8.1 KONSEP PROTOKOL DAN ETIKA SOSIAL

8.2 PENGENDALIAN MAJLIS RASMI

8.3 PERANAN PENGERUSI MAJLIS/JURUACARA

8.4 PENYEDIAAN TEKS UCAPAN

Manusia telah mengamalkan sistem protokol danetika sosial sejak dahulu lagi.

Wujudnya tatacara dan amalam sosial yang perludipatuhi oleh setiap lapisan masyarakat.

Rakyat jelata tidak boleh terus berjumpa dengan raja.

Beberapa tatacara perlu diikuti.

Keadaan ini menggambarkan sudah wujudnyaprotokol dalam masyarakat terdahulu.

KAMUS DEWAN◦ Surat-surat rasmi berkenaan keputusan perundingan atau

persetujuan.

Istilah ini dirujuk kepada peraturan dalam istiadatrasmi.

Dirujuk ketika etika sosial yang merangkumiperaturan tingkah laku yang betul, menyebutsesuatu yang betul pada tempat dan masanya.

UMUM◦ Peraturan yang diterima oleh semua pihak dalam

perhubungan seharian dalam masyarakat atau dalampelbagai istiadat atau majlis rasmi dan tidak rasmi.

1. Susunan keutamaan

2. Anugerah darjah kebesaran

3. Susunan tempat duduk

Rajah 8.1: Aktiviti Unit Beruniform juga melibatkan banyak protokol

Garis panduan yang diadakan bertujuanuntuk memberi penghormatan danpenghargaan kepada seseorang.

Panggilan hormat

Susunan tempat duduk

1. Pegawai-pegawai perkhidmatan kerajaan (bermuladaripada DYMM Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong dan YAB). Perdana menterisehingga kepada pegawai kerajaan di peringkattertentu. asas ini berpandukan :

a. Jenis jawatan

b. Gred jawatan

c. Gaji

d. Darjah kebesaran

2. Asas yang diambil kira bagi orang awam ialah:a. Kedudukan dalam masyarakat

b. Darjah kebesaran

Sesuatu yang dianugerahkan/dihadiahkanoleh raja.

Anugerah merupakan pujian secara lisan atautulisan dalam bentuk watikah/sijil ataubentuk senjata (keris/pedang) sertabintang/pingat.1. Seri Pahlawan Gagah Perkasa S.P

2. Seri Maharaja Mangku Negara S.M.N

3. Pingat Tentera Udara P.T.U

Majlis rasmi bermaksud majlis formal yang mengandungi tatacara dan protokol .

Majlis rasmi diadakan dari semasa ke semasaoleh sekolah pada setiap tahun berkaitangerak kerja kokurikulum, kurikulum dan PIBG.

Cth : Sukan Tahunan, Hari Ucapan danPenyampaian Hadiah.

Rajah 8.2: Majlis rasmi wajar dikendalikan secara profesional

Majlis rasmi perlu dikelolakan secaraprofesional oleh mereka yang mempunyaikemahiran mengendalikan majlis rasmi.

Bertujuan mengelakkan berlakuketidaksempurnaan.

Kepincangan majlis secara langsungmenjejaskan imej.

Memberi kesan negatif kepada pihakpenganjur.

1. Kedudukan tetamu kehormat dan tetamutidak teratur.

2. Perubahan tetamu kehormat di saat akhir.

3. Pengerusi majlis tersasul.

4. Pembesar suara tidak berfungsi dengansempurna.

Pengalaman Pengerusi JawatankuasaPengelola sangat penting .

Jawatan kuasa yang berkaitan hendaklahmengenal pasti dan menyenaraikan tetamujemputan (VIP) dan tetamu kehormat (VVIP) yang dijemput.

Perbincangan perlu diadakan olehjawatankuasa berkenaan mengenai tetamutersebut.

Contoh Kad Jemputan

1. Ringkasan senaraijemputan

2. Senarai nama

3. Senarai keutamaan

4. Senarai kehadiran

Senarai pertama dicatat dalam kertas kerjaperancangan:◦ Kategori tetamu

◦ Bilangan

Senarai jemputan

1 Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri 2 orang

2 Guru Besar atau pengetua sekolah 14 orang

3 Jawatankuasa PIBG 20 orang

4 Ketua-ketua Jabatan 5 orang

5 Jawatankuasa Pembimbing Pelajar 15 orang

6 Ibu bapa 700 orang

Jumlah 756 orang

Jawatankuasa perlu menyenaraikan namatetamu dan tetamu kehormat mengikutkategori.

