pengurusan kewangan dan pengurusan alatan dan bahan
TRANSCRIPT
PENGURUSAN KEWANGAN
(a) SUMBER KEWANGAN
Pada awal tahun, Bahagian Kewangan Kementrian Pelajaran akan menyalurkan
peruntukan kewangaan mengikut taraf sekolah iaitu Pusat Tanggungjawab (PTj) dan
sekolah bertaraf Bukan Pusat Tanggungjawab (PTj). Sekolah seperti sekolah
menengah Berasrama Penhu, Sekolah Menengah Teknik, Sekolah Menegah Agama
Persekutuan, Sekolah Sukan, dan Sekolah Menengah Khas merupakan sekolah-
sekolah bertaraf PTj. Ketua PTj bagi sekolah-sekolah ini ialah Jabatan Sekolah,
Jabatan Pendidikan Teknikal, Jabatan Pendidikan Agama dan Moral, dan Jabatan
Pendidikan Khas di Kementrian Pelajaran. Sekolah-sekolah menengah di Sabah dan
Sarawak adalah bertaraf PTj. Sekolah-sekolah rendah di Sabah dan Sarawak bukan
bertaraf PTj, tetapi bagi sekolah-sekolah tersebut, pusat PTj adalah Pejabat Pendidikan
Bahagian atau Daerah.
Kebanyakan sekolah rendah dan menengah di Semenanjung Malaysia pula
adalah bertaraf bukan PTj. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa buah sekolah
menengah dan sekolah rendah di Semenanjung Malaysia yang dipilih dan dinaikkan
taraf sebagai PTj disebabkan kecermerlangan dalam pengurusan kewangan
sekolahnya. Proses ini akan diteruskan sehingga semua sekolah menengah dan
rendah di Malaysia bertaraf PTj.
Sekolah-sekolah rendah dan menengah yang bertaraf PTj akan menerima
peruntukan secara waran bantuan kerajaan. Segala bayaran adalah melalui Jabatan
Akauntan Negara. Sekolah-sekolah bertaraf bukan PTj pula akan menerima peruntukan
secara geran melalui Jabatan Pendidikan Negeri (JPN). Geran yang diterima daripada
JPN dibayar terus melalui akaun bank sekolah. Struktur dan Sistem Pengurusan
Kewangan Sekolah dapat dilihat dalam Gambar Rajah 1 di bawah.
Semua sekolah akan menerima bantuan PCG (per capita grant). Bantuan PCG
(per capita grant) dieberikan oleh kerajaan kepada semua sekolah sama ada sekolah
PTj atau sekolah bukan PTj mengikut bilangan murid sekolah itu. PCG yang diberikan
adalah berbentuk PCG mata pelajaran dan bukan mata pelajaran. PCG untuk mata
pelajaran termasuklah mata teras, wajib, tambahan, atau bahasa asing dan
elektif.Contohnya, bagi sekolah rendah harian yang mempunyai bilangan murid seramai
100 orang, sekolah itu akan menerima PCG mata pelajaran teras sebanyak RM 1200,
PCG mata pelajaran wajib sebanyak RM 2400 dan mata pelarajaran tambahan RM
2.00 seorang murid.
PCG bukan mata pelajaran adalah untuk Pusat Sumber Sekolah, Bimbingan dan
Kauseling, LPBT/LPK sekolah dan LPBT/LBT Asrama. Contonnya, bagi Pusat Sumber
sekolah, PCG diberi sebanyak RM 1500 bagi bilangan muid yng kurang daripada 100
orang, dan tambahan RM14 jika murid lebih daripada 100 hingga 500 orang. RM 13
diberikan jikan pelajra lebih 501 orang dant tambahan RM12 bagi pelajar melebihi 1000
orang.
Selain bantuan kewangan PCG, sekolah juga menerima bantuan kewangan
melalui Kumpulan Wang Sumbangan Orang Awam (SUWA). Wang SUWA sekolah
ialah wang yang diterima oleh pihak sekolah selain daripada pemberian bantuan
daripada pihak kerajaan. Antara punca-punca kewangan yang boleh diambil diambil
sebagai Wang Suwa ialah yuran khas daripada murid-murid, derma daripada orang
ramai, sewaan harga sekolah dan jualan daripada kedai buku sekolah . Wang yang
dikutip boleh digunakan oleh pihak sekolah bagi perbelanjaan yang dapat memberi
manfaat secara langsung kepada murid-murid.
