Penganjuran Seminar dan Pameran

Disediakan oleh :Lam Pui YeeLeroy JohnAgnes BarnabasAfifah Mat YajidSaiful Amirul

Definisi Seminar

Perjumpaan untuk menyelidik dan membahaskan sesuatu masalah di bawah pimpinan orang-orang mahir/pakar dalam hal berkenaan.

Perjumpaan pelajar untuk berbincang atau bertukar-tukar pendapat tentang sesuatu topik kerja berkelompok dan mempersembahkan karya itu untuk dinilai oleh guru/pensyarah. (peringkat sekolah/ Institut tinggi)

Rumusan seminar

Majlis pertemuan – bertukar-tukar pendapat, pandangan dan pengalaman antara pihak tertentu dengan khalayak yang memerlukannya.

Definisi Pameran

Satu kegiatan penyajian karya seni rupa untuk dikomunikasikan sehingga dapat apresiasi oleh masyarakat luas.

Penyajian bermaksud perbuatan mempersembahkan secara terhormat kepada masyarakat untuk tujuan tertentu.

Rumusan Pameran

Kerap digunakan dalam institusi untuk memperagakan barangan/ perkhidmatan untuk tontonan khalayak dengan tujuan mempengaruhi atau menyebarkan maklumat terbaru.

Penganjuran Seminar dan Pameran

SEBELUM

SELEPAS

SEMASA

Sebelum Penganjuran Seminar dan Pameran Pelantikan jawatankuasa Mesyuarat penyelarasan Kertas Kerja Implikasi keselamatan Syor dan rumusan seminar Kebenaran pengajuran Prosedur mendapatkan tajaanHebahan menerusi internet

Aktiviti promosi/ pengiklanan

Perlantikan jawatankuasa

Pihak penganjur – perlu melantik jawatankuasa pengelola yang terdiri daripada pengarah seminar sehingga JK yang terdiri daripada biro-biro mengikut keperluan.

Perlantikan JK penting – Objektif seminar tercapai.

JK yang dilantik perlu bergerak secara proaktif dengan mengadakan beberapa sesi mesyuarat penyelarasan dengan segera.

Antara jawatan yang perlu diwujudkan :-- Penaung-- Penasihat-- Pengarah seminar dan timbalan-- Setiausaha-- Bendahari-- JK Kerja -- Urus setia seminar

Perlantikan JK perlu kerana dapat memudahkan perlaksanaan tugas dan agihan kerja.

Jenis jawatankuasa perlu memastikan mereka yang telah dilantik menjalankan tugas dan berbincang jika ada masalah.

Mesyuarat Penyelarasan Mesyuarat berperanan

menyelesaikan masalah menerusi perbincangan yang akhir membuat keputusan dan | melaksanakannya secara bersama.

Pengarah seminar penting semasa mengendalikan mesyuarat.

Antara 9 perkara yang perlu diputuskan segera dalam mesyuarat penyelarasan (pertama) :

-- Tema seminar-- Tajuk seminar-- Objektif seminar-- Rasional-- Tarikh, Masa ,Tempat-- Implikasi-- Penyertaan seminar-- Kertas kerja-- Pembiayaan

Kertas Kerja Kertas cadangan/ kertas konsep

Disediakan oleh organisasi tertentu supaya seragam dan jelas sebelum diluluskan oleh pegawai bertanggungjawab.

Format kertas kerja perlu mengandungi maklumat berikut :-- Tajuk Seminar-- Butiran = Tarikh, masa dan tempat-- Tujuan kertas kerja = mendapat permohonan pegawai atasan-- Objektif-- Latar belakang seminar, cth : jumlah kekerapan penganjurannya, senarai nama JK penganjur

-- Senaraikan rasional kenapa pentingnya seminar diadakan : senaraikan manfaat dan faedahnya.

-- Sasaran : bilangan, maklumat peserta, latar belakang peserta

-- Tentatif Program : susun atur acara

-- Implikasi kewangan : sumber kewangan spt yuran ahli, derma dan anggaran perbelanjaan

Implikasi Keselamatan

Nyatakan sama ada seminar yang diadakan mempunyai implikasi terhadap keselamatan dan dasar-dasar negara.

Contohnya , penglibatan badan-badan bukan kerajaan. iaitu NGO dan tokoh-tokoh yang kontroversi.

Syor dan rumusan seminar

senaraikan semua syor, cadangan, rumusan seminar yang dicapai secara bersama untuk disampaikan kepada pihak pengurusan tinggi.

Tujuan : pertimbangan dan dilaksanakan untuk kebaikan organisasi/ syarikat.

Kebenaran Penganjuran

Perlu didapat dengan mengemukakan surat permohonan yang disertakan dengan kertas kerja.

Surat permohonan ini penting untuk mendapatkan kelulusan melaksanakan seminar di samping kelulusan peruntukkan dan kewangan.

Prosedur Mendapatkan Tajaan

Kejayaan penganjuran seminar bergantung kepada peruntukkan yang ada.

Cara mendapatkan tajaan ialah melengkapkan kertas cadangan penganjuran seminar untuk dihantar ke bbrp syarikat yang berpotensi menghulurkan bantuan.

