PENGAJIAN PERNIAGAAN1.4 PENGORGANISASIAN

MAKSUD PENGORGANISASIAN • Pengorganisasian merupakan proses pengurusan yang

kedua selepas perancangan.• Elemen-elemen yang terdapat dalam fungsi

pengorganisasian merangkumi definisi dan kepentingan,carta organisasi,proses penjabatanan dan pembentukan carta organisasi.• Pengorganisasian mewujudkan beberapa konsep penting

dan beberapa jenis manual organisasi bagi memudahkan pengurus memahami dan melakukan fungsi pengorganisasian.

1.4.1 REKA BENTUK ORGANISASI

• Reka bentuk organisasi terdiri daripada aspek berkaitan dengan maksud organisasi dan kepentingannya.• Reka bentuk organisasi meliputi carta organisasi, proses

pengorganisasian yang membentuk beberapa jenis penjabatanan organisasi, di samping terdapat bentuk-bentuk lain struktur sesebuah organisasi.

DEFINISI PENGORGANISASIAN• Pengorganisasian merupakan proses penyusunan & penyelarasan yang

melibatkan pengagihan sumber dan tugas dalam organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.

• Dilakukan supaya pekerja dapat menjalankan tugas dengan berkesan dalam usaha mencapai matlamat organisasi.

• Selain itu, pengorganisasian dikaitkan dengan perkara yang berikut :(a) Pembentukan struktur organisasi(b) Pengagihan tugas (c) Pengkhususan kerja(d) Pembentukan peraturan(e) Tatacara dan dasar(f) Proses membuat keputusan

Membentuk struktur

organisasi

Mewujud-Kan

rantaian arahan

Menetap-kan

bidang tugas

Memboleh-kan

penyelarasan antara bahagian

Mengagih-kan

sumber dengan cekap KEPENTINGAN

PENG-ORGANISASIAN

1. MENGAGIHKAN SUMBER DENGAN CEKAP

• Sumber organisasi boleh diagihkan mengikut jumlah atau tahap keperluan setiap bahagian atau unit dalam organisasi.• Pengagihan sumber mengikut keperluan secara sistematik dapat

membantu organisasi mengelakkan berlaku masalah pembaziran. • Hal ini secara tidak langsung akan membantu organisasi

menjimatkan kos pengeluaran.• Contoh ; hanya pekerja yang mahir sahaja dibenarkan mengendali

sesuatu mesin.

2. MEMBOLEHKAN PENYELARASAN ANTARA

BAHAGIAN• Memandangkan setiap bahgian atau unit dalam organisasi

mempunyai objektif yang berlainan, penyelarasan antara bahagian adalah sangat penting bagi menyatukan aktiviti-aktiviti tertentu agar selari dengan matlamat organisasi secara keseluruhan. • Tindakan ini membolehkan aktiviti-aktiviti organisasi berjalan

dengan lancer tanpa sebarang gangguan.• Di samping itu, tindakan ini juga berfungsi untuk mengelakkan

berlaku sebarang masalah pertindihan dalam pembahagian tugas.

3. MENETAPKAN BIDANG TUGAS• Tugas merupakan tanggungjawab yang diberikan kepada

seseorang pekerja.• Setiap tanggungjawab perlu dilaksanakan dengan sebaik mungkin

oleh pekerja mengikut bidang masing-masing.• Oleh itu, pengorganisasian membolehkan pekerja mengetahui

tugas yang perlu dilakukan dan melakukan tugas tersebut dengan sedaya upaya bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh organisasi.

4. MEWUJUDKAN RANTAIAN ARAHAN

• Proses pengorganisasian membolehkan bahagian atau bidang kerja tertentu diwujudkan dan seorang ketua akan dilantik mengendalikan bahagian atau bidang kerja tersebut bagi memastikan objektif yang ditetapkan tercapai.• Melalui pengorganisasian, seorang ketua dapat bekerja bersama-

sama pekerjanya untuk menjayakan aktiviti yang telah dirancang.• Setiap ketua bertanggungjawab untuk memberi arahan kepada

pekerja. • Manakala pekerja akan melaksanakan tugas yang diberikan kepada

mereka berdasarkan arahan tersebut.

5. MEMBENTUK STRUKTUR ORGANISASI

• Dapat menghuraikan kedudukan setiap individu dalam organisasi dengan jelas.• Struktur organisasi boleh dijadikan panduan untuk

membentuk sistem komunikasi yang berkesan dan proses membuat keputusan yang efektif.• Hal ini secara tidak langsung akan membantu

mewujudkan sistem pelaporan yang lebih sistematik, jelas dan teratur dalam organisasi.

