majlis rasmi koko - (presentation)

of 52/52
8.1 KONSEP PROTOKOL DAN ETIKA SOSIAL 8.2 PENGENDALIAN MAJLIS RASMI 8.3 PERANAN PENGERUSI MAJLIS/JURUACARA 8.4 PENYEDIAAN TEKS UCAPAN

Post on 01-Jul-2015

3.877 views

Category:

Education

10 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • 1. 8.1 KONSEP PROTOKOL DANETIKA SOSIAL 8.2 PENGENDALIAN MAJLIS RASMI 8.3 PERANAN PENGERUSI MAJLIS/JURUACARA 8.4 PENYEDIAAN TEKS UCAPAN

2. Manusia telah mengamalkan sistem protokol danetika sosial sejak dahulu lagi. Wujudnya tatacara dan amalam sosial yang perludipatuhi oleh setiap lapisan masyarakat. Rakyat jelata tidak boleh terus berjumpa dengan raja. Beberapa tatacara perlu diikuti. Keadaan ini menggambarkan sudah wujudnyaprotokol dalam masyarakat terdahulu. 3. KAMUS DEWAN Surat-surat rasmi berkenaan keputusan perundingan ataupersetujuan. Istilah ini dirujuk kepada peraturan dalam istiadatrasmi. Dirujuk ketika etika sosial yang merangkumiperaturan tingkah laku yang betul, menyebutsesuatu yang betul pada tempat dan masanya. UMUM Peraturan yang diterima oleh semua pihak dalamperhubungan seharian dalam masyarakat atau dalampelbagai istiadat atau majlis rasmi dan tidak rasmi. 4. 1. Susunan keutamaan2. Anugerah darjah kebesaran3. Susunan tempat duduk 5. Rajah 8.1: Aktiviti Unit Beruniform juga melibatkan banyak protokol 6. Garis panduan yang diadakan bertujuanuntuk memberi penghormatan danpenghargaan kepada seseorang. Panggilan hormat Susunan tempat duduk 7. 1. Pegawai-pegawai perkhidmatan kerajaan (bermula daripada DYMM Seri Paduka Baginda Yang di- Pertuan Agong dan YAB). Perdana menteri sehingga kepada pegawai kerajaan di peringkat tertentu. asas ini berpandukan :a. Jenis jawatanb. Gred jawatanc. Gajid. Darjah kebesaran2. Asas yang diambil kira bagi orang awam ialah:a. Kedudukan dalam masyarakatb. Darjah kebesaran 8. Sesuatu yang dianugerahkan/dihadiahkanoleh raja. Anugerah merupakan pujian secara lisan atautulisan dalam bentuk watikah/sijil ataubentuk senjata (keris/pedang) sertabintang/pingat.1. Seri Pahlawan Gagah PerkasaS.P2. Seri Maharaja Mangku NegaraS.M.N3. Pingat Tentera Udara P.T.U 9. Majlis rasmi bermaksud majlis formal yangmengandungi tatacara dan protokol . Majlis rasmi diadakan dari semasa ke semasaoleh sekolah pada setiap tahun berkaitangerak kerja kokurikulum, kurikulum dan PIBG. Cth : Sukan Tahunan, Hari Ucapan danPenyampaian Hadiah. 10. Rajah 8.2: Majlis rasmi wajar dikendalikan secara profesional 11. Majlis rasmi perlu dikelolakan secaraprofesional oleh mereka yang mempunyaikemahiran mengendalikan majlis rasmi. Bertujuan mengelakkan berlakuketidaksempurnaan. Kepincangan majlis secara langsungmenjejaskan imej. Memberi kesan negatif kepada pihakpenganjur. 12. 1. Kedudukan tetamu kehormat dan tetamu tidak teratur.2. Perubahan tetamu kehormat di saat akhir.3. Pengerusi majlis tersasul.4. Pembesar suara tidak berfungsi dengan sempurna. 13. Pengalaman Pengerusi JawatankuasaPengelola sangat penting . Jawatan kuasa yang berkaitan hendaklahmengenal pasti dan menyenaraikan tetamujemputan (VIP) dan tetamu kehormat (VVIP)yang dijemput. Perbincangan perlu diadakan olehjawatankuasa berkenaan mengenai tetamutersebut. 14. Contoh Kad Jemputan 15. 