TAKLIMAT

PENGURUSAN MAJLIS RASMI SEKOLAH DANPROTOKOL

______________________________________________________________

ISI KANDUNGANDefinisi Majlis Rasmi dan ProtokolPekeliling Majlis Rasmi SekolahPerancangan AwalPengendalian Semasa5.Hari Sambutan 5.1. Sambutan Di Luar Dewan5.2. Sambutan Di Dalam Dewan6.Atur Cara SambutanPenutup MajlisKesimpulan

1.DEFINISI1.1.MAJLIS RASMI SEKOLAH

Suatu majlis, upacara, keramaian, perjumpaan yang diadakan di sekolah dengan diperakukan oleh kerajaan, jabatan atau organisasi. Ia dijalankan dengan dengan lancar, elok, bersih dan tersusun dari segi tugas, susun atur, program, pertuturan, pakaian dan sebagainya.

1.2.PROTOKOL

Berasal daripada bahasa Yunani hasil dari gabungan antara kata protos yang bermaksud yang pertama dan kolla bererti pelekat. Ia membawa makna pelekat yang pertama atau tanda taraf atau status. Secara ringkasnya protokol membawa makna peraturan-peraturan dalam istiadat atau majlis rasmi yang berkaitan dengan jemputan, sambutan tetamu, bentuk upacara, tempat duduk, atur cara, penyampaian ucapan, susunan bendera dan sebagainya

1.3.AMALAN PROTOKOL

a. Amalan Protokol Semasa Keperluan seharian yang melibatkan susunan keluarga / keutamaan kepada orang yang lebih tua.

b. Amalan Protokol Dalam Majlis Majlis rasmi dan formal

c. Keperluan Pengetahuan Protokol Keperluan hidup bermasyarakat kerana dapat membentuk ketertiban dan kesopanan.

2PEKELILING MAJLIS RASMI2.1.Pekeliling Iktisas Bil.14/1988 bertarikh 18.7.1988Tajuk : Keberangkatan DYMM Sultan / Raja / TYT Menghadiri Majlis Rasmi Sekolah

Perenggan 1 menerangkan Majlis-majlis rasmi di sekolah ialah Hari Ucapan dan Penyampaian Hadiah, Hari Ibubapa, Hari Terbuka, Hari Sukan dan Hari Perasmian Sekolah.

Perenggan 2 menyebutkanAda di antara program berkenaan di hadiri oleh DYMM Sultan / Raja / TYT Di Pertua Negeri dan Orang-Orang Kenamaan, oleh kerana itu pihak sekolah perlu mengambil kira segala persiapan dalam memenuhi apa-apa juga tuntutan protokol dan istiadat.

2.2.Pekeliling Iktisas Bil.9/1991 bertarikh 12.9.1991Tajuk :Permohonan Mengundang Orang-Orang Kenamaan ke Upacara Sekolah / Institusi Pendidikan.

Perenggan 2 menyebut..Semua sekolah / institusi pendidikan yang ingin mengundang Pembesar Negeri atau Orang Kenamaan ke upacara pembukaan dan perasmian sekolah sahaja dikehendaki terlebih dahulu mendapat kelulusan daripada Kementerian Pendidikan. Undangan untuk upacara lain adalah mengikut peraturan yang sedia ada.

Perenggan 3 menerangkanUndangan kepada Ketua Setiausaha, Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia, Pengarah Bahagian dan pegawai tinggi Kementerian lainnya hendaklah dibuat melalui Pengarah Pendidikan Negeri.

2.3.Pekeliling Iktisas Bil.10/1989 bertarikh 5.10.1989Tajuk : Atur Cara Majlis Rasmi SekolahPerenggan 1 menyebut.. Penyampaian Ucapan Oleh 3 Pihak Sahaja i. Pengetua / Guru Besar ii. Pengerusi PIBG / Lembaga Pengurus Sekolah iii. Tetamu Kehormat

Perenggan 2 pula menyatakan Jika Majlis Dihadiri Oleh DYMM / TYT Maka Penyampaian Ucapan Seperti berikut; i. Pengetua / Guru Besar ii. Wakil Kementerian Pendidikan iii. Titah Ucapan Oleh DYMM / TYT

PERANCANGAN AWAL

a.Perbincangan bersama pentadbir kanan sekolah untuk merangka program dan pemilihan tetamu kehormat.

b.Mesyuarat di peringkat sekolah yang melibatkansemua guru dan kakitangan serta PIBG

c. Mendapatkan pandangan dan persetujuan daripada Pegawai Pelajaran Daerah sekiranya Tetamu Kehormat terdiri daripada;(DYMM / DYTM / DYAM / PM / MB / M / TM / KPPM)

dMendapatkan kebenaran bertulis daripada Pengarah Pendidikan Negeri berhubung dengan program dan jemputan Tetamu Kehormat seperti di perenggan c di atas.

e.Menyediakan surat mendapatkan kelulusan daripada Kementerian Pendidikan sekiranya Tetamu Kehormat ialah Pembesar Negeri / Orang Kenamaan (Rujuk Pekeliling Iktisas Bil.9/1991 Permohonan Mengundang Orang Kenamaan) untuk tujuan Perasmian Sekolah sahaja. Bagi program lain mengikut peraturan seperti yang sedia ada.

f.Menyediakan surat jemputan kepada Tetamu Kehormat berkenaan (setelah dipersetujui oleh Pegawai Pelajaran Daerah dan Pengarah Pelajaran Negeri) melalui;* Pegawai Pelajaran Daerah* Pengarah Pelajaran Negeri* Pengarah Pelajaran Malaysia

g.Menyediakan Kertas Cadangan

Berikut ialah perkara yang perlu di nyatakan di dalam kertas cadangan;i.Senarai Jawatankuasa Indukii.Senarai Jawatankuasa Pengelola / Kerjaiii.Atur Cara Majlisiv. Senarai Jemputanv.Anggaran Perbelanjaanvi.Senarai Peralatan / Perkhidmatanvi.Kekanganv.Jadual KerjaviAturan Pentadbiranv.Pelan Lakaran Perjalanan Majlis

Contoh surat jemputan rasmi kepada Tetamu KehormatJemputan Untuk DYMM Sultan;(SURAT IRINGAN)

....Ruj.Kami :Tarikh :Setiausaha Kepada DYMM Paduka Seri Sultan Perak Darul Ridzuan,Pejabat DYMM Paduka Seri Sultan Perak,33007 Kuala Kangsar,Perak.

