pengurusan%20stor%20kerajaan.pdf

PENGURUSAN STOR KERAJAANKERAJAAN

BAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN

PERBENDAHARAAN MALAYSIA

PENGURUSAN STORPENGURUSAN STORGU US S OGU US S O

Merupakan salah satu aspek Pengurusan Kewangan yangpenting

B b d l t k d l t ik t ( Barang-barang dalam stor merupakan modal terikat (wangKerajaan yang tersimpan dalam bentuk barangan)

Terdapat lebih kurang 2 500 stor Kerajaan di pelbagai Terdapat lebih kurang 2,500 stor Kerajaan di pelbagaiAgensi Kerajaan dengan anggaran nilai stok RM 4 billion

Pengurusan Stor-Stor Kerajaan berasaskan : Pengurusan Stor Stor Kerajaan berasaskan : - Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan

Stor

- Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.12 Tahun 1995

DEFINISI STORDEFINISI STORS S OS S O

Stor secara umum tempat penerimaan, penjagaan, pengawalan, penyimpanan, pengendalian dan pengurusan barang-barangbarang-barang

DEFINISI BARANG STORDEFINISI BARANG STORDEFINISI BARANG STORDEFINISI BARANG STOR

Barang belum guna yang perlu disimpan untuk kegunaanBarang belum guna yang perlu disimpan untuk kegunaan operasi, penyelenggaraan dll.

OBJEKTIF PENGURUSAN STOR OBJEKTIF PENGURUSAN STOR O J GU US S OO J GU US S O

Memastikan stok barang-barang sentiasa kedapatan (readily available ) seperti dan apabila dikehendaki oleh

lpelanggan

Menyimpan barang cara terbaik dengan memberiperlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan sewajarnya semasa dalam simpanan

FUNGSIFUNGSI--FUNGSI STOR FUNGSI STOR U GSU GS U GS S OU GS S O

Melakukan perancangan dan perolehan Menerima barang-barang yang dipesan Memeriksa dan menguji barang sebelum diterima Merekodkan barang-barang dalam daftar-daftar tertentu

ketika menerima dan mengeluarkannyag y Menyimpan barang-barang dalam tempat-tempat yang

sesuai mengikut jenisnya dengan selamat Mengeluarkan barang barang kepada pengguna apabila Mengeluarkan barang-barang kepada pengguna apabila

dipesan Melupuskan barang-barang dalam keadaan tertentu Mengamalkan aspek keselamatan iaitu safety dan security

JENIS STOR JENIS STOR J S S OJ S S O

Jenis stor ditentukan selaras dengan peranan yangdimainkan seperti:- Depot Bekalan / Pusat Bekalan / Stor Pusat- Depot Bekalan / Pusat Bekalan / Stor Pusat

Menyedia dan membekal barang kepada pelanggan melalui rangkaian stor-stor diperingkat Negeri/Bahagian atau Daerah/Unitatau Daerah/Unit

- Stor Utama / Stor JabatanMenyedia dan membekal keperluan untuk sesuatu Kementerian/Jabatan dan pelanggan diarahKementerian/Jabatan dan pelanggan diarah mendapatkan bekalan dari stor ini

- Stor OperasiM i k k k l j k d k /Menyimpan stok untuk keperluan jangka pendek / guna terus.( contoh : bekalan pejabat )

JENIS STOKJENIS STOKJ S S OJ S S O

Material SpesifikBarang-barang teknikal yang khusus bagi keperluan/ kegunaan sesuatu jabatankegunaan sesuatu jabatan(diiktiraf sebagai Stor Material Spesifik )

Barang GunasamaBarang yang boleh diguna pakai oleh semua Kementerian /Jabatan

(diiktiraf sebagai Stor Pusat jika mempunyai berbagai pelanggan)

Barang Bukan StandardBarang keperluan secara ad hoc atau khusus untuk sesuatuBarang keperluan secara ad hoc atau khusus untuk sesuatu projek

PERATURAN PENGURUSAN STORPERATURAN PENGURUSAN STORU GU US S OU GU US S O

Panduan Perbendahaaraan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS)( )