CARTA PENGORGANISASIAN• Merujuk sumber struktur organisasi yang dipamerkan

dalam bentuk rajah.• Carta organisasi menunjukkan jabatan atau unit utama

yang terdapat dalam sesebuah organisasi.• Lazimnya, kerja atau tugas yang sepadan dan berkaitan

akan dikelompokkan dalam satu jabatan.• Jabatan dan unit yang berasingan diwakili kotak-kotak

yang dihubungkan antara satu sama lain melalui garisan.• Garisan lurus menggambarkan rantaian arahan dan

saluran rasmi komunikasi antara jabatan.

RAJAH CARTA ORGANISASI Ketua

Eksekutif

Pengurus Pemasaran

Pengurus Pengeluaran

Penyelia Kilang

Pengurus Kewangan

MAKLUMAT PENTING YANG DITUNJUKKAN CARTA ORGANISASI

Pembahagian kerja

Hubungan ketua dengan pekerja

Kotak di dalam carta organisasi

Jenis tugas

Tahap pengurusan

1) Pembahagian kerja

- Merujuk kpd jawatan yang ditunjukkan di dalam kotak seperti jawatan ketua eksekutif & pengurus bahagian

2) Hubungan antara ketua dengan pekerja

- Menunjukkan bahawa ketua mempunyai kuasa mengarah kepada pekerja dibawahnya.

3) Jenis tugas

- Jenis tugas yang djalankan adalah berkaitan dengan tanggungjawab yang diberikan oleh ketua (bergantung pada jawatan dalam carta)

4) Kotak di dalam carta

- Menggambarkan kerja yang dilakukan mempunyai kaitan antara satu sama lain yang boleh dilakukan oleh pekerja yang menyandang jawatan tersebut.

5) Tahap pengurusan

- Merupakan peringkat pengurusan yang terdapat dalam pengurusan, iaitu pengurusan atasan, pengurusan pertengahan dan pengurusan bawahan.

PENJABATAN ORGANISASI1. Asas pembentukan carta organisasi ialah melalui proses penjabatanan.2. Konsep penjabatan lahir daripada perkataan dasar “jabatan” yang

bermaksud “mengumpulkan manusia yang bekerja dalam organisasi mengikut bidang pengkhususan masing-masing dan kerja-kerja berkaitan.

3. Penjabatanan melibatkan pembahagian kerja dan segala tugas yang terdapat dalam organisasi mengikut bidang pengkhususan masing-masing.

4. Pengkhususan membolehkan pekerja menumpukan perhatian pada sebilangan tugas yang saling berkaitan.

5. Oleh itu,penjabatan dapat mengelakkan pekerja daripada cuba melakukan semua jenis tugas yang ada sehingga menyebabkan mereka hilang tumpuan terhadap tugas yang lebih penting.

6. Organisasi yang berlainan cenderung mengamalkan penjabatanan yang berlainan, bergantung pada jenis perniagaan yang dijalankan.

7. Bentuk atau jenis penjabatanan ialah dalam suatu organisasi boleh diwujudkan mengikut fungsi, divisyen (produk,pasaran,geografi) dan matriks.

8. Setiap jenis penjabatanan mempunyai kelebihan masing-masing dan rasional penubuhan penjabatanan tersebut.

Penjabatanan Organisasi

Penjabatanan organisasi

mengikut fungsi

Pejabatanan organisasi mengikut devisyen

Penjabatanan organisasi

mengikut matriks

PENJABATANAN ORGANISASI MENGIKUT FUNGSI

• Melibatkan pengelompokan aktiviti atau tugas mengikut fungsi asas organisasi perniagaan,iaitu pemasaran, pengeluaran, sumber manusia dan kewangan.

• Lazimnya diamalkan oleh organisasi kecil yang mempunyai sumber terhad.

• Contoh carta organisasi yang menunjukkan penjabatanan mengikut fungsi : Ketua

Eksekutif

Pengurus Pemasaran

Pengurus Pengeluaran

Pengurus Kewangan

Pengurus Sumber Manusia

KEBAIKAN PENJABATANAN ORGANISASI MENGIKUT FUNGSI

i. Mudah membuat penyeliaan- Pengurus atau ketua mudah menyelia pekerja bawahan kerana pengurus

melakukan tugas yang sama.- Pengetahuan & pengalaman kerja yang sama memudahkan penyeliaan

dijalankan dengan berkesan.

ii. Menggalakkan penggemblengan kepakaran khusus- Aktiviti yang sama yang dilakukan oleh pekerja membawa kepada

peningkatan kecekapan pekerja.- Kecekapan pekerja boleh meminimumkan kos aktiviti disamping

mengekalkan tahap kualiti produk. - Sesuai bagi organisasi kecil.