Yang Berbahagia Dato,

JEMPUTAN KEBAWAH DULI YANG MAHA MULIAPADUKA SERI SULTAN PERAK UNTUK MERASMIKANSEKOLAH

sambungan dari m.s.sebelah,

Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas dan bersama ini disertakan surat jemputan untuk diangkat sembah memohon limpah perkenan Kebawah DYMM Paduka Seri Sultan Perak, mencemar duli berangkat merasmikan majlis tersebut pada, jam . bertempat di ...

2.Sehubungan itu, bersama-sama ini juga disertakan atur cara majlis dan draf titah ucapan DYMM Tuanku untuk panduan dan tindakan yang berbahagia Dato.

Sekian, terima kasih.

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA

Saya yang menurut perintah,

( )s.k.1. Pegawai Pelajaran Daerah Berkenaan2. Pengetua / Guru Besar Sekolah Berkenaan

Jemputan untuk DYMM Paduka Seri Sultan

...Ruj.Kami:Tarikh :Yaazima-al-uzamak,

Mengadap Kebawah Duli Yang Maha Mulia Paduka Seri Sultan Perak Darul Ridzuan, Sultan Azlan Shah yang bersemayam pada masa ini di Istana Iskandariah, Kuala Kangsar dengan beberapa kemuliaan dan kebesarannya.

Ampun Tuanku Beribu-ribu Ampun,

Adalah patik dengan segala hormat dan takzimnya merafakkan sembah dan memaklumkan bahawa sempena Perayaan Ulang Tahun Hari Keputeraan Duli Yang Maha Mulia Tuanku Yang ke- , Majlis Perasmian ..oleh Kebawah Duli Yang Maha Mulia Tuanku akan di adakan pada hari..bersamaan .

.. sambungan;

Patik dengan sukacita dan besar hati memohon sudi apalah jua kiranya Kebawah Duli Tuanku dan Duli Yang Maha Mulia Raja Permaisuri Perak, Tuanku Bainun mencemar Duli berangkat untuk menyempurnakan perasmian sekolah tersebut pada jam Pakaian Luonge Suit bersongkok.

Sekian sahaja patik sembah maklum, diiringi dengan salam takzim jua adanya.

Adalah patik dengan hormatnyaYang Menjunjung Titah,

( )

Contoh Surat Jemputan Kepada YB Menteri Pendidikan Malaysia

___________________________________________________________________Ruj.Kami:Tarikh :Yang Berhormat,Tan Sri Dato Seri Hishamudin b. Tun Hussein On,Menteri Pelajaran Malaysia,Blok E8, Kompleks Kerajaan Parcel EPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,62604 PUTRAJAYA

Melalui dan salinan,

Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia,Kementerian Pelajaran Malaysia,Blok E8, Kompleks Kerajaan Parcel EPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62604 PUTRAJAYA

..sambungan,

Melalui dan salinan,

Pengarah Pelajaran Perak,Jabatan Pelajaran Perak,Jalan Tun Abdul Razak,30640 Ipoh.

Melalui dan salianan,

Pegawai Pelajaran Daerah,Pejabat Pelajaran Daerah ..

Yang Berhormat Tan Sri Dato Seri,

JEMPUTAN MERASMIKAN DAN MENYAMPAIKAN HADIAHHARI ANUGERAH CEMERLANG SMK 2006

.sambungan,

Dengan segala hormantnya saya merujuk kepada perkara di atas, sukacita dimaklumkan bahawa pihak sekolah telah merancang untuk mengadakan Hari Anugerah Cemerlang bagi tahun 2002 ini pada masa dan tempat seperti berikut;Tarikh:Masa:Tempat:

2.Sehubungan itu, sukacita saya bagi pihak Jawatankuasa Hari Kecemerlangan Sekolah ini menjemput Yang Berhormat Tan Sri Dato Seri hadir ke majlis berkenaan untuk merasmikan dan seterusnya menyampaikan hadiah kepada pelajar-pelajar cemerlang bagi tahun 2002. Kesudian Yang Berhormat Tan Sri Dato Seri hadir akan memeriahkan lagi majlis yang akan diadakan ini.

3.Bersama ini disertakan atur cara majlis pada hari tersebut.

Sekian dimaklumkan, terima kasih.

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA

Saya yang menurut perintah, t.t. Pengetua / G.Besar

HARI ANUGERAH CEMERLANGSEKOLAH 2006

ATUR CARA MAJLIS

2.00 petang-Ketibaan dif-dif jemputan2.30 petang-Ketibaan YB DatoSeri Hishamuddin Tun Hussein OnMenteri Pelajaran Malaysia-Memeriksa Perbarisan-Memperkenalkan Guru, Kakitangan & AJK PIBG-Bacaan Doa-Persembahan Koir-Ucapan Yang Di Pertua PIBG SMK .-Ucapan Pengetua SMK ..-Ucapan Perasmian oleh YB Menteri Pelajaran Malaysia_Persembahan Murid-Penyampaian Hadiah-Lawatan Pameran-/sesi Bergambar-Minum Petang-Sidang Media-Bersurai

CONTOH PENYEDIAAN KERTAS CADANGAN

KERTAS CADANGANMAJLIS...

Perasmian oleh;..