Senarai tersebut mengandungi maklumattersebut:1. Nama penuh dengan gelaran serta pingat (jika

ada)2. Jawatan dan pangkat3. Alamat pejabat dan telefon4. Alamat rumah dan telefon (jika perlu)5. Nama setiausaha sulit atau PA serta telefon (jika

ada)

Senarai keutamaan tetamu jemputan dan tetamukehormat.

Senarai ini diambil daripada senarai nama kedua dandisusun mengikut keutamaan.

Tidak perlu dicatat secara terperinci.

Senarai Keutamaan1. YB. Tan Sri Musa Mohamad - Menteri Pendidikan

Malaysia2. Haji Razali Ismail - Pengarah, BPG3. Ybhg. Dato Shafie Ismail _ Pengarah Jabatan

Pendidikan Kelantan

Sama dengan senarai ketiga tetapi saturuangan perlu dicatat dihujung nama ‘’ hadir ‘’ atau ‘’tidak hadir’’.

Senarai semak jawapan kehadiran setiapjemputan .

Jawatankuasa berkenaan perlumenyenaraikan susunan keutamaan bagitetamu jemputan dan tetamu kehormat.

Tujuan :1. Jawatankuasa persiapan tempat perlu

menyediakan tempat duduk tetamu mengikutkeutamaan.

2. Pengerusi majlis akan membaca nama, pangkatdan jawatan tetamu kehormat dan tetamujemputan mengikut susunan keutamaan.

Penentuan tempat untuk sesuatu majlisbergantung kepada jenis majlis.

Pemilihan sesuatu tempat:

Jenis majlis

Tempat letak kereta

Sesuai dan berdekatan dengan majlis

Mempunyai kemudahan asas

Mempunyai bilik atau tempat rehat

Jumlah yang duduk di atas pentas adalahantara dua hingga lima orang sahaja.

1. Kekanaan bagi dua orang

2. Kekanaan bagi tiga orang

3. Kekanaan bagi empat orang

4. Kekanaan bagi lima orang

1 2

2

1 2

1

4

3

3

1

4

2 3 5

Rajah 8.3: Susunan tempat duduk dalam majlis rasmi bagi penyampaiansijil

Cara beradab di meja makan dapat melambangkankeperibadian seseorang.

Tatacara di meja makan:1. Duduk di kerusi dengan tertib – napkin

2. Mengetahui cara menghidang makanan

3. Pastikan mangkuk dan sudu yang disediakan tidakdigunakan secara salah

4. Mengetahui susunan gelas, sudu dan garpu.

Rajah 8.4: Contoh susun atur meja dalam majlis rasmi

Rajah 8.5: Contoh susun atur peralatan bagi jamuan makan

5. Tunggu giliran dengan sabar.

6. Pastikan sudu/garfu tidak berlaga

7. Kunyah makanan dengan dengan perlahan-lahan

8. Telentangkan sudu jika ingin nasi ditambah

9. Angkat tangan jika perlu bantuan pelayan.

Susunan bendera berbeza mengikut jenismajlis.

Peraturan susunan bendera1. Dikibarkan pada tiang

2. Dalam perarakan

3. Dibentangkan di belakang pentas

1. Sekiranya 2 bendera dikibarkan di majlisperingkat persekutuan yang diadakan dalamnegeri.

2. Sekiranya 2 bendera dikibarkan di majlisperingkat negeri yang diadakan dalam negeriberkenaan.

3. Sekiranya 3 bendera dikibarkan di majlisperingkat negeri.

4.Sekiranya 3 bendera dikibarkan di majlisperingkat persekutuan yang diadakan dalamnegeri.

5. Jika semua bendera negeri dan persekutuandikibarkan dalam sesuatu majlis rasmi

1. Perarakan secara sebaris ke hadapan

2. Secara sederet berhadapan

3. Secara terbentang

Bendera juga dibentang di belakang pentasdalam sesuatu majlis rasmi.

Raptai perlu diadakan sehingga sempurnadan memuaskan hati.

