PENTADBIRAN KONTRAKDANPERANAN PENTADBIR SEKOLAHBahagian Perolehan dan Pengurusan AsetKementerian Pelajaran Malaysia

*1.Surat Niat (jika perlu)

-Menyatakan niat/hasrat Kerajaan;

-Penerimaan tertakluk kepada syarat-syarat tertentu;

-Perbincangan/rundingan;

-Tidak mengikat kedua-dua pihak.PENTADBIRAN KONTRAK

*2.Surat Setuju Terima

-Mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen tender/surat niat/apap syarat-syarat lain yang dipersetujui melalui rundingan sebelumnya;

-Syarat-syarat yang dipersetujui hendaklah dinyatakan dengan jelas;

*2.Surat Setuju Terima

-Merupakan sebahagian daripada kontrak;

-Dokumen perundangan yang sah dan mengikat kedua-dua pihak;

-Ikatan kontrak wujud setelah SST ditandatangani oleh kedua-dua belah pihak.

*3.Dokumen Kontrak(a)Dokumen kontrak hendaklahmengandungi perkara-perkara berikut:i.Syarat-syarat am kontrak;dan

ii.Syarat-syarat khas yang di-persetujui oleh kedua-duapihak jika berkaitan.

*

b)Kontrak hendaklah ditandatangani olehpegawai yang diberi kuasa oleh Menteriyang berkenaan selaras dengan peruntukanAkta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973).

c)Dalam tempoh sebulan selepas kontrakditandatangani, satu salinan kontrakhendaklah diedarkan kepada pihak:i.Ketua Audit Negara/Wakil KetuaAudit Negara di peringkatNegeri;ii.Akauntan/Bendahari Negeri.

*d)Setiap kontrak hendaklah menjaga kepentingandan dasar-dasar Kerajaan. Format perjanjianyang telah disemak dan diluluskan oleh Peguamcara atau Penasihat Undang-undang hendaklah digunakan.

e)Agensi Kerajaan hendaklah sentiasa mengawasiprestasi kontrak. Tindakan sewajarnya hendaklahdiambil jika kontraktor gagal memenuhi obligasidi bawah kontrak.

*

4.Bon Pelaksanaana)Bon Pelaksanaan ialah deposit dalambentuk:-

i.Jaminan Bank

ii.Jaminan Insurans

iii.Jaminan Syarikat Kewangan

iv.Jaminan Bank Islam

v.Jaminan Takaful

*

vi.Jaminan Bank Pembangunan & Infrastruktur Malaysia Berhad;

vii.Wang Jaminan Pelaksanaan (untuk kontrak kerja sahaja).

*

b)Kadar bon pelaksanaan bagi kontrakbekalan/perkhidmatan:

i)2.5% daripada jumlah harga kontrak bagi kontrak yang bernilai RM200,000 hingga RM500,000;ii)5% daripada jumlah harga kontrak bagi kontrak yang bernilai melebihi RM500,000; dan

*iii)Bagi kontrak bermasa yang berkuatkuasa dalam tempoh dua tahun atau lebih, peratus Bon Pelaksanaan hendaklah dikira mengikut harga anggaran kontrak bagi satu (1) tahun sahaja.

*5.Tempoh Sah Laku Bon Pelaksanaan

a)Kontrak Bekalan

Dua belas (12) bulan selepas penghantaran terakhir atau tarikhtamat kontrak yang mana terkemudian.

b)Kontrak Perkhidmatan

Dua belas (12) bulan selepas tamatkontrak.

*

6.Denda

Jika kontraktor gagal memenuhi obligasi kontrak, denda hendaklah dituntut dari kontraktor. Jika kontraktor gagal membayarnya,denda hendaklah dituntut dari bayarankemajuan atau sebarang baki bayaran yang kontraktor berhak menerima. Sekiranya ini tidak dapat dilakukan tuntutan hendaklah dibuat daripada bon pelaksanaan.

*7.TOLAKAN (SET-OFF)

a)Jika denda dan bayaran-bayaran lain yang dikenakan itu melebihi nilai bon pelaksanaan dan kontraktor gagal membayarnya, denda boleh juga ditolak daripada apa-apa bayaran yang kontraktor berhak menerima daripada kontrak kontrak lain dengan Kerajaan.b)Tuntutan sivil dan tindakan selanjutnyahendaklah diambil jika semua tindakan di atas tidak berhasil.

*

c)Klausa mengenai denda dan cara Kerajaanboleh memperolehinya hendaklah di-masukkan dalam kontrak.d)Agensi Kerajaan hendaklah memaklumkankepada Perbendaharaan/Pusat KhidmatKontraktor (PKK) mengenai apa-apa denda yang dituntut dan diterima daripada pembekal/ kontraktor.