Pada;

(Contoh)Program Yang Melibatkan DYMM /Menteri Besar / MenteriSENARAI JAWATANKUASA INDUK

PENASIHAT: (Ikut Kesesuaian Tetamu Kehormat)PENGERUSI: Pengarah / Pegawai Daerah / Pegawai Pelajaran DaerahTIM. PENGERUSI: Tim.Pengarah / Tim. Pegawai Daerah / Tim. PPDSETIAUSAHA: Pengetua / Guru Besar Sekolah BerkenaanBENDAHARI: Dilantik oleh majlis

AHLI JAWATANKUASA

S/U Sulit DYMM / Pejabat MB* Setiausaha Majlis DaerahBahagian Majlis Pejabat SUK* Pejabat Penerangan DaerahKetua Sektor Pengurusan Sekolah* Pengurus TNB DaerahKetua Sektor Pengurusan Perkhi.Pend.* Pegawai Bonba DaerahKetua Unit Pembangunan* Pegawai Agama DaerahKetua Unit Perhubungan* Pegawai Vetetinar DaerahJurutera Daerah, JKR* Penghulu MukimPegawai Kesihatan Daerah* Pengerusi Lembaga Pengurus SekolahKetua Polis Daerah* YDP PIBG SekolahPegawai Perubatan Daerah

SENARAI JAWATANKUASA PENGELOLA

PENASIHAT: (Ikut Kesesuaian Tetamu Kehormat)PENGERUSI: Pengetua / Guru Besar Sekolah BerkenaanTIM.PENGERUSI: Penolong KananNAIB PENGERUSI: Pengerusi LPS / YDP PIBGSETIAUSAHA: Guru yang dilantik dalam mesyuaratBENDAHARI: Orang yang sama dalam JK Induk

AHLI JAWATANKUASA

AJK Jemputan & Sambutan* AJK Keceriaan & KebersihanAJK Disiplin & Kecemasan* AJK Seranta & SiarayaAJK Peralatan* AJK Santapan / JamuanAJK Pameran* AJK Persiapan PentasAJK Persembahan* AJK Persiapan DewanAJK Buku Atur Cara* AJK Persiapan Tempat Santapan / JamuanAJK Keselamatan & Lalulintas* AJK Persiapan Bilik RehatAJK Persiapan Khemah* Pembaca DoaAJK Hadiah & Cenderamata* Pengacara Majl;is

ATUR CARA MAJLIS

2.00 petang-Ketibaan dif-dif jemputan2.30 petang-Ketibaan YB Dato Seri Hishamuddin Tun Hussein OnnMenteri Pelajaran Malaysia-Memeriksa Perbarisan-Memperkenalkan Guru, Kakitangan & AJK PIBG-Bacaan Doa-Persembahan Koir-Ucapan Yang Di Pertua PIBG SMK .-Ucapan Pengetua SMK ..-Ucapan Perasmian oleh YB Menteri Pelajaran Malaysia_Persembahan Murid-Penyampaian Hadiah-Lawatan Pameran-/sesi Bergambar-Minum Petang-Sidang Media-Bersurai

SENARAI JEMPUTAN

Bil.Senarai JemputanBil. Senarai JemputanMenteri Besar 117. Ketua 35Setiausaha Kerajaan Negeri 1 JabatanPenasihat Undang -Undang118. Pengetua 40Pegawai Kewangan Negeri119. Guru Besar 100Exco Pendidikan120. Pegawai PPD 6Mufti Kerajaan Negeri 121. Penghulu 1Pengarah Pelajaran Negeri122. Ketua Kampung 6Semua Pegawai Daerah 9 23 JK PIBG 16 . Semua Orang Besar Daerah924. Ibu Bapa 531S/U Sulit DYMM / Pejabat MB1Bahagian Majlis SUK4Jumlah : 800Ahli Parlimen 2ADUN4Semua Ketua Sektor JPN5Semua PPD 10Semua Ketua Unit JPN 16

ANGGARAN PERBELANJAAN

Bil.Perkara Kos seunitRMJamuan Meja Utama20 x RM25 500.00Jamuan VIP150 x RM152250.00Jamuan Pegawai & Ibu Bapa630 x RM85040.00Jamuan Pelajar800 x RM32400.00Plaque2500.00Cenderamata 300.00Buku Atur Cara Teramu Kehormat2 x RM100 200.00Buku Atur Cara VIP200 x RM71400.00Buku Atur Cara Biasa600 x RM21200.00Kad Jemputan & Setem200 x RM4 800.00Bunga Manggar10 x RM10 100.00Sirih Junjung2 x RM20 40.00Bunga Pahar 2 x RM25 50.00Jambangan Bunga1 x RM100 100.00Persembahan (Pakaian & Peralatan lain)2000.00

Jumlah Keseluruhan : RM18,880.00

SENARAI KEPERLUAN PERALATAN / PERKHIDMATANBil.JabatanBahan / PeralatanCatatanJKR* Permaidani, kerusi DiRaja, khemah pentas, air cooler, air pancut, kipasBomba* Pancutan air untuk membersihkan kawasanTNB* Menyediakan GeneratorPenerangan* Alat siaraya, hebahan radio, juruacsrsPolis* Kawalan trafik dan keselamatanMajlis Daerah* Bunga perhiasan, air pancut, kerusi VVIP / VIP, kipas, kenderaan mengangkut peralatanPejabat DYMM* Juru payung, payung DiRaja, pelayanBhg Majlis (SUK)* Bendera DiRaja, pelekat kerusi khidmat protokolTentera* Latihan perbarisanPejabat Kesihatan* Pegawai perubatan & AmbulansPejabat Agama* Pembaca doa dan teks doaJPN / PPD* Penyelengaraan & khidmat nasihat

MASALAH YANG DIHADAPI

JenisMasalahCadangan Penyelesaian

Padang Tempat * Air BertakungDiturap semulaLetak Kereta(JPN / PPD)(Tapak Perhimpunan)

Padang Permainan* Air bertakungBaik pulih* Tidak rata(JPN / PPD)

Kawasan Sekolah* Pembersihan kawasanMajlis Daerah* Longkang pecahJPN / PPD* Tandas rosakJPN / PPD

Jalan masuk ke sekolah* RosakPejabat Daerah

JADUAL KERJATarikhPerkaraTindakan31.1.2002* Sekolah dimaklumkan tentang pemilihanJPN perasmian oleh DYMM Sultan2.2.2002* Memaklumkan kepada PPDPengetua10.2.2002* Mesyuarat JK Pengelola dan melantik JKPengetua 17.2.2002* Mesyuarat JK Kecil dan menyediakanPengetua Kertas Cadangan29.2.2002* Mesyuarat JK Induk 1JPN/PPDMinggu 1 Mac* Menyediakan draf kata-kata aluan danPengetua dapatkan tandatangan & gambar ( Menteri Besar, Menteri, Pengarah, PPD Pengetua & PIBG)30.2.2002* Menghantar surat jemputan kepada Pengetua/ DYMM, DYTM, DYAM, Raja Bergelar,JPN / PPD MB dan Menteri6.3.2002* Mesyuarat JK PengelolaPengetua18.4.2002* Mesyuarat JK IndukJPN / PPD23 & 25.4.2002* Raptai PenuhPengetua27.4.2002* Majlis perasmian sekolahSemua1.5.2002* Menghantar surat penghargaan terima kasih Pengetua15.5.2002 * Mesyuarat penutup Pengetua / JPN/PPD

ATURAN PENTADBIRAN

Pergerakan/MasaAcaraTatacara

P1Keberangkatan tiba DYMM Semua jemputan telah berada di tempat(10,00 pagi)di pintu hadapan sekolahmasing-masing.

