pengurusan majlis rasmi - · pdf fileaturcara majlis pengerusi ... buku cenderamata ... majlis...

33
PENGURUSAN MAJLIS RASMI Anwar Mohd Zain Unit Komunikasi Korporat

Upload: phamnhu

Post on 04-Feb-2018

385 views

Category:

Documents


14 download

TRANSCRIPT

Page 1: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

PENGURUSAN MAJLIS RASMI

Anwar Mohd ZainUnit Komunikasi Korporat

Page 2: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Jenis Majlis

Majlis Penuh Istiadat Majlis Rasmi dan Formal Majlis Rasmi tetapi Tidak

Formal Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal Majlis Tidak Rasmi dan Tidak

Formal

Page 3: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Majlis Rasmi Kerajaan

Istiadat atau majlis yang dipertanggungjawabkan kepadakementerian, jabatan, agensiPersekutuan

Perbelanjaan bagi membiayainyadikenakan kepadavot anggaranpersekutuan

Page 4: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Protokol

Peraturan yang diterima oleh semuapihak dalam:

Hubungan antarabangsa Hubungan harian dalam masyarakat Istiadat atau majlis

Page 5: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Elemen-elemen Protokol

Susunan Keutamaan Darjah Kebesaran Panggilan Hormat Susunan Tempat Duduk Susunan Bendera

Page 6: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Susunan Keutamaan

Senarai yang disusun mengikutkedudukan kekananan antara pelbagaigolongan masyarakat termasuk pegawaikerajaan, bukan pegawai kerajaan danorang awam

Page 7: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Susunan KeutamaanPersekutuan

Susunan Keutamaan Persekutuan masakini ~ Warta Kerajaan P.U. (B) –22 Januari 1998

Kedudukan Datuk Bandar dalam SusunanKeutamaan Persekutuan ialah ke ?

Page 8: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

KepentinganSusunan Keutamaan Menyusun tempat duduk Menyusun atur cara majlis Tertib ketibaan tetamu kenamaan Tertib kepulangan tetamu Penyampaian ucapan Pengacaraan majlis Susunan bendera

Page 9: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Asas MenentukanSusunan Keutamaan

Pegawai Kerajaan Jenis jawatan yang disandang Gred jawatan Anugerah kebesaran

Bukan Pegawai Kerajaan Anugerah kebesaran Kedudukan dalam masyarakat

Page 10: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Panggilan sewajarnya terhadaptetamu kehormat dan dif

Diguna pada kad jemputan, kad nama, sampul surat, teks juruacara dan teksucapan

Panggilan hormat meliputi panggilanturun-temurun diraja, jawatan, anugerah dan keagamaan

Panggilan Hormat

Page 11: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Panggilan Hormat

Perdana Menteri Timbalan Perdana Menteri Ketua Menteri Menteri Besar

Yang Amat Berhormat

Page 12: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Panggilan Hormat

Menteri Timbalan Menteri Ahli Dewan Rakyat Ahli Dewan Negara Ahli Dewan Undangan Negeri

Yang Berhormat

Page 13: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Panggilan Hormat

Pengerusi Majlis Ketua Jabatan Ketua Bahagian

Yang BerusahaYang Berbahagia

Yang Mulia

Page 14: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Susunan Tempat Duduk

Bilangan Ganjil

Bilangan terhad kepada bilanganyang kecil ~ 3, 5, 7 dan 9

Susunan tempat duduk atas pentasmengikut susunan keutamaan ataukekananan

Pengukuran kekananan dikira daritengah-tengah

Page 15: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Susunan Tempat Duduk

Bilangan Genap

Bilangan yang ideal ~ 6, 10, 14, 16 Susunan tempat duduk atas pentas

mengikut susunan keutamaan ataukekanan

Pengukuran kekananan di kirasecara dibahagi dua

Page 16: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Mengadakan mesyuarat denganmenjemput pihak-pihak yang terlibat

Menubuhkan jawatankuasa kecil danmelantik petugas

Menetapkan tarikh, masa dan tempat Menetapkan aturcara/program Menentukan tetamu kehormat Menentukan senarai jemputan

Tindakan-tindakan bagipenganjuran majlis

Page 17: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Menyediakan senarai semak Melawat tapak atau tempat majlis Menyediakan anggaran perbelanjaan

dan menentukan sumber peruntukan Memohon kelulusan pihak Pengurusan Melaksanakan raptai Taklimat kepada tetamu kehormat