*1. Tindakan Sebelum Kontrak Berkuatkuasa

PERANAN PENTADBIR SEKOLAHi) Mendapatkan Dokumen-Dokumen berikut Buku Perjanjian Kontrak Buku Pesanan Buku Laporan Harian Buku Laporan Bulanan Buku Laporan Prestasi Kontraktor Buku Daftar Denda

*PERANAN PENTADBIR SEKOLAHii) Memberi taklimat kepada semua pegawai yang terlibat

-Peranan, tugas dan isi kandungan kontrak.

Mengadakan perbincangan dengan pembekal

Disertai pegawai dan pembekal bagi menentukan kaedah kerja sertaperanan masing-masing.

*2. Pengurusan dan Penguatkuasaan Kontrak

PERANAN PENTADBIR SEKOLAHPemeriksaan Pekerja

Maklumat pekerja

Pemeriksaan kesihatan

Disiplin

Kebersihan diri

Dilarang merokok

*PERANAN PENTADBIR SEKOLAHKebersihan dan Keselamatan Alatan

Memastikan pekerja menjaga kebersihan dan keselamatan di persekitaran tempat bekerja.

Bon Pelaksanaan

Kontraktor perlu mengemukakan bon pelaksanaan dalam tempoh 14 hari dari tarikh SST.

Pemantauan dan Penguatkuasaan Kontrak

-Pemantauan dan penguatkuasaan kontrak hendaklah dilaksanakan secara berterusan.

*3. Pelanggaran Terma & Syarat Kontrak

PERANAN PENTADBIR SEKOLAHKBK & PKK

Hak Kerajaan Apabila Perkhidmatan Yang Dilaksanakan Tidak Mengikut Terma-terma Dan Syarat-syarat mengenakan denda dengan jumlah dua puluh peratus (20%) daripada jumlah bulanan Nilai Perjanjian bagi premis yang terlibat.

*4. Laporan Prestasi Kontraktor

PERANAN PENTADBIR SEKOLAHHarian-hendaklah dibuat setiap hari.

Bulanan-hendaklah dibuat secara bulanan dan dikemukakan kepada JPN / Bahagian berkenaan.

Penggal- hendaklah dibuat secara penggal dan dikemukakan kepada BPPA.

*5. Penamatan Perjanjian

PERANAN PENTADBIR SEKOLAHKerajaan boleh memberi notis bertulis kepadapembekal untuk menamatkan perjanjian jika:

-Pembekal melakukan perlanggaran terhadap mana-mana syarat/fasal dalam perjanjian;

-Pembekal diistiharkan bankrap;

-Kerajaan mempunyai sebab bagi mempercayai kontraktor melakukan rasuah;.

*PERANAN PENTADBIR SEKOLAHNota:Bagi setiap kesalahan/ perlanggaran syarat dan terma kontrak, tindakan seperti berikut perlu diambil:

Notis peringatanNotis Amaran Pertama/ Kedua/ Ketiga

Sekiranya semua tindakan di atas telah diambil, pihak sekolah boleh mengesyorkan kepada JPN untuk mengambil tindakan penamatan kontrak

Selanjutnya JPN perlu mengemukakan perkara tersebut kepada BPPA untuk tindakan selanjutnya.

*6. Pelepasan Bon Pelaksanaan

PERANAN PENTADBIR SEKOLAHa)Pastikan tiada tuntutan tertunggak terhadap kontraktor;

b)Keluarkan surat tuntutan kepada kontraktor sekiranya ada;

c)Nilai Kontrak Lebih RM2.5 juta : Keluarkan surat pengesahan status tuntutan terhadap kontraktor kepada KPM setelah tamat kontrak;

d)Nilai Kontrak Tidak Lebih RM2.5 juta : JPN boleh keluarkan surat pelepasan bon pelaksanaan (sekiranya tiada tuntutan) kepada institusi kewangan setelah kontrak tamat)..

*PERANAN PENTADBIR SEKOLAHe) Bon pelaksanaan boleh dilepaskan lebih awal selepas tamat kontrak sekiranya tiada sebarang tuntutan dan dilaksanakan seperti di bawah:KBK 2 bulan selepas tarikh tamat kontrak; dan

PKK 6 bulan selepas tarikh tamat kontrak.

*PENUTUPSebarang pertikaian perlu merujuk kepada dokumen perjanjian kontrak.

atau

Hubungi Unit Pengurusan Kontrak, Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, Kementerian Pelajaran Malaysia di talian

03-88846936 / 03-88849250

Sekian Terima kasihwww.moe.gov.my

*************************