P2DYMM Sultan dan PermaisuriDisambut oleh dif-dif kehormat(10.02)turun dari kenderaan di Raja(Pengetua, MB, Menteri, Pengarah. DO,OBJ)

P2Rombongan DYMM berdua Diiringi oleh pancaragam sekolah..,(10.05)di arak ke pentas di RajaBunga Manggar, Sirih Junjung & B.Pahar

P3Rombongan DYMM berdua * Nyanyian Lagu Negeri Perak(10.15)mengambil tempat di pentas * Persembahan murid di Raja * Ucapan Aluan Pengetua* Ucapan Menteri Pendidikan* Titah Ucapan PerasmianP4(11.15)Upacara Perasmian* Rombongan DYMM ke tempat Plaque* DYMM membuka tirai plaque * Bacaan Doa

PELAN LAKARPERJALANAN MAJLIS

Sediakan pelan lakar yang lengkap pergerakanTetamu Kehormat daripada mula tiba hinggalah Tetamu Kehormat meninggalkan majlis mengikutseperti yang dicatatkan di dalam aturan pentadbiran.

PENGENDALIAN SEMASASetelah mendapat kelulusan daripada Jabatan Pelajaran Negeri dan Kementerian Pelajaran Malaysia maka;

4.1. Mesyuarat Jawatankuasa Induk dengan melibatkan semua agensi yang berkaitan (perbincangan kertas cadangan untuk persetujuan)

4.2. Mesyuarat Jawatankuasa Pengelola / Kerja di peringkat sekolah dengan melibatkan semua guru, kakitangan serta PIBG.

4.3. Mengambil semua tindakan segera sebagaimana yang dipersetujui dalam Mesyuarat JK Induk dan Mesyuarat JK Pengelola / Kerja.

Sambungan ..Persiapan yang perlu;* Khemah* Pentas* Kerusi Ttetamu Kehormat (ikut kesesuian)* Kerusi tetamu jemputan* Tempahan makan* Hadiah dan cenderamata* Fizikal sekolah, kebersihan dan keceriaan* Persembahan* Peralatan* Siaraya / seranta* Pengacara majlis* Pembaca Doa

4.4. JEMPUTAN RASMI4.4.1.PENDAHULUAN

a. Perkara / alat yang wajib bagi sesuatu majlis rasmi

b. Gambaran majlis rasmi atau tidak rasmi

c. Menentukan jaya atau gagalnya majlis tersebut.

d. Untuk menentukan persiapan tempat, anggaran perbelanjaan, susunan tempat duduk dan juga persiapan- persiapan lain yang berkaitan.

4.4.2. RINGKASAN SENARAI JEMPUTAN Berikut ialah contoh ringkasan senarai jemputan;

Bil.JemputanBil. Jemputan1.Kementerian Pelajaran 5 orang2.Jabatan Pelajaran Negeri22 orang3.Pejabat Pelajaran Daerah 9 orang4.Ahli Parlimen 2 orang5.ADUN 6 orang6.Ketua-Ketua Jabatan30 orang7.Pengetua-Pengetua35 orang8.Guru Besar 120 orang9.PIBG & Ibu bapa 621 orangJumlah : 850 orang

4.4.3.SENARAI KEHADIRAN IKUT KEKANANANBerikut contoh senarai berkenaan;

Bil.NamaJawatanKehadiran

1.YB Tan Sri .Menteri Pelajaran-/ (2)2.YB Dato DrExco Pelajaran-/ (1)3.YB. DatoADUN..-/ (1)4.YB En. ADUN .-/ (1)5.Y.Bhg. Datuk..KPPMx6.Y.Bhg. Dato .Pengarah-/ (2)7.Y.Bhg. Dato .Pegawai Daerah-/ (1)......

Jumlah Kehadiran :====

4.4.4.KAD JEMPUTANMUKA HADAPANMUKA BELAKANG KERAJAAN NEGERI PERAK DARUL RIDZUAN

Dengan segala hormatnya mempersilakan.KeUpcacara Perasmian Sekolah Menengah.. SempenaPerayaan Ulang Tahun Hari Keputeraan ..Pada :Jam :Tempat :Sila Jawab. Pakaian: .. ATUR CARA NAJLISMAJLIS PERASMIAN SEKOLAH..10.30 pagi : Ketibaan Dif-Dif Jemputan 10.40 pagi : Ketibaan YB 10.50 pagi : Ketibaan YAB 11.00 pagi : Keberangkatan Tiba DYMM & DYMM Raja Permaisuri Perak Persembahan Ucalan YB Menteri. Ucapan YAB Menteri Besar Titah Perasmian Upcara PerasmianBacaan Doa Santapan LOGO

4.4.5.KAD JAWAPANMUKA HADAPANMUKA BELAKANGURUSAN KERAJAAN

Kepada, Pegetua, SMK .. ...

KAD JAWAPANUpacara Perasmian SMK Sukacita saya akan hadir / tidak hadir Seorang / berdua ke majlis tersebut.Terima kasih.

