Definisi Pengorganisasian

Proses di mana pengurus menyusun dan mengagihkan sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar dapat mencapai matlamat organisasi.

Kepentingan Pengorganisasian1. Menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang

sistematik bagi mencapai matlamat organisasi.

2. Membantu pengurus melaksanakan aktiviti organisasi. Aktiviti yang pelbagai perlu kemahiran yang berbeza.

3. Memastikan pengagihan sumber di antara jabatan dapat dilakukan dengan saksama.

4. Mengawal tingkah laku pekerja melalui prosedur dan sistem yang telah ditetapkan.

Organisasi Formal dan Tidak Formal

Organisasi FormalDibentuk berdasarkan struktur peranan yang dikelolakan secara formal mengikut tingkat autoriti yang telah ditetapkan di dalam sesebuah syarikat atau pertubuhan. (seperti yang digambarkan oleh carta organisasi)Cth, sekolah

Organisasi Tidak Formal

• Hubungan tidak rasmi yang wujud akibat interaksi antara pekerja di dalam organisasi rasmi.

• Mereka yang lebih berketrampilan akan terlantik sebagai ketua atau pemimpin secara tak rasmi.

• Berlaku secara spontan bagi mencapai sesuatu kepentingan.

• Contoh: pasukan bola sepak Kolej Matrikulasi Pahang terdiri daripada pelbagai tahap pengurusan.

PRINSIP ORGANISASI

1.Pengkhususan Kerja• Proses mengenalpasti kerja-kerja khusus dan

menentukan individu yang akan melaksanakan kerja tersebut.

• Dikenali juga sebagai pembahagian kerja• Pekerja hanya menumpukan kepada kerja yang

tertentu sahaja.• Dapat meningkatkan kemahiran dan kebolehan dalam

sesuatu kerja.

2. Kesatuan Arahan

• Setiap pekerja hanya ada seorang ketua sahaja.• Pekerja hanya melapor kepada seorang ketua

sahaja.

3. Rantaian Arahan

• Garisan autoriti yang menghubungkan individu dalam organisasi dan menggambarkan secara khusus siapa melapor kepada siapa.

• Rantaian arahan memudahkan hubungan autoriti iaitu tanggungjawab antara pihak pengurusan dengan orang-orang bawahan dalam keseluruhan organisasi dapat diketahui dengan jelas.

• Rujuk rajah.

Pengarah Urusan

Pengarah Bahagian

Pengurus

Penyelia

Pekerja

3. Kesatuan Objektif• Semua objektif jabatan, bahagian dan individu

mengarah kepada objektif organisasi yang sama.

4. Jangkauan Kawalan• Merujuk bilangan staf bawahan yang melapor

terus kepada seorang ketua/pengurus• Terdiri daripada jangkauan kawalan sempit dan

jangkauan kawalan luas.

i. Jangkauan Kawalan Luas

• Bilangan staf yang diletakkan dibawah kawalan pengurus/ ketua adalah ramai.

ii. Jangkauan Kawalan Sempit

• Bilangan staf yang diletakkan dibawah seorang pengurus adalah sedikit.

5. Autoriti• Autoriti adalah kuasa formal dan hak mutlak

pengurus untuk membuat sesuatu keputusan, memberi arahan, mengagihkan sumber untuk mencapai matlamat organisasi.

• Semua pengurus mempunyai autoriti tetapi darjah autoriti yang dimiliki itu adalah berbeza berasaskan peringkat pengurusan di mana mereka berada.

• Autoriti yang dimiliki oleh seseorang pengurus di dalam sesebuah organisasi didefinasikan di dalam huraian kerja (job description)

• Terdapat 2 jenis autoriti; autoriti lini dan autoriti staf.

Terdiri daripada:

i. Autoriti Lini• Satu bentuk autoriti di mana pengurus mempunyai kuasa

formal untuk memberi arahan dan mengawal pekerja bawahan ke arah mencapai matlamat organisasi..

• Autoriti lini melibatkan aktiviti-aktiviti berdasarkan misi dan matlamat utama organisasi.

• Autoriti ini bergerak terus ke bawah dari pengurus atasan sehingga pekerja bawahan.

• Cth, pengurus pemasaran mengarahkan penyelia pemasaran untuk menjalankan penyelidikan pemasaran

ii. Autoriti Staf• Autoriti staf adalah kuasa pengurus untuk menasihati jabatan-

jabatan lini yang melibatkan kemahiran dan tugas khusus bagi menyokong aktiviti-aktiviti jabatan.

• Menggambarkan hubungan sebagai penasihat kepada organisasi. Mereka tiada kuasa untuk mengarah/memaksa ahli organisasi menerima nasihat mereka.

