1.0 Pengenalan Menurut Kamus Dewan Edisi Ke-4, kertas kerja ialah makalah (artikel atau rencana) bertulis yang mengandungi perbincangan mengenai sesuatu persoalan dan cadangan tertentu. Pada umumnya kertas kerja ditulis dengan tujuan untuk mengutarakan penghujahan tentang alasan dan bukti yang bolehdiberikan untuk mendapatkan sesuatu seperti kelulusan untuk satu peruntukan kewangan atau kelulusan menjalankan sesuatu projek dan sebagainya. Kertas kerja adalah salah satu daripada bentuk komunikasi bertulis. Oleh sebab itu kertas kerja bermaksud hasil penulisan yang mengandungi idea untuk dikemukakan kepada khalayak atau pihak-pihak tertentu. Khalayak perlu membaca kertas kerja tersebut untuk mendapatkanmaklumat berkaitan idea yanghendak disampaikan. Khalayak boleh terdiri daripadakumpulan kecil seperti jawatankuasa projek ataupunkumpulan besar seperti pesertaseminar dan persidangan. Dalam keadaan tertentu kertas kerja juga boleh dibentangkan kepadakhalayak dalam bentuk lisan. Namun begitu, komunikasi lisantersebut hanya berperananmenyampaikan maklumat yangmemang telah disediakan dalamkertas kerja tersebut atau dengankata lain menerangkan apa yangterkandung dalam kertas kerja itu. Kertas kerja yang baik merangkumi semua perkara yang seharusnya mudah difahami, tepat, berkesan dan rasional. Terdapat beberapa perkara yang seharusnya diperhatikan dalam usaha menghasilkan kertas kerja yang mantap. Perincian yang tepat dan berkesan harus dilakukan, ini bagi mengelak berlakunya kelonggaran dalam menguruskan sesuatu perkara. Melalui perbincangan dan persetujuan yang mendapat kata sepakat semua ahli, maka semua tugas menjadi mudah dan lancar. Perbincangan yang mencakupi semua aspek sangat penting bagi memastikan semua ahli yang bertugas dapat mengetahui semua tugasan dan melaksasnakan dengan betul. Sekiranya ada antara mereka yang lepas tangan dan tidak dapat melaksanakan tugasan dengan baik, maka kejayaan program tersebut tidak akan tercapai. Malah, akan berlakunya kecacatan seperti peralatan yang tidak mencukupi atau berlaku perkara yang mencacatkan perjalanan program.

Kertas kerja dibahagikan kepada dua iaitu kertas kerja seminar dan kerta kerja projek/kajian. Kertas kerja seminar ialah kertas kerja tentang sesuatu perkara untuk dikemukakan kepada sesebuah kumpulan atau orang ramai dalam sesuatu bengkel atau seminar. Penulis akan mengemukakan idea, pandangan, kajian, penyelidikan dan sebagainya kepada khalayak dengan tujuan untuk memberi panduan bagi menerokai bidang-bidang baharu, memberi penerangan tentang sesuatu perkara, memberi penjelasan tentang sesuatu idea, atau mencadangkan tindakan-tindakan tertentu terhadap sesuatu fenomena. Khalayaknya ialah mereka yang hadir dalam pembentangan yang dijalankan atau yang membaca kertas kerja tersebut. Khalayak biasanya mereka yang memang berminat dengan perkara/tajuk yang disampaikan ataupun mempunyai pengalaman dan pengetahuan perkara yang diperkatakan. Oleh itu, mereka hadir atau membaca kertas kerja ingin mengetahui perkara tersebut dengan lebih mendalam lebih-lebih lagi jika perkara yang ingin disampaikan itu ialah penemuan baharu dalam bidang berkenaan. Biasanya kertas kerja ini bersifat formal dan menggunakan laras bahasa akademik. Kadang-kadang kertas kerja tersebut kemudiannya diterbitkan dalam jurnal untuk menjadi bahan bacaan bacaan dan rujukan. Bergantung kepada tujuan dan khalayak, kertas kerja seminar perlu ditulis menggunakan laras bahasa mengikut bidang yang diperkatakan supaya lebih jelas dan mudah difahami. Manakala kertas kerja projek pula dikemukakan untuk urusan-urusan seperti perancangan sesuatu projek, kajian dan penyelidikan bagi sesebuah jabatan, syarikat atau institusi tertentu. Kertas kerja projek dikemukakan kepada pihak tertentu untuk mendapat kelulusan. Penulis kertas kerja ini akan mengemukakan idea bagaimana sesuatu projek / kajian itu dapat dijalankan. Berbanding dengan kertas kerja seminar, kertas kerja ini juga bersifat formal tetapi menggunakan laras bahasa umum yang lebih mudah difahami. Dengan penulisan kertas kerja ini, pembaca atau pihak yang berkenaan akan mendapat gambaran lengkap tentang bagaimana sesuatu projek / kajian itu dapat dijalankan dengan jayanya. Semua perkara yang berkaitan projek itu akan dijelaskan dalam kertas kerja. Kemungkinan