..(Tandatangan & Cop)

4.4.6. JEMPUTAN KE MAJLIS JAMUAN

4.4.7. PELEKAT LETAK KERETA

JEMPUTANKE MAJLIS SANTAPAN DI RAJA

Sukacita saya bagi pihak Jawatankuasa Pengelola Perasmian SMK .. Menjemput YB/Dato/Datin/Tuan/PuanKe Jamuan Makan Bersama D.Y.M.M Paduka Seri Sultan Perak. Terima kasih. PELEKAT LETAK KERETA

Upacara Perasmian SMK. (TEMPAT LETAK KERETA : ..)A

4.5.TEMPAHAN BUKU ATUR CARAPerkara yang perlu ada;a.Susunan gambar dan kata-kata aluan mengikut keutamaan.b.Atur cara majlisc.Latar belakang sekolahd.Program sekolahe.Senarai Jawatankuasa Indukf.Senarai Jawatankuasa Pengelolag.Senarai pemenang / penerima hadiahh.Penghargaan

5.HARI SAMBUTAN5.1. SAMBUTAN DI LUAR DEWAN a.Penyambut Tetamu Utama b. Upacara sambutan* Pembuka pintu kereta* Penyemat rozet* Jambangan bunga (tetamu bawa isteri) * Penyampai bunga ( -sda- )* Bunga manggar,bunga pahar, sireh junjung, kompang, silat dll (ikut keperluan) * Perbarisan (ikut keperluan)* Pentas menerima tabik hormat * Barisan guru, kakitangan dan PIBG* Tiang Bendera dan Bendera Di Raja (jika DYMM)* Pancaragam (ikut keperluan)* Koir* Menandatangani buku pelawat ( tempat / peralatan / buku pelawat )

5.2.SAMBUTAN DI DALAM DEWAN

a. Penyambut tetamu di dewanb. Pengiring ke pentas utamac. Pengiring ke tempat duduk bawah pentasd. Penyampai buku atur cara untuk Tetamu Kehormate. Penyampai buku atur cara untuk jemputan khasf. Persiapan di atas pentas; ` Back Drop ` Kerusi Tetamu Kehormat dan meja ` Alas kerusi dan meja ` Gelas, air minarel dan penutup gelas ` Stiker kerusi utama ` 2 buah rostrum yang beralas, bunga, air & gelas ` Susunan bendera negeri (jika ada) ` Meja hadiah, hadiah, tray dan alas ` Hiasan pentas (bunga, lampu dll) ` Karpet

5.3.PELAN LAKAR PENTASSusunan utama atas pentas;LATAR BELAKANGPENTAS14253MEJA12MEJA HADIAHHIASAN BUNGALALUAN PENERIMA HADIAHRUANG BERIHADIAHSUSUNAN BENDERASUSUNAN BENDERA

5.4SUSUNAN KEUTAMAAN5.4.1 TAKRIF SUSUNAN KEUTAMAAN Susunan keutamaan ialah satu senarai yang disusun mengikut kedudukan kekananan di antara pelbagai golongan masyarakat termasuk ketua negara, pemimpin, pegawai kerajaan, bukan kerajaan dan orang awam.5.4.2. BENTUK SUSUNAN KEUTAMAAN a. Susunan tempat duduk b. Susunan atur cara c. Susunan bendera d. Tertib ketibaan dan kepulangan e. Penyampaian ucapan

5.4.3.PENYUSUNAN TEMPAT DUDUKMenggambarkan taraf, susunan keutamaan, kekananan serta pentingnya seseorang itu dalam majlis yang berkenaan.

5.4.5.PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN TEMPAT DUDUK

Tetamu yang paling hampir sekali dengan Tetamu Kehormat adalah tetamu yang terkanan sekali. Kekananan bermula dari sebelah kanan Tetamu Kehormat

5.4.6.BENTUK SUSUNAN TEMPAT DUDUKa. Susunan Bagi Dua Tempat Duduk

b. Susunan Bagi Empat Tempat duduk

134212

c.Susunan Bagi Tiga Tempat Duduk

d.Susunan Bagi Lima Tempat Duduk21452313

e.Susunan Penuh Dalam Dewan

258647391

f.Susunan Tempat Duduk Melibatkan Tetamu Kehormat Bersama Isteri312654(S) (S) (S) (I) (I) (I)

5.5SUSUNAN BENDERA

Pengibaran bagi semua bendera negeri adalah mengikut keutamaan negeri-negeri. Susunan keutamaan negeri pula mengikut susunan keutamaan Duli Yang Maha Mulia Raja-Raja dan Tuan Yang Terutama Yang Di Pertuan Negeri. Pada masa ini, susunan keutamaan bendera-bendera adalah seperti berikut; MalaysiaKedahNegeri SembilanPahangKelantanJohorPerakTerengganuPerlis10.Selangor11.Melaka12.Sabah13.Sarawak14.Pulau Pinang15.W/P Kuala Lumpur16.W/P LabuanW/P PutrajayaSekolah /Agensi

PENGIBARAN BENDERA5.5.1. PENGIBARAN BENDERA MALAYSIA5.5.2. PENGIBARAN DUA BENDERABendera MalaysiaBendera MalaysiaBendera Negeri

5.5.3PENGIBARAN TIGA BENDERA

Pengibaran bendera Malaysia hendaklah dipasang di tengah-tengah antara bendera negeri dan agensi. Bendera negeri berada di sebelah kanan bendera Malaysia dan bendera agensi di sebelah kiri bendera MalaysiaBendera NegeriBendera MalaysiaBendera Agensi

5.5.4 SUSUNAN BENDERA MALAYSIA DAN NEGERI-NEGERI (SEBARIS) Pengibaran bendera Malaysiadan negeri-negeri di Malaysia secara sebaris, bermula dari kanan ke kiri bangunan berkenaan Contoh seperti berikut: .167891011121314234515MalaysiaKedahNegeri SembilanPahangKelantanJohorPerak 8. TerengganuPerlisSelangorMelakaSabahSarawakPulau Pinang15. Wilayah Persekutuan

5.5.5. PENGIBARAN BENDERA SEBARIS DI BAHAGI DUA (PROGRAM DIADAKAN DI NEGERI PERAK)167891011121314234515MalaysiaPerakKedahNegeri SembilanPahangKelantanJohor8. TerengganuPerlisSelangorMelakaSabahSarawakPulau Pinang15. Wilayah Persekutuan