• Contoh; Pengurus pemasaran menasihati unit pengeluaran meningkatkan kualiti produk.

• Cth, peguam yang kapasitinya berbentuk staf (penasihat) kepada pengarah urusan syarikat

Delegasi Tugas dan Autoriti

• Delegasi tugas berlaku apabila autoriti diagihkan secara penurunan kuasa dalam sesebuah organisasi.

• Terdapat dua jenis delegasi tugas, iaitu pemusatan dan pemencaran.

Pemusatan dan PemencaranPemusatan• Autoriti tertumpu pada peringkat atasan dan hanya sedikit sahaja

autoriti membuat keputusan diberi kepada peringkat bawahan. • Cth: Apabila proses pembuatan keputusan banyak dibuat oleh ibu

pejabat dan amat sedikit di cawangan.

Kebaikan:i. Keseragaman prosedur dan polisi yang diamalkan.ii. Kawalan yang lebih ketat oleh pihak atasan.iii. Mengurangkan risiko kesalahan dalam organisasi.iv. Mengurang berlakunya pertindihan kerja.v. Menjimatkan kos pengurusan.

Kelemahan:i. Berlaku penyalahgunaan kuasa oleh pihak atasan.ii. Pengurus bawahan kurang bermotivasi kerana tidak terlibat dalam

proses membuat keputusan.iii. Memberikan tekanan kerja kepada pengurus atasan.

iv. Mengambil masa yang lama untuk membuat keputusan. v. Keputusan yang dibuat kurang tepat kerana maklumat yang kurang

jelas dari cawangan .

Ciri-ciri pemusatan

• Keputusan banyak dibuat di peringkat pengurusan atasan.

• Aktiviti antara unit dikoordinasikan bagi mewujudkan keseragaman.

Pemencaran• Autoriti membuat keputusan diturunkan (didelegasikan)oleh

pengurus atasan kepada pengurus bawahan. • Cth: Apabila proses pembuatan keputusan banyak dibuat di

peringkat cawangan.Kebaikan:i. Pengurus boleh membuat keputusan dengan cepat.ii. Memberikan pembuat keputusan lebih bertanggungjawab

terhadap tindakannya.iii. Pengurus lebih kreatif.iv. Keputusan dibuat lebih tepat kerana pengurus cawangan

lebih memahami persekitaran kerjanya.Kelemahan:i. Sukar untuk mengkoordinasikan prosedur dan undang-

undang perniagaan.ii. Kurang keseragaman polisi.iii. Pengurus atasan yang berpengalaman kurang menggunakan

kredibiliti mereka kerana kuasa mereka dikurangkan.

iv. Meningkatkan kos pengurusan syarikat.

Ciri-ciri pemencaran

• Peringkat bawahan diberi kuasa membuat keputusan. • Keputusan dapat dilakukan dengan cepat.• Pekerja lebih bermotivasi kerana terlibat dalam

pembuatan keputusan.

Struktur Organisasi

• Suatu sistem atau jaringan formal menunjukkan bagaimana aktiviti organisasi dibahagi, dikumpul dan diselaraskan.

• Menggambarkan hubungan diantara pelbagai tahap pengurusan.

• Membentuk struktur lini dan staf melalui carta organisasi.

Jenis-Jenis Struktur Organisasi

Struktur Divisional

Struktur Fungsian

Struktur Matrik

Struktur Divisional

Pembahagian jabatan dibuat mengikut:

• Geografik• Pelanggan • Produk.

Ciri-ciri struktur divisional

• Struktur diagihkan mengikut produk, pengguna dan geografik.

• Setiap division mempunyai sumber fungsi utama yang diperlukan dan tidak bergantung kepada division yang lain.

Struktur Organik Mengikut Produk

Pengurus Besar

Pengurus Bahagian Kosmetik

Pengurus Bahagian

Hiasan

Pengurus Bahagian Pakaian

Struktur Organik Mengikut Pengguna

Pengurus Besar

Pengurus pakaian

kanak-kanak

Pengurus pakaian remaja

Pengurus pakaian dewasa

Struktur Organik Mengikut Geografik

Pengurus Besar

Pengurus Cawangan

Utara

Pengurus Cawangan

Tengah

Pengurus Cawangan

Selatan

Kebaikan

• Bagi struktur divisional produk,struktur divisional produk, dapat meningkatkan kemahiran dalam pengeluaran produk tertentu; meningkatkan produktiviti dan kreativiti kerana berlakunya pengkhususan kerja;mudah untuk menangani perubahan dan masalah dalam proses pengeluaran produk.