halangan/kekangan yang akan dihadapi dalam projek tersebut juga dikemukakan untuk mendapat maklum balas bagaimana halangan / kekangan itu dapat diatasiUntuk mencapai matlamat penulisannya, kertas kerja perlu memenuhi beberapa kriteria dan ciri-ciri penulisan tertentu. Antara ciri penulisan kertas kerja yang baik ialah penggunaan bahasa yang baik. Penggunaan bahasa yang baik dan tepat sangat penting dalam penulisan kertas kerja. Struktur ayat yang betul dan gramatis, pemakaian imbuhan perkataan yang tepat dan pemilihan kosa kata sesuai mengikut kmonteks dan situasi perlu diberi perhatian oleh penulis. Penggunaan bahasa yang tidak jelas akan menimbulkan kesukaran kepada pembaca untuk memahami apa yang ingin dimaksudkan. Tahap penguasaan yang baik membolehkan penulis melahirkan apa yang sebenarnya ingin disampaikan. Jika tidak berkemungkinan pembaca akan menyalahtafsirkan mesej sebenar yang terkandung dalam kertas kerja tersebut.Selain itu, kertas kerja perlu ringkas, tepat dan padat.Kertas kerja banyak mengandungi maklumat. Maklumat perlu dijelaskan oleh penulis menggunakan bahasa yang sesuai supaya mudah difahami oleh pembaca dengan jelas. Jika penjelasan yang diberikan oleh penulis terlalu panjang maka pembaca sukar untuk memahami maksud yang ingin disampaikan. Begitu juga sebaliknya, jika penjelasan terlalu ringkas sukar untuk pembaca memahami apa yang ingin disampaikan atau berkemungkinan pembaca akan membuat tafsiran yang berbeza daripada maksud sebenar penulis. Setiap maklumat harus diolah dengan jelas tanpa diulang-ulang. Kertas kerja yang dihasilkan perlu ringkas, tepat dan padat sesuai dengan tujuan penghasilan kertas kerja tersebut.Untuk menghasilkan kertas kerja yang baik, bentuk penulisan harus dipersembahkan dalam bentuk yang tekal dan konsisten terutama dari segi ejaan. Ejaan perkataan sama yang berbeza-beza dalam satu kertas kerja memperlihatkan ketidaktelitian penulis khususnya dalam membuat penyemakan terakhir. Selain itu, bahagian subtajuk yang terdapat dalam kertas kerja perlu ditulis dalam format yang sama terutama daripada segi membuat indent atau jarak tepi. Ketekalan bentuk akan memudahkan pembaca membuat rujukan dan kertas kerja tersebut akan kelihatan kemas. Seterusnya, kertas kerja biasanya mengandungi maklumat yang banyak terutama bagi kertas kerja projek. Oleh sebab itu, penulis digalakkan untuk membuat rujukan atau semakan dengan pihak-pihak tertentu supaya maklumat yang diperlukan tidak tertinggal. Pandangan daripada pihak-pihak lain akan dapat melengkapkan lgi kertas kerja yang kita sediakan. Kertas kerja yang telah lengkap sepatutnya dapat menjawab persoalan-persoalan yang berkaitan. Sesebuah kertas kerja yang baik tidak semestinya panjang. Bergantung kepada tujuan, khalayak, perkara yang diperkatakan, peruntukan kewangan dan sebagainya, penulis boleh merangka kepanjangan yang sesuai bagi kertas kerja tersebut. Bagi tajuk-tajuk tertentu, kertas kerja yang disediakan tidak perlu panjang kerana khalayak mudah memahaminya sedangkan mungkin untuk tajuk-tajuk yang lain penulis perlu memberi penjelasan yang lebih terperinci. Panjang atau pendek sesuatu kertas kerja bergantung kepada jenis kertas kerja dan tujuannya. Untuk mengelakkan kertas kerja yang dihasilkan menjadi terlalu panjang, penulis perlu menggunakan halaman lampiran untuk menyampaikan maklumat tambahan yang mungkin diperlukan untuk menjelaskan tentang sesuatu perkara yang dinyatakan dalam kertas kerja tersebut. Bahagian-bahagian tertentu dalam sesuatu kertas kerja mungkin boleh dikemukakan dalam bentuk lampiran. Dengan ini, kertas kerja yang dihasilkan tidak terlalu panjang atau tebal. Sebelum menulis kertas kerja penulis perlu menentukan tujuan utama penulisan dan tentukan audien yang menjadi sasaran penulisan. Penulis perlu mengumpulkan data terkini melalui rujukan perpustakaan dan penyelidikan. Manakala semasa menulis kertas kerja penulis perlu menuliskan draf yang melibatkan perkembangan idea dalam rangka penulisan. Penulis perlu menentukan idea utamaditulis dalam satu ayat dan pecahan-pecahan ideanya dihurai dalam satu perenggan. Selain itu, penulis memastikan wujud keseimbangan dalam penulisan. Sebelum ditaip atau dicetak, manuskrip hendaklah disunting. Akhirnya, pastikan kertas kerja itu memenuhi kehandak audien dan sasaran.