Tujuan1. Memberi gambaran

2. Membaiki kelemahan

3. Mengambil alternatif

4. Membuat urutan majlis

5. Mengetahui peranan/tanggungjawab

6. Mengubah aturcara

Ciri-ciri pengerusi majlis

1. Berbahasa

2. Tidak mengulas isi-isi ucapan yang disampaikanoleh tetamu kehormat

3. Berani dan tegas

4. Bersedia menerima teguran dan pandangan

Juruacara yang berkebolehan

Juruacara memainkan peranan yang penting

Fungsi utama juruacara adalah untukmemaklumkan kepada para hadirin

Teks juruacara hendaklah disemak

Teks juruacara ditaip menggunakan kertas A4 dibahagi dua

Saiz huruf: 15/16 poin

Hanya satu pengumuman bagi setiap helaian

Setiap helaian teks juruacara mengandungiperkara berikut:

1. Nombor m/s 1, 2, 3, danberikutnya

2. Masa

3. Cue (peristiwa berlaku)

4. Pengumuman

2

Masa : 9.15 pagi

Cue : Tetamu kehormat

Pengumuman : Syukur kita kepada Allah (swt) kerana dengan limpah dankurnianya kita dapat ……

Masa : 9.35 pagi

Cue : Tuan pengarah berjalan danduduk di tempatnya

Pengumuman : Majlis merakamkan setinggi-tinggi terima kasih kepadayang berusaha Tuan Haji Ismail Hassan….

1

Dua perkara yang diambil kira semasamenentukan masa bermulanya majlisperamian/penutup

1. Hari2. Masa

(kecuali hari jumaat)

Majlis waktu pagi : Dimulakan 9.00 pagi Majlis waktu petang : Dimulakan 3.00 petang

Tamat 6.00 petang

Majlis waktu malam : Dimulakan 9.00 malamDitamatkan sebelum12.00 malam

(pada hari jumaat)

Ditamatkan sebelum 12.15/12.30 tengah hari

Contoh cara menyambut tetamu kehormat bagi upacara perasmian

ATUR CARA MAJLIS PERASMIAN

3.00 ptg : Pelajar berada dalam barisan3.15 ptg : Ketibaan pengetua-pengetua3.20 ptg : Ketibaan Pegawai Pendidikan Daerah3.25 ptg : Majlis perasmian dimulakan3.30 ptg : Bacaan doa3.35 ptg : Ucapan wakil pelajar3.50 ptg : Ucapan Pengerusi Jawatankuasa

Pengelola4.10 ptg : Ucapan Perasmian oleh Pegawai

Pendidikan Daerah4.30 ptg : Upacara Penyampaian Hadiah dan

Cenderamata4.50 ptg : Minuman ringan

Bersurai

Hampir setiap tahun, sekolah akan menghadapipertukaran guru ke sekolah lain atau bersara.

Mengadakan majlis perpisahan sama ada akhirtahun atau sebelum guru berkenaan bertukar.

Jika guru bertukar ke sekolah berdekatan, majlisboleh diadakan pada akhir tahun.

Tetapi, majlis perpisahan akan diadakan sebelumguru berkenaan bertukar ke luar daerah ataubersara.

Peringatan yang perlu di ambil kira semasamengendalikan majlis perpisahan:

1. Satu AJK pengelola perlu dibentuk-membincangkan perkara-perkara penting. (AJK bertindak mengikut peranan masing-masing)

2. Boleh diadakan di hotel, restoran tertentu, di sekolah atau lain-lain tempat bersesuaian denganmajlis, bilangan penyertaan, kewangan dan masa.

3. Kad jemputan perlu diedarkan kepada merekayang bertukar/ bersara.

4. Urusetia perlu menetapkan jenis pakaian semasamengedar kad jemputan (Lelaki memakai bajubatik)

5. Juruacara perlu berbincang dengan guru besarsama ada wakil atau semua guru yang bertukar/bersara dipanggil untuk memberi ucapan(Jika melibatkan beberapa org guru pada satu-satumasa)

6. Juruacara perlu memaklumkan terlebih dahulupihak yang akan berucap dalam majlis seawal yang mungkin

7. Guru-guru yang bertukar/bersara perlu dudukbersama tetamu kehormat.

Boleh diadakan di sekolah bagi menyambutguru besar yang baharu bertukar, kenaikanpangkat staf.

Diadakan bagi meraikan mereka yang berjayadalam sesuatu bidang.

Bertujuan untuk mengucapkan terima kasihdan penghargaan.

Beberapa peringatan yang perlu difikirkansemasa mengadakan majlis ini:

1. Ajk pengelola perlu ditubuh bagi mengendalikanmajlis seperti ini

2. Ajk mengambil kira perbelanjaan dan sumberkewangan

3. Ajk pengelola menyenaraikan tetamu jemputandan kehormat yang perlu dijemput

4. Menentukan mereka yang berucap ( 1/2 org sahaja yang berucap)

5. Juruacara perlu memaklumkan terlebihdahulu pihak yang akan berucapsebelum majlis bermula

6. Juruacara boleh mengambil biodataindividu yang diraikan dan membacanyaketika majlis itu (jika dirasakan perlu)