Peruntukan dan wang yang diperolehi oleh pihak sekolah akan dibahagikan
kepada panitia-panitia atau guru kanan mata pelajaran. Dalam mata pelajaran
Kemahiran Hidup Sekolah Rendah, sumber kewangan adalah melalui PCG dan SUWA.
Guru Panitia Kemahiran Hidup boleh menggunakan peruntukan ini untuk mata
pelajaran mereka. Namun, prosedu-prosedur pengurusan kewangan dan perbelanjaan
haruslah selaras dengan Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunana Sekolah
yang dikeluarkan olen Kementrian Pelajaran Malaysia (KPM).
(b) PERANCANGAN PEMBELAJARAN
Pengurusan kewangan organisasi seperti sekolah adalah proses penggunaan
wang secara optimum supaya organisasi itu dapat mencapai objektif pedidikan yang
ditetapkan. Pengurusan kewangan yang cekap bukannya bermakna penjimatan tetapi
lebih kepada pengurusan kewangan yang memberikan pulangan pendidikan
terbaik. Menurut Zaidatao Akmaliah (2000), pengetua selaku pentadbir sekolah
bertanggungjawab penuh bagi merancang, mengurus, mengawal, serta menentukan
pengurusan kewangan di sekolah adalah cekap dan berkesan.
Para pengetua dan guru-guru perlu memahami maksud dan konsep akauntabiliti
dalam pengurusan kewangan sekolah. Akauntabiliti merupakan satu proses yang
melibatkankan perancangan, pengagihan dan penggunaan tenaga manusia, wang
tunai, barangan(aset) dan perkhidmatan bagi memenuhi matlamat sesebuah organisasi
ataupun sekolah. Oleh itu,para pengetua perlu mentadbir kewangan sekolah mengikut
panduan dalam Buku Panduan Sekolah, Arahan Perbendaharan, dan surat-surat
pekeliling kewangan.
Menurut Adi Badiozaman (2001), terdapat tiga aspek kewangan yang perlu diberi
perhatian oleh pemimpin sekolah dalam usaha meningkatkan dan menjamin
akauntabiliti dan keberkesanan pengurusan kewangan di peringkat sekolah masing
masing. Pertama, ialah tahap penglibatan pengetua dalam hal-ehwal pengurusan
kewangan. Kedua, ialah kecekapan mengenal pasti dan memperbaiki beberapa
kelemahan dalam pengurusan dan pengawalan kewangan. Ketiga, ialah kemahiran dan
keupayaan mewujudkan beberapa pendekatan dan mekanisme pengurusan bagi
meningkatakan akauntabiliti dalam kalangan semua pihak warga sekolah.
Seseorang pengetua atau pemimpin di sekolah haruslah mewujudkan satu
sistem pengurusan yang cekap dan berkesan bagi memastikan matlamat sekolah
tercapai. Sehubungan dengan itu, satu jawantankuasa kewangan bagi mengendalikan
urusan kewangan sekolah haruslah ditubuhkan. Jawantan kuasa ini biasanya
dipengerusikan oleh pengetua atau guru besar selaku pengawai pengawal di sekolah
dan dibantu oleh penolong kanan selaku naib pengerusi. Setiausaha jawantankuasa
kewangan boleh dilantik di kalangan pembantu tadbir sekolah. Ahli jawatankuasa pula
terdiri daripada penolong kanan Hal Ehwal Murid (HEM), Ketua Bidang, Guru Kanan
Mata Pelajaran dan Juruaudit Dalaman sekolah. Tujuan Juruaudit Dalaman adalah
mengkaji kelemahan dalam sistem Pengurusan Kewangan Sekolah. Juruaudit dalaman
hendaklah terdiri daripada guru yang tidak terlibat dalam urusan menandatangani cek
bayaran. Jawatankuasa Kewangan Sekolah dilihat dalam Gambar Rajah 2 di bawah.