KELEMAHAN PENJABATANAN ORGANISASI MENGIKUT FUNGSI

Menyukarkan proses

akauntabiliti dan menilai

prestasi

Melambatkan proses membuat keputusan

Boleh menimbulkan masalah dari segi

penyelarasan

Sukar memupuk kerjasama

antara jabatan

PENJABATANAN ORGANISASI MENGIKUT DEVISYEN

• Melibatkan pembahagian organisasi kepada 3 divisyen iaitu :

Divisyen Produk

Divisyen Pasaran

Divisyen Geografi

1. PENJABATANAN ORGANISASI MENGIKUT DIVISYEN PRODUK

• Bermaksud pembentukan jabatan mengikut jenis keluaran yang dihasilkan oleh perniagaan.• Penjabatanan mengikut produk juga boleh diamalkan oleh

perniagaan yang menghasilkan satu barisan keluaran yang berbeza.• Lazimnya diamalkan oleh organisasi besar dan setiap keluaran

yang dihasilkan mempunyai fungsi perniagaan masing-masing seperti fungsi pengeluaran dan pemasaran.

Ketua Eksekutif

Pengurus Produk Beras

Pengurus Produk Tepung

Eksekutif Pemasaran

Eksekutif Pengeluaran

Eksekutif Kewangan

Pengurus Produk Jagung

• Carta organisasi yang menunjukkan penjabatanan mengikut devisyen produk dapat dilihat pada rajah dibawah :

• Organisasi ini diketuai seorang pengurus atasan yang dikenali sebagai ketua eksekutif.• Ketua bagi setiap jabatan pula dikenali sebagai pengurus yang

bertanggungjawab membantu ketua eksekutif untuk mengendalikan urusan jabatan.• Hal ini bermakna, jangkauan kawalan ketua eksekutif adalah

terhadap pengurus yang mengetuai setiap jabatan.• Setiap produk memerlukan fungsi perniagaan sendiri.• Contohnya; jabatan produk tepung mempunyai fungsi perniagaan

sendiri, iaitu pengeluaran,pemasaran dan kewangan.• Setiap fungsi akan dikenali sebagai eksekutif.

KEBAIKAN PENJABATANAN ORGANISASI MENGIKUT DIVISYEN PRODUK

Mempercepat proses membuat keputusan terutama dari segi pengeluaran kerana setiap bahagian boleh membuat keputusan berdasarkan produk masing-masing.

Memudahkan pengukuran prestasi setiap jabatan yang menghasilkan produk yang berlainan kerana ukuran jualan mengikut produk masing-masing.

Sesuai diamalkan oleh organisasi besar kerana setiap bahagian produk boleh memberi fokus dan membuat keputusan berdasarkan pengeluaran produk.

Mengurangkan bebanan tugas yang dipikul oleh pihak pengurusan atasan terutama dalam pembuatan keputusan.

Penyelidikan terhadap setiap produk mudah dijalankan kerana setiap bahagian memberi fokus kepada suatu produk dan tidak berkaitan dengan bahagian lain.

PENJABATANAN ORGANISASI MENGIKUT DIVISYEN PASARAN

• Amat sesuai diwujudkan jika organisasi ingin memenuhi kepuasan pengguna berdasarkan keperluan pasaran pelanggan yang berbeza dalam pasaran tersebut.• Membolehkan kehendak pelanggan dalam pasaran dipenuhi

dengan cepat dan tepat.• Kesannya, jualan dan tahap kebesaingan dalam perniagaan

meningkat.• Produk yang dihasilkan dapat dibezakan mengikut sasaran pasaran

pelanggan yang menggunakan setiap produk tersebut.

• Carta organisasi yang menunjukkan penjabatanan mengikut divisyen pasaran :

Ketua Eksekutif

Pengurus Pasaran

Perdagangan

Pengurus Pasaran

Pengguna Akhir

Eksekutif Pemasaran

Eksekutif Pengeluaran

Eksekutif Kewangan

Pengurus Pasaran

Pengguna Industri

• Organisasi ini membahagikan jabatannya mengikut jenis pasaran pelanggan yang menggunakan produknya iaitu pasaran pelanggan produk pengguna akhir, iaitu pasaran pelanggan produk pengguna industri dan pasaran pelanggan produk pengguna perdagangan. • Untuk memudahkan pengendalian urusan perniagaan, organisasi

akan diketuai seorang ketua eksekutif.• Tiga pengurus bahagian yang dikenali sebagai pengurus pasaran

akan melaporkan kepada ketua eksekutif tersebut. • Hal ini bermakna,ketua eksekutif mempunyai autoriti untuk

memberi arahan kepada pengurus pasaran berdasarkan rantaian arahan yang diwujudkan oleh organisasi.• Dalam memenuhi keperluan pasaran pelanggan, setiap pelanggan

mungkin mengharapkan perkhidmatan dan layanan yang berbeza.