Hebahan menerusi Internet

Internet ialah hasil gabungan kecanggihan komputer dan teknologi komunikasi yang digabungkan menjadi satu jaringan meliputi seluruh dunia.

Tujuan- memudahkan pertukaran dan perkongsian maklumat.

Pelbagai aplikasi Internet seperti :-- e-mel-- Facebook/ blog-- Internet Relay Chat (IRC)-- Laman sesawang (website)-- papan buletin-- pangkalan data dan komunikasi masa nyata(real time)

Aktiviti Promosi/ Pengiklanan

Promosi merupakan proses memberitahu/ menghebahkan kepada orang ramai mengenai sesuatu produk/ perkhidmatan yang ada seta menyatakan kebaikan, kelebihan atau manfaatnya.

Antara aktiviti mudah yang boleh dilaksanakan oleh penganjur ialah :-- Penggunaan maskot, logo dan slogan-- Brosur dan risalah-- Kain Banting-- Kad undangan-- Papan kenyataan/ bulletin board-- Media elektronik-- Media Cetak

Penggunaan Maskot, Logo, Slogan Penggunaan maskot yang sesuai

dapat menarik minat kanak-kanak prasekolah dan pemulihan khas.

Contoh maskot lebah (reka bentuk anggota badan yang berwarna-warni, malah sifatnya yang rajin, tdk mementingkan diri dan sbg)

Brosur dan Risalah Mudah disediakan Kos tidak tinggi Untuk bezakan VIP dan tetamu biasa,

pelajar boleh mencetak bbrp brosur menggunakan kertas bermutu tinggi dan warna.

Sama cara untuk buku program. Maklumat yang ditulis (ringkas, pendek

dan jelas)

Jika pengunjung terdiri daripada 3 peringkat iaitu kanak2, remaja dan dewasa, maka pelajar perlu mencetak 3 peringkat brosur menggunakan isi, gaya bahasa yang bersesuaian.

Maklumat telefon, alamat, faks dan alamat e-mel perlu disertakan.

Brosur diletakkan di tempat yang strategik dan menjadi tumpuan ramai.

Kain Banting Mudah dikendali dan diperbuat

daripada bahan kalis air, iaitu PVC dan tahan lama.

Ciri penting yang perlu diberi perhatian ketika penempahan banner ialah penggunaan kata yang ringkas, warna terang serta penggunaan gambar dan animasi yang sesuai.

Kad Undangan Kaedah tertua dan berkesan

untuk tujuan promosi.

Menjimatkan kerana kos murah dan penyebaran menyeluruh.

Namun, penulisan kad jemputan mempunyai format tersendiri yang harus diikuti.

Papan Kenyataan/ bulletin board Ditempatkan di tempat yang senang

dilihat, tidak terlindung.

Hal ini untuk memastikan apa jua yang dilekatkan pada papan kenyataan dibaca

secara maksimum oleh ramai khalayak.

Perlu mendapatkan kebenaran Jabatan HEP (IPG)

Media Elektronik Televisyen/ radio

Kajian yang dijalankan mendapati, promosi menggunakan media elektronik mempunyai keberkesanan tinggi kerana hebahan media jenis ini mempunyai ruang liputan yang luas dan cepat.

Media Cetako Akhbar/ Majalah

o Akhbar menjadi pilihan kerana murah dan boleh dibaca berulang-ulang kali.

o Kelemahan : Jumlah perkataan yang digunakan adalah terhad.

Selepas Penganjuran seminar dan pameran

Post Mortem Laporan pelaksanaan seminar/ pendokumentasian Refleksi secara individu/ AJK pelaksana

Post Mortem Biasanya dilakukan sejurus

sesuatu seminar/pameran dijalankan.

Bertujuan untuk mengimbas kembali peristiwa yang berlaku semasa seminar/ pameran dengan mengutarakan kelebihan dan kekurangan yang berlaku pada hari kejadian.

Post Mortem dilakukan adalah untuk menyedarkan peserta yang terlibat supaya mengetahui sejauh mana tahap pencapaian seminar yang dianjurkan dan membuat penambahbaikan (sekiranya ada) terhadap kekurangan yang diberitahu.

Laporan Pelaksanaan Seminar Laporan perlu dikemukakan kepada

pegawai atasan dalam tempoh masa dua minggu selepas program seminar dilaksanakan untuk tujuan rekod dan pemantauan.

Skop laporan bermula dari perancangan, pelaksanaan dan penutup seminar.

Laporan yang baik adalah lengkap dengan menyertakan beberapa keping gambar peristiwa sebagai lampiran.

Refleksi Secara Individu/ AJK Pelaksana

Setelah menjalani post mortem, maka dengan mudah refleksi dapat disediakan sama ada secara individu/ AJK pelaksana kerana peserta-peserta telah terdedah dengan “strength” dan “weaknesses” mereka.

Refleksi yang baik adalah refleksi yang mengandungi manfaat yang diperolehi sepanjang seminar dirancang dan dilaksanakan sehingga seminar berakhir, kekurangan yang terdapat dan cara-cara penambahbaikan juga dimasukkan bagi menyokong bagaimana kekurangan tersebut boleh diperbaiki ke arah yang lebih baik.