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 1995(P lib t P i P l D l P St )(Penglibatan Pegawai Pengawal Dalam Pengurusan Stor)

ORGANISASI STORORGANISASI STORO G S S S OO G S S S O

Bahagian Kawalan Stok

Bahagian Lejar

Bahagian Penstoran Bahagian Penstoran

Bahagian Pembungkusan dan Penghantaran

Bahagian Akaun

TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN STOR

Bahagian Kawalan Stok- Perancangan dan organisasi

- Menentukan Baucer Pemesanan dan Pengeluaran

Barang-barang (BPPB) adalah teratur

- Menentukan kuantiti yang akan dikeluarkan

- Menentukan kod barang-barang

- Mengusaha dan menguruskan perolehan


Bahagian Lejar- Merekod/mencatat butir-butir yang perlu terhadapMerekod/mencatat butir butir yang perlu terhadap

barang-barang yang diterima dalam kad-kad lejar/ kawalan stok

Mengurus dan mengendalikan lejar dengan teratur dan- Mengurus dan mengendalikan lejar dengan teratur dan selamat

B h i P t Bahagian Penstoran- Menerima barang-barang

Menyimpan barang barang- Menyimpan barang-barang

- Mengeluarkan barang-barang


Bahagian Pembungkusan dan Penghantaran- Membungkus barang-barang mengikut kaedah tertentuMembungkus barang barang mengikut kaedah tertentu

- Menghantar ke destinasi selaras dengan peraturan/

prosedur

Bahagian Akaun- Menguruskan hal ehwal akaun dan kewangan barang-

barang

PENERIMAAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENERIMAAN (BAHAGIAN PENSTORAN)( G S O )( G S O )

Pegawai Stor/penerima hendaklah:-- Semak nota atau bil serahan, nota bungkusan dan invois

- Semak dan menghitung kuantiti yang diterima

- Memberi akuan terima setelah dipastikan semua barang yang diterima adalah mengikut spesifikasi dalamyang diterima adalah mengikut spesifikasi, dalamkeadaan baik dan cukup kuantitinya

- Barang-barang yang dikembalikan kepada pembekal, urusan penggantian hendaklah dicatatkan dalam baucarurusan penggantian hendaklah dicatatkan dalam baucar penerimaan barang-barang

- Semua penerimaan hendaklah dicatatkan dalam kadkawalan stok/ kad petak/ lejar dengan secepat mungkin.

PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENYIMPANAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

Cara-cara penyimpanan yang baik, tersusun, teratur dan selamat:-

- Sediakan carta lokasi stok

- Ruang stor hendaklah digunakan secara maksimum

- Gunakan petak/rak yang mudah diubah-ubah dan tanda

pengenalan

- Gunakan pelet kayu bagi barang-barang besar dan berat

- Membahagikan ruang stor kepada beberapa seksyen mengikut jenis stor dan menyusun mengikut susunan g j y gabjad dan tiap-tiap rak, pallet diberi nombor. Nombor ini juga perlu direkod dalam kad stok


- Satu bekas hendaklah digunakan untuk satu barang dan simpan mengikut unit kuantiti bagi memudahkan pengeluaranpengeluaran

- Pastikan tindanan barang-barang tidak terlalu tinggi

- Amalkan sistem Masuk Dahulu-Keluar Dahulu(MDKD). ( )

- Barang-barang yang keselamatannya boleh terjejas disebabkan panas, lembab hendaklah disimpan dalam bilik sejuk atau bilik berhawa dingin dan barang-barangbilik sejuk atau bilik berhawa dingin dan barang barang tidak tahan lembab hendaklah disimpan dalam bilik yang dilengkapkan dengan dehumifier

Barang barang berharga/menarik hendaklah disimpan di- Barang-barang berharga/menarik hendaklah disimpan di dalam almari berkunci/sangkar keselamatan


- Barang-barang yang mempunyai tarikh luput hendaklah diselenggarakan dalam satu buku daftar yang lengkap dengan ruang-ruang seperti di Lampiran Q PP-TPS.dengan ruang ruang seperti di Lampiran Q PP TPS. Tarikh luput hendaklah dicatatkan juga pada kotak atau bekas simpanan. Barang-barang ini perlu diberi tag biru pada kad lejar/stok dan tag merah jambu pada kad petak buku daftar.