Gambar Rajah 2 : Ahli Jawatankuasa Kewangan Sekolah
Pengerusi
Pengetua / Guru Besar
Naib Pengerusi
Penolong Kanan (Akademik)
Setiausaha
Pembantu Tadbir
Penolong Kanan
(HEP)Juru Audit Dalaman
Ketua Bidang Guru Kanan Mata Pelajaran
Tugas ahli jawantankuasa kewangan sekolah adalah untuk mengawasi,
mengesan dan menyelia semua urusan kewangan mengikut peraturan yang
berkuatkuasa meliputi pengurusan perbelanjaan, perakaunan, pungutan dan tunggakan
hasil, penyediaan dan pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan
sekolah.
Guru Kanan Mata Pelajaran atau Guru Panitia akan menerima peruntukan
daripada Guru Besar. Guru itu kemudiaanya akan membuat perancangan perbelanjaan
tahunan panitia berdasarkan peruntukan per kapita murid (PCG). Perancangan
perbelanjaan itu dibuat mengikut keperluan panitia. Contohnya, ketua panitia
Kemahiran Hidup sekolah rendah akan merancang perbelanjaan tahunan pada awal
tahun. Contoh Anggaran Perbelanjaan Panitia Kemahiran Hidup boleh dilihat dalam
Gambar Rajah 3 di bawah.
SEKOLAH KEBANGSAAN (P) METHODIST
75200, MELAKA
ANGGARAN PERBELANJAAN
PANITIA KEMAHIRAN HIDUP 2011
Bil.
Huraian Aktiviti Pegawai
Bertanggungjawab
Anggaran
Kos
Tarikh
Perlaksanan
1. Menghasilkan
projek kerja kayu
tahun 4
RM 8X80 =RM 640
Guru Kemahiran
Hidup
RM 640.00 Februari
hingga Ogos
2. Menghasilkan
projek kerja kayu
tahun 5
RM 8 X70 = RM
560
Guru Kemahiran
Hidup
RM 560.00 Februari
hingga Ogos
3. Menghasilkan
projek kerja kayu
tahun 6
RM 8 X70 =RM 560
Guru Kemahiran
Hidup
RM 560.00 Februari
hingga Ogos
4. Membeli bahan
habis guna
a) Syelek
b) Thinner
c) Turpentine
d) Cat
e) Paku
f) Gam Kayu
Guru Kemahiran
HIdup
RM 300.00 Februari
hingga Mac
5. Penyelengaran
bengkel dan
peralatan
Guru Kemahiran
HIdup
RM 300.00 Februari
hingga Mac
6. Membeli alat bantu
mengajar untuk
P&P Guru KH
a) Carta
b) Model
Guru Kemahiran
Hidup
Februari
hingga Ogos
Jumlah Besar RM 2660.00
DISEDIAKAN OLEH
………………………………..
(PN. KAMISAH ALI)
Ketua Panitia Kemahiran Hidup
Gambar Rajah 3 : Contoh Anggaran Perbelanjaan Kemahiran Hidup
(c) BIDANG TUGAS GURU
Bidang Tugas guru adalah mengikut jawatan yang dipegang di sekolah masing-
masing. Antara bidang tugas Guru Panitia Kemahiran Hidup ialah : -
a) Mematuhi tatacara dan prosedur perbelanjaan yang betul
a) Membuat anggaran perbelanjaan kewangan tahunan untuk panitia berdasarkan
peruntukan PCG (per grant capita) dan Wang SUWA (Kumpulan Wang Sumbangan
Orang Awam)
b) Memaklumkan anggaran perbelanjaan pantia kepada pengetua
c) Membeli peralatan bengkel dan merekod stok
d) Memastikan stok sentiasa dikemas kini
e) Memastikan kemudahan dan kelengkapan di bengkel Kemahiran Hidup
diselenggarakan dengan baik.