5.5.6 PENGIBARAN BENDERA SEBARIS BERPUSAT DI TGH (PROGRAM DIADAKAN DI NEGERI PERAK)167891110131215234515MalaysiaPerakKedahNegeri SembilanPahangKelantanJohor8. TerengganuPerlisSelangorMelakaSabahSarawakPulau Pinang15. Wilayah Persekutuan

5.6. PENYAMBUT TETAMU5.6.1.DEFINISIOrang yang bertanggungjawab menunggu, menyambut dan menjemput tetamu yang hadir dan seterusnya mengiringi ke tempat duduk yang dikhaskan dengan penuh sopan dan penuh hormat.5.6.2.KATEGORI PENYAMBUT TETAMUPada umumnya penyambut tetamu terbahagi kepada 3 kategori iaitu;a. Penyambut tetamu di agensib. Penyambut tetamu di kaunterc. Penyambut tetamu dalam majlis5.6.3.BIDANG TUGASa. Menyambut ketibaan tetamub. Menyemak senarai jemputanc. Menyelaras tempat duduk tetamu

5.6.4.KRITERIA PENYAMBUT TETAMU

Kriteria penyambut tetamu yang baik dan berkualiti ialah;a. Berperawakan yang baik, tidak cacat dan berwajah manis.b. Penglihatan terang dan pendengaran yang baik.c. Gaya dirid. Berpakaian kemas dan bersihe. Tingkah laku baik dan bersopan santunf. Mengenali tetamu yang akan hadir

5.6..5.CARA MENYAMBUT TETAMU

a. Penyambut utamab. Pembahagi program (jika ada)c. Pengiringd. Penunjuk tempat duduk

5.6..6.MASALAH TUGASAN PENYAMBUT TETAMUa. Kesesuaian tempat majlis itu diadakanb. Tetamu tiada membawa kad jemputanc. Jawab hadir tetapi tidak hadird. Jawab tidak hadir tetapi hadire. Jawab datang berdua tetapi datang seorangf. Jawab datang seorang tetapi datang berduag. Datang membawa kawan-kawan lainh. Tetamu yang tidak ada dalam senaraii. Pakaian yang tidak mengikut seperti yang ditetapkanj. Datang terlalu awalk. Datang terlalu lewatl. Tetamu tidak berpuas hati dengan tempat yang di tetapkanm. Tetamu mengubah sendiri tempatnyan. Tetamu menghantar wakil

5.7.KESESUAIAN PAKAIAN5.7.1. PENDAHULUANa. Kedudukan Ekonomib. Tahap pelajaranc. Tahap kedudukan sosiald. Kerjaya e. Moral / tahap boleh dipercayaif. Imej dirig. Kehebatan dan kecemerlangan masa hadapan5.7..2. KESESUAIAN PAKAIAN LELAKIa. Jenis kainb. Corak kainc. Warna kaind. Fesyen pakaiane. Kesesuaian pakaian dengan bentuk badanf. Jenis dan warna kasut serta sarung kaki

5.7.3.KESESUAIAN PAKAIAN WANITAa. Elakkan pakaian berkilat / berkilau pada waktu siang.b. Elakkan memakai pakaian satu warna sahaja (sepasang)c. Elakkan memakai pakaian berwarna warni melebihi 4 warnad. Menggunakan alat-alat hiasan tambahan yang bersesuaian dan tidak keterlaluan.e. Pemilihan warna / saiz beg tangan dan warna / bentuk kasut hendaklah disesuaikan dengan fesyen dan warna pakaian serta majlis yang dihadiri.5.7.4.JENIS-JENIS PAKAIAN RASMIa. Pakaian kebangsaan rasmib. Pakaian kebangsaan hitamc. Pakaian kebangsaand. Morning Dresse. Pakaian kerjaf. Lounge suitg. Batik lengan panjang

ATUR CARA SAMBUTAN*Ketibaan dif-dif jemputan*Ketibaan Tetamu Kehormat*Ucapan aluan pengerusi majlis* Bacaan doa (ikut kesesuian)* Ucapan 1*. Ucapan 2* Ucapan perasmian* Upacara perasmian* Persembahan* Penyampaian hadiah (kepada murid)* Penyampaian Cenderamata (Tetamu Kehormat)* Lawatan ke pameran (jika ada)*Bergambar (jika perlu)*. Jamuan*. Sidang Akhbar (jika ada)* Bersurai

6.1. PENGACARA MAJLIS RASMI6.1.1.PENDAHULUAN

a. Berperanan penting dakam sesuatu majlis rasmi.

b. Dikenali sebagai juruacara atau master of ceremonies (MC)

6.1.2. PERANAN PENGACARA MAJLIS

a. Mengawal Majlis

b. Membuat Pengumuman

c. Memberi Panduan

6.1.3.PENGACARA MAJLIS YANG BAIK

a. Mempunyai suara yang baik dan lunak didengarb. Fasih dalam penyebutan bahasa serta terang dan jelas sebutannya / tidak pelat. Kelajuan penyebutannya sederhanac. Tidak cacat anggota supaya mudah menjalankan tugasnyad. Cergas dan cepat dalam pergerakannyae. Tidak gugup / gagap dalam percakapannyaf. Tidak mempunyai darah gemuruhg. Tidak panik jika berhadapan dengan pelbagai situasih. Tahu menggunakan budibicarai. Sentiasa bersifat sabarj. Tidak mempunyai perawakan yang serious / sombongh. Mempunyai pengetahuan asas mengenai adat istiadat dan protokol dalam majlis-majlis rasmi

6.1.4.PENYEDIAAN TEKS PENGACARA MAJLISSemua majlis yang penuh istiadat dan juga majlis-majlis formal maka pengacara berkenaan perlu menyediakan teks pengacara yang lengkap. Teks pengacara yang baik mestilah disediakan dengan lengkap di atas kertas berukuran A4 kertas taip biasa. Satu muka surat bagi satu pengumuman. Cara menyelaknya ialah ke atas atau ke kiri. Kandungan teksnya perlulah mengandungi;a.Nama majlisb.Masac.Muka suratd.Bilangan pengumumane.Panduan / isyarat (CUE)f.Pengumuman

Contoh Format Teks Pengacara Majlis Majlis Mesra Bersama (m.s.1/15)Timbalan Menteri Pendidikan Malaysia

MasaPanduanPengumuman(P1)YB Timbalan Menteri Pend.Mengumumkan ketibaan YB DatoAbd.2.00ptgtiba di pintu utama dewan Timbalan Menteri Pelajaran Malaysia. (P2)Ucapan Aluan olehBismillahirrahmanirrahimPengacara MajlisAssalammualikumSelamat Sejahtera.