- Bahan-bahan kimia atau yang mudah terbakar hendaklah disimpan berasingan dan dengan selamathendaklah disimpan berasingan dan dengan selamat selaras dengan tatacara yang dinyatakan dalam Panduan 161 hingga 166 PP-TPS.

Barang barang yang mudah berkarat perlu disapu- Barang-barang yang mudah berkarat perlu disapu dengan pencegah karat dari masa ke semasa

PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)PENGELUARAN (BAHAGIAN PENSTORAN)

Setiap pengeluaran barang-barang dari stor hendaklah dibuat hanya setelah dibenarkan oleh Pegawai Stor. Ketua

Jabatan hendaklah mengeluarkan arahan bertulis kepada

Pegawai Stor memberi kuasa kepadanya meluluskan

pengeluaran barang-barang stor

S i l h d kl h di k d l k d k Setiap pengeluaran hendaklah dicatatkan dalam kad petak dan kad stok dengan serta merta supaya baki sentiasa

kemaskinikemaskini.


Setiap barang yang dikeluarkan perlu disertai dengan borang permintaan barang-barang dan Pegawai Stor hendaklah

memastikan borang penerimaan dikembalikan selepas

barang-barang diakui terima.

Semua pesanan barang-barang untuk stor gunasama (stor ) h d kl h dib d k Bpusat) hendaklah dibuat dengan menggunakan Baucer

Pemesanan Pengeluaran Barang-barang (KEW 300-A1).

Bagi pesanan dalam Jabatan sahaja satu borang direkaBagi pesanan dalam Jabatan sahaja satu borang direka

sendiri oleh Jabatan boleh digunakan.


Semua barang-barang stor yang dipinjam sementara hendaklah didaftarkan di dalam daftar pinjaman

(KEW-300B). Pinjaman hendaklah dibenarkan setelah

kelulusan pegawai yang bertanggungjawab diperolehi.

Barang-barang yang dipulangkan hendaklah disahkan dan di k b lik k d l k d k l kdimasuk balik ke dalam kad kawalan stok.


Barang-barang yang dihantar keluar hendaklah dibungkus dengan cermat dan betul dan barang-barang yang mudah

pecah hendaklah dicatatkan dengan dakwat merah di luar

bungkusan (Panduan 26,27-PP-TPS).

PEREKODAN (BAHAGIAN LEJAR)PEREKODAN (BAHAGIAN LEJAR)O ( G J )O ( G J )

Kad yang perlu digunakan untuk merekod penerimaan danpengeluaran barang-barang stor :

- Kew 300-J1(Panduan 85) - Untuk Stor Pusat

- Kew 300-J2

- Kew 300-J3 - Untuk Stor Negeri/Daerah

KAWALAN STOKKAWALAN STOKS OS O

Kawalan stok merupakan nadi dalam Pengurusan Stor bagi mengawal dari berlakunya stok berlebihan atau

kehabisan stok.

TUJUAN KAWALAN STOKTUJUAN KAWALAN STOKTUJUAN KAWALAN STOKTUJUAN KAWALAN STOK

Stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan Stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan Penggunaan ruang stor dapat dijimatkan. Stor sentiasa mempunyai stok yang optimum mengikut Stor sentiasa mempunyai stok yang optimum mengikut

keperluan organisasi


Panduan kawalan stok yang cekap ialah : - Semua barang-barang hendaklah direkodkan ke dalam

kad kawalan stok (KEW-300J1-J2 atau J3) mengikut mana yang berkenaan.

- Kad kawalan stok(KEW-300J3) hendaklah mempunyaiKad kawalan stok(KEW 300J3) hendaklah mempunyai nombor bersiri dan penyerahan kad dikawal dan didaftarkan oleh seorang pegawai lain.

