pengurusan majlis rasmi
TRANSCRIPT
TATACARA PENGURUSAN DAN
PENGACARAAN MAJLIS
Pengurusan Majlis Rasmi
(Kursus Khas Protokol & Etiket Sosial)
JENIS-JENIS MAJLIS
Majlis Penuh Istiadat
Majlis Rasmi dan Formal
Majlis Rasmi tetapi tidak Formal
Majlis Rasmi tetapi tidak Formal
Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal
Aspek Persediaan
Kenalpasti jenis majlis (formal/tidak formal) Tarikh, masa dan tempat yang sesuai. Jabatan, unit atau individu yang tepat sebagai
ahli jawatankuasa (urusetia) Kenalpasti tugas-tugas penting apabila majlis
berlangsung (pengiring, MC, pembaca doa..dll)
Senarai jemputan Aturcara majlis & Aturcara Pentadbiran Majlis
Senarai Jemputan
Penyediaan senarai jemputan mestilah teliti. Diuruskan oleh ahli jawatankuasa yang khas. Wajib disiapkan seawal 2-3 bulan sebelum tarikh
majlis. Terdapat 5 set senarai jemputan yang wajar
disediakan.
5 Set Senarai Jemputan
Senarai ringkasSenarai namaSenarai keutamaanSenarai jawapanSenarai kehadiran
Senarai Ringkas
Ringkasan senarai yang mengandungi kategori tetamu:
a. Menteri Kabinet
b. Menteri Besar
c. Pegawai Kem.
d. Ketua Jab. Negeri
e. Exco Kerajaan
f. Wakil jabatan
1
1
25
15
7
100
JUMLAH 149
Tujuan Utama
Kenalpasti jenis tetamu Kategori tetamu yang bakal hadir Bilangan Status tetamu Menyesuaikan pemilihan lokasi majlis
Senarai Nama
Senarai nama tetamu mengikut kategori masing.
Senarai ini tidak perlu mengikut senarai keutamaan.
Ciri-ciri penting senarai nama ialah; nama penuh & gelarannya, nama isteri (jika hadir) jawatan & pangkat, no. tel pejabat atau setiausaha.
Butiran ini digunakan semasa mengisi kad jemputan
Senarai Keutamaan
Kenalpasti samada mengikut senarai keutamaan persekutuan atau negeri.
Senarai Keutamaan Persekutuan boleh dirujuk melalui Bahagian Istiadat Jabatan Perdana Menteri.
Senarai Keutamaan Negeri boleh dirujuk melalui Unit Protokol & Majlis-Majlis Rasmi Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri.
Senarai Jawapan
Kad jawapan atau panduan untuk menjawab undangan telah dimaklumkan & disediakan oleh urusetia majlis.
Apabila kad undangan telah dijawab maka senarai jawapan wajib disediakan.
Ruangan yang perlu ada adalah kehadiran seorang, berdua (jika libatkan pasangan), diwakili, tidak hadir.
Senarai Kehadiran
Ekstrak daripada senarai jawapan. Digunakan oleh jawatankuasa pendaftaran
majlis. Sebagai panduan untuk menyusun tempat
duduk dalam majlis. Sebagai panduan semakan jika ada keperluan
tambahan.
Pengacaraan Majlis Rasmi
Peranan seorang pengacara majlis adalah berdasarkan jenis majlis dan tahap majlis.
Pengacara majlis wajar jelas dengan senarai keutamaan para tetamu majlis.
3 Tugas Utama
Mengawal kelancaran majlis. Membuat sebarang pengumuman dan
penerangan penting. Memberi panduan kepada para tetamu.
Pengacara yang bagus dari segi protokol
Mempunyai keterampilan diri yang menarik dan positif.
Mempunyai suara yang jelas dan sebutan yang tepat.
Fasih dalam penggunaan bahasa, tidak pelat dan kelajuan sebutan adalah sederhana.
Sentiasa aktif dan tidak nampak lesu.
Sambungan..
Tidak mudah gugup dalam percakapan. Sentiasa tenang dalam pelbagai situasi. Tahu menggunakan budi bicara dalam
mengawal majlis. Bersifat sabar melayan sebarang
karenah. Wajah yang ceria. Mempunyai asas protokol & etiket.
Penyediaan Teks Pengacara
Teks ini disediakan sendiri oleh pengacara majlis yang dilantik.
Disediakan dengan berpandukan pada senarai aturcara program terkini dan aturcara pentadbiran.
Telah mengambil kira semua senarai keutamaan.
Jelas sesuai dengan jenis majlis yang diadakan. Ditaip dengan cermat dan lengkap (tiada
bahasa singkatan)
ATUR CARA PENTADBIRAN Panduan Pegawai pengendali Panduan semua pegawai yang terlibat Semua staf yang terlibat Menentukan majlis berjalan mengikut
peraturan dan protokol yang betul Mengawal masa Menjadi panduan masa akan datang Menjadi rekod
Kad atau kertas yang digunakan untuk teks juruacara ialah berukuran setengah A4 kertas taip biasa. Satu muka surat bagisatu pengumuman, jika ada lima pengumuma mestilah ada lima muka surat. Kandungan teks juruacara mengandungi butiran berikut:
(1) Nama majlis (2) Muka surat (3) Bilangan pengumuman (4) Panduan (CUE) (5) Masa (6) Pengumuman (ANN)
Contoh Format Teks.
Masa Cue/Isyarat Ann
0900
0915
Paluan kompang
YAB PM telah duduk
Mengumumkan ketibaan YAB Perdana Menteri….
Bagi memberkati majlis..
Contoh Format Teks
Masa 9.00 am
Cue:
Pengumuman Ketibaan Tetamu Kehormat
ANN:
Ketibaan Yang Amat Berhormat Datuk seri Panglima Tan Sri Hj.Muhyiddin Bin Hj. Mohd Yassin
Timbalan Perdana Menteri Merangkap Menteri Pelajaran Malaysia
Menangani Gugup depan hadirin
Gugup bukan bermakna takut. Satu tindakbalas spontan yang
menyebabkan lidah menjadi kelu, serba tidak kena, kata-kata tidak menjadi seperti latihan, tubuh seperti kaku seketika.
Puncanya?
Kurang bersedia. (teks, pakaian..) Tidak cukup rehat. Terlalu bimbang. Tertekan oleh masalah di saat akhir
majlis. Tidak mempunyai pelan susulan. Masalah teknikal.
Tanda-tanda kegugupan?
Muka tiba-tiba menjadi pucat atau berubah. Bibir menjadi kering. Berpeluh walaupun ruang majlis sejuk. Suara yang tersekat-sekat. Riak wajah yang tertekan. Pergerakan badan kurang kawalan (jari
berdetap, menggeletar..dll..)
Kaedah mengatasi kegugupan:
Membuat kajian sendiri (homework) berkenaan majlis tersebut.
Pastikan senarai aturcara pentadbiran majlis adalah terkini.
Kenalpasti senarai keutamaan dalam majlis. Membuat teks pengacara yang cermat dan lengkap. Sentiasa membuat latihan sebelum tarikh sebenar
majlis. Menjaga kesihatan, kecergasan, rehat, pemakanan.
Sambungan..
Membuat latihan secara merakam suara. Meminta pihak lain mendengar dan menilai
anda. Berlatih di hadapan cermin. Ceria dan sentiasa kawal tekanan diri. Kenalpasti lokasi dan hadir awal di lokasi majlis.
TERIMA KASIH