YB Dato ..Tim.Menteri Pelajaran Msia

Y.Bhg Dato Lat. Kol. Ir Mohammed Zakaria b. Mohd. NoorPengarah Pelajaran Perak.

6.1.5.RUJUKAN KEHORMATPanggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamu kehormat. Panggilan ini hendaklah diamalkan oleh pengacara majlis. Panggilan hormat yang menjadi amalan sekarang ini ialah;

Bil.JawatanPanggilan hormatPanggilan hormatuntuk penyandanguntuk pasangan

1.YDP AgongSeri Paduka Baginda-2.Permaisuri AgongSeri Paduka Baginda-3.Perdana MenteriYang Amat BerhormatYang Amat Berbahagia4.TPMYang Amat BerhormatYang Amat Berbahagia5.Menteri Yang BerhormatYang BerbahagiaTimbalan MenteriS/U Parlimen6.Yang Di PertuaYang BerhormatYang BerbahagiaDN \ DR

Sambungan

7.Timbalan YDPYang BerhormatYang BerbahagiaDN / DRAhli ParlimenYang Berhormat Yang BerbahagiaTun & Toh PuanYang Amat BerbahagiaYang Amat BerbahagiaTan Sri & Puan SriYang BerbahagiaYang BerbahagiaDatuk/Dato/DatinYang BerbahagiaYang BerbahagiaKetua Hakim NegaraYang Amat ArifYang Amat BerbahagiaHakim BesarYang ArifYang BerbahagiaMalaya / BorneoHakim MahkamahYang ArifYang BerbahagiaAgong/Tinggi15.Ketua SetiausahaYang BerbahagiaYang BerbahagiaNegaraPanglima AngkatanYang Amat SetiaYang Amat BerbahagiaTentera

Ketua Polis NegaraYang Amat SetiaYang Amat BerbahagiaKetua Turus TenteraPegawai Polis / Yang SetiaYang BerbahagiaTenteraKSUYang BerbahagiaYang BerbahagiaSpeaker DewanYang BerhormatYang BerbahagiaUndangan Negeri21.Menteri Besar/Yang Amat BerhormatYang Amat BerbahagiaKetua Menteri22.Ahli Dewan Yang BerhormatYang BerbahagiaUndangan Negeri23.SUK /PU/PKNYang BerhormatYang Berbahagia24.Ketua JabatanYang BerusahaYang BerbahagiaRaja / TengkuYang MuliaYang MuliaProfesor / DoktorYang BerbahagiaYang BerbahagiaMuftiSahibus SamahahYang BerbahagiaKadi / UlamaSahibul FadhilahYang Berbahagia

Pengarah JabatanSahibus SaadahYang BerbahagiaAgama IslamBalu AlmarhumYang Maha Mulia-SultanSultan, Sultanah,DYMMDYMMRP PerakRaja Perempuan,Tengku Ampuan BesarRaja MudaDYTM-Raja DiHilirDYAMDYAM Raja PuanMuda

6.1.6.SEMBAH UCAPAN (DYMM / DYTM / DYAM)*Assalamu alaikum Warahmatullah hiwabarukatuh*Duli Yang Maha Mulia Paduka Seri Sultan Perak, Sultan Azlan Muhibbuddin Shah ibni Almarhum Sultan Yussuf Izzuddin Shah Ghafarullaghu-lah.*Duli Yang Maha Mulia Raja Permaisuri Perak Tuanku Bainun.*Ampun Tuanku,*Patik dan Ahli-ahli Jawatankuasa (sebut pihak penganjur majlis)...dengan penuh takzim merafakkan sembah menjunjung kasih kebawah Duli Yang Maha Mulia Tuanku, di atas limpah perkenan Duli-Duli Tuanku sudi berangkat mencemar Duli ke majlis (sebutkan nama majlis)..(pagi, petang/malam) ini. Sesungguhnya dengan keberangkatan kebawah Duli-Duli Tuanku serta perhatian berat Duli-Duli Tuanku terhadap .(sebutkan fungsi majlis).. adalah sangat disanjungi oleh patik sekalian.

Sambungan.

Duli Yang Teramat Mulia Raja Muda Perak, Raja Nazrin Shah ibni Sultan Azlan Muhibbuddin Shah.Duli Yang Amat Mulia Raja DiHilir Perak, Raja Jaafar bin Raja Muda Musa.Duli Yang Amat Mulia Raja Puan Muda Perak , Raja Noor Mahani binti Raja Haji Shahar Shah.Patik dengan penuh takzim turut merafakkan sembah menjunjung kasih dan merakamkan penghargaan yang tidak terhingga kebawah Duli-Duli Tuanku di atas limpah perkenaan Duli-Duli Tuanku untuk berangkat di majlis ini.Ampun TuankuPatik memohon ampuni limpah perkenan Duli-Duli Tuanku untuk mengizinkan patik menyampaikan ucapan kepada tetamu sekalian.

Sambungan

[ ] YAB Daro Seri DiRaja Mohamad Tajol Rosli b GhazaliMenteri Besar Perak Darul Ridzuan.

[ ]YB Dato Seri Hishamuddin Tun Hussein OnnMenteri Pelajaran Malaysia

[ ]Yang Amat Berbahagia Orang Kaya Bendahara Seri MaharajaTun Syed Zahiruddin bin Syed Hassan dan Toh Puan

[ ]YB DatoDr.Abdul Malek b Haji Mohd HanafiahPengerusi JK Agama Islam dan Pelajaran Negeri Perak

[ ]Yang Berbahagia Lt. Kol. Ir. Mohammad Zakaria b. Mohd. Noor Pengarah Pelajaran Perak

[ ]Yang Berusaha EnPegawai Daerah ..