(d) PEMATUHAN PROSEDUR PERBELANJAAN
Sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan di mana pengurusan aset dan
kewangan adalah amat penting.Mengikut pernyataan oleh Kementrian Pendidikan
Malaysia, Bahagian Kewangan (2000), pihak sekolah perlu mematuhi peruntukan
dalam Akta Kewangan dan Arahan Perbendaharaan di samping peraturan-peraturan
yang dikeluarkan dari semasa ke semasa oleh pihak Kementrian Pendidikan melalui
surat-surat pekeliling. Adalah menjadi dasar Kementrian Pendidikan memberi
penekanan kepada Pengurusan Kewangan dan Perakaunan yang berkesan. Segala
sumber pendapatan perlu diurus dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan
supaya segala peruntukan kewangan di sekolah dapat diuruskan dengan efisien dan
optimum. Oleh itu, guru panitia atau guru Kemahiran Hidup haruslah mematuhi tatacara
dan prosedur perbelanjaan yang betul
Guru-guru perlu mengelakkan perkara-perkara yang tidak mematuhi prosedur.
Antara perkara yang tidak mematuhi prosedur ialah, membuat pembayaran
menggunakan wang awam dengan cara tidak teratur, menyebabkan berlakunya
kekurangan atau kehilangan wang awam/harta benda kerajaan, gagal menyelenggara
akaun dan rekod kewangan dengan sempurna, Kesalahan-kesalahan ini boleh
dikenakan surcaj berdasarkan Perkara 18 dalam Akta Prosedur Kewangan 1957.
PENGURUSAN ALATAN DAN BAHAN
(a) PEROLEHAN
Perolehan merangkumi peruntukan bekalan dan perkhidmatan dilakukan
daripada perbelanjaan sekolah. Terdapat beberapa jenis perolehan iaitu perolehan
bekalan, perolehan perkhidmatan, dan perolehan kerja.
Perolehan bekalan adalah perolehan barang dan peralatan. Contohnya,
peralatan bengkel, perabot, dan bahan mentah. Perolehan perkhidmatan bermaksud
khidmat kerja manusia atau kepakaran untuk melaksanakan sesuatu kerja tertentu.
Bidang perkhidmatan yang dimaksudkan adalah perkhidmatan bukan perunding seperti
pengendalian kursus dan latihan, penyenggaraan dan pembaikan, pembersihan,
pembaikan, pembersihan, penyewaan, pengurusan bangunan, dan pengendalian
makanan. Perolehan kerja pula melibatkan pembinaan dan penyenggaraan fizikal. Ia
juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.
Gambar Rajah 4 : Contoh Peralatan Kemahiran Hidup di Bengkel
Sebagai ketua panitia atau guru Kemahiran Hidup, perolehan boleh dibuat oleh
sekolah melalui beberapa cara. Cara yang pertama ialah perolehan melalui kontrak
pusat. Bekalan yang terdapat dalam kontrak pusat hendaklah dibeli terus daripada
pembekal yang disenaraikan dalam kontrak pusat. Walau bagaimanapun, sekolah
dibenarkan membeli di luar kontrak pusat sekiranya pesanan itu tidak mencapai had
pesanan minima yang ditetapkan dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan bagi
barangan berkenaan. Sekiranya bekalan tidak disenaraikan dalam kontrak pusat,
pembelian hendaklah dibuat daripada pembekal yang mengenakan harga yang
berpatutan dan berkualiti, tertakluk kepada nilai bekalan tersebut. (Tatacara
Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah, 2012)
Terdapat beberapa prosedur perolehan yang perlu dipatuhi oleh guru panitia
Kemahiran Hidup untuk pembelian barang melalui kontrak pusat. Pertama sekali,
Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Sekolah perlulah diadakan. Setelah mengetahui
peruntukan yang ada untuk mata pelajaran Kemahiran Hidup, guru panitia tersebut
harus menyediakan anggaran belanja mengurus. Selepas itu, guru tersebut perlulah
menyemak semua peruntukan kewangan daripada pihak pejabat ataupun kerani
kewangan. Guru itu kemudiaannya boleh mengisi Borang Nota Minta dan memilih
pembekal yang telah berdaftar dengan kontrak pusat. Guru boleh merujuk kepada Guru
Besar ataupun kerani untuk senarai pembekal yang berdaftar. Selepas itu, barulah
pesanan tempatan dikeluarkan. Contoh Borang Nota Minta dapat dilihat dalam Rajah 4
di bawah.
