuk terbuka. Memo bentuk ini samalah seperti surat tetapi ada antara jabatan yang telah membuat reka bentuknya ynag tersendiri bagi tujuan memudahkan urusan. Contoh:

Logo INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA (INTAN)

Ruj. Tuan: RUj Kami:

Tarikh:

Perkara:

Kepada: salinan:

Daripada:

Catatan:

Tandatangan: Tarikh:

DAN (DBP-fNTAN) Nota kursus: PtVLuLisaV'v Mtmo Btr!euaLit[

fNTAN kampus l1.tama Bu.!eit kiara, kuaLa Lumpu.r. 2

3.0 Bahasa Memo

Gaya bahasa yang digunakan untuk menulis memo berbeza dengan gaya penulisan surat rasmi. Memo lebih memberi tumpuan kepada isi yang hendak disampaikan. Oleh sebab itu, bahasa yang digunakan seharusnya:

• ringkas, padat dan jelas • Lembut dan berdiplomasi • Tidak menimbulkan sikap negatif kepada pembaca • Tidak menimbulkan prasangka. • Elakkan daripada membuat teguran berbentuk negatif.

3.1 Contoh Bahasa Memo

Bersama-sama ini dikemba/ikan drat memo berkenaan. Drat ini kurang memuaskan dari segi t;jaan dan tatabahasa. Tuan diminta menu/is semu/a dengan membetu/kan ejaan dan tatabahasa yang te/ah ditanda sebe/um memo ini diedarkan.

Ulasan:

Bahasa yaang digunakan agak. k.eras dan kurang berdiplomasi. Dengan menggunakan bahsa yang sedemik.ian, ia akan menyentuh perasaan pembaca atau penerimanya. Memo tersebut boleh ditulis seperti yang berikut:

Bersama-sama ini dkembalikan drat memo berkenaan. Drat ini telahpun

disemak dan dikesan terdapat sedikit kesllapan ejaan dan latabahasa

seperti yang telah ditandai. Saya berharap tuan dapat membaikinya

sebelum mengedarkannya.

Penggunaan Ayat Pasif

Semua keputusan yang telah dibuat dalam mesyuarat hari ini hendaklah diambil tindakan seberapa segera.

DAN (DBP-INTAN) Nota Kursus: Pei'tuLisaYt Memo Berleuatiti

INT.4N Kampus utama Buleit Kiara. KuaLa Lumpur. 3

Penggunaan Ayat Aktif

Diharap tuan dapat mengambil tindakan yang segera berkaitan dengan

keputusan mesyuarat pada hari im:

4.0 Kaedah Penulisan

Memo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu dengan memulakan isi penting dan diikuti dengan data soKongan. Bahagian akhir ialah pernyataan tetang apa yang diharapkan oleh penulis. Kaedah ini dinamakan 'Kun Terbalik'

lsi penting

Data sokongan

Harapan

5.0 Langkah Menulis Memo

5.1 Merancang:

• Tujuan penulisan memo tersebut • Mengenal pasti siapakah sasaran • Apa yang diharapkan • Apakah reaksi pembaca apabila membaca memo tersebut

5.2 Menulis

• Menepati tujuannya • Gunakan bahasa yang ringkas, jelas dan lembut • Satu isi satu perenggan

5.3 Menyemak

• Maklumatnya adakah tepat dan betul • Tidak menuimbulkan sikap negatif pembaca • Konstruktif

DAN (DBP-INTAN) Nolp ktasus: peVLULisaJ/L MeJ1.l.O &rkuoLiti

INTAN kompus utoMa Bukit kiaro, kuoLn LUMpur. 4

Contoh Memo 1

MEMOANTARA PUSAT/PROGRAM/KAMPUS WILAYAH

Tarikh: 06 September 2005Ruj. Tuan: Ruj Kami: Jld. 1 ~ 430/4/2005

Perkara: Mesyuarat Penyelaras Projek KOMUNlKASI INTAN Bukit Kiara

Kepada: Semua salinan: Pengarah Penyelaras Projek Kanan INTAN, JPA Malaysia KOMUNlKASI INTAN Bukit Kiara

Daripada: Ketua Pusat Komunikasi dan Pembangunan Latihan (KOMUNlKASI) INTAN Bukit Kiara

Mesyuarat tersebut akan diadakan pada:

Tarikh: 13 September 2005 Masa: 9.00 pagi Tempat: Bilik Mesyuarat 2B

2. Bersama-sama ini disertakan Minit Mesyuarat Bil. 8/05 untuk makluman dan tindakan tuan selanjutnya.

3. Semua Penyelaras Projek Kanan atau wakil diminta hadir.

Terima kasih.

Tantatangan:

DAN (DBP-INTAN) Nota K.urSU5: PtPLutisaPL /vItmo BtrJeuaLiH

INT:4N K.ampus u.tama BuJeit kiara, kuala Lu.mpur. 5

Contoh Memo 2

Kepada: Cik Maizaitul Akma Zainee bt. Abd Aziz

Daripada: Pengarah Jabatan ~Z

Mount Hill, Kuala Lumpur

Ucapan Tahniah

Saya mengucapkan tahniah atas kejayaan puan kerana menerima Anugerah Khidmat Cemerlang pada 02 Julai 2005.

Anugerah tersebut merupakan satu penghargaan dan pengiktirafan Jabatan terhadap segala usaha yang telah puan laksanakan dengan jayanya sepanjang tahun 2004.

Kejayaan puan merupakan kejayaan dan kebanggaan semua kakitangan Jabatan In!.

Saya yakin anugerah yang puan peroleh ini akan menjadi· pendorang keapada kakitangan lain dl Jabatan ini.

~~\ong ikhlas,

(ROGAYAH BT. ALI BACHIK)

Tarikh: 06 Julai 2005

DAN (DBP-INTAN) Nota Kursus: PtnuLisan f.1tnw BtrkuaLiti

INTAN Kaw.pU5 I.1.tama Buk[t Kiara. KuaLa L-uYl-tpur. 6