KURSUS PENULISAN MEMO BERKUALITI

08 SEPTEMBER 2005

INTAN KAMPUS UTAMA BUKIT KIARA

Penalar: Daud bin Hj. Nairn (DAN)

Dorongan Dalam Diri: Membina Minda Positif

SAMA tapl TAK SERUPA. Tlada slapa yang serupa dengan klta. Kenna pengalaman dan kelemahan tersendlrl.

Kita telah melalui beberapa peringk~i.·pembelajaran .~ .....~ ~;;;~~;-k;~i'l- klt~ b~I~~~ ~cak~p~de-~g~~-~~~dengar dan _ ..·<:::·,'· m'll'lru perbuatan Ibubapo kilO. ............ s~'I'l!~s Itu kilO belajar deng,n mencuba,

'.'~~~""lkl b'slk'l. Kfta~ar d~rtpada kesalahan• .. ._..~.-- .......

Klta per1u tanamkan dalam mlnda . ...

[EH\ I. ..- .- "

BOLEH

OBJEKTIF KURSUS

Membolehkan para peserta kursus menulis memo yang berkualiti dori ospek kesantunan bahasa,

.. <::............ '...·...:::<~tel<nik, format dan struktur memo.

". " ',,, " """ ~, "-,

,.~\ '\

PENULISAN MEMO

BERKUALITI

Memo:

Alot komunikosi Jobaton sendiri secoro IOsm!.

bertulis untuk

dl dolam berhubung

................

,,

. . 'PEJABAT . MEI'·/IERI PELAJARAN MAlA~SIA

MEMO b, p. Ke[lI.;'\ N.·ull S(·kot.... t' Jcr1'l.,ah N.tZ i, Sl·lo.ll:"'l

Hti

...... SUSK (YB.MI

T,'.lkh 7 Oklober 7.004

PEMO(NTANGhN LI\PORAN JNS KEPADA VB. MENTER I

PEMBENTANGAN LAPORt.N JNS KEPAOA YB. MENTERl

SllkilCil.'l dimaktumi<.an bahawa YR. Mente" leiah bt::rseluJ\1 unlul-; mengadak-",n PemOi::ntan'gan Lap-eran JNS. yC'lng <::1"30n d,ada):an pad3 9 November 20G4 (Selas3J jam 10 00 pagi ber;empat dl Bfltk Me~~yuarC:t! Ula,na Slok J ISelrl~;U"1

Kerjasama dan tin;;1akaf\ da(ip...~a plh<'l=.t tuan d: d~la.." perkara in; amallah dihargai

, . Sekian. lerima j(aosih.

h.p Scl.aul'al"HI Svl:l K311il" ~.elJ{I('f:J Menteri Pel.1jsr9n

1.0 Pengenalan

Memo merupakan singkatan perkataan 'memorandum' yang bermaksud catatan atau peringatan.

::~. ' -lAemo juga merupakan sejenis surat. . ::~~~ .

.~, " '\ ' '~

Sesetengah individu atau pegawai. ada yang membuat tangggapan negative terhadap memo. Apabila

""':::::- seseorang itu menerlma memo, '" " ..

..···<>{i'la,ka ia menggangap telah "rnelakukan suatu kesalahan.

.. ~ "­'\, ," '\ ,\.

Memo juga berperanan seperti surat tetapi biasanya hanya digunakan untuk dalam jabatannya sendiri. Misalnya, maklumat boleh

.~:::__,. disampaikan dengan menggunakan ···..-..::::::,."ne,mo. Begitu juga dengan

'''Ra(lggilan mesyuarat. ~, "-,

" '\ , \.\

2.0 Bentuk Memo

Darl segl kaedah penulisannya, la tidak terlkat dengan sesuatu bentuk yang tertentu seperti surat rasmi.

:::':'/;Aemo boleh ditulis dalam bentuk ··<>~orang dan boleh juga dalam

'b~!Jt'uk surat.

Pada umumnya. memo Ini boleh dibahagikan kepada dua bentuk laitu bentuk borang dan bentuk

::::·::.1.erbuka.

"<:~~ '. , "".

,",

2.2 Memo Bentuk Terbuka

Terdapat juga memo bentuk terbuka. Bentuk ini sarna seperti surat tetopi ada ontara jobatan yang telah

:~:::·:".v'embuat reka bentuknya yang ....... -, ," d' .

'·.<:'t~l's~n Ifl. '"", ". "­

~, '-', ':\ \

."

--

2.1 Memo Bentuk Borang

Jenis ini semua tajuk dan maklumat yang diperlukan telah dicatat dalam borang. Hanyak perlu menglsi atau

. menandakan sahaja pada ruong.... >~an.g telah disediakan. Terdapat 't,,~ng kosong untuk catatan ta'rh~ahQn jika perlu.

...........'.. ..

". '. e . ....>:.~~

'"

3.0 Bahasa Memo

Gaya bahasa menulis memo berbeza dengan gaya penulisan surat rasmi. Memo leblh memberi

••-:.:.< lumpuan kepada lsI. Bahasa yang --.>qlgunakan untuk memo seharusnya:

',,~ . '-.:., "­"-, "

-\\.

