PENGENDALIAN MAJLIS RASMI

Protokol MajlisProtokol Majlis

Pengertian dan Kepentingan

Majlis rasmi

Suatu majlis formal yang mengandungi tatacara-tatacara tertentu dan protokol yang

perlu diikuti

ContohSukan Tahunan, Perhimpunan, Mesyuarat

Agong PIBG, Konvokesyen, Hari GERKO dsb.

Apa itu protokol majlis?

Peraturan sama ada secara tersurat atau tersirat mengenai tatacara amalan yang perlu diamalkan dalam memenuhi agenda kehidupan bermasyarakat

Amat penting kerana ia amat berkaitan dengan tatasusila dan ketertiban atau peradaban yang perlu diikuti demi mengekalkan keharmonian acara itu

Menjadi lambang ketinggian adat dan budaya dalam kehidupan bermasyarakat terutamanya mesyarakat berbilang kaum

Tujuan Protokol

Lebih profesional Mengelakkan berlaku ketidaksempurnaan Menjaga imej penganjur Menjaga imej tetamu Memastikan majlis berjalan lancar

Kesilapan-kesilapan yang sering berlaku Juruacara tersasul menyebut pangkat, gelaran atau

tetamu kehormat Juruacara menyebut nama tidak mengikut urutan

yang sepatutnya Juruacara sering tersasul atau teragak-agak tentang

aturcara majlis Pembesar suara tidak berfungsi dengan sempurna Dulang atau alas dulang hadiah tidak disediakan Majlis penerimaan hadiah kelam-kabut, (pemenang

atau penerima hadiah tidak teratur naik ke pentas, pemenang lambat naik ke pentas dsb.)

Pertujukan-pertunjukan kelam-kabut atau dilaksanakan secara tidak sempurna

Senarai Jemputan

Empat jenis senarai jemputan hendaklah disediakan:

Ringkasan senarai jemputan

Senarai nama

Senarai keutamaan

Senarai kehadiran

Majlis Perasmian

Aturcara Majlis Perasmian Pembukaan dan Penutup hendaklah dirancang dengan teliti mengikut urutan dan dicetak secara khusus dalam buku program.

Teks Juruacara Majlis

Mengandungi kesemua maklumat tentang majlis tersebut

Ditaip menggunakan kertas A4 (dibahagi dua atau sepenuhnya – jika ada dua juruacara)

Pada setiap helai kertas teks juruacara ditulis nombor muka surat, masa, cue dan pengumuman

Cue – peristiwa yang berlaku sebagai panduan kepada juruacara

Pengumuman – kata-kata yang dilafazkan oleh juruacara

Contoh teks juruacara

Masa : 9.10 pagi

Cue : Tetamu kehormat dan jemputan duduk

Pengumuman:

Untuk memulakan majlis pada hari bersejarah ini, saya mempersilakan Yang Mulia Ustaz Saad bin Hassan membaca doa selamat. Dengan segala hormatnya dipersilakan

1

Masa : 9.15 pagi

Cue : Ustaz Saad duduk

Pengumuman:

Majlis merakamkan ucapan terima kasih kepada Yang Mulia Ustaz Saad Hassan.

Untuk meneruskan majlis kita pada hari ini, daya dengan sukacitanya mempersilakan Yang Berusaha En. Hassan bin Asit, Pengetua SMK Seri Medan untuk menyampaikan ucapan alu-aluan. Dengan segala hormatnya dipersilakan

2

Masa : 9.30 pagi

Cue : Tuan Pengetua duduk

Pengumuman:

Majlis merakamkan setinggi-tinggi ucapan terima kasih kepada Yang Berusaha Tuan Pengetua atas ucapan beliau itu tadi.

Seterusnya Majlis dengan segala sukacitanya mempersilakan Yang Berhormat Dato’ Mahad Kama Piah Che Othman, Ketua Eksekutif ASNB untuk menyampaikan ucapan. Dengan segala hormatnya dipersilakan.

3

Raptai

Mesti diadakan sehingga sempurna dan memuaskan hati dengan tujuan:Memberi gambaran secara menyeluruh tentang senario majlis kepada yang terlibatMembaiki beberapa kelemahan yang timbulMengambil beberapa alternatif yang perlu untuk memastikan majlis tersebut berjalan dengan sempurna dan lancarMembuat penentuan urutan majlis dan penentuan masa bagi setiap acaraSemua yang terlibat seharusnya mengetahui peranan, tanggungjawab dan masa bertindak dalam majlis tersebut