1. Ringkasan senarai jemputan2. Senarai nama3. Senarai keutamaan4. Senarai kehadiran 16. Senarai pertama dicatat dalam kertas kerjaperancangan: Kategori tetamu BilanganSenarai jemputan1 Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri 2 orang2 Guru Besar atau pengetua sekolah14 orang3 Jawatankuasa PIBG 20 orang4 Ketua-ketua Jabatan5 orang5 Jawatankuasa Pembimbing Pelajar 15 orang6 Ibu bapa 700 orang Jumlah756 orang 17. Jawatankuasa perlu menyenaraikan namatetamu dan tetamu kehormat mengikutkategori. Senarai tersebut mengandungi maklumattersebut:1. Nama penuh dengan gelaran serta pingat (jika ada)2. Jawatan dan pangkat3. Alamat pejabat dan telefon4. Alamat rumah dan telefon (jika perlu)5. Nama setiausaha sulit atau PA serta telefon (jika ada) 18. Senarai keutamaan tetamu jemputan dan tetamukehormat. Senarai ini diambil daripada senarai nama kedua dandisusun mengikut keutamaan. Tidak perlu dicatat secara terperinci. Senarai Keutamaan1. YB. Tan Sri Musa Mohamad -Menteri Pendidikan Malaysia2. Haji Razali Ismail- Pengarah, BPG3. Ybhg. Dato Shafie Ismail_ Pengarah Jabatan Pendidikan Kelantan 19. Sama dengan senarai ketiga tetapi saturuangan perlu dicatat dihujung nama hadir atau tidak hadir. Senarai semak jawapan kehadiran setiapjemputan . 20. Jawatankuasa berkenaan perlumenyenaraikan susunan keutamaan bagitetamu jemputan dan tetamu kehormat. Tujuan :1. Jawatankuasa persiapan tempat perlu menyediakan tempat duduk tetamu mengikut keutamaan.2. Pengerusi majlis akan membaca nama, pangkat dan jawatan tetamu kehormat dan tetamu jemputan mengikut susunan keutamaan. 21. Penentuan tempat untuk sesuatu majlisbergantung kepada jenis majlis. Pemilihan sesuatu tempat: Jenis majlis Tempat letak kereta Sesuai dan berdekatan dengan majlis Mempunyai kemudahan asas Mempunyai bilik atau tempat rehat 22. Jumlah yang duduk di atas pentas adalah antara dua hingga lima orang sahaja.1. Kekanaan bagi dua orang 1 22. Kekanaan bagi tiga orang 2 133. Kekanaan bagi empat orang 3 1 244. Kekanaan bagi lima orang 4 2 13 5 23. Rajah 8.3: Susunan tempat duduk dalam majlis rasmi bagi penyampaiansijil 24. Cara beradab di meja makan dapat melambangkankeperibadian seseorang. Tatacara di meja makan:1. Duduk di kerusi dengan tertib napkin2. Mengetahui cara menghidang makanan3. Pastikan mangkuk dan sudu yang disediakan tidak digunakan secara salah4. Mengetahui susunan gelas, sudu dan garpu. 25. Rajah 8.4: Contoh susun atur meja dalam majlis rasmi 26. Rajah 8.5: Contoh susun atur peralatan bagi jamuan makan 27. 5. Tunggu giliran dengan sabar.6. Pastikan sudu/garfu tidak berlaga7. Kunyah makanan dengan dengan perlahan- lahan8. Telentangkan sudu jika ingin nasi ditambah9. Angkat tangan jika perlu bantuan pelayan. 28. Susunan bendera berbeza mengikut jenismajlis. Peraturan susunan bendera1. Dikibarkan pada tiang2. Dalam perarakan3. Dibentangkan di belakang pentas 29. 1. Sekiranya 2 bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan yang diadakan dalam negeri. 30. 2. Sekiranya 2 bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri yang diadakan dalam negeri berkenaan. 31. 3. Sekiranya 3 bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri. 32. 4.Sekiranya 3 bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan yang diadakan dalam negeri. 33. 5. Jika semua bendera negeri dan persekutuan dikibarkan dalam sesuatu majlis rasmi 34. 1. Perarakan secara sebaris ke hadapan 35. 2. Secara sederet berhadapan 36. 3. Secara terbentang 37. Bendera juga dibentang di belakang pentasdalam sesuatu majlis rasmi. 