• Ringkas. padat dan jelas

• lembut dan berdiplomasl

• Tidak menlmbulkan slkap negatif kepada pembaca

., ... , . $.

3.1 Contoh Penggunaan Bahasa Memo • Tidak menimbulkan prasangka.

Contoh: jika hendak memberikan pujian janganlah keterlaluan hingga menimbulkan perasaan yang boleh dikatakan 'membodek'.-----;::::,:---...

... ·,·':::~Elakkan daripada membuat 't~'ut:an yang berbentuk negatif.

" ,'\ " '\ \

~ ....

Memo tersebut boleh ditulls sepertl dl bawah:Ulasan:

Bahasa yang digunakan dalam memo Inl agak keras dan kurang berdlplomasl. Penggunaan bahasa

.~ "" . lersebut. akan menyentuh perasaan ··-.:>penerimanya.

',,~ ,"., -,,-" ,

.\ " '~. '"

Penggunaan Ayat AktitPenggunaan Ayat Pasit

i!.1J@~.. ;jlt~lt' -,(.']or;;, :nN(~J"JI"1'J{~ ! '~Y·"""~" '(f / t"· 1 ~Y" "/J •P.lJ.0~L~~IJ ~,' J~ "1.;.(:}~~'" ~."7i1"'~IJt" f~.

;f.~(~I(.!J.f' 1:<;I!.. ~i~)""',-Jljf Hf~" uf~!'~f; 1~t"r,,(.~~

1i'r~j :f,; t ...... ~A. ~ ••• ~,,> ~_ ..... ~'A ~ .. ~~~ .....,~ __.~<::" .....

"­ ,

4.0 Kaedah Penulisan Memo

Memo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu dengan memulakan isi pentlng dan diikuti dengan data

.",::-.;-~... sokongan. Akhlr sekali ialah .....<.~'i?eJ:.nyataan tetang apa yang

tt"horapkan oleh penulis. Kaeah ini din~[1akan kaedah 'kun terbalik'",

'~ \

\ ~ "

4III__M-....

_111 ....__....._---_.~­..--­

" ..... '.~:~ ..... .,<~ "

~ ....."... ....,...... so--...

" .A~

------...--- ....... -"--,_ ......

lSI PENTING

DATA SOKONGAN

HARAPAN

JEMAAH NAZlR SEK{)l.AH KEMENTERtAN·PENDfDlKAN MALAYSIA

TINGKAT 2. - U, BAHGUNAN BANK PERTAN\A,N LEBOH PASAR BESAR 50604 KUALA LUMPUR

MEMO ANTAAA SAHAGtAN/UNIT

Oat1pada IRut Tun....

Snfns Sos4aI I Ke1ua·Kem. SM.tor Pel"Oloog·Penofong Peng.arllh

: Ruj.Kluni JNS 5<XJJ9.4f1( 33 )

JenUSAh NNIr SekoMh.

Solinon Kep8da

KHtun Nu.r;if S~Ohlh Ttttikh

R.,.., og P"""- • •M ..I..... 10 .... """__• U"'."........i "",.,..h ulfv.......... ' ........... , ........ ••" "1 l"Olo.:l.P.... c..........

o.o.)t)""o'

' .....p.1 RoI.," S- , T;.1Q '2. R ..~..n A....... Pen..".... L_r'p te:..lI L .

1'Il; ... , ....... , ... IU.....,pu." 1O<l.'." a,~ ""'ull ,"0"0"""'; ,.....".,.. """.0V'l

P~If .... P"-O:U...." $.1<>,. So ... M ....''''''''''.p PO'nQeru'l P'QO<~ M ' I.,..",. Ste:I"t.l

5.0 Langkah Penulisan Memo

5.1 Merancang:

• Apakah tujuan penulisan memo tersebut

....:. • Mengenal pasti siapakah sasarannya ··· .... ··· .. ,··0.. ....,>~ 'Apa yang diharapkan

"-~~ak,ah reaksi penerima apablla m'efTlb,?ca memo tersebut.

'\

5.2 Menulis:

• menepati tUJuannya

• Gunakan bahasa yang ringkas, jelas danlembut

~.--:"":.::::.:~... ~ Satu isi satu perenggan .......~,::::-';,. "

" ~, " "," '\ ,\..

5.3 Menyemak

• Maklumatnya adakah tepat dan betul

• Tidak menuimbulkan sikap negatif ...,.::.. ... pembaca ........ '", e ..

""'-~ 'Konstruktif <', '."''',,- ",,

.\ ..•.. \.

Contoh Memo 1 Contoh Memo 1

........: . ..•. ,.. "" ..::"

' ..~

.'' ­

Contoh Memo 2

.' .. ~'. .... ::" . .•.. ·;t

" •..•..... "....\

Contoh Memo 2

JBul"" J 4Bul"" 7 Bulan 8 Bulan

.--­.....

......

';'>"'~"" J ~ .•'~'\

68ulan 5 BuTan 9 Bulan •