Kad kawalan stok hendaklah menunjukkan kuantiti stok- Kad kawalan stok hendaklah menunjukkan kuantiti stok dan harga, kuantiti stok maksimum dan stok minimum.

- Pembetulan atas kad kawalan stok hendaklah dibuat oleh pegawai yang bertanggungjawab danoleh pegawai yang bertanggungjawab dan ditandatangani ringkas.


- Nombor Baucer Pengeluaran Pemesanan Barang-barang perlu dicatat pada kad kawalan stok.

- Semua penerimaan dan pengeluaran perlu dicatat dalam kad petak (KEW-300J4).

- Kekurangan/berlebihan perlu diselaraskan dan disokongKekurangan/berlebihan perlu diselaraskan dan disokong dengan penyata perselisihan stok (KEW-300K).

KAWALAN STOKKAWALAN STOK( Contoh kaedah Memberi Kumpulan Kepada Barang( Contoh kaedah Memberi Kumpulan Kepada Barang--Barang Barang -- TPS Panduan 110)TPS Panduan 110)

SENARAI BARANG SEBELUM DIBERI SENARAI BARANG SEBELUM DIBERI KUMPULANKUMPULAN

SENARAI BARANG SETELAH DIBERI SENARAI BARANG SETELAH DIBERI KUMPULANKUMPULAN

Bil. No. Kod Perihal Barang Jumlah Nilai Belian 2 Thn.

Purata Nilai Belian

Bil No Kod Perihal Barang Purata Nilai Belian

Kumpulan

1.

2

FE 123

AF 230

Oil Filter

Air Filer

Kebelakangan

(RM)

9,000.00

5,700.00

Tahunan

4,500.00

2.850.001.

2

FE 123

UJ 232

Oil Filter

Universal Joint

4.500.00

4,051.00

A

A2.

3.

4.

5.

AF 230

BL 758

FB 429

WB 359

Air Filer

Brake Lining

Fan Belt

Wiper Blade

5,700.00

2,810.00

1,424.00

680.00

1,405.00

712.00

340.00

1 950 00

2.

3.

4.

5.

UJ 232

AF 230

TB 775

WR 111

Universal Joint

Air Filter

Timing Belt

Wheel Bearing

,

2,850.00

2,751.00

1,950.00

1 405 00

A

B

B

B6

7.

8

9

WR 111

TB 775

UJ 232

HL 521

Wheel Bearing

Timing Belt

Universal Joint

Head Lamp

3,900.00

5,502.00

8,102.00

790.00

1,950.00

2,751.00

4,051.00

395.00

6.

7.

8.

9

BL 758

FB 429

PR 089

HL 521

Brake Lining

Fan Belt

Piston Ring

Head Lamp

1,405.00

712.00

695.00

395.00

B

B

B9.

10

HL 521

PR 089

Head Lamp

Piston Ring 1,390.00 695.009.

10.

HL 521

WB 359

Head Lamp

Wiper Blade 340.00B

*Pecahan mengikut kumpulan hendaklah diberi dengan menggunakan Lampiran KEW 300M -Panduan 111 dalam TPS)

*Daripada 10 jenis jenis alat ganti di atas, perlu di pililh 3 jenis yang mempunyai purata belian tahunan paling tinggi

LAMPIRAN J LAMPIRAN J --33 KEW. 300 KEW. 300 -- J3J3KAD KAWALAN STOK (3)KAD KAWALAN STOK (3)

19 19 20ParasStok Unit Unit

Kuantiti Pesanan:(Ekonomi / Tetap )

RM

HargaKeluaranSeunit

Maksima No. Vokeb :

KeluaranTahunan

K Memesan No. Kod :

19 19 20

UnitTerimaan/Keluaran

minima Tempat :Pembeli-an

RM Pertama Kedua Ketiga KeempatTahunan

K RM RM RM RM

KeluaranSukuTahunSemasa

Tarikh No.Rujukan

TempatHantaranNo.PesananKerajaan

Terimaan

Keluaran Baki Stok Pesanan yang dibuat tetapi belum diterima

HargaKuantiti

Seunit Jumlah K RM K RM Tarikh No.Rujukan

Kuantiti KuantitiDiterima

Item Stor:Cat Undercoat, Putih, 5 Liter

Kumpulan : MenarikGerakan : Cepat / Perlahan

No. Lejar No. Kad :