• Struktur organikStruktur organik menurut penggunamenurut pengguna akan meningkatkan tahap perkhidmatan dan kemahiran pekerja kerana dilatih untuk memenuhi kehendak pengguna.

• Struktur organik menurut kawasanStruktur organik menurut kawasan, pengurus mempunyai pengetahuan yang luas tentang kehendak dan gelagat pengguna bagi kawasan masing-masing

Keburukan

1. Bagi struktur produk, kos yang terlibat adalah tinggi kerana setiap produk mempunyai piawaian yang tertentu.Pekerja bimbang mereka mahir dalam keluaran tertentu sahaja.

3. Bagi struktur mengikut pengguna, berlaku pertindihan usaha dalam menguruskan operasi kerana penekanan kepada pengguna dan bukannya tugas. Melibatkan kos yang tinggi untuk mengupah, melatih dan membangunkan ramai pengurus untuk setiap jenis pengguna.

4. Bagi struktur menurut geografik, pengurus merasa kurang kuasa untuk mengawal pekerja cawangan dan ia melibatkan kos yang tinggi akibat faktor demografi.

Struktur Fungsian

Struktur yang diagihkan menurut tugas dan fungsi.

• Contoh: pengeluaran, kewangan dan pemasaran.• Merupakan penjabatan yang paling asas dan lazimnya

digunakan oleh organisasi kecil yang mempunyai produk yang terhad.

Ciri-ciri struktur fungsian

• Dikelaskan mengikut fungsi utama (kemahiran).• Kedudukan ahli organisasi adalah mengikut persamaan

dalam kepakaran, kemahiran dan aktiviti kerja.• Cth;

- pengeluaran; aktiviti yang berkait tentang pengilangan produk

- pemasaran; aktiviti promosi dan jualan produk- sumber manusia; bertanggungjawabmendapatkan dan

mempertahankan pekerja yang berpotensi. - Kewangan; mendapatkan dan menguruskan sumber

dana

Struktur Fungsian

Pengurus Besar

Pengurus Kewangan

Pengurus Pengeluaran

Pengurus Pemasaran

Kebaikan

• Penumpuan kepada bidang tugas yang diberikan sahaja, berlaku pengkhususan terhadap tugas.

• Dapat meningkatkan kemahiran kerana melakukan kerja yang sama dalam jabatan.

• Mudah melatih pekerja baru kerana bidang pengkhususan yang sama.

• Dapat mengurangkan kos dan masalah pengurusan kerana wujudnya perkongsian sumber .

Keburukan

1. Tiada penekanan kepada kerjasama dan pertukaran idea dengan jabatan yang lain kerana bidang tugas yang berbeza.

2. Masalah yang timbul mempengaruhi jabatan lain dan ini akan meningkatkan kos dan masa yang panjang.

Struktur Matrik

• Merupakan gabungan antara struktur divisional dan struktur fungsian. Juga dikenali sebagai “sistem berbilang arahan”.

• Staf membuat laporan kepada dua orang ketua iaitu ketua fungsian dan ketua jabatan divisional.

Ciri-ciri struktur matrik

• Menggabungkan struktur division dan fungsian.• Mempunyai dua rantaian arahan; menegak dan

melintang.• Pekerja perlu membuat laporan kepada dua ketua

(division dan fungsian)• Struktur ini bercanggah dengan prinsip kesatuan arahan

(unity of command) menyebabkan ianya sukar untuk diuruskan.

Struktur MatrikPengarah Urusan

Pengurus kewangan

Pengurus projek A

Pengurus Projek B

Staf A & kewangan

Staf B & Kewangan

Pengurus Projek C

Staf C & Kewangan

Staf A & pengeluaran

Staf B & pengeluaran

Staf C & pengeluaran

Pengurus pengeluaran

Pengurus projek

Kebaikan :

• Kebolehan untuk mengendalikan 2 matlamat serentak kerana ada 2 penugas autoriti.

• Organisasi lebih peka kepada perubahan dalam persekitaran.

• Kerjasama antara bidang dapat dilakukan dengan lebih cekap dan berkesan.

• Peningkatan komunikasi antara pekerja, dapat meningkatkan pertumbuhan perniagaan dan kepelbagaian keluaran dapat dilakukan.

Keburukan

• Terlalu kompleks dan ini akan menimbulkan banyak masalah.

• Menyebabkan kos pengurusan yang tinggi, contohnya apabila lebih banyak perbincangan terpaksa dilakukan untuk mencapai kesepakatan.

• Percanggahan arahan.• Ketua yang ramai akan menyebabkan pergaduhan dan

perselisihan faham antara staf dan pengurus.• Kuasa selalunya didominasi oleh individu-individu yang

ekstrovert.

Pengurusan Sumber Manusia (PSM)