Pengurusan FAIL UNIT HEM

Bilangan fail ni sebenarnya ikut sekolah masing-masing tapi asasnya sama je. Ia mestilah ikut Jawatankuasa yang wujud di sekolah dan mengikut keperluan. Fail yang popular diminta oleh nazir selalunya Fail Induk Jawatankuasa HEM, Perancangan Strategik, Disiplin, Bimbingan Kaunseling, SPBT, RMT, Kantin dan Data Murid. Ianya pun bergantung kepada tujuan pemantauan nazir berkenaan. Kalau nak memantau SPBT, kena bawalah ke bilik BOSS yang ada 9 fail yang berkaitannya.

Senarai Fail Induk HEM

SMKV/04/01/001 FAIL JAWATANKUASA HAL EHWAL MURID /1 Carta Organisasi/Jawatankuasa & Senarai Tugas /2 Minit Mesyuarat & Surat Panggilan Mesyuarat /3 Takwim / Perancangan Tahunan /4 Dasar / Garis Panduan & Surat Pekeliling /5 Anggaran Perbelanjaan / Kewangan

SMKV/04/01/002 PERANCANGAN STRATEGIK

SMKV/04/01/003 PEMBANGUNAN PROGRAM SAHSIAH & LAPORAN

SMKV/04/01/004 DISIPLIN & PENGAWAS SEKOLAH

SMKV/04/01/005 BIMBINGAN & KAUNSELING

SMKV/04/01/006 KEBERSIHAN & KECERIAAN

SMKV/04/01/007 KESELAMATAN & KECEMASAN

SMKV/04/01/008 KESIHATAN & RAWATAN

SMKV/04/01/009 KEBAJIKAN & BANTUAN

SMKV/04/01/010 KANTIN

SMKV/04/01/011 RMT & PROGRAM SUSU SEKOLAH & VITAMIN 1M

SMKV/04/01/012 SKIM PINJAMAN BUKU TEKS (SPBT)

SMKV/04/01/013 PERABOT & KEMUDAHAN FIZIKAL

SMKV/04/01/014 DATA MURID (APDM & SSM)

SMKV/04/01/015 LAWATAN & PENANDA ARAS

Kandungan Fail Sisipan dalam Setiap Fail 004 - Fail 015(Fail rasmi : Fail Kertas berwarna putih)

/1 Takwim/ Perancangan Aktiviti/ Program Tahunan

/2 Carta Organisasi/ Jawatankuasa

/3 Surat Panggilan dan Minit Mesyuarat

/4 Dasar / Garis Panduan & Surat Pekeliling SPI/KPM

/5 Laporan Pemantauan/ Aktiviti

/6 Pelbagai (data/maklumat, senarai nama/barang, contoh-contoh borang)

Unit Hal Ehwal MuridSMK Valdor

Daripada pengalaman saya, laporan yang diminta selalunya untuk tempoh tiga tahun terakhir. Sebaiknya data-data/maklumat tu disimpan untuk tempoh 5 tahun. Kadang-kadang yang lama tu boleh dijadikan panduan. Yang baik akan dijadikan panduan, yang perlu diubahsuai dan dipertingkatkan mengikut masa dan keadaan. Jangan copy paste ubah tahun aje sudah...

Fail Induk tu SMKV menggunakan Fail Kotak - mudah dan lebih kemas untuk penyimpananFail sisipan dimasukkan ke dalam fail Induk mengikut susunan.