PENULISAN LAPORAN

Laporan ialah maklumat tentang sesuatu kedudukan atau masalah yang dihadapi yang dilaporkan kepada pihak tertentu. (Kamus Dewan 1996:766)

 

Konsep / Takrif laporan

Suatu kenyataan formal hasil daripada sesuatu penyelidikan, atau sebarang maklumat lengkap tentang sesuatu hal yang disampaikan oleh sekumpulan penyelidik atau sesebuah badan yang diarahkan untuk menyampaikannya (Oxford English Dictionary)

 

• Penulisan Laporan berbeza, bergantung pada tujuan atau perkara yang dilaporkan.

1. Struktur, format, dan gaya yang formal

Laporan mempunyai struktur dan format khusus yang meliputi tajuk/judul, ringkasan, senarai kandungan, pengenalan, senarai cadangan, penutup, dan lampiran. Laras bahasanya formal.

Ciri-ciri laporan

2. Pembentangan berilustrasi 

Hujah, penerangan, dan maklumat boleh diperjelas dengan menggunakan gambar rajah, graf, carta, dan sebagainya. Laporan yang baik ada menggunakan ilustrasi bagi membantu menjelaskan sesuatu fakta.

3. Penyataan pendapat

Penulis laporan biasanya membuat kesimpulan setelah mengkaji, menilai, dan mengupas bukti-bukti yang diketengahkan. Kesimpulan ini penting sebagai pelengkap tujuan laporan.

 

Penulis laporan perlu faham akan kehendak/keperluan pembaca /sasaran dan tujuan laporan itu disediakan. Laporan ditulis untuk memberikan maklumat tentang sesuatu peristiwa atau aktiviti.

  Contoh:

Laporan Berita (Peristiwa Jabatan) Laporan Aktiviti Jabatan Laporan Lawatan Laporan Pemeriksaan Laporan Kajian

Fungsi laporan

1. Pemerian / penyelidikan

Tujuannya adalah untuk memberikan gambaran tentang sesuatu hal, objek, atau seseorang agar pembaca dapat mentafsirkan sesuatu yang digambarkan itu dengan jelas.

Memerlukan gambaran yang jelas dan lengkap tentang sesuatu aspek tanpa memasukkan emosi penulis. 

Memerlukan fakta yang tepat dan disokong dengan gambar, gambar rajah, carta, dan sebagainya.

Jenis–jenis laporan

2. Penyelesaian Masalah Tujuannya adalah untuk menyediakan satu

rancangan yang boleh digunakan untuk menyelesaikan sesuatu masalah. Contohnya; laporan tentang masalah kemerosotan disiplin pelajar.

Memerlukan penulis yang mempunyai daya fikir yang kreatif dan kritis dan penaakulan yang dalam agar punca masalah dapat dikesan dan diberikan cadangan penyelesaiannya.

3. Penilaian 

Biasanya digunakan untuk menilai sesuatu seperti laporan prestasi seseorang pegawai.

Biasanya laporan ini bertaraf sulit. Laporan ini mesti tepat agar keputusan yang

akan diambil betul. 

4. Analisis

Laporan ini bertujuan untuk menganalisis sesuatu sebelum sebarang tindakan diambil terhadapnya.

Laporan ini memerlukan penelitian secara terperinci terhadap sesuatu perkara dan dalam proses penganalisisannya.

Perkara itu boleh diagih-agihkan kepada beberapa bahagian atau peringkat tertentu.

Perkara yang wajib diketahui

Perkara yang patut diketahui

Perkara yang boleh diketahui

Apakah perkara yang perlu dilaporkan?

1. Judul/Tajuk 7.Cadangan Semula  

2. Senarai Kandungan 8.Penutupan 

3. Ringkasan 9.Lampiran 

4. Pengenalan/Pendahuluan 10.Apendiks 

5. Hasil Dapatan/Hujahan 11.Rujukan /Bibliografi

6. Kesimpulan 12.Pelapor dan Jawatan 

Struktur dan Format Laporan

1. Istilah yang digunakan mengikut bidang yang diliputi oleh laporan . Sebagai contoh ,bidang kedoktoran, kejuruteraan, ekonomi, audit dan sebagainya.

2.  Gaya bahasa bersifat; 

Deskriptif, huraian, dan penjelasan. Mengikut kronologi/ detik waktu

Laras ,Gaya Bahasa dan Wacana Laporan

Contoh:

Dalam laporan tahun ... Dalam tahun yang sama ... Dalam tempoh yang sama ... Pada penghujung tahun ... Pada awal tahun kewangan ... Sejak tahun ... Sepanjang tahun ...

3. Ungkapan Khususi) Ungkapan perbandingan

 Contoh: Berbanding dengan tahun ... Seperti pada tahun ... ii) Ungkapan Kemajuan Contoh: Ada kenaikan ... Mempunyai kemajuan... Ada peningkatan modal dalam ... Dalan usaha meningkatkan modal ... ... meningkat dengan kadar 20%.

Laras,Gaya Bahasa dan Wacana Laporan.

iii) Ungkapan Kemunduran Contoh: ... telah merosot. Kemerosotannya menyebabkan ... ... telah meleset....telah mengalamai kemelesetan. ... telah bertambah muram. Kemuramannya menyebabkan ... ... dalam ekonomi yang lembap. Kelembapannya disebabkan ...  iv) Ungkapan penanda selesai

 Contoh: Organisasi telah memperuntukkan ... Organisasi telah selesai ...

Laras/ Gaya Bahasa dan Wacana Laporan

1. Sebelum Perancangan 

Kenal pasti tajuknya atau apa yang hendak ditulis atau untuk apa laporan itu ditulis.

 Kenal pasti khalayaknya agar kita dapat menyesuaikan bahasanya untuk

semua peringkat dan fokusnya berdasarkan keperluan dan minat mereka. 

Kenal pasti bahan dan sumber rujukannya. 

Pastikan mereka yang terlibat dengan laporan ini bersetuju untuk bekerjasama.

 Tulis bersama-sama dan buat salinan untuk setiap orang.

 

Penulisan Laporan

2. Sewaktu Penulisan

Pastikan bahawa: struktur laporan adalah tepat format laporan adalah betul fakta yang dikemukakan adalah tepat gaya bahasa laporan adalah baik (menggunakan perkataan, frasa, dan ayat yang mudah,

jelas, , ejaannya betul dan pemerengganannya).

Penulisan Laporan

3. Selepas Penulisan Pastikan perkara yang telah ditulis disemak

dari segi:  Struktur laporan, (Susun atur, tajuk,

penomboran, grafik, ... menarik) Format Laporan, Bahan atau Fakta Laporan, dan Gaya, ejaan, dan tatabahasa Laporan.

Penulisan Laporan

SEKIAN ,TERIMA KASIH