Tindakan-tindakan bagipenganjuran majlis

Page 18: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Jawatankuasa Kecil

Pengagihan tugas mengikutbidang tanggung jawab/ kepakaran

Bidang tugas jawatankuasaberdasarkan keperluan danaturcara majlis

Pengerusi Jawatankuasa kecilakan melantik ahli-ahli bagimelaksanakan tugasan/tanggungjawab

Page 19: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Senarai Semak

Dokumen disediakan oleh setiausahaatau sekretariat mengandungi perkara-perkara yang perlu diambil tindakan

Panduan di dalam mesyuarat untukmeneliti tahap persiapan atau kemajuansesuatu tugasan

Mengelak tertinggalnya perkara-perkarapenting yang perlu diambil tindakan

Page 20: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Senarai Jemputan

Senarai Ringkas(mengikut kumpulan jemputan)

Senarai Penuh(mengikut Susunan Keutamaan)

Senarai Susunan Abjad(mengikut abjad)

Page 21: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Jenis Jemputan

Seorang Berpasangan Campuran (seorang dan

berpasangan)

Page 22: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Kad Jemputan

Kad jemputan Logo organisasi Jawatan tuan rumah Nama Majlis Tarikh, Tempat, Masa Pakaian Aturcara No. telefon dan nama pegawai untuk

memaklumkan kehadiran Pelan lokasi dan pelekat letak kenderaan

Page 23: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Pakaian Menghadiri Majlis

Pakaian istiadat Pakaian Kebangsaan Hitam Pakaian Kebangsaan Lounge Suit Batik Pakaian Pejabat

Page 24: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Aspek-aspek penting Jemputan

Senarai tetamu jemputan Pengedaran kad jemputan Pengesahan kehadiran Senarai kehadiran tetamu jemputan

Page 25: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Sambutan

Tetamu disambut oleh PenyambutTetamu yang mudah dikenali

Siap sedia dengan senarai kehadiranjemputan untuk semakan

AJK Induk/Sambutan turut samamenyambut tetamu

Tetamu kehormat disambut oleh tuanrumah

Page 26: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Tugas Penyambut Tetamu

Menjemput tetamu masuk ke dewan majlis Mengiringi dan menunjukkan tempat

duduk tetamu Melayan sebarang pertanyaan tetamu Menyerahkan buku aturcara/program

kepada tetamu Sentiasa menunggu tetamu di pintu

masuk dewan majlis

Page 27: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Bilik Menunggu

Memudahkan penyelarasan danpersediaan dewan

Memperkenal dif yang akan beradadipentas

Menunggu tetamu kehormat (VVIP) oleh tetamu jemputan (VIP)

Menyampaikan cenderamata Taklimat kepada tetamu kehormat

mengenai perjalanan majlis

Page 28: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Pengacara Majlis (MC)

Mengawal majlis Membuat pengumuman Memberi panduan kepada

hadirin tentang majlis yang sedang dan akan berjalan

Teks disediakan/disemak olehpenganjur

Page 29: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Aturcara Pentadbiran

Dokumen panduan disediakan penganjuruntuk AJK dan petugas

Catatan terperinci termasuk masa, perkara, nama pegawai,pelan, pegawaipenyelaras, aktiviti pergerakan dsb.

Dokumen rujukan utama penguruspentas (stage/floor manager) bagimengendalikan majlis bersama-samapetugas-petugas lain

Page 30: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Aturcara Majlis

Panduan kasar kepada tetamu Ringkas Makluman kepada tetamu ~ waktu

ketibaan tetamu kehormat, acarautama dimulakan, majlis dijangkatamat

Dimasukkan dalam buku cenderamatadan kad jemputan

Page 31: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Buku Cenderamata

Mengandungi ~ butiran mengenaimajlis, kata-kata aluan, aturcara, penghargaan

Diletak lebih awal di meja bagi tetamukehormat

Bagi tetamu jemputan biasadiserahkan oleh penyambut tetamusemasa memasuki dewan majlis

Page 32: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

PENGURUSAN MAJLIS RASMI

Semoga berjaya denganCEMERLANG

Page 33: Pengurusan Majlis Rasmi - · PDF fileaturcara majlis Pengerusi ... Buku Cenderamata ... MAJLIS RASMI Semoga berjaya dengan CEMERLANG. Rujukan. Title: Microsoft PowerPoint - Pengurusan

Rujukan