38. Raptai perlu diadakan sehingga sempurnadan memuaskan hati. Tujuan1. Memberi gambaran2. Membaiki kelemahan3. Mengambil alternatif4. Membuat urutan majlis5. Mengetahui peranan/tanggungjawab6. Mengubah aturcara 39. Ciri-ciri pengerusi majlis1. Berbahasa2. Tidak mengulas isi-isi ucapan yang disampaikan oleh tetamu kehormat3. Berani dan tegas4. Bersedia menerima teguran dan pandangan 40. Juruacara yang berkebolehan Juruacara memainkan peranan yang penting Fungsi utama juruacara adalah untukmemaklumkan kepada para hadirin Teks juruacara hendaklah disemak Teks juruacara ditaip menggunakan kertas A4dibahagi dua Saiz huruf: 15/16 poin Hanya satu pengumuman bagi setiap helaian 41. Setiap helaian teks juruacara mengandungiperkara berikut: 1. Nombor m/s 1, 2, 3, danberikutnya 2. Masa 3. Cue (peristiwa berlaku) 4. Pengumuman 42. Masa : 9.15 pagi1Cue: Tetamu kehormatPengumuman : Syukur kita kepada Allah (swt) kerana dengan limpah dan kurnianya kita dapat Masa : 9.35 pagi2Cue: Tuan pengarah berjalan dan duduk di tempatnyaPengumuman : Majlis merakamkan setinggi- tinggi terima kasih kepada yang berusaha Tuan Haji Ismail Hassan. 43. Dua perkara yang diambil kira semasamenentukan masa bermulanya majlisperamian/penutup 1. Hari 2. Masa(kecuali hari jumaat)Majlis waktu pagi : Dimulakan 9.00 pagiMajlis waktu petang : Dimulakan 3.00 petang Tamat 6.00 petangMajlis waktu malam: Dimulakan 9.00 malam Ditamatkan sebelum12.00 malam (pada hari jumaat)Ditamatkan sebelum 12.15/12.30 tengah hari 44. Contoh cara menyambut tetamu kehormat bagi upacara perasmian 45. ATUR CARA MAJLIS PERASMIAN3.00 ptg : Pelajar berada dalam barisan3.15 ptg : Ketibaan pengetua-pengetua3.20 ptg : Ketibaan Pegawai Pendidikan Daerah3.25 ptg : Majlis perasmian dimulakan3.30 ptg : Bacaan doa3.35 ptg : Ucapan wakil pelajar3.50 ptg : Ucapan Pengerusi Jawatankuasa Pengelola4.10 ptg : Ucapan Perasmian oleh Pegawai Pendidikan Daerah4.30 ptg : Upacara Penyampaian Hadiah dan Cenderamata4.50 ptg : Minuman ringan Bersurai 46. Hampir setiap tahun, sekolah akan menghadapipertukaran guru ke sekolah lain atau bersara. Mengadakan majlis perpisahan sama ada akhirtahun atau sebelum guru berkenaan bertukar. Jika guru bertukar ke sekolah berdekatan, majlisboleh diadakan pada akhir tahun. Tetapi, majlis perpisahan akan diadakan sebelumguru berkenaan bertukar ke luar daerah ataubersara. 47. Peringatan yang perlu di ambil kira semasamengendalikan majlis perpisahan:1. Satu AJK pengelola perlu dibentuk- membincangkan perkara-perkara penting. (AJK bertindak mengikut peranan masing-masing)2. Boleh diadakan di hotel, restoran tertentu, di sekolah atau lain-lain tempat bersesuaian dengan majlis, bilangan penyertaan, kewangan dan masa.3. Kad jemputan perlu diedarkan kepada mereka yang bertukar/ bersara. 48. 4. Urusetia perlu menetapkan jenis pakaian semasa mengedar kad jemputan (Lelaki memakai baju batik)5. Juruacara perlu berbincang dengan guru besar sama ada wakil atau semua guru yang bertukar/bersara dipanggil untuk memberi ucapan (Jika melibatkan beberapa org guru pada satu-satu masa)6. Juruacara perlu memaklumkan terlebih dahulu pihak yang akan berucap dalam majlis seawal yang mungkin7. Guru-guru yang bertukar/bersara perlu duduk bersama tetamu kehormat. 49. Boleh diadakan di sekolah bagi menyambutguru besar yang baharu bertukar, kenaikanpangkat staf. Diadakan bagi meraikan mereka yang berjayadalam sesuatu bidang. Bertujuan untuk mengucapkan terima kasihdan penghargaan. 50. Beberapa peringatan yang perlu difikirkansemasa mengadakan majlis ini:1. Ajk pengelola perlu ditubuh bagi mengendalikan majlis seperti ini2. Ajk mengambil kira perbelanjaan dan sumber kewangan3. Ajk pengelola menyenaraikan tetamu jemputan dan kehormat yang perlu dijemput4. Menentukan mereka yang berucap ( 1/2 org sahaja yang berucap) 51. 5. Juruacara perlu memaklumkan terlebih dahulu pihak yang akan berucap sebelum majlis bermula6. Juruacara boleh mengambil biodata individu yang diraikan dan membacanya ketika majlis itu (jika dirasakan perlu)