Selepas menerima barang, guru haruslah menilai dan menganilisis barang
tersebut. Guru harus memastikan barang yang diterima elok dan selamat digunakan.
Sekiranya tiada masalah, guru boleh merekod stok. Kemudian, pembayaran akan
dibuat oleh pihak sekolah. Akhirnya, guru boleh merekod keluar stok yang digunakan.
Prosedur pembelian dapat ditunjukkan dalam Gambar Rajah 5 di bawah.
NOTA MINTA
Rujukan : ...................................
Tarikh : ...................................
Kepada
Pengetua
.......................................................................................
Daripada : ............................................................................................ Jawatan :
..............................................................
Permohonan Mendapatkan Bekalan Peralatan Bagi Tahun ..................................
Berhubung dengan pekara tersebut di atas, diharap dapat tuan meluluskan
permohonan mendapatkan bekalan seperti berikut :-
Bil Perihal barang KuantitiAnggaran
Harga
Tarikh
Diperluka
n
Catatan oleh
Pengetua/ Guru
Besar
Peruntukan : .............................................................
Subsisiari matapelajaran : ............................................
Baki peruntukan semasa : .............................................
Sekian, terima kasih
Yang Benar, Permohonan di atas Diluluskan/Tidak
Diluluskan
T.T. Pemohon T.T. Pengetua/Guru Besar
................................................. ................................................
( ) ( )
Tarikh: Tarikh:
Rajah 4 : Contoh Nota Minta
CARTA ALIRAN PROSES PEMBELIAN
Rajah 5: Carta Aliran Proses Pembelian
Kaedah kedua ialah pembelian melalui kontrak pusat sistem panel. Perolehan
melalui item di bawah Kontrak Pusat Sistem Panel hendaklah diuruskan sendiri oleh
setiap sekolah di kalangan syarikat panel pembekal yang dilantik.
Kaedah yang ketiga ialah pembelian terus. Pembelian setiap jenis item yang
melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan sehingga RM 50,000 boleh dibuat melalui
pembelian terus. Pembelian boleh dibuat dengan mana-mana pembekal yang berdaftar
atau tidak berdaftar dengan Kementrian Kewangan, sama ada bertaraf bumiputera atau
bukan bumiputera. Pembelian haruslah dibuat kepada pembekal yang biasa dipercayai
dan memberi harga yang terbail. Namun demikian, guru haruslah mendapatkan
kelulusan Ketua Pusat Tanggungjawb (PTj) hendaklah diperoleh bagi semua perolehan
melebihi RM 20,000 setahun bagi setiap item.
Kaedah yang keempat ialah sebut harga. Kaedah perolehan bekalan,
perkhidmatan dan kerja yang melebihiRM50,000 hingga RM100,000 dengan mendapat
senarai harga sekurangkurangnya dari 5 buah syarikat. Dalam hal ini, guru panitia atau
guru Kemahiran Hidup haruslah bekerjasama dan mendapatkan bantuan daripada Guru
Besar. Guru Besar hendaklah mempamerkan pemberitahuan sebut harga (Notis Sebut
Harga) di papan kenyataan awam sekolah masing-masing. Notis tersebut hendaklah
menyatakan sekolah yang memanggil sebut harga, tajuk sebut harga, syarat kelayakan
penyebut harga, bidang, tempat sebut harga perlu dihantar, dan tarikh tutup sebut
harga.
Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh hari berturut-turut dan
pemberitahuan sebut harga sentiasa dipamerkan di papan kenyataan sepanjang
tempoh tersebut. Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksnakan sama ada
melalui pos berdaftar, pos laju, ataupun serahan tangan. Satu daftar hendaklah
diselenggarakan untuk mencatatkan senarai edaran sebut harga atau pembekal/
syarikat yang telah mengambil sendiri dokumen sebut harga.
Semua borang sebut harga hendaklah diberi nombor siri untuk pengawalan. Satu
penyebut harga hanya dibenarkan mengemukakan satu tawaran harga sahaja.
Tawaran alternatif adalah tidak dibenarkan. Sebut harga hendaklah dietrima,
dijadualkan, dan dilaksanakan sebagaimana bagi tender.