LAMPIRAN J LAMPIRAN J -- 44 KEW. 300KEW. 300--J4J4KAD PETAKKAD PETAK

Nombor KodNombor KodCP 4000120CP 4000120 Lokasi:Lokasi: A4.A4.Perihal BarangPerihal BarangCat, Undercoat, Putih 5 literCat, Undercoat, Putih 5 liter Kumpulan: Kumpulan: MenarikMenarikNombor Rujukan/Unit: Nombor Rujukan/Unit: Tin 5 LiterTin 5 Liter

No. No. BTB atau Terima Keluar Baki Tarikh dan Garisan BPPB tandatangan

Penyelenggara Stor

1 Baki dibawa ke hadapan 40 2 JPT 56/12 15 25 12.2.2000

3 PRK 13/9/2000 120 145 25.4.2000

4 JVT 2/24 36 109 21.6.2000 55 6

7 217 - 21

PENUNJUK UTAMA PRESTASIPENUNJUK UTAMA PRESTASI

1. KADAR PUSINGAN STOK

2. PARAS PERKHIDMATAN

( Berapa kali item dalam simpanan dikeluarkan dalam sesuatu tempoh - untuk

( Peratusan permintaan pelanggan yang dipenuhi berbanding permintaan yang

keseluruhan, kumpulan atau satu jenis item ) - TPS 121

diterima )

3. BILANGAN / PERATUSAN STOK KOSONG

4. KETEPATAN STOK 5. ITEM BERGERAK PERLAHAN

KOSONG(Bilangan jenis item di mana simpanannya didapati k bil t d t

( Perbandingan di antara stok sebenar dalam tangan dengan yang tercatat dalam rekod-rekod)

( Item-item yang tidak bergerak ( tidak mempunyai

kosongapabila terdapat permintaan terhadap item tersebut)

rekod-rekod) pengeluaran ) dalam sesuatu tempoh )

PENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STORPENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STOR( KADAR PUSINGAN STOK )( KADAR PUSINGAN STOK )

BAKI BAKI AWAL NILAI KADAR PUSINGANAWALTAHUN

RM 33,000.00 NILAIPENGELUARANTAHUNAN

KADAR PUSINGANSTOK( Keseluruhan Item )

TAHUN RM 1,800 PENGELUARANTAHUNAN

US GSTOK

( Mengikut Kumpulan Item)

1. Petrol,Oil &

RM 5,400.00Oil &Lubricants(POL)2. Alat Tulis RM 11,200.00 a. Kertas

Penduab. Kertas

Fotostat

a. RM1000

b. RM5000

RM11,200. RM1,800 + RM1,500

2

RM70,700RM70,700

33,000. + 23,000 2

Fotostatc. Tonerd. Fail

Kosong

c. RM4200

d. RM1000

RM11,200 RM11,200 1,650

= 6.73. BarangDomestik

RM5,600.00Domestik

4. Alt GantiLetrik

RM14,500.00RM70,700

28,000.

5. Alat RM24,000.00GantiKenderaan

,

= 2.5

BAKI AKHIRTAHUN RM 23,000.00

BAKI AKHIRTAHUN

RM1,500

PENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STORPENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STOR

MENCAPAI KADAR MENCAPAI KADAR PUSINGAN STOK PUSINGAN STOK SEBANYAK 4 KADAR SEBANYAK 4 KADAR PUSINGAN ATAU LEBIHPUSINGAN ATAU LEBIH

Lebih tinggi kadar pusingan stok Lebih tinggi kadar pusingan stok lebih larislah penggunaan baranglebih larislah penggunaan barang--barang dan lebih ekonomi pegangan barang dan lebih ekonomi pegangan t kt kPUSINGAN ATAU LEBIH PUSINGAN ATAU LEBIH

TINGGI (TPS 121)TINGGI (TPS 121)stok.stok.