KEBAIKAN PENJABATANAN MENGIKUT DIVISYEN PASARAN

Memberi tumpuan terhadap memenuhi

keperluan pasaran tertentu dengan memenuhi kehendak

pelanggan yang berbeza

Meningkatkan keyakinan & kepuasan pasaran

pelanggan melalui layanan istimewa yang diberi oleh

pengeluar berdasarkan ciri-ciri khusus pelanggan

Mewujudkan kepakaran dalam bidang khidmat pelanggan kerana setiap

pasaran berbeza memerlukan pengetahuan

yang khusus bagi setiap jenis pelanggan dalam pasaran

tersebut.

Memudahkan proses pemberian perkhidmatan

selepas jualan kerana pasaran yang berbeza–beza memerlukan perkhidmatan

selepas jualan yang berbeza-beza.

KEBURUKAN PENJABATANAN MENGIKUT PELANGGAN

Menyukarkan penyelarasan antara jabatan yang

mengendalikan permintaan pelanggan yang bersaing.

Melibatkan kos pengurusan yang tinggi

dan tidak sesuai diamalkan oleh organisasi

yang kecil yang mempunyai bilangan

pelanggan yang sedikit.

Kumpulan pelanggan mungkin tidak dapat

dibezakan secara nyata dan jelas.

Pengurus dan pekerja perlu melengkapkan diri dengan

kemahiran maklumat pelanggan untuk

menyelesaikan masalah yang dihadapi pelanggan.

PENJABATANAN ORGANISASI MENGIKUT DIVISYEN GEOGRAFI

• Amat sesuai diamalkan oleh perniagaan yang memiliki pelanggan mengikut geografi yang luas dan berselerak seperti perniagaan antarabangsa. Hal ini membolehkan perniagaan memenuhi kehendak pelanggan yang berada di kawasan atau lokasi yang berbeza.

• Seorang ketua organisasi akan dilantik untuk mengetuai pejabat pengurusan utama atau dikenali sebagai ibu pejabat yang terletak di suatu kawasan yang strategik.

• Kawasan atau cawangan lain pula akan diketuai seorang pengurus bahagian yang bertanggungjawab melaporkan segala maklumat dan laporan kepada pengarah di ibu pejabat.

• Carta organisasi yang menunjukkan penjabatanan mengikut geografi dapat dilihat pada rajah di bawah :

PENGARAH

Penolong Pengarah

Kawasan Selatan

Penolong Pengarah

Kawasan Tengah

Penolong Pengarah

Kawasan Utara

Penolong Pengarah

Kawasan Timur

• Organisasi diketuai seorang pengurus yang dikenali sebagai pengarah.• Jabatan dibahagikan mengikut empat geografi utama iaitu kawasan

selatan, kawasan tengah, kawasan timur dan kawasan utara.• Seorang penolong pengarah dilantik mengetuai setiap jabatan

tersebut.• Pengarah mempunyai autoriti untuk memberi arahan kepada

penolong pengarah yang mengetuai setiap wilayah tersebut. • Relatifnya, pengarah akan ditempatkan di ibu pejabat yang terletak

berhampiran dengan setiap kawasan pasaran tersebut.

KEBAIKAN PENJABATANAN ORGANISASI MENGIKUT DIVISYEN GEOGRAFI

Melibatkan peruntukan tanggungjawab yang lebih rendah kerana pembahagian pengurusan dilaksanakan mengikut suatu

pasaran

Pihak pengurus mampu memberi penekanan pada ciri-ciri kawasan & masalah yang mungkin dihadapi

oleh pengguna tempatan

Pengurus tempatan lebih memahami masalah

masing-masing mengikut lokasi

Menikmati faedah ekonomi daripada operasi tempatan

kerana boleh menggunakan sumber

yang tersedia

Membantu pihak pengurusan mengenal

pasti citarasa pelanggan di kawasan tersebut

Kos pengangkutan untuk mengangkut bahan ke

tempat pengeluaran akan dapat dijimatkan ke tahap

yang paling minimum

KEBURUKAN PENJABATANAN ORGANISASI MENGIKUT DIVISYEN GEOGRAFI

Organisasi perlu mengambil lebih banyak pekerja yang mempunyai kemahiran pengurusan

Menyukarkan penyelenggaraan

perkhidmatan pada peringkat pusat

Menyukarkan pengawalan pada peringkat

pengurusan atasan

Perhubungan antara pekerja di kawasan yang

berlainan mungkin kurang rapat dan mesra

Pekerja akan lebih tertumpu pada usaha

untuk mencapai matlamat bahagian masing-masing

dan mengabaikan matlamat organisasi