[ ]Yang Amat Berbahagia DatoSeri..Orang Besar Jajahan

[ ]Yang Berusaha Pegawai Pendidikan Daerah

[ ]Yang Berusaha En..Pengetua / Guru Besar

[ ]Yang Dihormati En.YDP PIBG..

[ ]Ahli-Ahli Yang Berhormat , Dato-Dato, Datin-Datin, Tuan-Tuan,Puan-Puan serta para pelajar yang dikasihi sekalian.

6.2.SUSUNAN TEMPAT DUDUK DALAM MAJLIS JAMUAN6.2.1.PENDAHULUANSusunan tempat duduk bagi majlis jamuan makan berbeza sedikit susunan tempat duduk bagi majlis lain. Bilangan tetamu di meja utama biasanya lebih daripada bilangan di tempat duduk dalam majlis tersebut

6.2.2.PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNANBagi menentukan kedudukan tetamu utama di meja panjang atau meja bulat, perkara berikut perlu diberi perhatian antaranya kehadiran tetamu tersebut datangseorang / bersama isteri / bilangan genap / ganjil.

Contoh Kedudukan Tetamu 10 Orang(Meja Bulat / Tetamu Utama Datang Seorang)13579108642

Contoh Kedudukan Tetamu 9 Orang(Meja Bulat / Tetamu Utama Datang Seorang)132547689

Contoh Kedudukan Tetamu 8 Orang (Meja Panjang / Tetamu Utama Datang Seorang)

Contoh Kedudukan Tetamu 9 Orang(Meja Panjang / Tetamu Utama Datang Seorang64512137864237589

Contoh Kedudukan Tetamu Utama Bersama Isteri(Bilangan 8 orang / Meja Bulat)Gambaran1

17253648ISTERISUAMI

f.Kedudukan Tetamu Utama Bersama Isteri(Bilangan 8 orang / Meja Bulat) Gambaran 212638754

Contoh Kedudukan Tetamu Utama Bersama Isteri( Bilangan 8/6 orang / Meja Panjang Sebaris )

i.

ii.75312468SISIIS(S) (S) (S) (S) (I) (I) (I) (I)MEJA MAKAN UTAMAMEJA MAKAN UTAMA 2 1 3

6.2.3.BENTUK SUSUNAN MEJA DI DEWAN MAKANa.Bentuk Panjang-Panjangb.Bentuk Panjang Bulat11

Bentuk Bulat-Bulat

d.Bentuk Bulat Panjang11

PENUTUP MAJLIS

7.1.Penyediaan tempat kenderaan rasmi tetamu kehormat dan jemputan khas.7.2.Semua penyambut tetamu utama mengiringi tetamu kehormat ke kenderaan rasmi.7.3.Tetamu Kehormat meninggalkan majlis dan diikuti jemputan khas mengikut kekananan.7.4.Bersurai7.5.Menyediakan surat penghargaan dan terima kasih.7.5.Mesyuarat penutup.7.6.Menyediakan laporan penilaian.

CONTOH SURAT PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIH

SURAT KEPADA PETUGAS/ JAWATANKUASA

....___________________________________________________________________Ruj. Kami :Tarikh :......

Tuan,

RAKAMAN PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIHSEMPENA

Dengan segala hormatnya saya bagi pihak Jawatankuasa Pengelola Majlis .

..sambungan,Ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih di atas sumbangan tuan dan sekalian Jawatankuasa dalam menjayakan majlis tersebut yang telah disempurnakan oleh D.Y.M.M. Paduka Seri Sultan Perak Darul Ridzuan pada 15 Ogos 2002, bertempat di dengan jayanya.

2.Atas kerjasama tuan dan dan sekalian Jawatankuasa yang telah menjayakan majlis ini, saya ingin merakamkan jutaan terima kasih. Semoga segala jasa baik tuan dan sekaliannya akan mendapat keberkatan daripada Allah S.W.T.

Sekian, terima kasih.

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA

Sayang yang menurut perintah,

..(Pengetua / G.Besar )

s.k.1. Pengarah Pendidikan Perak.2. Pegawai Pendidikan Daerah Berkenaan.

CONTOH SURAT MENJUNJUNG KASIH

...._________________________________________________________________________Ruj.Kami :Tarikh :Mengadap Duli Yang Maha MuliaPaduka Seri Sultan Perak Darul RidzuanSultan Azlan Muhibbuddin Shah Ibni AlmarhumSultan Yussuf Izzuddin Shah Ghafarullahu-LahYang Bersemayam Di Istana IskandariahKuala Kangsar, Perak Darul Ridzuan.

UCAPAN MENJUNJUNG KASIH

Duli Yang Maha Mulia Tuanku.Ampun Tuanku beribu-ribu ampun, sembah patik mohon diampun.

Ehwal adalah patik dengan segala penuh hormat dan takzimnya merafakkan sembah

sambungan,

Menjunjung kasih atas limpah perkenan Kebawah Duli Yang Maha Mulia Tuanku dan Duli Yang Maha Mulia Raja Permaisuri Perak Darul Ridzuan, Tuanku Bainun berrangkat ke Majlis ., pada ....Sesungguhnya atas limpah perkenan Duli-Duli Yang Maha Mulia Tuanku berangkat menceemar Duli telah memeriahkan lagi majlis yang dianjurkan oleh Kerajaan Negeri Perak Darul Ridzuan dengan kerjasama Kementerian Pendidikan Malaysia.

Ampun Tuanku beribu-ribu ampun, sembah patik mohon diampun.

Adalah patik dengan hormatnyaYang Menjunjung Titah,

( Pengetua / G.Besar )

8.KESIMPULANa.Protokol merupakan tatasusila sosial dan tatacara bagi sesuatu majlis rasmi yang diwarisi sejak turun temurun. b.Segala susunan yang diatur bertujuan untuk kemuliaan majlis dan kesempurnaan istiadat. c.Untuk meninggikan budaya bangsa dan negara.d.Membentuk tatasusila diri dalam majlis rasmie.Sebagai panduan dan membantu urusan pengendalian majlis rasmi di pejabat atau di sekolah.

Terima kasih

Oleh:ABDUL MANAB B. OTHMANKetua Unit KokurikulumJabatan Pelajaran Perak

*