Ketua Jabatan bertanggungKetua Jabatan bertanggung--jawab jawab mengemukakan satu penyata mengemukakan satu penyata tahunan seperti di Lampiran N tahunan seperti di Lampiran N ( KEW. 300( KEW. 300--N ) mengenai kadar N ) mengenai kadar

i t k di i di ti t k di i di tpusingan stok yang dicapai di storpusingan stok yang dicapai di stor--stor dibawah kawalan mereka.stor dibawah kawalan mereka.

Ketua Jabatan perlu menganalisis Ketua Jabatan perlu menganalisis prestasi stor jika kadar pusingan prestasi stor jika kadar pusingan adalah terlalu rendah yang boleh adalah terlalu rendah yang boleh b k j d b tid kb k j d b tid kbermakna wujud barang tidak bermakna wujud barang tidak bergerak dengan nilai yang tinggi.bergerak dengan nilai yang tinggi.

PENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STORPENGUKURAN PRESTASI PENGURUSAN STOR

MENETAPKAN PARAS PERKHIDMATAN DALAM MEMENUHI PERMINTAAN PELANGGAN

Bahagian Stor bertanggungjawab memenuhi setiap permintaan barang-barang dari pelanggan. Walau b i di t b b b bPELANGGAN. bagaimanapun di atas sebab-sebab tertentu tidak semua permintaan pelanggan dapat dipenuhi. Dalam konteks ini adalah wajar satu sasarankonteks ini adalah wajar satu sasaran (target) ditetapkan dalam bentuk peratusan iaitu setakat mana permintaan pelanggan-pelangganpermintaan pelanggan pelanggan berupaya dipenuhi.

PEMERIKSAAN STOKPEMERIKSAAN STOKS S OS S O

Pemeriksaan stok boleh dibahagikan kepada empat :-- Pemeriksaan Stok

diuruskan oleh pegawai stor sendiri atau pegawai-pegawai lain yang dipilih untuk memeriksa stok setiap minggu ke atas bilangan barang tertentuminggu ke atas bilangan barang tertentu.

- Pengiraan Stok

diuruskan oleh pegawai penjaga stor dengan mengira p g p j g g g100% semua barang dalam stor sekurang-kurangnya sekali setahun

PEMERIKSAAN STOKPEMERIKSAAN STOKS S OS S O

Pemeriksaan stok boleh dibahagikan kepada empat :-- Verifikasi Stok

dibuat oleh Pemverifikasi Stok yang dilantik oleh Pegawai Pengawal dan terdiri daripada pegawai-pegawai yang tidak bekerja dalam organisasi storpegawai yang tidak bekerja dalam organisasi stor.

- Pemeriksaaan Mengejut

diatur secara mengejut oleh Ketua Jabatan sendiri dari masa ke semasa.

PERSAMAAN DAN PERBEZAAN DI ANTARA PENGIRAAN, PERSAMAAN DAN PERBEZAAN DI ANTARA PENGIRAAN, PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI STOKPEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI STOK

PENGIRAAN STOK (TPS 202 206)

PEMERIKSAAN STOK(SPP 12/1995)

VERIFIKASI STOK (TPS 187-201)

1. SKOP TUGAS Mengesah stok Mengesah stok Mengesah stok1. SKOP TUGAS Mengesah stok simpanan secara berterusan sepanjang tahun, Atau

M i i

Mengesah stok simpanan secara berterusan dan memastikan k l h i

Mengesah stok simpanan dan meninjau tahap Pengurusan Stor. Menverifikasi stok

ik P k l Mengira semua item secara (100%) sekali dalam setahun (SPP 12/1995)

keseluruhan item dalam simpanan disemak dalam tempoh setahun.

mengikut Pengekelasan Barang. Mengesah stok secara rambang atau 100%

2. TANGGUNJAWAB PELAKSANAAN

Pegawai / Kakitangan Stor

Ketua Jabatan Pegawai Pengawal

3. PEGAWAI TERLIBAT MELAKSNA TUGAS

Pegawai dan k ki

Pegawai jabatan yang id k lib

Pegawai Kementerian / J b dil ik MELAKSNA TUGAS kakitangan stor. tidak terlibat secara

langsung dalam Pengurusan Stor

Jabatan yang dilantik oleh Pegawai Pengawal dan tidak terlibat dalam Pengurusan Stor.g

4. BARANG TERLIBAT Barang dalam stor. Barang dalam stor. Barang dalam stor.

SPESIFIKASI TUGAS PEMBANTU TADBIR (STOR)( Petikan dari Dictionary of Occupational Classification -( y pKementerian Sumber Manusia )

1. Menerima barang ke dalam stor. Mengeluar berbagai jenis barangan, peralatan, bahan mentah dan menyelenggara rekod bagi setiap barang.bagi setiap barang.

2. Menyemak kemasukan bekalan dibanding dengan pesanan bil/baucar barang Mengenalpasti menimbang ataupesanan,bil/baucar barang. Mengenalpasti, menimbang, atau mengukur dan menyemak berbagai barang bagi memastikan kebetulan bekalan.

3. Melekatkan atau mengikat slip pengenalan kepada barang-barang dengan memberi nombor kod atau tanda.

4. Memasukkan butiran barang yang diterima ke dalam daftar stok.


5. Menyelenggara rekod yang sistematik bagi setiap barang dengan menunjukkan stok dalam tangan.

6. Memastikan penyimpanan dan penjagaan/pemeliharaan barang yang sempurna

7. Mengeluarkan stok di atas permintaan pelanggan dengan membuat catatan tertentu di dalam rekod.

8. Melaksanakan pemeriksaan fizikal berkala ke atas barang-barang dan menyelaras dengan rekod.


9. Memberi penyata berkala dan laporan menunjukkan kedudukan dan keadaan stok kepada pegawai atasan.

10. Menyedia rekuisisi bagi penokokan dan pengantian barang atas nasihat pegawai atasan.

11. Menyelia tugas pekerja-pekerja bawahan

CIRI-CIRI PENGURUSAN STOR EFEKTIFC C GU US S O

1. Bekalan barang dari stor sentiasa kedapatan

2. Stor berupaya menyedia maklumat dan data berkualiti.3 Ti d b l k k k /k hil k t b3. Tiada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barang-

barang kecuali kekurangan yang dibenarkan.

4. Stor menjalin hubungan yang mesra dan pro-aktif dengan pelanggan-pelanggan dan Bhg.Kewangan/Perolehan dan pembekal-pembekal.

5. Stor sentiasa dalam kedaan kemas dan bersih.5. Stor sentiasa dalam kedaan kemas dan bersih.

6. Tiada berlaku kekurangan/kehilangan ke atas barang-barang kecuali kekurangan yang dibenarkan.

7. Pegawai kakitangan stor berkeupayaan mengemukakan isu dan masalah pengurusan stor serta syor penyelesaian secara profesional.

ISU-ISU AUDITSU SU U

1. Perolehan tidak dirancang dan perolehan tidak mematuhiperaturan.

2. Penerimaan barang tanpa ujian kualiti.3. Pemeriksaan dan verifikasi stok tidak di laksanakan mengikut

jadual.j4. Penyimpanan barang tidak teratur.5. Pegangan stok berlebihan.6 Kelewatan tindakan pelupusan6. Kelewatan tindakan pelupusan.7. Kehilangan barang stor terus berlaku.8. Bangunan stor tidak sempurna, ruangan sempit, kekurangan

l t t d d li ( ki d t i lperalatan stor dan pengendalian (racking dan materials handling equipments)

ISU-ISU AUDIT

9. Pengurusan/ pengendalian rekod barang-barang masih secara manual dan oleh itu kelewatan dan juga kesilapan berlaku dalam catatan/pengemaskinian rekod stordalam catatan/pengemaskinian rekod stor

10. Kekurangan kakitangan dan kemahiran dalam bidang Pengurusan Stor.

11 K li l h ih k t11. Kurang penyeliaan oleh pihak pengurusan atasan

pengurusan%20stor%20kerajaan.pdf

Documents